ALUR PEMESANAN OBAT DAN ALKES DI RS RAWA LUMBU

UNIT – UNIT TERKAIT :

1. Masing-masing unit mengisi formulir SPREADSHEET HARIAN COD dan HARIAN KREDIT dengan
cara menginput :
a. Jumlah stok awal,
b. Jumlah pengeluaran, dan
c. Stock fisik untuk COD setiap 1 bulan, Stock fisik untuk kredit pada surat pemesanan (tgl SO
dan pengeluaran harus sama)
d. Selisih (jika ada). Adapun waktu pengisian Spreadsheet pada pukul 00.01 – 08.00 WIB di
hari berikutnya.
(penjabaran alur no.I)
2. Unit menerima barang dari Logistik (jumlah obat yang diterima kurang lebih sama dengan
besarnya jumlah obat yang terpakai pada periode sebelumnya di SPREADSHEET, kecuali jika
obat tersebut kosong dari Distributor)
(penjabaran alur no.XVII)
3. Unit mengecek jumlah obat/alkes yang diterima dari Logistik. Apakah sudah sesuai fisik obat
yang diterima dengan penginputan PENGIRIMAN BARANG dari Logistik pada SIM RS?
Jika terdapat perbedaan antara keduanya, Logistik harus menyesuaikan inputan PENGIRIMAN
BARANG dengan fisik yang dikirim paling lambat 1x24 di hari yang sama pada pengiriman obat.
(penjabaran alur no.XVIII)
4. Selanjutnya secara berkesinambungan Unit harus selalu menginput obat yang keluar/dipakai ke
dalam SPREADSHEET dan SIM RS. Maksimal penginputan harus dilaksanakan pada hari yang
sama.
(penjabaran alur no.I)

LOGISTIK

1. Logistik mengecek data stok awal, jumlah pengeluaran dan selisih (jika ada) pada Spreadsheet
yang sudah diisi oleh masing-masing unit, kemudian :
a. Merekapitulasi total pengeluaran obat/alkes dari semua unit
b. Merekapitulasi total fisik obat/alkes dari tiap unit
c. Membuat rencana pemesanan obat/alkes berdasarkan PBF sesuai dengan total barang yang
keluar dalam 1 periode (kredit = 1 bulan ; COD = disesuaikan)
d. Menghitung besarnya nominal dari rencana pemesanana obat yang akan di usulkan ke
Ka.Sie Keuangan.
(penjabaran alur no.II)
e. Logistik berkoordinasi dengan Ka.Sie Keuangan sehubungan dengan kesanggupan
pembayaran dari Rencana Order dengan menyertakan dokumen point a,b,c dan d. Setelah
itu menentukan tanggal Rencana Order untuk periode selanjutnya.
(penjabaran alur no.III)
 f. Logistik menerima perintah dari Direktur Rumah Sakit untuk membuat Purchase Order (PO)
(penjabaran alur no.VI)
g. Logistik mengajukan Legalisasi PO kepada Ka.Unit Farmasi
(penjabaran alur no.VII)
h. Jika PO sudah ditanda tangani oleh Ka.Unit Farmasi, selanjutnya Logistik memberikan PO
tersebut kepada Sales / Distributor baik hardcopy maupun softcopy.
(penjabaran alur no.VIII)
i. Logistik menerima barang datang dari Distributor dengan didasari copy PO. Jika barang yang
diterima sudah lengkap dan sesuai dengan PO, Logistik menyimpan barang di dalam
Gudang, kemudian menginput barang datang ke dalam SIM RS dan Spreadsheet sesuai
dengan faktur.
(penjabaran alur no.IX)
j. Jika barang datang tidak sesuai pesanan, dalam hal :
- Barang datang bukan sesuai PO (obat melebihi jumlah pesanan/beda isi) , pihak Logistik
menghubungi Ka. Unit Farmasi untuk melakukan retur barang.
(penjabaran alur no.X)
- Barang yang datang belum lengkap (jumlah obat kurang dari jumlah yang dipesan),
Logistik menanyakan kepada pengantar barang , kapan obat akan dilengkapi dan bila
dalam 2x24 jam obat tidak datang, maka PO dianggap selesai dan Logistik
menyampaikan hal tersebut kepada Ka. Unit Farmasi dan Ka. Sie Keuangan agar
dialihkan ke Distributor lain atau membuat PO baru.
(penjabaran alur no.XI)
k. Logistik memberikan copy faktur (kredit) atau faktur asli (COD) kepada Ka.Sie Keuangan
masksimal jam 15.30 pada hari yang sama barang diterima dari Distributor.
(penjabaran alur no.XII)
l. Logistik menginput obat yang akan didistribusikan ke unit-unit di SIM RS
(penjabaran alur no.XIII)
m. Logistik mendistribusikan barang ke masing-masing unit sesuai dengan pengeluaran.
(penjabaran alur no.XIV)

KEUANGAN

1. Ka.Sie Keuangan harus mengisi Jumlah Rencana Order yang disetujui olehnya berdasarkan
pertimbangan kondisi keuangan.

(penjabaran alur no.III)

2. Ka.Sie Keuangan berkoordikasi dengan Direktur perihal jumlah Rencana Order yang diisi pada
kolom ACC Order milik Ka.Sie Keuangan berdasarkan pengajuan dari Logisitk.
Ka.Sie Keuangan meminta persetujuan kepada Direktur dan apakah ada perubahan dari
Rencana Order yang sudah diisi.
3. Ka.Sie Keuangan harus mengetahui Omset pada bulan berjalan (rencana claim cair dari BPJS,
Asuransi Swasta dan Jamkesda) dan membuatnya dalam bentuk pelaporan.
 No Jan Feb
Jenis Omset
. Tgl Jumlah Tgl Jumlah
1 BPJS
2 Jamkesda
3 Asuransi
4 Dst..

4. Rekapitulasi pengeluaran rutin dan tidak rutin per bulan dan menjadikannya acuan/perkiraan
untuk pengeluaran pada bulan berikutnya (gaji, jasa medis dokter, pembelian obat, ATK, Makan
Pasien, Listrik, dll).
5. Telaah ketidaksesuaian barang di Unit antara stok awal, pengeluaran dan sisa obat bersama
dengan Manajemen, dengan melampirkan data alur no.2.

(poin 2 – 5 penjabaran alur no.IV)

KA UNIT FARMASI

1. Menerima permohonan Legalisasi PO dari Logistik, kemudian mengecek PO yang dibuat oleh
Logistik apakah sudah sesuai tujuan ke masing-masing Distributor didalam kolom acc PT.
2. Menerima informasi dari Logistik terkait obat /alkes yang sudah datang / tidak sesuai dengan
PO.
3. Membantu Logistik memfollow up ketersedian barang di Distributor dan menanyakan
kedatangan obat yang tidak sesuai dengan PO jika melebihi 2x24 jam pesanan belum diterima.
4. Mebuat PO obat Narkotik dan sejenisnya.
5. Memastikan dan mengingatkan Unit Infar Rajal dan Depo Rawat Inap agar benar dan sesuai
dalam mengisi SPREADSHEET dan melakukan penginputan obat yang keluar.
(penjabaran alur no.I)
6. Bersama dengan rekan-rekan mencatat obat UBI/USI setiap hari, menghubungi pasien jika obat
sudah tersedia dan merekapitulasi obat UBI/USI per hari dan menginputnya di SPREADSHEET,
dikolom obat keluar diwarnai kuning dan bila sudah diselesaikan warna kuning dihapus.
(penjabaran alur no.I)

DIREKTUR RS RAWA LUMBU

1. Direktur menganalisa pengajuan dari Ka.Sie Keuangan dengan mempertimbangkan

kesanggupan untuk membayar dan kebutuhan obat di pelayanan.
2. Direktur mengambil keputusan Rencana Order menjadi ACC Order dan mengisinya pada kolom
ACC Order milik Direktur Rumah Sakit di Spreadsheet.
(penjabaran alur no.IV)
3. Direktur mengajukan Rencana Order kepada PT. Nakasum Putra dengan menyertakan dokumen
di point nomor 2.
(penjabaran alur no.IV)
4. Jika Rencana Order yang diajukan ke Direktur PT. Nakasum Putra sudah di setujui baik ada revisi
ataupun tidak ada revisi, selanjutnya Direktrur memerintahkan Logistik untuk membuat
Purchase Order (PO) . khusus untuk obat narkotik dan sejenisnya, dibuatkan oleh Ka.unit
Farmasi.
(penjabaran alur no.V)
5. Berkoordiasi dengan Ka.Sie Keuangan dan Manajemen terkait ketidaksesuaian jumlah stok
awal, pengeluaran dan sisa stok fisik.
(penjabaran alur no.I)
6. Menentukan solusi untuk penyelesaian ketidaksesuaian obat tersebut.
(penjabaran alur no.I)

DIREKTUR PT. NAKASUM PUTRA

1. Direktur PT. Nakasum Putra akan menganalisa, mengACC Orderan baik ada ataupun tidak ada
revisi.
(penjabaran alur no.V)
2. Direktur PT. Nakasum Putra memberikan keputusan atas pengajuan dari Direktur RS Rawa
Lumbu.
(penjabaran alur no.V)
3. Manajemen PT. Nakasum Putra mengisi hasil keputusan di kolom Spreadsheet.
(penjabaran alur no.V)