perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan mengandung tiga unsur pengertian dasar di
dalamnya, yakni: Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan. Untuk
selanjutnya diuraikan lebih rinci mengenai pengertian kata masing-masing.

1. Pengertian Administrasi
Menurut Sondang P. Siagian (1992 : 267) Administrasi berarti keseluruhan
proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu
oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu pula.
Menurut The Liang Gie (1986 : 18) Administrasi adalah segenap
rangkaian pembuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan,
menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus, atau dengan singkat kegiatan-
kegiatan menata.
Menurut Prajudi Admosudirdjo (1982 : 43) Administrasi adalah fungsi
utama yang harus dijalankan administrator. Sedangkan pengertian administrator
menurut Ninik Widiyanti (1988 : 3) adalah setiap “kepala organisasi”, yang harus
membuat orang yang dipimpinnya itu hidup, tumbuh bergerak.

a. Unsur-Unsur Administrasi
Untuk membangun suatu Administrasi sebagai sistem diperlukan
berbagai unsur (elements, elementen), baik berupa faktor-faktor situasionil dan
kondisionil maupun sumberdaya – sumberdaya (resources) tertentu (Prajudi
Admosudirdjo, 1982 : 44-46) :
1) Organisasi
Organisasi ini dicipta secara konstitusionil oleh Pimpinan Tertinggi
daripada badan-usaha, dan akan menjadi wahana (wadah), struktur,
dan rangka dasar (framework) daripada Administrasi.
commit to user

6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id7

2) Lingkungan
Lingkungan yang mengelilingi Administrasi yang “berada” di dalam
Organisasi terdiri atas berbagai “lapis”: geografis fysik, biologis (flora,
fauna), Sosial, budaya, ekonomis, psikilogis, politik, teknologis.
Administrasi (Organisasi) akan bergerak sambil berpindah-pindah lapis
setiap kali berganti persoalan atau urusan. Sebagian (besar) daripada
lingkungan tersebut akan merupakan lingkungan ekologis.
3) Situasi
Situasi berada di dalam Lingkungan dan berada dalam keadaan
bergerak serta berubah secara terus-menerus.Situasi adalah
seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung maupun
tidak langsungmempunyai pengaruh terhadap peri keadaan, peri
kehidupan, dan gerak-gerik Administrasi (organisasi).
4) Lokasi
Lokasi adalah bagian daripada lingkungan terdiri atas semua faktor
yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan
Administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur
menurut jarak transportasi dan komunikasi.
5) Wilayah Operasi atau Yuridiksi
Wilayah operasi atau wilayah yuridiksi adalah bagian daripada
lingkungan yang dijadikan atau merupakan sasaran-sasaran kegiatan
atau tindakan daripada Administrasi (Organisasi). Terdiri tiga unsur,
yakni :
a) Wilayah personil, terdiri atas semua orang-orang dan badan-badan
yang mempunyai kepentingan dengan Administrasi (Organisasi).
b) Wilayah materiil, terdiri atas semua urusan-urusan dan persoalan-
persoalan yang menjadi tugas atau kewajiban Administrasi
(Organisasi).
c) Wilayah territorial, yakni wilayah geografis dengan batas-batas
tertentu yang tidak boleh dilampaui.
6) Persil (Site)
Persil terdiri atas tanah halaman dan gedung dimana kegiatan-kegiatan
utama dan Pimpinancommit to user(Organisasi) berada.
Administrasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id8

7) Mesin dan Peralatan (equipment)

Terdiri atas semua barang modal yang merupakan “hardware” daripada
Administrasi (Organisasi).
8) Program-Usaha (Software) dan Mission
Terdiri atas peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur
konstitusionil,dirakit dengan suatu Filosofi Bisnis dan Filosofi
Administrasi yang merupakan kerangka dan rangka dasar berfikir dan
berusaha.
9) Legitimitas
Kekuatan sosial-politik-yuridis yang berasal dari undang-undang atau
konsessi, lisensi, patent, dan sebagainya.
10) Pimpinan
Pimpinan itu terdiri atas semua Manager dan Staffer yang ditanamkan
oleh para pemilik badan-usaha untuk bertindak sebagai “kader”,
sebagai bingkai penegak Folosofi Bisnis daripada para Pemilik badan-
usaha.
11) Personil
Personil terdiri atas semua orang warga Organisasi (Administrasi) yang
secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi daripada
Administrasi (Organisasi).Masalah pokok daripada Administrasi
adalah bagaimana secara terus-menerus mengendalikan, merakit, dan
memanfaatkan unsur-unsur Administrasi tersebut di atas secara
seefektif-efektifnya dan seefisien-efisiennya.

b. Proses-Proses Administrasi
Administrasi sebagai proses menurut Prajudi Admosudirdjo (1962 :
178) ialah keseluruhan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiran-
pemikiran, pengaturan-pengaturan, mulai dari penentuan tujuan sampai
dengan penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan tersebut. Dalam bentuk
ikhtisar, proses administrasi sebagai persiapan dan pelaksanaan kebijaksanaan
politik meliputi kegiatan (J. Wajong, 1964 : 35-36) :
I. Merencanakan (mempersiapkan)
commit to user
1. Merencanakan (dalam arti memikirkan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id9

2. Merumuskan
II. Mengorganisasikan (menyusun organisasi)
3. Menetapkan tujuan
4. Menetapkan jangka-waktu
5. Menetapkan metode bekerja
6. Menghimpun alat-alat (tenaga perlengkapan)
7. Menyusun alat-alat (“arrangement”)
8. Menggerakkan
9. Mengadakan pemeriksaan (“controle”)
10. Mengadakan perbaikan
III. Memimpin (memimpin organisasi)
11. Memelihara secara struktural
12. Memelihara secara fungsional
13. Memajukan secara struktural
14. Memajukan secara fungsional

c. Fungsi-Fungsi Administrasi
Fungsi Administrasi ialah cara-cara yang dipergunakan untuk
mencapai tujuan, meliputi 6 fungsi pokok, yaitu (Moekijat, 1992 : 20-21) :
1) Merencanakan
2) Mengorganisasi
3) Memperlengkapi organisasi itu dengan orang-orang
4) Menjuruskan
5) Mengkoordinasi
6) Mengawasi
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian
administrasi dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian administrasi
menurut The Liang Gie (1986 : 18) adalah segenap rangkaian pembuatan
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan, menunaikan,
memelihara, mengatur, mengurus, atau dengan singkat kegiatan-kegiatan menata.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 10
digilib.uns.ac.id

2. Pengertian Kearsipan
Menurut The Liang Gie (1986 : 27) mendefinisikan pengertian arsip dalam
bahasa Belanda (Archief), sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
dan berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan tertentu, sehingga apabila
setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Menurut The Liang Gie (1996 : 118) Arsip adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut Saiman (2002 : 103) Arsip ialah setiap catatan (record/warkat) yang
tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang
terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film),
media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket), kertas fotokopi dan lain-
lain.
Menurut Basir Barthos (1990 : 1) Arsip adalah setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.
Menurut A. W. Widjaja (1986 : 2) Arsip adalah lembaran-lembaran warkat
yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan
pertanggungjawaban organisasi.
Menurut Ig. Wursanto (1991 : 19) Arsip adalah kumpulan surat atau kumpulan
warkat yang mengandung arti dan mempunyai kugunaan baik bagi kepentingan
organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan
sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu dipergunakan. Sedangkan pengertian Kearsipan menurut Ig.
Wursanto (1995 : 19-20) adalah proses kegiatan pengurusan/pengaturan arsip
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut MC Maryati (2008 : 114) Arsip adalah setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan
commit
diperlukan sewaktu-waktu dimasa to user Sedangkan pengertian Kearsipan
mendatang.
menurut MCMaryati (2008 : 114) adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing)
perpustakaan.uns.ac.id 11
digilib.uns.ac.id

dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut

aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali
dengan mudah dan cepat.
Menurut Sutarto (1992 : 168) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki
guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat.
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan , pasal 1, Arsip diartikan sebagai berikut (Sutarto, 1992 : 168) :
a. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian Kearsipan
dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian Kearsipan menurut Ig. Wursanto
(1995 : 19-20) adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Pengertian Administrasi Kearsipan

Menurut The Liang Gie (1986 : 28) Administrasi Kearsipan adalah
segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak saat dimulainya
pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya.
Menurut Saiman (2002 : 104) Administrasi Kearsipan adalah suatu
pekerjaan menghasilkan arsip yang terdapat pada perencanaan, pelaksanaan,
sampai pada pengawasan.
Menurut Ig. Wursanto (1995 : 16) Administrasi Kearsipan adalah suatu
proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu,
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Menurut A. W. Widjaja (1986 : 7-8) Administrasi Kearsipan adalah
commit to user
pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat
perpustakaan.uns.ac.id 12
digilib.uns.ac.id

kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman,

penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat
lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian
Administrasi Kearsipan dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian
Administrasi Kearsipan menurut A. W. Widjaja (1986: 7–8) adalah pekerjaan
menyimpan surat atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat kegiatan-
kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat
lainnya.
Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah dikemukakan diatas,
administrasi kearsipan dapat diartikan sebagai segenap rangkaian
penyelenggaraan kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, mulai dari penerimaan,
pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan arsip.
Hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kearsipan berdasarkan
pengertian administrasi kearsipan yang telah dikemukakan sebelumnya, yakni :
1) Penerimaan dan Pencatatan arsip
2) Penyimpanan arsip
3) Pemeliharaan arsip
4) Penyusutan dan Pemusnahan arsip
5) Fasilitas arsip
6) Ruang kearsipan
7) Pegawai kearsipan

1) Penerimaan dan Pencatatan arsip

Kegiatan penerimaan dan pencatatan berada pada jajaran awal dalam
pengelolaan arsip, khususnya untuk pengurusan arsip berbentuk surat. Dalam
hal ini, penanganan surat terbagi menjadi dua macam, yakni surat masuk dan
surat keluar. Untuk lebih jelasnya, diuraikan perihal prosedur pengurusan surat
masuk terlebih dahulu, baru kemudian surat keluar.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai lembaga
pemerintah non-Departemen yang merupakan lembaga tertinggi dalam
commit to user
pengurusan arsip Negara Republik Indonesia, dalam Buku Petunjuk Teknis
perpustakaan.uns.ac.id 13
digilib.uns.ac.id

Tata Kearsipan Dinamis, menguraikan tata aliran surat masuk sebagai berikut
(Sutarto, 1992: 231-235) :
a. Penerimaan surat
Surat-surat dinas datang/masuk diterima oleh petugas penerima
surat (baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir).
Kemudian surat-surat tersebut disortir untuk dikelompokkan surat mana
yang boleh dibuka dan mana yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan
surat-surat pribadi.
b. Membuka surat / menstempel
Surat-surat rahasia diberi stempel jam dan tanggal terima surat
pada amplop bagian belakang, sedangkan surat-surat yang dapat dibuka
distempel pada bagian belakang surat. Selanjutnya petugas meneliti
kesesuaian antara jumlah lampiran dengan apa yang tertulis pada surat, ada
atau tidaknya tembusan dan lain-lain. Apabila surat tidak tercantum alamat
pengirim, amplop diklip menjadi satu dengan surat tersebut.
c. Mengelompokkan surat
Surat-surat masuk dikelompokkan menjadi satu berdasarkan
susunan kronologis tanggal surat, kemudian diserahkan kepada petugas
pencatat surat.
d. Menilai surat
Petugas pencatat surat menilai dan menentukan penggolongan
surat-surat penting dan surat rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan
golongannya, masing-masing dikelompokan menurut asal surat dan
disusun secara kronologis.
Perihal menilai surat ini, Siwi Kadarmo (1994 : 75) menyatakan
bahwa sumber surat dapat dilihat dari nama pengirim, alamat, atau stempel
pos. Dari tanda-tanda sumber surat tersebut, sekretaris dapat dengan segera
menyimpulkan penting atau tidaknya suatu surat, baik yang bersifat dinas
maupun pribadi.
e. Mencatat surat penting
1. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat, antara lain :
a) Tanggal penerimaan surat masuk
b) Nomor urut suratcommit
masukto user
perpustakaan.uns.ac.id 14
digilib.uns.ac.id

c) Mencoret huruf K (Keluar), karena yang sedang diproses surat

masuk
d) Isi ringkas, diambil dari isi yang terkandung dalam surat masuk
e) Memberi kode klasifikasi
f) Memberi indeks/pengenal
g) Asal surat masuk
h) Alamat yang dituju surat masuk
i) Tanggal dan nomor surat masuk
j) Pengolahan surat masuk
2. Pencatatan pada Kartu Kendali sebanyak tiga lembar, meliputi :
a) Tanggal dan nomor urut
Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut dari
surat masuk tersebut. Karena merupakan surat masuk, maka kode
K (Keluar) yang dicoret.
b) Isi ringkas
Menentukan isi surat secara ringkas, sedapat mungkin tidak lebih
dari lima kata.
c) Kode
Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat.
Setiap instansi tentu memiliki daftar klasifikasi arsip yang berisi
kode dan masalah. Setiap surat masuk diberi kode sesuai dengan
daftar klasifikasi tersebut.
d) Indeks
Penentuan indeks diambil dari keterangan dalam isi surat, yang
dapat digunakan sebagai tanda pengenal surat. Antara indeks dan
isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat berupa masalah,nama
orang, nama organisasi, atau nama tempat.
e) Lampiran
Diisi sesuai jumlah berkas yang dilampirkan.
f) Dari/Kepada
Merupakan alamat surat dan alamat yang dituju dari surat yang
bersangkutan.
g) Pengolah commit to user

Pihak yang nantinya akan menangani surat yang bersangkutan.

perpustakaan.uns.ac.id 15
digilib.uns.ac.id

h) Tunjuk Silang
Terkadang pada surat masuk terdapat obyek lebih dari satu
masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari seorang
nama, atau lebih dari satu tempat. Namun karena obyek yang satu
telah dicatat pada indeks, maka obyek yang lain dicatat pada kolom
Tunjuk Silang dan kemudian dibuatkan Lembar Tunjuk Silang.
Berikut ini contoh format Kartu Kendali dan Lembar Tunjuk
Silang :

INDEKS: TGL: KODE:

NO.URUT M/K
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN:
DARI: KEPADA:
TANGGAL: NO. SURAT:
PENGOLAH: PARAF:
TUNJUK SILANG:
Gambar II.1 Kartu Kendali
(Sutarto, 1992 :234)

INDEKS: KODE: TGL:

NO:
ISI RINGKAS:

DARI: KEPADA:

Lihat Berkas

KODE: INDEKS: TGL:

NO:
Gambar II.2 Lembar Tunjuk Silang
(Sutarto, 1992 : 235)

f. Mengarahkan surat
Setelah surat masuk dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, kemudian
surat diserahkan kepada Unit Pengolah, bersama Kartu Kendali II
commit to user
berwarna hijau dan Kartu Kendali III berwarna merah. Kartu Kendali I
perpustakaan.uns.ac.id 16
digilib.uns.ac.id

berwarna putih ditinggal di petugas pengarah (pengendali). Apabila Kartu

Kendali II dan III telah diparaf oleh Unit Pengolah, maka selanjutnya :
1) Kartu Kendali II disampaikan ke petugas pengarah untuk dicek, lalu
disimpan oleh pinata arsip. Kartu Kendali II ini berfungsi sebagai arsip
pengganti selama surat tersebut masih aktif digunakan oleh Unit
Pengolah.
2) Kartu Kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya.
Menurut Thomas Wiyasa (2003 : 2) pada waktu mendistribusikan
surat-surat masuk, perlu menggunakan Buku Ekspedisi sebagai bukti
tertulis atau tanda terima surat-surat yang disampaikan kepada pejabat
maupun Unit kerja yang dituju.
Selain menggunakan Kartu Kendali, pencatatan dan pengendalian
surat dapat mempergunakan fasilitas lain semacam Buku Agenda dan Tata
Naskah (Takah). Menurut Saiman (2002:65) pencatatan dengan Buku
Agenda biasanya dilakukan oleh organisasi atau kantor yang belum
menerapkan Kartu Kendali, tetapi dapat juga dilakukan pada lembaga yang
sudah besar, karena adanya Buku Agenda memberikan manfaat yang besar
dalam pengendalian catatan kantor.
Berikut ini contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Ekspedisi
Internal :

No. Tgl. Terima dari Tgl. Nomor Surat Perihal Lampiran Ket.
Urut Surat Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Gambar II.3 Buku Agenda Surat Masuk

(Thomas Wiyasa, 2003:16)
No. Tgl. No. Banyak- Lamp Bagian Paraf Catatan
Urut Surat Surat Nya Penerimaan Penerima
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

commit
Gambar II.4 to userEkspedisi Internal
Buku
(Thomas Wiyasa, 2003:16)
perpustakaan.uns.ac.id 17
digilib.uns.ac.id

Berbeda dengan pengurusan surat masuk yang harus melalui beberapa

prosedur yang cukup panjang, pada pengelolaan surat keluar prosedurnya
lebih sederhana dan ringkas. Berikut ini tata aliran surat keluar menurut
(sutarto, 1992 : 237-239):
1) Mencatat surat keluar
Surat keluar yang akan dikirim dicatat terlebih dahulu oleh petugas
pengolah pada Kartu Kendali rangkap tiga, setelah ditangdatangani oleh
Pimpinan pengelola. Cara-cara pencatatan dalam Kartu Kendali surat
keluar tidak berbeda dengan pencatatan pada Kartu Kendali surat masuk.
Seperti pada pencatatan surat masuk, ada pula prosedur selain
penggunaan Kartu Kendali, yaitu dengan fasilitas Buku Agenda. Berikut
ini contoh Buku Agenda surat keluar :

No. Tgl. No. Perihal Hubungan dengan Lampiran Paraf

Urut Surat Surat Surat No. Penerima
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Gambar II.5 Buku Agenda Surat Keluar

(Thomas Wiyasa, 2003:17)

2) Penyampaian
a) Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, maka arsip
surat keluar serta Kartu Kendali I dan II disampaikan kepada Unit
Kearsipan untuk distempel, sedangkan surat aslinya untuk dikirim.
b) Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada
pengarah/pengendali.
c) Arsip surat dicapjam dan tanggal pengirimannya, dibagian
belakang arsip surat.
d) Arsip surat dan Kartu Kendali II berwarna hijau kemudian
disampaikan kepada Unit Pengolah.
e) Oleh Unit Pengolah, Kartu Kendali II diparaf dan dikembalikan ke
pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada pinata arsip untuk
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 18
digilib.uns.ac.id

disimpan sebagai pengganti arsip, karena arsip surat disimpan oleh

Unit Pengolah.
f) Surat tersebut selanjutnya diklip menjadi satu dengan Kartu
Kendali III berwarna merah oleh pengolah.
3) Penyimpanan arsip surat
Arsip surat keluar disimpan bersama-sama dengan konsep surat
dan Kartu Kendali III. Arsip surat jawaban disimpan menjadi satu map
dengan surat masuk.

2) Penyimpanan arsip
Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi
diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah
melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda
arsip, karena arsip merupakan sumber informasi atau data yang membantu
melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan
dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan
yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis
sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Tujuan dari penataan arsip tersebut menurut A. W. Widjaja (1986 :104) adalah
sebagai berikut :
a) Menyimpan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai
guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu
persoalan atau proses pekerjaan.
b) Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga
apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
c) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah sebagai
berikut :
a. Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi
atau lembaga tentu berbeda-beda. Ada tiga macam asas yang dapat
commit to user
dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi
perpustakaan.uns.ac.id 19
digilib.uns.ac.id

masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Saiman (2002 : 105-106)

yaitu :
1) Asas Sentralisasi
Diberlakukan apabila jenis kantor mempunyai satu Unit kerja yang
khusus menerima surat-surat masuk dan pengiriman surat-surat keluar.
Unit ini biasanya disebut Tata Usaha.Sementara menurut Thomas
Wiyasa (2003:45) tata kerja kearsipan secara Sentralisasi diartikan
bahwa seluruh berkas atau record dari seluruh Unit kerja dalam suatu
organisasi dipusatkan di Kantor Pusat. Semua berkas, dokumen, kertas
kerja dan lain-lain, baik yang diterima dari luar maupun dalam Unit
kerja, diatur, dipelihara, disimpan, dan dikelola di Bagian Arsip Pusat.
Keuntungan :
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan
c. Kantor hanya menyimpan arsip, duplikatnya dapat dimusnahkan
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan
Kerugian :
a. Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk kantor yang kecil
(organisasi)
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam
c. Untuk kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih
lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan
2) Asas Desentralisasi
Diberlakukan apabila semua Unit kerja mengelola arsipnya masing-
masing mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
Menurut Thomas Wiyasa (2003:46) yang disebut tata kearsipan secara
Desentralisasi ialah apabila tiap-tiap Unit kerja menyelenggarakan dan
mengelola arsip secara sendiri-sendiri, sesuai dengan kepentingan Unit
commit to user
kerja yang bersangkutan.
Keuntungan :
perpustakaan.uns.ac.id 20
digilib.uns.ac.id

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing
b. Keperluan akan arsip tentu akan mudah dicari
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik
Kerugian :
a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi
b. Penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip yang banyak pada
setiap unit
c. Pegawai mempunyai dua tugas rangkap, mengelola surat dan
melakukan arsip sehingga perlu pengetahuan tentang kearsipan
yang memadai
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan oleh setiap unit
3) Kombinasi Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi
Diberlakukan apabila dalam penanganan arsip yang masih sering
digunakan (arsip aktif) dikelola di Unit kerja masing-masing,
sedangkan untuk arsip yang sudah tidak sering dipergunakan (arsip
inaktif) dikelola di Sentral arsip.Dengan demikian, pemindahan arsip
menurut jadwal pemindahan (jadwal retensi), dan sentral arsip perlu
melakukan pemusnahan arsip-arsip yang sudah tidak perlu lagi setelah
diseleksi dengan baik.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Surat, naskah, dokumen atau warkat lainnya yang diterima suatu
organisasi setelah dilakukan pencatatan oleh suatu pengolah, maka
kegiatan selanjutnya adalah melakukan penataan yang mengarah pada
penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan.Hal ini sesuai pengertian
filing dalam ilmu kearsipan.
Menurut Thomas Wiyasa (2003 : 48) “filing adalah pengaturan dan
penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur
tertentu secara sistematis dan konsisten”.
Menurut Siwi Kadarmo (1994 : 109) menguraikan “filing adalah
proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis,
sehingga bahan-bahan commit
tersebutto dapat
user dengan mudah dan cepat dapat

ditemukan kembali setiap kali diperlukan.”

perpustakaan.uns.ac.id 21
digilib.uns.ac.id

Berdasarkan beberapa definisi filing ini, dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem atau prosedur penyimpanan
arsip yang telah ditentukan suatu organisasi. Menurut Ig. Wursanto
(1991:87-88) yaitu Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
Diperlukan
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah
3) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem
penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu
dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk
tindakan tindakan selanjutnya.
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam
pelaksanaan administrasi kearsipan.Aktivitas pokok dalam bidang
kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat.Warkat-warkat itu harus
disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali
dengan cepat apabila diperlukan.
Menurut Ig. Wursanto (1991:215) pada pokoknya sistem
penyimpanan warkat atau arsip ada lima macam, yaitu:
1) Sistem Abjad (alphaberical filing)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu instansi didalamnya termuat
nama - nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah, nama
pokok soal. Disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu
nama setelah nama - nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan–
ketentuan yang berlaku untuk masing - masing nama.
2) Sistem pokok masalah (subject filing)
Dalam sistem ini arsip - arsip disimpan menurut pokok soal yang
terdapat dalam arsip.Oleh karena itu arsip - arsip dikelompokan
commit
menurut pokok soalnya, to user disusun menurut urut - urutan abjad
kemudian
pokok soal arsip tersebut.Pokok soal ini sekaligus dapat digunakan
perpustakaan.uns.ac.id 22
digilib.uns.ac.id

sebagai kode dari arsip tersebut. Surat - surat yang berisi atau
berhubungan dengan kredit misalnya, diberi kode kredit. Jadi semua
surat yang berhubungan dengan kredit dihimpun dalam suatu berkas
yang diberi tanda berupa perkataan ”kredit”.
3) Sistem Wilayah (geograpichal filing)
Dalam sistem wilayah arsip-arsip disimpan menurut pembagian
wilayah tertentu, misalnya: pulau, propinsi, kabupaten, kotamadya,
kota, kecamatan, dan lain-lain. Setelah pembagian wilayah ditentukan,
kemudian disusun menurut susunan abjad agar penemuan kembali
dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4) Sistem nomor (numerical filing)
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor, berarti arsip disimpan
dengan mempergunakan kode nomor.Arsip disimpan menurut urut -
urutan angka dari 1, 2, 3, terus meningkat sampai bilangan yang lebih
besar.
5) Sistem tanggal (chronological filing)
Dalam sistem tanggal disimpan menurut tanggal yang tercantum dalam
surat. Sistem ini sebenarnya lebih tepat digunakan untuk menyimpan
arsip - arsip yang berhubungan dengan jangka waktu tertentu,
misalnya, surat - surat perjanjian kontrak kerja, surat - surat tagihan,
dan sebagainya.
c. Proses Penyimpanan Arsip
Setiap kegiatan tentunya mempunyai urutan - urutan langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai
selesai.Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah
dilaksanakan. Tahapan - tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan
sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini
menurut Basir Barhos (1990:49) meliputi kegiatan - kegiatan : pembuatan
tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang,
menggolong - golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh
Ig. Wursanto (1995:16-18) yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan
arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 23
digilib.uns.ac.id

1) Memisah - misahkan (segregating) arsip

Memisah - misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap
arsip - arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek-
subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut
daftar indek yang telah ditentukan.
2) Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip - arsip yang disimpan perlu untuk mengetahui apakah
arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda - tanda persetujuan
(disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip
tersebut boleh disimpan.
3) Memadukan (assembling) arsip
Arsip - arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan
yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis
tanggal surat.
4) Mengklasifikasi (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar
perbedaan- perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar
persamaan- persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub
subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada ujung
kanan bawah surat.
5) Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
 Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
 Menentukan judul atau caption arsip secara tepat
 Memberikan tanda - tanda (keterangan) lain yang dapat
menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang digunakan apabila terdapat dua caption.Caption pertama
digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua
dicantumkam pada arsip yang bersangkutan.
7) Menyusun arsip
Arsip - arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai
commit to user
dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.
perpustakaan.uns.ac.id 24
digilib.uns.ac.id

8) Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip - arsip sesuai pola
klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip - arsip didalam file - file
atau folder - folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu
perlengkapan yang digunakan dalam filing dan penenmpatannya dalam
penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu.
d. Penemuan Kembali Arsip
Informasi yang terkandung dalam arsip sering digunakan sebagai
bahan pertimbangan atau pengingat untuk melakukan berbagai kegiatan
operasional.Oleh karena itu penemuan kembali arsip, atau sering disebut
dengan istilah pencarian dokumen, perlu diperhatikan oleh personal
kearsipan.Penemuan kembali arsip secara tepat dan cepat, merupakan
tujuan dari penyimpanan arsip.
Menurut Ig. Wursanto (1991 : 187) “pencarian dokumen
merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan
menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi.”
Menurut A.W Widjaja (1993 : 171) penemuan kembali dokumen atau
arsip bukan sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat
penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang
terkandung dalam dokumen itu dapat ditemukan, sehingga tindakan
pengambilan keputusan yang didasarkan dari sumber informasi dari arsip
tersebut dapat dipenuhi.
Pengelolaan arsip yang memperhatikan sistem atau prosedur
kearsipan akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. Menurut
Siwi Kadarmo (1994 : 116) metode atau sistem filing sangat penting bagi
suatu kantor sebagai alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan
surat-surat atau bahan-bahan yang penting dengan aman, sistematis, dan
mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3) Pemeliharaan arsip
Menurut Ig. Wursanto (1991: 220-224), yang dimaksud dengan
pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-
commit to user
arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.Usaha pemeliharaan arsip berupa
perpustakaan.uns.ac.id 25
digilib.uns.ac.id

melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah tindakan

yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak
diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai
berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan
penyimpanan arsip, yang harus diperhatikan dalam pengaturan ruangan
yaitu :
 Suhu dalam ruangan
 Pencahayaan yang terdapat pada ruangan
 Ruangan harus memiliki ventilasi secukupnya
 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan
api,banjir,hujan dan perusak arsip lainya
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan
penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
 Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak
arsip dan lemari arsip.

4) Penyusutan dan Pemusnahan arsip

Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki
arsip.arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan
dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai
nilai guna abadi. Arsip - arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan,
apabila disimpan terus - menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik
bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnya, dan
pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip - arsip tersebut membutuhkan
tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk
mangatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap
arsip - arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 26
digilib.uns.ac.id

Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek

pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip. Dalam UU tersebut yang dimaksud dengan
penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
 Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan Lembaga - lembaga Negara atau Badan - badan
Pemerintahan masing - masing.
 Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku.
 Menyerahkan arsip - arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip
nasional. (Ig Wursanto, 1995:208).
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat dua kegiatan
pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.Dalam kegiatan pemindahan
arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip
inaktif.Meskipun disebut dengan arsip inaktif tetapi dalam jenis ini masih ada
yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak digunakan
lagi bagi organisasi.Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka
sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip
aktif, sedang arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung
dimusnahkan.
Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor membentuk tim
khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula - mula menentukan
dan memilah - milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk
dimusnahkan.Ketentuan dalam menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung
dari organisasi masing - masing yang disesuaikan dengan bidang kerja,
kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut.
Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip menurut Basir
Barthos (1990:103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip.Pemusnahan atau disposal arsip menurut (Ig Wursanto, 1995:207) adalah
tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir
fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus
dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah,
dihancurkan dengan bahan commit to user (dijadikan bubur), atau dengan cara
kimia, pulping
lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Menurut Irra
perpustakaan.uns.ac.id 27
digilib.uns.ac.id

Chrisyanti (2011 : 178) Pemusnahan adalah Proses kegiatan penghancuran

arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan.
Sedangkan menurut Maryati (2008 : 129) metode pemusnahan arsip
ada beberapa, antara lain :
a) Perajangan
Dokumen yang akan dimusnahkan dirajang atau dicacah dengan
menggunakan mesin perajang kertas.
b) Pembakaran
Cara pembakaran memang paling mudah tanpa biaya, tetapi cara ini
jarang dilakukan karena kurang bersahabat dengan lingkungan karena
asapnya akan menjadi polusi udara. Selain itu jika ada kertas yang
melesat dari api dan belum hangus maka dokumen rahasia masih bisa
terbaca.
c) Pemusnahan Kimiawi
Menggunakan bahan kimiawi untuk melenyapkan tulisan dan
melunakkan kertas.
d) Pembuburan
Dokumen yang akan dimasukkan suatu tempat dan diisi air lalu
dihancurkan sampai seperti bubur.
Keuntungan dengan dilakukan kebijakan penyusutan dan pemusnahan
menurut Basir Barthos (1990 : 111)sebagai berikut :
a. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan
tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
b. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun
inaktif.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.
d. Mudahnya penemuan kembali arsip akan meningkatkan efisiensi kerja.
e. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke
arsip Nasional RI.
f. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan
bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Pemusnahan arsip dilakukan melalui proses sebagai berikut:
commit to user
a. Pembentukan panitia
b. Inventarisasi data arsip
perpustakaan.uns.ac.id 28
digilib.uns.ac.id

c. Penilaian kegunaan arsip

d. Daftar usulan pemusnahan

DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIP

……………………………………………..
……………………………………...

No Masalah Tahun Jumlah Jenis Fisik Ket

………..,……….
Kepala Unit Kearsipan

Gambar II.6 Formulir usulan Pemusnahan

(Irra Chrisyanti, 2011 : 178)

Dalam pelaksanannya pemusnahan arsip harus disertai Berita

Acara Pemusnahan Arsip. Berita acara tersebut memuat deskripsi
dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan,
serat metode pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan
biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapa instansi
tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif
yang telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan
apabila ada tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah
dimusnahkan.

5) Fasilitas Kearsipan
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan
arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam
fasilitas.Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian
pekerjaan dalam usaha pekerjaan manusia. Fasilitas yang digunakan antara
lain :
a. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Pada dasarnya alat-alat commit
dan perlengkapan
to user yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 6 macam sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id 29
digilib.uns.ac.id

1. Perlengkapan alat-alat tulis, antara lain :

 Pensil
 Pena
 Tinta
 Pulpen
 Bolpen
 Kertas
 Buku tulis, dan sebagainya
2. Perlengkapan selain alat-alat tulis, antara lain :
 Map (stofmap)
 Map jepitan (snelhecchter)
 Folder
 Odner (briefordner)
 Penggaris dan sebagainya
3. Alat-alat Bantu khususnya dipergunakan dalam penyimpanan,antara
lain :
 Kartu penunjuk ( file guide)
 Kartu indeks
 Daftar indeks
 Lembar atau kartu tunjuk silang
 Kartu pinjam arsip
 Lembar pengantar
 Lembar disposisi dan sebagainya
4. Tempat menyimpan arsip, antara lain :
a) Kotak arsip
b) Baki surat
c) Tancapan surat
d) Berkas surat
e) Rak arsip
f) Rotary filling
g) Card indeks
h) Visible books commit to user
i) Filling cabinet
perpustakaan.uns.ac.id 30
digilib.uns.ac.id

5. Perlengkapan perabot kantor, antara lain :

a) Meja
b) Kursi
c) Almari
6. Mesin-mesin kantor
Yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang
cara kerjanya secara otomatis, antara lain :
 Mesin ketik (mesin ketik manual, mesin ketik elektris
danmesinketik elektronis)
 Mesin fotokopi
 Mesin stensil
 Sprit duplicator
 Mesin microfilm
 Mesin microfilm reader
 Mesin microfilm printer
 Mesin microfilm reader-printer
 Mesin penghancur dokumen
 Computer
 Penjepit kertas
 Pelubang kertas
 Nomorator dan sebagainya
(Ig. Wursanto,1991 : 75-77 )

6) Ruang Kearsipan
Ruang untuk menyimpan arsip hendaknya diatur sedemikian
rupa sesuai teori ilmu kearsipan.Hal ini untuk menghindari arsip cepat
rusak sebelum masa gunanya habis. Menurut Ig. Wursanto(1991 : 221-
223) ruang kearsipan hendaknya diatur sebagai berikut:
a. Ruang penyimpanan arsip dijaga tetap kering dan tidak terlalu
lembab. Oleh karena itu, kelembaban udara diatur sekitar 50% dan
65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu yang
relatif singkat commit to user
arsip-arsip akan rusak/lapuk. Untuk mengatur
perpustakaan.uns.ac.id 31
digilib.uns.ac.id

kelembaban udara dapat dipasang Air Conditioner (AC), yang

dihidupkan 24 jam terus menerus.
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerengan
alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk
memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi
musuh-musuh kertas arsip.
c. Ruangan harus diberi ventilasi cukup. Ventilasi dapat membantu
mengatur suhu dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu
lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan seranganapi.
e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f. Dalam hal-hal tertentu (semisal hujan) ruangan diperiksa untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air, atau atap
gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera
diperbaiki pada saat itu juga.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
perusak/pemakan kertas arsip.
h. Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri, sebab polusi udara sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
Untuk mengatasi hal semacam itu sebaiknya ruang kearsipan
dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara.
i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-
ruangan kantor yang lain.
j. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk
arsip yang akan disimpan di dalamnya.

7) Pegawai Kearsipan
Meskipun sistem penyimpanan arsip tepat, fasilitas dan ruangan
memadai dan memenuhi syarat tetapi pelaksanaan administrasi
kearsipan tidak dapat berjalan baik jika tidak didukung oleh pegawai
kearsipan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainnya yang
harus dipenuhi oleh petugas (A.W. Widjaja, 1993 : 104) :
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 32
digilib.uns.ac.id

a. Memiliki pengetahuan dibidang :

 Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut pengurusan
surat menyurat dan arsip.
 Pengetahuan tentang seluk beluk instansi tempat bekerja,
yakni struktur organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-
pejabatnya.
 Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
b. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan
yang sedang dijalankan
c. Berkepribadian baik, yakni memiliki ketekunan, kesabaran,
ketelitian, kerapian, kecekatan, kejujuran, serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
di Jalan Lawu Komplek Perkantoran Cangakan Kabupaten Karanganyar.
Adapun alasan-alasan pemilihan lokasi ini berdasarkan pertimbangan sebagai
berikut :
1) Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan pembuatan laporan
pengamatan yang penulis susun. Karena Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga Kabupaten Karanganyar merupakan salah satu Dinas yang
bertujuan untuk memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat,
sehingga administrasi kearsipan sangat diperlukan untuk meningkatkan
kualitas kinerja pelayanan dan keakuratan data-data yang mendukung
terciptanya kinerja efektif dan efisien.
2) Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan ditempat tersebut.
Sehingga memungkinkan pengamatan untuk memperoleh data informasi dan
referensi yang dibutuhkan dan diperlukan.
3) Lokasi mudah dijangkau dan strategis.

2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini menggunakan jenis pengamatandiskriptif
commit
kualitatif yang diartikan Sutopo to user
(2002 : 110-111)yaitu jenis pengamatan yang
berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang
perpustakaan.uns.ac.id 33
digilib.uns.ac.id

memaparkan, menafsirkan, dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha

menggali, menyelam dan menemukan fakta-fakta atau permasalahan yang
dihadapi di lapangan. Penelitian diskriptif biasanya digunakan untuk menjawab
pertanyaan “bagaimana” peristiwa itu terjadi.

3. Sumber Data
Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diamati,
sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut
Sutopo (2002 : 50-54) adalah sebagai berikut :
a. Narasumber ( Informan )
Data diperoleh dengan cara mewawancarai orang-orang yang terlibat yang
dapat memberikan informasi yang menunjang. Yang dapat dijadikan nara
sumber / informan dalam pengamatan ini adalah :
 Kepala Subag Umum dan Perlengkapan Dinas Dikpora dan bercakap-
cakap dengan beberapa rekan kerja lainnya sebagai informan yang dapat
memberikan informasi yang menunjang.
 Para staff administrasi yang menangani arsip di bagian Umum dan
Perlengkapan
b. Tempat atau Lokasi
Lokasi dari pengamatan ini berada di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga Jalan Lawu Komplek Perkantoran Cangakan Kabupaten
Karanganyar
c. Data dan Dokumen
Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku,
peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen yang ada di Kantor
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga yang berhubungan dengan masalah
yang diamati. Yang dapat dijadikan sumber data adalah :
 Dokumen yang terdapat di Subag Umum dan Perlengkapan Dinas
Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini
berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-
72)adalah sebagai berikut commit
: to user
perpustakaan.uns.ac.id 34
digilib.uns.ac.id

1. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan pengamat
untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui responden
langsung dengan responden sebagai sumber data, sebagai suasana
informal dan dalam waktu yang tepat guna mendapatkan data yang
mendalam, dilakukan berulang kali sesuai dengan keperluan untuk
mencari data yang diperlukan.
2. Observasi
Observasi dalam pengamatan ini merupakan observasi langsung yaitu
penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung tentang
obyek dan keadaan yang diselidiki, dengan cara formal dan informal
memperoleh gambaran yang jelas dan dilakukan berulang kali.
Menurut Sutopo (2002 : 64) disebutkan bahwa teknik observasi
digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa,
aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi dan benda, serta rekaman gambar.
Dijelaskan pula bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat
dibagi menjadi 1) observasi tak berperan sama sekali, 2) observasi
berperan, yang terdiri dari a) berperan aktif, b) berperan pasif, dan c)
berperan penuh, dalam arti peneliti benar-benar menjadi warga (bagian)
atau anggota kelompok yang diamati. (Sutopo, 2002 : 65)
Dalam pengamatan ini menggunakan teknik observasi berperan
pasif.Teknik ini bisa dilakukan peneliti untuk menggali informasi
mengenai perilaku dan kondisi yang sebenarnya.Teknik ini bisa
dilakukan secara formal maupun informal. (Sutopo, 2002 : 66)
3. Perekaman atau Mencatat Dokumen
Teknik ini akan dilakukan untuk mengumpulkan data yang bersumber
dari dokumen dan arsip yang terdapat di Kantor Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis
model interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada 3
komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan
commit to user
dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai
perpustakaan.uns.ac.id 35
digilib.uns.ac.id

siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan

sebagai berikut :
a. Reduksi Data ( data reduction )
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus
sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak
pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual,
melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan
waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan.
Memperhatikan penjelasan singkat diatas, maka bisa dinyatakan
bahwa reduksi data adalah proses analisis yang mempertegas,
memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting
dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan
dapat dilakukan.
b. Penyajian Data
Diartikan sebagai rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam
bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan
rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga
apabila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan
memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun
tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.
Penyajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah
dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji
merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan
dan menjawab setiap permasalahan yang ada.
c. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar-benar dipertanggungjawabkan.Perlu dilakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan penelusuran data kembali dengan
cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada
pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali
commitakhir
catatan lapangan. Simpulan to user
tidak akan terjadi sampai pada waktu
proses pengumpulan data terakhir.
perpustakaan.uns.ac.id 36
digilib.uns.ac.id

Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan

membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga
menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan
proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan
berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan
memuaskan. Untuk lebih jelas, dapat dilihat pada gambar sebagai
berikut:
Gambar II. 7
Skema Model Analisa Interaktif

Pengumpulan Data

Reduksi Data Penyajian Data

PenarikanKesimpulan

Sumber : HB. Sutopo. (2002 : 96)

commit to user