PENGANTAR MANAJEMEN

PENTINGNYA EFEKTIVITAS TEKNOLOGI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
(PAPER)

Disusun Oleh :
Maulid Maulana Muhammad
(1709623079)

Dosen Pengampu: Prof. Dr. Dedi Purwana, E.S, M.Bus

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
TAHUN 2023
Kata Pengantar
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarokatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rizki dan ilmu pengetahuan
sehingga penulisan Paper ini dapat berjalan dengan baik. Serta Sholawat serta Salam
tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya,
sahabatnya, dan umatnya hingga hari akhir nanti.

Pertama penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu mata

kuliah Pengantar Manajemen yaitu Prof. Dr, Dedi Purnawa, E.S.M. Bus. Berkat
bimbingannya Paper ini dapat diselesaikan dan memberi manfaat bagi pembaca.

Paper yang berjudul Pengembangan Sumber Daya Manusia Dalam Manajemen

Organisasi ditujukan sebagai bahan pengembangan pengetahuan mengenai manajemen.
Selain itu Paper ini juga sebagai salah satu syarat untuk menuntaskan mata kuliah
Pengantar Manajemen.

Sebagai penutup, penulis menerima apabila terdapat masukkan dan saran

mengenai Paper ini. Semoga Paper ini bermanfaat untuk pembaca. Besar harapan
terdapat pengembangan pengetahuan dari makalah ini.

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh.

BAB I

Pendahuluan

Latar Belakang

Komunikasi merupakan kegiatan yang sangat penting bagi manusia karena

memungkinkan manusia menjalin hubungan dengan orang lain. Komunikasi dalam
suatu organisasi dilakukan untuk memperoleh kesamaan pemahaman antara atasan dan
bawahan. Manusia diciptakan dengan akal dan kecerdasan untuk meningkatkan
kemampuan bertahan hidup.

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidak dapat disangkal, namun hal ini juga
berlaku bagi organisasi. Komunikasi yang baik memungkinkan suatu organisasi dapat
berfungsi dengan lancar dan baik, namun sebaliknya, komunikasi organisasi yang buruk
atau tidak ada dapat menimbulkan kesalahpahaman dan kesalahpahaman di antara
kedua belah pihak. Komunikasi yang efektif menentukan kelangsungan hidup suatu
organisasi. Organisasi tidak dapat dipisahkan dari komunikasi. Karena melalui
komunikasi, organisasi dapat berinteraksi, melakukan aktivitas, dan saling bergantung.
Komunikasi yang efektif adalah suatu keharusan bagi organisasi karena komunikasi
adalah inti dari organisasi. Komunikasi yang efektif menciptakan suasana kondusif
yang mendukung kinerja pegawai suatu organisasi.

Oleh karena itu, para pemimpin dan komunikator dalam organisasi perlu
memahami dan menyempurnakan keterampilan komunikasinya.
 Permasalahan

1. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang bisa diangkat
dapat dirumuskan sebagai berikut :
1.1 Apa pengertian dari efektivitas teknologi dalam organisasi?
1.2 Mengapa efektivitas teknolongi komunikasi sangat penting dalam organisasi?
1.3 Apa pengaruh efektivitas teknologi informasi dalam organisasi?
1.4 Apa saja syarat-syarat teknologi komunikasi dalam organisasi?

2. Tujuan Umum
Untuk mengetahui pentingnya efektivitas teknologi komunikasi
dalam organisasi

3. Tujuan Khusus
3.1 Agar dapat mengertahui pengertian dari efektivitas teknologi dalam organisasi
3.2 Agar kita perlu mengetahui pentingnya efektifitas komunikasi dalam organisasi
3.3 Dapat mengetahui beberapa pengaruh teknologi komunikasi dalam organisasi
3.4 Dapat mengetahui syarat-syarat teknologi komunikasi efektif dalam organisasi
 BAB III

Pembahasan

1. Penertian dari Efektivitas Teknologi dalam Organisasi

Teknologi informasi mempunyai dampak yang signifikan terhadap lanskap
organisasi. Salah satu dampaknya adalah manajer memiliki akses yang lebih baik
terhadap informasi dan tidak terlalu bergantung pada sumber informasi manajer
menengah. Hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih
tepat dan efektif.
Selain itu, teknologi informasi juga mempengaruhi hubungan antar organisasi,
seperti pelanggan dan pemasok, serta lingkungan. Sistem antar-organisasi dengan
berbagi data membangun hubungan yang lebih erat antara organisasi dan pemasok,
memungkinkan manajemen inventaris yang lebih efisien, dan memungkinkan
pendekatan pemesanan ulang yang tepat waktu. Teknologi informasi juga membantu
dalam perancangan produk agar proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien.
Dalam konteks komunikasi, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi agar pesan
yang disampaikan oleh seorang komunikator dapat menimbulkan dampak atau
perubahan yang diinginkan oleh komunikator, seperti perubahan pengetahuan, sikap,
atau perilaku. Memenuhi persyaratan ini secara otomatis menghasilkan komunikasi yang
efektif. Untuk berkomunikasi secara efektif, seorang komunikator harus memenuhi
empat unsur: strategi komunikasi, pesan yang menarik, pesan yang mudah dipahami, dan
umpan balik dari komunikator. Pesan yang disampaikan harus terstruktur secara
sistematis, relevan dengan kebutuhan komunikator, sekaligus menunjukkan cara
memenuhi kebutuhan tersebut.
Selain itu, pesan harus mudah dipahami oleh komunikator dan tidak boleh
mengandung gangguan semantik apa pun. Umpan balik yang diberikan oleh seorang
komunikan dapat dikenali dari jawaban-jawaban yang diberikannya sebagai umpan
balik. Terjadinya umpan balik dalam proses komunikasi dapat dibedakan menjadi dua
bagian yaitu umpan balik langsung dan umpan balik tidak langsung. Umpan balik
langsung terjadi pada komunikasi personal, sedangkan umpan balik tidak langsung
terjadi pada komunikasi media seperti surat kabar, radio, televisi, dan film.

2. Efektivitas Teknolongi Komunikasi Sangat Penting dalam Organisasi

Kebanyakan orang menganggap komunikasi adalah tugas yang mudah karena

mereka sudah terbiasa sejak usia dini. Namun berpikirlah dua kali untuk mengatakan
bahwa komunikasi itu mudah dalam situasi tertentu, apalagi jika komunikasi yang ingin
kita lakukan bertujuan untuk menciptakan dampak melalui komunikasi. Kita akan
menghadapi kesulitan yang tidak biasa dalam komunikasi, terutama jika efek yang
diharapkan sesuai dengan keinginan kita dan dengan jumlah komunikator yang banyak.

Dalam keadaan seperti ini, tentu saja sebagai komunikator, kita harus memenuhi
beberapa syarat agar pesan kita dapat sampai kepada komunikan dan menghasilkan
efek tertentu. Memenuhi persyaratan ini secara otomatis memungkinkan komunikasi
yang efektif.

Willyanto menulis dalam bukunya Teori Komunikasi Massa khususnya pada bab 3
tentang efektivitas komunikasi massa, bahwa jika pesan yang disampaikan oleh
komunikator dapat menghasilkan dampak atau perubahan yang diinginkan komunikator,
misalnya perubahan pengetahuan, maka komunikasi adalah hal yang baik.
Menekankan bahwa hal itu dianggap efektif. sikap dan perilaku. Perubahan yang terjadi
pada pihak komunikator dapat dikenali dari jawaban-jawaban yang diberikan sebagai
umpan balik.

Terjadinya umpan balik dalam proses komunikasi terbagi menjadi dua kategori
yaitu umpan balik langsung (immediate feedback) dan umpan balik tidak langsung
(delayed feedback). Umpan balik langsung terjadi dalam komunikasi tatap muka dimana
komunikator dan komunikator saling berhadapan, dan umpan balik yang terjadi langsung
tersedia bagi komunikator.

Sebaliknya, umpan balik tidak langsung terjadi di media komunikasi (cetak atau
elektronik) seperti surat kabar, radio, televisi, dan film. Dalam hal ini komunikator baru
 dapat mengetahui reaksi lawan bicaranya setelah komunikasi selesai. Dalam beberapa
kasus, komunikator mungkin menerima tanggapan beberapa hari kemudian.

Menurut pernyataan Wilbur Schramm dalam bukunya How Communication

Works?, Ini tentang mengetahui apa yang Anda berikan dan apa dampaknya. Umpan
balik dari komunikator kita konsisten dengan apa yang ingin kita lakukan dan apa yang
tidak ingin kita lakukan.

Berdasarkan feedback tersebut kita dapat menentukan apakah kegiatan

komunikasi yang kita lakukan berhasil atau tidak.

Agar komunikasi kita efektif, komunikator harus memenuhi empat unsur, yaitu:

1. Faktor Strategi komunikasi

Strategi komunikasi berkaitan dengan perencanaan komunikasi sampai dengan

pelaksanaan komunikasi. Pada faktor ini, seorang komunikator dituntut untuk pandai
membuat siasat agar tujuan komunikasi yang akan ia lakukan dapat dicapai. Seperti
halnya dengan strategi dalam bidang apapun, maka strategi komunikasi harus didukung
oleh teori, sebab teori merupakan pengetahuan berdasarkan pengalaman yang sudah
diuji kebenarannya.

2. Faktor Aksesibilitas (Affordability)

Faktor ini dapat dilihat dari dua aspek yaitu keterjangkauan dari segi
teknologi (teknologi komunikasi ) dan keterjangkauan dari segi daya beli masyarakat.
Dari sudut pandang teknis, pesan harus mempertimbangkan ukuran dan kehadiran
audiens. Pertimbangan ini memungkinkan untuk menentukan jenis media yang tepat
untuk mendistribusikan pesan komunikasi.

Misalnya seperti yang dikemukakan oleh Wilbur Schramm, kelompok

sasarannya besar dan letaknya berjauhan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara
efektif dan efisien, dalam hal ini media yang digunakan adalah media massa. Saluran
dengan saluran di antaranya pribadi.

Pemilihan media pada hakikatnya tergantung pada tujuan komunikasi yang

ingin dicapai, pesan yang ingin disampaikan, dan teknologi komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan pesan (Onong Uchjana Effendy: 1992, 37). Terkait
 dengan daya beli masyarakat, penyebaran pesan komunikasi harus mempertimbangkan
keadaan sosial ekonomi penduduk setempat.

Oleh karena itu, media penyebaran informasi harus dapat diakses oleh seluruh
lapisan masyarakat, terutama masyarakat lapisan bawah. Namun, hal ini harus dihindari
di daerah dimana masyarakat tidak mampu membelinya, sehingga anggota masyarakat
tidak bersentuhan dengan media. Dari segi ekonomi, paparan terhadap media sangatlah
rendah, dan opinion leader dianggap mempunyai kemampuan untuk meneruskan
pesan-pesan komunikasi yang diterima melalui media tertentu kepada seluruh
penduduk di wilayah yang dijangkaunya. Pemimpin opini biasanya terdiri dari
pemimpin tradisional atau tokoh masyarakat.

3. Faktor Kemajuan (Perencanaan)

Seperti disebutkan sebelumnya, komunikasi yang efektif memerlukan
perencanaan. Namun, perencanaan yang dibahas di sini berfokus pada pesan
komunikasi perencanaan. Mengingat tujuan komunikasi adalah untuk mengubah
pengetahuan, sikap, perilaku, dan masalah sosial, maka tujuan komunikasi harus
menjadi acuan ketika merencanakan pesan komunikasi yang efektif. Misalnya, jika
suatu pesan dimaksudkan hanya untuk mengubah pengetahuan komunikan, maka pesan
tersebut hanya akan berisi informasi baru yang belum pernah didengar atau dilihat oleh
komunikan sebelumnya. Berbeda dengan pesan yang ditujukan untuk mengubah sikap,
pesan komunikasi harus dirancang mampu membangkitkan emosi dan perasaan dalam
diri komunikator.
Demikian pula untuk pesan yang ditujukan untuk mengubah perilaku atau
masyarakat, terdapat perbedaan dalam desain isi pesannya. Penting untuk ditekankan
lagi bahwa rencana pesan Anda harus sesuai dengan tujuan komunikasi Anda.
4. Faktor Pendukung
Agar pesan sampai kepada komunikan, maka komunikator harus bersikap
sopan terhadap komunikan. Sebab, perilaku tersebut dianggap sebagai bentuk
penghormatan terhadap komunikan. Selanjutnya pesan yang dikirimkan dari
komunikator ke komunikator menjadi dapat dikomunikasikan jika terjadi proses
psikologis yang sama antara orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut. Dengan
kata lain pesan yang disampaikan dari komunikator ke komunikator adalah setara
( nada). Situasi komunikasi seperti itu terjadi ketika ada etos di antara para
 komunikator. Etos merupakan harga diri seseorang yang memadukan aspek kognisi,
cinta, dan kebaikan.

3. Pengaruh Teknologi Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Teknologi komunikasi memiliki berbagai dampak dalam konteks organisasi,

antara lain:

1. Pihak manajemen akan memiliki akses informasi yang lebih besar dan
mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajer menengah.
Jaringan telekomunikasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan
cepat di antara departemen dan perangkat yang berbeda.
2. Sistem antara organisasi yang dilengkapi dengan pertukaran data menciptakan
hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok, memfasilitasi
manajemen persediaan yang lebih efisien dan memungkinkan pendekatan tepat
waktu dalam pemesanan kembali.
3. Teknologi Informasi dapat membantu dalam mendesain produk hingga proses
produksi menjadi lebih efektif dan efisien

4.Syarat-Syarat Komunikasi Efektif Dalam Organisasi

Syarat-syarat komunikasi efektif dalam konteks komunikasi massa. Menurut

Williant, komunikasi dikatakan efektif bila pesan yang disampaikan dapat membawa
perubahan yang diinginkan, seperti perubahan pengetahuan, sikap, atau perilaku. Untuk
mencapai komunikasi yang efektif, beberapa syarat harus dipenuhi, antara lain :

1. Komunikator harus mengembangkan strategi komunikasi yang didukung teori

untuk mencapai tujuan komunikasinya.
2. Pesan Menarik : Pesan harus mampu menarik perhatian komunikan, relevan
dengan kebutuhannya, dan memberikan peluang untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pesan harus mudah dipahami untuk komunikasi, dan interferensi semantik
harus diperhitungkan untuk menghindari kesalahan dalam pemahaman dan interpretasi.
Umpan balik dalam proses komunikasi juga diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu
umpan balik langsung (immediate feedback) dan umpan balik tidak langsung (delayed
feedback). Umpan balik langsung terjadi dalam komunikasi pribadi, sedangkan umpan
balik tidak langsung terjadi dalam komunikasi media (cetak atau elektronik) seperti
surat kabar, radio, televisi, dan film. Wilbur Schramm juga menekankan pentingnya
umpan balik untuk keberhasilan upaya komunikasi. Agar komunikasi efektif dalam
konteks komunikasi massa, komunikator harus memenuhi empat unsur: strategi
komunikasi, pesan yang menarik, pesan yang mudah dipahami, dan pemanfaatan
teknologi informasi.

Unsur-unsur strategi komunikasi berkaitan dengan perencanaan dan

pelaksanaan komunikasi. Pesan yang disampaikan harus disusun secara sistematis,
menarik perhatian komunikator, dan mudah dipahami. Untuk berkomunikasi secara
efektif, bahasa yang digunakan harus mencakup makna denotatif (makna yang
ditemukan dalam kamus dan makna yang diterima secara umum oleh sebagian besar
orang yang berbagi budaya dan bahasa yang sama) harus dicantumkan. Pemenuhan
persyaratan ini memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif, khususnya dalam
konteks komunikasi massa.

BAB IV

Kesimpulan

Dalam konteks organisasi, teknologi informasi memberikan dampak yang

substansial dengan meningkatkan akses informasi bagi manajer dan mengurangi
ketergantungan pada sumber informasi tertentu. Kemampuan teknologi dalam
mempercepat aliran informasi di antara departemen dan perangkat berbeda membuka
peluang untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat dan efektif.

Selain itu, teknologi informasi juga berperan dalam membangun hubungan

yang erat antara organisasi dan mitra eksternal seperti pemasok dan pelanggan.
Pertukaran data antar organisasi membantu dalam manajemen inventaris yang lebih
efisien dan memungkinkan pendekatan pemesanan ulang yang tepat waktu. Penggunaan
teknologi informasi juga mendukung perancangan produk untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi proses produksi.
 Pentingnya komunikasi efektif dalam organisasi menyoroti peran krusial
teknologi komunikasi. Pengembangan strategi komunikasi yang terencana,
penyampaian pesan yang menarik, dan penerimaan umpan balik menjadi kunci
keberhasilan komunikasi. Umpan balik, baik yang bersifat langsung maupun tidak
langsung, menjadi landasan untuk mengevaluasi keberhasilan upaya komunikasi.

Dalam konteks komunikasi massa, penggunaan teknologi informasi menjadi

faktor penentu. Pesan yang disusun secara sistematis, menarik, dan mudah dipahami
harus memanfaatkan teknologi secara optimal. Kemampuan teknologi dalam
memfasilitasi distribusi pesan dengan mempertimbangkan aspek keterjangkauan, baik
dari segi teknologi maupun daya beli masyarakat, menjadi faktor penting dalam
mencapai efektivitas komunikasi massa.

Secara keseluruhan, integrasi teknologi informasi dan komunikasi menjadi

landasan bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dalam manajemen, pengambilan
keputusan, dan komunikasi internal serta eksternal. Pemenuhan syarat-syarat
komunikasi efektif dalam konteks massa dengan memanfaatkan teknologi menjadi
kunci sukses untuk meraih dampak yang diinginkan dalam berbagai aspek organisasi.

Saran

Pentingnya teknologi komunikasi yang efisien dalam organisasi adalah untuk

meningkatkan akses informasi, memfasilitasi hubungan dengan pemasok, mendorong
inovasi produk, dan efisiensi produksi. Dengan teknologi komunikasi yang efisien,
organisasi dapat memperoleh manfaat dalam hal akses informasi, hubungan dengan
pemasok, inovasi produk, dan efisiensi produksi. Oleh karena itu, investasi dalam
teknologi komunikasi yang efisien dapat menjadi aset berharga bagi kemajuan dan
keinginan organisasi.
Daftar Pustaka