INTERNAL

Sosialisasi Kebutuhan Dokumen TOR dan RFP

Pada Proses Pengadaan
2024
 Kondisi saat ini

Masih terdapat ketidakseragaman konten dalam pembuatan Term of References (TOR) oleh User,
sehingga menimbulkan beberapa masalah seperti:
• Latar belakang masih menggunakan POJK tahun 2019 dan/atau tidak menggunakan POJK terupdate
yaitu tahun 2022.
• Pembuatan content di dalam TOR tidak seragam.
• Tidak ada kriteria rekanan dalam TOR sehingga tidak ada standarisasi saat pembuatan kriteria
penilaian.

2
 Flow Process (1)

TOR saat ini dibutuhkan di dalam Pengadaan bersifat Tender, dimana alur permintaan Tender sbb :

3
 Flow Process (2)

Join Planning Session

(JPS) jika diperlukan,
Pembuatan draft PKS
Permintaan Best and
atau langsung ke tahap
Final Offer (BAFO)
penerbitan PO.
ke calon vendor.

06 07
Pelaksanaan penilaian
User proposal teknis (100%)
dan lanjut ke proposal
biaya. 05
08 Persiapan kick off.

User/Requester
01
memyerahkan Form
Pengadaan dan TOR. 04 Pelaksanaan Beauty
Contest/Presentasi.
Dalam kondisi tertentu
terdapat proses POC

02 03 (Proof of Concept).

Procurement akan
membuat RFP dan Calon vendor akan
mengundang beberapa menyerahkan proposal
calon vendor di proses legalitas, teknis dan
Aanwijzing. biaya.

Procurement

4
 Terms of References (TOR)

Terms of References (TOR) :

Dokumen tentang rencana besar, tujuan, dan struktur proyek yang harus dibuat oleh tim project management sebelum dilakukannya
proses pengadaan.

Manfaat dan Tujuan TOR :

1. Mencegah adanya ketidaksesuaian kondisi lapangan saat proyek berjalan.
2. Dasar rencana suatu proyek.
3. Sarana bagi atasan untuk mengendalikan kinerja karyawannya.
4. Acuan perhitungan audit bagi pihak manajemen dan divisi keuangan.
5. Bahan penilaian kualifikasi suatu proyek.

Kapan TOR dibutuhkan ?

TOR dibutuhkan ketika User membutuhkan pengadaan yang memiliki Kriteria Khusus.

Kriteria Khusus :
Suatu kondisi atas permintaan barang dan/atau jasa yang membutuhkan Rekanan pengadaan barang dan/atau jasa dengan cara
tertentu seperti Rekanan hanya ada satu, perlu kustomisasi yang hanya dapat dilakukan oleh Rekanan tertentu, pengembangan atas
aplikasi teknologi informasi yang telah ada oleh Rekanan yang sama atau dari beberapa Rekanan.

5
 Terms of References (TOR)

Kaidah pembuatan TOR :

1. Latar Belakang (Why) — jelaskan latar belakang proyek dengan rinci, mulai dari landasan, ide, hingga konsepnya.
2. Uraian Kegiatan (What) — jelaskan mengenai jenis kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan, lalu sebutkan juga batasan-
batasannya.
3. Maksud dan Tujuan (Why) — tuliskan hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang didapatkan dari proyek tersebut.
4. Metode dan Tahapan (How) — jelaskan bagaimana proyek yang akan dijalankan, mulai dari metodenya, tahapan pelaksanan,
hingga komponen pendukung proyek.
5. Jadwal dan Tempat (When, Where) — cantumkan kapan dan dimana akan melakukan hal-hal penting terkait proyek, seperti
jadwal meeting, kunjungan, dan semacamnya.
6. Produk/Keluaran (What) — bila ada keluaran yang Anda hasilkan dari proyek tersebut, maka Anda harus menuliskan semua hal
yang relevan dengan keluarannya.
7. Tim Evaluasi (Who) — sebutkan siapa saja yang menjadi tim untuk mengerjakan proyek, serta keterampilan dan pengalamannya
masing-masing.
8. Logistik dan Anggaran (How Much) — Anda buat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang rinci dan lengkap terkait semua
pengeluaran terkait proyek.
9. Pelaksana dan Penanggung Jawab (Who) — selain tim evaluasi, jelaskan juga siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana
dan penanggung jawab proyek tersebut.

6
 Approval TOR

PIC Create Review Approve

User/Project Owner v v
Kepala Divisi yang v v
membawahi
Tim IT yang terkait v
Kepala Divisi IT terkait v

Project Manager (bila v

dikelola oleh Divisi IDG)

Kepala Divisi IDG (bila v

dikelola oleh Divisi IDG)

Direktur Terkait v
Direktur Utama v
*Merujuk ke PMBOK Project Management

7
 Terms of References (TOR)

Term of References
Content Barang non IT Jasa non IT Barang (Hardware) IT Jasa IT Barang dan Jasa IT
Dokumen Kontrol √ √ √ √ √
Daftar Isi √ √ √ √ √
Daftar Istilah √ √ √ √ √
Latar Belakang Proyek :
Latar Belakang √ √ √ √ √
Tujuan √ √ √ √ √
Ruang Lingkup Proyek dan Deliverables/keluaran :
Ruang Lingkup √ √ √ √ √
Metode dan Tahapan
Wanprestasi (jika diperlukan) √ √ √
Deliverables/Keluaran √ √ √ √ √
Kriteria Rekanan √ √ √ √ √
Lokasi Proyek/Pengiriman √ √ √ √ √
Jangka Waktu Pekerjaan √ √ √ √ √
Tim Evaluasi/Tim Teknis, Tim Pelaksana dan
√ √ √ √ √
Penanggung Jawab
Requirement Tracing Matrix (dalam bentuk list) √ √ √ √ √
Anggaran √ √ √ √ √
Dokumen/Proposal yang dibutuhkan × × × × ×
Masa Berlaku Penawaran × × × × ×
Termin Pembayaran × × × × ×
Jadwal dan Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan × × × × ×
Evaluasi Penyedia Barang dan/atau Jasa :
Kriteria Penilaian Proposal × × × × ×
Persyaratan Penyerahan Proposal × × × × ×
Aturan Pelaksanaan × × × × ×
Kontak × × × × ×

*Template dokumen TOR dapat dimintakan ke Divisi IDG atau Procurement

8
 Request for Proposal (RFP)

Request for Proposal (RFP) :

Dokumen yang disediakan oleh Procurement untuk mencari penyedia yang mampu mengembangkan dan menawarkan solusi barang
dan/atau jasa beserta dengan perkiraan biaya, pendekatan teknis, rencana pengelolaan, gambar kerja, informasi tenaga ahli, atau
informasi tambahan yang menunjukkan kapabilitas yang dimiliki Rekanan.

RFP digunakan untuk pengadaan bernilai besar dimana barang dan/atau jasa yang diperlukan harus disesuaikan dengan keadaan
tertentu dan mengacu kepada TOR yang telah dibuat oleh user.

Manfaat dan Tujuan RFP :

1. Bahan pembuatan proposal teknis, biaya dan lainnya yang ditawarkan oleh Rekanan.
2. Bahan penilaian dan kualifikasi atas pemilihan calon Rekanan.
3. Bahan pembuatan draft Kontrak Kerjasama dengan Rekanan terpilih.
4. Bahan evaluasi kinerja atas Rekanan terpilih sesuai dengan deliverables/keluaran.

Manfaat dan Tujuan RFP :

1. Bahan pembuatan proposal teknis, biaya dan lainnya yang ditawarkan oleh Rekanan.
2. Bahan penilaian dan kualifikasi atas pemilihan calon Rekanan.
3. Bahan pembuatan draft Kontrak Kerjasama dengan Rekanan terpilih.
4. Bahan evaluasi kinerja atas Rekanan terpilih sesuai dengan deliverables/keluaran.

Approval RFP sesuai dengan Limit of Authority (LOA):

Procurement → Create/Pembuat
Head of Human Capital and Support Services → Approval

9
 Request for Proposal (RFP)

Request for Proposal

Content Barang non IT Jasa non IT Barang (Hardware) IT Jasa IT Barang dan Jasa IT
Dokumen Kontrol √ √ √ √ √
Daftar Isi √ √ √ √ √
Daftar Istilah √ √ √ √ √
Latar Belakang Proyek :
Latar Belakang √ √ √ √ √
Tujuan √ √ √ √ √
Ruang Lingkup Proyek dan Deliverables/keluaran :
Ruang Lingkup √ √ √ √ √
Metode dan Tahapan
Wanprestasi (jika diperlukan) √ √ √
Deliverables/Keluaran √ √ √ √ √
Kriteria Rekanan √ √ √ √ √
Lokasi Proyek/Pengiriman √ √ √ √ √
Jangka Waktu Pekerjaan √ √ √ √ √
Tim Evaluasi/Tim Teknis, Tim Pelaksana dan
√ √ √ √ √
Penanggung Jawab
Requirement Tracing Matrix (dalam bentuk list) √ √ √ √ √
Dokumen/Proposal yang dibutuhkan √ √ √ √ √
Masa Berlaku Penawaran √ √ √ √ √
Termin Pembayaran √ √ √ √ √
Jadwal dan Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan √ √ √ √ √
Evaluasi Penyedia Barang dan/atau Jasa :
Kriteria Penilaian Proposal √ √ √ √ √
Persyaratan Penyerahan Proposal √ √ √ √ √
Aturan Pelaksanaan √ √ √ √ √
Kontak √ √ √ √ √

10
 TERIMA KASIH

PT PEFINDO Biro Kredit

Gedung Bursa Efek Indonesia Tower I Lantai 1
Jl. Jend. Sudirman Kav. 52 – 53
Jakarta 12190 - Indonesia
Tel. (+62-21) 515 4501
www.IdScore.id

11