Analisis Ruang Lingkup dan Solusi pada Studi Kasus

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Disusun Oleh:

Chosmas Marzuki 09021182025003

Dwi Zulmarkham 09021282025041

Kurnia Minari 09021182025004

Melsra Safebri 09021282025055

Muhammad Haikal Nagib 09021282025042

Muhammad Reyhan Zanzabili 09021282025093

Muhammad Yuansheva Firmansyah 09021282025063

Zinedine Maylano 09021182025011

Dosen Pengampu :

DESTY RODIAH, S.KOM., M.T.

Jurusan Teknik Informatika

FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2023
 Studi Kasus Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Dalam proses bimbingan antara mahasiswa dengan pembimbing ini mengalami banyak
kendala sehingga proses bimbingan tidak berjalan dengan maksimal dan tidak sesuai dengan
yang diharapkan. Terdapat 2 macam kendala dihadapi mahasiswa dalam menulis tugas akhir
skripsi adalah kendala internal dan kendala eksternal. Kendala internal adalah kendala yang
ada pada diri mahasiswa itu sendiri. Kendala internal antara lain malas (40%), motivasi
rendah (26,7%), takut bertemu dosen pembimbing (6,7%), sulit menyesuaikan diri dengan
dosen pembimbing skripsi (6,7%). Sedangkan Kendala eksternal adalah kendala yang muncul
di luar dari kemampuan mahasiswa itu sendiri. Kendala eksternal yang berasal dari dosen
pembimbing skripsi meliputi sulit ditemui (36,7%), minimnya waktu bimbingan (23,3%),
kurang koordinasi dan kesamaan persepsi antara pembimbing 1 dan pembimbing 2 (23,3%),
kurang jelas memberi bimbingan (26,7%), dan dosen terlalu sibuk (13,3%). Berdasarkan
kendala tersebut, terlihat bahwa kendala yang dihadapi cukup beragam.
Jika dilihat dari sisi dosen pembimbing di jurusan Teknik Informatika FASILKOM
UNSRI, kendala yang dihadapi adalah seorang pembimbing rata-rata mengampu kurang lebih
10 mahasiswa dan tidak memiliki jadwal konsultasi yang jelas. Hal ini menyebabkan dosen
sulit untuk memantau proses pembimbingan tugas akhir mahasiswa, dosen juga sering lupa
dengan riwayat konsultasi mahasiswa dan sering lupa dengan mahasiswa bimbingan yang
perlu perhatian khusus (mahasiswa angkatan akhir). Kendala selanjutnya adalah penanganan
revisi skripsi, Di jurusan Teknik Informatika, setelah proses bimbingan berlangsung maka
dosen harus mengisi form konsultasi dan mengisi catatan perbaikan yang harus dilakukan
oleh mahasiswa namun kadang dosen tidak mengisi form tersebut dan mengakibatkan
mahasiswa tidak mendapatkan catatan revisi tugas akhir sehingga sering terjadi perulangan
dalam hal perbaikan tugas akhir dan menyebabkan waktu penyelesaian tugas akhir menjadi
lebih lama. Kemudian kendala komunikasi, Komunikasi antara mahasiswa dan dosen
pembimbing masih menggunakan cara manual misalnya menemui dosen langsung atau
melalui media sosial. Selain itu form konsultasi juga masih manual, dosen harus menulis
catatan revisi dan juga ditandatangani oleh dosen tersebut.
RUANG LINGKUP
A. Identifikasi Masalah
Dalam studi kasus manajemen proyek perangkat lunak ini, terdapat berbagai kendala
yang mempengaruhi proses bimbingan skripsi antara mahasiswa dan dosen pembimbing.
Kendala-kendala ini dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu kendala internal dan
kendala eksternal.

Kendala Internal (Mahasiswa)

● Rasa Malas (40%): Beberapa mahasiswa mengalami kurangnya motivasi dan
kecenderungan untuk menunda pekerjaan.
● Motivasi Rendah (26,7%): Motivasi mahasiswa menurun, yang dapat menghambat
kemajuan dalam menulis tugas akhir.
● Takut Bertemu Dosen Pembimbing (6,7%): Sebagian mahasiswa merasa takut atau
cemas saat harus berinteraksi dengan dosen pembimbing.
● Kesulitan Menyesuaikan Diri dengan Dosen Pembimbing (6,7%): Mahasiswa
mengalami kesulitan beradaptasi dengan gaya pembimbingan dosen mereka.

Kendala Eksternal (Mahasiswa dan Dosen Pembimbing)

● Kesulitan Menemui Dosen Pembimbing (36,7%): Mahasiswa menghadapi kesulitan
dalam menemui atau berkomunikasi dengan dosen pembimbing mereka.
● Minimnya Waktu Bimbingan (23,3%): Terbatasnya waktu bimbingan yang tersedia
bagi setiap mahasiswa.
● Kurang Koordinasi dan Kesamaan Persepsi antara Pembimbing 1 dan Pembimbing 2
(23,3%): Mahasiswa yang memiliki dua pembimbing mengalami kesulitan karena
kurangnya koordinasi dan kesamaan persepsi antara kedua pembimbing.
● Kurang Jelas Memberi Bimbingan (26,7%): Dosen pembimbing dianggap tidak
memberikan bimbingan dengan jelas kepada mahasiswa.
● Dosen Terlalu Sibuk (13,3%): Beban kerja yang tinggi pada dosen, mengampu
banyak mahasiswa, dan kurangnya jadwal konsultasi yang jelas.

B. Batasan Masalah
 Dalam rangka mengatasi kendala-kendala yang dihadapi dalam manajemen proyek
perangkat lunak ini, berikut adalah batasan masalah yang dapat diterapkan:
1. Sistem Manajemen Skripsi : Pengembangan dan penerapan sistem manajemen skripsi
dibuat secara mobile yang memungkinkan mahasiswa dan dosen dapat berinteraksi,
mengatur jadwal konsultasi, dan mengunggah dokumen secara lebih efisien.
2. Penjadwalan Konsultasi : Penetapan jadwal konsultasi yang jelas dan mudah diakses
baik oleh mahasiswa maupun dosen pembimbing melalui platform mobile yang telah
disediakan.
3. Form Konsultasi Digital: Menggantikan penggunaan form konsultasi manual dengan
form konsultasi digital yang memungkinkan pengisian dan akses yang lebih mudah
bagi dosen.
4. Komunikasi Melalui Platform Online: Mendorong mahasiswa dan dosen untuk
berkomunikasi melalui platform online yang telah disediakan untuk pertanyaan,
umpan balik, dan perkembangan proyek.
5. Monitoring dan Evaluasi: Melakukan pemantauan dan evaluasi berkala terhadap
penggunaan sistem online, dengan mengumpulkan masukan dari mahasiswa dan
dosen untuk perbaikan berkelanjutan.
SOLUSI
Membuat aplikasi perangkat lunak: BISO (Bimbingan Skripsi Online) “PASTI BISO!!!”
A. Deskripsi Perangkat Lunak
Aplikasi perangkat lunak berbasis mobile yang digunakan untuk mengoptimalkan
proses bimbingan mahasiswa dalam penulisan tugas akhir.
B. Tujuan dan Manfaat Perangkat Lunak
Adapun Tujuan dan Manfaat Perangkat Lunak sebagai berikut:
Tujuan:
Tujuan dari perangkat lunak BISO adalah memfasilitasi dan meningkatkan efisiensi
proses bimbingan skripsi antara dosen pembimbing dan mahasiswa. Dengan adanya aplikasi
ini, diharapkan akan tercapai:
● Mempermudah komunikasi antara dosen pembimbing dan mahasiswa melalui
platform yang terintegrasi.
● Mengoptimalkan pengaturan jadwal konsultasi dan pertemuan antara dosen
pembimbing dan mahasiswa.
● Meningkatkan akurasi dan kelengkapan dokumentasi seluruh kegiatan bimbingan,
termasuk catatan perbaikan dan revisi.
Manfaat:
Manfaat dari perangkat lunak BISO adalah memberikan kemudahan bagi mahasiswa
dan dosen dalam proses bimbingan skripsi. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan akan
tercapai:
● Memungkinkan mahasiswa untuk dengan mudah mengajukan jadwal konsultasi
secara online, mengurangi hambatan dalam proses penjadwalan.
● Meningkatkan transparansi proses bimbingan dengan memberikan akses kepada
dosen dan mahasiswa terhadap jadwal dan catatan revisi.
● Meminimalkan ketidakjelasan dalam komunikasi dengan fitur chat antara dosen
pembimbing dan mahasiswa.
● Memudahkan penyampaian dan penerimaan catatan perbaikan serta revisi, dengan
dukungan upload dan dokumentasi secara elektronik.
● Meningkatkan akurasi dan efisiensi pengisian form konsultasi, yang berkontribusi
pada pemantauan dan evaluasi proses bimbingan.
● Memberikan reminder untuk jadwal konsultasi, menghindari kelewatan dan
mendukung kedisiplinan dalam proses bimbingan.
 C. Fitur Aplikasi Perangkat Lunak
User :
a. Mahasiswa
● Registrasi/daftar akun (nama, nim, email, fakultas, jurusan, angkatan, dosen
pembimbing, judul skripsi, alamat, no hp)
● List jadwal dosen
○ Pengajuan jadwal bimbingan secara online atau offline dengan menyesuaikan
list jadwal dosen oleh mahasiswa
○ Mahasiswa menunggu status persetujuan pengajuan jadwal
Jika dosen ACC : Jadwal keluar (*jika bimbingan online : termasuk link zoom)
Jika dosen Reschedule : Menunggu opsi pengajuan jadwal dari dosen
● Jadwal konsultasi per mahasiswa
● Reminder konsultasi
● Upload skripsi awal
● Catatan perbaikan/revisi sehabis bimbingan dari 2 dosen
Setiap ada catatan revisi, mahasiswa diminta mengupload ulang hasil revisi.
● Upload skripsi revisi
● Status revisi skripsi
Notifikasi reminder apabila sudah/belum revisi termasuk jadwal deadline revisi.
● Chat dosen
b. Dosen
● Registrasi/daftar akun (nama, nip, email, jabatan, nidn, alamat, no hp, topik
penelitian)
● List mahasiswa yang dibimbing (hanya mahasiswa yang sudah mengisi akun)
Setiap mahasiswa memiliki :
○ Jadwal konsultasi per mahasiswa (2 pilihan : Online dan Offline)
Dosen menyetujui(acc) atau reschedule pengajuan jadwal dari mahasiswa
Jika dosen ACC : Jadwal keluar (*jika bimbingan online : termasuk link zoom)
Jika dosen Reschedule : Dosen mengajukan opsi jadwal
○ File skripsi awal mahasiswa
○ Upload catatan perbaikan/revisi sehabis bimbingan
○ Riwayat upload catatan revisi dari kedua dosen pembimbing (Berisi file catatan
revisi dan nama dosen yg merevisi)
○ Form konsultasi
○ Setelah bimbingan dosen wajib mengisi form konsultasi secara online melalui
aplikasi (form bisa dicetak setelah minimal 10x bimbingan).
○ Status revisi skripsi mahasiswa (termasuk jadwal deadline revisi)
○ File skripsi revisi mahasiswa
○ Chat mahasiswa
○ Reminder konsultasi
Project Manager : Dwi Zulmarkham

Daftar Tugas Project Manager :

Mendefinisikan ruang lingkup proyek
Menentukan ruang lingkup proyek dari segi fungsionalitas, batasan, dan hasil dari projek.
Membuat kesepakatan pengembangan proyek dengan stakeholder dan klien
Membuat list tugas
Suatu proyek besar di breakdown ke dalam beberapa tugas lebih kecil agar lebih mudah
untuk diatur.
Membuat jadwal
Daftar dari tugas-tugas tersebut dibuatkan jadwal atau deadline agar proyek bisa terselesaikan
tepat waktu dan juga progress dari projek bisa terkendali.
Membuat sebuah tim kemudian menentukan anggotanya
Membuat tim diperlukan memilih anggota tim yang sesuai dengan kemampuan serta
kebutuhan. Penentuan anggota bisa menjadi salah satu penentu keberhasilan suatu proyek jadi
anggota tim tidak boleh dipilih sembarangan.
Mengidentifikasi sumber daya dan memutuskan anggaran biaya yang diperlukan
Mengatur kebijakan komunikasi antar setiap anggota tim proyek
Mengevaluasi/menegosiasikan persyaratan proyek
Mencari tahu hal-hal atau spesifikasi yang diperlukan dari proyek yang akan dijalankan.
Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko (Mempersiapkan kontinjensi)
Mengidentifikasi masalah yang akan datang yang akan membuat proyek gagal.
Track Milestone
Merangkai kegiatan bertahap hingga project selesai.
Mengamankan sumber daya yang diperlukan project
Mengembangkan/Mengelola proses pengembangan perangkat lunak
Mengembangkan setiap proses perangkat lunak yang akan dijalankan.
Memotivasi anggota tim
Memotivasi anggota tim untuk dapat mempertahankan proyek yang sedang berjalan
Melaporkan status proyek kepada manajemen tingkat atas
Proyek yang dijalankan di laporan kepada atasan mengenai statusnya tersebut.
Rutin mengadakan pertemuan
Mengadakan pertemuan untuk melaporkan proses dari proyek yang dijalankan.
1. Latar Belakang Studi Kasus:
Jelaskan tentang konteks studi kasus ini, yaitu masalah dalam proses bimbingan antara
mahasiswa dan pembimbing pada proyek perangkat lunak. Identifikasi bahwa ada kendala
internal (yang berhubungan dengan mahasiswa) dan kendala eksternal (yang berasal dari
dosen pembimbing).
2. Kendala Internal Mahasiswa:
Jelaskan jenis-jenis kendala internal yang dihadapi mahasiswa, seperti kurangnya motivasi,
rasa malas, kesulitan berkomunikasi dengan dosen, dan sulit menyesuaikan diri dengan
pembimbing. Berikan persentase masing-masing kendala untuk memberikan gambaran
proporsinya.
3. Kendala Eksternal Mahasiswa:
Jelaskan kendala eksternal yang berasal dari dosen pembimbing, seperti kesulitan dalam
menemui dosen, minimnya waktu bimbingan, kesulitan dalam berkoordinasi antara dua
pembimbing, dan masalah dalam memberikan bimbingan yang jelas. Juga, tunjukkan
persentase masing-masing kendala ini.
4. Kendala Dosen Pembimbing:
Gambarkan kendala yang dihadapi oleh dosen pembimbing, seperti jumlah mahasiswa yang
banyak, kurangnya jadwal konsultasi yang jelas, dan masalah dalam memantau
perkembangan mahasiswa. Fokuskan pada dampak dari kendala ini terhadap kualitas
bimbingan dan kemajuan mahasiswa.
5. Penanganan Revisi Skripsi:
Jelaskan bahwa setelah proses bimbingan, dosen harus mengisi form konsultasi dan
memberikan catatan perbaikan kepada mahasiswa. Namun, terdapat kendala dimana dosen
tidak selalu mengisi form tersebut, mengakibatkan kesulitan bagi mahasiswa dalam
memperbaiki tugas akhir. Akibatnya, proses revisi dan penyelesaian tugas akhir memakan
waktu lebih lama.
6. Kendala Komunikasi:
Jelaskan tentang cara komunikasi yang masih manual antara mahasiswa dan dosen, seperti
tatap muka langsung atau melalui media sosial. Bahas juga bahwa form konsultasi juga masih
manual, dan dosen harus menulis catatan revisi serta menandatanganinya.
7. Dampak Keseluruhan:
Diskusikan dampak dari semua kendala yang teridentifikasi, baik terhadap mahasiswa
maupun dosen pembimbing. Bicarakan tentang bagaimana kendala ini mempengaruhi
kualitas proyek perangkat lunak yang sedang dikerjakan dan waktu penyelesaiannya.
8. Solusi dan Rekomendasi:
Berikan beberapa solusi yang mungkin untuk mengatasi kendala-kendala yang diidentifikasi.
Misalnya, memperbaiki proses komunikasi antara mahasiswa dan dosen dengan
memanfaatkan alat-alat digital, mengatur jadwal konsultasi yang lebih jelas, dan
meningkatkan komunikasi antara dua pembimbing.
9. Pentingnya Manajemen Proyek:
Akhiri tugas dengan menggarisbawahi betapa pentingnya manajemen proyek dalam
memastikan kelancaran bimbingan tugas akhir skripsi. Ajukan argumen bahwa solusi yang
direkomendasikan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kualitas bimbingan serta
pengelolaan proyek perangkat lunak secara keseluruhan.
 Struktur Analisis Kendala dalam Proses Bimbingan Mahasiswa
pada Proyek Perangkat Lunak

I. Informasi Proyek
A. Nama Proyek: Analisis Kendala Bimbingan Mahasiswa Proyek Perangkat Lunak
B. Nama Penulis: [Nama Anda]
C. Tanggal: [Tanggal Pembuatan MPPL]

II. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Pada tahap ini, jelaskan tentang pentingnya analisis kendala dalam proses bimbingan
mahasiswa pada proyek perangkat lunak.
B. Tujuan MPPL
Jelaskan tujuan dari dokumen MPPL ini, yaitu merencanakan langkah-langkah untuk
menganalisis kendala dan merumuskan rekomendasi solusi.

III. Ruang Lingkup

Tentukan batasan ruang lingkup dari analisis kendala, termasuk kendala internal dan eksternal
mahasiswa serta kendala yang dihadapi oleh dosen pembimbing.

IV. Rencana Pengerjaan

A. Analisis Kendala
1. Identifikasi kendala internal mahasiswa.
2. Identifikasi kendala eksternal mahasiswa.
3. Identifikasi kendala yang dihadapi oleh dosen pembimbing.

B. Penyusunan Rekomendasi Solusi

1. Peningkatan motivasi mahasiswa.
2. Penjadwalan konsultasi yang jelas.
3. Meningkatkan koordinasi antara pembimbing 1 dan 2.
4. Implementasi platform digital untuk komunikasi dan formulir konsultasi.
5. Pelatihan manajemen waktu dan pembimbingan bagi dosen pembimbing.
6. Memastikan konsistensi dalam mengisi formulir konsultasi.
C. Implementasi Solusi
1. Mengembangkan sesi pembinaan motivasi secara berkala.
2. Menyediakan jadwal konsultasi yang mudah diakses.
3. Memperkuat komunikasi antara pembimbing 1 dan 2.
4. Mengimplementasikan platform digital untuk komunikasi dan formulir konsultasi.
5. Melaksanakan pelatihan manajemen waktu dan pembimbingan.
6. Memastikan dosen pembimbing konsisten dalam mengisi formulir konsultasi.

D. Monitoring dan Evaluasi

1. Memantau kemajuan implementasi solusi.
2. Mengumpulkan masukan dari mahasiswa dan dosen pembimbing terkait efektivitas solusi.
3. Melakukan evaluasi terhadap dampak perubahan yang dihasilkan.

V. Rencana Komunikasi
Jelaskan bagaimana komunikasi akan dilakukan antara tim proyek, mahasiswa, dan dosen
pembimbing terkait implementasi solusi.

VI. Rencana Manajemen Risiko

Identifikasi potensi risiko yang mungkin timbul selama implementasi solusi dan rencanakan
langkah-langkah mitigasi yang diperlukan.

VII. Penutup
Simpulkan MPPL ini dengan menggarisbawahi pentingnya rencana aksi untuk menganalisis
kendala dan mengatasi masalah dalam proses bimbingan mahasiswa pada proyek perangkat
lunak.

VIII. Referensi
Daftar sumber informasi yang digunakan dalam penyusunan MPPL ini.

IX. Lampiran
Tambahkan lampiran-lampiran yang mendukung MPPL ini, seperti hasil wawancara, data
survei, atau catatan rapat.