PT.

PERKASA INTERNUSA MANDIRI

SISTEM : PENYEWAAN KIOS, AULA, ATM, PAMERAN, MEDIA PROMOSI – PLAZA MILLENNIUM
PROSEDUR : PEMBUATAN PERJANJIAN SEWA DAN PENERIMAAN DEPOSIT
NO. SOP : PSW – 03
REVISI : Revisi-5 tanggal 31 Juli 2009

A. TUJUAN

1 Memastikan bahwa setiap Tenant telah dibuatkan dan menandatangani Perjanjian Sewa.
2 Memastikan bahwa setiap Tenant telah menyerahkan deposit sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

B. KEBIJAKAN UMUM

1 Pembayaran deposit (deposit sewa, deposit telpon / line dan deposit food court) dilakukan tujuh hari setelah penandatanganan SKST dan harus dibayarkan
sebelum penandatanganan Perjanjian Sewa.
2 a. Deposit sewa dikenakan untuk sewa kios dan media promosi dengan ketentuan sbb :
i. Kios : besarnya deposit adalah 3 bulan nilai sewa (tanpa PPN).
ii. Media promosi (semua jenis) : besarnya deposit adalah 1 bulan nilai sewa (tanpa PPN).
b. Deposit telpon hanya dikenakan untuk Tenant yang menggunakan line telpon dan besarnya adalah Rp 2.000.000 / line.
c. Deposit food court hanya dikenakan untuk Tenant food court dan besarnya adalah Rp 2.000.000,- untuk stand FC dan Rp 1.000.000,- untuk counter FC.
 d. Deposit bongkar hanya dikenakan untuk Tenant media promosi (billboard dan neon box) dan besarnya adalah Rp 750.000,- untuk ukuran <= 15m2 dan Rp
1.500.000,- untuk ukuran 15 m2.
e. Deposit BTS hanya dikenakan untuk Tenant sewa BTS dan besarnya adalah 3 bulan uang sewa.
3 Bila harga sewa berindex, maka besarnya deposit memakai tarif sewa yang terbesar.
4 Penandatanganan Perjanjian Sewa adalah paling lambat 7 hari sebelum serah terima lokasi sewa.
5 Format Perjanjian Sewa dapat menggunakan format dari PT. PIM maupun format dari Notaris.
6 Apabila perpanjangan masa sewa, maka Tenant tidak dikenakan deposit (bila harga sewa tidak mengalami kenaikan). Bila harga sewa mengalami kenaikan,
maka Tenant harus membayar sebesar selisihnya.
7 Bila terjadi penambahan luas ruang sewa, maka Tenant harus menambahkan atas kekurangan deposit sewa.
Bila terjadi pengurangan luas ruang sewa, maka tidak ada pengembalian deposit ke Tenant . Pengembalian deposit dapat dilakukan bila pengurangan luas
dilakukan pada saat perpanjangan masa sewa.
8 Deposit dikembalikan ke Tenant selambat-lambatya 30 hari setelah masa sewa berakhir dan Tenant telah melengkapi data administrasinya ke Bagian
Accounting.
Deposit dapat digunakan oleh pihak PT. PIM apabila Tenant terdapat masalah / tunggakan sesuai dengan yang diatur dalam Perjanjian Sewa.

C. PROSEDUR

No. Rincian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Dokumen/ Data yang

Digunakan
Sewa Kios
1 Setelah penandatanganan SKST (paling lambat 7 hari sebelum serah terima lokasi sewa), Tenant a. Kwitansi BF (FN-02)
Tenant datang untuk pembayaran deposit sewa dan deposit telpon dengan membawa Kwitansi b. SKST
Booking Fee dan Surat Konfirmasi Sewa Tempat (SKST) yang telah lengkap diotorisasi.
Prosedur berlanjut ke prosedur no. 3.
 Sewa Pameran, Media Promosi, ATM, Aula, Sewa Lahan (BTS)
2 Setelah penandatanganan SKST (paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan / pemasangan), Tenant a. Kwitansi BF
Tenant datang untuk pembayaran sisa pelunasan nilai sewa dengan membawa Kwitansi b. SKST
Booking Fee dan Surat Konfirmasi Sewa Tempat (SKST) yang telah lengkap diotorisasi.
3 Setelah menerima pembayaran dari Tenant, Kasir meng-input Kwitansi pada program Kwitansi Finance Staff a. Program Kwitansi
(refer ke no. SKST) dan mencetak Kwitansi sebanyak 2 rangkap dengan distribusi sebagai b. Kwitansi
berikut:
a. Kwitansi – asli : Tenant
b. Kwitansi – copy : Finance
Pada saat Kwitansi di-input, program secara otomatis akan meng-update Rekap Deposit di
database.
4 Khusus untuk sewa kios, Tenant diminta untuk mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan Tenant SP Opening Kios
(SP) Opening Kios.
SP Opening Kios didistribusikan sbb :
a. Asli : Marketing
b. Copy : Admin Billing
5 Setelah pembayaran deposit / pelunasan, berdasarkan no. SKST, Admin. Marketing mencetak Admin. Marketing a. Perjanjian Sewa
Perjanjian Sewa dari Program Sewa. b. Data Stock (database)
Perjanjian Sewa (PS) asli dibuat sebanyak 2 rangkap. Program secara otomatis meng-update c. Rekap SKST & PS
data stock menjadi status ‘Rented' dan juga meng-update Rekap SKST & PS di database. (database)
Note : bila ternyata tanggal pembukaan kios lebih cepat dari tanggal awal sewa di Perjanjian,
maka dibuatkan Addendum Perjanjian (lihat Prosedur Pembuatan Addendum Perjanjian Sewa
PSW-07).
6 Khusus untuk sewa kios, Admin. Marketing mencetak Daftar Pembayaran Sewa dari Program Admin. Marketing Daftar Pembayaran Sewa
 Sewa sebanyak 1 rangkap.
7 Tenant menandatangani PS dan Daftar Pembayaran Sewa (bila sewa kios). Tenant a. Perjanjian Sewa
Note : PS ditandatangani diatas meterai. b. Daftar Pembayaran
Sewa
8 Setelah ditandatangani oleh Tenant, PS dan Daftar Pembayaran Sewa (bila sewa kios) a. Marketing Manager a. Perjanjian Sewa
ditandatangani oleh Marketing Manager dan Building Manager. b. Building Manager b. Daftar Pembayaran
Note: PS ditandatangani di atas meterai. Sewa
PS dengan tanda tangan Tenant di atas meterai di-copy sebanyak 1 rangkap dan didistribusikan
sebagai berikut:
a. PS (asli bermeterai tanda tangan Tenant) : Accounting
b. PS (asli bermeterai tanda tangan PT. PIM) beserta Tata Tertib dan Surat Edaran mengenai
tata cara pembayaran di Plaza Millennium : Tenant (tanda tangan
penerimaan pada Buku Tanda Terima)
Khusus sewa kios, Daftar Pembayaran Sewa di-copy sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan
sbb :
a. Daftar Pembayaran Sewa (asli) : Admin. Marketing
b. Daftar Pembayaran Sewa (copy1) : Tenant
c. Daftar Pembayaran Sewa (copy2) : Accounting
9 Berdasarkan copy SP Opening Kios, Admin Billing membuat Stiker Masa Sewa. Stiker Masa Admin Billing Stiker Masa Sewa
Sewa direkatkan di pintu kios pada saat serah terima lokasi ke Tenant.
10 Setelah menerima PS dari Marketing, Accounting Supervisor mencocokkan isi PS dengan Accounting Spv a. PS
SKST . b. SKST
11 Setiap akhir bulan, Accounting Supervisor mencocokkan semua fisik PS yang diterima selama Accounting Spv a. PS, Addendum PS,
bulan tersebut termasuk Addendum dan Perjanjian Pengalihan Sewa, dengan Rekapan SKST &
 PS di database. Perjanjian Pengalihan Sewa
Apabila ada PS yang sudah dibuat tetapi fisik PS belum diterima oleh Accounting, maka b. Rekap SKST & PS
difollow-up ke Marketing. (database)
Atas pemeriksaan tersebut, Accounting Supervisor membuat Berita Acara (BA). c. Berita Acara
12 BA ditandatangani oleh Chief Accounting kemudian di-copy sebanyak 2 rangkap. Chief Accounting Berita Acara
BA (asli) diarsip oleh Accounting, sedangkan copy didistribusikan sebagai berikut:
a. Copy-1 : Legal Officer (HO)
b. Copy – 2 : Building Manager
c. Copy-3 : Marketing

13 Setiap minggu, Marketing Manager membuka Rekap SKST dan Perjanjian di menu Laporan Marketing Manager Rekap SKST dan Perjanjian
pada Program Tenancy dan memeriksa bila terdapat SKST yang belum dibuatkan Perjanjian
Sewanya. Bila ada, maka follow-up ke Spv Marketing.