PT.

PERKASA INTERNUSA MANDIRI

SISTEM : PENYEWAAN KIOS, AULA, ATM, PAMERAN, MEDIA PROMOSI – PLAZA MILENIUM
PROSEDUR : PEMBUATAN SURAT KONFIRMASI SEWA TEMPAT (SKST) DAN PENERIMAAN BOOKING FEE
NO. SOP : PSW – 02
REVISI : Revisi-3 tanggal 11 November 2009

A. TUJUAN

1 Memastikan bahwa setiap Tenant/ calon Tenant telah dibuatkan dan menandatangani Surat Konfirmasi Sewa Tempat.

B. KEBIJAKAN UMUM

1 Pemberian diskon harus mendapat persetujuan tertulis oleh Pejabat yang Berwenang sesuai dengan ketentuan limit otorisasi.
2 Uang Tanda Jadi (UTJ) / booking fee harus dibayar pada hari yang sama dengan pembuatan SKST.
3 Besarnya booking fee kios adalah Rp 2.500.000,- atau harga 3 bulan sewa + PPN (apabila harga sewa 3 bulan + PPN lebih rendah daripada Rp 2.500.000,-).
Besarnya booking fee yang telah dibayar akan mengurangi besarnya tagihan sewa 3 bulan pertama.
4 Bila sampai batas waktu 3 (tiga) bulan booking fee tidak berlanjut ke Perjanjian Sewa, maka booking fee akan hangus dan tidak berlaku lagi.

5 Sistem pembayaran untuk pameran, media promosi, ATM dan Aula adalah sbb :
a. Booking fee (UTJ) sebesar 30% dari nilai sewa sebelum PPN dan harus dibayar pada hari yang sama dengan pembuatan SKST. Sisanya dari nilai sewa
 setelah PPN dibayar paling lambat 3 hari sebelum tanggal pelaksanaan pameran atau tanggal pemasangan media promosi / mesin ATM, atau
b. Pembayaran dimuka sebesar 100% dari nilai sewa setelah PPN dan harus dibayar pada hari yang sama dengan pembuatan SKST.
6 Bila pembayaran belum dilakukan sesuai ketentuan dan / atau Perjanjian belum ditandatangani oleh Tenant ybs, maka untuk pelaksanaan pameran /
pemasangan media promosi / mesin ATM harus dengan persetujuan dispensasi tertulis dari Building Manager.
Dispensasi pembayaran yang dapat diberikan hanya berlaku untuk Tenant asing atau sesuai dengan kebijakan dari Building Manager.
7 Minimum masa sewa untuk kios adalah 2 tahun dan untuk Food Court adalah 1 tahun.

C. PROSEDUR

No. Rincian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Dokumen/ Data yang

Digunakan
1 Dari Prosedur Penawaran ke Calon Tenant (PSW – 01), apabila Tenant berminat, Tenant Admin. Marketing a. Aplikasi Tenant (TN-
diminta mengisi Aplikasi Tenant dan memberikan dokumen pendukung berupa: 01)
a. Fotocopy KTP (KTP Pengurus bila perusahaan) b. Dokumen pendukung
b. Fotocopy Surat Keterangan Terdaftar (wajib bila perusahaan)
2 Berdasarkan Aplikasi Tenant, Admin. Marketing meng-input ke dalam Master Tenant di Admin. Marketing Program SKST
database.
Setelah data pada Master Tenant dilengkapi, maka Admin. Marketing meng-input Program
SKST (refer ke no. Surat Penawaran).
Note : bila pada saat pembuatan SKST tanggal awal periode sewa belum ditentukan oleh
Tenant ybs, maka isian 'Periode Sewa' pada SKST dapat dikosongkan. Penentuan Periode sewa
dilaksanakan sebelum penandatanganan Perjanjian Sewa.
3 Untuk sewa baru atau kios pengembangan, Admin Marketing bersama-sama dengan Tenant a. Admin Marketing Berita Acara Pengukuran
melakukan pengukuran ulang luas kios. b. Tenant Luas Kios
 Hasil pengukuran dicatat pada Berita Acara Pengukuran Luas Kios dan ditandatangani oleh
Admin Marketing dan Tenant ybs.
4 a. Apabila ada pemberian diskon, maka Admin. Marketing mengisi Form Diskon. Admin. Marketing Form Diskon (TN-04)
b. Apabila tidak ada diskon, maka prosedur langsung berlanjut ke prosedur no. 13.
5 Form Diskon diajukan kepada Marketing Manager. Marketing Manager Form Diskon
a. Apabila disetujui, maka Form Diskon diotorisasi. Prosedur berlanjut ke prosedur no. 6.
b. Apabila tidak, maka pemberian diskon dibatalkan / direvisi.

6 a. Apabila diskon melebihi limit otorisasi, maka Form Diskon diajukan ke Building Manager. Form Diskon
b. Apabila tidak, maka prosedur langsung berlanjut ke prosedur no. 10.

7 Building Manager memeriksa Form Diskon. Building Manager Form Diskon

a. Apabila disetujui, maka Form Diskon diotorisasi. Prosedur berlanjut ke prosedur no. 8.
b. Apabila tidak, maka pemberian diskon dibatalkan / direvisi.
8 a. Apabila diskon melebihi limit otorisasi, maka Form Diskon diajukan ke General Manager. Form Diskon
b. Apabila tidak, maka prosedur langsung berlanjut ke prosedur no. 12.
9 General Manager memeriksa Form Diskon. General Manager
a. Apabila disetujui, maka Form Diskon diotorisasi. Prosedur berlanjut ke prosedur no.10.
b. Apabila tidak, maka pemberian diskon dibatalkan / direvisi.
10 a. Apabila diskon melebihi limit otorisasi, maka Form Diskon diajukan ke Direksi.
b. Apabila tidak, maka prosedur langsung berlanjut ke prosedur no. 12.
11 Direksi memeriksa Form Diskon. Direksi Form Diskon
a. Apabila disetujui, maka Form Diskon diotorisasi. Prosedur berlanjut ke prosedur no. 12.
 b. Apabila tidak, maka pemberian diskon dibatalkan / direvisi.
12 Setelah Form Diskon lengkap diotorisasi, Admin. Marketing meng-input no. Form Diskon dan Admin. Marketing a. Form Diskon
besarnya diskon pada Program SKST dan kemudian mencetak SKST dari Program SKST (asli b. Program SKST
rangkap 2). c. SKST
13 Tenant menandatangani SKST (di atas meterai) yang telah dilampiri dengan Denah Lokasi Tenant SKST & DL
(DL).
14 Setelah ditandatangani oleh Tenant, SKST ditandatangani oleh Marketing Manager dan a. Marketing Manager SKST & DL
Building Manager. b. Building Manager
SKST yang telah lengkap ditandatangani, didistribusikan sebagai berikut:
a. SKST & DL (dengan tanda tangan Tenant di atas meterai) : Marketing
b. SKST & DL (dengan tanda tangan PT. PIM di atas meterai) : Tenant
15 Pada saat Tenant membayar booking fee, Tenant membawa SKST dan menunjukkannya pada Finance Staff a. SKST
Finance Staff. Finance Staff kemudian meng-inputnya ke dalam program Kwitansi (refer ke no. b. Program Kwitansi
SKST). c. Kwitansi (FN-02)
Pada saat Kwitansi di-input, maka program secara otomatis akan meng-update status stock d. Data Stock (database)
(kios, media promosi, Food Court dan ATM) menjadi status “booked” di database.
Kwitansi dicetak sebanyak 2 lembar dengan distribusi sebagai berikut:
a. Kwitansi (asli) : Tenant
b. Kwitansi (copy) : Finance
Note : bila Tenant langsung membayar 100% dimuka, maka Perjanjian Sewa sudah harus di-
input dan dibuatkan Invoice, baru kemudian dapat di-input Kwitansinya.
16 Bila Tenant menginginkan line telpon, maka Tenant mengisi Form Permohonan Line Telpon a. Tenant Form Permohonan Line
yang tersedia di Kantor Marketing. Form Permohonan Line Telpon ditandatangani oleh b. Marketing Manager Telpon (TN-07)
 Marketing Manager.

17 Tenant melakukan pembayaran biaya sambungan line telpon di Kasir Keuangan. a. Tenant a. Kwitansi lain-lain (FN
Finance Staff meng-input Program Kwitansi lain-lain dan mencetaknya sebanyak 2 rangkap b. Finance Staff -02)
dengan distribusi sbb : b. Form Permohonan Line
a. Kwitansi (asli) : Tenant Telpon
b. Kwitansi (copy) : Finance
Form Permohonan Line Telpon dicopy sebanyak 1 rangkap dan didistribusikan sbb :
a. Asli : Marketing
b. Copy : Tenant ybs