Instruksi Kerja Tgl Efektif : Disiapkan oleh :

IK-02C-04-01 01 Juni 2018 Head of QA MM

Diperiksa oleh :
Revisi : 00
PENGENDALIAN CATATAN MUTU Head of QA

MELEBIHI MASA SIMPAN Disetujui oleh :

Hal : 1/1
QMR

Penanggung
No. Aktivitas
Jawab

A. Ruang Lingkup
Semua catatan mutu yang tercatat dalam Daftar Induk Catatan Mutu FR-02C-04- PIC ybs
01 harus dikendalikan termasuk waktu kadaluarsa dan tata cara penanganannya.

B. Pengertian
Pengertian catatan mutu yang melebihi masa simpan adalah catatan mutu yang PIC ybs
masa simpannya melebihi jangka waktu penyimpanan yang tercantum dalam
Daftar Induk Catatan Mutu FR-02C-04-01.
Penanganan catatan mutu yang melebihi masa simpan :
1. Dimusnahkan (Teknik pemusnahan : dipotong, dibakar dan dicrusher
menggunakan paper shredder)
2. Disimpan (dengan catatan diberi tanda yang jelas)
Yang dimaksud bulan pada jangka waktu penyimpanan dalam Daftar Induk
Catatan Mutu FR-02C-04-01 adalah bulan berjalan. Contoh jika sekarang bulan 7
(Juli) dan jangka waktu penyimpanan 4 bulan, berarti dokumen yang wajib
disimpan adalah mulai April – Juli, dan dokumen bulan Maret
dimusnahkan/disimpan dengan catatan diberi tanda yang jelas.

C. Penanganan Dokumen Yang Kadaluarsa

1. PIC ybs mengidentifikasi masa simpan dokumen. PIC ybs
2. Pisahkan dokumen yang kadaluarsa dengan dokumen yang aktif.
3. Simpan kembali dokumen yang aktif sesuai dengan Daftar Induk Catatan
Mutu.
4. Pisahkan dokumen yang kadaluarsa antara yang akan dimusnahkan dan yang
akan disimpan sesuai dengan kebutuhan masing-masing Departemen.
5. Simpan kembali dokumen yang kadaluarsa yang masih dibutuhkan dan
distempel “OBSOLETE”.
6. Buat Berita Acara Pemusnahan FR-02C-03-05 yang ditandatangani oleh PIC
ybs, disetujui oleh Dept. Head ybs dan diketahui oleh QMR.
7. Koordinasikan dengan bagian GA untuk pelaksanaan pemusnahan dokumen
dan arsip Berita Acara Pemusnahan FR-02C-03-05 tersebut.
8. Serahkan tembusan Berita Acara Pemusnahan FR-02C-03-05 pada Doc.
Control untuk diarsip.