2

Pengantar Sistem Informasi

Definisi Data, Informasi, Manajemen dan Sistem.

1. Data
Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan
informasi. Data dapat didefinisikan juga sebagai fakta tercatat tentang suatu objek. Data
bisa berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan atau pengukuran.
Data dalam dunia komputer dikenal dengan istilah data multimedia. Data multimedia pada
dasarnya dikelompokan menjadi : Data teks, data numeris (data bilangan), Data
gambar/image,Data Vidio, Data Audio.
2. Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data sehingga memilki arti atau manfaat yang
berguna, akan tetapi tidak semua hasil bisa menjadi informasi. Informasi bisa didefinisikan
juga sebagai suatu pengetahun yang berguna untuk pengambilan keputusan. Menurut
Mc.Leod mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri:
- Akurat : informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
- Tepat waktu : informasi haru tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan.
- Relevan : informasi yang diberikan harus seuai dengan yang dibutuhkan.
- Lengkap : informasi harus diberikan secara lengkap.
3. Manajemen
Sebagai proses, manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang
sama. Sebagai subyek dari manajemen adalah orang-orang yang melaksanakan kegiatan
tersebut.
4. Sistem
Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu
sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabiila satu unit macet/terganggu, maka unit yang
lainnyapun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Menurut
Robert G.Murdick sitem adalah satu kumpulan dari beberapa bagian/unsur yang bergabung
untuk suatu tujuan bersama. Organisasi adalah sistem, dan bagian-bagiannya (divisi,
departemen, fungsi dan unit-unit, dll) adalah subsistem.
Menurut Robert G.Murdick secara ringkas ada 3 macam sistem, yaitu:
- Sistem sosial disebut organisasi
- Sistem manajemen digunakan dalam praktiknya untuk meningkatkan organisasi dan
subsistemnya
- Sistem informasi manajemen, yang memberikan informasi untuk pembuatan
keputusan, berkenaan dengan integrasi organisasi melalui proses manajemen.

Menurut Andri Kristanto, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berkaitan
berkumpul bersama untuk dapat melakukan aktivitas atau menyelesaikan suatu target tertentu.
Secara garis besar jenis sistem dapat dibedakan menjadi 2 kategori, yaitu:
1. Berdasarkan keterbukaan

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

 A. Sistem terbuka, yaitu suatu sistem yang dapat dipengaruhi oleh pihak luar karena
adanya akses terbuka. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan ke
lingkungannya dengan melalui aliran sumber daya- sumber daya yang ada. Sistem
terbuka cenderung memilki bentuk dan susunan supaya mereka dapat beradaptasi
untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya guna kelanjutan hidup mereka.
Contohnya : sistem hidup (manusia, tumbuhan, hewan, dll), organisasi
B. Sistem Tertutup, yaitu suatu sistem yang tidak dipengaruhi oleh pihak luar karena
aksesnya tertutup. Secara fisik digambarkan sebagai sebuah sistem yang dapat berdiri
sendiri,sistem ini tidak mengganti bahan, informasi atau energi dengan lingkungannya
atau lingkungan luar. Dalam organisasi sistem tertutup tidak akan berinteraksi dengan
pelanggan atau manajer ataupun orang lain dan tidak menarik minat para pengembang
dan pengguna sisitem informasi.
Contoh : Suku Baduy di provinsi Banten, mereka masih menggunakan alat tradisional
dalam mencari makanan, orang luar yang berkunjung ke daerahnya akan selalui
diwaspadai.
2. Berdasarkan Komponen
C. Sistem Fisik, yaitu suatu sistem yang memilki komponen energi dan materi.
D. Sistem non-fisik, yaitu suatu sistem yang bentuknya abstrak, misalnya berupa ide,
konsep dan hal lainnya.

Sistem Fisik pada perusahaan terdiri dari sumber daya yang terlihat nyata, seperti material, manusia,
mesin dan uang. Sistem non-fisik (konseptual) terdiri dari sumberdaya informasi yang digunakan
untuk menggambarkan sistem fisik.
Misalkan Data barang yang disimpan dalam suatu file penyimpanan berbasis komputer yang
merupakan sistem konseptual (non-fisik) yang merupakan representasi dari sistem fisik.
Sistem berbasis komputer yang pertama dinamakan sistem pengolahan data elektronik (electronic
data proccessing-EDP), kemudian digunakan istilah sistem informasi akuntansi (accounting
information system-AIS), kini digunakan istilah yang lebih umum yaitu sistem pengolahan transaksi
(transaction proccessing system). Sistem-sistem ini memiliki kesamaan yaitu semuanya mengolah
data-data yang merefleksikan aktivitas perusahaan.

Konsep Sistem Informasi Manajemen

Konsep SIM sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, Yaitu segala macam informasi
didalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti dan andal, namun tanpa komputer konsep
tersebut hanya menjadi teori. Sekarang dengan adanya komputer konsep SIM tersebut telah
menjadi kenyataan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum dapat dikatakan sebagai sebuah sistem manusia
dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi
manajemen dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi tersebut, sebagai dasar
pengambilan keputusan. Dalam operasinya SIM menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software), prosedur, model manajemen dan keputusan serta sebuah terminal data.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam
suatu organisasi bertanggungjawab untuk pengumpulan dan pengolahan data sewaktu
menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian kegiatan-kegiatan organisasi.

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen
 Menurut James A.F Stoner pengertian sistem informasi manajemen adalah metode formal
yang menyediakan pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya
dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan serta
fungsi operasi sebuah organisasi yang lebih efektif
 Menurut Gordon B.Davis Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah kesatuan, sistem
mesin pengguna yang terintegrasi dalam memberikan informasi untuk mendukung operasi,
manajemen dan fungsi pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem yang dimaksud
adalah sistem yang menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur
manual, model yang digunakan untuk menganalisis, merencanakan, mengendalikandan
membuat keputusan serta sebuah basis data.

Sistem Informasi Manajemen digambarkan melalui sebuah susunan piramida, yang lapisan
bawahnya terdiri atas informasi mengenai pengolahan transaksi, keadaan query (kemampuan untuk
menampilkan data dari database untuk diolah lebih lanjut) dan lain-lain, tingkat berikutnya terdiri
atas sumber daya-sumber daya informasi pendukung dan pengendali operasi harian, tingkat yang
ketiga terdiri atas sumber daya-sumber daya informasi untuk membantu untuk perencanaan taktis
dan pembuatan keputusan untuk pengendalian manajemen; tingkat atas terdiri dari sumber daya-
sumber daya informasi untuk mendukung rencana strategis dan pembuatan kebijaksanaan oleh
tingkatan manajemen tertinggi.

Keterangan gambar
1. Lapisan dasar piramida merupakan operasional organisasi berupa informasi yang
diterima untuk mengolah dalam suatu transaksi, berbagai penjelasan mengenai status,
berbagai keterangan mengenai proses transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan.
Tentu informasi dasar tersebut menjadi acuan untuk manajemen dalam menindak
lanjuti suatu kejadian.

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

 2. Manajemen tingkat bawah yaitu pengendalian terhadap operasional. Sumber-sumber
informasi tersebut dapat diterima dan kemudian dilakukannya pengendalian terhadap
operasional tersebut.
3. Manajemen tingkat menengah maksudnya adalah sumber daya informasi untuk
membantu dalm proses perencanaan dalam pengambilan keputusan oleh manajer
dalam suatu pengendalian.
4. Lapisan puncak adalah manajemen tingkat atas yaitu sumber daya sistem informasi
untuk mendukung suatu perencanaan dan perumusan kebijakan yang akan ditetapkan

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Pengembangan sistem informasi manajemen tidak akan sulit dilakukan, namun perusahaan yang
pertama kali mencoba memperkenalkan sisitem informasi manajemen mengalami kesulitan.
Hambatan besarnya ternyata adalah para manajer dan juga para ahli informasi. Para manajer kurang
memahami apa-apa tentang bagaimana cara komputer bekerja. Mereka memahami pekerjaannya
dan mengembangkan pendekatan-pendekatan memecahkan masalah, tetapi mereka tidak dibekali
pengetahuan formal mengenai peranan informasi untuk menunjang aktivitasnya, akibatnya para
manajer mengalami kesulitan untuk menentukan secara pasti apa yang mereka butuhkan dari sistem
informasi manajemen.
Setelah manajer mempelajari komputer lebih lama, mereka memahami logika dibalik proses-proses
tersebut dan lebih mampu menggambarkan informasi apa saja yang mereka perlukan. Dilain pihak
ahli informasi mempelajari dasar-dasar manajemen dan memahami bagaimana caranya bekerjasama
dengan manajer untuk merancang sistem informasi. Sistem informasi manajemen didesain ulang
hingga lebih sesuai dengan kebutuhan manajer dan akhirnya menjadi sistem yang mantap dengan
area aplikasi komputer yang luas.
Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota-anggota organisasi formal, seperti perusahaan dan
sub.unitnya. Ada versi khusus SIM yang dibuat untuk unit-unit tertentu dalam perusahaan, seperti
sistem informasi pemasaran untuk unit pemasaran dan sistem informasi eksekutif untuk anggota
eksekutif perusahaan. Informasi menyampaikan apa sajayang telah, sedang dan akan terjadi di
perusahaan serta sistem utamanya. Informasi dihasilkan dari data yang ada dalam database
menggunakan dua jenis perangkat lunak, yaitu:
1. Perangkat lunak penulis laporan (report-writing software)menghasilkan laporan periodik
dan laporan khusus. Laporan periodik diolah dalam bahasa pemprograman dan
dipersiapkan menurut jadwal yang telah ditetapkan. Laporan khusus (ad-hoc) disiapkan
untuk merespons permintaan informasi dalam keadaan yang tidak diantisipasi
sebelumnya.Sistem manajemen database kini memiliki fitur yang mampu merespons
permintaan data atau informasi yang spesifik dengan cepat.
2. Model matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil simulasi operasional perusahaan.

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

Database terdiri dari data yang diberikan oleh sistem pengolahan transaksi ditambah data dan
informasi dari lingkungan. Beberapa orang manajer dan profesional mampu menyesuaikan diri
dengan lingkungan perusahaan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berhubungan
dengan organisasi lain, seperti pemasok. Untuk membentuk sistem informasi antar organisasi.
Dalam hal ini SIM memberikan informasi pada anggota lain dari informasi antar organisasi
sebagaimana halnya kepada pengguna dalam perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen dimata User dan Pihak-Pihak Manajemen

Perbedaan tingkat pemakai Sistem Informasi Manajemen (SIM) dipakai sesuai dengan level dalam
manajemen:
1. Petugas administrasi (User)
 Mengerjakan transaksi, pengolahan data input
 Menjawab pertanyaan
 Menghasilkan input-output kontrol data
2. Manajemen Tingkat Bawah (low management)
 Mendapatkan data operasi, membantu perencanaan dan penjadwalan
 Mengetahui sistem yang tidak terkendali dan pengambilan keputusan
 Data digunakan untuk kontrol operasi dan laporan yang detail
3. Staff Ahli (Middle Management)
 Informasi untuk analisis,membantu dalam analisis perencanaan dan pelaporan
 Digunakan untukmemanipulasi model keputusan
4. Manajer (Top Management)
 Laporan tetap, pencarian pendapatan khusus, analisis khusus, laporan khusus
 Membantu utnuk mengidentifikasikan persoalan dalam analisis pengambilan
keputusan.

Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM)

 Sekumpulan subsistem yang saling berhubungan
 Membentuk satu kesatuan
 Saling berinteraksi dan bekerjasama melakukan fungsi pengolahan data
 Menerima masukan (input)
 Mengolah masukan (proccesing)
 Menghasilkan keluaran (output) berupa informasi
 Informasi dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan
 Mendukung kegiatan operasional manajerial dan strategis
 Memanfaatkan sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut
 Digunakan untuk mencapai tujuan.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen yaitu:

 Menyediakan informasi dalam rangka pengambilan keputusan
 Menyediakan informasi yang digunakan dalam suatu perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.
 Menyediakan informasi yang digunakan dalam suatu perhitungan harga pokok produk, jasa
dan tujuan lainnya sesuai dengan keinginan manajemen.

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

 Menurut Raymond McLeod Jr, tujuan utama sistem informasi manajemen ialah membantu
proses manajemen pada suatu organisasi

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

 Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
 Meningkatkan aksebilitas data secara akurat dan tepat waktu bagi para pemakai tanpa
mengharuskan adanya perantara sistem informasi
 Mengidentifikasi kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi
 Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Menurut James A O’Brien Fungsi dari Sistem Informasi Manajemen adalah :

 Suatu wilayah fungsional utama bisnis yang sama pentingnya dengan fungsi
akuntansi,keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya
manusia
 Suatu penyumbang penting untuk efisiensi operasional, produktifitas dan moril karyawan,
dan pelayanan serta kepuasan pelanggan.
 Sebuah sumber utama informasi dan dukungan yang diperlukan untuk meningkatkan
keefektifan pembuatan keputusan oleh para manajer
 Sebuah unsur penting dalam pengembangan produk dan pelayanan yang bersaing yang
memberikan keuntungan strategis di pasaran dunia
 Sebuah bagian utama pada sumber daya-sumber daya dan biaya perusahaan dalam
menjalankan usaha bisnis hingga merupakan sebuah tantangan untuk manajemen sumber
daya
 Sebuah kesempatan karier yang sangat penting, dinamis dan menantang untuk banyak
orang.

Aktifitas Dasar Sistem Informasi

 Input : mengumpulkan bahan mentah (raw data) yang berasal dari dalam maupul lingkungan
sekitar organisasi
 Processing : mengolah bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti
 Output : Mentransfer informasi yang diproses kepad pihak-pihak atau aktifitas yang akan
menggunakan
 Feedback : dasar evaluasi dan perbaikan input berikutnya.

Kontroversi Mengenai Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Penggunaan teknologi komputer dan konsep SIM telah memberikan dampak keberhasilan yang luar
biasa. Akan tetapi disamping itu juga SIM juga memberikan dampak yang tidak terlalu
menguntungkan. Dampat tersebut dihubungkan dengan kekurangan perangkat keras/lunak
penerapannya dipaksakan, kekurangan tenaga prosedur perkembangan SIM, atau kurng siapnya
tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi sistem baru tersebut. Hal-hal tersebut menyebabkan
beberapa gagasan yang saling bertentangan. Beberapa bidang kontroversi ini adalah :
 Sistem total dibandingkan dengan gabungan subsistem
 Sumber sistem informasi terpusat dibanding dengan pengolahan terpencar

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

  Sebuah terminal untuk meminta informasi komputer di setiap kantor eksekutif dibanding
dengan terminal-terminal yang dioperasikan oleh staf
 Kesiapan fungsi manajerial untuk menerima dan menggunakan teknologi sistem informasi
Pengenalan kontroversi ini menunjukan kenyataan bahwa SIM merupakan sebuah konsep yang
masih dalam tahap pertumbuhnan. Banyakusulan yang masih harus diubah dalam pelaksanaannya
pada dunia organisasi. Penerapan teknologi pada pengolahan informasi telah memberikan hasil
berbeda-beda tergantungpada kesiapan organisasi dan fungsi-fungsi yang dilibatkan untuk
memakainya.

Sistem Informasi Manajemen Dalam Dunia Binis

Era bisnis sekarang ini adalah era dimana arus informasi memegang peranan sangat vital. Sehebat
dan sebesar apapun seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal tersebut tidak berarti apa-apa
jika dia tidak memilki informasi yang akurat terkini, mudah diakses dan terkendali dalam menguasai
distribusinya. Oleh sebab itu salah satu aset perusahaan bisnis yang sangat berharga adalah sistem
informasi yang memiliki tingkat respon tinggi serta fokus kepada para penggunanyadari segala
aspek. Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan
produktivitas, mengurangi stok material produksi, menghilangkan kegiatan yang tidak memilki
manfaat nilai tambah, meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, mengkoordinasikan setiap
bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Seacra umum
manfaat- manfaat tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible benefit) dan
manfaat tak berwujud (intangible benefit)
1) Manfaat Berwujud (tangible benefit)
Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memeberikan
manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang
diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Indikator dari keberhasilan/manfaat
yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam
pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang baru. Sistem informasi yang baik dapat
digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu
mendukung prose analisis yang diperlukan oleh manajemen. Sehingga dengan dukungan
sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya,
mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan di perusahaan, keputusan-
keputusan yang dambil dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada.
Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan
jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional
seperti psokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang,
pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.
2) Manfaat tak Berwujud (intangible benefit)
Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis
sebuah perusahaan. Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan
atau tidak terlacak reistensinya, diantaranya:
 Peningkatan kepuasan konsumen
 Peningkatan kepuasan karyawan
 Peningkatan mutu dan jumlah informasi
 Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen
 Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)

  Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional
 Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal
 Peningkatan mutu perencanaan
 Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan

Setelah kita ketahui tentang apa itu sistem informasi manajemen dan kegiatannya, maka akan
timbul pertanyaan apa sih peran sistem informasi manajemen dalam kegiatan bisnis ?
Tentukan kita sudah bisa menafsirkan dari penjelasan di atas bahwasannya peran sistem informasi
manajemen dalam bisnis sangatlah penting yakni membantu segala kegiatan bisnis, meningkatkan
efisensi dan efektifitas dalam bekerja, juga membantu dalam pengambilan keputusan manajerial dan
menjaga kekompakan kerja dalam bisnis entah antar karyawan dengan manajer maupun karyawan
dengan karyawan, sehingga dapat memeperkuat posisi kompetitip perusahaan dalam pasar yang
setiap saat berubah.
Alasan yang mendasar mengapa sistem informasi manajemen sangat penting dalam bisnis yakni
karena merupakan dasar bagi jalannya bisnis saat ini, mengapa penulis menyebutkan dasar dari
bisnis?
Yakni karena jika tanpa sisitem informasi manajemen maka perusahaan tidak akan mampu bersaing
dalam ekonomi global. Pengubahan perusahaan menjadi perusahaan digital juga menjadi salah satu
alasan yang mendasar karena dengan diubahnya perusahaan tersebut menjadi perusahaan digital
maka kinerja suatu perusahaan akan menjadi lebih kompetitif dan efisien dalam menjalankan proses
bisnis ini serta dalam hubungan dengan pelanggan, pemasok dan karyawan.
Tujuan bisnis menggunakan sistem informasi manajemen yakni untuk mencapai tujuan utama suatu
organisasi (perusahaan)seperti: keunggulan bersaing dengan perusahaan lain, keunggulan
operasional, penciptaan produk baru, pelayanan yang memuaskan dan memudahkan serta
mempererat hubungan pemasok dengan pelanggan,meningkatkan proses pengambilan keputusan
dan menjaga eksistensi serta kelangsungan hidup suatu organisasi dari hari ke hari.

Diktat SIM Oleh : Angka Priatna (206)