Siapa yang mengimplementasikan strategi ?

Siapa yang akan melaksanakan strategi yang telah dirumuskan bergantung pada skala organisasi
dan struktur yang ada. Namun, umumnya, pelaksanaan strategi dilakukan oleh manajer dan
supervisor. Dahulu, ketika pengetahuan tidak semudah sekarang, manajemen puncak dianggap
sebagai pihak yang paling memahami urusan strategis. Saat ini, meskipun keterlibatan
manajemen puncak mungkin lebih sedikit dari segi waktu, peran manajer menengah dalam
perumusan strategi bisa sangat signifikan. Manajer dan supervisor bertanggung jawab
menerjemahkan rencana puncak ke dalam tindakan yang bisa diimplementasikan di lapangan.
Namun, hal ini tidak berarti bahwa komitmen dari manajemen puncak tidak diperlukan. Lebih
lanjut mengenai pentingnya dukungan manajemen puncak jika eksekusi strategi ingin berhasil
dan akan dibahas pada bagian selanjutnya. (M. Taufiq Amir, manajemen strategik konsep
dan aplikasi, PT RajaGrafindo Persada, depok, 2012)
Dalam kebanyakan perusahaan multi-industri, pelaksana strategi merupakan setiap individu atau
orang di dalam organisasi. Wakil presiden bidang fungsional dan direktur divisi atau unit bisnis
strategis (SBU) bekerja sama dengan staf mereka untuk mengimplementasikan rencana secara
spesifik, terinci, dan dalam skala yang lebih kecil sesuai dengan wilayah tanggung jawab
mereka, sehingga setiap manajer operasional harus mampu mengawasi bawahannya guna
mendukung hal ini, setiap karyawan ikut terlibat dalam berbagai proses implementasi strategi
pada tingkat korporat, unit bisnis, dan fungsional.
Meskipun banyak individu dalam organisasi memegang peranan penting dalam keberhasilan
implementasi strategi, bahkan sebaliknya hanya sedikit anggota organisasi yang terlibat dalam
pengembangan strategi perusahaan. Oleh karena itu, mereka dapat menolak untuk berpartisipasi
dan menyediakan data yang diperlukan untuk merumuskan perencanaan strategis. Ketika misi,
tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan tidak disampaikan dengan jelas kepada manajer
operasional, penolakan dan keengganan untuk berpartisipasi menjadi lebih terlihat.
Manajer operasional dapat berharap agar manajemen puncak meninggalkan perubahan yang
direncanakan dan kembali ke cara lama, untuk mencegah kemungkinan buruk yang akan terjadi,
hal ini melibatkan manajer tingkat menengah dalam seluruh proses, baik perumusan maupun
implementasi strategi, dapat membantu mencapai kinerja organisasi yang lebih baik. (Buku yg
syifa cari pdf )

Apa yang harus dilakukan

Dalam mengimplementasikan strategi, para manejer divisi bidang fungsional bekerjasama
dengan manajer lainnya untuk pengembangan program, anggaran biaya pelaksanaan program,
dan prosedur guna memastikan implementasi strategi berjalan dengan baik dan bisa menciptakan
dan menjaga kompetensi spesifik perusahaan.
a. Program
Program yang diciptakan harus terlebih dahulu terhubung dengan rumusan strategi yang telah
dibuat. Selanjutnya, program tersebut harus memiliki orientasi pada tindakan sebanyak mungkin.
Oleh karena itu, dalam dokumen program kerja disarankan untuk menggambarkan item
programnya dengan menggunakan kata kerja. Misalnya, jika sebuah perusahaan telah
merumuskan strategi pengembangan pasar, salah satu program yang mungkin dibuat oleh
manajernya adalah kunjungan ke wilayah-wilayah potensial. Manajer tersebut akan melakukan
kunjungan ke daerah-daerah tertentu untuk mengevaluasi dan meninjau daerah baru yang cocok
untuk pengembangan pasar. Dengan demikian, kunjungan tersebut menjadi bagian dari rencana
tindakan bagi manajer. Adapun tujuan dari program adalah menjadikan tindakan lebih terarah
pada strategi.
Agar lebih mudah dipahami, berikut ini disajikan sebuah contoh formulir yang memuat
ringkasan rencana tindakan dari suatu departemen. Bagian kiri formulir tersebut mencantumkan
strategi yang telah dirumuskan untuk mengaitkan program dengan strategi yang konkret.
Rencana tindaknya juga diformulasikan dengan menggunakan kata kerja. Komponen penting
dalam formulir ini adalah indikator pencapaian dari rencana tindakan ini atau hasil yang ingin
dicapai yang diungkapkan secara kualitatif. Ini menekankan pentingnya fokus pada hasil yang
diharapkan, bukan hanya prosesnya. Dalam banyak format, formulir ini juga mencakup
ringkasan anggaran yang diperlukan serta pihak yang bertanggung jawab atas pencapaian
program tersebut. Dengan cara ini, departemen atau unit yang bertanggung jawab dapat menilai
sejauh mana pencapaian mereka. Begitu juga atasan dari manajer, seperti kepala divisi atau
manajer umum, dapat dengan mudah memantau proses pencapaian rencana aksi dari minggu ke
minggu dan dari bulan ke bulan. Program ini dievaluasi secara menyeluruh dalam rapat bulanan
untuk memastikan kelancaran rencana yang telah disusun. Pada akhir tahun, pencapaian
dicerminkan kembali, dengan penjelasan yang diberikan untuk hal-hal yang tidak tercapai,
sehingga rencana tindakan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Penganggaran
Pada dasarnya, setiap program atau strategi bisnis yang disusun membutuhkan dukungan
anggaran yang memadai. Anggaran, dalam konteks ini, dapat dianggap sebagai nyawa dari
sebuah program atau strategi bisnis. Tanpa anggaran yang memadai, bahkan program yang
paling canggih sekalipun akan kesulitan untuk dilaksanakan dengan baik. Terdapat dua penyebab
umum mengapa strategi bisnis gagal dalam pelaksanaannya karena masalah anggaran. Pertama,
manajer seringkali tidak realistis dalam menetapkan anggaran karena kurang memperhitungkan
situasi sebenarnya di perusahaan. Kedua, perencanaan arus kas perusahaan yang tidak akurat
juga dapat menyebabkan program kerja tertentu terganggu karena kekurangan pendanaan yang
seharusnya. (M. Taufiq Amir, manajemen strategik konsep dan aplikasi, PT RajaGrafindo
Persada, depok, 2012)
Untuk menciptakan strategi bisnis yang efektif, diperlukan pengelolaan anggaran yang baik.
Strategi bisnis merupakan serangkaian keputusan strategis mengenai cara mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Dalam hal ini, keakuratan dan kecepatan dalam memprediksi kebutuhan
anggaran menjadi kunci. Integrasi proses penganggaran ke dalam perencanaan strategis menjadi
penting karena menyatukan visi, target, dan eksekusi strategi secara menyeluruh. Beberapa
manfaat dari integrasi ini antara lain respons yang lebih cepat terhadap perubahan pasar, akurasi
yang lebih tinggi dalam proyeksi pendapatan, kejelasan dalam mengukur kinerja, dan wawasan
yang lebih baik bagi setiap level dan bagian yang terlibat dalam implementasi strategi.
Namun, untuk mencapai manfaat tersebut, pendekatan penganggaran konvensional yang hanya
mengandalkan pengumpulan data secara periodik tidak lagi memadai. Perusahaan harus
mengadopsi teknologi dan sistem yang lebih canggih untuk mendukung proses perencanaan dan
penganggaran. Dengan sistem dan perangkat teknologi yang tepat, setiap level dan departemen
dalam perusahaan dapat terlibat dalam penyusunan anggaran dan merencanakan pengeluaran
dengan lebih efisien.
Penting untuk dicatat bahwa penganggaran bukanlah semata-mata tanggung jawab bagian
keuangan. Ia melibatkan kolaborasi dari berbagai pihak di perusahaan untuk saling
berpartisipasi, berkontribusi, dan bertanggung jawab atas proses perencanaan dan penganggaran.
Dengan demikian, penganggaran tidak hanya menjadi alat untuk mengatur keuangan perusahaan,
tetapi juga menjadi instrumen yang mendorong keselarasan antara visi strategis dan tindakan
operasional. Kolaborasi lintas departemen dalam proses penganggaran juga memungkinkan
perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan pasar dan lebih siap menghadapi tantangan
masa depan. Oleh karena itu, pengelolaan anggaran yang efektif menjadi kunci keberhasilan
dalam menerapkan strategi bisnis yang berhasil.
c. Prosedur
Prosedur (Standard Operating Procedures - SOP) merupakan langkah-langkah tertentu yang
harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas atau bagian dari pekerjaan dalam suatu program.
Pembuatan SOP adalah tahap penting setelah merancang program kerja dan menetapkan
anggaran. Namun, dalam beberapa kasus, SOP mungkin sudah ada sebelumnya dan hanya perlu
diperbarui atau disesuaikan. SOP ini memberikan panduan yang jelas bagi para pekerja tentang
apa yang harus dilakukan, urutan tindakan yang harus diikuti, serta siapa yang bertanggung
jawab atas setiap langkahnya.
Ada berbagai format SOP yang digunakan oleh perusahaan, mulai dari yang sederhana hingga
yang lebih terperinci. SOP yang lengkap biasanya mencakup kebijakan terkait, pihak-pihak yang
terlibat, tanggung jawab masing-masing pihak, dan mungkin juga diagram alir atau flowchart
untuk menggambarkan prosesnya dengan lebih jelas. Selain itu, SOP juga dapat mencakup
penggunaan formulir atau instruksi kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Pembuatan SOP membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis suatu aktivitas
atau kelompok aktivitas. Ini mengharuskan para pengelola atau staf yang terlibat memiliki
pengetahuan yang kuat tentang operasi sehari-hari perusahaan. Pengalaman dalam bidang
tertentu juga sangat dihargai, karena orang yang berpengalaman cenderung lebih mampu
menggambarkan urutan tindakan yang diperlukan secara jelas dan efektif.
Salah satu keuntungan utama dari memiliki SOP yang baik adalah kemampuannya untuk
memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas. Dengan adanya panduan yang jelas, setiap
orang dalam organisasi, termasuk karyawan baru, dapat dengan mudah memahami apa yang
diharapkan dari mereka dan bagaimana cara melaksanakan tugas mereka dengan benar. Ini juga
mengurangi risiko kesalahan atau kebingungan yang dapat terjadi ketika proses tidak
terdokumentasi dengan baik.
Selain itu, SOP juga membantu dalam mengoptimalkan efisiensi operasional. Dengan memiliki
prosedur yang terstandarisasi, waktu dan sumber daya dapat digunakan dengan lebih efisien
karena tidak perlu memikirkan kembali cara melakukan tugas yang sama setiap kali. Para pekerja
dapat fokus pada melaksanakan tugas mereka tanpa harus khawatir tentang proses yang mungkin
berubah-ubah.
Namun, penting untuk diingat bahwa SOP juga perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan
perubahan dalam lingkungan bisnis atau proses operasional perusahaan. Perubahan teknologi,
kebijakan perusahaan, atau regulasi industri dapat memengaruhi SOP, sehingga penting untuk
memastikan bahwa dokumen tersebut tetap relevan dan akurat seiring waktu. Dengan
mempertahankan SOP yang terkini, perusahaan dapat terus meningkatkan efisiensi dan kualitas
dalam menjalankan operasinya.