PROJECT TIME MANAGEMENT

PERSIAPAN MAGANG MAHASISWA DI PERUSAHAAN STRATUP BERBASIS

WEBINAR UNTUK MENGOPTIMALKAN PERFORMA DAN KUALITAS SUMBER
DAYA MANUSIA

Disusun Oleh :

Shelly Nur Hanifah 22541144008

Tarangga Rizal Ramadhan 22541144017

Muhammad Julian Arfandy 22541144021

Ivo Tamara 22541144022

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2024
1. Activity Definition
1.1. Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS) pada proyek Webinar Persiapan Magang dibagi
menjadi 5 level dengan pengkodean menggunakan angka numerik. Penjelasan pada
masing – masing level WBS dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Detail Level WBS Proyek Webinar Persiapan Magang

Level Keterangan Contoh

Level 0 Level 0 merupakan level yang paling atas 0. Proyek Webinar
yang menggambarkan tentang proyek yang Persiapan Magang
akan dijalankan. Keseluruhan WBS dan
aktivitas berada pada level ini
Level 1 Level 1 merupakan pembagian tahapan 1. Inisialisasi
dalam pelaksanaan proyek, yang terdiri dari 2. Persiapan
: 3. Perencanaan
4. Pelaksanaan
5. Penutup
Level 2 Level 2 menjelaskan: 1.1 Mengidentifikasi
- Pengelompokkan kegiatan dari aktivitas- tujuan program
aktivitas webinar ini dan
Aktivitas dibawah level 1
menetapkan ruang
lingkup magang
1.2 Melakukan survey
pada kegiatan magang
serupa
1.3 Menilai kelayakan
proyek
Level 3 Level 2 menjelaskan: Pada perencanaan aktivitas
- Pengelompokkan kegiatan dari aktivitas- proyek, dapat dibagi
aktivitas menjadi desain webinar
Aktivitas dibawah level 2
magang, narasumber,
penyuluhan, sarana dan
 prasarana (Kode nomor
3.1.1 s’d 3.1.4)
Level 4 Level 4 menjelaskan aktivitas terkecil di 3.1.1.1.1 Menentukan
bawah level 3 detail jadwal acara atau
rundown pada webinar
Menentukan detail durasi
dari webinar dan
penanggung jawab

1.2. Activity List

Pada activity list berisi daftar aktivitas yang dikerjakan sesuai dengan Project Team untuk
digunakan sebagai pemantauan proyek. Aktivitas – aktivitas tersebut dinilai penting
sebagai pengawasan mengenai jadwal dan status pelaksanaan. Pada proyek ini terdapat
total aktivitas 24 aktivitas dengan rincian 3 aktivitas pada tahap inisialisasi, 2 aktivitas
pada tahap perencanaan, 11 aktivitas pada tahap persiapan, 4 aktivitas pada tahap
pelaksanaan, dan 4 aktivitas pada tahap penutupan. Activity list pada proyek dapat dilihat
pada Tabel 2.

Tabel 2. Activity List Proyek Webinar Persiapan Magang

WBS ID Task Name

0 Webinar Persiapan Magang
1 Inisialisasi
1.1 Mengidentifikasi tujuan program webinar ini dan menetapkan ruang
lingkup magang
1.2 Melakukan survey pada kegiatan magang serupa
1.3 Menilai kelayakan proyek
2. Perencanaan
2.1 Penentuan Project Scope Statement
2.2 Analisis estimasi biaya
3. Persiapan
3.1 Desain Program Webinar Magang
3.1.1 Menentukan jadwal, durasi program dan mengidentifikasi tim proyek
3.1.1.1 Menentukan detail jadwal acara atau rundown pada webinar
 3.1.1.2 Menentukan detail durasi dari webinar dan penanggung jawab
3.1.2 Menentukan tema dan konsep webinar
3.1.3 Menyusun kurikulum magang dan menyusun panduan materi preferensi
untuk para peserta magang
3.2 Narasumber atau pembicara
3.2.1 Mengidentifikasi Pembicara ahli ditinjau mengenai kriteria yang sesuai
dengan tema webinar
3.2.2 Mencari pembicara ahli yang dapat mengisi kegiatan webinar
3.3 Penyuluhan
3.3.1 Melakukan pengenalan program melauli media sosial
3.3.2 Mengonfirmasi keikutsertaan peserta
3.4 Sarana dan Prasarana
3.4.1 Menentukan lokasi untuk melakukan streaming pada tim
3.4.2 Menyiapkan ruang meeting webinar seeperti zoom meeting.
4. Pelaksanaan
4.1 Proses cek sarana dan prasarana
4.2. Briefing
4.3 Webinar Persiapan Magang
4.4 Closing Ceremony sekaligus pemberian formulir umpan balik
5. Penutup
5.1 Mengumpulkan data umpan balik peserta dan menganalisisnya untuk
identifikasi perbaikan
5.2 Menyusun laporan akhir dan menindak lanjutimperbaikan untuk
mantaining pembenahan di masa depan
5.3 Penyelesaian proses kerjasama
5.4 Evaluasi dan Project Closing

1.3. Activity Atributes

Tabel 3 adalah detail aktivitas yang akan dilakukan selama proyek berlangsung beserta
tanggal pelaksanaan dan durasi pengerjaan masing-masing aktivitas:
 Tabel 3. Activity Atributes of Webinar Persiapan Magang

Task WBS Activity Predecessor Duration Start Finish

Number ID (days) Date Date
1 0 Webinar Persiapan 49 01/05/20 18/06/202
Magang 24 4
2 1 Inisialisasi 3 01/05/20 06/05/202
24 4
3 1.1 Mengidentifikasi 1 01/05/20 01/05/202
tujuan program 24 4
webinar ini dan
menetapkan ruang
lingkup magang
4 1.2 Melakukan survey 1 02/05/20 02/05/202
pada kegiatan magang 24 4
serupa
5 1.3 Menilai kelayakan 1 03/05/20 03/05/202
proyek 24 4
6 2. Perencanaan 5 04/05/20 08/05/202
24 4
7 2.1 Penentuan Project 3,4,5 3 04/05/20 06/05/202
Scope Statement 24 4
8 2.2 Analisis estimasi biaya 4 2 07/05/20 08/05/202
24 4
9 3. Persiapan 33 09/05/20 11/06/202
24 4
10 3.1 Desain Program 14 09/05/20 22/05/202
Webinar Magang 24 4
11 3.1.1 Menentukan jadwal, 7 2 09/05/20 11/05/202
durasi program dan 24 4
mengidentifikasi tim
proyek
12 3.1.2 Menentukan detail 11 3 12/05/20 14/05/202
jadwal acara atau 24 4
rundown pada webinar
13 3.1.3 Menentukan detail 11 2 13/05/20 15/05/202
durasi dari webinar 24 4
dan penanggung jawab
14 3.1.4 Menentukan tema dan 7 3 15/05/20 18/05/202
konsep webinar 24 4

15 3.1.5 Menyusun kurikulum 14 4 19/05/20 22/05/202

magang dan menyusun 24 4
panduan materi
preferensi untuk para
peserta magang
16 3.2 Narasumber atau 4 23/05/20 26/05/202
pembicara 24 4
17 3.2.1 Mengidentifikasi 14 2 23/05/20 24/05/202
Pembicara ahli ditinjau 24 4
mengenai kriteria yang
sesuai dengan tema
webinar
18 3.2.2 Mencari pembicara 17 2 25/05/20 26/05/202
ahli yang dapat 24 4
mengisi kegiatan
webinar
19 3.3 Penyuluhan 12 27/05/20 08/06/202
24 4
20 3.3.1 Melakukan 14 7 27/05/20 03/06/202
pengenalan program 24 4
melauli media sosial

21 3.3.2 Mengonfirmasi 20 5 04/06/20 08/06/202

keikutsertaan peserta 24 4
22 3.4 Sarana dan 3 09/06/20 11/06/202
Prasarana 24 4
23 3.4.1 Menentukan lokasi 13 2 09/06/20 10/06/202
untuk melakukan 24 4
streaming pada tim
24 3.4.2 Menyiapkan ruang 23 1 11/06/202 11/06/202
meeting webinar 4 4
seeperti zoom meeting.
25 4. Pelaksanaan 2 12/06/20 13/06/202
24 4
26 4.1 Proses cek sarana dan 23 2 12/06/20 13/06/202
prasarana 24 4
27 4.2. Briefing 26 1 13/06/20 13/06/202
24 4
28 4.3 Webinar Persiapan 27 1 13/06/20 13/06/202
Magang 24 4
29 4.4 Closing Ceremony 28 1 13/06/20 13/06/202
sekaligus pemberian 24 4
formulir umpan balik
30 5. Penutup 6 13/06/20 18/06/202
24 4
31 5.1 Mengumpulkan data 28 2 13/06/20 14/06/202
umpan balik peserta 24 4
dan menganalisisnya
untuk identifikasi
perbaikan
32 5.2 Menyusun laporan 31 1 15/06/20 15/06/202
akhir dan menindak 24 4
lanjutimperbaikan
untuk mantaining
pembenahan di masa
depan
33 5.3 Penyelesaian proses 31 2 16/06/20 17/06/202
kerjasama 25 4
34 5.4 Evaluasi dan Project 33 1 18/06/20 18/06/202
Closing 24 4

2. Activity Sequencing
2. 1. Activity Brakdown Structure
Berdasarkan WBS pada Tabel 1 dan Activity List pada Tabel 2, berikut adalah gambaran
Activity Breakdown Structure sesuai dengan pembagian level masing-masing kegiatan
 2. 2. PERT / CPM Network

Metode jalur kritis digunakan untuk memperkirakan durasi proyek minimum dan
menentukan jumlah jadwal fleksibilitas pada jalur jaringan logis dalam model jadwal.
Teknik analisis jaringan jadwal ini menghitung awal dan akhir untuk semua kegiatan
tanpa memperhatikan keterbatasan sumber daya dengan melakukan analisis pass maju
dan mundur melalui jaringan jadwal (PMBOK, 2017). Dengan menggunakan CPM,
project team dapat menganalisis jalur kritis (critical path) dari proyek yang mereka
jalankan. Jalur kritis adalah urutan kegiatan yang mewakili jalur terpanjang melalui suatu
proyek, yang menentukan durasi proyek sesingkat mungkin. Hasil CPM dari proyek ini
adalah sebagai berikut.

3. Project Uncertainity and Risk Management

3. 1. Statistical Approach

Berikut merupakan perhitungan statistical approach, dengan kolom aktivitas bewarna kuning
menunjukan critical activity.

O Mo Pe
Ind
Activity pt. de ss. Te Var.
eks
a m b
3,16 0,69
A Penentuan Project Charter 1 3 6 666 444
667 444
3,33 0,44
B Penentuan Project Scope Statement 2 3 6 333 444
333 444
2,16
C Menentukan analisis estimasi biaya 1 2 4 666 0,25
667
 0,11
Menentukan detail jadwal acara atau rundown pada
D 1 2 3 2 111
webinar
111
0,11
Menentukan detail durasi dari webinar dan
E 1 2 3 2 111
penanggungjawab
111
0,44
F Menentukan tema dan konsep webinar 1 3 5 3 444
444
Menyusun kurikulum magang dan panduan materi
G 1 4 7 4 1
prefensi untuk para peserta magang
2,16
Menentukan pembicara ahli yang dapat mengisi
H 1 2 4 666 0,25
webinar
667
I Melakukan pengenalan program melalui media sosial 4 7 10 7 1
5,16 0,69
J Mengonfirmasi keikutsertaan peserta 3 5 8 666 444
667 444
0,11
Menentukan lokasi untuk melakukan streaming pada
K 1 2 3 2 111
tim
111
1,16 0,02
Menyiapkan ruang meeting webinar seperti zoom
L 1 1 2 666 777
meeting
667 778
0,11
M Melakukan pengecekan sarana dan prasarana 1 2 3 2 111
111
1,16 0,02
N Melakukan briefing 1 1 2 666 777
667 778
0,11
Mengumpulkan data umpan balik peserta dan
O 1 2 3 2 111
menganalisis
111
1,16 0,02
P Menyusun laporan akhir dan melakukan perbaikan 1 1 2 666 777
667 778
1,16 0,02
Q Melakukan penyelesaian proses kerjasama 1 1 2 666 777
667 778
1,16 0,02
R Melakukan evaluasi dan project closing 1 1 2 666 777
667 778
Rumus Perhitungan :

TA = (a + 4m+ b)/6

𝜎A = ((b – a)/6)2

CriticalPath : 45,83

Probabilitas proyek terselesakain dalam waktu 50 Hari adalah :

𝐷− 𝜇
Z =
√𝜎2
= 50 – 45,83/2,33
=1,7896
4. Activity Development
4. 1. Gantt Chart
Gantt Chart merupakan bagan informasi mengenai jadwal, tempat kegiatan
yang dicantumkan pada sumbu vertikal, dengan tanggal pelaksanaan ditunjukkan pada
sumbu horizontal, dan durasi aktivitas ditampilkan sebagai batang horizontal yang
disesuaikan dengan tanggal mulai hingga selesai (PMBOK, 2017). Berikut adalah
Gantt Chart dari proyek ini.

Gambar 1. WBS Gantt Chart

 Gambar 2. Gantt Chart proyek Webinar

1.3 Activity Atributes

• Completed : AON Network

21.1 1.2 1.2 2.1.

. 3.4 4.1 4.2 4.3
START

2.2
3.1 3.3

3.2

• Completed : AOA Network

 21. 1.2 1.2 2.1.
1. 4.
START
3.4 4. 4. 4.
1 2 3 4
3.1 2.2
3.2 3.3 5

FINISH

1.1.2 5
5

1.1.1
5.1.1
12 7

FINISH
START

5
2.1.1 3.1.1 4.1.1
2.1.2 5.1.2
1 10
0
3.1.2
14

5 3.1.3 20 3.1.4 14

• Critical Path

0 5 5 10

1.1.1 5 1.1.2 5

15 20 20 25
START

0 10 15
10 15 25 49 61 68 82
61 68

FINISH
2.1.1 10 5.1.1 7 5.1.2 14
2.1.2 5 3.1.1 10 4.1.1 12

0 68 68 82
10 25 30 30 49 49 61 61

10 15 15 35 35 49

3.1.4 14
3.1.2 5 3.1.3 20

35 49
10 15 15 35