A.

Gambaran ketatausahaan dan sistem informasi

1. Ketatausahaan
Secara etimologis tata usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, manusia, harta ke arah suatu tujuan yang terhimpun
dalam organisasi. Ditinjau dari asal kata, Tata usaha terdiri dari dua kata yakni:
"Tata" dan "Usaha". Tata diartikan sebagai suatu peraturan yang harus ditaati
dan usaha ialah suatu usaha yang menggunakan tenaga, pikiran untuk
mencapai suatu maksud Digabungkan dapat diartikan suatu aturan atau
peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Tata usaha
juga dimaknakan sebagai tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk
melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang.
The Liang Gie (1998:16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai:
"Rangkaian aktivitas menghimpun, mencacat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan keterangan yang diperlukan dalam
organisasi. Adapun yang menjadi peranan pokok dari ketatausahaan yaitu
meliputi pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat juga dalam hal
membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
implikasi peranan kegiatan ketatausahaan ".

2. Sistem informasi
Kata sistem berasal dari bahasa yunani terdiri dari kata "sym" dan "histanai"
yang dapat diartikan sebagai menempatkan secara bersama. WJS.
Purwadarminta "Sistem adalah kelompok bagian yang bekerjasama untuk
melakukan suatu maksud". Sukarna dalam buku Advanced learners dictionary
(1977:13) menjelaskan pengertian sistem adalah "system is a group of fact
ideas, beliefs etc arranged in an orderly war, as a system of philosophy" bahwa
"Sistem adalah kumpulan fakta-fakta, pendapat pendapat, kepercayaan-
kepercayaan dan lain-lain yang disusun dalam suatu cara yang teratur; seperti
filsafat". Dalam makna lain dijelaskan bahwa sistem adalah jaringan kerja dari
sebuah prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk
melakukan kegiatan atau menyelesaikan. suatu sasaran tertentu. Adapun yang
menjadi unsur-unsur dari sistem mencakup adanya sekumpulan objek, adanya
interaksi atau hubungan antara unsur-unsur, adanya sesuatu yang mengikat
unsur-unsur, berada dalam suatu lingkungan yang komplek, terdapat tujuan
bersama sebagai hasil akhir.

Secara etimologi, Informasi berasal dari bahasa Perancis kuno yakni

“informacion” yang diambil dari bahasa. Latin “informationem” yang berarti
“garis besar, konsep, ide”. Informasi juga dapat dimaknakan sebagai data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Menurut Agus Mulyanto (2009:12): “Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan. Lebih berarti bagi yang
menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang
 menggambarkan suatu kejadian yang nyata”. Jogiyanto (2009:8)
mengemukakan definisi informasi: “Data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Agus mulyanto (2009:29) menjelaskan bahwa sistem informasi mengutip

pendapat James Alter, Sistem informasi adalah: Kombinasi antar prosedur
kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”. Sementara pendapat Joseph
wilkinsons yang dikutip oleh Agus Mulyanto (2009:29) menjelaskan bahwa
sistem informasi adalah: “ Kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber
daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran- sasaran perusahaan”.

Dalam penerapannya sistem informasi membutuhkan beberapa komponen

penting. Agus Mulyanto (2009:31) menjelaskan: “Sistem informasi terdiri dari
lima komponen sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem
informasi”. Kelima komponen tersebut adalah: Manusia, hardware, software,
data dan jaringan. Sumber Daya Manusia mengambil peranan yang penting
bagi sistem informasi. Manusia diperlukan untuk mengoperasikan sistem
informasi.
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, informasi, dan teknologi komunikasi
menjadikan kamajuan ilmu pengetahuan diberbagai bidang seperti perusahaan ataupun
organisasi, tanpa kecuali pada bidang pendidikan. Keberadaan dan peran teknologi informasi
telah membawa era baru dalam perkembangan pendidikan tetapi belum diimbangi dengan
peningkatan sumber daya manusia. Sarwono menyatakan bahwa maju dan berkembangnya
peradaban dunia juga mempengaruhi alat pendukungnya, diantaranya adalah teknologi
komunikasi yang penggunaanya sebagai alat bantu untuk memproses dan mentransfer
Perangkat data informasi yang dibutuhkan, teknologi komunikasi pula sebagai sebab
masuknya norma dan nilai baru dari luar yang pada gilirannya norma dan nilai baru ini masuk
ke dalam lingkungan kehidupan keluarga dan masyarakat.
Era baru dalam dunia pendidikan, yaitu diperlukannya reformasi pendidikan yang berkaitan
erat dengan sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan dunia pendidikan.
Konsep ini memiliki nuansa bagaimana dunia pendidikan berusaha menggunakan perangkat
komputer, yang dapat di aplikasikan sebagai sarana komunikasi untuk meningkatkan kinerja
dunia pendidikan secara signifikan.
Menurut Sabandi dan Vindi (sabandi ahmad; vindi gustiandra,2019) “Sistem Informasi
Manajemen adalah sebuah metode yang digunakan oleh pemakai informasi untuk mengelola
data, baik itu data siswa maupun data guru yang akan menjadi sebuah informasi yang
kemudian hasil dari informasi tersebut dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam sebuah
proses pengambilan keputusan.
Pengelolaan atau manajemen yang baik dalam suatu lembaga pendidikan menjadi hal yang
mutlak bagi keberlangsungan hidup lembaga tersebut. Salah satu hal penting yang dapat
mempertahankan bahkan mengembangkan sebuah lembaga pendidikan adalah pengelolaan
sistem informasi secara tepat. Beberapa pengaruh atau integrasi tersebut adalah media
pembelajaran berbasis elektronik (e-Learning) seperti CD interaktif pembelajaran dan
simulasi berbasis perangkat lunak. Perkembangan dan peranan teknologi informasi dalam
sistem pendidikan telah masuk ke era baru tetapi belum diimbangi dengan peningkatan
Sumber Daya Manusia untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pendidikan.
Peningkatan kinerja pendidikan di masa mendatang diperlukan sistem informasi dan
teknologi informasi yang tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung, tetapi lebih
sebagai senjata utama untuk mendukung keberhasilan dunia pendidikan sehingga mampu
bersaing di pasar global. Kemajuan teknologi informasi ini juga memberikan manfaat yang
besar dalam dunia pendidikan. Dengan teknologi informasi memungkinkan data-data
akademik yang dibutuhkan lebih cepat untuk diakses kapanpun dan dimanapun kita berada.
Proses manajemen merupakan langkah sistematis yang dilakukan dalam menata, mengelola,
mengatur dan mengembangkan organisasi melalui aktifitas merencanakan (planning),
mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading), mengkoordinasikan (coordinating),
memantau, mengendalikan dan mengevaluasi (controlling and evaluating), dan melaporkan
kinerja (reporting).
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengelolaan dari mulai 1).
Pengumpulan data, 2). Pengolahan data, 3). Penyimpanan data, 4). Pengambilan data dan 5).
Penyebaran informasi dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud
memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk
dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.