Universitas Padang
Universitas Padang
Abstrak
This study aims to uncover the causes and solutions to the discrepancy of
information from BAAK and Puskom of State University of Padang (UNP). Hence,
students often have to revisits both institutions when dealing with an administration
problem. In this study, researcher uses the standard form of communication experience
to measure communication audit conducted. Measurement standard was chosen because
it is considered most appropriate to the communication audit to be conducted. The study
found that the causes of the discrepancy of information between BAAK and Puskom UNP
are Personal Factors (selective perception, some imprecise phrases) and Organizational
Factors (status or position in the organization, prestige). This does not supposed to
happen because as a formal organization, UNP have Standard Operational Procedure
(SOP) to handle problems concerned with BAAK and Puskom.
Kata kunci : communication audit, information discrepancy, Puskom UNP, BAAK
UNP
66
Vol. XI No.1 Th. 2012
ke bawah, ke atas, horizontal dan lintas saluran. setelah wisuda Maret 2011 dengan alasan sibuk.
Komunikasi lintas saluran muncul dari Mahasiswa dibuat seperti bola karena ketika
keinginan anggota organisasi untuk berbagi kembali ke BAAK, pihak BAAK tidak mau
informasi melewati batas-batas fungsional tahu, dengan alasan itu tanggal terakhir,
dengan individu yang tidak menduduki posisi mahasiswa yang bersangkutan harus kembali
atasan maupun bawahan mereka. Komunikasi membayar SPP. Hal ini ditambah dengan
ini mencakup hubungan lateral yang penting jawaban ³ELVDDODK RUDQJ 3XVNRP´ Ketika hal
bagi komunikasi organisasi yang efektif. Dalam ini dilaporkan ke jurusan, pejabat jurusan tidak
komunikasi lintas saluran ini, melibatkan bisa berbuat apa-apa karena kejadian seperti
komunikasi posisional yang diartikan sebagai diluar kewenangan mereka dan sedikit malas
komunikasi formal dan komunikasi pribadi berurusan dengan pihak Puskom dengan alasan
yang dalam hal ini bisaa dinamakan komunikasi sering dilayani tidak dengan menyenangkan.
informal (Pace, 2001: 173). Berdasarkan uraian di atas, peneliti
Begitupun dengan Universitas Negeri melihat perlunya dilakukan audit komunikasi
Padang (UNP). Dalam berbagi informasi demi tertama terkait dengan komunikasi lintas
kelancaran organisasinya, UNP juga saluran antara BAAK dan Puskom UNP. Audit
menggunakan saluran formal dan informal komunikasi merupakan suatu kajian mendalam
melalui komunikasi lintas saluran. Melalui dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem
observasi dan wawancara yang dilakukan komunikasi keorganisasian yang mempunyai
dengan 100 orang mahasiswa UNP, ditemukan tujuan untuk meningkatkan efektivitas
bahwa sering terjadi kesalahpahaman antara organisasi. Konsep audit komunikasi
mahasiswa, BAAK (Biro Administrasi dan sebagaimana ditawarkan Gerald Goldhaber
Akademik Kemahasiswaan) serta Puskom DGDODK ³SHPHULNVDDQ GLDJQRVLV \DQJ GDSDW
(Pusat Komputer) UNP yang mengelola sistem memberikan informasi dini untuk mencegah
komputerisasi untuk keseluruhan administrasi kehancuran dari kesehatan organisasi yang
di UNP. Mahasiswa di ping pong dari BAAK OHELK EHVDU´ $XGLW NRPXQLNDVL LQL ELVD
ke Puskom atau dari Puskom kembali lagi ke dilakukan pada hal-hal yang terkait dengan
BAAK. Dari 100 orang mahasiswa yang di proses penyampaian pesan, gaya komunikasi,
wawancarai tersebut, ditemukan masalah- keterbukaan dan kejujuran, partisipasi anggota
masalah yang mereka temui ketika harus organisasi, reward and punishment, umpan
berurusan dengan BAAK dan Puskom UNP balik bawahan, media komunikasi, bahkan
sebagai berikut: model komunikasi yang diterapkan antara
atasan dengan bawahan (Hardjana, 2000).
Tabel 1. Masalah mahasiswa dengan BAAK Dalam penelitian ini, peneliti akan
dan Puskom UNP mencoba mengevaluasi serta menganalisis
Jenis Mahasiswa Jumlah beberapa indikator tersebut, yaitu proses
Mahasiswa penyampaian pesan dan gaya komunikasi yang
Komplain nilai 43 digunakan untuk mengetahui apa penyebab
Historis nilai 11 serta solusi yang ditawarkan untuk
Pengurusan wisuda 23 menyelesaikan problem yang terkait
Tidak puas dengan pelayanan 23 permasalahan yang telah diuraikan di atas. Di
Jumlah 100 samping itu, melalui audit komunikasi bisa
diketahui efektivitas bentuk serta media
Hal lain juga terjadi seperti terjadi komunikasi yang telah dipergunakan seorang
ketidaksamaan tanggal untuk pendaftaran pimpinan lembaga dengan indikator sejauh
wisuda tunda mahasiswa periode Juni 2011. mana bawahan bisa memahami sebuah pesan
Informasi dari BAAK pendaftaran akan ditutup serta memberikan respons balik. Bukan
tanggl 28 Februari 2011. Untuk itu,mahasiswa sebaliknya, menjadikan komunikasi sekadar
memerlukan histories nilai, yang hanya bisa di instrumen untuk mengukuhkan kekuasaan yang
dapatkan di Puskom. Akan tetapi, ketika sedang digenggamnya demi memenuhi segala
mahasiswa datang ke Puskom, mereka keinginan melalui pesan-pesan komunikasi
mendapat informasi dengan nada sedikit tinggi, yang penuh tekanan serta ancaman.
bahwa histories nilai baru bisa diambil nanti Beberapa penelitian yang relevan dengan
penelitian yang akan dilakukan ini adalah
67
Audit Komunikasi di UNP ...
penelitian oleh Hera Elrica Sutanto, yang UNP mempunya Standard Operational
EHUMXGXO ³$XGLW .RPXQLNDVL WHQWDQJ .HSXDVDQ Procedure (SOP) atau prosedur standar
Komunikasi Organisasi di Kantor Pusat Honda- pengurusan permasalahan yang melibatkan
6XUDED\D´ 'DODP SHQHOLWLDQ LQL GLVLPSXONDQ BAAK dan Puskom. Karena peneliti
bahwa pimpinan Honda menyadari bahwa memandang perlu dilakukannnya audit
komunikasi tidak penting dalam perusahaan komunikasi. Dari audit komunikasi yang
mereka. Penelitian lain adalah sebuah skripsi di dilakukan, diharapkan dapat menjawab
8QLYHUVLWDV .ULVWHQ 3HWUD ³3HQJDODPDQ permasalahan sebagai berikut :
Komunikasi Direktorat Sumber Daya Manusia 1. Apa saja penyebab sering tidak seiramanya
dan Direktorat Produksi PT Pembangkitan informasi dari BAAK dan Puskom UNP?
Jawa-Bali Surabaya dalam Downward 2. Bagaimana solusi agar tidak terjadi
Communication´ (Digital ketidaksamaan informasi dari kedua
Collections/jiunkpe/s1/ikom/2008/jiunkpe-ns- lembaga tersebut (BAAK dan Pukom
s1-2008-51403046-8837-rumah_sakit- UNP) tidak terjadi lagi di Universitas
chapter2.pdf). Penelitian lain adalah penelitian Negeri Padang?
yang dilakukan oleh Endira Paramita (2010),
\DQJ EHUMXGXO ³Audit Kinerja Komunikasi Tinjauan Teoritis
Organisasi Biro Humas 6HNUHWDULDW 1HJDUD 5,´( Audit Komunikasi
http://eprints.undip.ac.id/23907/). Hasil Umumnya apabila kita mendengar kata
penelitian ini menunjukkan bahwa kinerja audit, maka kita selalu mengasosiasikan dengan
komunikasi organisasi pada Biro Humas audit keuangan atau audit lingkungan. Audit
terbilang kurang efektif. Berdasarkan audit komunikasi tidak begitu dikenal sampai akhir
komunikasi yang telah dilakukan terhadap 6 dekade 1960-an karena beberapa hal,
aspek penelitian yaitu komunikasi, peran-peran diantaranya bersifat kompleks, memakan waktu
dan fungsi masing-masing anggota kelompok, lama, menuntut keahlian non komunikasi serta
pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dampaknya mengerikan bagi semua pihak.
kelompok, norma-norma kelompok, Kondisi sekarang tidak lagi menganggap audit
kepemimpinan dan kewenangan serta kerjasama komunikasi sebagai kegiatan yang mahal dan
kelompok. Penelitian lain dilakukan oleh mewah, karena peningkatan efektivitas
Neneng Tresnaningsih (2005), yang berjudul komunikasi dianggap sebagai sumber
³Pelaksanaan sistem komunikasi internal keunggulan bersaing (competitive advantage)
organisasi: kasus audit komunikasi Balitbang yang semakin menonjol sejalan arus globalisasi.
'HSGLNQDV´ (http://eprints.ui.ac.id/15292/). Ada beberapa defenisi audit komunikasi
Berdasarkan penelitian-penelitian yang menurut para ahli. Dalam penelitian ini peneliti
telah ada sebelumnya, peneliti belum lebih memilih defenisi dari Andre Hardjana
menemukan penelitian tentang audit karena dinilai sesuai dengan penelitian yang
komunikasi yang dilakukan di lembaga akan dilakukan. Audit komunikasi adalah
pendidikan seperti perguruan tinggi. Audit kajian mendalam dan menyeluruh tentang
komunikasi selama ini cenderung dilakukan di pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian
lembaga-lembaga swasta, namun peneliti yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
merasa bahwa lembaga apapun perlu efektivitas organisasi (ibid).
melakukan audit komunikasi. Maka dari itu, Audit komunikasi dilakukan oleh
peneliti melakukan audit komunikasi di spesialis, baik staf internal organisasi,
Universitas Negeri Padang, tepatnya akademisi, konsultan profesional yang memiliki
komunikasi lintas saluran antara BAAK dan latar belakang interdisipliner, khususnya ilmu
Puskom UNP. komunikasi. Dalam penelitian ini peneliti
melakukan audit komunikasi sebagai akademisi
Permasalahan yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu
Dari berbagai permasalahan yang dialami komunikasi.
mahasiswa ketika berurusan dengan BAAK dan
Puskom UNP, mahasiswa harus bolak-balik Teori Komunikasi
berurusan untuk satu masalah dengan kedua Teori yang digunakan dalam penelitian
lembaga tersebut. Seharusnya, hal ini tidak ini adalah teori komunikasi yang dikemukakan
perlu terjadi karena sebagai organisasi formal, oleh Shannon Weaver. Model komunikasi yang
68
Vol. XI No.1 Th. 2012
diangkat atas dasar tingkat pendidikan di lingkungan UNP dan masyarakat pada
tinggi yang dicapai, pengetahuan, keahlian, umumnya.
dan kepribadian yang dimiliki. Dosen Sedangkan tugas pokok BAAK UNP
menurut jenjang jabatan akademik terdiri adalah :
dari Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, 1. Menyusun rencana dan program kerja
dan Guru Besar. Tenaga penunjang sebagai pedoman pelaksanaan tugas
akademik terdiri dari pustakawan, laboran, 2. Menyusun rencana dan program kerja
dan teknisi. UNP sesuai dengan hasil yang dicapai
E. Pelaksana Akademik sebagai bahan masukan atasan
Pelaksana akademik di bidang 3. Membagi tugas kepada Kepala Bagian
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan dilingkungan Biro sesuai dengan
pengabdian pada masyarakat adalah bidangnya
Fakultas, Lembaga Penelitian, dan 4. Memberikan arahan kepada Kepala Bagian
Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, dilingkungan Biro untuk kelancaran
BAAK, BAUK, BAPSI, Lembaga pelaksanaan tugas
Pengendalian Mutu Internal serta 3 buah 5. Mengkoordinasikan Kepala Bagian
UPT yaitu Balai Bahasa, Puskom dan dilingkungan Biro dalam pelaksanaan
Perpustakaan. tugas agar terjalin kerjasama yang baik
6. Mengawasi pelaksanaan tugas Kepala
BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Bagian agar pelaksanaannya sesuai dengan
Kemahasiswaaan) ketentuan yang telah ditetapkan
Biro Administrasi Akademik dan 7. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Kepala
Kemahasiswaan adalah unsur pembantu Bagian dilingkungan Biro untuk
pimpinan dibidang administrasi akademik dan mengetahui permasalahan dan
kemahasiswaan yang berada di bawah dan penanggulangannya
bertanggung jawab kepada Rektor. BAAK 8. Menilai prestasi kerja Kepala Bagian
memiliki visi menjadi pusat pelayanan sebagai bahan pembinaan dan
akademik yang prima terhadap seluruh sivitas pengembangan karier
akademik (cepat, tepat, dan mudah) sesuai 9. Menetapkan kebijakan teknis dibidang
dengan perkembangan dan kemajuan ilmu Administrasi Akademik dan
pengetahuan dan teknologi, yaitu: Kemahasiswaan berdasarkan ketentuan
1. Memberikan layanan akademik secara peraturan perundang-undangan yang
optimal melalui tenaga yang professional berlaku sebagai pedoman kerja
terhadap sivitas akademik baik secara 10. Mengkaji peraturan perundang-undangan
manual maupun digital. yang berlaku dibidang administrasi untuk
2. Memberikan layanan informasi akademik kelancaran pelaksanaan tugas
yang optimal melalui prosedur yang 11. Menyusun saran alternatif pemecahan
singkat, tepat, dan mudah. masalah dibidang administrasi akademik
3. Menyempurnakan data base dan dan kelancaran pelaksanaan tugas
peningkatan informasi data yang akurat 12. Menyusun dan menetapkan pedoman
sesuai dengan kebutuhan. pembinaan dan pengembangan
4. Memberikan layanan yang optimal kepada administrasi akademik berdasarkan
mahasiswa dalam rangka pengembangan peraturan perundang-undangan yang
minat, penalaran dan informasi serta berlaku sebagai bahan penyusunan
pelayanan kesejahteraan mahasiswa. rancangan kebijaksanaan pimpinan
BAAK UNP memiliki tujuan sebagai 13. Memantau data-data laporan maupun
berikut: informasi-informasi lain untuk mengetahui
1. Meningkatkan pengelolaan administrasi perkembangannya
seiring dengan peningkatan jumlah 14. Menyusun program dan anggaran terpadu
mahasiswa dan volume kerja dibantu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
layanan administrasi akademik. 15. Memberikan layanan teknis dibidang
2. Meningkatkan layanan administrasi administrasi akademik untuk kelancaran
akademik kepada seluruh sivitas akademik pelaksanaan tugas.
70
Vol. XI No.1 Th. 2012
contoh khas tentang komunikasi dalam suatu episodes) yang dapat dianggap sebagai contoh
organisasi sehingga dapat dijelaskan mengapa khas (yang mencolok) dari peristiwa
komunikasi di suatu unit berhasil atau gagal. komunikasi yang sukses ataupun gagal. Dengan
(profil dasar kesuksesan atau kegagalan demikian, dapat diketahui mengapa komunikasi
komunikasi dalam berbagai unit kerja di organisasi sukses atau gagal.
organisasi).
Tempat dan Waktu Penelitian
Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Tempat atau lokasi penelitian adalah
Pengumpulan data dalam penelitian ini Universitas Negeri Padang. Penelitian ini
dilakukan dengan cara: dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan yaitu pada
1. Observasi bulan Agustus sampai bulan Oktober 2011.
Observasi yang dilakukan adalah
pengamat terlatih (trained observer). Informan Penelitian
Peneliti juga meminta bantuan pihak lain Informan dalam penelitian ini adalah
yang sudah dibekali kewaspadaan yang pimpinan BAAK UNP, pimpinan Puskom UNP
dapat menghindarkan diri dari bisa pribadi serta mahasiswa UNP. Informan ini dipilih
baik dalam pengamatan maupun guna dapat membantu dilakukannya audit
pencatatan dan peka terhadap objektivitas, komunikasi lintas saluran antara BAAK dengan
sehingga tidak mengubah atau Puskom UNP.
mempengaruhi kewajaran prilaku yang
menjdi pengamatan tersebut. Pihak lain Hasil dan Pembahasan
yang dimaksud disini adalah meminta Penyebab Tidak Seiramanya Informasi yang
bantuan 2 orang mahasiswa Fakultas Ilmu Diperoleh Mahasiswa dari BAAK dan Puskom
Sosial Universitas Negeri Padang. Mereka UNP
terlebih dahulu telah diberikan pengarahan Penyebab sering tidak samanya informasi
tentang apa yang akan mereka lalukan di yang diterima oleh mahasiswa dari BAAK dan
lapangan. Puskom UNP adalah karena telah terjadi
2. Wawancara distorsi pesan di Universitas Negeri Padang
Wawancara yang dilakukan adalah antara BAAK dan Puskom. Distorsi artinya
wawancara tatap muka, artinya pertemuan terjadi perbedaan tingkat persesuaian arti pesan
tatap muka antara peneliti dengan satu yang dimaksudkan oleh si pengirim dengan arti
informan. Karena standar pengukuran yang diinterpretasi oleh si penerima pesan.
audit komunikasi yang dilakukan adalah Informasi atau arti pesan berubah dari apa yang
menggunakan pengalaman komunikasi, dimaksudkan ketika pesan itu melewati
maka wawancara yang digunakan dalam individu-individu dalam jaringan komunikasi.
penelitian ini adalah wawancara mendalam Proses komunikasi ke bawah, ke atas,
(indepth interview). horizontal dan berbagai arah yang ada yang
Dalam wawancara ini, peneliti terjadi dengan cara yang simultan, secara seri
menanyakan secara mendetai kepada para atau berantai. Pesan yang didistribusikan
informan tentang kesuksesan-kesuksesan dengan cara yang simultan mudah kena
serta kegagalan-kegagalan komunikasi perubahan dan distorsi bila dibandingkan
dalam unit kerja mereka dan berhubungan dengan komunikasi interpersonal (Muhammad,
dengan lembaga lain sesuai dengan 2005: 206-7).
komunikasi lintas saluran yang membatasi Hal ini salah satunya terlihat pada
penelitian ini. kutipan wawancara dibawah ini ketika peneliti
mempertanyakan apakah ada standar prosedur
Teknik Analisis Data tertentu yang harus dilakukan mahasiswa ketika
Teknik analisis yang digunakan dalam complain nilai dengan alasan terjadi salah
penelitian ini adalah analisis pengalaman pemberian nilai (salah klikdalam pengisian nilai
komunikasi (communication experience), yang online) . Menurut pihak BAAK (wawancara
juga dikenal dengan teknik peristiwa kritis dengan salah satu Kepala Bagian Pendidikan
(critical incident technique). Dalam analisis ini, dan Kerjasama), menyatakan bahwa Standar
informan diminta menguraikan peristiwa- prosedur untuk ini tidak ada, karena takutnya
peristiwa komunikasi (communication semua dosen dan mahasiswa akan melegalkan
72
Vol. XI No.1 Th. 2012
kasus-kasus seperti ini. Sementara, berdasarkan sesungguhnya. Cara pegawai baik itu di
wawancara dengan Kepala Puskom UNP, BAAK maupun Puskom dalam
diperoleh data bahwa ada edaran Rektor UNP melayani mahasiswa banyak yang tidak
yang mengatur bahwa tidak ada complain nilai. memuaskan. Terbukti dari wawancara
Tetapi banyak yang tidak mau tau dengan dengan beberapa mahasiswa sebagai
aturan. berikut yang menyatakan bahwa kalau
Dari dua kutipan wawancara di atas ngurus-ngurus di BAAK apalagi
terlihat beda interpretasi pesan antara pihak Puskom males liat pegawai-
BAAK dengan Puskom UNP. Ditambah hal-hal SHJDZDLQ\D«NDVDU GDQ DQJNXK
lain seperti pengurusan historis nilai atau Padahal kita nanya baik-baik. Ada juga
pengurusan hal-hal terkait wisuda yang yang menyatakan bahwa dia pernah
membuat mahasiswa harus mondar-mandir dari mengurus historis nilai di Puskom, tapi
BAAK ke Puskom, ke BAAK lagi bahkan ke pegawai sana bilang nanti selesai
Puskom lagi sampai berulang-ulang. Dalam hal minggu depan, padahal ada teman yang
ini, peneliti mengelompokkan bahwa penyebab bisa langsung menunggu beberapa saat,
terjadinya distorsi pesan antara BAAK dan print out historis nilainya langsung
Puskom Universitas Negeri Padang sebagai keluar. Saya lihat pegawai di sana
berikut: hanya sibuk main game di komputer.
1. Faktor Personal Namun, hal ini dibantah oleh
Ada sejumlah prinsip yang kedua pihak, yaitu BAAK dan Puskom,
merefleksikan faktor-faktor personal yang terbukti dari kutipan wawancara dengan
ikut memberikan kontribusi pada distorsi Kepala Bagian Pendidikan dan
pesan. Faktor-faktor personal yang .HUMDVDPD %$$. 813 EDKZD ³.DPL
dimaksud disini adalah sebagai berikut : sudah menginstruksikan kepada seluruh
a. Persepsi Selektif pegawai agar memberikan informasi
Merupakan istilah yang dengan ramah. Mungkin ada satu atau
diaplikasikan pada kecendrungan dua orang yang tidak seperti itu, namun
persepsi manusia yang dipengaruhi oleh NDPL WHWDS PHODNXNDQ SHPELQDDQ ´
keinginan-keinginan, kebutuhan- Sedangkan hasil wawancara dengan
kebutuhan, sikap-sikap dan faktor- Kepala Puskom, UNP menyatakan
faktor psikologi lainnya. Persepsi EDKZD ³.DPL DNDQ PHOD\DQL VHVXDL
selektif mempunyai peranan penting di dengan prosedur yang ada. Jika
dalam komunikasi seseorang. Persepsi mahasiswa datang membawa
selektif berarti bahwa orang yang persyaratan yang lengkap misalnya
berbeda dapat menanggapi pesan yang ketika mengurus nilai BL, kami akan
sama dengan cara yang berbeda. Tidak segera melayaninya. Namun jika
ada seorang komunikator yang dapat mahasiswa tidak membawa persyaratan
mengasumsikan bahwa sebuah pesan yang lengkap, kami tidak bisa
akan mempunyai ketepatan makna melayaninya. Kalau masalah pegawai
untuk semua penerima pesan (Severin main game, itu memang ada tetapi
& Tankard, 2005: 85). ketika jam istirahat saja. Mungkin
Peneliti meyakini persepsi selektif PDKDVLVZD GDWLQJ NHWLND MDP LVWLUDKDW ´
ini terjadi pada mahasiswa ketika Padahal, distorsi juga sangat
mengurus hal-hal terkait di atas ke diperkuat oleh tidak adanya konsistensi
BAAK dan Puskom, ditambah para bahasa verbal dan non verbal. Menurut
pegawai BAAK dan Puskom Albert Mehrabian, persepsi orang
mempunyai interpretasi sendiri terhadap pembicaraan orang lain
terhadap aturan yang ada di Universitas terbentuk melalui tiga cara, yaitu
Negeri Padang sendiri. visual-penampilan (55%), vocal-bunyi
b. Bahasa yang kadang-kadang kurang pesan (38%), dan verbal-bahasa yang
tepat disampaikan (7%) (Sirait, 2008: 87).
Bahasa yang tepat dapat Ini yang tidak disadari oleh para
menunjukkan orang atau benda pegawai BAAK dan Puskom sebagai
sebagaimana keadaan yang komunikator, bahwa pesan apa yang
73
Audit Komunikasi di UNP ...
75