1.

0 PENGENALAN

Melihat kepada kecekapan sesebuah organisasi dalam mentadbir urus serta kecekapan

memberi perkhidmatan kepada pelanggan dalaman mahupun pelanggan luaran, ia adalah

hasil daripada komunikasi yang dibina oleh individu mahupun kelompok dalam organisasi.

Oleh demikian, komunikasi merupakan satu perkara penting yang harus dititikberatkan

dalam sesebuah organisasi apabila melakukan sesuatu pengurusan organisasi. Menurut

Zaliman Zauli (2012), komunikasi adalah satu daripada elemen yang sangat penting dalam

proses penyampaian maklumat yang selari dengan sesebuah visi, misi serta objektif

organisasi.

Merujuk kepada empat fungsi komunikasi kepada pengurus organisasi iaitu sebagai

proses pengarahan, mengatur tindakan koordinasi, membina persahabatan serta

membentuk rasa yang dipercayai dan diterima oleh organisasi (Golddhaber, 1993). Ia secara

tidak langsung akan mewujudkan perkongsian maklumat yang sistematik dan seterusnya

dapat meningkatkan prestasi dalam kalangan warga kerja organisasi dan meningkatkan

produktiviti organisasi itu.

Di dalam proses komunikasi yang dilakukan dengan bersandarkan kecanggihan

teknologi masa kini, sekiranya sesuatu interaksi atau komunikasi yang dilakukan adalah

tidak jelas, maka kesannya akan mencetuskan konflik yang berterusan dalam organisasi.

Oleh itu, dalam mengatasi masalah ini, seseorang pengurus itu haruslah mahir dalam

kemahiran komunikasi agar segala penyampaian dan matlamat pengurusan sesebuah

organisasi itu dapat dicapai tanpa halangan.

Berdasarkan perkara di atas, penulis akan menghuraikan apakah keperluan

kemahiran komunikasi yang perlu ada dalam individu seorang pengurus dalam menentu

1
percapaian organisasi dengan merujuk kepada diri penulis sendiri dengan mengambil

contoh yang berlaku dalam organisasi penulis.

2.0 HURAIAN TAJUK

Kemahiran komunikasi bukan sahaja penting dalam diri seorang pengurus yang melibatkan

aktiviti dan perlaksanaan tugas, tetapi mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan

sekerja, organisasi mahupun pelanggan. Oleh itu, seseorang pengurus perlulah memahami

bahawa aktiviti komunikasi merupakan satu mekanisma yang berperanan menentukan

kejayaan atau kegagalan dalam aktiviti kepengurusan yang dilaksanakan oleh pengurus itu

sendiri seperti penyaluran maklumat prosedur kerja, pemasaran produk, memberi

keyakinan kepada pelanggan, badan kerajaan dan badan bukan kerajaan. Segala maklumat

yang disampaikan oleh pengurus secara lisan, bukan lisan, formal ataupun formal, ia

haruslah berpaksikan dengan kemahiran berkomunikasi. Bersandarkan kepada kepentingan

komunikasi berkesan, maka sudah tentunya seseorang pengurus perlu memastikan setiap

perlakuan komunikasi yang berlaku dalam bentuk jalinan hubungan akan dapat

meningkatkan produktiviti, meminumkan ketegangan, mengurangkan kekecewaan dan

ketidakpuashatian serta memberi nilai tambah kepada organisasi.

Penambahbaikan ini adalah berdasarkan pengalaman dan juga menggunakan konsep

try dan error atau lebih mudah maksudnya dengan mencuba dahulu dan membuat

penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang ada melalui teguran dalam diri

(intrapersonal), melalui teguran dari pihak pengurusan (pelanggan dalaman) mahupun

melalui pandangan daripada pelanggan jabatan. Oleh itu perhubungan antara pelanggan

luar dan pelanggan dalaman ini memerlukan penulis menggunakan kemahiran komunikasi

yang berkesan agar perhubungan dapat berjalan dengan lancar selari dengan matlamat dan

objektif yang dikehendaki.

2
3.0 FAKTA/CONTOH/SOKONGAN

Di dalam ilmu komunikasi, terdapat empat kemahiran komunikasi asas yang perlu ada pada

pengurus iaitu kemahiran teknikal, kemahiran kemanusian, kemahiran konseptual dan

kemahiran memahami kepelbagaian budaya. Kemahiran-kemahiran ini yang perlu ada untuk

menjadikan fungsi seorang pengurus dalam organisasi dapat diterjemahkan dengan

sempurna.

Kemahiran teknikal merupakan kemahiran pertama yang perlu ada dalam seorang

pengurus. Kemahiran ini adalah menerangkan bahawa seorang pengurus itu perlulah

mempunyai kefahaman yang khusus seperti kaedah sesuatu proses, teknik serta dalam

menentukan dan menyelia prosedur yang telah ditetapkan. Kemahiran ini memerlukan

seseorang pengurus itu membuat latihan dan perlu dipraktikkan kepada semua tenaga kerja

organisasi. Kemahiran ini juga menggambarkan dan memperlihatkan bagaimana pengurus

untuk menggunakan keupayaan dan kebolehan menggunakan semua ilmu pengetahuan,

teknik dan juga sumber. Antara kemahiran teknikal ialah kemahiran mengenalpasti saluran

komunikasi dan kemahiran penulisan kepengurusan.

Sebagai contoh kemahiran teknikal melalui pengalaman penulis sebagai Pegawai

Perhubungan Awam adalah bagaimana penulis mengenalpasti saluran komunikasi yang

sesuai berdasarkan kepada dua (2) kelompok pelanggan iaitu pelanggan dalaman dan

pelanggan luaran. Saluran komunikasi yang dimaksudkan adalah seperti surat, telefon, faks,

emel dan yang terkini kemahiran menggunakan aplikasi seperti whatapp atau skype. Penulis

menggunakan kepelbagaian saluran ini berlandaskan tujuan dan pihak yang akan menerima

mesej komunikasi yang ingin disampaikan. Saluran komunikasi melalui surat banyak

digunakan dalam bentuk formal bagi urusan rasmi kerajaan dan swasta seperti perjanjian,

3
penerangan, atau penjelasan. Penulis menggunakan surat bagi tujuan seperti permohonan

slot siaran di media atau permohonan kelulusan peruntukan kewangan. Penulis juga

menggunakan surat dalam memberi penjelasan seperti aduan daripada pihak keluarga

banduan. Telefon juga salah satu lagi saluran komunikasi yang kerap penulis gunakan dalam

menyampaikan maklumat dengan pantas. Jika penerima mesej komunikasi adalah mereka

yang pertama kali penulis berhubung, penulis akan wujudkan keselesaan perhubungan

terlebih dahulu iaitu memperkenalkan diri dan tujuan panggilan dibuat dan barulah susulan

melalui surat rasmi akan menyusul. Penulis juga kerap menggunakan telefon untuk

menyampaikan hal kecemasan terutama semasa menghadapi krisis. Penulis akan membuat

panggilan kepada pihak berkepentingan untuk menyampaikan situasi krisis yang melanda di

jabatan penulis. Emel pula digunakan penulis untuk menghantar maklumat kepada pihak

berkaitan yang jauh ataupun keperluan maklumat secara bertulis dengan pantas.

Di dalam kemahiran penulisan kepengurusan yang penulis laksanakan semasa

bertugas adalah penulisan dalam bentuk teks ucapan, siaran media, laporan berita dan surat

menyurat. Di jabatan kerajaan, teks ucapan yang disediakan akan digunakan oleh

pengurusan tertinggi untuk berucap dalam pelbagai majlis seperti majlis perasmian atau

majlis perpisahan selain ucapan kunjungan hormat Oleh itu, sebelum teks ucapan dibuat,

penulis akan mendapatkan senarai salutasi tetamu yang akan hadir, berapa lama masa yang

diperuntukkan untuk penulis berucap, bila, dimana dan tujuan sesuatu majlis dibuat. Selain

itu, penulis akan menyesuaikan dari sudut kelancaran dan kelajuan masa berucap yang biasa

penulis lakukan. Maklumat-maklumat yang penulis terima akan penulis terjemahkan dalam

rangka dan seterusnya membuat teks ucapan yang lengkap. Gaya penulisan yang kerap

penulis gunakan adalah lebih menggunakan ayat yang mudah dan senang difahami oleh

audien yang mendengar.

4
 Bagi siaran media pula, penulis akan mengunakannya jika terjadinya sesuatu krisis

yang berlaku di dalam jabatan yang patut diketahui oleh umum. Oleh itu, penulis akan

mendapatkan data lengkap dari pihak yang berwajib dan seterusnya membuat siaran media

dalam satu muka surat sahaja dengan menggunakan ayat yang padat tetapi jelas

maksudnya. Di situ juga, penulis akan meletak siapakah yang patut dihubungi jika ada

persoalan. Mengenai laporan berita pula, penulis kerap membuat laporan berita untuk

dimuat turun dalam portal jabatan, Facebook jabatan mahupun media sosial yang lain. Oleh

itu, penulis memilih tajuk yang tepat untuk menarik perhatian umum pembaca untuk

mengikuti penulisan berita tersebut. Penulis akan pastikan maklumat yang hendak

disampaikan juga padat dan lengkap dan mengelakkan penulisan yang meleret. Bagi

pemulaan penulisan, kemahiran memikat pembaca digunakan dengan menggunakan ayat

pembuka yang akan menarik perhatian pembaca untuk memulakan bacaan. Penulisan surat

pula, penulis akan menyediakan satu surat dihadkan kepada satu tajuk sahaja dan tajuk

tersebut akan memberi bayangan kepada kandungan surat berkenaan. Ini kerana meletakan

tajuk yang betul dan selari dengan isi kandungan, akan memberi gambaran awal kepada

penerima mengenai isi kandungan surat tersebut. Selain itu penulis akan memastikan setiap

surat itu akan terang maksudnya dan tidak menyebabkan pembaca keliru. Setiap surat akan

disertakan dengan perenggan bernombor dan muka surat termasuklah tanda

pengkelasannya. Sebelum memulakan penulisan surat, penulis akan pastikan panggilan

kata-kata hormat yang sepatutnya kepada penerima seperti YBhg. Dato, Tuan atau Puan.

Kemahiran memilih saluran komunikasi dan kemahiran penulisan pengurusan yang tepat

agar matlamat komunikasi yang ingin disampaikan dapat disampaikan dengan sempurna

tanpa menjejaskan tujuan komunikasi itu dilakukan dan ini memerlukan latihan serta

kecekapan oleh setiap pengurus. Latihan dianggap sebagai aktiviti komunikasi dalaman yang

5
penting dalam proses pembangunan modal insan organisasi di mana ia dijadikan sebagai

medium penyampaian visi, misi dan maklumat oleh majikan kepada pekerjanya (Besley,

Dudo, & Storksdieck, 2015).

Kemahiran kemanusiaan pula merupakan kemahiran kedua yang perlu ada pada

pengurus, ia menerangkan bagaimana keperluan pengurus untuk menguasai kemahiran

berkomunikasi dan memahami sebarang gelagat individu mahupun kumpulan semasa

menjalankan setiap aktiviti organisasi. Kemahiran berkomunikasi dititikberatkan yang

dimaksudkan di dalam kemahiran kemanusiaan ini adalah penting untuk mencapai segala

matlamat organisasi dan juga penyampaian mesej yang jelas dan tepat kepada tenaga kerja

organisasi. Di sini, pengurus juga hendaklah berkeupayaan untuk membentuk jalinan sosial

semasa berinteraksi dengan individu baik di dalam mahupun di luar organisasi bagi

mengfokuskan dalam mencapai hasil kerja yang telah disasarkan dan juga yang telah di

tetapkan oleh pengurusan organisasi.

Mengambil contoh, penulis akan mengadakan morning briefing dengan semua

kakitangan yang berada dalam subordinat. Tujuan adalah membuat semakan apa yang perlu

dilakukan untuk sasaran jangka pendek atau sasaran jangka panjang dan juga membuat

semakan kerja-kerja yang tertunggak. Di sini penulis akan memberi pandangan, jika ada

sesuatu perkara yang sedang dialami oleh setiap kakitangan jika mereka mengalami

kegagalan atau juga halangan semasa melaksanakan tugas. Di samping itu, kata-kata

semangat akan penulis berikan setiap pagi agar kakitangan diberi galakan untuk mencapai

atau melaksanakan tugasan mereka dengan baik. Selain itu, penulis juga menggunakan

kaedah motivasi dalam mencapai objektif. Umpan pemberian cuti dan penilaian markah SKT

yang tinggi salah satu motivasi yang kerap penulis lakukan. Oleh itu, kata-kata semangat

akan penulis berikan melalui lisan mahupun di aplikasi Whatapp. Perkara penting penulis

6
amalkan ialah membezakan bila masa penulis berkomunikasi secara serius kerana tugasan

atau berkomunikasi secara santai selepas tugas seperti waktu riadah antara subordinat.

Semasa menjalankan urusan komunikasi bersama dalam organisasi mahupun pihak luar,

nada suara memainkan peranan penting semasa komunikasi berlangsung. Penulis akan

pastikan menggunakan nada yang tepat seperti semasa panggilan telefon dibuat mengikut

situasi atau matlamat panggilan itu dibuat, kemahiran yang penulis praktikan ini adalah

melalui melihat siapa penerima panggilan, tujuan panggilan dan matlamat panggilan itu

dibuat. Sharita et al. (2017) menyatakan penyampaian maklumat yang tepat melalui

kemahiran komunikasi kemanusiaan akan menjurus kepada bagaimana ia akan

mempengaruhi pola pengurusan organisasi. Ini kerana penyampaian maklumat yang tepat

adalah sangat penting supaya penerima mesej dapat melaksanakan tugas yang diarahkan

dengan sempurna.

Kemahiran komunikasi ketiga yang perlu ada dalam diri seorang pengurus adalah

kemahiran konseptual. Bagi kemahiran ini pula, ia menerangkan sesorang pengurus perlu

mempunyai keupayaan untuk mentafsirkan dengan melihat organisasi secara global

ataupun dengan kata mudahnya ialah melihat secara keseluruhan. Bagi menerangkan

kefahaman kemahiran ini, ialah bagaimana seseorang pengurus itu untuk memahami proses

saling hubungan dan pergantungan antara bahagian atau mereka yang berada di subordinat

yang sama. Selebihnya, seseorang pengurus juga harus berdepan dengan berani terhadap

cabaran semasa dan menentukan hala tuju organisasi dengan memainkan peranan yang

penting dalam membantu kelancaran operasi organisasi dengan merujuk kepada

pencapaian terhadap visi dan misi organisasi. Kebijaksanaan dalam menyelesaikan konflik

juga terkandung dalam kemahiran ini.

7
 Sebagai contoh, perhubungan dengan ahli di bawah subordinat penulis, penulis lebih

senang berhubung dalam aplikasi whatsapp sahaja kerana ia lebih mudah dan santai dalam

memantau pergerakan kerja dan juga mendekatkan hubungan antara penulis dengan

subordinat. Jika melibatkan bahagian lain yang lebih formal, penulis lebih gemar memilih

kaedah mesyuarat dan juga penulisan memo. Di dalam mesyuarat perkara yang dianggap

serius boleh dibincangkan dan diperhalusi melalui kaedah diskusi dalam mencari kata putus

dan penyelesaian yang terbaik kepada keseluruhan organisasi. Bagi pelanggan luar, penulis

menggunakan kaedah yang selalu diamalkan didalam kemahiran perundingan. Penulis akan

memastikan strategi dan taktik yang digunakan haruslah bertepatan dengan matlamat dan

tujuan rundingan. Secara dasarnya, komunikasi yang berkesan tidak hanya melihat kepada

kepuasan di dalam kalangan kakitangan sahaja malah ia dilihat dari sudut interaksi antara

pengurusan dan kakitangan, produktiviti dan prestasi kerja (Che Su,2004).

Kemahiran komunikasi asas keempat yang perlu ada dalam diri seorang pengurus

adalah kemahiran memahami kepelbagaian budaya. Maksud memahami budaya di sini

adalah bagaimana seorang pengurus memahami budaya komunikasi seperti berhujah,

berucap serta kemahiran mendengar secara berkesan. Pengurus yang berkebolehan dalam

komunikasi juga dilihat dari faktor bagaimana mereka memahami kemahiran interpersonal,

menjalinkan jalinan hubungan yang positif dikalangan ahli organisasi, menguruskan dan

menyelesaikan kritikan, konflik dan juga melaksanakan rundingan.

Sebagai contoh semasa penulis dikehendaki menyampaikan perucapan awam,

penulis akan mengklasifikasikan bentuk atau tujuan perucapan awam terlebih dahulu. Jika

ucapan yang berbentuk spontan, penulis akan mengaitkan isu-isu yang lepas, masa kini dan

akan berdasarkan kepada pengalaman dan pengetahuan, manakala jika tujuan khusus

penulis akan menyediakan fakta dan seterunya membuat latihan (nada suara), mencatat isi

8
penting, klasifikasikan jenis khalayak (budaya) dan cara hubungan interaksi (konteks mata).

Persediaan seperti di atas akan menjadikan penulis lebih berkeyakinan. Di dalam kemahiran

mendengar pula, penulis akan cuba memberi penumpuan secara insentif dengan apa yang

penutur bicarakan dan seterusnya menganalisis jenis maklumat tersebut. Selain itu, semasa

penyampai menyatakan sesuatu penulis akan menyimpan rumusan termasuklah pertikaian

dan andaian dalam hati sehinggalah penutur selesai bercakap. Penulis akan memberi reaksi

tanda pemahaman seperti anggukan kepala semasa proses mendengar. Menurut Devine

(1981) kemahiran mendengar bukan tertumpu sepenuhnya perhatian tetapi melibatkan

motivasi termasuk fizikal emosi yang mempengaruhi proses pendengaran tersebut. Proses

mendengar berkait rapat dengan proses kita berfikir.

4.0 KESIMPULAN

Kemahiran komunikasi yang perlu ada dalam pengurus bagi sudut pandangan penulis akan

membolehkan seseorang pengurus itu membantu organisasi untuk mencapai matlamatnya.

Komunikasi yang efektif melalui kemahiran komunikasi yang diterapkan akan mendorong

warga organisasi menguruskan organisasi dengan lebih cekap dan tersusun. Komunikasi

seorang pengurus yang positif perlulah dipupuk, dibaik pulih dari masa ke semasa agar

organisasi itu dapat berkembang maju seiring dengan perkembangan globalisasi. Justeru itu,

kemahiran komunikasi dalam seorang pengurus semakin mendapat perhatian di kalangan

organisasi baik dari organisasi sektor awam mahupun organisasi sektor swasta.

RUJUKAN UTAMA

Bahtiar Mohamad, Nik Adriezman Abd, Nor Hayati Mohd. Jalil & Jamilah Jamal (2008).
Modul perhubungan awam. Sintok: Penerbitan Universiti Utara Malaysia.

Besley, J. C., Dudo, A., Storksdieck, M. (2015). Scientists’ views about communication
training. Journal of Research in Science Teaching, 52, 199-220.
9
Che Su Mustaffa. (2004). Keberkesanan komunikasi organisasi: Satu analisis multidimensi.
International Journal of Management Studies, 11(2), 91-122.

Goldhaber, G.M. (1993). Organizational communication. New York: Times Mirror

International.
Malpass, R. S., & Devine, P. G. (1981). Eyewitness identification: Lineup instructions and the
absence of the offender. Journal of Applied Psychology, 66(4), 482–
489. https://doi.org/10.1037/0021-9010.66.4.482
Sharita Abd. Ghoni, Asmah Othman, & Nora Abas. (2017). Kajian keberkesanan
penyampaian maklumat di Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Polimas. e-Proceeding
National Innovation and Invention Competition Through Exhibition (iCompEx17)
(hlm. 1-9).

Zaliman Sauli. (2012). Kemahiran Komunikasi Dalam Pengurusan Organisasi Dan

Perundingan
Yang Berkesan Diakses Daripada
http://dspace.unimap.edu.my/dspace/bitstream/123456789/1680/1/Kemahiran
%20Komunikasi%20dalam%20Pengurusan%20Organisasi%20Dan%20Perundingan
%20.

10