Business Requirement Document

Work Order Building Management

Business Requirement Document

Version 1.0

Work Order Building Management

BR-05-2022-0010

SYNOPSIS:
Work Order Building Management merupakan aplikasi yang akan digunakan oleh tenant untuk
mengajukan permintaan lembur dan pengajuan komplen pada tim building management.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
1/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

Table of Contents

Document Control ................................................................................................................................. 3

APPROVALS ........................................................................................................................................ 4
INTRODUCTION................................................................................................................................. 5
1. Background ................................................................................................................................. 5
2. Objective & Scope ...................................................................................................................... 5
3. Benefit Calculation ..................................................................................................................... 5
BUDGET................................................................................................................................................ 6
USER REQUIREMENT SUMMARY ................................................................................................ 7
FLOWCHART SYSTEM .................................................................................................................... 8
FUNCTIONALITIES ......................................................................................................................... 10
1. Master User ............................................................................................................................. 10
2. Master Role.............................................................................................................................. 10
3. Master Lokasi .......................................................................................................................... 11
4. Master Mapping Tenant......................................................................................................... 12
5. Master Keluhan Komplain ..................................................................................................... 12
6. Create Tiket (Tenant) ............................................................................................................. 13
7. Penerimaan Tiket (Resepsionis & Security) ......................................................................... 15
8. Pengerjaan Tiket (Security) ................................................................................................... 17
9. Analisa Komplain (Building Management) .......................................................................... 19
10. Generate Form Lembur Tenant ........................................................................................ 20
11. Laporan Tiket Masuk ......................................................................................................... 21
12. View Tiket ............................................................................................................................ 22
13. Verifikasi Tiket Selesai (Tenant) ....................................................................................... 22
TIME SCHEDULE ............................................................................................................................. 23
TABLE STRUCTURE ....................................................................................................................... 24

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
2/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

Document Control

Date Version Number Reference Description

Pembuatan BRD Work Order
12-10-2022 1.0 - Building Management

Document Control

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
3/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

APPROVALS

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
4/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

INTRODUCTION
1. Background

Selama ini proses pengajuan lembur tenant dan komplain tenant masih dilakukan secara
manual, termasuk laporannnya juga, sehingga membutuhkan personil dan waktu untuk
entry data dan evaluasinya.
1. Background
2. Objective & Scope
Objective:
▪ Proses lembur dan komplain tenant dilakukan secara sistem.
▪ Laporan evaluasi dilakukan secara sistem.

Scope:
Pembuatan fitur untuk proses lembur dari tenant dan penanganan komplain.
2. Objective & Scope

3. Benefit Calculation
Keuntungan Secara Kualitatif:
▪ Lebih hemat waktu dan tenaga karena tidak pakai entry data dan evaluasi
manual.
▪ Lebih real time karena masuk di sistem.
▪ Lebih termonitor oleh PIC terkait, baik gedung maupun tenant.
3. Benefit Calculation

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
5/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

BUDGET
Untuk pembuatan aplikasi digital ini dibutuhkan waktu 40 hari kerja dengan total biaya
sebesar Rp. 40.000.000 (terbilang : empat puluh juta rupiah). Adapun rinciannya
adalah sebagai berikut :

No Task PIC Man Days Cost

1 Business Requirement Document BA 10
1.1 Meet User BA 1
1.2 Create Summary User BA 4
Request
1.3 Layout Mock Up BA 4
1.4 Create Business Requirement BA 1
Document
2 Development Designer, SA & 10
Programmer
2.1 Mock Up HTML Designer 2
2.2 Create database, ERD, Store
Procedure, Function, View, SA 4
Trigger
2.3 Coding Aplikasi Programmer 4
3 QC QC & Trainer 10
4 Manual Book QC & Trainer 2
5 Training & UAT QC & Trainer 7
6 Go Live 1
TOTAL : 40
Catatan : cost 1 ManDay = Rp. 1.000.000,-

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
6/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

USER REQUIREMENT SUMMARY

Aplikasi work order building management akan dibuat untuk mencakupi flow proses
permohonan lembur dari tenant serta pengajuan komplain dari tenant sampai dengan
penanganan komplain, dan generate report untuk hasil lembur tenant dan hasil penanganan
komplain.

Aplikasi work order building management akan berdiri sendiri (tidak masuk ke portal
DBC), dan master user akan diberikan kepada tim Building Management untuk mengelola user
jika ada tenant / pic yang berubah. Aplikasi work order building management akan
mengirimkan notif email ketika tiket diproses, notifikasi akan dikirimkan melalui whatsapp.

USER REQUIREMENT SUMMARY

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
7/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

FLOWCHART SYSTEM

Proses permohonan lembur akan dimulai dari tenant membuat tiket/request via aplikasi work
order building management, tiket kemudian akan diterima oleh security yang akan assign pic
teknisi ke tiket tersebut untuk memastikan listrik tenant yang mengajukan lembur tidak
dimatikan, jika lembur sudah selesai maka tenant akan melakukan konfirmasi untuk selesai
lembur.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
8/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

Proses pengajuan komplain akan dimulai dari tenant membuat tiket via aplikasi work order
building management, tiket kemudian akan diterima oleh resepsionis yang akan assign pic
teknisi untuk melakukan pengerjaan/pengecekan terhadap komplain dari tenant, kemudian dari
tenant akan melakukan konfirmasi selesai pengerjaan, dari DH building management akan
melakukan analisa komplain tenant diakhir proses dan melakukan upload dokumen analisa
komplain yang sudah dibuat.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
9/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

FUNCTIONALITIES
1. Master User

Master user digunakan untuk menambahkan user pada aplikasi work order building
management.

2. Master Role

Master Role digunakan untuk menambah role yang akan diberikan ke user beserta hak
aksesnya.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
10/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
3. Master Lokasi

Master lokasi digunakan untuk menambahkan lokasi/gedung yang disewakan ke tenant.

• Field lokasi adalah free text

• Field PIC resepsionis, security, building mt adalah combo box berisikan list user
dari master user

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
11/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
4. Master Mapping Tenant

Master mapping tenant digunakan untuk mapping tenant ke lokasi/gedung.

• Field Nik Tenant berupa combo box diambil dari master user
• Field Lokasi berupa combo box diambil dari master lokasi
• 1 nik tenant hanya bisa dimappingkan ke 1 lokasi

5. Master Keluhan Komplain

Master kategori komplain digunakan admin untuk menambahkan keluhan komplain untuk
tiket yang berkategori komplain

• Field keluhan merupakan free text dan keluhan tidak dapat diinput jika sudah ada
(tidak dapat double)
• Master keluhan tidak dapat di delete jika sudah terdapat transaksi

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
12/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
6. Create Tiket (Tenant)

Menu create tiket akan digunakan vendor untuk membuat tiket request lembur atau
pengajuan komplain kepada tim building management.

• Field nomor tiket adalah auto generate sesuai dengan kategori tiket dengan format
: sequence – LBR/KPL – bulantahun, jika kategori tiket = lembur maka LBR dan
komplain maka KPL.
• Field lokasi adalah default sesuai master mapping tenant.
• Field Nama PIC Pembuat adalah free text.
• Field Judul adalah free text.
• Field Tanggal adalah default tidak dapat diedit dengan default adalah date time
terupdate.
• Field Kategori tiket adalah combo box berisikan pilihan lembur dan komplain
• Field Keterangan/permasalahan adalah free text.

Jika kategori tiket = lembur maka akan ada field tambahan untuk penginputan jam
lembur dan fasilitas, untuk field fasilitas berupa combo box berisikan AC dan Tanpa
AC

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
13/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

Jika kategori tiket = komplain maka akan ada field combo box tambahan untuk
penginputan kategori keluhan, combo box berisi pilihan keluhan yang diambil dari
master keluhan.

Ketika diclick simpan maka akan ada auto notif whatsapp yang dikirimkan ke pic
resepsionis (kategori tiket = komplain) atau pic security (kategori tiket = lembur) sesuai
dengan kategori tiket dan mappingan pada master area.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
14/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
Contoh notifikasi :

Dear Bapak/Ibu <nama pic penerima tiket>

Diinformasikan bahwa terdapat tiket baru, mohon untuk dapat segera melakukan proses
penerimaan tiket dan penentuan pic teknisi

Nomor tiket :
Judul tiket :
Kategori tiket :
Pic pembuat :
Keterangan/permasalahan:

7. Penerimaan Tiket (Resepsionis & Security)

Menu penerimaan tiket digunakan oleh pic resepsionis dan security untuk melihat /
melakukan proses penerimaan tiket yang sudah dibuat oleh tenant dan melakukan proses
assign teknisi untuk tiket.

masing-masing row tiket dapat diclick untuk melihat detail tiket dan untuk proses tiket.

• Field PIC Teknisi berupa combo box berisikan list user dari master user yang
memiliki role = teknisi
• Ketika diclick simpan maka tiket akan dilanjutkan ke teknisi dan akan ada
notifikasi whatsapp ke teknisi dan pembuat tiket.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
15/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
Dear Bapak/Ibu <nama pic penerima tiket>

Diinformasikan bahwa terdapat tiket baru, mohon untuk dapat segera melakukan proses
pengerjaan tiket

Nomor tiket :
Judul tiket :
Kategori tiket :
Pic pembuat :
Keterangan/permasalahan:

Untuk tiket kategori lembur maka ada tambahan field free text pic security penerima tiket
untuk menginput nama security

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
16/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
8. Pengerjaan Tiket (Teknisi)

Menu pengerjaan tiket digunakan oleh teknisi untuk menginputkan hasil pengerjaan tiket
yang sudah diajukan oleh tenant.

masing-masing row tiket dapat diclick untuk melihat detail tiket dan untuk proses tiket.

Pada menu pengerjaan dari teknisi akan melakukan input feedback hasil pengerjaan dan
upload file lampiran jika dibutuhkan, field permasalahan, tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan adalah free text.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
17/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
Jika kategori tiket adalah lembur maka field inputan untuk permasalahan, tindakan
perbaikan, dan tindakan pencegahan tidak ada.

Setelah tiket selesai dikerjakan oleh teknisi maka akan ada notifikasi whatsapp ke tenant
(pembuat tiket)

Dear Bapak/Ibu <nama pic pembuat tiket>

Diinformasikan bahwa tiket berikut sudah selesai dikerjakan, mohon untuk dapat segera
melakukan proses verifikasi selesai pengerjaan, terima kasih.

Nomor tiket :
Judul tiket :
Kategori tiket :
Pic pembuat :
Keterangan/permasalahan:

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
18/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
9. Analisa Komplain (Building Management)

Menu analisa komplain adalah menu yang berisi tiket komplain yang sudah dilakukan
verifikasi selesai pengerjaan oleh tenant (pembuat tiket), menu ini digunakan oleh pic
building management untuk menentukan dan upload hasil analisa komplain jika
diperlukan.

masing-masing row tiket dapat diclick untuk melihat detail tiket dan untuk melakukan
upload dokumen analisa komplain.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
19/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
10. Generate Form Lembur Tenant

Menu generate form lembur tenant digunakan untuk print rekap lembur tenant.

• Field tenant berupa combo box berisikan list tenant yang ada pada master mapping
tenant.
• Field tanggal lembur berupa range tanggal.

Form yang tergenerate akan otomatis terisi sesuai list tiket lembur yang sudah pernah
dibuatkan oleh tenant berdasarkan tanggal filter.
• Pada kolom paraf penyewa dan pengelola akan terisi dengan checklist.
• Bagian tanda tangan penyewa dan pengelola dibawah tidak diisikan/kosong.
• Kolom keterangan tidak diisi/kosong.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
20/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
11. Laporan Tiket Masuk

Menu laporan tiket masuk digunakan untuk menarik list semua tiket yang pernah
dibuatkan oleh tenant.

• Field Tenant berupa combo box berisikan list tenant pada master mapping
tenant, jika null maka yang ditampilkan adalah all tenant
• Field PIC Teknisi berupa combo box berisikan list user yang memiliki role
teknisi, jika null maka yang ditampilkan adalah all teknisi
• Kolom proses merupakan proses tiket saat ini, keterangan proses tiket sebagai
berikut:
1. Proses Penerimaan Tiket = tiket sudah dibuat oleh tenant dan masih
belum diassign ke teknisi oleh resepsionis / security.
2. Proses Pengerjaan = tiket sudah masuk ke teknisi dan belum selesai
dikerjakan.
3. Proses Verifikasi Selesai Pengerjaan = tiket sudah selesai dikerjakan
oleh teknisi dan menunggu tenant untuk melakukan verifikasi selesai
pengerjaan.
4. Selesai = untuk tiket kategori lembur, tiket akan selesai jika sudah
dilakukan proses verifikasi selesai pengerjaan, untuk tiket komplain
baru akan selesai setelah DH Building Management melakukan
analisa komplain.
5. Proses Analisa Komplain = tiket komplain sudah selesai di verifikasi
selesai pengerjaan dan sedang proses analisa komplain oleh DH
Building Management.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
21/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management
12. View Tiket

View tiket masuk merupakan menu yang dapat digunakan untuk melihat detail tiket yang
sudah dibuatkan oleh tenant, menu ini dapat digunakan oleh admin untuk melihat tiket
yang sudah dibuatkan oleh all tenant dan tenant untuk melihat tiket yang sudah dibuat oleh
tenenat tersebut.

Setiap row tiket dapat diclick untuk melihat detail tiket yang dipilih.

13. Verifikasi Tiket Selesai (Tenant)

Menu verifikasi tiket selesai digunakan oleh tenant untuk close tiket yang sudah selesai
dilakukan pengerjaan oleh teknisi

• Pada menu verifikasi selesai tenant akan melakukan input feedback tenant, field
berupa free text (field mandatory diisi).
• Jika tiket ditolak maka tiket akan kembali ke pic teknisi untuk melakukan
pengerjaan ulang.

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
22/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

TIME SCHEDULE

No Task PIC Start End Days

1 Business Requirement BA
Document
1.1 Meet User BA
1.2 Create Summary BA
User Request
1.3 Layout Mock Up BA
1.4 Create Business BA
Requirement
Document
2 Development Designer, SA &
Programmer
2.1 Mock Up HTML Designer
2.2 Create database,
ERD, Store
Procedure, SA
Function, View,
Trigger
2.3 Coding Aplikasi Programmer
3 QC QC & Trainer
4 Manual Book QC & Trainer
5 Training & UAT QC & Trainer
6 Go Live
TOTAL :

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
23/24
 Business Requirement Document
Work Order Building Management

TABLE STRUCTURE

FR-ICT-01 - CONFIDENTIAL -
Rev : 03
24/24