ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

TRAINING NEED ANALYSIS

 PRASETYO Budi Ilmawan
SIP, M.Sc, M.Ec.Dev
0811 250 6102
SIP.Ilmu Pemerintahan Fisipol-UGM
M.Sc.International Human Resource Development Hiroshima University of Japan
M.Ec.Dev.Magister Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomika dan Bisnis-UGM

1. Diklat Analisis Kebutuhan Diklat (BPSDM Kemendagri Jakarta)

2. Lokakarya Analisis Kebutuhan Diklat (BPSDM Kemendagri Jakarta)
3. Diklat Penilaian Angka Kredit (Pemkab Sleman)
4. Diklat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Pemkab
Sleman-BPKP Yogyakarta
5. Diklat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
Pemkab Sleman-Menpan RB
6. Diklat Fungsional Analis Kepegawaian Ahli (BKN Jakarta)
7. Diklat Planning and Budgeting (MEP UGM-Bappenas)
8. Diklat Training of Trainers (ToT) Non Widyaiswara (LAN Jakarta)
9. Diklat Training of Facilitator (ToF) BPSDM Kemendagri Yogyakarta

2
Pengembangan Kompetensi
4 dasar hukum

UU No. 5/2014 Tentang ASN

PP 11/2017 Tentang Manajemen PNS

PP 17/2020 Tentang Perubahan PP 11/2017.

Pengembangan Kompetensi P
Peraturan LAN 10/2018
NS

3
 Pasal 203 Pasal 204
Upaya untuk pemenuhan standar ko Menjadi dasar pengembangan karie
mpetensi jabatan dan pengembanga r dan salah satu dasar bagi pengang
n karier katan jabatan

Hak Setiap PNS

Minimal 20 jp/tahun

Pengembangan Kompetensi
Dalam manajemen PNS pengembangan kompetensi menjadi faktor utama dalam pengembangan karie
r PNS, oleh karenya diperlukan suatu rencana program pengembangan kompetensi yang akurat bagi s
etiap PNS
Tahapan Program Pengembangan Kompetensi
A rocket leads 3 items

Validasi Validasi kebutuhan dan renc

ana pengembangan kompet
ensi

Rencana rencana pelaksanaan penge

mbangan kompetensi

Inventarisasi inventarisasi jenis kompeten

si yang perlu ditingkatkan da
ri setiap PNS

5
 PERENCANAAN KEBUTUHAN
PENGEMBANGAN KOMPETENSI

03
membandingkan antara hasil penilaian kinerja dengan target
kinerja jabatan yang diduduki

membandingkan antara profil kompetensi PNS deng

02
an standar kompetensi jabatan yg diduduki

Dilaksanakan untuk jan

01
gka waktu tertentu

6
 Penilaian Kompetensi

Penilaian hasil dialog Menilai hasil dialog sebagai informasi men

genai kemampuan PNS dalam melaksanak
an tugas jabatan

dialog Metode pengembangan kompetensi

dalam bentuk dialog atasan dengan
bawahan

Uji Kompetensi Uji kompetensi oleh asessor internal atau bekerja sam
a dengan assessor independen

7
 FRAME WORK
Kebutuhan
Belum diklat
berkompete
n Kebutuhan
non diklat
Kebutuhan
kompetensi
Promosi
Sudah
berkompete
n
Rotasi
 5 Manfaat AKD
Informasi yang akurat untuk dijadikan masukan d
alam menyusun program pelatihan yang diinginka
n.
1
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pr
oses mencapai tujuan diklat, sekaligus tujuan or
2 ganisasi

The only man who never m Menghindari biaya (cost) yang tidak perlu dalam peng
embangan organisasi karena kekeliruan dalam mengi
akes mistakes is the man w 3 dentifikasi atau identifikasi tidak di lakukan
ho never does anything. Memberikan justifikasi yang cocok, baik untuk pen
4 gembangan maupun tidak untuk pengembangan
pembelajaran
Memudahkan dalam merancang suatu program pelat
5 han yang benar-benar dibutuhkan, karena identifikas
kebutuhan merekomendasikan solusi yang tepat dan
sesuai
9
 PRINSIP AKD

TERARAH

03
Hasil rumusan harus terarah kepada satu tujuan organisasi, b
aik untuk jangka pendek maupun jangka panjang
SISTEMATIS

02
Rumusan yang dihasilkan disusun secara teratur, beruruta
n dan berlanjut
REALISTIS
Rasional dan dapat dilaksanakan dgn memperti

01
mbangkan kemampuan daya, dana dan sarana
serta waktu yang tersedia

10
 TAHAPAN AKD
6 steps Hasil AKD merupakan dokumen p
engembangan kompetensi, oleh k
Tahapan ini berisikan entri data h
arena itu harus dipaparkan kepa
asil kuesioner dan analisa data b
Pada tahap ini dilakukan penyus da stakeholder
aik scr kualitatif maupun kuantita
unan standar kompetensi yang a
tif
kan digunakan untuk mengetahui Paparan
ada tidaknya gap kompetensi
Analisa Data
Standar kompetensi

INSTRUMEN
Dalam tahap ini dilakukan penyu
sunan dan sosialisasi instrumen
Kuesioner
Kuesioner disusun untuk mendap
atkan data gap kompetensi
Pelaporan
Disini merupakan inti AKD dimana
disampaikan kesimpulan dan rek
omendasi hasil AKD yang akan m
enjadi program pengembangan k
ompetensi

11
 4 Important Points
4 icons and descriptions

Target grup/sasaran AK
4 hal yang perlu diperha D
tikan Target Pencapaian AKD

Target waktu pelaksana

Dalam menentukan pelaksanaan AK an AKD
D khususnya dalam penyiapan instr
umen harus memperhatikan keemp Ketersediaan sumber da
at hal berikut ya (man/money)

12
 Bahan Penyusunan
Perda/Perbub 1
5 parts
Perda atau perbub kelembagaan yang
memuat tupoksi perangkat daerah
2 ANJAB/ABK

Anjab/ABK yang memuat uraian tu

SOP
SOP yang berisikan uraian proses kegiatan yan
g harus dilalui dari awal hingga akhir
gas masing-masing jabatan
3
4 Dokumen Perencanaan

Dokumen perencanaan yang berisikan target k

egiatan bisa berupa LAKIP/DPA/TOR kegiatan
Interpretasi 5
Interpretasi diperlukan untuk menjustifikasi treatm
ent yang diperlukan apabila ditemukan adanya ga
13
p kompetensi
 MODEL
INSTAN KENDALA YANG ALTERNATIF PENYELESAIAN
NO UNIT KERJA KEGIATAN (N-1) TARGET CAPAIAN
SI DIHADAPI KENDALA

               

               

               

               

               

               

               

               
 Model
DATA USULAN KEBUTUHAN DIKLAT
(NAMA SKPD)

USULAN CALON PESERTA

UNIT KERJA USIA KEIKUTSERTAAN DIKLAT
NO TUPOKSI KEGIATAN USULAN KEBUTUHAN DIKLAT LATAR BELAKANG KETERANGAN
(ESELON IV) NAMA NIP
PENDIDIKAN
(per 31 Jan 2020) (berapa kali)

                     

USULAN KEBUTUHAN DIKLAT

UNTUK JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU
SKPD:
USULAN CALON PESERTA
USULAN KEIKUTSERTAAN
NAMA KOMPETENSI YANG USIA LATAR
NO KEBUTUHAN DIKLAT KETERANGAN
JABATAN DIBUTUHKAN NAMA NIP JABATAN BELAKANG
DIKLAT (per 31 Jan
(berapa kali) PENDIDIKAN
2020)

                     
 USULAN KEBUTUHAN
PELATIHAN
No. Nama Unit Esl. IV Kendala dalam Usulan Usulan Peserta
Melaksanakan Kebutuhan Nama NIP Jabatan
Tupokosi Pelatihan
 USULAN KEBUTUHAN
PELATIHAN
No Usulan Kebutuhan Nama Jabatan Usulan Peserta Tingkat Pertimbangan
Diklat Nama Jabatan Pangkat/G Usia Per
Fungsional Urgensi
ol. 31 Jan.
2020

Catatan:
Pertimbangan dalam menentukan tingkat urgensi
Tinggi : untuk syarat kenaikan jabatan/pangkat
Sedang : untuk mengantisipasi penerapan kebijakan baru
Rendah : untuk menambah wawasan/pengetahuan
Nama PNS :
Jabatan :
Instansi :
Pelaksanaan
Uraian Tugas Usulan Diklat
Kompetensi Belum Dikuasai
 MODEL DISKREPANSI Belum Sudah
kompeten kompeten
Tingkat Kompetensi
tidak kurang cukup sangat
No Kompetensi mampu
mampu mampu mampu mampu
1 2 3 4 5

 Nilai 1 menunjukkan tidak mampu dimana PNS tersebut tidak mampu atau tidak memiliki kompetensi untuk
pekerjaan tersebut. Secara sederhana PNS tersebut sama sekali tidak tahu dan tidak bisa mengerjakan .
 Nilai 2 menunjukkan kurang mampu dimana PNS tersebut kurang mampu dalam arti sedikit saja
mengetahui dan dapat melakukan pekerjaan tersebut.
 Nilai 3 menunjukkan cukup mampu dimana PNS tersebut memiliki pengetahui namun belum terampil
untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
 Nilai 4 menunjukkan mampu dimana PNS dapat melakukan pekerjaan dengan hasil yang sesuai standard
dan memuaskan.
 Nilai 5 menunjukkan sangat mampu dimana PNS tersebut sudah sangat kompeten, hasil kerjanya
memuaskan dan dapat mengajarkan kepada orang lain
 Kompetensi Penyelenggaraan Diklat
Tingkat Kompetensi
tidak kurang cukup sangat
No Kompetensi mampu mampu mampu
mampu
mampu
1 2 3 4 5
1 Mempelajari aturan tentang pelatihan kepemimpinan
2 Menyusun data pejabat struktural yang belum pelatihan kepemimpinan
3 Menyusun nota dinas dan surat pengiriman pelatihan kepemimpinan
4 Mencari informasi jadwal ke penyelenggara pelatihan
5 Menyusun surat perjanjian kerjasama dengan lembaga penyelenggara pelatihan
6 Melaksanakan koordinasi dengan peserta pelatihan
7 Membuat surat tugas pelatihan
8 Menyiapkan biaya dan akomodasi peserta
9 Melaksanakan pemantauan peserta pelatihan
10 Menyusun laporan pengiriman pelatihan kepemimpinan
11 Mempelajari aturan tentang pelatihan teknis
12 Menyusun data pegawai yang akan dikat teknis
13 Menyusun nota dinas dan surat pengiriman pelatihan teknis
14 Mencari informasi jadwal ke penyelenggara pelatihan teknis
15 Membuat surat tugas pelatihan
16 Menyiapkan biaya dan akomodasi peserta
17 Melaksanakan pemantauan peserta pelatihan
18 Menyusun laporan pengiriman pelatihan teknis
19 Mempelajari aturan tentang pelatihan fungsional
20 Menyusun data pegawai yang akan dikat fungsional
21 Menyusun nota dinas dan surat pengiriman pelatihan fungsional
22 Mencari informasi jadwal ke penyelenggara pelatihan fungsional
23 Membuat surat tugas pelatihan
24 Menyiapkan biaya dan akomodasi peserta
25 Melaksanakan pemantauan peserta pelatihan
26 Menyusun laporan pengiriman pelatihan fungsional

20
 96.93

Pelayanan Pensiun
3.07
92.68

Pelayanan Pembekalan PN...

7.32
84.78

Pelayanan Pengadaan ...

15.22
55.81
sudah berkompeten

Penyusunan Kebutuhan P...

44.19
65.63

Perencanaan dan Pengem...

34.37
76.66

Pengiriman Diklat
23.34
belum berkompeten

64.29

Penyelenggaraan Diklat
35.71
96.30

Pengelolaan Tugas Belajar ...

3.70
81.82

Pengembangan Diklat
18.18
skor kompetensi

73.26 sudah be...

BKPP

26.74
belum be...
Berdasarkan hasil analisa tingkat urgensi kebutuhan diklat, maka
diperoleh prioritas kebutuhan diklat sebagai berikut:
Level
Kompetensi Kebutuhan Diklat
Priroritas
Pengembangan Diklat Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Sedang

Pengelolaan Tugas Belajar Izin Sosialisasi Kepegawaian Sedang

Belajar dan Ikatan Dinas
Penyelenggaraan Diklat TOC Sedang

Pengiriman Diklat TOC Sedang

Penyusunan Kebutuhan Diklat Analisis Jabatan dan Analisis Tinggi

Pegawai Beban Kerja
Pelayanan Pengadaan CPNS Diklat Penyusunan Formasi Sedang

22
 Contoh rekomendasi
Peningkatan kompetensi namun tidak melalui diklat

Pengelolaan Tugas Belajar

Izin Belajar dan Ikatan Din
Bendahara Pengeluaran as
Studi pustaka peraturan penatausahaa Studi pustaka dan peningkatan k
n keuangan, pajak dan barang daerah oordinasi dengan instansi terkait

Pelaksanaan Pengkoordinasian Pene

mpatan JFU JFT Penyelenggaraan Diklat
Pelatihan internal dalam pengelo Features Rotasi Pekerjaan
laan mutasi antar daerah

Perencanaan dan Pengemb

Pelayanan Pensiun angan Pegawai
Peningkatan koordinasi dan eval Peningkatan koordinasi/studi ba
uasi nding, studi pustaka

23
 Contoh kurikulum diklat
Mengacu pada hasil AKD
Nama mata diklat tersebut masih bersifat
tentative, artinya masih memungkinkan u
ntk diubah atau diganti tanpa mengubah e
sensi materi sesuai dengan standar komp
etensi kerja yang mempersyaratkan. Dim
ungkinkan juga adanya pennggabungan n
ama mata diklat dan penentuan jumlah ja
m pelajaran untuk setiap mata diklat yang
dilakukan dalam tahapan perencanaan di
klat
Diklat Mata Diklat Inti
Menjelaskan cara pengisian instrument AKD
Melaksanakan entri data usulan AKD
Diklat Melakukan analisis data usulan AKD
Analisis Menguasai teknik penyusunan kurikulum
Kebutu diklat
han Menyusun instrument analisis kebutuhan
Diklat diklat (AKD)
Melaksanakan paparan hasil AKD
Menyusun draf sk program diklat
Menyusun panduan penyelenggaraan diklat
Menyiapkan perlengkapan diklat (ATK, tas,
spanduk)
Menyiapkan bahan ajar
Menyiapkan administrasi diklat (daftar
TOC hadir, lembar ijin, piket harian)
Menyiapkan instrument evaluasi diklat
(pengajar, penyelenggaraan)
The Power of PowerPoint | thepopp.com 24
Menyiapkan sertifikat diklat

Keberhasilan
bukanlah milik orang yang pintar
melainkan kepunyaan mereka
yang senantiasa berusaha

25
The Power of PowerPoint | thepopp.com