Teknologi Informasi Dalam

Organisasi
Pertemuan 8
Teknologi Informasi dalam Organisasi
Permasalahannya
Teknologi komunikasi komputer seperti surat
elektronik (e-mail), videoconferencing, voice
messaging, faksimil, dan papan buletin komputer
mengubah cara kita bekerja.
Komunikasi bermedia komputer memperlancar
penanggulangan hambatan-hambatan karena
batasan ruang dan waktu,jadi lokasi pegawai secara
fisik sudah tidak relevan lagi.
Teknologi komunikasi .: suatu sistem kegiatan atau
kekuatan dua orang atau lebih, yang dikoordinasikan
secara sadar (Bernard). Bentuknya spt: telegram,
telepon, atau surat elektronik.

Komunikasi bermedia komputer dapat menerobos
hierarki tradisional dan hambatan-hambatan
departemennya dengan mudah, batas-batas
organisasi dapat hilang. Proses komunikasi
organisasi , komunikasi bermedia komputer dapat
menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan
organisasi.
Teknologi komunikasi telah mengalami revolusi bagi
tempat kerja dengan memperbolehkan orang
mengirim pesan lebih cepat dan lebih efisien.
Kecepatan komunikasi telah banyak membantu
kemampuan manajer untuk melaksanakan
pekerjaan global tanpa harus bekerja 24 jam sehari.


Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi
Struktur organisasi dapat dipandang dengan
berbagai cara, sebagai suatu objek empiris,
sekumpulan hubungan yang dirundingkan,
sebuah sistem, atau sebuah pembawa proses
sosial.
Organisasi dapat dipandang sebagai entitas yang
diciptakan secara formal ataruktu sebagai pola-
pola perilaku yang dikontruksi secara sosial.
Struktur organisasi adalah wilayah kunci
perhatian bagi mereka yang bekerja dalam
organisasi. Mengapa?
Arah aliran informasi berhubungan langsung dengan
bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan
siapa yang memiliki akses ke dalam informasi serta
siapa yang mengendalikan informasi tersebut.
Struktur organisasi dapat tinggi seperti dalam suatu
piramid atau datar seperti dalam desain matriks
dengan saluran-saluran informasinya yang berganda
dan saling tumpang tindih.
Sifat utama surat eletronik atau komputer adalah
kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala
ruang dan waktu. Selain itu, memberi kesempatan
untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi
seseorang.
Dengan hubungan surat elektronik arah dan pola-
pola komunikasi menjadi tidak terbatas.
Kemungkinan jika pegawai menggunakan surat
elektronik untuk jaringan komunikasi mereka ukuran,
kerapatan, jarak akan berubah.
Surat elektronik dapat digunakan untuk
menanggukangi batas-batas kendala tradisional,
namun dapat juga dipakai untuk memperkuat norma-
normayang ada dan mencerminkan hierarki
tradisional organisasi bila ditetapkan oleh kebijakan
organisasi.
Jelas berubah atau tidak struktrtur yang terdapat
diorganisasi dengan masuknya surat elektronik atau
teknologi komunikasi lainnya. Budaya organisasi
juga dapat membatasi kemampuan organisasi untuk
mengubah jarak, pola, dan arah komunikasinya.
Kesempurnaan
Media
Kesempurnaan media atau kehadiran sosial
didefinisikan sebagai kapasitas pengangkut
informasi yang mungkin atau respons respons
umpan balik suatu medium, ini meliputi komunikasi
nonverbal, isyarat isyarat sosial., informasi
ekuivokal, proksimitas fisik, dan status.
Teori kesempurnaan media, atau pilihan rasional,
mengemukakan bahwa orang memilh secara sadar
media komunikasi berdasarkan pada
kesempurnaan yang menjadi sifat medium , dan
tingkat keselarasan kesempurnaan tersebut
dengan peristiwa komunikasi
Dalam teori kesempurnaan media sendiri menyatakan
bahwa komunikasi diperlancar oleh pemilihan media
komunikasi sempurna dalam konteks yang amat
ekuivokal. Namun sebaliknya suatu komunikasi disebut
efektif jika seseorang memilih media buruk dalam
situasi yang tidak ambigu. Dalam teori ini menyatakan
bahwa pemilihan medium tidak perlu merupakan suatu
keputusan terencana atau disadari.
Manajer efektif .: mereka yang berpengalaman dan
berhasil dalam organisasi, lebih mahir menyesuaikan
medium yang benar dengan situasinya.
Dengan kata lain manajer ini dapat mengetahui kapan
sebaiknya memilih media sempurna atau media buruk
dan menyesuaikannya secara benar dengan situasinya.
Berdasarkan model pengaruh sosial komunikasi dari Ryu
dan Fulk berasumsi bahwa bila sebuah kelompok secara
sosial mengkonstruksi bahwa penggunaan surat
elektronik diterima dalam situasi ambigu, maka pemilihan
penggunaannya akan sesuai dan efektif dalam situasi
tersebut.
Berbeda dengan teori kesempurnaan informasi
Daft dan Lengel mengemukakan bahwa hasil hasil
penggunaan media adalah akibat dari pemilihan
rasional secara objektif berdasarkan pada kapasitas
medium untuk menyediakan umpan balik, Fulk dan
lain lainnya menyatakan bahwa penggunaan
media dikonstruksi secara sosial, oleh karena itu
pemilihan media mungkin berbeda antara kelompok
dengan kelompok, dan dari orang ke orang.
Namun menurut suatu penelitian multi organisasi,
menemukan bahwa surat elektronik, medium yang
kurang sempurna, lebih banyak digunakan oleh para
manajer daripada oleh pegawai biasa atau pegawai
teknis.
Penggunaan surat elektonik oleh para manajer
bertentangan dengan implikasi teori kesempurnaan
media, bahwa para manajer, dalam konteks sosial
mereka menggunakan surat elekronik sebagai
pengganti komunikasi tatap muka.
Model kesempurnaan media mengasumsikan
bahwa, karena sifat kesempurnaan yang melekat
pada komunikasi tatap muka akan menjadi pilihan
rasional yang objektif bagi perundingan.
EFISIENSI dan
PRODUKTIVITAS
Pembenaran untuk pemasangan suatu teknologi
baru, dengan asumsi bahwa sebagai hasil dari
peningkatan yang diperkirakan dalam efisiensi
dan produktivitas, suatu organisasi dapat menjadi
lebih efisien. Bahwa kenaikan dalam efisiensi dan
produktivitas sebagai penyempurnaan dalam
cara organisasi berfungsi.
PERINGATAN
Tujuan efisiensi suatu organisai bersifat khas, dapat
berupa peningkatan keluaran untuk jumlah masukan
yang sama, atau penurunan masukan untuk jumlah
keluaran yang sama, atau kedua duanya.
Asumsi mendasar oleh banyak organisasi bahwa
mereka akan memperoleh manfaat secara ekonomis
karena organisasinya diotomatiskan dan menjadi
lebih produktif dan efisien. Namun, ada
kemungkinan bahwa medium seperti surat eleltronik
dapat mengakibatkan, misalnya kelebihan beban
informasi
Terdapat sejumlah jenis tugas dan pekerjaan
organisasi yang tidak dapat diukur, contohnya
kualitas kondisi pekerjaan. Sebaiknya, Ketika
mengevaluasi surat elektronik manajemen harus
memperhitungkan sukses suatu departemen atau
organisasi secara keseluruhan.
Surat elektronik dapat menyediakan suatu substitusi
aktif untuk media lain. Ini jelas berkaitan dengan
masalah produktivitas dan efisiensi.
Hitz menunjukkan bahwa mungkin ada pengaruh
lain, (surat elektronik ditambahkan ke dalam
komunikasi lain bukannya menggantikan komunikasi
itu) atau ada pengaruh rembetan, (komunikasi
tambahan yang diciptakan oleh surat elektronik
mendorong lebih banyak lagi komunikasi melalui
media lain).
Salah satu masalah yang dihadapi organisasi adalah
bahwa perhatian yang sempit pada kemampuan produksi
(yaitu keluaran) membatasi kemampuan organisasi untuk
menerapkan teknologi baru. Kemampuan suatu
organisasi untuk menyesuaikan terhadap perubahan dan
inovasi, seharusnya menjadi tujuan utama bila
mengambil teknologi komunikasi baru.
Pengaruh sosial medium komunikasi baru, sprts surat
elektronik, dalam organisasi menciptakan isu isu baru
mengenai kebiasaan kerja serta struktur, kualitas dan
kuantitas komunikasi antaprtsonal.
Sejak surat elektronik diperkenalkan, sampai tingkat
tertentu keberhasilan bergantung pada banyak faktor,
disini juga harus mempertimbangkan bagaimana
interaksi antar pegawai, persepsi dan sikap mereka
terhadap medium baru, selain dari apa yang dapat
dilakukan oleh medium itu sendiri, mempengarui
penggunanya.
Pemahaman mengenai setiap teknologi komunikasi
baru dan khususnya medium baru seperti surat
elektronik, harus mencakup penggunaan dan
persepsi pegawai terhadap hal tersebut.
Penggunaan rasional untuk surat elektronik atau
setiap teknologi komunikasi baru lainnya sebagai
peralatan tambahan untuk organisasi, tetapi pegawai
menciptakan dan mulai memahami organisasi dan
perangkat tersebut ketika mereka berinteraksi dan
berkerjasama.
KEKUASAAN DAN PEMBERDAYAAN dalam
ORGANISASI
Pada dasarnya, organisasi mempunyai sifat
berusaha memenuhi beberapa jenjang keteraturan
tertentu sehingga dapat bertambah dan mencapai
tujuanya. Ini berarti organisasi harus dapat
mengajak anggotanya bersikap dengan cara-cara
yang bermanfaat bagi organisasi. Ini dapat meliputi
suatu keteraturan (order) yang dirundingkan, tetapi
pengaturan manusialah yang melibatkan
pelaksanaan kekuasaan. Individu yang bergabung
dengan organisasi atau mereka untuk melakukan hal
ini adalah dengan menggunakan kekuasaan.
Clegg mengemukakan bahwa: organisasi pada
dasarnya .: pengendalian "dalam memperluas
kekuasaan melalui pendelegasian, orang harus
dapat menyatukan delegasi dengan kekuasaan yang
mengesahkan".
Dalam kebanyakan kasus, individu dalam organisasi
juga menginginkan rasa kendali (sense of control).
Kekuasaan apa yang digunakan dan bagaimana
menggunakannya penting bagi masalah kepentingan
siapa yang dilayani dan untuk tujuan apa.
Organisasi menggambarkan suatu bagian nyata dari
bagian dari kehidupan dan bagian dari identitas
pribadi. Istilah pemberdayaan (empowerment)
merujuk kepada proses yang menyangkut cara
individu menggunakan kekuasaan dalam organisasi.
Konsep tradisional mendefinisikan kekuasaan sebagai
kemampuan perorangan untuk menentukan dan membatasi
hasil-hasil. Ada pula yang melihat kekuasaan sebagai pengaruh
yang diharapkan.
Riker berpendapat bahwa kekuasaan adalah kemampuan
menggunakan pengaruh sedangkan alasan adalah penggunaan
pengaruh yang sebenarnya.
Selanjutnya Cleeg memandang apakah kekuasaan
didistribusikan secara meluas atau dipegang kalangan atas.
Apakah tidak mengambil keputusan adalah sebuah tindakan
atau bukan, apakah kekuasaan suatu kemampuan untuk
bertindak atau melaksanakan tindakan.
Mintzberg melihat kekuasaan dipusatkan kepada siapa yang
memperoleh kekuasaan, kapan kekuasaan diperoleh,
bagaimana memperolehnya, mengapa orang memperoleh
kekuasaan.
Boulding, mengemukakan gagasan bahwa kekuasaan itu,
dalam arti luas, sampai tingkat mana dan bagaimana kita
memperoleh yang kita inginkan. Bila hal ini diterapkan pada
lingkungan organisasi, ini adalah masalah penentuan di seputar
bagaimana organisasi memperoleh apa yang diinginkannya dan
bagaimana pada pemberi adil dalam organisasi memperoleh
apa yang mereka inginkan. Dalam hal ini, kekuasaan di
pandang sebagai kemampuan perorangan atau kelompok untuk
mempengaruhi, member perintah, dan mengendalikan hasil-
hasil organisasi.
Konsep Kekuasaan dan
Organisasi
Gagasan tradisional tentang kekuasaan memfokuskan pada
individu dan pelaksanaan kekuasaannya. French dan Raven
mendasarkan kekuasaan A terhadap B pada lima jenis
kekuasaan yaitu:

1. Kekuasaan Penghargaan (Reward Power)
Sumber kekuasaan ini didasarkan pada kemampuan orang
untuk mengontrol sumber daya dan memberi penghargaan
kepada orang lain. Selain itu, orang yang diberdayakan harus
menghargai jenis penghargaan ini. Dalam konteks organisasi,
manajer harus mempunyai penhargaan potensial, seperti
peningkatan gaji, promosi, informasi berharga, umpan balik,
dan penghargaan lain yang tersedia untuk mereka.
2. Kekuasaan Koersif (Coersive Power)
Sumber kekuasaan ini tergantung pada ketakutan. Orang dengan
kekuasaan koersif mempunyai kemampuan untuk menimbulkan
konsekuensi hukuman atau aversif pada orang lain, atau paling
tidak melakukan apa yang diyakini orang lain akan menghasilkan
hukuman atau hasil yang tidak diinginkan. Dalam konteks
organisasi, manajer sering mempunyai kekuasaan koersif dimana
mereka dapat memecat atau menurunkan orang yang bekerja
pada mereka, atau memotong gaji mereka.
3. Kekuasaan Legitimasi (Legimate Power)
Kekuasaan legitimasi hampir serupa dengan otoritas dan
berhubungan dekat dengan kekuasaan penghargaan dan koersif
karena orang dengan legitimasi juga berada dalam posisi memberi
penghargaan dan menghukum. Perbedaannya, kekuasaan
legitimasi tidak bergantung pada hubungan dengan orang lain,
tetapi lebih kepada posisi atau peranan yang dimiliki seseorang.
Misalnya, orang memperoleh legitimasi dikarenakan gelar mereka
(kapten atau wakil presiden eksekutif) atau posisi (tertua dalam
keluarga atau pegawai dalam perusahaan) daripada kepribadian
mereka atau bagaimana mereka memengaruhi orang lain.
4. Kekuasaan Referen (Referent Power)
Jenis kekuasaan ini berasal dari hasrat sebagian orang
untuk dikenal agen yang memegang kekuasaan. Mereka
ingin dikenal tanpa memerdulikan hasil. Orang memberi
kekuasaan karena mereka menarik dan mempunyai sumber
daya atau karakteristik kepribadian yang diinginkan. Dalam
konteks organisasi, kekuasaan referen jauh berbeda dari
jenis kekuasaan lain. Misalnya, manajer dengan kekuasaan
referen harus menarik bagi karyawan mereka sehingga
karyawan mau mengenal manajer tanpa memedulikan
apakah manajer mempunyai kemampuan untuk memberi
penghargaan atau hukuman atau apakah mereka
mempunyai legitimasi.
5. Kekuasaan Keahlian (Expert Power)
Didasarkan pada seberapa orang mempunyai atribut
pengetahuan dan keahlian untuk memegang kekuasaan.
Dalam organisasi, staf spesialis mempunyai kekuasaan
keahlian dalam area fungsional mereka, tetapi tidak diluar
area tersebut. Misalnya, insinyur diberikan kekuasaan
keahlian dalam masalah produksi, tetapi tidak dalam
masalah personalia atau humas.



Organisasi dan kekuasaan hendaknya memiliki
interaksi yang sangat erat. Sama dengan halnya
dengan struktur organisasi, kekuasaan kekuasaan tidak
dapat mempertahankan dirinya tanpa orang-orang
yang mengesahkan dirinya melalui perilaku, sementara
itu sepereti sudah disebutkan sebelumnya bahwa
orang didalam organisasi melakukan usaha untuk
mencapai tujuan organisasi untuk itu di perlukan
sebuah kekuasaan.
Boulding menemukan ada 3 jenis kekuasaan dalam
mempertahankan organisasi yaitu: a) Kekuasaan yang
bersifat menghancurkan, menghasilkan, dan
menyatukan. Kekuasaan destruktif adalah kekuasaan
untuk potensi menghancurkan dan mengancam. b)
Kekuasaan produktif atau menghasilkan bersifat
ekonomik dan meliputi kekuasaan untuk menghasilkan
dan menjual. c) Kekuasaan integratif berarti berarti
mendorong kesetiaan, menyatukan orang bersama dan
mampu menggerakan kearah tujuan bersama. Menurut
Boulding kekuasaan integratif adalah bentuk
kekuasaan yang paling dominan.
Dinamika Komunikasi Organisasi
Gagasan komunikasi mula-mula (secara tradisional)
melihat komunikasi sebagai alat atau transmisi.
Komunikasi menitik beratkan pada gagasan
pengiriman, penyebaran dan pemberian informasi
kepada orang lain untuk upaya mengendalikan. Ada
gagasan lain yang mengemukakan bahwa komunikasi
bukan hanya alat tetapi sebagai sarana pikiran yaitu
komunikasi dipakai untuk maksud tertentu seperti
memberi instruksi, membujuk untuk memperoleh
kekuasaan.
Komunikasi dan Proses Pemberian
Kekuasaan
Bagian penting pemberdayaan adalah pengenalan kondisi-kondisi
yang membangkitkan perasaan-perasaan tidak berdaya. Dalam
organisasi, manusia merasa tidak berdaya apa bila mereka tidak
memiliki akses kepada informasi yang mempengaruhi pekerjaan dan
kesejahteraan mereka.
Konsep pemberian kekuasaan atau pemberdayaan (empowerment)
memiliki beberapa dimensi. Conger dan Kanungo menyatakan
bahwa pemberdayaan dapat ditinjau dari relasional dan
motivasional.
Praktek komunikasi misalnya penggunaan bahasa lisan sangat
dominan disini. Misalnya penggunaan istilah untuk arti tertentu atau
Habermas menekankan praktek komunikasi dalam kekuasaan ini
menekankan pada kompetisi komunikasi yang digunakan bersama
(pemahaman atau konsep yang dipahami bersama) serta dialog.
Komunikasi seperti inilah kadang atau cendrung diabaikan dalam
kekuasaan.
Hal yang tidak kalah penting dalam pembahasan pemberdayaan
adalah pengenalan kondisi yang membangkitkan perasaan tidak
berdaya. Dalam organisasi manusia akan merasa tidak berdaya
apabila mereka tidak memiliki akses terhadap informasi yang
mempengaruhi pekerjaan dan kesejahteraan mereka. Sebagai
contoh struktur birokrasi memiliki masalah yang mengarah pada rasa
tidak berdaya. Amiguitas peranan, harapan terhadap peranan yang
berlebihan serta konflik juga merupakan faktor konstektual yang
dapat menciptakan ketidakberdayaan.
Oleh karena itu pemberdayaan adalah kesempatan
pada pegawai yang memungkinkan menggunakan
kemampuanya, disampinng itu iklim komunikasi
yang aman, terbuka dan masuk akal yang harus
diciptakan.
Kondisi yang memungkinkan manusia mengetahui
peran mereka apakah pentingnya peranan tersebut
bagi perusahaan secara keseluruhan serta
memungkinkan keterlibatan bersama terhadap hasil
merupakan cerminan lingkungan yang
melaksanakan pemberdayaan.
Dalam hal komunikasi dan pelaksanaan kekuasaan
kita tidak perlu melihat kekuasaan selalu dalam arti
negatif. Kekuasaan itu positif dalam arti bahwa ia
dapat menyebabkan tujuan tercapai dan masalah
terselesaikan. Kanter memandang bahwa
kekuasaan tidak sebagai dominasi hierarkhis
melainkan sebagai kemampuan untuk
menyelesaikan segala sesuatu organisasi harus
mencerminkan penggunaan kekuasaan yang
bijaksana.
Komunikasi dan Pelaksanaan Kekuasaan
Komunikasi dalam suatu organisasi harus mencerminkan
penggunaan kekuasaan yang bijaksana. Boulding berpendapat
bahwa mempertahankan kekuasaan mungkin bergantung pada
pengetahuan kapan untuk manggunakan kekuasaan itu.
Kekuasaan yang dilaksanakan secara bijaksana mungkin sama
sekali tidak digunakan. Misalnya, seorang manajer mendelegasikan
otoritas kepada bawahannya untuk melakukan suatu tugas,
komunikasi harus mendukung yaitu manajer setidaknya memberi
memo, atau merinci tugas yang harus dikerjakan
Komunikasi dengan menempatkan posisi manusia lebih rendah
adalah suatu wujud pelaksanaan kekuasaan. Ini mengisyaratkan
suatu hubungan yang memaksakan dominasi tanpa sepengetahuan
orang yang melakukannya, dan mungkin tidak selalu disadari oleh
orang tersebut.
Banyak isu gender (bahasa seksis, bahasa seksual) merupakan isu
kekuasaan. Sesuatu yang tanmpak tidak ada salahnya bagi
seseorang, dapat saja dipandang sebagai penindasan oleh orang
lain. Misalnya istilah freshman dapat saja menimbulkan
pertentangan. Alasanya, kata tersebut khusus untuk pria sehingga
mengabaikan keberadaa kaum wanita. Meskipun istilah ini sudah
ada sejak dulu dan tidak menyangkut jenis kelamin lagi. Dalam
istilah komunikasi, yang penting adalah "penciptaan pesan". Bahasa
tidak sekedar kecermatan politis. Masalah persamaan lebih penting
daripada kecerdasan politis.
Kekuasaan adalah kemampuan mempengaruhi, mengatur, atau
mengendalikan dan merupakan bagian yang merekat pada proses
organisasi. Kekuasaan tidak hanya terletak pada manusia dan sumber
daya, tetapi juga pada struktur sosial itu sendiri.
Struktur organisasi memperbolehkan dan membatasi penggunaan
kekuasaan. Struktur ini disahkan melalui prilaku komunikasi. Struktur
organisasi diciptakan, dipertahankan , dan ditranformasikan melalui proses
komunikasi.
Komunikasi bukan hanya berlaku sebagai suatu mekanisme kekuasan
tetapi juga merupakan kekuasaan dalam arti aturan-aturan, praktik-praktik
dan cara pandang dalam wacana yang bersangkutan. Praktik-praktik
diskusi,penulisan, dan argumentasi merupakan baagian yang melekat
pada struktur.
Organisasi yang mendambakan inovasi, perubahan, dan andil maksimal
dari pada anggotanya akan menjalankan komunikasi yang meberdayakan
semua pesertanya. Kekuasaan dapat menjadi kekuasaan positif bila
dibagikan, dikembangkan pada lain, dan digunakan secara bijaksana,
yakni memperbolehkan pendapat yang beraneka ragam, menumbuhkan
kemampuan diri, saran-saran dan saling menjamin kondisi yang memberi
kesempatan untuk saling mempengaruhi.
Any Qestions???
Terima Kasih