OTOMATISASI TATA KELOLA

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

KELAS XII (C3)

Khurrotul A'yun

PT DINAMIKA ASTRAPEDIA SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA DAN
KEPROTOKOLAN
SMK/MAK Kelas XII
© 2020
Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.
Hak penerbitan ada pada PT Dinamika Astrapedia Sejahtera.

Penulis : Khurrotul A'yun

Editor : Vera Annisa Retno
Pratiwi Desainer Kover : Achmad Faisal
Desainer Isi : Tyas Ayu Rahmaning Subagyo
Tahun terbit : 2020
ISBN : 978-623-6570-34-0

Diterbitkan oleh
PT Dinamika Astrapedia Sejahtera
Pakuwon Center Lantai 23, Jalan Embong Malang No. 1-5, Kedungdoro, Tegalsari, Kota Surabaya
Jawa Timur, 60261
Telp. (031) 6000 3414
Website: www.astrapedia.co.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, baik
secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan
lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Dinamika Astrapedia Sejahtera.
 Daftar Isi

Prakata.............................................................................................................vi
Bab 1 Ruang Lingkup Keprotokolan.....................................................................1
A. Sejarah protokol....................................................................2
B. Memahami Protokol...............................................................3
C. Ruang Lingkup Keprotokolan.....................................................4
D. Unsur Unsur Protokol..............................................................6
E. Asas-Asas Protokol.................................................................7
F. Tujuan Protokol..................................................................... 7
G. Kegiatan-Kegiatan Protokol........................................................8
Uji Kompetensi........................................................................... 9

Bab 2 Regulasi Bidang Keprotokolan.................................................................13

A. Memahami Regulasi Keprotokolan..............................................14
B. Regulasi Keprotokolan di Indonesia...............................................15
C. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010...................16
Uji Kompetensi.......................................................................... 28

Bab 3 Kegiatan Keprotokolan........................................................................31

A. Jenis-Jenis Kegiatan Protokol.....................................................32
B. Tahap Kegiatan Keprotokolan.....................................................33
C. Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan............................35
D. Tamu Negara, Tamu Pemerintah dan/atau Tamu Negara Lain..................44
Uji Kompetensi.......................................................................... 46

Bab 4 Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan Atau Rapat..........................51

A. Memahami Pertemuan atau Rapat..............................................52
B. Tujuan Pertemuan atau Rapat....................................................53
C. Jenis-Jenis dan Syarat-Syarat Pertemuan atau Rapat............................54
D. Unsur-Unsur Pertemuan atau Rapat..............................................61
E. Teknik Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat..............65
Uji Kompetensi.......................................................................... 68

Bab 5 Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat...............................................73

A. Agenda Pertemuan atau Rapat..................................................74
B. Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat..............................................75
C. Perlengkapan dan Tata Ruang Pertemuan atau Rapat...........................76
D. Undangan Pertemuan atau Rapat...............................................82
E. Etika Pertemuan atau Rapat......................................................83
F. Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan atau Rapat.......................85
Uji Kompetensi.......................................................................... 86

iii
Bab 6 Notula Pertemuan atau Rapat..................................................................91
A. Memahami Notula................................................................92
B. Macam-Macam Notula............................................................93
C. Fungsi Notula.....................................................................93
D. Syarat-Syarat dan Kewenangan Notulis..........................................94
E. Teknik Menyusun Notula Pertemuan atau Rapat..............................95
Uji Kompetensi........................................................................102

Bab 7 Susunan Acara Kegiatan........................................................................105

A. Memahami Susunan Acara Kegiatan...........................................106
B. Fungsi Susunan Acara Kegiatan................................................107
C. Teknik Membuat Susunan Acara Kegiatan.....................................107
Uji Kompetensi........................................................................117

Bab 8 Kegiatan Pembawa Acara (Master of Ceremony).......................................121

A. Memahami Pembawa Acara atau Master of Ceremony......................122
B. Persyaratan Pembawa Acara atau Master of Ceremony........................123
C. Menyusun Kerangka Acara......................................................125
D. Etiket Pembawa Acara atau Master of Ceremony...............................132
E. Contoh Konsep untuk Berbagai Acara.........................................132
Uji Kompetensi........................................................................139

Bab 9 Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary).........................................................143

A. Memahami Perjalanan Dinas.....................................................144
B. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas.....................................................146
C. Langkah-Langkah Persiapan Perjalanan Dinas..................................149
D. Persiapan Pembiayaan Perjalanan DInas........................................155
E. Membuat Checklist Perjalanan Dinas............................................158
F. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)..................................159
G. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas...........................................159
H. Membuat Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)...................................160
I. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas...........................................163
Uji Kompetensi........................................................................165

Bab 10 Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan..................169

A. Fungsi dan Tujuan Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan
Keprotokolan....................................................................170
B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan...171
C. Otomatisasi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan
Keprotokolan....................................................................174
D. Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan
Menggunakan SIMARDI Offline................................................178
Uji Kompetensi........................................................................183

iv
Bab 11 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Administrasi Humas dan Keprotokolan ... 187
A. Memahami Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan....................................188
B. Fungsi dan Tujuan Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan............................189
C. Teknik Membuat Laporan Evaluasi Hasil Kegiatan..............................189
D. Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan.............................................194
Uji Kompetensi......................................................................... 206

Glosarium......................................................................................................211
Daftar Pustaka................................................................................................214
Biodata Penulis...............................................................................................218
Biodata Konsultan...........................................................................................219
Tim Kreatif......................................................................................................220

v
 Prakata

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan merupakan salah satu komponen
yang sangat penting keberadaannya untuk setiap lembaga resmi, baik itu swasta,
pemerintah, maupun lembaga masyarakat. Otomatisasi Tata Kelola Humas dan
Keprotokolan terdiri dua fokus utama yang akan dibahas yaitu yang pertama Otomatisasi
Tata Kelola Humas, sedangkan yang kedua Otomatisasi Tata Kelola Keprotokolan.
Pembahasan tentang otomatisasi tata kelola humas diberikan di kelas XI,
sedangkan otomatisasi tata kelola keprotokolan diberikan di kelas XII yang akan
dibahas dalam buku ini. Buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan kelas XII
disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau
Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK). Terutama untuk kelompok Bidang Keahlian Bisnis
Manajemen yakni Program Keahlian Manajemen Perkantoran khususnya untuk Kompetensi
Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Buku ini disesuaikan dengan Kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan
Spektrum Keahlian Pendidikan Menengah Kejuruan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah tahun 2016 Bidang Bisnis Manajemen. Sesuai dengan Surat Keputusan
Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menegah Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan No. 4678/D/ KEP/MK/2016.
Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik ke dalam
keterampilan cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah dan mengambil
keputusan, serta cara bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan
pembelajaran fokus pada proses pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan
nyata, mempelajari konsep-konsep yang diintregasikan untuk memberikan manfaat
dalam kehidupan sehari-hari.
Apabila ada kritik, saran, dan masukan penulis akan menerima dengan senang hati.
Tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada kontributor naskah, editor isi, dan
editor bahasa atas kerja samanya dalam penyelesaian buku ini. Mudah-mudahan dengan
buku ini dapat memberikan yang terbaik demi kemajuan pendidikan di Indonesia.

Malang, Januari 2020

Penulis

vi
BAB

Ruang
Lingkup
Keprotokola
n
Kompetensi Dasar
3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan.
4.11 Melakukan pengelompokan ruang lingkup keprotokolan.

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta didik mampu
1. menjelaskan sejarah keprotokolan;
2. menjelaskan pengertian protokol;
3. memahami ruang lingkup keprotokolan;
4. menjelaskan asas-asas protokol;
5. memahami unsur-unsur protokol;
6. memahami tujuan protokol;
7. mengelompokkan ruang lingkup keprotokolan; dan
8. mengelompokkan kegiatan-kegiatan protokol.

Ruang Lingkup Keprotokolan

1
Kedudukan keprotokolan sangat penting keberadaannya. Setiap lembaga resmi, baik
itu lembaga swasta, lembaga pemerintah, maupun lembaga masyarakat pada
tingkat pusat maupun daerah pasti akan menyelenggarakan acara atau pertemuan.
Dalam acara atau pertemuan tersebut tentu ada tata cara baku yang tidak boleh
ditinggalkan, yaitu keprotokolan.
Keprotokolan yang baik akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan
tertib dan khidmat. Tugas-tugas protokol tidaklah ringan karena menyangkut eksistensi
atau harga diri seorang pejabat, serta mampu menjaga kehormatan dan birokrasi
di pemerintahan.
Banyak hal yang harus dikuasai oleh protokol. Hal-hal seputar acara yang
akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau para pejabat, serta
bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Semua itu
harus benar- benar terencana sesuai dengan aturan yang telah di tetapkan sehingga
penyelenggaraan acara dapat berjalan lacar, tertib, dan khidmat, serta hal-hal yang tidak
diinginkan seperti kekacauan acara mengecewakan juga dapat dihindari.
Sebenarnya sejak kapan kegiatan keprotokolan itu ada? Apa yang dimaksud dengan
protokol? Apa saja ruang lingkupnya? Kapan kegiatan keprotokolan diperlukan?
Apa saja syarat-syarat menjadi protokoler? Apa saja tugas-tugas protokoler? Mari
mulai pembahasan materi tentang ruang lingkup keprotokolan.

A. Sejarah Protokol

Sejarah protokol berawal dari tata krama kerajaan pada zaman dahulu. Peranan
protokol kerajaan adalah untuk mengatur hierarki menjadi sebuah kebiasaan
dan akhirnya berkembang menjadi hukum kebiasaan yang harus dipatuhi karena
hierarki tersebut menyangkut harga diri kerjaaan.
Protokol juga berfungsi untuk menjaga hubungan antarkerajaan, dalam hal
ini kebiasaan antara satu kerajaan dengan kerajaan lain berbeda sehingga apabila
suatu kerajaan hendak berkunjung ke kerajaan lain harus mengikuti aturan dan tata
krama pada kerajaan yang dikunjunginya. Hal tersebut dirundingkan hingga
membuat kedua pihak merasa nyaman.
Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada
tahun 1815 hal mengenai keprotokolan diundangkan melalui Vienna Convention
dan terus berkembang hingga melahirkan Vienna Convention of Diplomatic Relation
yang berisi tentang pengaturan apabila akan berkunjung ke suatu negara.
Walaupun mempunyai kekebalan diplomatik, namun tidak dapat dengan
bebas bertindak di dalam negara lain karena sudah ada aturannya. Selain itu juga
dituntut untuk menghargai hukum setempat, dengan demikian orang yang
mengatur semua itu adalah protokol.
Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani “protos” yang
artinya “yang pertama”, dan “kolla” yang artinya “lem atau perekat”, kemudian diartikan
sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata protokol
dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

2
 Istilah protokol dalam bahasa Inggris adalah “protocol”, bahasa Perancis
“protocole” dan bahasa Latin“protocoll(um)”. Awalnya istilah protokol berarti halaman
pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan
perkembangan zaman, pengertian tersebut berkembang semakin luas tidak hanya
sekadar halaman pertama dari suatu naskah melainkan keseluruhan naskah yang
isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam
lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol
merupakan kebiasaan-kebiasaan dan peraturan- peraturan yang berkaitan dengan
formalitas, tata urutan, dan etiket diplomatik. Aturan- aturan protokoler ini menjadi
acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

B. Memahami Protokol

1. Protokol Menurut Wikipedia

Protokol menurut Wikipedia Ensiklopedia Bebas (2018) adalah etiket berdiplomasi
dan urusan negara. Sebuah protokol menjadi sebuah aturan yang
membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama
dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol
usaha sering kali garis pembimbing yang tidak tertulis. Protokol membahas
kebiasaan yang layak dan diterima umum dalam masalah negara dan
diplomasi seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat
utama dalam urutan kronologikal di pengadilan, dan lain-lain.
Dalam hukum internasional dan hubungan internasional, sebuah
protokol menjadi sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang
menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.

Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes Baru RI untuk Negara Sahabat
Sumber: KSP, 2019
2. Protokol Menurut KBBI
Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai berikut.
a. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan
sebagainya).
b. Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan
penyambutan tamu-tamu negara dan sebagainya.
c. Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku
dalam hubungan diplomatik.
d. Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.

Ruang Lingkup Keprotokolan

3
3. An English Indonesia Dictionary
Protokol meliputi
a. lampiran pada perjanjian negara; dan
b. laporan penelitian tentang rapat politik.
4. Pedoman Keprotokolan Negara dan Petunjuk Pelaksanaan Protokol
Protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara
agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan
dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
5. Protokol Menurut Undang-Undang Republik Indonesia
Di Indonesia diterbitkan Undang-Undang Khusus tentang praktik
keprotokolan. Pengertian protokol terdapat dalam Undang-Undang Nomor 9
Tahun 2010 Pasal 1 Ayat 1 yang berbunyi “Keprotokolan adalah serangkaian
kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.”
Dalam perkembangan selanjutnya, kata protokol seolah-olah merujuk kepada
seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada
suatu lembaga tertentu sehingga pada saat lain kata tersebut dapat diartikan sebagai
tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi,
lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional, maupun internasional.
Dengan demikian dapat disimpulkan definisi atau pengertian dari
protokoler yang dipaparkan sebagai berikut.
a. Julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak protokoler
serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya.
b. Julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan
keprotokolan, meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan
tata penghormatan.

C. Ruang Lingkup Keprotokolan

Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa

ruang lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan. Namun dalam undang-undang tersebut memang dikhususkan pada
acara-acara yang bersifat kenegaraan (state/government protocol).
Pengaturan tersebut diberlakukan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu.
1. Tata Tempat
Tata tempat berlangsungnya suatu acara disesuaikan dengan jenis acara, misalnya
acara resmi, acara semi hiburan, dan sebagainya. Tata penempatan benda berharga
dilakukan berdasarkan fungsi dan nilai historis benda tersebut, misalnya
bendera merah putih, lambang-lambang negara, pataka, dan sebagainya.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

4
 Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti
“didahulukan” dan secara etimologis tata tempat dapat diartikan sebagai penataan
atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan. Pada hakikatnya, tata
tempat mengandung unsur berikut:
a. siapa yang berhak yang lebih didahulukan;
b. siapa yang memperoleh hak menerima prioritas dalam urutan; dan
c. orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan
adalah seseorang yang memiliki jabatan, pangkat dan status, serta
kedudukannya di dalam negara, pemerintah, masyarakat, atau institusi
tertentu.
Pada acara kenegaraan atau acara resmi, tata tempat di bagi menjadi sebagai
berikut.
a. Tata tempat dalam acara kenegaraan acara resmi di Ibukota Negara Republik
Indonesia.
b. Tata tempat dalam acara resmi di provinsi.
c. Tata tempat dalam acara resmi di kabupaten/kota.

Gambar 1.2 Presiden Lantik Gubernur dan Wagub Jatim serta Gubernur Jambi
Sumber: KSP, 2019
2. Tata Upacara
Mengacu pada Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan menjelaskan bahwa tata upacara adalah aturan untuk
melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara
berupa tata urutan kegiatan, dalam hal ini bagaimana suatu acara harus disusun
sesuai dengan jenis aktivitasnya terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang
digunakan, dan materi aktivitas.
Secara umum, tata upacara terbagi menjadi dua meliputi tata upacara
bendera dan tata upacara bukan bendera. Berikut penjelasannya.
a. Tata upacara bendera
Tata upacara bendera adalah aturan untuk melaksanakan upacara yang
di dalamnya terdapat pengibaran bendera dengan diiringi lagu
kebangsaan Indonesia Raya. Upacara bendera dilaksanakan dalam rangka
acara sebagai berikut.
1) Peringatan hari ulang tahun proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia.
2) Peringatan hari besar nasional.
3) Hari ulang tahun lahirnya lembaga negara.
4) Peringatan hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah.
Ruang Lingkup Keprotokolan
5
 5) Hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

6
 b. Tata upacara bukan bendera
Tata upacara bukan bendera adalah aturan mengenai upacara dalam acara-
acara yang tidak terdapat pengibaran bendera. Walaupun harus terdapat
bendera, bendera tersebut sudah dalam keadaan berkibar pada tiang. Berikut
acara yang termasuk upacara bukan bendera.
1) Pelantikan pejabat negara/pemerintah/lembaga instansi.
2) Upacara serah terima jabatan.
3) Penandatanganan nota kesepahaman (Memorandum of Understanding/
MoU).
4) Penyambutan tamu asing atau pejabat negara.
5) Upacara pembukaan dan penutupan pertemuan ilmiah, pelahitan,
dan konferensi.
3. Tata Penghormatan
Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat
bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau
organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan
atau acara resmi. Penghormatan yang dimaksud sebagai berikut.
a. Penghormatan kepada bendera negara.
b. Penghormatan kepada lagu kebangsaan.
c. Bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang- undangan.

D. Unsur-Unsur Protokol

Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan meliputi tata cara,
tata krama, dan petugas.

Gambar 1.3 Presiden Jokowi Minta TNI Polri Respon Revolusi Industri
1. Tata Cara Sumber: KSP, 2019

Tata cara adalah hal untuk menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu
acara tertentu. Perbuatan atau tindakan menurut aturan atau adat kebiasaan
tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan seksama oleh
peserta upacara.
2. Tata Krama
Tata krama adalah etiket tertentu yang harus diikuti, pada prinsipnya mencerminkan
tata sopan santun dalam pergaulan. Oleh karena itu, pada setiap acara digunakan
kata-kata yang baik, benar, dan tepat menurut tinggi rendahnya jabatan seseorang
atau kedudukan seseorang.
Ruang Lingkup Keprotokolan
7
 3. Petugas
Petugas protokol menjadi petugas pelaksana yang terlibat dalam penyelenggaraan
acara kenegaraan atau acara resmi. Petugas protokol mempunyai peran yang sangat
penting agar acara dapat berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur dengan
memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional
maupun internasional.

E. Asas-Asas Protokol

Pada Pasal 2 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 menyebutkan bahwa keprotokolan

diatur berdasarkan asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian hukum, keseimbangan,
keserasian dan keselarasan, serta timbal balik.
1. Kebangsaan
Keprotokolan sebaiknya memperhatikan asas kebangsaan Indonesia, yaitu
Bineka Tunggal Ika. Hal tersebut berarti bahwa keragaman penduduk, agama,
suku dan golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
2. Ketertiban dan Kepastian Hukum
Keprotokolan harus dijalankan dengan cara yang baik dan tepat sehingga
mampu menciptakan suasana yang tertib. Hal tersebut dilengkapi dengan sistem
hukum dalam suatu perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan
dijalankan dengan baik sehingga menjadi pedoman dalam keprotokolan dan
mendapatkan kepastian hukum.
3. Keseimbangan, Keserasian, dan Keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan
keselarasan antara kepentingan individu, serta masyarakat dan kepentingan
bangsa dan negara.
4. Timbal Balik (Reciprocity)
Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan
antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik di dalam maupun
luar negeri.

F. Tujuan Protokol

Pengaturan keprotokolan menurut Pasal 3 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun

2010 memiliki tujuan berikut.
1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, tokoh
masyarakat tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara,
pemerintahan, dan masyarakat.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi,
lancar, dan teratur sesuai dengan kententuan dan kebiasaan yang berlaku,
baik secara nasional maupun internasional.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

8
 G. Kegiatan-Kegiatan Protokol

Kegiatan-kegiatan protokol dalam pelaksanaannya terdiri atas kegiatan berikut.

1. Penerimaan tamu atau audiensi.
2. Perjalanan atau peninjauan.
3. Pengaturan rapat atau pertemuan.
4. Penyelenggaraan resepsi, upacara hari besar nasional, dan keagamaan.
5. Apel bendera.
6. Pelantikan, serah terima jabatan, dan pelepasan.
7. Peresmian proyek.
8. Pelayanan bagi para diplomat, meliputi
a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik;
b. fasilitas pelabuhan;
c. pemberian hak-hak tertentu; dan
d. penyusunan daftar diplomatik dan konsulat.
9. Pembuatan pernyataan selamat dan belasungkawa.

Tugas Kelompok

Konsep Ruang Lingkup Keprotokolan

Nama Kelompok
Anggota 1. 2.

3. 4.

Alat dan Bahan 1. Laptop 2. Internet

3. Printer 4. Alat tulis
3. Ms. Office 5. LCD
Langkah-Langkah 1. Carilah informasi tentang hal berikut.
Kegiatan Kegiatan keprotokolan di Indonesia
Kegiatan protokol internasional
2. Susunlah informasi tersebut menjadi satu makalah
dengan menggunakan aplikasi pengolah kata.
3. Buatlah slide pada aplikasi presentasi.
4. Presentasikan di depan kelas.

Ruang Lingkup Keprotokolan

9
 Rangkuman
Keprotokolan akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan
khidmat. Hal-hal seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para
pimpinan atau para pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat
dalam aktivitas kedinasan. Dalam perkembangan selanjutnya, protokol seolah-olah
menunjuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-
acara kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu sehingga kata
tersebut dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu
acara.
Pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa ruang
lingkup keprotokolan terdiri atas tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan. Dalam undang-undang tersebut keprotokolan dikhususkan
pada acara-acara kenegaraan (state/government protocol).

Uji Kompetensi
A. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani artinya “yang pertama”
dan “lem atau perekat” yaitu ….
a. kolla dan sparta d. kealla dan protos
b. protos dan kealla e. sparta
c. protos dan kolla
2. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….
a. protos d. protocoll (um)
b. protocole e. protocole (um)
c. protocol
3. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah
aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Hal ini
pengertian protokol menurut ….
a. Wikipedia
b. KBBI
c. An English Indonesia Dictionary
d. Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010
e. Pedoman Keprotokolan Negara
4. Menurut Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi meliputi ….
a. tata krama, tata tempat, dan tata upacara
b. tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
c. tata upacara, tata busana, dan tata tempat
d. tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat duduk
e. tata penghormatan dan tata acara

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

10
5. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang mempunyai
arti ….
a. mendahului
b. didahulukan
c. pendahuluan
d. daftar hadir
e. pembukaan
6. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan
merupakan keprotokolan dalam pengaturan ….
a. tata krama
b. tama upacara
c. tata tempat
d. tata kedudukan
e. tata cara
7. Aturan untuk melaksanakan tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa
pengantar yang digunakan, dan materi aktivitas. Hal ini merupakan protokol
dalam pengaturan
….
a. tata upacara
b. tata krama
c. tata penghormatan
d. tata kedudukan
e. tata tempat
8. Upacara serah terima jabatan, MoU, dan penyambutan tamu asing atau pejabat
negara merupakan contoh dari kegiatan protokol ….
a. tata upacara
b. tata penghormatan bukan bendera
c. tata upacara bendera
d. tata penghormatan bendera
e. tata upacara bukan bendera
9. Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara,
pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi
internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau
acara resmi merupakan protokol dalam pengaturan ….
a. tata pengorbanan d. tata penghormatan
b. tata tempat e. tata upacara
c. tata urutan penghormatan
10. Tindakan tentang hal-hal yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu menurut
aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati
dengan seksama oleh peserta upacara merupakan unsur protokol ….
a. tata upacara
b. tata krama
c. tata cara
d. tata laksana
e. tata penghormatan

Ruang Lingkup Keprotokolan

11
 11. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan
santun dalam pergaulan merupakan unsur protokol …..
a. tata krama
b. tata upacara
c. tata penghormatan
d. tata cara
e. tata pergaulan
12. Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan adalah ….
a. tata cara, tata krama, dan petugas
b. petugas, tata cara, dan tata pergaulan
c. tata penghormatan, tata krama, dan petugas
d. petugas upacara, petugas protokol, dan tata tempat
e. tata upacara, tata krama, dan tata penghormatan
13. Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan
antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik itu baik dalam
negeri maupun luar negeri. Hal ini merupakan asas keprotokolan ….
a. kebangsaan
b. reciprocity
c. keseimbangan
d. keserasian
e. keselarasan
14. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat
tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara,
pemerintahan, dan masyarakat. Hal ini merupakan … protokol.
a. asas
b. tujuan
c. tata laksana
d. etika
e. penghormatan
15. Pelayanan bagi para diplomat terdiri dari, kecuali ….
a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik
b. fasilitas pelabuhan
c. pemberian hak-hak tertentu
d. penyusunan daftar diplomatik dan konsulat
e. pembebasan undang-undang

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

12
B. Soal Esai
Jawablah dengan tepat dan benar.
1. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya),
peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan
penyambutan tamu-tamu negara dan sebagainya, merupakan pengertian
protokol menurut …
2. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada tahun
1815, hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui ….
3. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….
4. Ruang lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan
tata penghormatan, hal ini termasuk dalam Undang-Undang ….
5. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan disebut ….
6. Tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan
jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan dan
materi aktivitas disebut ….
7. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun
dalam pergaulan disebut ….
8. Keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan
golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Hal ini sesuai dengan asas keprotokolan ….
9. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa merupakan
… protokol.
10. Pengaturan rapat dan pertemuan merupakan salah satu contoh dari … protokol.

C. Soal Esai Uraian

Jawablah dengan ringkas dan benar.
1. Kedudukan protokol sangat penting dalam penyelenggaraan acara resmi
dan kenegaraan. Jabarkan tujuan protokol menurut Undang-Undang RI Nomor 9
Tahun 2010!
2. Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 berikan penjelasan
tentang ruang lingkup keprotokolan!
3. Tata penghormatan dilaksakan untuk pemberian hormat bagi pejabat
negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi
internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara
resmi. Jelaskan penghormatan seperti apa yang dimaksud dalam tata
penghormatan!
4. Dalam melakukan kegiatan keprotokolan terdapat beberapa unsur-unsur protokol
yang harus ada. Sebut dan jelaskan masing-masing unsur-unsur
keprotokolan tersebut!
5. Kegiatan keprotokolan dilaksanakan dalam acara resmi dan acara kenegaraan.
Sebut dan jelaskan lima macam kegiatan-kegiatan protokol!

Ruang Lingkup Keprotokolan

13