UNIT PENGAJIAN LUAR KAMPUS

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

SCCG 3143
KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

SEMESTER JANUARI SESI 2022/2023 (JJ221)

TUGASAN INDIVIDU REFLEKSI

NAMA PENSYARAH ENCIK MOHD DINUL SYAMIL HARIS

NAMA SITI ROHANIS BTE ISMAIL

NO. MATRIK 260866

KAMPUS MELAKA

TARIKH SERAHAN PERTEMUAN KEDUA

 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

ISI KANDUNGAN

1. PENGENALAN …………………………………………………………………….……. 1

2. ELEMEN KOMUNIKASI DALAM MENYAMPAIKAN

INOVASI SISTEM BAHARU ………………………………………………………..…. 2

3. KAEDAH BERSESUAIAN DALAM MENYAMPAIKAN

INOVASI SISTEM BAHARU KEPADA ORGANISASI ………………………………. 3

4. KESIMPULAN ………………………………………………..…………………………. 5

5. RUJUKAN …………………………………………………………………………… 6
 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

1. PENGENALAN

Komunikasi merupakan sesuatu perkara paling wajib dilakukan dalam setiap kehidupan.
Dalam apa jua keadaan dan situasi, komunikasi tidak boleh lekang daripada kehidupan manusia.
Dari mula kelahiran seorang manusia hinggalah kepada kematiannya, ia tidak terlepas daripada
berkomunikasi. Tangisan bayi setelah keluar dari rahim ibunya, menunjukkan bayi itu sudah
memberi isyarat verbal dan non verbal kepada doktor atau bidan yang menyambutnya. Begitu
juga di saat kematian seseorang, ia menunjukkan isyarat komunikasi tertentu pada saat nyawanya
yang terakhir.

Hal ini lebih-lebih lagi apabila dilihat dalam konteks organisasi. Komunikasi dalam
organisasi merupakan teras dalam segala aktiviti organisasi baik dalam konteks intra mahupun
inter organisasi. Komunikasi yang baik seharusnya bermula daripada pemimpin dan pengurus.
Merekalah individu yang akan memberi kesedaran dan kefahaman kepada kakitangan di bawah
tentang sistem dan perjalanan organisasi supaya semua elemen organisasi dapat berjalan dengan
harmoni dan teratur. Pemimpin dan pengurus perlu menunjukkan sifat kepimpinan komunikasi
yang baik agar budaya organisasi cemerlang mampu dibentuk yang kemudiannya dicontohi oleh
organisasi lain. Justeru pemimpin dan pengurus perlu mempunyai kemahiran komunikasi bagi
membolehkan mereka berkomunikasi dengan efisien. Komunikasi dengan mesej yang tidak
difahami dengan jelas, pastinya akan mengganggu perjalanan operasi dan ini mengagalkan
pencapaian matlamat organisasi. (Maizatul Haizan Mahbob al., 2019)

Pengurusan yang melibatkan organisasi di sekolah juga tidak terkecuali dalam hubungan
komunikasi ini. Sebagai seorang Ketua Pembantu Tadbir di sekolah, saya juga merupakan salah
seorang peneraju utama yang membentuk pasukan bekerja di sekolah. Salah satu faktor utama
yang menjadi penyumbang kepada pembentukan budaya kerja yang dinamik adalah melalui
kemahiran menyampai dan menerima maklumat secara positif yang spesifiknya diistilahkan
sebagai kemahiran berkomunikasi. Kajian daripada pakar-pakar psikologi dan pakar-pakar
komunikasi mendapati kemahiran berkomunikasi memainkan peranan sangat penting di dalam
kehidupan manusia (Abdullah & Ainon, 2005). Menurut Abrams (1986), dalam kehidupan seharian
jumlah komunikasi yang dilakukan oleh individu terdiri daripada mendengar (45 peratus),
bercakap (30 peratus), membaca (16 peratus) dan menulis (9 peratus). Komunikasi bukan sahaja
melibatkan percakapan dan penulisan tetapi juga pembacaan dan proses mendengar (Zawiyah,
2009). Oleh itu komunikasi adalah aktiviti utama yang berlaku dalam sesebuah organisasi. Berjaya
atau gagal sesebuah organisasi mencapai visi dan misi yang ditetapkan banyak bergantung kepada
pasukan kerja yang
berada dalam sesebuah organisasi itu. Salah satu alat untuk mewujudkan pasukan kerja yang
dinamik dan efektif adalah melalui komunikasi yang berkesan.
 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

2. ELEMEN KOMUNIKASI DALAM MENYAMPAIKAN INOVASI SISTEM BAHARU

Komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam menyampaikan maklumat serta
objektif sesebuah organisasi selaras dengan misi dan visi yang telah ditetapkan (Prof. Madya
Zaliman Sauli). Komunikasi boleh didefinisikan sebagai perhubungan secara langsung atau dengan
perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain (Kamus Dewan, 2007). Secanggih manapun
teknologi yang digunakan, jika komunikasi tidak jelas dan berkesan maka ia akan mencetuskan
konflik yang berterusan dalam organisasi. Komunikasi juga merupakan asas yang menyatupadukan
aktiviti semua fungsi yang wujud di dalam organisasi. Justeru, setiap pengurus organisasi perlu
diterapkan dengan nilai-nilai khususnya yang terdapat di dalam elemen-elemen komunikasi. Tidak
kiralah komunikasi secara interpersonal ataupun komunikasi secara bertulis, kedua-duanya dapat
memberikan maklumat yang diperlukan oleh pekerja terlibat. Kemahiran berkomunikasi terdiri
daripada beberapa elemen. Diantaranya adalah :

i) Kebolehan menyampaikan idea dengan jelas, berkesan dan dengan penuh

keyakinan,
secara lisan dan bertulis.
ii) Kebolehan mengamalkan kemahiran mendengar yang aktif dan memberi maklum
balas.
iii) Kebolehan berunding dan mencapai persetujuan.
iv) Kebolehan menggunakan kemahiran bukan lisan.

Jika ditinjau secara lebih lanjut, definisi komunikasi ini tidak akan lari daripada enam komponen
utama iaitu penyampai, penerima, medium perantaraan, maklumat, maklum balas dan gangguan.
Abdul Mua’ti (2006) pula mendefiinisikan komunikasi sebagai satu proses pemindahan makna
yang terdapat dalam maklumat, idea atau perasaan melalui penggunaan simbol sama ada
berbentuk lisan, bahasa badan, tulisan, visual atau simbol lain daripada pihak penerima dengan
harapan akan menghasilkan maklum balas atau respon yang dihajati. Komunikasi berkesan atau
komunikasi efektif pula boleh didefinisikan sebagai komunikasi yang dapat menyampaikan
maklumat dengan jelas daripada penyampai kepada penerima dalam usaha mencapai matlamat
organisasi. Menurut Abdullah dan Ainon (2003), komunikasi berkesan mempunyai lima ciri khusus
iaitu :

i) Kefahaman terhadap maklumat,

ii) Keseronokan semasa menyampaikan maklumat,
iii) Pengaruh ke atas sikap, nilai dan kepercayaan disebabkan oleh maklumat yang ingin
disampaikan,
iv) Perhubungan yang bertambah baik dan
v) Adanya tindakan yang menyusuli.
 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

Oleh itu, komunikasi berkesan adalah proses dua hala melalui penghantaran mesej yang betul,
diterima dan difahami oleh orang lain. Bagi menjadikan komunikasi itu berkesan adalah penting
untuk memahami bagaimana manusia berinteraksi dan menginterpretasikan sesuatu mesej.

3. KAEDAH BERSESUAIAN DALAM MENYAMPAIKAN INOVASI SISTEM BAHARU KEPADA

ORGANISASI

Setiap manusia mempunyai kelebihan untuk berinteraksi sesama manusia dan juga dapat
berkongsi pandangan dan pendapat. Komunikasi merupakan sumber maklumat bagi pekerja
dalam membuat keputusan, membantu mengenal pasti dan menaksir alternatif tindakan.
Maklumat-maklumat tersebut dapat disalurkan melalui komunikasi diantara rakan sekerja, pihak
atasan dan pihak-pihak yang berkepentingan. Tidak kiralah komunikasi secara interpersonal
ataupun komunikasi secara bertulis, kedua-duanya dapat memberikan maklumat yang diperlukan
oleh pekerja terlibat. Komunikasi untuk menyampaikan arahan ini biasanya menggunakan medium
bertulis seperti memo, emel, surat dan sebagainya. Mohd Baharudin Othman & Mohd Khairie
Ahmad (2009) mengatakan bahawa arahan yang diberikan secara diplomatik dan halus akan
menjadikan pekerja lebih selesa, meningkatkan hubungan antara pekerja dan pihak atasan dan
tugasan yang dilakukan juga adalah dengan rela hati. Koontz & Weihrich (2006) menyatakan
bahawa peranan komunikasi dalam konteks organisasi melibatkan penetapan dan penyebaran
matlamat organisasi, menyusun rancang untuk mencapai matlamat organisasi dan mengatur
sumber manusia dan sumber-sumber lain dengan cara yang paling cekap dan berkesan.

3.1 PENGGUNAAN TEKNOLOGI TERKINI DALAM MENYAMPAIKAN MAKLUMAT

Penggunaan teknologi terkini dalam menyampaikan sesuatu maklumat kepada organisasi

adalah elemen penting dalam komunikasi. Komunikasi ini berkesan bukan sahaja perlu
memindahkan maklumat yang difahami dengan tepat dan jelas, tetapi mestilah cepat serta pantas.
Penggunaan telefon, komputer, table, mesin faks, khidmat pesanan ringkas (SMS), emel elektronik
(e-mel) serta beberapa aplikasi perhubungan seperti ‘whatapp’ dan telegram amatlah penting
dalam menyampaikan maklumat kepada organisasi seperti di sekolah. Penggunaan teknologi ini
amat penting pada masa ini ditambah lagi dengan keadaan dunia mengalami pandemik ini. Guru,
murid dan barisan pentadbiran tidak boleh hadir ke sekolah. Oleh itu pelbagai cara boleh
digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada mereka. Sebagai contoh penggunaan aplikasi
webex, zoom, google dan lain-lain boleh digunakan bagi menyampaikan sesuatu maklumat.

Pihak pentadbiran juga boleh membuat latihan dalam perkhidmatan secara atas talian
kepada guru-guru dan kakitangan yang telibat untuk menyampaikan maklumat terkini atau
menerangkan sesuatu sistem baru kepada mereka. Semakin singkat masa yang digunakan untuk
menyampaikan maklumat, semakin baik kesannya. Ini adalah kerana masa selebihnya boleh
digunakan untuk penumpuan kepada kerja-kerja pelaksanaan sesuatu tindakan yang berpunca
daripada maklumat tersebut. Secara langsung, situasi ini akan membantu mewujudkan kerjasama
antara individu yang lebih progresif kerana mereka bertindak ke atas maklumat yang sama.
 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

Dengan itu, pasukan kerja yang dinamik dapat dibentuk oleh pihak pengurusan. Peranan pengurus
sekolah

amat penting dalam proses komunikasi berkesan. Justeru itu, penglibatan secara langsung sebagai
pengurus atasan amatlah dituntut dalam memastikan komunikasi berkesan dapat dicapai. Secara
tidak langsung, hal ini akan menjadikan sekolah tersebut mempunyai kumpulan-kumpulan kerja
yang dinamik kerana warganya dapat memahami hala tuju yang dikehendaki oleh pihak atasan.

4. KESIMPULAN

Keadaan sekolah yang mempunyai kawasan yang sangat luas di mana kedudukan guru
amat terserak, sistem pembesar suara yang sesuai, persidangan audio, persidangan komputer dan
telesidang boleh digunakan. Namun demikian, faktor kemudahan infrastruktur perlu diberi
tumpuan terlebih dahulu kerana sistem pembesar suara, penggunaan persidangan audio,
persidangan komputer dan telesidang memerlukan perbelanjaan yang agak mahal. Teknologi yang
terkini seperti ini sememangnya dapat meningkatkan tahap keberkesanan komunikasi di sekolah.
Menyedari kepentingan ini, adalah menjadi tanggungjawab pihak pentadbir agar dapat
memikirkan tentang keperluan dan kebaikan penggunaan terknologi sebegini dalam mewujudkan
impak komunikasi kepada seluruh warga sekolah..

Kesimpulannya di sini , penggunaan teknologi terkini ternyata menjadikan komunikasi

lebih berkesan kerana maklumat dapat disampaikan secara pantas dan tepat. Ketirisan maklumat
dapat dikurangkan jika pihak pentadbir dapat menggunakan teknolgi tersebut. Kemampuan
sekolah menggunakan peralatan berteknologi terkini sudah pasti mampu menghasilkan kumpulan
kerja yang dinamik di setiap sekolah. Hal ini sudah pasti dapat melahirkan sekolah yang bertindak
selari dengan hasrat misi dan visi yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbir dengan lebih jayanya.
 SCCG 3143 - KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

RUJUKAN
1) (Maizatul Haizan Mahbob al., 2019) Komunikasi Strategik dan Peranannya Untuk
Mewujudkan Komunikasi Berkesan dalam Organisasi
2) Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2003. Komunikasi untuk pemimpin. Bentong: PTS
Publications & Distributor Sdn. Bhd.
3) Abrams. K.S. 1986. Communication at work: listening, speaking, writing and
reading. New Jersey: Prentice Hall Inc.
4) Zawiyah Mohammad Yusof . 2009. Kemahiran Komunikasi. Kuala Lumpur .
Dewan Bahasa dan Pustaka.
5) Zaliman Sauli. (2012). Kemahiran Komunikasi Dalam Pengurusan Organisasi Dan
Perundingan Yang Berkesan.
http://dspace.unimap.edu.my/dspace/bitstream/123456789/1680/1/Kemahiran
%20Komunikasi%20dalam%20Pengurusan%20Organisasi%20Dan%20Perundingan
%20Yang%20Berkesan.pdf
6) Kamus Dewan. 2007. Edisi ke-4. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
7) Ab. Aziz Yusof. 2003. Komunikasi untuk pengurus. Siri Pengurusan dan Pentadbiran
Utusan. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.
8) Mohd Baharudin Othman & Mohd Khairie Ahmad. (2009). Pengantar Komunikasi.
Sintok, Kedah: Penerbit Universiti Utara Malaysia.
9) Koontz, H., & Weihrich, H. (2006). Essential Of Management. Mcgraw-Hill.