TUGAS PROYEK KELOMPOK

SISTEM ENTERPRISE
I1

Dosen Pembimbing :
Dr. Eva Hariyanti, S.Si., M.T

Disusun oleh Kelompok 8 :

Retno Mentari 187221012
Ridhwan Fadly Saputra 187221015
Ahmad Haqqul Yaqiin 187221022
Javier Ihsan Adhipratama 187221041
Risky Pradipa Purba 502320010246

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2024
A. Deskripsi Organisasi

1. Nama Perusahaan : Maps Coffee and Eatery

2. Bidang Bisnis : Food and Beverage
3. Value : Memberikan yang terbaik dari segi harga, pelayanan, dan rasa
4. Struktur Organisasi :

Visi :
Ingin cafe dikenal oleh kalangan masyarakat dari berbagai kalangan dan dapat
memberikan berkah untuk orang lain

Misi :
1. Menyediakan Produk dengan harga terjangkau
2. Memberikan Pelayanan terbaik
3. Menjamin kualitas rasa yang dihasilkan
Moto :
“Harga, pelayanan, dan rasa untuk Semua“

1
B. Analisis Proses Bisnis

Proses Pengadaan Bahan Baku

Deskripsi Proses Bisnis yang dianalisis :
Nama Proses Bisnis : Proses Pengadaan Bahan Baku
Tujuan : Mengetahui Proses Pengadaan yang terjadi di Maps Coffee and Eatery
Proses pengadaan bahan baku dibagi menjadi 2, yaitu :
a. Pengadaan mingguan : Pengadaan bahan baku primer yang dilakukan dalam kurun waktu
mingguan
b. Pengadaan harian : Pengadaan bahan baku sekunder yang dilakukan setiap harinya sebagai
pemenuhan dan menunjang proses bisnis sehari-hari
1.1. Deskripsi Pelaku
Tabel 1.1.1 – Deskripsi Pelaku
No Pelaku Deskripsi
1 Manager
Orang yang bertanggung jawab dalam mengatur dan
Operasional (1
mengelola proses operasional yang berlangsung
orang)
2 Orang yang melakukan monitoring secara langsung saat
Supervisor (1 orang)
dan sebelum sebuah proses bisnis dilakukan
3 Head Kitchen Orang yang bertanggung jawab dalam proses produksi
(1 orang) yang terjadi di Kitchen dalam pembuatan makanan
4 Head Beverage & Orang yang bertanggung jawab dalam proses pembuatan
service (1 orang) minuman dan juga pemberian pelayanan kepada pelanggan

Tabel 1.1.2 - Job Desk Pelaku

Nama Pelaku Job Desk

No
1 Manager Operasional (1 Melakukan persetujuan dari supply bahan baku yang
orang) akan dibeli
2 Supervisor (1 orang) Menghubungi supplier melalui chat WA
3 Head Kitchen Membuat list keperluan bahan baku yang dibutuhkan
(1 orang) dalam proses produksi makanan
4 Membuat list keperluan bahan yang dibutuhkan dalam
Head Beverage & service
proses produksi minuman dan alat dalam pemberian
(1 orang)
pelayanan

1.2. Deskripsi Aktivitas Utama

Tabel 1.2.1 - Urutan Aktivitas
No Aktivitas Deskripsi
1 Pembuatan List Bahan Head Kitchen dan Head Beverage & service
yang diperlukan melakukan pendataan terhadap barang dan

2
 juga bahan baku yang diperlukan. (List bahan
sekunder yang diperlukan untuk hari
berikutnya dan juga list bahan primer untuk
kebutuhan minggu berikutnya)
2 Persetujuan Bahan Baku Manager Operasional melakukan
yang dibeli pengecheckan list bahan baku yang diberikan
dengan kondisi keuangan dengan jatah
30-35% omzet untuk belanja harian
3 Menghubungi Supplier Supervisor menghubungi Supplier berdasarkan
list bahan baku yang diperlukan
4 Pembayaran Bahan Baku Manager Operasional melakukan pembayaran
terhadap supplier
5 Quality dan quantity check Supervisor melakukan pengecheckan bahan
bahan baku baku yang diterima
6 Penerimaan bahan baku Supervisor menerima bahan baku yang telah
di check

Tabel 1.2.2 – Deskripsi Aktivitas

N Pelaku/ Input Output
Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
o Konsumen
1 Pembuatan List Head Head Kitchen dan Head Permintaan List bahan
Bahan baku
Bahan yang Kitchen dan Beverage & service
Baku
diperlukan Head melakukan pendataan
Beverage & terhadap barang dan juga
service bahan baku yang
diperlukan. (List bahan
sekunder yang diperlukan
untuk hari berikutnya dan
juga list bahan primer
untuk kebutuhan minggu
berikutnya)
2 Persetujuan Bahan Manager Operasional List Bahan Persetujuan
Baku Pembelian
Baku yang dibeli melakukan pengecheckan
Manajer bahan baku
Operasional list bahan baku yang
diberikan dengan kondisi

3
 keuangan dengan jatah
30-35% omzet untuk
belanja harian
3 Menghubungi Supervisor menghubungi List bahan Invoice
baku yang Pembelian
Supplier Supplier berdasarkan list
disetujui
Supervisor
bahan baku yang
diperlukan
4 Pembayaran Bahan Manager Operasional Invoice Invoice
Manager Pembelian Pembayaran
Baku melakukan pembayaran
Operasional
terhadap supplier
5 Quality dan Supervisor melakukan Permintaan Konfirmasi
pengecheck bahan baku
quantity check Supervisor pengecheckan bahan baku
an yang telah
bahan baku yang diterima sesuai
6 Supervisor menerima Pengiriman Penerimaan
Penerimaan bahan bahan baku bahan baku
Supervisor bahan baku yang telah
baku oleh oleh
dicheck supplier supervisor

1.3 Deskripsi Konsumen

Tabel 1.3.1 – Deskripsi Konsumen
N
Konsumen Deskripsi
o
1 Head Kitchen dan Orang yang mengajukan permintaan pembelian bahan
Head Beverage & baku harian dan mingguan
Service
2 Supervisor melakukan permintaan persetujuan pembelian
Supervisor
bahan baku terhadap manajer operasional
3 Supplier yang melakukan permintaan list bahan baku yang
Supplier
dibutuhkan oleh Maps Coffee & eatery

1.4 Identifikasi Kondisi yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas

Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi aliran
aktivitas dalam proses bisnis.
Tabel 1.4.1 – Identifikasi Kondisi
No Pelaku Aktivitas Kondisi Pilihan Aktivitas Deskripsi
1. Head Pencatatan Sesuai List bahan baku sesuai Jika kondisi
Kitche kebutuhan dengan keuangan yang keuangan tidak
n harian
tersedia memadai, maka

4
 Tidak Membuat ulang list Head kitchen akan
Sesuai bahan baku sesuai membuat list bahan
dengan keuangan yang baku kembali agar
tersedia sesuai dengan
keuangan yang
tersedia
2 Suppli Penyediaa Sesuai Bahan baku yang Supplier
er n bahan diberikan akan sesuai menyediakan
baku bahan baku
dengan list yang
mingguan.
dibutuhkan
Tidak Bahan baku yang
Sesuai diberikan akan
disesuaikan ulang
dengan list baru yang
dibutuhkan
3 Superv Persetujua Sesuai Bahan baku yang akan Manager
isor n Bahan dibeli sesuai dengan list Operasional akan
Baku yang yang dibutuhkan menolak
dibeli permintaan
Tidak sesuai Bahan baku yang akan pembelian bahan
dibeli akan disesuaikan baku jika hpp
dengan budget keuangan tinggi dan
pengajuannya over.

5
1.5.1 Identifikasi Pengulangan yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengulangan yang akan mempengaruhi aliran aktivitas dalam
proses bisnis.
Tabel 1.5.1 – Identifikasi Pengulangan

Aktivitas Deskripsi
No Pelaku Aktivitas Aktivitas Kondisi
Pengulangan
1. Head Pencatata Pencatatan Membuat ulang list Jika kondisi keuangan
Kitchen n kebutuhan harian bahan baku sesuai tidak memadai, maka
kebutuha
dengan keuangan Head kitchen akan
n harian
yang tersedia membuat list bahan
baku kembali agar
sesuai dengan
keuangan yang
tersedia
2. Supplie Penyedia Penyediaan bahan Koordinasi Supplier menyediakan
r an bahan baku seminggu mingguan bahan baku
baku sekali mingguan,
memerlukan
koordinasi rutin dan
listing harian dari cafe
untuk memastikan
kebutuhan bahan baku
terpenuhi.
3. Supervi Persetuju Manager List ulang bahan Manager Operasional
sor an Bahan operasional baku yang akan akan menolak
menolak dibeli permintaan pembelian
Baku
permintaan bahan baku jika hpp
yang pembelian tinggi dan
dibeli pengajuannya over. .

6
Flowchart

7
Proses Produksi
Deskripsi Proses Bisnis yang dianalisis
Nama Proses Bisnis : Produksi Pesanan
Tujuan : Mengetahui Proses Produksi yang terjadi di Maps Coffee and Eatery
2.1 Deskripsi Pelaku
Tabel 2.1.1 – Deskripsi Pelaku
N
Pelaku Deskripsi
o
1 Orang yang melakukan monitoring secara langsung saat
Supervisor (1 orang)
dan sebelum sebuah proses bisnis dilakukan
2 Head Kitchen Orang yang bertanggung jawab dalam proses produksi
(1 orang) yang terjadi di Kitchen dalam pembuatan makanan
3 Head Beverage & Orang yang bertanggung jawab dalam proses pembuatan
service (1 orang) minuman dan juga pemberian pelayanan kepada pelanggan
4 Crew Kitchen Orang yang bertugas dalam pembuatan pesanan makanan
(4 orang) yang masuk

Tabel 2.1.2 - Job Desk Pelaku

Nama Pelaku Job Desk

No
1 Melakukan controlling terhadap proses produksi
Supervisor (1 orang)
makanan dan juga minuman yang sedang berlangsung
2 Mengontrol setiap proses produksi makanan yang di
Head Kitchen
order oleh pelanggan serta melakukan pengecekan
(1 orang)
kualitas makanan sebelum dikirim ke pelanggan
3 Head Beverage & service
Melakukan kontroling minuman yang akan di order
(1 orang)
4 Crew Kitchen Membuat makanan dan minuman berdasarkan order
(4 orang) yang masuk

2.2 Deskripsi Aktivitas Utama

Deskripsi aktivitas berisi urutan aktivitas, pelaku aktivitas, penjelasan aktivitas beserta input
dan output dari aktivitas utama dalam proses bisnis yang sedang diamati.
Tabel 2.2.1 - Urutan Aktivitas
No Aktivitas Deskripsi
1 Persiapan bahan baku dan Head Kitchen dan Crew Kitchen berkoordinasi
bahan setengah jadi untuk menyiapkan bahan makanan yang
setengah jadi yang dibutuhkan

8
 2 Penerimaan order masuk
3 Proses Pembuatan
makanan atau minuman
berdasarkan order
4 Quality check
Head kitchen dan head Beverage & service
menerima order yang masuk dari bagian kasir
untuk di produksi
Crew Kitchen memproduksi makanan dan
minuman berdasarkan arahan pesanan yang
diterima oleh Head Kitchen dan head
Beverage & service
Supervisor melakukan quality check terhadap
produksi yang dihasilkan dalam proses
pemenuhan pesanan

Tabel 2.2.2 – Deskripsi Aktivitas

N Pelaku/ Deskripsi Input Output
Nama Aktivitas
o Konsumen Aktivitas
1 Persiapan bahan baku Head Kitchen Head Kitchen Permintaan Bahan
persiapan setengah
dan bahan setengah jadi dan Crew dan Crew
bahan jadi yang
Kitchen Kitchen sudah
dibuat
berkoordinasi
untuk
menyiapkan
bahan makanan
yang setengah
jadi yang
dibutuhkan
2 Penerimaan order masuk Head kitchen Head kitchen Permintaan List
pembuatan pembuata
dan head dan head
order n order
Beverage & Beverage & yang
akan
service service
diproduks
menerima order i
yang masuk dari
bagian kasir
untuk di
produksi

9
3 Proses Pembuatan Crew Kitchen Crew Kitchen List Order
memproduksi pembuatan yang
makanan atau minuman
makanan dan order yang telah
berdasarkan order minuman akan diproduks
berdasarkan diproduksi i
arahan pesanan
yang diterima
oleh Head
Kitchen dan
head Beverage
& service
4 Quality check Supervisor Supervisor Permintaan Order
melakukan pemeriksaan yang
quality check kualitas telah
terhadap dikonfirm
produksi yang asi
dihasilkan kualitasn
dalam proses ya
pemenuhan
pesanan

2.3. Deskripsi Konsumen

Deskripsi konsumen berisi tentang aktor yang melakukan permintaan terhadap proses bisnis
yang sedang diamati.
Tabel 2.3.1 – Deskripsi Konsumen
N
Konsumen Deskripsi
o
1 Pelanggan Orang yang mengajukan permintaan pembelian produk
2 Orang yang melakukan permintaan pengadaan bahan baku
Head Kitchen
harian dan mingguan
3 Head Beverage & Orang yang melakukan permintaan pengadaan bahan baku
Services harian dan mingguan
2.4 Identifikasi Kondisi yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi aliran
aktivitas dalam proses bisnis.
Tabel 2.4.1 – Identifikasi Kondisi
No Pelaku Aktivitas Kondisi Pilihan Aktivitas Deskripsi
1. Crew Pembuatan Sesuai Pesanan yang dibuat Jika saat produksi
Kitche pesanan sesuai dengan kriteria terjadi kesalahan
n
order dan
ketidaksesuaian
maka crew akan
membuat ulang

10
 Tidak Crew Kitchen akan sesuai dengan
Sesuai membuat ulang pesanan order yang masuk
agar sesuai order

2 Superv Quality Sesuai Produk yang sesuai Supervisor akan

isor Control dengan order akan meminta ulang
pembuatan order
dilanjutkan untuk
jika barang yang
diberikan ke pelanggan dibuat tidak sesuai
Tidak Produk yang tidak sesuai
Sesuai akan diminta untuk
diproduksi ulang

2.5 Identifikasi Pengulangan yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas

Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengulangan yang akan mempengaruhi aliran aktivitas dalam
proses bisnis.
Tabel 2.5.1 – Identifikasi Pengulangan
Aktivitas Deskripsi
No Pelaku Aktivitas Aktivitas Kondisi
Pengulangan
1. Crew Pembuat Pesanan yang Crew Kitchen akan Jika saat produksi
Kitchen an dibuat sesuai membuat ulang terjadi kesalahan dan
pesanan
dengan kriteria pesanan agar ketidaksesuaian maka
order sesuai order crew akan membuat
ulang sesuai dengan
order yang masuk
2. Supervi Quality Supervisor Supervisor Supervisor akan
sor Control mengecheck meminta ulang jika meminta ulang
kualitas dari order pesanan tidak pembuatan order jika
yang telah dibuat sesuai barang yang dibuat
tidak sesuai

11
Flowchart

12
Proses Marketing
Deskripsi Proses Bisnis yang dianalisis
Nama Proses Bisnis : Marketing
Tujuan : Meningkatkan penjualan produk dan membangun hubungan yang
baik dengan konsumen

3.1 Deskripsi Pelaku

Tabel 3.1.1 – Deskripsi Pelaku
No Pelaku Deskripsi
1 Orang yang bertanggung jawab dan mengambil decision
Manager Food &
making dari strategi diskon apa yang akan diterapkan
Beverage (1 orang)
perusahaan
2 Manager
Orang yang bertanggung jawab dalam mengelola alokasi
Operasional (1
dana untuk kemajuan bisnis
orang)
3 Supervisor (1 orang) Perantara antara manajer dengan karyawan lain
4 Head Beverage & Orang yang bertanggung jawab mengawasi karyawan yang
service (1 orang) pemberian pelayanan kepada pelanggan
5 Crew Service Orang yang bertugas memberikan pelayanan kepada
(4 Orang) pelanggan

Tabel 3.1.2 - Job Desk Pelaku

Nama Pelaku Job Desk

No
1 1. Melakukan pengecekan terhadap bahan yang
belum habis pakai
Manager Food & Beverage
2. Menganalisis strategi promosi (diskon) apa
(1 orang)
yang paling tepat untuk diterapkan guna
meminimalisir pembuangan bahan baku
2 1. Memutuskan apakah strategi promosi (diskon)
Manager Operasional (1 diberlakukan atau tidak
orang) 2. Menangani promosi yang melibatkan pihak
ketiga
3 1. Bertugas mengawasi kinerja Head Beverage &
Supervisor (1 orang)
Service dalam menjalankan tugasnya
4 Head Beverage & service 1. Melakukan update pelayanan yang akan
(1 orang) diberikan kepada pelanggan
5 1. Membantu pelanggan untuk melakukan
pemesanan
Crew Service 2. Mengantar makanan dan minuman ke
(4 Orang) pelanggan
3. Memberikan pelayanan berupa bantuan kepada
pelanggan jika diperlukan

13
3.2 Deskripsi Aktivitas Utama
Tabel 3.2.1 - Aktivitas Utama
No Aktivitas Deskripsi
1 Pengadaan promosi Promosi untuk meningkatkan penjualan
dilakukan dengan beberapa cara:
1. Promosi di instagram pribadi Maps
Coffee and Eatery dengan
memberlakukan potongan harga atau
diskon-diskon menarik lainnya
2. Meningkatkan minat pelanggan dengan
mengadakan Live Music setiap
weekend. Bekerja sama dengan band
setempat.
3. Menggunakan jasa influencer atau
selebgram untuk mempromosikan
Maps Coffee and Eatery.
2 Pemesanan dan Pelayanan Pemesanan dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Pesan langsung: Pelanggan pesan
langsung di kasir saat sampai di lokasi
2. Reservasi: Reservasi dapat dilakukan
dengan menghubungi customer service
maksimal H-2

Tabel 3.2.1 - Urutan Aktivitas Pengadaan Promosi

No Aktivitas Deskripsi
1 Melakukan analisis analisis strategi penawaran dari suatu produk
strategi penawaran yang ditentukan berdasarkan data bahan baku yang
akan diberlakukan belum habis diolah
2 Persetujuan penerapan persetujuan penerapan penawaran ini
penawaran dilakukan oleh manajer operasional
3 Penerapan penawaran penerapan penawaran diberlakukan setelah
produk melalui proses persetujuan

14
 Tabel 3.2.2 - Urutan Aktivitas Pengadaan Promosi melalui Pihak Ketiga
No Aktivitas Deskripsi
1 Negosiasi dengan pemain Negosiasi dengan pemain musik untuk
musik mencapai kerjasama antar kedua belah pihak
2 Negosiasi dengan Negosiasi dengan influencer/selebgram untuk
selebgram mencapai kerjasama antar kedua belah pihak
3 Kesepakatan bersama Kesepakatan diperoleh setelah kedua belah
pihak setuju dengan hasil negosiasi

Tabel 3.2.3 - Urutan Aktivitas Pemesanan

No Aktivitas Deskripsi
1 Pencatatan pemesanan Pesanan dicatat oleh kasir yang bertugas
2 Konfirmasi pemesanan Konfirmasi pemesanan yang terinput kepada
pelanggan
3 Pembayaran Pembayaran dilakukan dengan menggunakan
tunai atau debit

Tabel 4.1 – Deskripsi Aktivitas Pengadaan Promosi berupa Potongan Harga

N Pelaku/ Input Output
Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
o Konsumen
1 Melakukan analisis Manager Manager Food & Data bahan Strategi
strategi penawaran Food & Beverage mendata bahan belum yang bisa
Beverage layak yang belum habis habis pakai diterapka
pakai untuk menentukan n
produk mana yang harus
didiskon.
2 Manager Operasional Pengajuan Pengadaa
Persetujuan Manager
menyetujui pemberlakuan strategi n diskon
penerapan diskon Operasional
diskon disetujui
3 Memberlakukan diskon Pemberlaku Potongan
Penerapan diskon Manager
produk sesuai jangka an diskon harga
produk Operasional
waktu yang ditentukan produk

15
 Tabel 4.2 – Deskripsi Aktivitas Pengadaan Promosi dengan pihak eksternal
N Pelaku/ Input Output
Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
o Konsumen
1 Negosiasi dengan Manager Manager Operasional Bukti Kerjasam
pemain musik Operasional melakukan kerja sama pembayara a terjalin
dengan pemain musik n
untuk melakukan Live
Music di Maps Coffee
pada akhir pekan
2 Manager Operasional Bukti Kerjasam
melakukan kerja sama pembayara a terjalin
Negosiasi dengan dengan influencer atau n
Manager
influencer atau selebgram untuk
Operasional
selebgram mempromosikan
produk-produk Maps
Coffee

Tabel 4.3 – Deskripsi Aktivitas Pemesanan dan Pelayanan

N Pelaku/ Input Output
Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
o Konsumen
1 Kritik dan saran Pelanggan Maps coffee menyediakan nomor WA Isi kritik
dari Konsumen hotline untuk konsumen yang bisa dan saran
dapat menghubungi nomor dihubungi dari
yang disediakan untuk konsume
mengisi kritik dan saran n
2 Konsumen bisa Permintaan Invoice
Order produk di melakukan produk pemesana
Pelanggan
Kasir pemesanan/order melalui n
kasir
3 Konsumen menghubungi Permintaan Perjanjian
nomor yang disediakan reservasi jam
Reservasi tempat Pelanggan
untuk melakukan reservasi reservasi
tempat sesuai kesepakatan

D. Deskripsi Konsumen
Deskripsi konsumen berisi tentang aktor yang melakukan permintaan terhadap proses bisnis
yang sedang diamati.
Tabel 5 – Deskripsi Konsumen
N
Konsumen Deskripsi
o
1 Pelanggan Orang yang mengajukan permintaan pembelian produk
2 Manager Beverage & Orang yang melakukan permintaan pemberlakuan diskon
Services produk

16
2. Identifikasi Kondisi yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi aliran
aktivitas dalam proses bisnis.
Tabel 6 – Identifikasi Kondisi
No Pelaku Aktivitas Kondisi Pilihan Aktivitas Deskripsi
1. Customer Pemesanan Sesuai Memilih Menu Pelanggan datang ke kasir
Menu dan memesan menu yang
diinginkan. Mereka bisa
Tidak Menolak Menu memilih dari daftar menu
sesuai yang tersedia di menu
board atau katalog.
2 Manajer Pengelolaan Sesuai Akan ada Manajer FNB bertugas
FNB menu penambahan atau mengelola inspirasi
makanan perubahan menu makanan di cafe,
baru jika suatu menu termasuk
mengalami mengembangkan menu
penurunan baru, merencanakan
pembelian promosi makanan, dan
Tidak Menu makanan memastikan kualitas dan
akan tetap.
Sesuai konsistensi rasa sesuai
dengan standar cafe.

17
3. Identifikasi Pengulangan yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengulangan yang akan mempengaruhi aliran aktivitas dalam
proses bisnis.
Tabel 3 – Identifikasi Pengulangan
Aktivitas Deskripsi
No Pelaku Aktivitas Aktivitas Kondisi
Pengulangan
1. Manage Penjadwa Berdasarkan Penjadwalan Manager Marketing
r lan kalender marketing bulanan merencanakan dan
Marketi promosi menjadwalkan
ng promosi secara
periodik untuk
menarik pelanggan
dan meningkatkan
penjualan.
2. Staff Pembaru Berdasarkan event Pembaruan konten Staff Marketing
Marketi an konten dan promosi secara rutin memperbarui konten
ng sosial di sosial media untuk
media mengiklankan
promosi, event, dan
fitur baru cafe,
memastikan
engagement
pelanggan.
3. Manage Strategi Berdasarkan Penyesuaian Manager F&B
r F&B diskon evaluasi strategi penjualan menentukan strategi
profitabilitas diskon untuk
meningkatkan
penjualan dan
mengurangi spoilage,
berdasarkan analisis
profitabilitas menu.

18
Proses Finansial
Deskripsi Proses Bisnis yang dianalisis
Nama Proses Bisnis : Finansial
Tujuan : Mengetahui proses keuangan yang terjadi, baik uang yang masuk atau
keluar
B. Deskripsi Pelaku
Tabel 1 – Deskripsi Pelaku
N
Pelaku Deskripsi
o
1 Owner (1 orang) Orang yang menerima laporan omzet dalam sebulan
2 Manager Operasional Orang yang mengatur arus keuangan perusahaan dan
(1 orang) melakukan pencatatan
3 Orang yang bertanggung jawab atas penggajian karyawan
Supervisor (1 orang)
di bawahnya

Tabel 2 - Job Desk Pelaku

Nama Pelaku Job Desk

No
1 Owner (1 orang) 1. Menerima laporan terkait rekapan flow
keuangan dalam 1 bulan
2 1. Melakukan rekap bulanan untuk menentukan
omset dari cafe
Manager Operasional (1
2. Melakukan pencatatan uang yang keluar masuk
orang)
setiap harinya
3. Memberikan persetujuan akan pengeluaran
yang diperlukan divisi lain
3 1. Membuat rekap terkait jam kerja karyawan
Supervisor (1 orang) 2. Menentukan gaji yang akan diterima karyawan
sesuai dengan jam kerjanya

C. Deskripsi Aktivitas Utama

Deskripsi aktivitas berisi urutan aktivitas, pelaku aktivitas, penjelasan aktivitas beserta input
dan output dari aktivitas utama dalam proses bisnis yang sedang diamati.
Tabel 3 - Urutan Aktivitas
No Aktivitas Deskripsi
1 Rekap Keuangan Harian Pencatatan keuangan rutin setiap hari yang
dilakukan setelah kafe mengumumkan close
order di hari tersebut.

19
 2 Penggajian Karyawan Penghitungan dan pemberian gaji kepada
karyawan sesuai dengan jam kerja yang telah
dilakukan.
3 Rekap pengeluaran dan Aktivitas rekap keuangan berdasarkan catatan
penghasilan selama 1 keuangan harian, total pengadaan bulanan,
bulan penggajian karyawan, dan alokasi dana
promosi. Hal ini bertujuan untuk menganalisis
omzet perusahaan dalam bulan tersebut.

Tabel 4 – Deskripsi Aktivitas

N Pelaku/ Input Output
Nama Aktivitas Deskripsi Aktivitas
o Konsumen
1 Rekap Keuangan Manager Manager Operasional Nota Data
Operasional merekap semua transaksi pembayara rekap
Harian
yang keluar masuk dalam n berupa
hari itu excel
2 Rekap Penggajian Supervisor menentukan Data jam Alokasi
serta memberikan gaji kerja gaji
Karyawan Supervisor
yang akan diterima oleh karyawan setiap
karyawan karyawan
3 Rekap pengeluaran Manager Operasional Data rekap Data
merekap semua harian rekap
dan penghasilan Manager
pengeluaran dan akhir
Operasional
selama 1 bulan pendapatan perusahaan
selama 1 bulan

D. Deskripsi Konsumen
Deskripsi konsumen berisi tentang aktor yang melakukan permintaan terhadap proses bisnis
yang sedang diamati.
Tabel 5 – Deskripsi Konsumen
N
Konsumen Deskripsi
o
1 Owner Orang yang mengajukan permintaan laporan pengeluaran
dan pemasukan
2 Karyawan Orang yang melakukan permintaan gaji
3 Orang yang melakukan permintaan uang untuk pengadaan
Manager FNB
bahan baku dan promosi

20
2. Identifikasi Pengulangan yang Mempengaruhi Aliran Aktivitas
Mengidentifikasi sebuah aktivitas pengulangan yang akan mempengaruhi aliran aktivitas dalam
proses bisnis.
Tabel 3 – Identifikasi Pengulangan
Aktivitas Deskripsi
No Pelaku Aktivitas Aktivitas Kondisi
Pengulangan
1. Manage Rekapitul Evaluasi omset Rekap bulanan Manager Operasional
r asi omzet bulanan melakukan rekap
Operasi bulanan bulanan untuk
onal mengevaluasi kinerja
finansial cafe,
menggunakan data
untuk pengambilan
keputusan strategis.

2. Supervi Pengelol Berdasarkan jam Penggajian Supervisor mengelola

sor aan kerja dan lembur bulanan penggajian staf
penggajia berdasarkan jam kerja
n dan lembur,
memastikan keadilan
dan kepuasan
karyawan.
3. Manage Pengelol Pengelolaan budget Evaluasi dan Manager Operasional
r aan dan pengeluaran penyesuaian bertanggung jawab
Operasi keuangan budget mengelola budget dan
onal pengeluaran,
termasuk penyesuaian
anggaran berdasarkan
kebutuhan
operasional dan
finansial.

ANALISIS KONDISI
Dalam organisasi Maps Cafe, struktur dan sistem telah dirancang untuk mengakomodasi
nilai-nilai inti perusahaan serta mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Struktur organisasi
cafe terdiri dari 15 pegawai yang bekerja dalam dua shift 12 jam, yang dipantau oleh seorang
supervisor yang bertanggung jawab langsung terhadap lapangan. Di bagian dapur, seorang kepala
dapur memastikan bahwa bahan-bahan yang diperlukan tersedia, dengan perencanaan yang cermat

21
untuk menghindari biaya produksi yang tidak perlu tinggi. Manajer operasional menggunakan
aplikasi Excel untuk merekap bulanan, sementara kasir mengelola transaksi menggunakan aplikasi
Allsera.
Setiap malam, ada penataan daftar belanja harian dan kebutuhan untuk keesokan harinya, dengan
persetujuan manajer operasional. Persentase tertentu dari omzet dialokasikan untuk pembelian.
Penyuplai menyediakan bahan-bahan seminggu sekali, namun kebutuhan harian dicatat setiap
hari. Manajer operasional merangkum omzet bulanan menggunakan aplikasi excel, sedangkan
kasir menggunakan aplikasi allsera.
Meskipun sistem ini telah dirancang dengan baik, beberapa kendala telah diidentifikasi dalam
operasional sehari-hari. Pengelolaan kritik dan saran pelanggan masih belum optimal.
Manajemen Umpan Balik Pelanggan:
● Solusi: Menggunakan sistem CRM untuk melacak dan mengelola kritik serta saran dari
pelanggan. CRM dapat membantu cafe dalam mengatur umpan balik secara terstruktur,
memungkinkan untuk respons yang lebih cepat dan efisien terhadap masukan pelanggan.
● Alasan: Dengan memanfaatkan CRM, cafe dapat memastikan bahwa setiap kritik dan
saran dari pelanggan tidak terlewatkan atau terabaikan. Data yang terorganisir dengan baik
dapat membantu dalam menganalisis tren umpan balik pelanggan dan mengidentifikasi
area-area yang perlu diperbaiki dalam operasional cafe.
Pengelolaan reservasi juga menjadi tantangan, terutama saat cafe ramai. Dengan manajer
operasional yang menangani ini, beban kerja tambahan dapat menjadi pilihan.
● Solusi: Mengintegrasikan sistem CRM dengan sistem reservasi cafe untuk mengelola dan
melacak reservasi pelanggan dengan lebih efisien. CRM juga dapat digunakan untuk
menyimpan informasi pelanggan, preferensi, dan riwayat kunjungan, sehingga
memungkinkan cafe untuk memberikan layanan yang lebih personal kepada pelanggan.
● Alasan: Dengan menggunakan CRM untuk manajemen reservasi dan layanan pelanggan,
cafe dapat meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Informasi yang
tersedia dalam CRM dapat membantu staf cafe dalam mempersiapkan diri untuk
kedatangan pelanggan, serta menyediakan layanan yang disesuaikan dengan preferensi
mereka.

22