No.

Dokumen : 001/HRD/SOP/AQ/XII/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE

Tanggal Berlaku : REKRUTMEN / PERMINTAAN & PEMENUHAN
Revisi ke : KEBUTUHAN KARYAWAN

1. Tujuan :
Untuk memberikan gambaran secara jelas mengenai alur rekrutmen untuk setiap departemen, dalam rangka
pemenuhan kebutuhan karyawan/pekerja (Man Power).

2. Ruang lingkup :
Prosedur ini menjelaskan proses alur pemenuhan kebutuhan karyawan/pekerja (Man Power) yang berlaku
bagi seluruh departemen yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasional maupun produksi
perusahaan di tiap departemen.

3. Definisi :
 User department (Semua departemen sesuai dengan kebutuhan masing-masing)
 Recruitment, sub bagian dari HRD yang bertanggung jawab dalam pemenuhan kebutuhan
karyawan/pekerja (Man Power) yang dibutuhkan oleh tiap departemen baik operasional, produksi dan
back-office.

4. Dokumen :
 Form permintaan karyawan, digunakan untuk merinci permintaan karyawan/pekerja (Man Power) yang
dibutuhkan, baik secara kuantitas, tujuan permintaan, kualifikasi karyawan/pekerja yang dibutuhkan
hingga tanggal dibutuhkannya pekerja untuk bergabung.
 Form pelamar, digunakan untuk melakukan screening singkat mengenai profil kandidat calon
karyawan/pekerja yang lebih mendalam sebagai kebutuhan interview dari HRD.
 Alat test, digunakan untuk melakukan tes kompetensi dari kandidat calon karyawan/pekerja apakah
sesuai atau tidak dengan kebutuhan yang diminta oleh tiap departemen.

5. Pengisian form :
A. Form permintaan karyawan
 Setiap adanya kebutuhan karyawan/pekerja baik replacement, maupun penambahan diharuskan atau
wajib mengisi form permintaan karyawan yang bisa diambil/diminta kepada HRD dengan ketentuan untuk
replacement telah ada surat resign resmi dari karyawan/pekerja pada departemen terkait, dan bila
dibutuhkan penambahan dengan alasan jelas (karena MPP harus sudah dihitung setiap tahunnya).
 Setelah form diisi sesuai dengan spesifikasi karyawan/pekerja (Man Power) yang dibutuhkan, kemudian
form wajib dikembalikan dengan sudah ditanda tangani oleh pihak yang mengajukan permintaan
penambahan karyawan/pekerja tersebut (dalam hal ini biasanya Kepala Departemen atau User yang
terkait), serta dengan approval dari manajemen.
 Setelah form dikembalikan kepada HRD dengan approval yang sudah lengkap, kemudian HRD akan mulai
melakukan talent pool untuk menyaring kandidat yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan yang ada.

B. Form pelamar
 Setiap kandidat yang telah diundang untuk melakukan test dan wawancara wajib mengisikan form
pelamar yang dilampirkan didalam undangan interview kandidat, baik melalui aplikasi whatsapp maupun
email dan dibawa pada saat interview.
 Form pelamar berisikan biodata karyawan, pengalaman kerja, pencapaian, serta kesediaan untuk bekerja
dengan peraturan perusahaan yang berlaku sesuai dengan posisi yang dilamar
 Saat hari interview form palamar diberikan kepada HRD sebagai bahan review dan pedoman dalam
melakukan wawancara kandidat.
6. Pembukaan lowongan pekerjaan (Talent Pool) :
  Lowongan pekerjaan dibuka berdasarkan oleh permintaan yang telah diajukan memalui form permintaan
karyawan yang telah diajukan sebelumnya.
 Lowongan pekerjaan dibuka melalui platform media/job portal:
1. Jobstreet
2. Karir.com
3. Linkedin
Strategi lain yang bisa dilakukan adalah dengan dibagikan melalui group whatssapp maupun referensi dari
karyawan.

7. Undangan interview kandidat/calon karyawan/pekerja :

 Setiap akan mengundang kandidat atau calon karyawan/pekerja yang telah tersaring sebelumnya, terlebih
dahulu berkoordinasi dengan user terkait untuk mencocokkan jadwal.
 Undangan interview kandidat calon karyawan/pekerja dikirimkan melalui aplikasi whatssapp atau email
dengan melampirkan form pelamar paling lambat H-2.

8. Proses interview :
 Setiap sesi interview dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah dikirimkan melalui undangan kandidat
calon karyawan/pekerja.
 Sesi interview dilakukan di 1 satu ruangan khusus (ruang meeting office) atau bila tidak memungkinkan
bisa menggunakan/meminjam satu ruangan di restoran.
 Bila diperlukan dalam sesi interview, HRD atau user terkait dapat memberikan test (test
psikologi/kepribadian maupun test keterampilan) sebelum interview dilaksanakan.
 Untuk posisi tertentu yang membutuhkan keahlian khusus wajib melibatkan user terkait dalam sesi
interview kandidat calon karyawan/pekerja.

9. Pasca interview :
 Setelah proses interview, user dan HRD berdiskusi mengenai hasil interview untuk menentukan kandidat
potensial yang cocok dengan kebutuhan user dan profil perusahaan.
 Kemudian bila sudah ada kandidat calon karyawan/pekerja yang dirasa cocok dan memenuhi kriteria dari
user dan profil perusahaan, maka akan diajukan untuk dilanjutkan ke pengajuan perjanjian kerjasama
training (masa percobaan).
 Pengajuan perjanjian kerjasama training yang telah di approve dapat langsung diteruskan kepada calon
pekerja yang lolos untuk dapat segera bergabung.

Dibuat Oleh, Diketahui Oleh, Diperintahkan Oleh,

Ardhana Widianto
(Head Dept) (HRD) General Manager