TUGAS

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

BAB 6 STRATEGI IMPLEMENTASI ERP

Dosen Pengampu : Seni Asria, ST.,M.Kom

DISUSUN OLEH :

Nur Jamila (2020240011)

Hermina (2022040016)
Tiara Qurani (2020040027)
Nur Hidayatullah (2020040003)
Lebok Mareppang (2020040023)
Rio Ferdinan (2020040002)
Nurhaliza (2022040021)

ROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS HANDAYANI MAKASSAR

i
TAHUN 2023/2024

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

menganugerahkan banyak nikmat sehingga kami dapat menyusun Makalah ini dengan baik.

Makalah ini berisi tentang sejarah Teknologi wireles dan perkembangannya.

Makalah ini kami susun secara cepat dengan bantuan dan dukungan berbagai pihak

yakni Ibu Seni Asria, ST.,M.Kom selaku dosen mata kuliah Enterprice Resource Planning dan

teman -teman Jurusan Sistem Informasi Angkatan 2020 yang telah banyak membantu. Oleh

karena itu kami sampaikan terima kasih atas waktu, tenaga dan pikirannya yang telah

diberikan. Dalam penyusunan Makalah ini, kami menyadari bahwa hasil makalah ini masih

jauh dari kata sempurna. Sehingga kami selaku penyusun sangat mengharapkan kritik dan

saran yang membangun dari pembaca sekalian. Akhir kata Semoga Makalah ini dapat

memberikan manfaat untuk kami khususnya, dan masyarakat Indonesia umum.

Makassar, 12 Januari 2024

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................................................ii
DAFTAR ISI..........................................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................................1
A. Latar Belakang.............................................................................................................................1
B. Batasan Masalah..........................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................................................2
A. Strategi Implementasi ERP dengan Big Bang atau Bertahap......................................................2
B. Peran UAT (User Acceptance Testing) dalam Menentukan Tingkat Kesuksesan Impelemntasi6
C. Arsitektur dari inrastruktur ERP................................................................................................19
BAB III STUDI KASUS.......................................................................................................................21
A. Strategi Implementasi ERP........................................................................................................21
B. Tingkat Kesuksesan Implementasi............................................................................................26
C. Arsitektur dari infrastruktur ERP...............................................................................................27
BAB IV KESIMPULAN.......................................................................................................................30
A. Kesimpulan................................................................................................................................30
B. Saran..........................................................................................................................................30
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................31

iv
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) adalah proyek besar yang

membutuhkan strategi yang matang agar dapat berjalan dengan sukses. Strategi ini

adalah strategi dengan menerapkan seluruh modul dari ERP di semua project

perusahaan secara bersamaan. Seluruh sistem lama pada perusahaan akan diganti dan

pengguna di perusahaan Anda harus siap ketika pemakaian sistem baru sudah dimulai.

Karena implementasi akan dilakukan secara keseluruhan.

Dalam metode ini, rentang waktu pengujian sistem sampai siap dipakai hanya

dalam hitungan hari sehingga proses pengujian harus dilakukan dengan intensif

sampai mencapai proses cut off. Strategi ini cocok untuk skala perusahaan kecil

menengah dengan kompleksitas bisnis yang rendah

B. Batasan Masalah

Dari judul makalah ini memungkinkan adanya pembahasan masalah yang panjang

lebar. Oleh karene itu perlu adanya pembatasan masalah dimana penulis membatasi

hanya pada pemebahasan mengenai :

1. Strategi Implementasi ERP

2. Peran UAT (User Acceptance Testing) dalam Menentukan Tingkat Kesuksesan

Impelemntasi

3. Arsitektur dari inrastruktur ERP

4. Contoh Kasus penerapan ERP Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Pada Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) Furnitur Pucang Magelang

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Strategi Implementasi ERP dengan Big Bang atau Bertahap

Pendekatan bertahap (phased) dan keseluruhan (big bang) di dalam

implementasi proyek ERP sangat bertolak belakang. Kedua pendekatan ini menjadi

pilihan yang harus ditetapkan di awal setiap proyek ERP. Pendekatan secara big bang

dari implementasi ERP dilakukan dengan menerapkan semua modal dari erp dan di

semua lokasi dari produk dalam perusahaan disaat yang bersamaan. Semua sistem

lama dihentikan pada saat sistem ERP baru dimulai dimana kesiapan para pemakai

dan jaringan harus tersedia pada saat sistem dimulai. Pendekatan secara sistem lama

beroperasi. Perbedaan kedua pendekatan ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang

harus pertimbangkan sebelum proyek dimulai. Adapun keuntungan dari pendekatan

secara big bang meliputi :

1. No Need for Temporary Interfaces, secara umum pendekatan implementasi ini

menggantikan sistem lama secara langsung. Karena proses penggantian sistem

lama ini dilakukan bersamaan, maka tidak dibutuhkan interface yang bersifat

sementara.

2. Limited Need to Maintain and Revise Legacy Software, karena pendekatan ini

secara langsung mengganti sistem lama, maka hanya sedikit waktu yang

dibutuhkan untuk menjaga sistem lama, ataupun mengubah sistem lama.

Keuntungan lain yang diperoleh adalah sumber daya yang ada difokuskan untuk

menguji sistem baru.

3. Lower Risks, pendekatan implementasi ini lebih melibatkan semua tim proyek

untuk berpartisipasi secara langsung dan bersamaan. Tingkat resiko untuk

2
 kehilangan tenaga terlatih sebelum penyelesaian proyek ERP dilakukan lebih

rendah dengan pendekatan big bang ini. Partisipasi dari semua anggota tim harus

tetap terlibat sampai di akhir proyek.

4. Functionality Linkage, fungsi yang ada di dalam ERP dan yang dibutuhkan untuk

diimplementasi dapat dilengkapi dengan lebih cepat, sehingga para pemakai

sistem ERP membutuhkan waktu yang lebih sedikit di dalam memahami dan

melihat fungsi integrasi antar modul.

5. No Going Back, pendekatan ini tidak memberikan kemungkinan untuk kembali

ke sistem lama. Konsekuensi yang terjadi, perusahaan harus menggunakan sistem

ERP yang baru, walaupun kondisi dari hasil implementasi tidak memuaskan para

pemakai. Hal ini juga memberikan suatu dukungan dan komitmen untuk

menggunakan sistem ERP baru.

6. Shorter Implementation Time, salah satu alasan utama dari kegagalan proyek

ERP adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek terlalu lama.

Semakin implementasi ERP akan memberikan dampak :

a. Perubahan dari kebutuhan sistem akan berubah

b. Tim yang terlibat akan keluar masuk

c. Proyek-proyek baru yang ada akan terhambat oleh proyek lama yang belum

selesai.

Karena pendekatan big bang ini secara langsung menangani perancangan,

pengembangan, pengujian dan implementasi semua modul secara bersamaan maka

waktu yang dibutuhkan dari awal sampai selesai menjadi lebih singkat. Jika proyek

berjalan dengan baik dan tidak ada perubahan secara tiba-tiba, maka pendekatan ini

membutuhkan biaya yang lebih rendah dibandingkan pendekatan per fase.

3
 Selain dari sisi keuntungan dari pendekatan big bang, terdapat pula sisi

kelemahan dari pendekatan ini. Beberapa kelemahan itu meliputi :

2. Jumlah sumber daya dari tenaga kerja yang dibutuhkan besar

3. Sedikit sumber daya yang tersedia untuk modul tertentu

4. Risiko dari kegagalan total sistem ERP lebih tinggi

5. Tidak dapat secara langsung kembali ke sistem lama

6. Tim Teknis dari TI memiliki kesempatan yang lebih sedikit didalam mendapatkan

alih teknologi dari para konsultan ERP

7. Pimpinan Proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai

semua modul terimplementasi

8. Waktu antara proses pengembangan dan implementasi menjadi lebih lama

Berikut ini adalah keuntungan dari pendekatan per fase (Phased) dari

implementasi ERP, yaitu :

1. Peak Resource Requirements Are less Than Whit Big Bang, pendekatan ini

membutuhkan sumber daya yang berfokus pada modul tertentu secara intensif.

Hal ini memberikan keuntungan pada organisasi yang mempunyai sumber daya

yang terbatas.

2. More Resource Can Be Devoted To a Particular Module, pendekatan ini secara

intensif dan terfokus di setiap tahapan implementasi, yang dimulai dari tahap

perancangan, pengembangan dan pengujian modul ERP.

3. Lower Risks, pendekatan ini memiliki tingkat resiko yang lebih rendah, hal ini

dikarenakan proses kesalahan ataupun kegagalan dari modul dalam sistem ERP

baru dievaluasi satu persatu.

4. Legacy System Fallback, pendekatan ini memungkinkan untuk kembali ke sistem

lama, apabila saat instalasi sistem ERP baru terjadi kegagalan. Pendekatan per

4
 fase ini lebih bersifat konservatif dan memberikan alternatif, sedangkan

implementasi secara big bang tidak memberikan alternatif sama sekali.

5. Personnel Gain Knowledge In Each Phase, pendekatan implementasi ini

memungkinkan alih teknologi dari para konsultan ERP ke tim internal lebih

intensif, berkualitas dan terencana dengan baik.

6. Project Managers Can Demonstrate a Working System, pendekatan ini

mengungkinkan pimpinan proyek untuk menujukkan keberhasilan implementasi

modul per modul di dalam sistem ERP ke pihak manajemen. Hal ini memberikan

peluang untuk melakukan implementasi atas modul yang termudah dahulu.

7. Time Between Development And Use Is Reduced, pendekatan ini memberikan

percepatan waktu antara proses pengembangan dan implementasi, sehingga waktu

yang dibutuhkan dan risiko dari kegagalan proyek implementasi per modul dari

ERP menjadi lebih kecil.

Selain sisi kelebihan dari pendekatan implementasi per fase, juga terdapat

kekurangan yang harus dipertimbangkan. Beberapa kelemahan dari pendekatan per

fase yaitu:

1. Interface yang bersifat sementara digunakan dalam jumlah besar.

2. Revisi dan pemeliharaan sistem lama masih dibutuhkan.

3. Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang tidak terlibat dan tidak

terkoordinasi.

4. Tingkat resiko yang tinggi dari anggota tim yang keluar atau berganti.

5. Operasional dari sistem lama memberikan peluang untuk menghambat sistem

ERP baru berjalan.

6. Waktu yang lebih lama dibutuhkan untuk menjalankan semua modul di dalam

sistem ERP.

5
 7. Total biaya keseluruhan dari implementasi lebih tinggi.

Metodologi implementasi ini harus dievaluasi secara intensif oleh manajemen

perusahaan, tim internal dan konsultan ERP secara bersama-sama. Analisis biaya dan

manfaat biasanya sebagai acuan utama dan pendorong dari pemilihan pendekatan

tersebut. Beberapa faktor yang dapat menjadi alasan dan acuan di dalam memilih

pendekatan ini yang antara lain meliputi:

1. Ukuran dan tingkat kompleksitas dari organisasi

2. Tingkat hirarki dan pengawasan dari organisasi

3. Kesiapan dan dukungan dari manajemen secara keseluruhan

Kesemua hal tersebut dapat digunakan sebagai informasi tambahan di dalam

mempertimbangkan pendekatan mana yang akan diambil.

B. Peran UAT (User Acceptance Testing) dalam Menentukan Tingkat Kesuksesan

Impelemntasi

Implementasi ERP memiliki beberapa tahapan-tahapan penting yang harus

dilalui, hal terpenting dan seringkali terlewati dan bahkan menjadi penyebab

kegagalan berrantai adalah UAT (User Acceptance Testing). UAT memegang peranan

penting di dalma mengukur sampai sejauh mana tingkat ketepatan dari pemetaan

proses dan aplikasi ERP. Pengujian setiap modul dengan bagian atau departemen

terkait yang dapat melihat lebih jauh dari sisi kasus atau transaksi yang ada di

perusahaan. Bila berbicara masalah proyek ERP dan bagaimana tingkat kesuksesan

yang dicapai setelah melakukan investasi sedemikian besar maka ini menjadi

pertanyaan kunci utama bagi para CIO untuk bisa menemukan solusi terbaik melalui

proses UAT di dalam tahapan implementasi ERP. Banyak kendala yang dihadapi

dalam setiap implementasi ERP terutama Safety Player. Apa maksudnya? Perilaku

6
yang muncul dari individu yang mementingkan kepentingannya sendiri dan mencari

jalur yang aman untuk cenderung menghindar dari dampak perubahan yang muncul

karena pengaruh dari implementasi teknologi informasi. Hal ini yang sering terjadi di

perusahaan-perusahaan yang akan maupun sedang melakukan implementasi ERP.

Disini peranan CIO menjadi batu ujian untuk bagaimana melakukan dan

merealisaikan langkah-langkah strategi yang jitu dan tepat sasaran agar kesuksesan

implementasi sistem ERP dapat terealisasi. Dampak dari faktor perubahan yang

disebabkan oleh implementasi sistem ERP sangat memberikan akibat yang luas.

Tanpa adanya kebutuhan (Necessity) akan TI bagi suatu organisasi maka cenderung

orang-orang di dalam organisasi akan menolak perubahan tersebut (Resistance).

Penolakan ini bisa berbentu demo, mogok kerja, sabotase ataupun bentuk-bentuk

anarki lainnya. Bahkan sebaliknya bila kepentingan dari implementasi ini akan

memberikan manfaat bagi para pemakai Ti, maka kesar penerimaan dapat terjadi.

Untuk meminimalisasi penolakan ini maka seorang CIO harus mampu bersama

timnya untuk melakukan sosialisasi atau kampanye ataupun memberikan reward atas

implementasi sistem ERP. Hal ini sebagai suatu strategi politik untuk tujuan

membantu proses perubahan tersebut menjadi lebih baik.

Selain kepentingan, suatu organisasi perlu memiliki visi yang jelas mengenai

alasan suatu implementasi sistem ERP dilakukan, tanpa Visi (Vision) yang jelas maka

tim internal maupun para pemakai akan mengalami kebingungan (Confusion).

Kebingungan ini yang menyebabkan orang tidak mau mendukung perubahan yang

akan dijalankan dalam implementasi sistem ERP. Untuk mengatasi kebingungan ini,

para senior manajemen dan CIO harus bisa memberikan suatu presentasi atau

penjelasan mengenai arah dan tujuan dari implementasi sistem ERP di perusahaan.

Hal ini juga akan memberikan motivasi atau dukungan kepada para pemakai atau

7
senior manajemen lainnya. Setelah memiliki Visi yang jelas maka suatu proyek T'I

harus dengan jelas memiliki suatu perencanaan (Plan) yang terukur dan jelas serta

didokumentasikan dengan baik. CIO harus menyusun secara terinci suatu perencanaan

yang terukur dengan jelas ke tim yang terkait serta para calon pemakai dari sistem

informasi tersebut. Tanpa perencanaan yang jelas maka akan berakibat kekacauan dari

implementasi (Chaos). Dengan perencanaan tersebut juga akan membantu para senior

manajemen untuk mempersiapkan sumber daya-sumber daya pendukung (Resources)

yang dimulai dari sumber daya manusia baik konsultan maupun internal tim dan juga

calon para pemakai, software, data master dan transaksi serta infrastruktur hardware

dan komunikasi dengan pihak ketiga. Terutama sumber daya manusia di dalam

perusahaan, bila sumber daya manusia yang ada memiliki latar belakang pendidikan

dan kemampuan yang lemah (Competence). Ini akan berakibat mereka akan menjadi

takut dengan adanya implementasi sistem ERP karena mereka akan menganggap

implementasi ini merupakan ancaman yang akan membuat mereka akan tersingkir.

Akibat awal yang akan mereka alami adalah ketakutan (Fear) yang berbuntut pada

penolakan dari perubahan-perubahan yang diakibatkan oleh implementasi sistem

ERP. Tabel berikut ini merupakan rangkuman analisa dari kecenderungan-

kecenderungan yang dimiliki oleh para pemakai atau karyawan di dalam perusahaan

saat akan melakukan implementasi sistem ERP. Diagram dibawah ini mengenai

dampak dari faktor perubahan yang muncul dari suatu konsekuensi yang wajar serta

akibat yang ditimbulkan.

Tabel 6.1 Dampak dari Faktor perubahan

No Jika tidak memiliki Dampak yang dihasilkan

1 Necessity Resistance
2 Vision Confusion
3 Plan Chaos
8
 4 Resource Frustations
5 competence Fear
Mereka cenderung menunggu dan juga menjaga agar keamanan dalam

pekerjaan yang mereka miliki tidak terganggu dengan adanya dampak penerapan

teknologi baru yang akan diimplementasikan dalam perusahaan. Terkadang

implementasi sistem ERP tidak tercapai secara optimal dari sisi penerapan di

lapangan, hal ini dikarenakan unsur politis dan Job Security menjadi penghambat

apabila proses yang diterapkan tidak transparan dan jelas dari sisi pemetaan

pekerjaan. Kesuksesan implementasi sistem ERP akan dapat teruji apabila dapat

memberikan dukungan terhadap kesuksesan bisnis perusahaan. Beberapa hal yang

menjadi

Penentu tingkat kesuksesan proyek TI di perusahan meliputih hal utama yakni

keterlibaatan dari pemakai (user involment). Keterlibatan pemakai merupakan

prioritas pertama karena para pemakai ini nantinya sebagai penggerak untuk

pendapatan data menjadi informasi ke dalam sistem. Mereka bertugas memasukkan

data melalui screen sistem. Dari masukan mereka pula data mentah tersebut sangat

penting dan menjadi dasar pengolahan informasi lanjutan ke proses berikutnya.

Keterlambatan dan ketidaktelitian data yang di masukkan ke sistem merupakan awal

dari masalah yang terjadi dari imlementasi sistem ERP. Untuk menjaga komitmen

dari para pemakai di tingkat bawah sampai menegah maka CIO perlu memiliki

komitmen yang kuat dari dukungan senior manajemen (executive management

support). Tampa dukungan sepenuhnya dari senior menajemen maka akan sulit

implementasi tersebut dapat terlaksana. Bagmana bentuk dukungan ini ? sering di

dengar mereka dalam bentuk komitmen waktu bila harus menentukan suatu kebijakan

yang berbenturan antara bagian daan tidak dapat diselesaikan segera. Pertemuan dan

9
komitmen akan konsistensi dari suatu kebijakan yang berdampak pada aplikasi dan

sistem prosedur yang terkait.

Berikut ini di sajikan beberapa faktor penentu dari kesuksesan proyek

implementasi sistem ERP di dalam organisasi atau perusahaan ysng mencangkup

skala prioritas dari setiap faktor penentu seperti pada tabel dibawah ini.

No prioritas Faktor penentu

1 User involvoment
2 Executive management support
3 Clear statement of requirements
4 Proper planning
5 Realistic expectations
6 Smaller project milestones
7 Competent staff
8 ownership
9 Clear visions and objectives
10 Hard-working focused staff

Beberapa kunci dan kebijakan penting tetap membutukan dukungan penuh

dari manajemen puncak. Setelah kedua hal diatas dapat terpenuhi dengan baik, hal

berikutnya yang harus menjadi syarat mutlak agar implementasi sistem ERP dapat

memberikan hasil yang optimal adalah clear statement of requirements. Maksudnya

adalah kejelasan dari setiap prasyarat dan kebutuhkan yang diinginkan. Uantuk

mendukung dan agar kebutuhan akan sistem informasi serta pernyataan yang

dibutuhkan dalam sistem terlaksana sesuai dengan target awal, dibuktuhkan suatu

perencanaan yang memadai atau proper planning. Yang dimaksud dengan perncanan

disini adalah suatu penyusunan penjadwalan yang di sesuaikan dengan kebutuhan

akan aktivitas dan langkah yang jelas untuk mencapai terget yang telah ditetapkan

sebelumnya. Perencanaan yang layak inipun harus selalu dilakukan pengawasan yang

10
memadai dari project manajer yang ditunjuk oleh CIO. Dengan adanya perencanaan

yang layak maka harapan yang akan dihasilkan dari perubahan ini akan lebih bersifat

realitis atau realistic expectations. Harapan yang ditetapkan tentunya telah dipersipkan

disaat persiapan proyek dimulai yang mana menjadi target utama dari proyek tersebut

dijalankan dan disetujui oleh manajemen puncak. Tampa batas kewajaran yang jelas

maka sulit akan di capai suatu target realitis. Tentunya tingkat keberhasilan sangat

ditentukan oleh ruang lingkup atau skala dari proyek. Mengapa hal ini perlu

dilakulkan? Adapun alasannya adalah karena dangan implementasi pilot proyek ini

akan menjadi acuan untuk menjadi model bagi pengembangan dan implementasi

selanjudnya.

Dalam melaksanakan proyek implementasi sistem ERP dibutuhkan sumber

daya manusia yang yang kompoten atau competen staff, yang dimaksud disini adalah

staf yang memiliki kualitas dan kemampuan yang layak serta sesuai dengan

kebutuhan yang diharapkan yang dihapkan di dalam implementasi. Kemampuan

softskill dan hardskill menjadi faktor penentu di dalam mempersiapkan staf yang

kompoten di dalam proyek. Untuk membangkitkan semangat dan kemampuan yang

ada dibutuhkan suatu suatu ownership, atau rasa memiliki dari setiap anggota tim

secara jelas dan nyata. Tampa ada rasa memiliki yang kuat maka akan sulit

tercapainya suatu targer dari implementasi yang berhasil. Setiap proses yang ada di

dalam organisasi dan perbaikan yang akan dijalankan harus didukung oleh tingkat

kepedulian dan ras memiliki dari setiap anggota atau karyawan dari departemmen

terkait.

Peranan CIO di dalam memberikan pengarahan tentang pentingnya proyek

tersebut dan alasan kenapa dijalankan menjadi faktor pendukung utama. Keberhasilan

yang dicapai sangat bergantung dari clear visions and objectives atau visi dan

11
obyektifitas yang jelas dari manajemen mengenai sasaran dari imlementasi tersebut.

Untuk mencapai target dan obyektifitas tersebut maka seorang CIO harus memiliki

kemampuan untuk evaluasi kriteria dari kebutuhan software yang jelas, yang dalam

hal ini pemilihan kebutuhan ERP software.

Untuk mencapai hasil dari merealisasikan implementasi dengan baik dari

setiap proyek TI maka dibuhtuhkan suatu strategi dan pemetaan yang jelas terukur

serta bersifat transparan sehingga langka-langka yang akan terukur dari sisi usaha

yang harus dilakukan seperti tercermin dalam diagram dibawa ini.

Setelah melihat diagram diatas tentunya harus dilihat faktor-faktor yang

mempengaruhi "Resistence in managing change”. Adapun beberapa variabel yang

harus diperhatikan sebagai berikut:

1. Variabel apa yang mempengaruhi dan berhubungan dengan resistensi yang

terjadi?

Variabel yang berpengaruh antara lain Reward, situasi politik, situasi operasional,

kapasitas dalam menangani pekerjaan tambahan, dukungan dari budaya dalam

menghadapi perubahan, kesepakatan dan komitmen. Hal tersebut memegang

peranan penting dalam memotivasi suatu perubahan dalam mengatasi resistensi.

2. Apa yang menjadi faktor penyebab resistensi yang mungkin terjadi di dalam

organisani tersebut?

Faktor utama yang sering menjadi pemicu adalah Kepentingan atau manfaat yang

akan dicapai dari suatu perubahan yang akan dilakukan. Pada umumnya pemakai

selalu melihat dari sisi keuntungan dari perubahan yang terjadi, mereka cenderung

akan berubah bila melihat adanya keuntungan dari perubahan tersebut terhadap

diri mereka Jika tidak ada manfaat maka tingkat resistensi akan semakin tinggi.

3. Sampai seberapa tinggi tingkat resistensi yang terjadi?

12
Resistensi yang terjadi dapat dibagi inenjadi 3 bagian bila ditinjau dari sisi

penyebab yang ditimbulkannya yaitu:

a. People

1. Para pemakai atau manajemen puncak tidak memiliki pemahaman yang

cukup akan manfaat dari sistem yang diterapkan.

2. Para pemakai atau manajemen puncak malas dan ingin melanjutkan apa

yang mereka kerjakan sebagai suatu kebiasaan sehari-hari.

3. Keluhan dari pemakai atau manajemen puncak yang disebabkan oleh

rancangan yang kurang bagus dan kurang tepat sehingga menjadi alasan

bagi mereka untuk menolak menggunakan sistem tersebut.

4. Para pemakai atau manajemen puncak terlalu mengharapkan, sistein

sempacha sekali dari apa yang mereka harapkan.

b. System

1. Sistem yang terlalu sulit untuk dipelajari dengan sejumlah alasan tertentu

atau terlalu sulit untuk digunakan secara efektif.

2. Sistem menjadi penyebab adanya masalah politis untuk beberapa pemakai.

3. Sistem tidak memberikan penyelesaian masalah secara memadai dan

memberikan perubahan yang berarti.

4. Sistem yang dirancang tidak memadai dan tidak user friendly.

5. Sistem tidak dapat menyelesaikan permasalahan yang ada dengan baik.

c. Interactions

1. Sistem menjadi salah untuk diterapkan oleh beberapa pemakai tertentu.

13
 2. Sistem menjadi penyebab terjadi perubahan distribusi politik atau

kekuasaan di dalam organisasi.

3. Sistem dapat menolong beberapa pemakai tetapi membahayakan para

pemakai yang lain dengan menambah beban kerja mereka atau

menurunkan kemampuan mereka.

4. Sistem membutuhkan suatu pengembangan untuk menjadikannya lebih

efektif untuk beberapa pemakai

5. Sistem tidak memenuhi kebutuhan dan harapan yang dibutuhkan untuk

pengembangan lebih lanjut.

Dari variabel variabel tersebut dapat dibahas lebih dalam mengenai Strategi

dalam Change Management. Bila pemetaan tersebut lebih diperjelas maka faktor-

faktor diatas dapat dicari pemecahan yang lebih konkrit dan realistis.

Change Management Plan, merupakan perencanan perubahan manajemen

yang dilakukan dengan suatu strategi dan implementasi yang konkrit, berikut ini

urutan proses dari perencanaan perubahan manajemen yang harus dilalui dengan

tahapan berikut ini

1. Asses willingness, readines and ability to change. Melakukan evaluasi terhadap

tingkat kesiapan, kemauan dari setiap individu dan kemampuan untuk berubah

seperti apa yang telah direncanakan dari tim perubah. Hal tersebut sangat penting

bagi agen perubah untuk mampu mendiagnosa secara jelas secara psikologis, dan

juga menjadi landasan serta dasar untuk menyusun strategi yang tepat. Ini dapat

diterapkan di dalam analisa SWOT, yaitu mengukur Kekuatan, Kelemahan,

Kesempatan dan Ancaman yang mungkin terjadi apabila suatu strategi perubahan

manajemen dengan bantuan teknologi informasi akan dijalankan. Resiko yang

14
 akan dihadapi pun akan lebih terukur secara kuantitatif dan dampak yang ada dan

mungkin terjadi dapat dikuantifikasi secara realistis.

Gambar 6. 2 Perencaan perubahan manajemen

2. Develop and adopt a strategy for change, mengembangkan dan menerapkan

suatu strategi perubahan. Tidak mudah untuk menerapkan suatu strategi

perubahan dengan memanfaatkan teknologi informasi, tetapi juga tidak terlalu

sulit. Lalu bagaimana? Perlu suatu pengalaman dan pendekatan psikologis yang

jitu dalam memilih strategi yang tepat. Peranan dari agen perubah memegang

kendali dan kunci di dalam penerapan yang optimal dari implementasi strategi

perubahan yang akan dilakukan di dalam suatu organisasi. Terutama apabila suatu

organisasi yang sudah sedemikian solid dengan budaya lama, tentunya cukup sulit

untuk melakukan suatu perubahan dengan adanya dampak dan rencana perubahan

dari manajemen puncak ke arah yang lebih baik.

3. Implement change management plan and track progress, menyusun

perencanaan untuk implementasi manajemen perubahan dan melakukan

monitoring atas realisasi implementasi secara bertahap. Kesuksesan yang

15
 dilakukan bukan hanya di awal tetapi harus dilalui dengan suatu perencanaan dan

pengawasan terhadap setiap langkah dan tahapan yang jelas. Hal ini akan menjadi

dasar untuk memonitor secara rutin dan terperinci dari setiap langkah yang

diambil.

4. Evaluate experiences and develop lesson learned, melakukan evaluasi terhadap

pengalaman yang diperoleh dari hasil implementasi dan menyusunnya ke dalam

suatu kamus pembelajaran untuk sebagai acuan implementasi dan pemecahan

masalah di masa mendatang. Hal ini sering dilakukan dan bahkan dapat juga

mengambil acuan tersebut dari pengalaman dan proses benchmarking dari

organisasi lain yang melakukan implementasi yang sejenis.

Dengan melakukan penerapan dan langkah – langkah diatas maka diharapkan

untuk dapat mencoba memanfaatkan serta mengimplementasikannya didalam

perusahaan atau organisasi. Tentunya peranan agen perubahan memegang peranan

penting sebagai pendorong dan faktor untuk mencapai kesuksesan tersebut. Berikut

ini dibahas mengenai peranan agen perubahan didalam suatu organisasi atau

perusahaan yang bertujuan untuk membangun strategi korporat untuk pengembangan

TI secara menyeluruh.

16
 Gambar 6.3 Strategi Korporat

Strategi korporat yang harus dipersiapkan oleh seorang CIO adalah bagaimana

membangun visi dan misi TI yang relevan dengan kebutuhan bisnis dan dievaluasi

secara berkala tentang bagaimana proses implementasinya. Dengan memperhatikan

sisi biaya, kecepatan dan kualitas dari hasil kontribusi TI, maka organisasi TI dapat

memberikan pelayanan yang lebih baik untuk menghadapi perubahan dan tuntutan

bisnis yang semakin tinggi.

17
 Gambar 6.4 Strategi Yang Sukses

Selain itu strategi yang disusun oleh CIO harus dapat selaras dengan kondisi

persaingan serta dapat menjawab tantangan persaingan bisnis. Sisi realistis dan

mengukur kemampuan internal dengan pengawasan penuh merupakan hal yang harus

diperhatikan, mengingat langkah strategi tersebut harus dijalankan dengan pendekatan

yang mampu menjembatani antara kebutuhan berbisinis di TI. langkah strategi

tersebut harus dijalankan dengan pendekatan yang mampu menjembatani antara

kebutuhan bisnis dan TI. Ini harus dimulai dari dimana keadaan sekarang berada dan

bukan apa yang menjadi disukai TI ataupun internal TI. Tantangan terbesar dari

penyusunan strategi TI adalah melakukan pendekatan terhadap sesuatu yang tidak

mungkin dilakukan pendekatan. Dan juga merencanakan sesuatu yang mungkin

terjadi dari perubahan bisnis yang disebabkan hal-hal yang tidak direncanakan semula

untuk dipersiapkan. CIO harus mampu dan cerdik untuk mencermati setiap

18
 perubahan-perubahan yang cepat dari sisi bisnis. Strategi yang disusun oleh CIO

harus mampu dan dapat dikomunikasikan sampai dengan prosedur kerja

Strategi korporat TI harus dapat diterjemahkan dengan benar di dalam setiap

unit bisnis serta bergerak dan sejalan dengan kebutuhan strategi fungsional dan sub

fungsional. Apabila proses transformasi dan sosialisasi ini dilakukan dengan baik

maka Sistem dan prosedur kerja yang dibuat akan menjadi sejalan dengan kebutuhan

dari implementasi Strategi korporat. Pengalaman dan kepiawaian para CIO untuk

menterjemahkan hal-hal tersebut dengan benar merupakan titik kunci dari setiap

keberhasilan dari implementasi strategi dengan benar. Sejalan dengan kebutuhan akan

implementasi SOP maka perangkat TI pendukung menjadi alat untuk mempermudah

eksekusi dari CIO. Pemilihan ERP yang tepat dan memenuhi kriteria untuk

inendukung perubahan merupakan hal utama untuk diperhatikan dengan cermat.

Berikut ini dibahas mengenai beberapa kriteria yang perlu diperhatikan di dalam

proses pemilihan ERP untuk membantu perubahan manajemen.

C. Arsitektur dari inrastruktur ERP

19
 ERP merupakan aplikasi terintegrasi yang membutuhkan suatu arsitektur

infrastruktur tersendiri. Bila dibandingkan dengan aplikasi per modular maka ERP

membutuhkan investasi atas infrastruktur server dan jaringan komunikasi yang cukup

mahal. Secara umum komponen dari infrastruktur server untuk aplikasi ERP meliputi

Database server. Application Server dan Presentation Server. Server Database

(Database Server) yang berfungsi untuk mengelola database tunggal dan melayani

semua akses aplikasi yang bersifat mengubah, menambah dan mengarsipkan

informasi yang ada.

Sedangkan Server aplikasi (Application Server) merupakan inti utama dari

aplikasi ERP yang berfungsi mengintegrasikan semua fungsi-fungsi aplikasi dan

mengakses database serta menghubungkan server presentasi atau langsung ke akse

pemakai. Fungsi koordinasi efektif. Presentasi Server (Server Presentation) sering

disebut juga aplikasi pemakai atau ini yang dilakukan oleh aplikasi ERP untuk

menghasilkan informasi yang akurat, tepat dan sumber input pertama dari para

pemakai dan juga bisa output yang dibutuhkan oleh pemakai baik dari tingkat

manajemen bawah maupun atas.

Bentuk arsitektur 3-tier tersebut umumnya diterapkan pada sistem ERP,

dimana kebutuhan investasi server dan juga tenaga TI terkait menjadi andalan utama.

Selain itu untuk skalabilitas yang lebih besar maka arsitektur yang sering diterapkan

dengan menggunakan teknik clustering, dimana proses penggandaan dari server

dengan teknologi terkini telah memungkinkan tingkat "availability" dari

sistem menjadi tinggi. Penggunaan teknologi clustering ini dapat diterapkan pada

server, hardisk dan juga jaringan. Sebagai konsekuensi bahwa investasi yang

dilakukan oleh perusahaan menjadi tinggi dan mahal, tetapi tingkat umpan balik yang

20
diberikan juga besar dimana tingkat pelayanan dan dukungan terhadap pemakai

maupun eksternal perusahaan menjadi jauh lebih baik.

21
 BAB III
STUDI KASUS
Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Pada Usaha Mikro Kecil dan
Menengah (UMKM) Furnitur Pucang Magelang
A. Strategi Implementasi ERP

1. Latar belakang

Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) Furnitur Desa Pucang

Magelang adalah usaha kreatif yang berfokus pada produk kerajinan kayu, tanduk

dan cangkang. Produk UMKM Furnitur Desa Pucang telah terjual baik dalam

negeri maupun luar negeri. Untuk pasar luar negeri menjangkau di Negara

Malaysia dan Brunei Darussalam. Terdapat 5 mitra UMKM desa Pucang,

Magelang yaitu Arif Horn Collection, Lancar Jaya Handycraft, Subur, Sabila

Craft, dan Bintang Arafah. Dengan adanya pandemic Covid-19 mengakibatkan

penurunan penjualan, hal ini dikarenakan kelima UMKM Furnitur Desa Pucang

proses bisnisnya masih manual sehingga ketika terjadi pembatasan social maka

proses bisnisnya terganggu. Oleh karena itu, Kementerian Perindustrian

mengadakan program digitalsasi UMKM agar UMKM tetap tumbuh dan bertahan

di era pandemic Covid-19. Digitalisasi UMKM ini dimulai dari proses pencaratan

bahan baku, persediaan, penentuan harga, perhitungan keuntungan dan sistem

pelaporan secara digital.(Indah Puspitaningsih et al. 2023)

22
2. Tujuan Implementasi

b. Mempermudah UMKM furnitur Desa Pucang dalam mengelola semua proses

bisnis yang berjalan, seperti pengelolaan database pendapatan, penjualan,

invoce dan berintegrasi dengan grafik chart.

c. Dengan adanya sistem aplikasi ERP ini, memudahkan UMKM furnitur

furnitr Desa Pucang dalam menginput data pendapatan dan penjualan lebih

cepat, lalu stok inventory juga dapat diatur pada sistem aplikasi ini.

d. Perancangan ERP ini menggunakan Microsoft Excel dan VBA hal ini

membuat user interfacenya lebih friendly dan simple dalam

menggunakannya. Hal ini sangat cocok dengan kondisi bisnis UMKM

furnitur yang masih akan berlaih ke database digital.

23
3. Perencanaan Persiapan

a. Tim Implementasi : Tim PKM yang terdiri dari Fitri Indah Puspitaningsih,

Fesa putra Kristianto, Supardi, Mercusuar Kemal Gibran.

b. Analisis Proses Bisnis dan identifikasi kebutuhan fungsional dan Non

fungsional.

1. Proses Bisnis Usaha Mikro Kecil dan menengah (UMKM) Furnitur Pucang

Magelang.

UMKM furnitur Desa Pucang adalah industri mikro, kecil dan

menengah dibidang furnitur dengan kosentrasi produknya mebel, meja,

kitchen set, dan souvenir. Bahan baku yang digunakan adalah kayu mahoni

dan sengon. UMKM furnitur Desa pucang menggunakan sistem make to

stock dalam memenuhi pesanan pelanggan. Proses binisnya dimulai

dengan menawarkan desain kreatif ke pelanggan menggunakan katalog

produk dan website. Selanjutnya UMKM mencatat pesanan dan waktu

penyelesaiannya. Setelah itu pemilik akan melakukan pesanan bahan baku

untuk pembuatan furnitur yang akan dipesan. Ketika bahan baku telah

sampai maka langsung dilakukan proses produksi. Proses produksi dimulai

dari pemotongan, pengamplasan, perakitan hingga proses finishing.

Setelah barang selesai maka UMKM furnitur langsung mengirim

kepelanggan dan memberikan tempo pembayaran kepada pelanggan

selama 30 hari.

24
2. Kebutuhan Fungsional

Fungsi-fungsinya mencakup dalam sistem ini antara lain:

a. Sistem mampu menyimpan informasi pelanggan.

b. Sistem memiliki fungsi untuk mencatat pendapatan.

c. Sistem dapat menampilkan daftar invoice penjualan.

d. Sistem dapat menampilkan inventory pembelian.

e. Sistem dapat menyimpan laporan dan grafik.

25
 3. Kebutuhan Non fungsional

Kebutuhan non fungsional anatara lain:

a. Sistem mudah dipahami oleh pengguna

b. Sistem dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.

c. Sistem dapat memberikan manfaat bagi pengguna

Kebutuhan dalam membuat ERP ini bagi UMKM furnitur Desa

Pucang adalah menjadi acuan untuk membantu mempermudah dalam

proses menyimpan informasi pada sebuah UMKM dan nantinya akan

membuat proses bisnisnya menjadi otomatis dan digital

4. Pemilihan ERP dan Persiapan Sistem

Perencanaan sistem dimulai dari observasi langsung di UMKM furnitur

Desa Pucang. Setelah itu melakukan wawncara dengan pemilik UMKM furnitur.

Data yang diperoleh dari wawancara tersebut berupa proses bisnis UMKM

furnitur Desa Pucang, kondisi bisnis, purchasing, inventory dan invoice.

Selanjutnya data akan diolah dengan sistem VBA dan Microsoft Excel untuk

menajadi aplikasi ERP.

Setelah aplikasi selesai dibuat maka diimplementasikan di UMKM furnitur

Desa Pucang selama satu minggu. Setelah ERP digunakan di UMKM, tahap

selanjutnya adalah mengevaluasinya. Responden dari testing dan evaluasi ini

adalah pemilik UMKM sekaligus pengguna ERP tersebut.

5. Migrasi Data dan Uji Coba.

a. Data yang dibutuhkan dipersiapkan dan dicocokkan dengan format yang

sesuai dengan sistem baru.

b. Uji coba migrasi data dilakukan untuk memastikan keakuratan dan

kelengkapan data yang dipindahkan ke dalam ERP. Setelah aplikasi ERP

26
 selesai maka dilakukan penginstalan software ERP di UMKM furnitur Desa

Pucang. Selanjutnya adalah memindah data-data yang dulunya manual ke

sistem ERPnya.

6. Implementasi dan Pelatihan Pengguna

Dengan telah di inputnya data-data tersebut, maka fitur-fitur ERP dapat

diintegrasikan secara digital. Implementasi ini dilakukan selama satu minggu

dengan pengunaannya adalah pemilik UMKM furnitur Desa Pucang, lalu

selanjutnya akan dilakukan testing dan evaluasi.

B. Tingkat Kesuksesan Implementasi

1. Testing dan Evaluasi

Testing dan Evaluasi ERP dilakukan untuk mengetahui dimana letak kelamahan

suatu sistem sebagai berikut:

a. Testing

Proses Pengujian Pada bagian pengujian ini akan menggunakan black box

setting apakah sudah berfungsi atau belum serta memberikan gambaran

terhadap fitur yang tersedia dalam ERP. Untuk pengujiannya hanya satu

bagian yaitu laporan grafik, hal ini dikarenakan jika bagian ini dapat berfungsi

dengan baik maka integrasi data dari ERP sudah berjalan dengan baik. Pada

pengujian laporan dan grafik terdapat fitur total dari grafik penjualan,

inventory, pendapatan dan pengeluaran. Dari fitur-fitur ini kita dapat

memonitor seberapa banyak keuntungan yang didapatkan. Dari pengujian ini

didapatkan ERP sudah berfungsi dan berintgrasi dengan baik untuk data-data

UMKM furnitur Desa Pucang

b. Evaluasi

27
 Untuk sistem ERP yang sudah dirancang akan dilakukan evaluasi dengan

tujuan mengetahui apakah ERP yang dibuat telah memenuhi kebutuhan dari

user atau tidak. Pada evaluasi ini dideskripsikan mengenai kelebihan dari

sistem ERP jika dibandingkan dengan pencatatan secara manual. Responden

dalam evaluasi ERP ada 5 UKM furnitur dengan skala penilaian 1- 10. Berikut

ini hasil perbandingan dan nilai dari responden:

2. Hasil

Berdasarkan hasil pengabdian kepada masyarakat, terbukti bahwa ERP

yang dibuat mampu mempermudah UMKM furnitur Desa Pucang dalam

mengelola data pendapatan sesuai transaksi invoice, grafik laporan akan secara

otomatis berintegrasi dengan database dan dapat menunjukkan chart total

penjualan. Hal ini juga didukung dengan adanya user interface yang bersifat user

friendly karena mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna. Dengan kelebihan

tersebut diharapkan ERP ini mampu memnuhi kebutuhan penggunaan dan

merupakan alternatif solusi yang lebih baik dari pada sistem yang masih manual

C. Arsitektur dari infrastruktur ERP

1. Databese

Data dapat disimpan langsung di lembar Excel atau dalam file terpisah, dan VBA

digunakan untuk mengotomatiskan proses bisnis dan manipulasi data.

28
2. Antar Muka Pengguna

Desain antarmuka aplikasi ERP dimulai dari worksheet design (antarmuka) setiap

halaman, mengatur halaman yang akan dibuat seperti awal aplikasi, halaman

income and expenses, halaman invoicing and sales, halaman inventory and

purchasing, reports and graph, dan halaman database. Masing-masing halaman

mempunyai icon dan gambar yang berbeda, dan membuat beberapa fill box.

Setelah membuat worksheet desain, selanjutnya membuat tombol perintah show

yang gunanya untuk menampilkan setiap halaman yang nantinya akan di klik.

Setelah itu membuat tombol simpan, baru, load, send, attachment pada perintah

modul VBA. Desain antarmuka terdiri dari tampilan aplikasi yang sudah

dibangun. Aplikasi dibuat dengan mengikuti perkembangan, salah satunya yaitu

mudah dioperasikan (User Friendly) dan tampilan yang menerik bagi

penggunanya

a. Tampilan Halaman Utama

b. Tampilan Halaman Income dan Expenses

Halaman Income dan Expenses merupakan halaman dimana pengguna bisa

menambahkan transaksi yang dilakukan.

29
c. Tampilan Halaman Invoicing and Sales

Halaman invoicing and sales merupakan halaman menambahkan invoice dari

penjualan yang dilakukan.

d. Tampilan Halaman Reports and Graphs

Halaman report and graph merupakan halaman untuk melihat laporan dan

grafik dari sebuah penjualan, stok laporan inventory, dan pendapatan dan

pengeluaran.

30
 BAB IV
KESIMPULAN
A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan maka dapat diambil kesimpulan:

1. Dengan adanya ERP, mempermudah UMKM furnitur Desa Pucang dalam mengelola

semua proses bisnis yang berjalan, seperti pengelolaan database pendapatan,

penjualan, invoce dan berintegrasi dengan grafik chart.

2. Dengan adanya sistem aplikasi ERP ini, memudahkan UMKM furnitur furnitr Desa

Pucang dalam menginput data pendapatan dan penjualan lebih cepat, lalu stok

inventory juga dapat diatur pada sistem aplikasi ini.

3. Perancangan ERP ini menggunakan Microsoft Excel dan VBA hal ini membuat user

interfacenya lebih friendly dan simple dalam menggunakannya. Hal ini sangat cocok

dengan kondisi bisnis UMKM furnitur yang masih akan berlaih ke database digital.

B. Saran

Saran untuk program pengabdian kepada masyarakat selanjutnya dapat

dikembangkan kearah ERP yang dapat diakses melalui smartphone dan dapat

didownload di google playstore

31
 DAFTAR PUSTAKA
Indah Puspitaningsih, Fitri et al. 2023. “ALAMTANA Jurnal Pengabdian Masyarakat UNW

Mataram Implementasi Enterprise Resource Plainning (ERP) Pada Usaha Mikro Kecil

Dan Menengah (UMKM) Furnitur Pucang Magelang.” 04(01).

32