TUGAS KELOMPOK

FUNGSI PERENCANAAN

DOSEN PENGAMPU:NOVI NURWANTO, S, E,.M.M.

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 3

NAMA : IRENI NGARA AWA

: MARIANA KONDO
: KRISTIANTI FALLO
: DANIEL NDARA NUNDU
: WIHELMINA WORA NDEGHU

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

ADMINISTRASI PERKANTORAN
POLITEKNIK TUNAS PEMUDA TANGERANG

2023

KATA PENGANTA

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah yang maha esa yang telah memberikan rahmat
serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan tugas kelompok ini
yang tepat pada waktunya yang mengenai tentang "Fungsi Perencanaan" tugas kelompok ini
berisikan tentang fungsi perencanaan pengertian perencanaan, macam-macam
perencanaan, Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan danbagaimana cara
mengatasinya,pengambilan keputusan,dan kriteria dalam pengambilan keputusan. dan
Hikmah atau nilai yang bisa kita ambil.Diharapkan tugas kelompok ini dapat
memberikan informasi kepada kita semua tentang materi tersebut.Kami
menyadari bahwa tugas kelompok ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan
saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan
tugas kelompok ini.Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada semua teman -teman dan
bapak Dosen yang telah berperan serta dalam penyusunan tugas kelompok ini dari awal
sampai akhir. Semoga Allah yang maha kuasa senantiasa memberkati segala usaha kita.
Aamiin.

BAB l

PENDAHULUANA

A. Latar Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiapkegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmenkaryawan baru, program
penjualan produk baru, maupun perencanaananggarannya. Perencanaan
(planning)
merupakan proses dasar bagi organisasiuntuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana
cara mencapainya. Olehkarena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang
hendak dicapaisebelum melakukan proses-proses perencanaan.Perencanaan diperlukan dan
terjadi dalam berbagai bentuk organisasi,sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambilsuatu Keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan
dalam jenis kegiatan baikitu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat,
dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsitersebut
hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkandalam
perencanaan.Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsimanajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubahdinamis. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis
dan bukan hanya pada intuisi dan firasat(dugaan).Pokok pembahasan pada makalah ini
berfokus pada elemen-elementertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat
berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian
memperkenalkankonsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk
mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.Dalam manajemen, perencanaan adalah
proses mendefinisikan tujuanorganisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkanrencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B. Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah,yaitu:1.

1.Apa pengertian perencanaan ?

2.Apa saja macam-macam perencanaan ?

3.Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana caramengatasinya ?
C.Tujuan
Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk

1 Mengetahui pengertian perencanaan

2. Mengetahui macam-macam perencanaan

Mengetahui apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
2

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikantujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, danmengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa
(what)
, siapa
(who)
, kapan
(when)
, di mana
(where)
, mengapa
(why)
, dan bagaimana
(how)
.
Jadi perencanaan yaitu “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya. Rencana dapat berupa rencana informal atausecara
formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukanmerupakan tujuan
bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formaladalah rencana tertulis yang
harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangkawaktu tertentu. Rencana formal adalah
merupakan bersama anggota korporasi,artinya setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu. Rencanaformal dibuat untuk menciptakan kesepahaman tentang
apa yang harus dilakukan.
“Suatu perencanaan adalah suatu aktivita
sintegratif yang berusahamemaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi
sebagai suatu
sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin di capai”.
Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tigakarakteristik berikut:1.

Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan dating2.

Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaiantindakan di

masa yang akan datang dan akan di ambil oleh perencana3.

Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasimerupakan unsur
yang amat penting dalam setiap perencanaan.

B. Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, ataumengendalikan, terlebih
dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikanarah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajermenentukan apa yang akan dikerjakan,
kapan akan mengerjakan, bagaimanamengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
“Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk
menjalankan suatu pekerjaan, dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas
tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan”
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dansemakin mengikat
pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, di mana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar padakeberhasilan organisasi. Pada tingkatan top
manajer pada umumnya mencurahkanhampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa
depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendahmerencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktuyang
lebih pendek.Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan
yangtergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatankhusus
manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada
perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akantetapi pada umumnya
organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang
maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti
peranan perencanaan secarakeseluruhan.Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan
perencanaan pada dasarnyamelalui empat tahap sebagai berikut :1.

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Merumuskan keadaan saat ini

Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

C. Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-programyang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuandi waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan Keputusanyang lebih baik. Oleh karena itu,
perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga
manajemen tidak hanya bereaksiterhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif
dalam dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

1.Untuk mencapai
“protective benefits”
yang dihasilkan dari pengurangankemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan
Keputusan.

2. Untuk mencapai
“positive benefits”
dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.Beberapa manfaat
perencanaan adalah :

1 Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan- perubahan

lingkungan2.

2.Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas3.

3.Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat4.

4.Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi5.

5.Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagianorganisasi6.

6.Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami7.

7.Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti8.

Menghemat waktu, usaha, dan dana.Beberapa kelemahan perencanaan adalah :

Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

1.Perencanaan cenderung menunda kegiatan

2.Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

3.Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiapmasalah pada
saat masalah tersebut terjadi

Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

D. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemenlainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnyaadalah saling berhubungan
saling tergantung dan berinteraksi.Pengorganisasian
(organizing)
adalah perencanaan untuk menunjukkancara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan
sumber daya-sumber dayaorganisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.Pengarahan
(directing)
adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber
daya yang diperlukan untuk mengarahkan,mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.Pengawasan
(controlling)
adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak
sebagai kriteria penilaian pelaksanaankerja terhadap rencana.
E. Macam-Macam Perencanaan
Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
1.

Perencanaan organisasi
Perencanaan ini terdiri dari:a.

Perencanaan strategisRencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk

mencapaitujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umumyang mendasari
Keputusan alokasi sumber daya, prioritas, danlangkah-langkah tindakan yang diperlukan
untuk mencapai tujuanstrategis.
Scribd
Dipercayai oleh lebih dari 1 juta anggota
Coba Scribd GRATIS selama 30 hari untuk mengakses lebih dari 125 juta judul tanpa iklan
atau gangguan!

Mulai Coba Gratis

Batalkan Kapan Saja.
 b.

Perencanaan taktisAdalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis,dikembangkan

untuk mengimplementasikan bagian tertentu darirencana strategis. Rencana strategis pada
umumnya melibatkanmanajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan
denganrencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dansuatu fokus yang lebih
spesifik dan nyatac.

Perencanaan operasionalAdalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan

rencanataktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan olehmanajer tingkat
menegah dan tingkat bawah, rencana operasionalmemiliki fokus jangka pendek dn lingkup
yang relatif lebih sempit.Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan
suaturangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan denganlebih mendekati pada
bagian selanjutnya.
2.

Perencanaan kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaankontinjensi (contingency
planning) yaitu penentuan serangkaian tindakanalternatif jika suatu rencana tindakan secara
tidak terduga terganggu ataudianggap tidak sesuai lagi.
F. Hambatan

dalam Penetapan dan Tujuan dan Perencanaan

1.

Tujuan yang Tidak TepatTujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar
devidenyang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkandengan
mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin jugatidak tepat jika tujuan
tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkantujuan untuk memperoleh lebih bayak
pendapatan dibanding Wal-Marttahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga
tidak tepat jika
tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatifmaupun kualitatif
dari keberhasilan.

2.
Sistem Penghargaan yang Tidak TepatDalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang
tidak tepatmerupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan

3.
Lingkungan yang Dinamis dan KompleksSifat dari suatu lingkungan organisasi juga
merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang
cepat,inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkankesulitan bagi
suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatandan ancaman di masa
mendatang

4.
Keengganan untuk Menetapkan TujuanHambatan lain terhadap perencanaan yang efektif
adalah tujuan bagi merekasendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab
mereka. Alasanuntuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut
akankegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas,dan
berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidakmencapai tujuan tersebut
akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atautidak sadar berusaha untuk menghindari
tingkat tanggung jawab ini lebihmungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi.
Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya
tidakmenetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya,organisasi
tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidakmemiliki cara untuk mengetahui
seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.5.

Penolakan terhadap PerubahanHambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan

adalah penolakanterhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan
perubahansesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri
bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikerasmelanjutkan kebijakan
pembayaran deviden yang besar kepada para
pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotongdeviden dan

mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut.Hutang perusahaan meningkat

dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktudelapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa
menyelesaikan masalah danmemotong deviden.6.

KeterbatasanKeterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat

dilakukanorganisasi merupakan hambatan utama yang lain.
G.Mengatasi Hambatan
1.

Pemahaman Maksud Tujuan dan RencanaSalah satu cara terbaik untuk memperlancar
penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer
seharusnya jugamengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan
tujuandan pembuatan rencana. Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektiftidak
selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualiandiharapkan dari waktu ke
waktu.
2.
Komunikasi dan PartisipasiMeskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana
tersebutharus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiaporang yang
terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apayang mendasari strategi
fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebutdiintegrasikan dan dikoordinasikan.
Orang-orang yang bertanggung jawabuntuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan
rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang
hampirselalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karenamereka
yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan merekasangat penting orang
biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan
ketika suatu organisasi agar bersifat

sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagaitingkat dalam

organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
3.
Konsistensi/revisi/dan pembaruanTujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal
maupun secara vertikal.konsistensi horizontal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten di
seluruhorganisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya.Konsistensi vertikal berarti
bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atashingga ke bawah organisasi : tujuan strategis,
taktis, dan operasional harusselaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan
proses yangdinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara
berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbaruidengan frekuensi
yang semakin sering.
4.
Sistem Penghargaan yang EfektifSecara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik
karenamenetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasilmencapainya.
Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen,
orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalandalam mencapai tujuan tidak akan selalu
memiliki konsekuensi hukuman.

10

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsimanajemen, terutama
dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubahdinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya
pada intuisi 8 dugaan.Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu
perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasiterbagi menjadi
3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional.Suatu perencanaan juga terdapat
berbagai hambatan dalam penetapantujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak
tepat, sistem penghargaanyang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

B. Saran
Sebaiknya dalam mengambil Keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi
menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam sebuah perencanaan
perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untukmencapai hasil yang diinginkan.

. DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani..
Manajemen
. (Yogyakarta, BPFE, 1999).Griffin.
Pengantar Manajemen
. (Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).Amirullah & Rindyah Hanafi,
Pengantar Manajemen,
(Yogyakarta , Graha Ilmu,2002).M.A. Mukhyi,
Pengantar Manajemen Umum
, (Jakarta, Gundarma, 1995).Sondang P. Siagian MPA,
Fungsi-fungsi Manajemen
, (Jakarta, Bumi Aksara,1996).Sukanto Reksohadiprodjo,
Dasar-dasar Manajemen
, (Yogyakarta, BPFE, 1986).Andi Makkulau,
Analisis Kebijakan Publik dan Perencanaan Pendidikan,
(Makassar, UNM, 2004).Atmodiwirio, Soebagio,
Manajemen Pendidikan Indonesia.
(Jakarta: PTArdadizya. 2001). Cet. II.Fattah, Nanang,
Landasan Manajemen Pendidikan
, (Bandung, PT RemajaRosdakarya, 2001). Cet. V.Dr. H.B. Siswanto, M.Si,
Pengantar Manajemen,
(Jakarta, Bumi Aksara, 2005)