MANAJEMEN PROYEK

PERSIAPAN MAGANG MAHASISWA DI PERUSAHAAN STARTUP

BERBASIS WEBINAR UNTUK MENGOPTIMALKAN PERFORMA DAN
KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA

Disusun Oleh :

Shelly Nur Hanifah 22541144008

Tarangga Rizal Ramadhan 22541144017
Muhammad Julian Arfandy 22541144021
Ivo Tamara 22541144022

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2024
1. Overview Project
Dalam mendukung pemerintah untuk meningkatkan SDM, Program
webinar ini diluncurkan sebagai langkah turut serta mendukung program
pemerintah. Proyek ini menjadi platform untuk edukasi bagi mahasiswa dalam
mencapai kualitas SDM yang unggul dan bersaing, nantinya mentor
merupakan para pengajar berkualitas yang akan mendidik mahasiswa.
Mahasiswa akan terhubung secara langsung kepada para mentor dan
mendapatkan pengalaman magang mereka yang baik. Program webinar ini
diharapkan dapat menjadi satu wadah untuk mendukung dan memaksimalkan
kualitas dan kuantitas mahasiswa untuk menjadi kandidat terbaik sumber daya
manusia
Teknik industri merupakan program studi yang terdapat di universitas.
Pada program studi tersebut difokuskan dalam beberapa konsep manajemen.
Perusahaan Startup merupakan salah satu perusahaan yang ramai diminati oleh
kalangan mahasiswa sebagai tempat magang. Peluang karir yang besar membuat
ketertarikan tersendiri bagi mahasiswa yang ingin belajar di Industri Kreatif.

Berikut overview program tersebut:

• Identifikasi permasalahan Mahasiswa akan diberi mentoring tentang skill

kapasitas orang sesuai dan kelemahan yang dimiliki
dengan perannya
Mahasiswa akan diarahkan untuk berorganisasi
• Membentuk budaya dan bekerjasama dengan yang lainnya guna
organisasi yang baru membentuk budaya organisasi yang baru dan
lebih sehat.

• Penilaian kompetensi SDM Mentor akan mereview kamampuan setiap

masing-masing mahasiswa.

• Rcruitment SDM
 • Pelatihan intensif Nantinya lembaga yang bekerjasama akan
dikirim portofolio kemampuan para siswa dan
merekrut.

Magang dilakukan dan menilai kemampuan

sebenarnya para mahasiswa di lapangan kerja

2. Objectives Project
2.1 Business Needs
Perlunya peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah karena :
1. Perkembangan teknologi digital telah mengakibatkan perubahan yang
begitu luas terhadap berbagai aspek kehidupan manusia. Menghadapi
perkembangan teknologi, SDM di Indonesia perlu melakukan
peningkatan kompetensi terutama terkait dengan teknologi digital.
2. Penerapan Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan atau yang juga dikenal
dengan Governance, Risk, and Compliance (GRC) merupakan aspek
yang menjadi perhatian besar dalam proses bisnis di industri,Untuk
memastikan penerapan GRC berjalan dengan baik, maka diperlukan
SDM berkualitas, berkompeten, dan berintegritas.
3. Indonesia perlu berbenah dalam meningkatkan kualitas SDM sehingga
memiliki keunggulan kompetitif dari negara tetangga.
Sehingga tujuan dari Proyek ini untuk Mengharmonisasikan
tuntutan bisnis dengan prioritas pengembangan SDM dalam rangka
mengantisipasi kebutuhan kompetensi SDM sektor industri kreatif dan
Mendorong peningkatan kualitas dan daya saing SDM sektor industri kreatif
baik secara nasional maupun internasional.
2.2 Solusi
Kami menyediakan platform webinar ini untuk menjadi solusi
atas permasalahan SDM di Indonesia dengan strategi pencapaiannya adalah
sebagai berikut:
1. Menyusun program pengembangan kompetensi SDM dan
mengembangkan metode pembelajaran pengembangan SDM di
Indonesia
2. Mengidentifikasi kebutuhan talent di industri dunia dan
mengembangkan kurikulum pendidikan atau pelatihan terkait talent di
industri dunia
3. Membuat standar kompetensi SDM dan mengembangkan sertifikasi
kompetensi SDM
Dalam pengembangan SDM dibutuhkan sinergi yang kuat antara
tiga pihak yaitu akademisi (academic) yang memiliki peran dalam
mempersiapkan SDM sesuai kebutuhan industri termasuk melakukan
penelitian; pelaku bisnis (business) yang memiliki peran dalam
mempersiapkan wadah usaha atau bisnis ;dan pemerintah (government)
yang memiliki peran dalam memberikan arah kebijakan dan pedoman bagi
industri di Indonesia dalam pemenuhan SDM yang berkualitas.
2.3 Output Proyek
Berikut adalah output yang diharapkan dari proyek ini:
a. Berkembangnya standarisasi kompetensi Sumber Daya Manusia
(SDM) di Indonesia
b. Berkembangnya infrastruktur pengembangan Sumber Daya Manusia
(SDM) di Indonesia
c. Berekembangnya Sumber Daya Manusia (SDM) di Indonesia yang
memiliki kompetensi digital
d. Mempersiapkan mahasiswa yang siap mengikuti magang di perusahaan
start up
3. Project Description
3. 1. Project Boundaries

Strategi Program Kerja Pelaku Kepentingan Output yang

Pencapaian diharapkan

Menyusun standar Merancang baru Akademisi dan industri Standar kompetensi yang
kompetensi dan mengkaji lebih baik dan fleksibel
SDM ulang

Mengembangkan Memetakan Industri, dan semua Peta sertifikasi

sertifikasi kebutuhan asosiasi di sektor SDM yang sesuai
kompetensi sertifikasi industri dengan kemampuan
SDM sektor jasa kompetensi SDM
keuangan

Mengikuti Mahasiswa Pemenuhan

sertifikasi sertifikasi
kompetensi SDM kompetensi
secara bertahap
dengan
persentase
tertentu

Menyusun Merancang Mentor Program

program program peningkatan
pengembangan peningkatan kompetensi
kompetensi kompetensi
SDM untuk
mempersiapkan
future skills

Melakukan Mentor Kajian yang tepat agar

kajian/mini menjadi pedoman
 survey tentang
praktek
dan situasi terkini
lapangan kerja

Mengembangkan Melaksanakan Mahasiswa Mahasiswa menerima

metode program (partisipan), mentor program
pembelajaran peningkatan (pendidik) peningkatan
pengembangan kompetensi kompetensi
SDM secara bertahap
dengan
persentase
tertentu

Melaksanakan Mahasiswa Peningkatan

program (partisipan), mentor pemahaman
pengembangan (pendidik) peserta
SDM capacity
building secara
bertahap
dengan
persentase
tertentu

3.2 Project Completion Criteria

Projek dapat dikatakan selesai apabila terdapat beberapa indikator sebagai berikut:
• Terselesaikannya kegiatan webinar hingga akhir acara
• Tercapainya kuota target yang telah direncanakan
• Terdapat pembicara atau mentor yang memberikan pengalaman dan materi
• Peserta Webinar memberikan evaluasi atau umpan balik kepada
penyelenggara
Beberapa faktor yang mempengaruhi Project Completion Criteria adalah :

Penutupan kontrak memperbarui catatan proyek, merinci hasil Terencanakan

akhir pekerjaan proyek.

Realisasi proyek tim untuk merencanakan dan mengatur jalannya Terencanakan

kegiatan proyek

Menyusun anggaran keuangan yang baik Terencanakan

Mengevaluasi keberlangsungan proyek Terencanakan

Efektifitas kepercayaan dan keselarasan antar tim Terencanakan

Manajemen schedule dan budget Terencanakan

Pencegahan dan solusi kesalahan (bencana) Terencanakan

Kepuasaan pelanggan dan output yang baik Terencanakan

3.3 Constrain and Assumption

Constrain Assumption

1. Komitmen Isu Misalnya, tidak sesuainya kewajiban

Komitmen yang kurang jelas mempengaruhi mentor dan tidak tercapainya hak para
faktor keberhasilan proyek ini. Keberhasilan mahasiswa dalam mencapai
pengembangan SDM membutuhkan komitmen kebutuhannya mereka, dikarenakan
dari semua pemangku kepentingan. komitmen yang kurang jelas seperti
peraturan yang tidak terselesaikan dengan
baik

2. Ketersediaan Anggaran yang terbatas Vendor atau sponsor yang tidak tercapai
Keterbatasan anggaran menjadi faktor yang sesuai target mempengaruhi ketersediaan
harus diwaspadai karena kesuksesan anggaran. Pemanfaatan anggaran yang
 pengembangan SDM sangat bergantung pada tidak sesuai juga menjadi faktor anggaran
ketersediaan anggaran yang terbatas

3. Perubahan Lanskap Proyek Faktor-faktor eksternal yang dapat

Perubahan secara drastis dapat mengakibatkan mengubah lanskap proyek seperti,
gagal atau rusaknya proyek, komitmen dan lingkungan yang tidak mendukung,
pedoman agenda proyek menjadi acuan untuk jadwal yang tidak tepat, kerusakan dalam
menghindari permasalahan ini. Kelancaran acara internal, dll. Melalui pendekatan
pengembangan SDM dipengaruhi oleh dan penyesuaian harusnya bisa
dinamika perubahan faktor eksternal. menyelesaikan permasalahan ini

4. Risk Assessment

No Resiko Tingkat Solusi

Resiko

1. Pembicara tidak sesuai Rendah Membuat kriteria yang jelas

kriteria terlebih dahulu

2. Jadwal yang tidak tepat Sedang Membuat jadwal secara yang

terencana menggunakan
beberapa rencana keterlambatan
acara

3. Jaringan tidak stabil Tinggi Menyiapkan jaringan internet

yang baik terlebih dahulu

4. Peserta webinar tidak sedang Melakukan promosi dan juga

memenuhi kuota strategi dalam pemberian
informasi

5. Peserta tidak melakukan Rendah Melakuakn follow up ulang

evaluasi atau umpan balik mengenai pengisian formulir
pada penyelenggara evaluasi
 6. Kekurangan biaya Tinggi Melakukan kerjasama dengan
beberapa mitra

5. Project Approach
Berikut tahapan yang dibutuhkan dalam membuat sebuah webinar sebagai
berikut :
a. Merencanakan konsep, tema, dan jadwal webinar
b. Merencanakan kriteria pembicara atau mentor yang sesuai dengan
konsep dan tema
c. Melakukan proses desain pada pamflet atau media promosi
d. Melakukan pencarian pembicara atau mentor
e. Melakukan promosi melalui media sosial
f. Membuka pendaftaran peserta webinar
g. Melakukan countdown menuju webinar
h. Menyiapkan kegiatan webinar
i. Menyelenggarakan kegiatan webinar
j. Melaksanakan evaluasi kegiatan webinar
k. membuat laporan kegiatan
6. Project Schedule

Project Name Project Project Start Project End

Duration Date Date

Merencanakan konsep 5 20 maret 25 maret

dan tema

Menentukan kriteria 2 26 maret 28 maret

Pembicara

Melakukan desain pada 3 29 maret 31 maret

pamflet
 Melakukan pencarian 2 1 april 1 april
pembicara atau mentor

Melakukan promosi melalui 5 2 april 7 april

media sosial

Melakukan pendaftaran 7 5 april 12 april

peserta webinar

Melakukan Countdown 3 13 april 15 april

menuju webinar

Menyiapkan kegiatan 1 16 April 16 April

Webinar

Menyelenggarakan Kegiatan 1 17 April 17 Aril

Webinar

Melaksanakan evaluasi 1 17 April 17 April

Webinar

Membuat laporan kegiatan 3 18 april 20 April

7. Cost Estimation
Perencanaan biaya dan kebutuhan modal sebagai berikut :

No Kebutuhan Harga Kuantitas Jumlah

1.Biaya Pembicara 300.000 2 600.000

2. Biaya moderator dan MC 100.000 1 100.000

3. Kuota Internet 100.000 1 100,000

4. Desain Canva 50.000 1 50.000

 5. Konsumsi penyelenggara 25.000 4 100.000

6. Alat tulis dan print 50.000 1 50.000

Grand Total 1.000.000

8. Resource Requirement

Kategor Jumla Biaya Biaya

i Sub Kategori h Satuan Total Keterangan

Sumber
Daya Tim Project
Manusia Management

- Project
Manager 1 - - Relawan

- Content
Creator 1 - - Relawan

- Marketing &
Promotion
Specialist 1 - - Relawan

- Technical
Support 1 - - Relawan

Rp
Mentor/Pengaja 300.00 Rp
r 2 0 600.000

Rp
100.00 Rp
Moderator 1 0 100.000
Kategor Jumla Biaya Biaya
i Sub Kategori h Satuan Total Keterangan

Sumber
Daya Biaya Platform Zoom/Google
Finansial Webinar Gratis Rp 0 Meet/Microsoft Teams

Biaya Marketing
& Promosi

Rp Rp
- Poster digital 1 50.000 50.000

- Promosi di
media sosial Gratis Rp 0

Biaya
Honorarium

- Rp
Mentor/Pengajar 600.000

Rp
- Moderator 100.000

- Tim Project
Management Rp 0

- Technical
Support Rp 0

Sumber
Daya PowerPoint/video/handou
Lainnya Materi webinar - t

Peralatan & Laptop, komputer,

software - proyektor, sound system

Rp
100.00 Rp
Kuota internet 0 100.000
Kategor Jumla Biaya Biaya
i Sub Kategori h Satuan Total Keterangan

Rp Rp
Desain Canva 50.000 50.000

Konsumsi Rp Rp
penyelenggara 25.000 100.000

Alat tulis & Rp Rp

print 50.000 50.000

Rp
Grand 1.000.00
Total 0

9. Communication Plan

Jenis Tujuan Komunikasi Media Frekuensi Audiens

Komunikasi Komunikasi

Meeting awal Memperkenalkan ttim Face to Face 2 Project Team

project dan konten project
serta tujuan project

Stakeholder Merencanakan kerjasama Face to face Sesuai project team

Meeting dalam kelangsungan kebutuhan stakeholder
project

Project Team Review Progress Project Face to Face 2 hari Project team
Meeting sekali

Meeting Mempersiapkan kegiatan Face to face 1 kali project team

rehearsal event
 Event Melakukan kegiatan Face to face 1 kali project team
dan seluruh
peserta

Meeting Melakukan evaluasi Face to Face 1 kali Project team

Evaluation terhadap kegiatan yang
telah dilaksanakan

Meeting Melakukan pembagian face to face 1 kali project team

fnialisasi tugas mengenai
laporan pembuatan laporan
kegiatan

10. Project Stakeholder

Berikut stakeholder dari project webinar:

No Stakeholder Role

1. Tim Project Owner

2. Tarangga Rizal Ramadhan Project Manager

3. Shelly Nur Hanifah Project Desainer

4. Muhammad Julian Arfandy Project Streamer

5. Ivo Tamara Project Administration

6. Dosen Pengampu Matkul Project Supervisor

7 Ketua Prodi Teknik Industri Penyetuju

8. Pembicara Webinar Traniner, Fasilitator

9. Peserta webinar Peserta

11. Project Authorization

No Tahapan Nama Dokumen Dibuat Oleh Disetujui

Oleh

1 Persiapan Project management Project Team Project

plan Supervisor

project plan Project Team Project

Supervisor

silabus webinar Project Project

Administratiom Manajer

Jadwal webinar Project Project

ADministration Manajer

strategi publikasi dan Project Desainer Project

sosialisasi Manajer

Kualifikasi pembicara Project Project

Administration Manajer

2 Pelaksanaan Pendaftaran peserta Project Project

Administration Manajer

Webinar Project Streamer Project

Manajer

3. Evaluasi Silabus yang telah Project Manajer Project

diberbarui Supervisor

Laporan Manajer Proyek Project

pertanggungjawaban Supervisor