KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
PROGRAM /
Z-009-3:2015 KEBOLEHAN TERAS
PROGRAM’ S CODE AND
NAME
TAHAP / LEVEL TIGA (3)
NO. DAN TAJUK
KEBOLEHAN TERAS / CA01 KOMUNIKASI EFEKTIF
CORE ABILITY NO. AND
TITLE
NO. DAN PENYATAAN
KEBOLEHAN / 01.01. PAMERKAN AMALAN KOMUNIKASI
PERHUBUNGAN
ABILITY NO. AND
STATEMENT 01.02. GUNAKAN KEMAHIRAN ASAS PERUNDINGAN
Muka Surat / Page : 1
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015-M01/P(1/2)
Drpd / of : 10
TUJUAN/PURPOSE:
1
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
PENERANGAN/INFORMATION:
1.3 Di tempat kerja, kedua-dua komunikasi oral dan bertulis digunakan dengan
meluas baik antara pihak dalaman mahupun dengan pihak di luar organisasi.
Sehubungan itu, setiap organisasi ada saluran dan format tertentu yang diterima
untuk berkomunikasi.
1.4 Sifat komunikasi bertulis yang lebih kekal daripada komunikasi oral
menjadikannya sesuai untuk digunakan bagi komunikasi yang perlu dirakam.
2
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
Dalam sesebuah organisasi, wujud saluran komunikasi formal dan tidak formal.
Struktur organisasi menentukan saluran komunikasinya. Organisasi yang berstruktur
tradisional, dengan ketua di tahap teratas, para pengurus di tahap pertengahan dan
pekerja di tahap paling bawah, berkemungkinan besar akan menggunakan saluran
maklumat formal dan terkawal. Sebaliknya, saluran maklumat tidak formal berada di
luar hierarki organisasi.
Saluran komunikasi formal ditubuhkan oleh pengurusan dan merupakan cara rasmi
untuk berkongsi maklumat di dalam organisasi dan dengan pihak luar. Komunikasi
yang dilakukan melalui saluran formal terhad kepada mesej organisasi dan tidak
boleh digunakan untuk mesej peribadi. Peraturan, prosedur atau standard tertentu
yang mencerminkan hierarki organisasi perlu diikuti dalam menggunakan saluran
komunikasi formal. Komunikasi formal boleh berbentuk komunikasi bertulis atau oral,
dan mengikut arah aliran vertikal (ke atas atau ke bawah) dan lateral/horizontal (ke
sisi atau mendatar).
3
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
2.3 Komunikasi bertulis atau oral dalam organisasi mesti dilakukan menurut arah
aliran komunikasi formal, serta format komunikasi yang diterima oleh organisasi.
2.4 Kakitangan baru perlu dibiasakan dengan protokol yang terlibat dalam
berkomunikasi dengan rakan sekerja dan pihak atasan. Mereka harus tahu cara dan
jenis maklumat yang mereka perlu sampaikan, dan juga waktu untuk berbuat
demikian. Sebagai pekerja, patuhi saluran komunikasi rasmi yang ditubuhkan, dan
4
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
pelajarilah format komunikasi formal yang diterima dalam organisasi supaya tidak
melanggar apa-apa batas atau menyebabkan salah faham.
5
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
4.1 Tunjukkan sikap yakin dan serius ketika berkomunikasi dengan orang lain.
Kurang keyakinan akan memberi tanggapan seolah-olah anda tidak pasti tentang
apa yang anda sampaikan , lantas mesej anda akan diabaikan.
i) Mesyuarat terbuka
Pendekatan ini masih merupakan salah satu cara terbaik dan berkesan
untuk berkomunikasi dengan pasukan.
ii) Emel
Dalam keadaan rasmi, komunikasi melalui emel akan membolehkan anda
menyampaikan mesej kepada ahli pasukan tanpa memerlukan mereka
meninggalkan tempat duduk.
iv) Pembentangan
Sesetengah orang dapat menangkap mesej dengan lebih mudah kalau
bersertakan gambar dan bunyi. Gunakan pembentangan menggunakan
perisian seperti Microsoft PowerPoint untuk berkomunikasi untuk memberi
mereka peluang bertanya sekiranya kurang jelas tentang sesuatu perkara.
4.4 Dalam berkomunikasi dengan orang lain, ingatlah bahawa anda harus:
6
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
7
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
5. Hasil Komunikasi
Maklumat tertentu harus dikongsi dengan ahli pasukan yang lain. Ini termasuk
arahan atau pengumuman dan maklumat yang diperoleh melalui komunikasi
horizontal, kerana ada kemungkinan maklumat tersebut sangat penting. Komunikasi
berkesan amat penting, misalnya untuk memastikan tugas dilaksanakan mengikut
arahan. Dengan itu, ketua dan pekerja bawahan mereka sama-sama berpuas hati.
Sebaliknya, jika komunikasi tidak berkesan, maklumat tidak akan sampai. Jika
keadaan ini berlaku, persekitaran mungkin akan menjadi kurang selesa kerana
kakitangan akan menyimpan perasaan syak terhadap ketua mereka, manakala
pengurus mungkin marah dan geram kerana arahan mereka tidak dilaksanakan.
8
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
SOALAN/QUESTIONS:
9
Muka Surat/ Page :
NO. KOD /CODE NO. Z-009-3:2015 M01/P(1/2)
Drpd. / of : 10
RUJUKAN / REFERENCES:
1. Matthew M.K.; Martha D.; Fanning P., (2009). Messages: The Communication Skills
Book, New Harbinger Publications. ISBN-13 978-1572245921.
2. Perkins P. S.; Brown L., (2008). The Art and Science of Communication: Tools for
Effective Communication in the Workplace. Wiley, ISBN-13 978-0470247594.
10