PT.

PERKASA INTERNUSA MANDIRI

SISTEM : PENYEWAAN KIOS, AULA, ATM, PAMERAN, MEDIA PROMOSI – PLAZA MILENIUM
PROSEDUR : SERAH TERIMA RUANGAN DARI TENANT (HABIS MASA SEWA)
NO. SOP : PSW – 17
REVISI : Revisi-2 tanggal 22 Agustus 2006

A. TUJUAN

1 Memastikan bahwa pengeluaran barang oleh Tenant telah mendapatkan surat ijin dari Pejabat yang Berwenang.
2 Memastikan bahwa ruangan sewa yang diserahterimakan kembali dari Tenant berada dalam kondisi baik, bersih dan lengkap.

B. KEBIJAKAN UMUM

1 Setelah masa sewa berakhir, (untuk kios) maka paling lambat dalam waktu 14 hari ruangan harus telah dikembalikan kepada Pengelola dalam keadaan barang
telah kosong dan kondisi kios dikembalikan seperti semula dalam keadaan baik dan bersih.
2 Apabila terdapat kerusakan pada ruangan kios, maka atas kerusakan tersebut akan dikompensasikan ke dalam deposit sewa.
3 Pada saat berakhir sewa, apabila terdapat tunggakan yang belum dibayar oleh Tenant, maka atas tunggakan tersebut akan dikompensasikan ke dalam deposit
sewa.
4 Untuk pameran bila pada saat berakhir sewa pembayaran belum dibayar sesuai ketentuan, maka tidak dapat dilakukan pengeluaran barang kecuali mendapat
dispensasi tertulis dari Building Manager.
C. PROSEDUR

No. Rincian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Dokumen/ Data yang

Digunakan
1 Berdasarkan Rekap Sewa, Spv Marketing mengontrol sewa yang telah habis masa sewanya. Spv Marketing a. Form Isian Sewa (TN-
a. Apabila perpanjangan masa sewa, maka dibuat Form Isian Sewa yang baru dan diserahkan 02)
ke bagian Operational. b. Memo Intern (TN-
b. Apabila sewa tidak diperpanjang, seminggu sebelum masa sewa berakhir, Spv Marketing 34)
membuat Memo Intern. Berlanjut ke prosedur no. 2. (Untuk sewa pameran, maka 2 hari
sebelum masa sewa berakhir).
2 Memo Intern dimintakan tanda tangan dari Chief Accounting untuk dicek apakah masih a. Chief Accounting a. Memo Intern
terdapat tunggakan yang belum dibayar. b. Spv Marketing b. Form Dispensasi (TN
a. Bila masih ada tunggakan, maka (untuk sewa pameran) harus dilengkapi dengan Form -05)
Dispensasi yang telah diotorisasi oleh Building Manager. Sedangkan untuk sewa kios,
tunggakan akan diproses sesuai yang telah ditetapkan dalam Prosedur Pengajuan
Pengembalian / Penggunaan Deposit (PSW-09)
b. Bila tidak ada tunggakan, maka Memo Intern ditandatangani dan diserahkan kembali ke Spv
Marketing. Prosedur berlanjut ke no. 3.
3 Spv Marketing menyerahkan Memo Intern ke Admin Operational untuk dibuatkan Surat Ijin Admin Operational Surat Ijin Keluar Barang
Keluar Barang (SIKB). (TN-28)
4 SIKB ditandatangani oleh Operational Manager pada bagian “PT. PIM”. Operational Manager SIKB
5 Tenant mengambil SIKB di Kantor Pengelola pada bagian Operational dan kemudian a. Bagian Operational SIKB
 menandatanganinya pada bagian “Penyewa”. b. Tenant
SIKB didistribusikan sebagai berikut :
a. Asli : Tenant
b. Copy-1 : Marketing Manager
c. Copy-2 : Chief Accounting
d. Copy-3 : Koord Security
e. Copy-4 : Arsip Operational
6 Pada saat tanggal sewa berakhir, maka Marketing Dept. menyerahkan Berita Acara Checklist a. Building Service Manager BA Checklist Serah
Serah Terima Kembali Lokasi kepada Building Service Manager. b. Operational Manager Terima Kembali Lokasi
Building Service Manager didampingi dengan Operational Manager melakukan pemeriksaan di c. Marketing Manager (TN-29)
lokasi sewa. d. Tenant
Pemeriksaan dilakukan berdasarkan Checklist pada Berita Acara. Berita Acara ditandatangani
oleh Building Service Manager, Operational Manager, Marketing Manager dan Tenant.
Berita Acara kemudian didistribusikan sebagai berikut :
i. Asli : Operational Manager
ii. Copy-1 : Building Service Manager
iii. Copy-2 : Marketing Manager
iv. Copy-3 : Chief Accounting
Prosedur berlanjut ke Prosedur Pengajuan Pengembalian / Penggunaan Deposit (PSW-09).