PENGELOLAAN KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN

MUTU LAYANAN ADMINISTRASI DI SMA NEGERI 1 KOTA

TANGERANG SELATAN

Skripsi

Di susun Oleh:

Yolatin Aliyah
11170182000065

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2021

1
2
3
4
5
6
 ABSTRAK

Yolatin Aliyah (NIM 11170182000065), Pengelolaan Kearsipan Dalam

Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan. Skripsi Program Strata Satu (S-1) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan
Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2021

Arsip merupakan kumpulan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan. Arsip
mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran administrasi sekolah,
untuk itu arsip sangat penting untuk dirawat karena akan berguna dalam jangka
panjang. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui pengelolaan kearsipan
dan kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu
layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Penelitian ini
menggunakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Sumber data dalam
penelitian ini adalah Kepala Sekolah, Staff Tata Usaha, Guru dan Siswa SMA N 1
Kota Tangerang Selatan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini
menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi. Analisis data dilakukan
dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip meliputi prosedur

penciptaan arsip, prosedur penyimpanan arsip, prosedur penemuan kembali arsip,
dan prosedur penyusutan arsip. Kendala yang ada diantaranya kurangnya sumber
daya manusia dalam mengelola kearsipan, kurangnya sarana dan prasrana, dan
kurangnya pelayanan yang didapat dari bidang administrasi. Kesimpulan
penelitian ini yaitu penciptaan arsip menggunakan format yang sudah ada di
sekolah, pengelolaan kearsipan menggunakan system abjad dan nomor urut,
menggunakan daftar klasifikasi yang sudah ditentukan dari sekolah, dan
menggunakan buku agenda untuk mengidentifikasi arsip. Kemudian pada
prosedur penemuan kembali arsip menggunakan cara manual, yaitu mencari
terlebih dahulu arsip tersebut di komputer, apabila arsip tersebut sudah
dimusnahkan kemudian mencari arsip tersebut di lemari penyimpanan arsip
dengan melihat kode arsip di buku agenda. Terakhir yaitu prosedur penyusutan
arsip dilakukan apabila arsip sudah menumpuk, arsip yang dimusnahkan
merupakan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, penyusutan arsip ini
dilakukan dengan cara pembakaran. Adapun saran-saran yang dapat penulis
sampaikan dalam penelitian ini yaitu dalam prosedur penyusutan arsip, sebaiknya
ditetapkan jangka waktu yang konsisten, terstuktur dan berkala. Hal tersebut
bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan pada arsip, dan kegiatan
penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik.

Kata Kunci: Kearsipan, Pengelolaan, Administrasi

i
 ABSTRACT

Yolatin Aliyah (NIM 11170182000065), Management of Archives in Improving

the Quality of Administrative Services at SMA N 1 South Tangerang City.
Thesis for Undergraduate Program (S-1) Faculty of Tarbiyah and Teacher
Training, Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2021

Archive is a collection of notes or recordings of each activity. Archives have

a very important role for the smooth administration of schools, for that archives
are very important to be cared for because they will be useful in the long term.
The purpose of this study is to determine the management of archives and the
obstacles to the implementation of archive management in improving the quality
of administrative services at SMA N 1 Tangerang Selatan City. This research uses
qualitative research with descriptive method. Sources of data in this study were
the Principal, Administrative Staff, Teachers and Students of SMA N 1 South
Tangerang City. Data collection techniques in this study used interviews and
documentation techniques. Data analysis was carried out by means of data
reduction, data presentation, and drawing conclusions.

The results of this study indicate that archive management includes archive
creation procedures, archive storage procedures, archive recovery procedures,
and archive shrinkage procedures. The existing obstacles include the lack of
human resources in managing archives, the lack of facilities and infrastructure,
and the lack of services obtained from the administrative field. The conclusions of
this study are the creation of archives using a format that already exists in
schools, managing archives using an alphabetical and serial number system,
using a list of classifications that have been determined from the school, and
using an agenda book to identify archives. Then in the archive recovery procedure
using the manual method, which is to find the archive on the computer first, if the
archive has been destroyed then look for the archive in the archive storage
cabinet by looking at the archive code in the agenda book. Finally, the archive
shrinkage procedure is carried out when the archive has piled up, the archives
that are destroyed are archives that have no use value anymore, the shrinkage of
this archive is done by burning. The suggestions that the author can convey in this
study are in the archive shrinkage procedure, it is better to set a consistent,
structured and periodic period. It aims to avoid the accumulation of archives, and
archive storage activities can run well.

Keywords: Archives, Management, Administration

ii
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrohim,
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat,
hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis diberi kesempatan dan kemudahan
untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam tak lupa tercurahkan
kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya yang telah
mengantarkan umatnya dari jaman kegelapan hingga jaman terang benderang
seperti sekarang ini.
Alhamdulillahirobbil’alamin, atas izin Allah SWT penulis dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul “Pengelolaan Kearsipan Dalam
Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”
yang diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Pendidikan
(S.Pd) pada Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan
Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa tidak sedikit kesulitan
dan hambatannya yang dialami dan dihadapi penulis, baik yang menyangkut
alokasi waktu dan proses pengumpulan data dan sebagainya. Namun berkat
kesungguhan hati, kerja keras, do’a, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak,
skripsi ini dapat terealisasikan dengan baik. Oleh karena itu, dengan segala
kerendahan hati, penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Prof. Dr. Amany Lubis, Lc,M.A. Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Dr. Sururin, M.Ag, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
3. Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. Ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas
Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Dr. H. Marzuki, M.Ag. Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan
arahan, nasehat, motivasi serta waktunya kepada penulis.
5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. Dosen Pembimbing Skripsi I yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh kesabaran dan

iii
 iv

ketulusan hati dalam membimbing penulis sehingga skripsi ini dapat

terealisasikan dengan baik.
6. Alfida, S.Ag., S.IP., MLIS. Dosen Pembimbing Skripsi II yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh kesabaran dan
ketulusan hati dalam membimbing penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
7. Seluruh dosen dan staff Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah
mendidik, membimbing dan memotivasi serta memberikan pelayanan yang
baik kepada penulis selama menjalani perkuliahan.
8. Kepala SMA N 1 Kota Tangerang Selatan bapak Ade Gunawan, S.Pd, MM,
dan Ibu Endang selaku staff tata usaha, guru dan siswa SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan yang sudah banyak membantu, meluangkan waktu dan
tempat, serta telah bersedia menjadi informan selama proses penelitian
penulis berlangsung.
9. Kedua orangtua tercinta, ayahanda Syamsu Rizal dan Ibunda Martinis yang
senantiasa mendo’akan dan memberikan motivasi demi kelancaran penulisan
skripsi ini, dan memberikan dukungan lainnya baik dari segi moril dan
materil sehingga penulis menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
10. Kakak-kakak saya tercinta, Uda Hendra Hermawan, Uda Alfendri, Uda Fitra
Neko yang senantiasa mendo’akan, memberikan motivasi, dan arahan baik
dari segi moril dan materil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
dengan baik. Tak ada kata lain selain ucapan banyak terimakasih dan maaf
atas semua yang telah diberikan kepada penulis dan perjuangannya sampai
penulis dapat berada di titik ini.
11. Sahabat SMA yang tetap setia menemani sampai saat ini, Yelvi Putri, Sindi
Marvianti, dan Tusi Febrinita, yang selalu berbagi pengalaman tentang
kehidupan di kampus yang berbeda, selalu mendengarkan dan memberikan
motivasi untuk terus tumbuh dan maju. Terimakasih sudah menemani penulis
sampai saat ini.
12. Sahabat “kosan” Ilma Rahmatul Laila, Naurah Nazhifah, Yulia Khoirunnisa,
Khansa Isnainar yang sudah memberikan semangat dalam menulis skripsi,
 v

banyak ilmu dan pengetahuan yang mereka berikan kepada penulis, mereka
selalu sabar mendengarkan keluh kesah dan selalu memberi solusi kepada
penulis.
13. Teman-teman seperjuangan Manajemen Pendidikan angkatan 2017, terkhusus
“MP B” yang selalu memberikan bantuan, motivasi dan semangat dalam
melakukan pencapaian di dunia perkuliahan.
14. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan
skripsi ini, namun tak dapat disebutkan satu persatu tetapi tidak mengurangi
rasa hormat dan terimakasih dari penulis.

Penulis menyadari bahwa skripsi sederhana ini sangat jauh dari kata
sempurna, oleh karena itu penulis menerima setiap kritikan dan saran yang
bersifat membangun. Semoga skripsi ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak
yang terlibat. Aamin Ya Rabbal’alaamiin.

Jakarta, November 2021

Penulis

Yolatin Aliyah
 DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................................... 1
B. Identifikasi Masalah .................................................................................. 5
C. Batasan Masalah ....................................................................................... 6
D. Rumusan Masalah ..................................................................................... 6
E. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 6
F. Manfaat penelitian .................................................................................... 6

BAB II KAJIAN TEORI ...................................................................................... 8

A. Mutu Layanan Administrasi ..................................................................... 8
1. Pengertian Mutu Layanan Administrasi ............................................ 8
2. Ruang Lingkup Administrasi ........................................................... 10
3. Fungsi administrasi pendidikan ....................................................... 10
4. Indikator Mutu Layanan Administrasi ............................................. 15
5. Dimensi Pengukuran Mutu Layanan Administrasi .......................... 15
B. Pengelolaan Kearsipan ............................................................................ 16
1. Pengertian Pengelolaan Kearsipan ................................................... 16
2. Urgensi Pengelolaan Asip ................................................................ 19
3. Jenis-jenis Arsip ............................................................................... 21
4. Tujuan Arsip .................................................................................... 22
5. Prosedur Pengelolaan Kearsipan ..................................................... 22
C. Penelitian yang Relevan .......................................................................... 34

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 38

A. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................................. 38

vi
 vii

B. Pendekatan dan Metode Penelitian ......................................................... 38

C. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 39
D. Pengecekan Keabsahan Data .................................................................. 40
E. Teknik Analisis Data............................................................................... 40
F. Kisi-kisi Instrument Penelitian ............................................................... 43

BAB IV HASIL PENELITIAN .......................................................................... 46

A. Deskripsi Lokasi Penelitian .................................................................... 46
B. Deskripsi Hasil Penelitian ....................................................................... 48
1. Pengelolaan Kearsipan ..................................................................... 48
2. Kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi ............................................................... 51
3. Pembahasan hasil penelitian ............................................................ 52

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 59

A. Kesimpulan ............................................................................................. 59
B. Saran ....................................................................................................... 60

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 62

LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................. 65
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap usaha seseorang dan bagaimanapun sederhananya tentu
memerlukan administrasi. Hal ini bila kita perhatikan orang di sekitar kita
setiap waktu dan setiap harinya memiliki kegiatan yang bermacam-macam.
Kegiatan-kegiatan itu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Agar tujuan itu
dapat tercapai lebih efektif dan efisien, maka mereka melakukan
perencanaan-perencanaan atau perhitungan-perhitungan yang matang. Hal
semacam demikian mereka dapat dikatakan telah melakukan kegiatan
administrasi. Dengan kata lain mereka telah melakukan keseluruhan proses
atau langkah-langkah dalam perhitungan untuk mencapai tujuan yang
diharapkan secara tepat atau efektif dan efisien.1
Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa
proses pengelolaan usaha kerja sama sekelompok manusia yang bergabung
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan
sebelumnya agar efektif dan efisien.2 Kegiatan administrasi akan lebih efektif
apabila didukung dengan manajemen yang baik. Untuk mewujudkan
manajemen yang baik salah satunya adalah dengan tersedianya informasi
yang akurat, tepat, dan cepat. Peranan tenaga administrasi sangatlah penting
untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan tata administrasi sekolah.
Dibutuhkan kompetensi dan keterampilan yang menunjang dibidang
administrasi. keberadaan tenaga administrasi di jenjang pendidikan dalam
proses pembelajaran sangat diperlukan demi terciptanya sekolah yang
bermutu. Sebagai salah satu dalam proses pembelajaran, tugas dan fungsi
tenaga administrasi di jenjang pendidikan tidak dapat dilakukan oleh
pendidik. Administrasi juga merupakan pekerjaan pelayanan untuk
1
Edeng Suryana, Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran, (Yogyakarta: CV. Budi Utama,
2015), hal. 1
2
Ahmad Qurtubi, Administrasi Pendidikan (Tinjauan Teori & Implementasi), (Surabaya: CV.
Jakad Media Publishing, 2019), hal. 4

1
 2

kelancaran proses pembelajaran, memerlukan kompetensi yang berbeda

dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik. Layanan administrasi
sekolah yang selama ini dikenal dengan istilah tata usaha, sering dipersepsi
keliru dan dianggap tidak penting oleh sebagian masyarakat.
Peran tenaga administrasi pada suatu sekolah tidak dapat diabaikan
begitu saja karena tanpa dukungan layanan administrasi yang baik, kecil
kemungkinan sekolah berhasil mencapai visi dan misi yang sudah ditetapkan
serta yang nantinya akan menentukan sekolah tersebut bermutu atau tidaknya
dilihat dari layanan administrasi. Apabila tenaga administrasi tidak mampu
untuk meningkatkan kualitas layanan, dalam hal ini disebabkan karena mutu
yang kurang disenangi oleh pelanggan, tidak memberikan nilai tambah bagi
peningkatan pribadi individu, pelayanan yang kurang baik, maka produk yang
ditawarkan tidak akan laku.3 Dukungan administrasi bukan saja dalam rangka
memperlancar pelaksanaan kegiatan pokok yang bersifat rutin tetapi juga
dalam rangka pengembangan sekolah untuk kedepannya. Maka dari itu hal
yang dibutuhkan dalam mewujudkan layanan administrasi yang baik adalah
hadirnya data dan informasi yang dibutuhkan oleh setiap stake-holders
kebijakan dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi. Data dan
informasi ini dapat disediakan melalui arsip-arsip yang telah dihimpun oleh
masing-masing instansi pemerintahan. Kearsipan memiliki peranan penting
bagi kelancaran jalannya kegiatan organisasi yaitu sebagai sumber informasi
bagi suatu organisasi. Salah satu kegiatan utama kearsipan adalah
penyimpanan secara sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat
saat arsip dibutuhkan. 4
Arsip merupakan rekaman informasi baik yang tercatat secara tekstual,
gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi
publik maupun privat dan disimpan dengan menggunakan berbagai media.5

3
Amirudin, Kinerja Pegawai Tata Usaha dengan Mutu Layanan Administrasi di Madrasah, Jurnal
Kependidikan Islam VII (I), 2017
4
Lastria Nurtanzila, dkk, Penggunaan Arsip untuk Kegiatan Administrasi, Jurnal Kearsipan
Volume 13 Nomor 2, Desember 2018, hal. 108
5
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, (Malang: UB Press, 2017), hal. 3
 3

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,

pemerintah Indonesia memberlakukan undang-undang nomor 43 tahun 2009
tentang kearsipan tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2. Disebutkan
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.6
Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pentingnya arsip yang
mempunyai jangkauan yang amat luas. Dimana kearsipan mempunyai
peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik
pada kantor-kantor lembaga Negara dan swasta. Arsip sangat penting karena
merupakan suatu bukti dari suatu peristiwa atau kegiatan yang direkam dalam
bentuk yang nyata sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Arsip
harus merupakan bukti dari suatu peristiwa yang berisi data. Data ini
dijadikan sebagai basis untuk pengambilan keputusan, dan sumber informasi.
Dua bentuk media arsip secara umum: yang pertama arsip dengan media
elektronik seperti computer. Keuntungannya apabila menyimpan arsip di
dalam computer memudahkan untuk menemukan kembali arsip yang telah di
simpan dalam jangka waktu yang lama dan dapat menyimpan arsip dalam
jumlah yang besar. Kedua, Arsip berbentuk kertas berisi data, teks, statistic,
dan gambar. Arsip dalam bentuk ini dapat menyediakan informasi untuk
referensi jangka pendek. Arsip dalam bentuk apapun harus ditemukan
kembali baik secara fisik maupun informasinya. Dalam proses penyajian
informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan
kebijakan, maka harus ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang
kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga Negara atau swasta tidak akan

6
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab I Pasal I poin ke 2
 4

sanggup memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika
lembaga tersebut tidak memiliki pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur.
Pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar
lebih lancar. Dalam pengelolaan arsip membutuhkan waktu yang tidak
banyak tetapi harus konsisten dilakukan. Permasalahan-permasalahan umum
pada pengelolaan kearsipan yaitu kurang mengertinya akan pentingnya
sebuah arsip, akibat dari kualifikasi persyaratan pegawai yang tidak tepat,
mengakibatkan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung
dan jawab untuk mengelola arsip tidak berdasarkan pada persyaratan yang
diperlukan, bahkan banyak yang mempunyai anggapan pegawai
berpendidikan rendah sudah cukup, bertambahnya volume arsip terus-
menerus sementara ruang tempat penyimpanan arsip yang tidak bertambah,
mengakibatkan tidak tertampungnya arsip-arsip tersebut, tidak mempunyai
pedoman peraturan kerja kearsipan yang ditetapkan secara baku di suatu
instansi atau organisasi, sehingga para petugas kearsipan melaksanakan
pekerjaannya tidak seragam dan tidak adanya tujuan yang jelas, sangat sulit
ditemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat bila dibutuhkan oleh unit
atau pihak lainnya. Hal tersebut mungkin disebabkan karena memang belum
sempurnanya sistem atau pihak pengelolanya yang kurang terampil.7
Kegiatan pengelolaan kearsipan terdiri atas: kegiatan penciptaan,
penyimpanan, penemuan kembali, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan.
Arsip sangat penting bagi terlaksananya sebuah organisasi. Oleh karena itu,
setiap arsip harus dirawat dan disimpan dengan baik. Apabila suatu saat arsip
tersebut dibutuhkan kembali bisa ditemukan dengan cepat dan tepat, sehingga
dapat tercapainya mutu layanan administrasi yang baik.
Semua lembaga pendidikan melaksanakan pengelolaan kearsipan sebagai
salah satu meningkatkan mutu layanan administrasi, salah satunya adalah
SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Berdasarkan studi pendahuluan yang
dilakukan oleh peneliti, SMA N 1 Kota Tangerang Selatan memiliki layanan
7
Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,
https://pddi.lipi.go.id/tujuan-tugas-pokok-dan-masalah-pengelolaan-arsip/ di akses pada 9
Januari 2022
 5

administrasi yang cukup bagus dan pengelolaan kearsipan sudah berjalan

dengan cukup baik, namun masih terdapat kekurangan. Hal ini dapat dilihat
dari cara menemukan kembali arsip yang sudah lama disimpan. Arsip yang
jangka penyimpanannya cukup lama, apabila hendak menemukan kembali
arsip tersebut maka butuh waktu yang cukup lama untuk menemukannya.
Dalam penyimpanan arsip, setelah arsip diciptakan dan langsung dicetak
menjadi dua, jadi penyimpanannya ada di dua bagian, yaitu disimpan di
computer dan dicetak yang nantinya menjadi arsip yang akan disimpan
dilemari penyimpanan arsip. Untuk penyimpanan di komputer itu sendiri
disimpan maksimal selama 4 bulan, setelah itu arsip tersebut dihapus dan
diganti dengan yang baru. Akan tetapi, apabila arsip ini dibutuhkan setelah
lebih dari batas penyimpanannya, maka arsip tersebut akan sulit mencarinya
karena data yang terdapat dikomputer sudah dihapus. Jadi data yang
dibutuhkan tersebut harus dicari kedalam lemari tempat penyimpanan arsip
atau arsip tersebut harus dibuat ulang kembali. Tempat pennyimpanan arsip
tidak terdapat ruangan khusus, fasilitas penyimpanan arsip hanya terdapat
lemari saja. Adapun pada pengorganisasiannya yaitu pengelolaan kearsipan
dilakukan oleh satu orang saja, sehingga adanya satu tenaga arsiparis yang
khusus menjalankan pekerjaan tentang kearsipan saja.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian “Pengelolaan Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu
Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”.

B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan tersebut
dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut:
1. Tidak memberikan nilai tambah bagi peningkatan pribadi individu.
2. Fasilitas penyimpanan arsip masih kurang sehingga mutu pelayanannya
rendah.
3. Masih rendahnya layanan administrasi
4. Pelaksanaan pengelolaan arsip belum maksimal.
 6

5. Terdapat ketidaksempurnaan pekerjaan administrasi dalam hal

pengarsipan.

C. Batasan Masalah
Dari permasalahan yang telah diidentifikasi di atas maka penulis
membatasi masalah menjadi: “Pengelolaan Kearsipan dan Kendala
Pengelolaan Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di
SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”.

D. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengelolaan kearsipan di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan?
2. Apa saja kendala pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu
layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan?

E. Tujuan Penelitian
Setiap kegiatan tidak lepas dari adanya tujuan yang akan dicapai agar
langkah yang dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian pula dengan
penelitian ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan.
2. Untuk mengetahui kendala pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan

F. Manfaat penelitian
a. Manfaat Teoritis
1) Hasil penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan referensi bagi
peneliti lain yang membutuhkan serta dapat di kembangkan oleh
peneliti-peneliti berikutnya dalam kajian tentang Pengelolaan
Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA
N 1 Kota Tangerang Selatan.
 7

b. Manfaat Praktis
1) Dapat digunakan sebagai salah satu acuan peneltian meningkatkan
pelaksanaan kegiatan kearsipan di sekolah.
2) Sebagai sumbangan data ilmiah mengenai pelaksanaan kegiatan
kearsipan dalam ketatausahaan.
 BAB II
KAJIAN TEORI

A. Mutu Layanan Administrasi

1. Pengertian Mutu Layanan Administrasi
Secara klasik, pengertian mutu (quality) menunjukkan sifat yang
menggambarkan drajat ‘baik’-nya suatu barang atau jasa yang diproduksi
atau dipasok oleh suatu lembaga dengan kriteria tertentu. Mutu juga
merupakan kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa,
manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi dan melebihi harapan
pihak yang menginginkan.8 Layanan adalah sebuah proses pemberian
jasa dari pemberi layanan kepada pelanggan (customer).9 Sedangkan
Administrasi menurut The Liang Gie dalam buku Sutirman administrasi
merupakan rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Siagian memberikan definisi administrasi sebagai keseluruhan proses
kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.10 Jadi
dapat disimpulkan bahwa Administrasi adalah suatu aktivitas kerja sama
yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mewujudkan tercapainya
tujuan yang telah ditentukan bersama.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan Mutu Layanan Administrasi
adalah kerja sama sekelompok orang dalam pemberian jasa dari pemberi
layanan kepada pelanggan yang memenuhi dan melebihi harapan pihak
yang menginginkan atau pelanggan.
Pada umumnya kualitas memiliki elemen-elemen sebagai berikut:
pertama, meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
8
Amirudin, Kinerja Pegawai Tata Usaha Dengan Mutu Layanan Administrasi Di Madrasah,
Jurnal Kependidikan Islam VII (I) (2017), hal. 137-138
9
Khairul Azan, “Mutu Layanan Akademik”, Jurnal Administrasi Pendidikan Vol. XXII No.1
April 2015, hal. 191
10
Sutirman, Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi, (Yogyakarta: UNY Press, 2019),
hal. 1-2

8
 9

Kedua, mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan. Ketiga,

merupakan kondisi yang selalu berubah. Berdasarkan elemen-elemen
tersebut maka kualitas dapat didefinisikan sebagai suatu kondisi dinamis
yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan
yang memenuhi bahkan melebihi harapan. Menurut Sri Minarti dalam
jurnal Amirudin kualitas jasa pendidikan dapat diketahui dengan cara
membandingkan persepsi pelanggan atas pelayanan yang diperoleh atau
diterima secara nyata oleh mereka dengan pelayanan yang sesungguhnya
diharapkan. Jika kenyataan lebih dari yang diharapkan, pelayanannya
dapat dikatakan bermutu. Sebaliknya, jika kenyataan kurang dari yang
diharapkan, pelayanan dapat dikatakan tidak bermutu. Namun apabila
kenyataan sama dengan harapan, kualitas pelayanan disebut
11
memuaskan.
Administrasi pendidikan adalah rangkaian proses kegiatan
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol
pelaksanaan kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya dan fasilitas
yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan. Tentu saja pencapaian
tujuan pendidikan dimaksud akan sangat bergantung pada ruang lingkup
dan jenjang pendidikan. Sebagai suatu proses kegiatan, dituntut
kerjasama berbagai pihak dalam upaya mencapai tujuan bersama. Bentuk
kerjasama ini ditunjukkan dengan melibatkan semua stakeholder
pendidikan dalam penyelenggaraan program dan kegiatan
kependidikan.12 Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi
merupakan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang
meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan bahan
keterangan. Wujud daripada keterangan-keterangan yang merupakan
saran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-menyurat,
formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar, foto-foto, dan benda lainnya
yang dapat memberi keterangan.
11
Amirudin, Op Cit, hal. 138-140
12
Hilal Mahmud, Administrasi Pendidikan (Menuju Sekolah Efektif), (Sulawesi Selatan: Aksara
Timur, 2015), hal. 7
 10

2. Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup pembahasan administrasi pendidikan difokuskan
pada kegiatan administrasi pendidikan yang dilakukan oleh pemerintah
sebagai pelayanan kebutuhan sekolah disatu pihak, dan sekolah sebagai
pelaksana kegiatan pembelajaran dengan fokus utama pelayanan belajar
dipihak lainnya. Pada kedua pihak ini kegiatan administrasi difokuskan
pada profesionalisme pengelolaan pendidikan dilihat dari segi
kelembagaan pemerintah sebagai penanggung jawab pendidikan terhadap
masyarakat maupun satuan pendidikan atau sekolah pada semua jenjang
dan jenis sebagai institusi yang memberikan rasa pelayanan belajar
kepada masyarakat. 13

3. Fungsi administrasi pendidikan

Pekerjaan tata usaha menyediakan informasi-informasi dan catatan-
catatan yang diperlukan dalam usaha melaksanakan dan mencapai
fungsi-fungsi pokok organisasi. Pekerjaan tata usaha merupakan alat bagi
manajemen dalam melaksanakan seluruh aktivitas manajerialnya yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan
pengambilan keputusan. 14
Administrasi pendidikan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi perencanaan
Perencanaan adalah cara yang paling utama sebelum
berlangsungnya suatu kegiatan. Sehingga dengan adanya
perencanaan sebelum acara tersebut diharapkan dalam pencapaian
tujuan nanti akan berlangsung efektif dan efisien. Maka dari situlah
si perencana merumuskan apa saja yang dan bagaimana
mengerjakannya. Perencanaan merupakan sarat mutlak bagi kegiatan
administrasi, tanpa perencanaan suatu kegiatan akan mengalami
kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang
13
Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer, (Bandung: Alfabeta, 2012), hal. 44
14
Mahidin, 2017, Kajian Administrasi Pendidikan di Dunia Pendidikan, Al-Irsyad: Jurnal
Pendidikan dan Konseling, Vol. 7, No. 1, hal. 135
 11

diinginkan. Di dalam kegiatan perencanaan ada dua faktor yang

harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana
personal maupun sarana material.
Sedangkan langkah-langkah dalam perencanaan meliputi:
1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
2. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan
dilakukan.
3. Mengumpulkan data-data dan informasi yang diperlukan.
4. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
5. Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan
dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan. 15

b. Fungsi pengorganisasian
Setiap lembaga atau organisasi, pengorganisasian ini urat nadi
organisasi. Sehingga keberlangsungan organisasi atau lembaga
dipengaruhi pengorganisasian. Menurut Heidjarachman Ranupandjo
dalam buku Sukatin, mengatakan bahwa pengorganisasian
merupakan aktivitas yang dilakukan oleh kelompok-kelompok
lembaga/organisasi guna terwujudnya tujuan yang telah disepakati,
penerapannya dengan membagi tugas, tanggung jawab, dan
wewenang serta ditetapkan juga orang yang menjadi pemimpin.16
Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan
menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk
kepala sekolah, terutama dalam kegiatan sehari-hari di sekolah
terdapat berbagai macam pekerjaan yang memerlukan kecakapan
dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Kemudian
yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, hendaknya
disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan dan
15
Endang Switri, “Administrasi Pendidikan”, (Jawa Timur: CV. Penerbit Qiara Media, 2020), hal.
27-28
16
Sukatin dkk, Administrasi Pendidikan, (Sumatera Barat: Insan Cendekia Mandiri, 2021), hal. 7-8
 12

kepribadian masing-masing orang-orang yang diperlukan dalam

menjalankan tugas.
Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam yaitu:
1. Sebagai pemberi struktur terutama dalam penyusunan atau
penempatan personal, pekerjaan-pekerjaan materilan dan pikian-
pikiran di dalam struktur.
2. Sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang, kewajiban-
kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing-masing anggota
disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada
tercapainya tujuan.
3. Sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk
menyelesaikan pekerjaan. 17

c. Fungsi Penggerakan
Menurut G. Terry dalam buku Edeng Suryana, actuating adalah
tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok dapat
berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran sesuai dengan perencanaan
dan usaha-usaha organisasi. Dalam penggerakan ini sangat erat
hubungannya dengan unsur manusia, sehingga keberhasilannya juga
ditentukan oleh kemampuan pemimpin dalam berhubungan dengan
orang-orang yang dipimpinnya. Dengan kata lain, penggerakan ini
berkaitan erat dengan usaha memberi motivasi kepada para anggota.
Agar seorang pemimpin, baik kepala sekolah atau guru sebagai
pemimpin di kelas supaya mampu dalam melaksanakan fungsi ini
dengan baik, maka dituntut padanya kemampuan berkomunikasi,
memiliki daya kreasi, serta inisiatif yang tinggi dan mampu
mendorong semangat kepada yang dipimpinnya.18

17
Endang Switri, “Administrasi Pendidikan”, (Jawa Timur: CV. Penerbit Qiara Media, 2020), hal.
30-31
18
Edeng Suryana, Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran, (Yogyakarta: CV Budi Utama,
2015), hal. 14
 13

d. Fungsi pengawasan
Pengawasan merupakan kegiatan-kegiatan dan tindakan-
tindakan untuk mengamankan rencana dan keputusan yang telah
dibuat atau yang sedang dilaksanakan.19 Fungsi pengawasan
merupakan kegiatan memerhatikan dan mencari solusi apabila
terdapat hal-hal yang kurang sesuai dengan tujuan belajar mengajar.
Dalam dunia pendidikan fungsi kepengawasan dilaksanakan sebagai
bagian dari pelaksanaan manajerial. Menurut Dr. Uhar Suharsaputra
dalam buku Endang Switri menyebutkan bahwa fungsi manajemen
pendidikan sering menerapkan model dari Deming yang isinya:
merencanakan, melaksanakan, perbaikan, penindaklanjutan.20
Pengawasan menuntut kepada para manager untuk menggunakan
kewenangan mereka dalam rangka menjamin bahwa tindakan
pekerja sesuai dengan tujuan dan aturan organisasi. Pengawas
akademik dapat bertindak sebagai supervisor yang harus membina
personil pendidikan lain di sekolah yang berhubungan dengan factor
akademik, antara lain: guru, pustakawan sekolah, media
pembelajaran di sekolah.21
Tujuan supervisi pendidikan ialah membantu guru
mengembangkan profesinya, pribadinya, dan sosialnya, membantu
kepala sekolah menyesuaikan program pendidikan dengan kondisi
masyarakat setempat, dan ikut berjuang meningkatkan kuantitas dan
kualitas lulusan.
Adapun tujuan supervisi dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Tujuan Umum
Tujuan umum supervisi adalah memberikan bantuan teknis
dan bimbingan kepada guru (dan staf sekolah yang lain) agar
personil tersebut mampu meningkatkan kualitas kinerjanya,

19
Sri Marmoah, Administrasi dan Supervisi Pendidikan Teori dan Praktek, (Yogyakarta: CV Budi
Utama, 2016), hal. 21
20
Endang Switri, Op Cit, hal. 33-34
21
Juni Mahanis, Administrasi Pendidikan Islam, (Jawa Timur: Global Aksara Pres, 2021), hal. 12
 14

terutama dalam melaksanakan tugas, yaitu melaksanakan proses

pembelajaran.
2. Tujuan Khusus
Tujuan khusus supervisi meliputi:
a) Meningkatkan kinerja siswa sekolah dalam perannya
sebagai peserta didik yang belajar dengan semangat tinggi,
agar dapat mencapai prestasi belajar secara optimal.
b) Meningkatkan mutu kinerja guru sehingga berhasil
membantu dan membimbing siswa mencapai prestasi
belajar yang diharapkan.
c) Meningkatkan keefektifan kurikulum sehingga berdaya
guna dan terlaksana dengan baik di dalam proses
pembelajaran di sekolah serta mendukung dimilikinya
kemampuan pada diri lulusan sesuai dengan tujuan
lembaga.
d) Meningkatkan keefektifan dan keefisiensian sarana dan
prasarana yang ada untuk dikelola dan dimanfaatkan dengan
baik sehingga mampu mengoptimalkan keberhasilan belajar
siswa.
e) Meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah, khususnya
dalam mendukung terciptanya suasana kinerja yang
optimal, yang selanjutnya siswa dapat mencapai prestasi
belajar sebagaimana yang diharapkan.
f) Meningkatkan kualitas situasi umum sekolah sedemikian
rupa sehingga tercipta situasi yang tenang dan tentram serta
kondusif bagi kehidupan sekolah pada umumnya,
khususnya pada kualitas pembelajaran yang menunjukkan
keberhasilan lulusan.22

22
Endang Switri, Op Cit, hal. 35-37
 15

4. Indikator Mutu Layanan Administrasi

a. Ketepatan Waktu, yaitu kemampuan petugas dalam memberikan
pelayanan yang dijanjikan dengan cepat dan kemampuan untuk
dapat dipercaya, terutama memberikan jasa secara tepat waktu,
dengan cara yang sama sesuai dengan jadwal yang telah dijanjikan
tanpa melakukan kesalahan. Ketepatan waktu ini dapat dilihat
memberikan data yang tepat dan cepat apabila guru atau siswa
membutuhkan suatu dokumen yang diminta.
b. Respon Pegawai, yaitu kemudahan dalam melakukan hubungan
komunikasi yang baik dan memahami kebutuhan para pelanggan,
tanpa bersifat diskriminatif. Respon pegawai dalam hal ini meliputi:
keramahan pegawai dan sikap petugas dalam membantu konsumen
yang mengalami kesulitan dan kemauan dalam membantu
memberikan informasi akademik.
c. Sarana dan Prasarana, yaitu fasilitas fisik yang harus ada dalam
proses pelayanan yang ditunjukan oleh pihak pemberi dalam
berbagai bentuk. Aspek tampilan fisik yang disediakan akan sangat
menentukan kepuasan dari pengguna jasa. Fasilitas ini meliputi
fasilitas fisik, perlengkapan sarana yang menunjang, fasilitas fisik
yang dimaksud adalah gedung perkantoran dan kelengkapan sarana
dan prasarana, kenyaman da kebersihan ruang pelayanan.23

5. Dimensi Pengukuran Mutu Layanan Administrasi

a. Komunikasi, yaitu adanya hubungan atau komunikasi yang terjalin
antara pemberi jasa dan penerima jasa.
b. Kredibilitas, yaitu adanya kepercayaan pihak penerima jasa terhadap
pemberi jasa.
c. Mengetahui Pelanggan, yaitu adanya pengertian dari kedua belah
pihak, sehingga saling menguntungkan untuk kedua belah pihak.

23
Antonius Along, Kualitas Layanan Administrasi Akademik di Politeknik Negeri Pontianak, Jurnal
Ilmiah Administrasi Publik (JIAP), Vol 6, No. 1, 2020, hal. 96-97
 16

d. Berwujud, yaitu adanya suatu pembuatan standar dalam memberikan

pelayanan kepada pelanggan.
e. Kehandalan, yaitu konsistensi kinerja pemberi jasa dalam memenuhi
janji kepada penerima jasa.
f. Daya Tanggap, yaitu tanggapan pemberi jasa terhadap kebutuhan
dan harapan penerima jasa.
g. Kompeten, yaitu kemampuan atau keterampilan pemberi jasa yang
dibutuhkan setiap orang dalam organisasinya untuk memberikan
jasanya kepada penerima jasa.
h. Akses, yaitu kemudahan pemberi jasa dalam menghubungi pihak
penerima jasa.
i. Kesopanan, yaitu respek, perhatian, dan kesamaan dalam hubungan
personil.24

B. Pengelolaan Kearsipan
1. Pengertian Pengelolaan Kearsipan
Setiap pekerjaan dan kegiatan di organisasi memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti
dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan
(loket dan tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip diolah,
baik secara manual maupun berbasis elektronik, menjadi suatu informasi
yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. 25 Arsip
merupakan rekaman yang berisi informasi penting bagi kegiatan-kegiatan
yang terjadi dalam suatu instansi.
Setiap lembaga atau instansi dalam pelaksanaan kegiatan
administrasi sehari-hari tidak dapat lepas proses penciptaan arsip, karena
pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan
yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen
24
Amirudin, Op.Cit, hal. 130
25
Muhammad Rosyihan Hendrawan, Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar Kearsipan,
(Malang: Universitas Brawijaya Press, 2017), hal. 11
 17

atau informasi terekam, yang dalam realisasinya dapat berupa tulisan,

gambar ataupun suara.26 Mulai dari kegiatan awal dibangunnya sekolah
itu hingga kegiatan akademik dan non akademik di sekolah.
Dalam buku sattar terdapat beberapa pengertian arsip menurut para
ahli: menurut Idris, et, al memberikan perumusan bahwa arsip ialah
kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena suatu pekerjaan aksi,
transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk
pelaksanaan tugas (tindakan) selanjutnya. Arsip berarti juga suatu gedung
di mana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat.
Menurut Maulana mengatakan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat
memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan
organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data
(bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan,
kartu-kartu, dan buku catatan yang berisi koresponden, peraturan
pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh
tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.27
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan kumpulan dari surat menyurat yang dapat memberikan
keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang
diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna
keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat
sampai dengan penyingkiran. Menurut R. Soebroto dalam buku Neti
Karnati kearsipan adalah aktifitas penerimaan, pencatatan, penyampaian,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. Menurut
Martono dalam buku Neti Karnati mengemukakan bahwa kearsipan
adalah pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar system

26
Mulyadi, Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi, (Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2016), hal. 1
27
Sattar, Manajemen Kearsipan, (Yogyakarta: CV. Budi Utama, 2019), hal. 4-5
 18

tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila

sewaktu-waktu diperlukan maka dapat ditemukan kembali dalam waktu
yang singkat. 28 Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan
bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan dan
penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga
apabila diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara cepat dalam
waktu yang singkat (cepat).
Pengelolaan berasal dari kata “kelola” menjadi “mengelola”
mengerjakan (mengusahakan) untuk menghasilkan sesuatu. Jadi
pengelolaan adalah suatu proses kegiatan organisasi untuk mencapai
tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman, penyusutan
sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip.29 Pengelolaan arsip
merupakan kegiatan penanganan penyimpanan arsip atau kegiatan
penggunaan arsip dikemudian hari.
Pengelolaan arsip memerlukan sumber daya manusia yang
memenuhi, baik secara kualifikasi pendidikan maupun soft skill yang
dimiliki. Petugas kearsipan akan sangat mempengaruhi baik atau
tidaknya pengelolaan arsip dalam suatu instansi. Petugas kearsipan yang
memenuhi kualifikasi yang tepat akan menciptakan pengelolaan arsip
yang baik, begitu pula sebaliknya. Faktor yang mempengaruhi
pengelolaan arsip yaitu lingkungan kerja kearsipan. Lingkungan yang
baik dengan warna ruangan, cahaya, kelembaban, suhu udara, serta
kebersihan yang terjaga akan menjadikan pegawai lebih nyaman dalam
bekerja. 30 Penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan lingkungan arsip
yang akan disimpan karena kondisi fisik arsip harus tetap terjaga agar
informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan dikemudian

28
Neti Karnati, Manajemen Perkantoran Teori dan Aplikasi dalam Organisasi Pendidikan, (Aceh:
CV. Bunda Ratu, 2019), hal 177
29
Faridatul Munawaroh, Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap Pengelolaan Arsip Di Sekolah,
Jurnal Al-Afkar Vol. V, No. 2, Oktober 2017, hal. 98
30
Rika Zuli Astuti, Joko Kumoro, Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Tata Usaha Smk
Ma`Arif Kretek Kabupaten Bantul, Jurnal Pengelolaan Arsip Dinamis, hal. 692
 19

hari. Menurut The Liang Gie dalam jurnal Rika Zuli Astuti mengatakan
bahwa: “Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat
akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena dapat bekerja
dengan cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata yang tidak
cepat lelah. Suhu udara dapat berpengaruh pada arsip-arsip dan petugas
kearsipan. Udara yang panas dan lembab berpengaruh terhadap
perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang”.31

2. Urgensi Pengelolaan Asip

Efektifitas pengelolaan kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi, arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu lembaga pemerintahan. Tanpa arsip tidak mungkin
seorang pegawai dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara
lengkap. Karena itu suatu lembaga dalam mengelola kearsipannya harus
memperhatikan system kearsipan yang sesuai dengan keadaaan
organisasinya dalam mencapai tujuannya.32 Pengelolaan arsip merupakan
kegiatan penanganan arsip untuk kegiatan penggunaan arsip dikemudia
hari. Arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi, karena arsip
menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan
informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus
dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka
membantu memperlancar pengambilan keputusan maka dari itu haruslah
ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jika tidak
dikelola maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, hanya
merupakan tumpukan kertas yang tidak memberikan informasi dengan
cepat serta akurat jika dibutuhkan. Pengelolaan arsip merupakan aktivitas
atau kegiatan yang berkenaan dengan arsip mulai dari penciptaan arsip
hingga penyusutan arsip dilakukan.

31
Rika Zuli Astuti, Ibid, hal.692
32
Normansyah dan Jauhar Arifin, Efektivitas Pengelolaan Arsip Pada SubBagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Tabalong, JAPB: Volume
3 Nomor 2, 2020, hal. 1004
 20

Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi sangat

dipengaruhi atau ditunjang oleh pegawai yang bekerja pada instansi
tersebut, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu
pengelolaan arsip dan ketersediaan dana untuk pemeliharaan arsip
tersebut. Tanpa adanya SDM yang professional di bidang kearsipan maka
sebaik apapun system kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu
organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Selain
sumber daya manusia yang berpengaruh dalam optimalisasi pelaksanaan
kearsipan, ketepatan system kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi
juga menentukan mudah tidaknya penemuan kembali suatu arsip.
Kesesuaian antara jumlah arsip yang disimpan dengan jumlah fasilitas
atau peralatan penyimpanan yang tersedia juga perlu diperhatikan. 33
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi
dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan
persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu
instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi
selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya
insentif yang diperoleh pengelolan kearsipan dengan beban kerja yang
ditanggungnya. Untuk itu, hakikat arsip sebagai sumber informasi
khususnya bagi organisasi yang menaunginya sangatlah penting.34
Dalam Jurnal Luciana Duranti Patricia C. Franks, menyatakan
bahwa “The enduring value of archives to provide explanation of actions
and decisions is evidenced by the ancient origins of archival repositories,
buildings dedicated to housing selected documents inscribed on durable
or semi-durable media, for the purposes of consultation, be it for
political, legal, administrative, or historical purposes. It is argued,
therefore, that archives’ purpose and the activities of the recordkeeper
have always included their use as tools of accountability, regardless of
the person, organization, or state with the authority to establish an
33
Normansyah dan Jauhar Arifin, Ibid, hal. 1005
34
Muslih Fathurrahman, Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi, JIPI (Jurnal Ilmu
Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2 Tahun 2018, hal. 216
 21

archival repository and to cause the setting aside of documents”. (Nilai

abadi arsip untuk memberikan penjelasan tentang tindakan dan keputusan
dibuktikan dengan asal-usul kuno penyimpanan arsip, bangunan yang
didedikasikan untuk menampung dokumen-dokumen pilihan yang ditulis
pada media tahan lama atau semi tahan lama, untuk tujuan konsultasi,
baik untuk politik, tujuan hukum, administratif atau sejarah. Oleh karena
itu dikemukakan bahwa tujuan arsip dan kegiatan pencatat selalu
mencantumkan penggunaannya sebagai alat pertanggungjawaban,
terlepas dari orang, organisasi, atau Negara yang berwenang mendirikan
tempat penyimpanan arsip dan menyebabkan penyingkiran
dokumen).35Dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan harus ditopang
dengan adanya system kearsipan yang memadai, serta ruang
penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang pengelolaan
kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan yang cakap.
Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik, maka pegawai
kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan perantaran tentang
pengelolaan kearsipan.

3. Jenis-jenis Arsip
Menurut Nuraida dalam Jurnal Meirinawati dan Indah Prabawati
terdapat dua jenis arsip:
a. Arsip dinamis, merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan kantor dalam setiap harinya, misalnya kegiatan untuk
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional
instansi. Arsip dinamis terdiri dari dua macam: Pertama, arsip aktif
yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan
kantor. Kedua, arsip in-aktif yaitu arsip yang sudah tidak
dipergunakan lagi secara terus menerus dalam kegiatan kantor.

35
Luciana Duranti dan Patricia C. Franks, Encyclopedia of Archival Science, Rowman &
Littlefield Publishers (June 17, 2015), hal. 4
 22

b. Arsip statis, merupakan arsip yang setiap hari digunakan dalam

kegiatan kantor, tetapi tidak secara langsung dan arsip tersebut tetap
harus disimpan secara historis, misalnya dalam kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional
instansi.36

4. Tujuan Arsip
Tujuan arsip antara lain: Pertama sebagai referensi, apabila
diperlukan suatu keterangan tertentu dalam lembaga. Kedua memberikan
data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai
kewenangan mengambil keputusan mengenai kinerja/hasil di masa yang
lalu untuk kemudian dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan di
masa datang. Ketiga memberi keterangan-keterangan vital misal sebagai
bukti sesuai dengan ketentuan hukum.37 Pasal 3 Undang-undang No 7
Tahun 1971, merumuskan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin
keselamaan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
38
pemerintah. Untuk itu pemerintah perlu memberikan petunjuk kerja
yang praktis sebagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut bisa diterima
oleh pemakainya dijaga dengan baik, dan dimusnahkan jika tidak
memiliki nilai guna lagi. Dengan adanya tujuan tersebut pelaksanaan
kegiatan kearsipan dapat terlaksana dengan baik, informasi dan data
otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat.
5. Prosedur Pengelolaan Kearsipan
a. Prosedur Penciptaan

36
Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola
Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien, Jurnal SNPAP “Pengembangan Ilmu dan
Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang”, 2015, hal. 180
37
Desi Nurhikmahyanti, Manajemen Perkantoran Modern, (Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2014),
hal. 89
38
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan
Pasal 3
 23

Penciptaan arsip merupakan kegiatan membuat rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun. Arsip
merupakan awal dari siklus arsip yang tercipta karena adanya
kegiatan organisasi melalui penciptaan atau penerimaan dokumen.
dokumen tersebut dapat berupa surat, formulir, laporan, atau
gambar.39 Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya,
pendesain gambar, melakukan perekaman merupakan aktifitas awal
dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau
dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan
operasional organisasi untuk mencapai tujuan.40 Arsip lahir karena
ada aktivitas pembuatan arsip baik tertulis, gambar ataupun rekaman
mengenai beberapa hal yang menyangkut organisasi, manajemen dan
informasi. Tahap Penciptaan yaitu suatu tahap arsip mulai diciptakan
sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh
suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya.
Arsip yang diciptakan tersebut mengandung data dan informasi,
bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media
yang digunakan seperti surat, rekaman suara, dan sebagainya.

b. Prosedur Penyimpanan Arsip

System penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan. Macam-macam system penyimpanan:
1. System Abjad
System abjad adalah salah satu system penataan berkas
yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang

39
Ririn Anbarrini dkk, Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Provinsi Jawa Barat, Jurnal E-ISSN : 2541-327 Vol. 3 No. 1, 2016, hal. 64
40
Vivi Indriani dkk, Pengelolaan Arsip di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Sumpah Pemuda
Palembang, Jurnal Iqra’ Volume 12 No. 01, 2018, hal. 48
 24

berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada

peraturan mengindeks. Umumnya dipakai untuk arsip yang
dasar penyususunannya dilakukan terhadap nama orang, nama
perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan subjek
masalah. Nama-nama diambil dari si pengirim (surat masuk) dan
nama alamat yang dituju (surat keluar).41

Gambar 1: Sistem Abjad

2. System Geografis
System geografis adalah system penyimpanan dokumen
yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama
tempat. Menurut Sugiarto dalam buku Sattar system geografis
dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan:
a. Menurut nama Negara, surat dan dokumen yang diterima
dari berbagai Negara di dalam system geografis akan
dimasukkan di dalam map dengan label nama Negara yang
bersangkutan.
b. Wilayah administrasi Negara, nama-nama tempat atau
wilayah yang berdasarkan kepada pembagian wilayah yang
umum dipergunakan sebagai bagian dari administrasi
sesuatu Negara. Pembagian wilayah tersebut dapat dalam
bentuk Negara bagian dan kota, atau provinsi dan
kotamadya (kaupaten, dan jajarannya di bawahnya).

41
Sovia Rosalin, Op Cit, hal.179
 25

c. wilayah administrasi instansi khusus, yaitu pembagian

wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah
untuk kepentingan administrasi instansi-instansi tertentu,
seperti pembagian wilayah administrasi bank, angkatan
udara, angkatan laut, dan sebagainya.42

Gambar 2: Sistem Geografis

3. System subjek
System subjek adalah system penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen
sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,
masalah, pokok surat, atau subjek. Dengan kata lain system
subjek merupakan suatu system penyimpanan dokumen yang
didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.
System penyimpanan subjek lebih tepat digunakan:
a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara
sentralisasi (terpusat), sehingga ada kecenerungan
penyimpanan dokumen yang terdiri berbagai pokok
permasalahan.

42
Sattar, Op Cit, hal. 52
 26

b. Pada penyimpanan daa pada toko serba ada, yang memiliki

data tentang berbagai jenis barang yang dijual, dan
sebagainya. 43
Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam
subjek, maka pada system subjek harus dibuatkan suatu daftar
tingkat-tingkat kelasnya. Tingkat-tingkat kelas dipergunakan
agar subjek-subjek yang banyak tersebut dapat dirinci dari sujek
besar sampai ke subjek yang kecil. Nama kelompok sering
ditunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih
sendiri seperti Divisi, kelas, subjek, atau Tingkat.

Gambar 3: Sistem Subjek

4. System Nomor
System penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama badan
disebut system nomor. Hampir sama dengan system abjad yang
menyimpan dokumen didasarkan nama, system nomor pun
penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti
dengan kode nomor. Pada system nomor terdapat tiga unsure
yaitu file utama, indeks dan buku nomor. Indeks di sini adalah
suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan

43
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional Ke
Basis Komputer, (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hal. 50-51
 27

kepada koresponden bilamana nomor bersangkutan tidak

diketahui.44

Gambar 4: Sistem Nomor

5. System Warna
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen
sebenarnya hanya penggunaan symbol atau tanda untuk
mempermudah pengelompokkan dan pencarian dokumen.
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen jarang
dilakukan. Selain itu penggunaan warna dapat dikombinasikan
dengan system penyimpanan yang lain. Misalnya penggunaan
warna untuk guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna
dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan
kearsipan. Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu
yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan
dokumen.45
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang
dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan
sebagai berikut:

44
sattar, Op Cit, hal. 55
45
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Op Cit, hal. 63
 28

a) Pemeriksaan Arsip. Tahap pertama penyimpanan dan penemuan

kembali arsip adalah memeriksa surat. Surat-surat dari berbagai
unit organisasi dikumpulkan kemudian diperiksa agar layak
untuk disimpan. Cara memeriksanya adalah memastikan bahwa
setiap surat terdapat tanda perintah disimpan yang diperintahlan
oleh atasan.
b) Mengindeks arsip. Mengindeks merupakan kegiatan
menentukan tempat penyimpanan sebuah surat. Surat terlebih
dahulu dibaca sehingga diketahui nama pengirim atau nama
yang akan dikirimi surat. Nama tersebut kemudian diuraikan
menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.46
c) Memberi tanda. Langkah ini lazim juga disebut pengkodean,
dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis
atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata tangkap
yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks,
dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan,
disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar
file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut
berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d) Menyortir Arsip. Menyortir adalah mengelompokkan warkat-
warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang
banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan
system penyimpanan yang dipergunakan.
e) Menyimpan Arsip. Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu
menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan system
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, system
penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana
didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan

46
Fiki Puspitasari, Mengelola Sistem Kearsipan, (Yogyakarta: 2018), hal. 28
 29

sesuai ke empat system tersebut di atas akan sangat sesuai

bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila
menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih
dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan
menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui
lubang-lubang perforatornya.47
Hal yang perlu diperhatikan juga dalam penyimpanan arsip
adalah ruangan tempat penyimpanan arsip. Nilai guna yang
terkandung dalam arsip tidak boleh berkurang, maka menyimpan
arsip tidak boleh disembarang tempat. Tempat penyimpanan arsip
harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin
keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya
kerusakan dan gangguan keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip
organisasi akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh karena itu,
ruangan penyimpanan arsip haruslah terhindar dari kemungkinan-
kemungkinan serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran,
kebanjiran, kelembaban ataupun kekeringan udara yang dapat
merusak arsip. Akan tetapi dalam penyimpanan arsip jika hanya
menyimpan hardfile saja makan akan menyebabkan terjadinya
masalah seperti hilangnya arsip, kerusakan arsip, dan lain-lain.

c. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat menggunakan dua system, yaitu:
1. System Manual
Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip adalah
penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip
tersebut, jadi bukan system semata-mata menemukan arsipnya.
Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan system
penyimpanan yang kita pergunakan, sebab itu biasanya system

47
Irjus Indrawan dkk, Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah, (Jateng: Lakeisha, 2020),
hal. 115-116
 30

penyimpanan dan system penemuan kembali arsip sangat erat

kaitannya, kalau system penyimpanan salah maka dengan
sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit. 48 Arsip-arsip
yang disimpan di tempat penyimpanan arsip mempunyai tujuan
untuk ditemu kembalikan secara cepat dan tepat, guna
kelancaran kegiatan dan penggunaan informasi penting yang
dibutuhkan.
Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan
atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan
kembali arsip adalah sebagai berikut:
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi,
menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan
system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan
maupun arsip pribadi pimpinan.
b. Dalam menciptakan suatu system penyimpanan arsip yang
baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor
penunjang, antara lain: Kesederhanaan, ketepatan
menyimpan arsip, penempatan arsip, petugas arsip.
c. Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
d. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting
yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal
kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu untuk
menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-
waktu diperlukan.
e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat
memahami seluruh media informasi yang ada dan
mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta
pemusnahan bila perlu.49

48
Mulyadi, Op Cit, hal. 41
49
Mulyadi, Op Cit, hal. 41-42
 31

2. System otomatis atau arsip elektronik

Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam
media computer juga menjadi alasan mengapa arsip harus
dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik
seperti computer, proses pengelolaan dan pengurusan arsip akan
menjadi lebih mudah dan tidak memakan waktu lama sehingga
dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali.
Penggunaan teknologi informasi dapat membantu dalam
proses pengarsipan. Proses pengarsipan yang menggunakan
teknologi informasi tidak menghilangkan dokumen asli teta
dilakukan secara manual. Penggunaan system informasi arsip
sangat membantu dalam proses temu kembali arsip, jika
menginginkan arsip cukup melakukan penelusuran disistem
informasi.
Dalam system temu kembali arsip, ada beberapa komponen
yang perlu diperhatikan, yaitu adanya:
a. Kebutuhan informasi atau pengguna
b. Arsip atau informasi yang tersedia
c. Kata indeks yang berasal dari pengguna atau arsip itu
sendiri.50

d. Prosedur Penyusutan Arsip

Menurut Agus Sugiarto dalam buku Neti Karnati salah satu
kegiatan dalam pengelolaan arsip adalah penyusutan arsip.
Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip
yang meliputi pemindahan, penyerahan atau pemusnahan sehingga
mengurangi jumlah arsip yang dikelola:
1. Penilaian arsip

50
Muhammad Sholeh dan La Harun Muhammad, Efektifitas Temu Kembali dalam Pengelolaan
Arsip Berbasis Teknologi Informasi, Prosiding Seminar Nasional Multimedia & Artifical
Intelligence, Yogyakarta 2018, hal.117
 32

Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor harus

dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum melakukan
penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap
arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian
terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh
setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut akan dapat diketahui
nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan
standar atau patokan untuk melakukan penyusutan. Kriteria
menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor
masing-masing. Dengan demikian nilai suatu jenis arsip akan
berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-
masing.51

2. Pemindahan Arsip
Pemindahan ini dilakukan dengan memindahkan arsip
setelah dikategorikan berdasarkan hasil penilaian yang
dilakukan. Arsip aktif yang sudah memasuki kategori inaktif
maka seharusnya dipindahkan ke kelompok inaktif. Untuk
proses pemindahan yang mengakibatkan perubahan pihak
pengelola, seharusnya dalam proses pemindahan tersebut
52
dilengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan. Pemindahan
arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media
arsip. Hal ini untuk menghindari saling melempar
tanggungjawab apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Dokumen yang diperlukan adalah berita acara pemindahan
arsip, yaitu surat keterangan timbah terima penyerahan arsip
sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. Surat tersebut
harus dilengkapi dengan daftar jenis arsip yang diserahkan.

51
Neti Karnati, Op Cit, hal. 196
52
Neti Karnati, Manajemen Perkantoran Analisis Teori dan Aplikasi dalam Organisasi
Pendidikan, (Aceh: CV. Bunda Ratu, 2019), hal.197-198
 33

Surat ini harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu

pihak yang menerima dan yang menyerahkan.
Pemindahan dan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan:
a) Jadwal retensi, yaitu jadwal pemindahan dan pemusnahan
arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip yang
disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian
dimusnahkan atau diabadikan. Apabila suatu kantor
memiliki jawdal retensi, maka akan memiliki keuntungan
sebagai berikut:
1. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip
aktif maupun arsip inakif.
2. Memudahkan penemuan kembali arsip.
3. Meningkatkan efisiensi kerja
4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai
permanen/abadi ke Arsip Nasional RI.
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang
pemerintahan.
b) Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan
tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip inaktif.
c) Pemindahan masal menurut jangka waktu atau periode.
d) Pemindahan individual, yaitu pemindahan arsip yang
dilakukan tanpa berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan
selesainya suatu kegiatan.53

3. Pemusnahan atau Penghapusan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk
menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di

53
Neti Karnati, Manajemen Perkantoran Analisis Teori dan Aplikasi dalam Organisasi
Pendidikan, (Aceh: CV. Bunda Ratu, 2019), hal.197-198
 34

dalam arsip, pemusnahan arsip dilakukan supaya arsip tidak

dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Untuk
memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu:
a) Pembakaran.
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang
lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah tetapi
pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan
memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau
pembakaran dengan jumlah banyak. Oleh karena itu
pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan jika
jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.
b) Pencacahan.
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan
kertas yang sama tidak dapat dikenal lagi identitas arsip
yang bersangkutan.
c) Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan
arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan
arsip.54
Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan penyusutan
arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui persetujuan dari
pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam penyusutan arsip.
Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip harus disaksikan
oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di
pertanggungjawabkan.

C. Penelitian yang Relevan

Penelitian yang relevan dengan penelitian ini adalah:
1. Penelitian Syahrudin dengan judul: “Implementasi Manajemen Kearsipan
pada bagian tata usaha Madrasah Aliyah Al-Muhajirin Kecamatan

54
Mulyadi, Op Cit, hal. 45-47
 35

Tapung Kabupaten Kampar”. Syahruddin menyebutkan implementasi

manajemen kearsipan pada bagian tata usaha di Madrasah Al-Muhajirin
secara kualitatif presentase dipengaruhi oleh faktor pendukung dan faktor
penghambat. Faktor pendukung terbagi kepada faktor internal dan
eksternal usaha. Faktor internal kinerja tata usaha bahwa ia senang
menjadi tata usaha, mempunyai rasa tanggungjawab dalam bertugas.
Faktor eksternalnya yaitu adanya bimbingan dari kepala sekolah terhadap
kesulitan tugasnya, peralatan computer yang lengkap. Sedangkan faktor
penghambat, terbagi kedalam dua kategori yaitu internal dan eksternal.
Faktor penghambat internal tata usaha yaitu tata usaha tidak memiliki
pengetahuan tentang manajemen kearsipan, ia bekerja hanya dengan
pengalaman. Faktor penghambat eksternal adalah ruangan yang dirasa
belum memadai sedangkan tugas tata usaha merangkap MTs dan MA
akibatnya arsip menumpuk. Dari faktor pendukung dan penghambat
tersebut, yang paling dominan mempengaruhi implementasi manajemen
kearsipan adalah faktor penghambat, karena tata usaha tidak memiliki
pengetahuan tentang manajemen kearsipan dan ruangan tata usaha yang
dirasa sempit, sedangkan tata usaha hanya satu orang yang bertugas di
MTs dan juga MA.
2. Penelitian Siti Musyarofah yang berjudul: “Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat”. Siti
Musyarofah menyebutkan pelaksanaan manajemen kearsipan dalam
ketatausahaan di sekolah dapat dilihat melalui pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen kearsipan yang akan berdampak pada baik atau tidaknya
penyelenggaraan ketatausahaan di sekolah. Fungsi-fungsi manajemen
kearsipan yang harus dilaksanakan meliputi fungsi perencanaan
kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi penyusunan staf
kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan dan fungsi pengawasan
kearsipan. Semua fungsi-fungsi manajemen kerasipan tersebut harus
dilaksanakan secara optimal oleh pihak sekolah agar dapat menciptakan
manajemen kearsipan yang baik di sekolah. Fungsi perencanaan
 36

kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hanya saja belum

menyeluruh seperti dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang
disusun hanya berdasarkan perkiraan saja. SMP DUA MEI telah mampu
melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip dengan baik. SMP DUA
MEI belum mampu melaksanakan salah satu fungsi dalam manajemen
kearsipan yaitu fungsi penetepan staf kearsipan. Hal ini disebabkan
karena SMP DUA MEI belum pernah mengikutsertakan pegawai tata
usahanya dalam program pelatihan dan pengembangan kearsipan, selain
itu sekolah ini juga tidak menyelenggarakan kegiatan pelatihan kearsipan
secara berkala. Fungsi pengawasan kearsipan di SMP DUA MEI juga
belum dilaksanakan dengan maksimal. Hal ini terbukti karena
pelaksanaan evaluasi program kearsipan tidak rutin dilaksanakan, selain
itu kepala sekolah juga belum dapat memberikan pengawasan dan
pembinaan terhadap kegiatan kearsipan.
3. Penelitian Della Praditya Alvyanti dengan judul: “Pengelolaan Arsip
SMA Negeri di Kota Yogyakarta”. Della Praditya Alvyanti menjelaskan
pengelolaan arsip dilihat dari masa kerja, perolehan rata-rata pengelola
arsip dengan masa kerja 7 tahun ke atas memperoleh rata-rata skor
tertinggi (2.600) dan pengelola dengan masa kerja 5-6 tahun memperoleh
rata-rata skor terendah (1.600). Artinya, masa kerja tidak selalu
berpengaruh positif pada pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dilihat dari
pendidikan dari pendidikan terakhir, perolehan rata-rata pengelola arsip
dengan pendidikan terakhir Strata 1 (S1) memperoleh rata-rata skor
tertinggi (2.950) dan pengelola arsip dengan pendidikan terakhir Sekolah
Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) memperoleh rata-rata skor terendah
(2.255), sekolah hendaknya merekrut atau menugaskan personel untuk
pengelolaan arsip sesuai dengan standar kualifikasi arsiparis. Pengelolaan
arsip dilihat dari pembinaan/diklat, perolehan rata-rata pengelola arsip
dengan pembinaan/diklat 4-5 kali memperoleh rata-rata skor tertinggi
(2.713) dan pengelola arsip dengan pembinaan/diklat 0-1 kali
memperoleh rata-rata skor terendah (1.900). Artinya, banyaknya
 37

pembinaan/diklat tidak selalu berpengaruh positif pada pengelolaan arsip.

Materi pembinaan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan atau
permasalahan personel sehingga dapat lebih efektif meningkatkan
pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip SMA Negeri di Kota Yogyakata
memperoleh rata-rata skor 2.318 pada kategori sedang. Hal ini berarti
bahwa pengelolaan arsip di setiap sekolah dipengaruhi oleh kinerja
pengelola arsip dalam kadang-kadang melakukan kegiatan penyimpanan,
peminjaman, pemeliharaan, dan penyusutan terhadap arsip.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Tata Usaha SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
yang beralamat di Jl. Pendidikan No.49, Ciputat, Kecamatan Ciputat, Kota
Tangerang Selatan, Banten. Adapun waktu yang digunakan dalam penelitian
ini dimulai bulan September- Oktober 2021, dapat dilihat dalam tabel sebagai
berikut:
Tabel 1.1 Waktu Penelitian
No. Jenis Kegiatan Maret Oktober November
1. Mengantar surat izin
penelitian
2. Studi pendahuluan
3. Pengumpulan data
4. Penelitian

B. Pendekatan dan Metode Penelitian

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan
kualitatif. Penelitian kualitatif bersifat deskriptif, karena data yang diperoleh
adalah berbentuk kata-kata atau gambar. Data tersebut meliputi transkrip
interview, catatan lapangan, fotografi dan videotape. Peneliti berusaha
menganalisis semua data yang diperoleh secara sama atau sedekat mungkin
dengan bentuk aslinya saat data itu dicatat atau direkam. 55 Dengan
menggunakan metode deskriptif, peneliti akan menggambarkan suatu
kegiatan atau keadaan tertentu dengan menganalisis terlebih dahulu kegiatan
atau keadaan tersebut, dan akan dibandingkan dengan teori yang ada. Dalam

55
Wagiran, Metodologi Penelitian Pendidikan Teori dan Implementasi, (Yogyakarta: CV Budi
Utama, 2013), hal. 25

38
 39

hal ini penelitian akan mengadakan wawancara untuk mengumpulkan

keterangan atau data seluas-luasnya mengenai hal yang akan diteliti.

C. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data penelitian dengan
menggunakan 2 teknik, yaitu:
a. Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga jika peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalan dan jumlah
respondennya sedikit/kecil. 56 Dalam penelitian ini peneliti menggunakan
metode wawancara terstruktur yang diharapkan dapat memperoleh hasil
yang sesuai dengan keinginan peneliti. Wawancara adalah suatu teknik
pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang digali dari sumber
data langsung melalui percakapan atau Tanya jawab.
Wawancara digunakan oleh peneliti dalam teknik pengumpulan data
untuk menemukan permasalahan-permasalahan yang terjadi dan ingin
mengetahuinya secara lebih mendalam yaitu dengan bertukar informasi
atau berdialog dengan Kepala Sekolah untuk mengetahui bagaimana
kearsipan dan layanan administrasi di sekolah, Pegawai Tata Usaha
untuk mengetahui terkait bagaimana pengelolaan kearsipan di SMA N 1
Kota Tangerang Selatan, Guru dan Siswa untuk mengetahui bagaimana
pelayanan administrasi di sekolah ini dengan melakukan Tanya jawab
secara langsung terkait dengan permasalahan yang penulis teliti.
b. Studi Dokumentasi
Metode dokumnetasi ini digunakan dengan alasan bahwa cara
pemakaian dan perolehan datanya tidak begitu sulit, sebab data tersebut
memang sudah ada. Selain itu data tersebut mempunyai data objektivitas
yang cukup tinggi. Dokumentasi pada penelitian ini diantaranya seperti

56
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, (Bandung: Alfabeta, 2013), hal.
137
 40

buku agenda arsip yang digunakan untuk mendeskripsikan sebelum

disimpan yang nantinya akan diperlukan dalam melakukan penemuan
kembali arsip dengan melihat kode arsip yang terdapat pada buku agenda
arsip.

D. Pengecekan Keabsahan Data

Untuk memeriksa keabsahan data, penulis menggunakan triangulasi data.
Yakni teknik pemeriksaan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar
data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data
itu.57
Secara singkat triangulasi adalah seperangkat alat bantu peneliti untuk
memahami sesuatu yang baru. Triangulasi yang digunakan adalah triangulasi
sumber data, yaitu mengalih kebenaran informan tertentu melalui berbagai
metode dan sumber perolehan data. Misalnya, selain melalui wawancara dan
observasi, penulis bisa menggunakan dokumen tertulis, arsip, dokumen
sejarah, catatan resmi, tulisan pribadi dan gambar atau foto.
Triangulasi sumber data yang diperoleh dari satu informan akan
dikonfirmasikan ke informan lain yang juga terlibat dalam pengelolaan
kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan. Dalam hal ini data yang diperoleh dari Kaur Tata Usaha
akan dibandingkan dengan data yang diperoleh dari pegawai Tata Usaha yang
ikut andil dalam pengelolaan kearsipan.

E. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan pada saat
pengumpulan data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data periode
tertentu. Pada saat wawancara peneliti sudah melakukan analisis terhadap
jawaban yang diwawancarai, setelah dianalisis terasa belum memuaskan
maka peneliti akan melanjutkan pertanyaan lagi sampai tahap tertentu.

57
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset,
2017), hal. 330
 41

Dalam buku Sugiyono, Miles Ang Huerman mengemukakan bahwa

analisis dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif melalui
proses data reduction, data display, dan verivication.
Menganalisis data dengan menggunakan model interaktif, yang terdiri
dari tiga hal utama, yaitu:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan pemilihan data dan pemusatan perhatian
kepada data-data yang betul-betul dibutuhkan sebagai data utama dan
juga data yang bersifat hanya pelengkap saja. Data yang diperoleh dari
lokasi penelitian atau data lapangan yang dituangkan dalam uraian atau
laporan yang lengkap dan terinci. Laporan lapangan direduksi,
dirangkum, dipilih hal-hal yang pokok, difokuskan pada hal-hal yang
penting.
Pada penelitian ini data pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
dilakukan reduksi data sehingga diperoleh hasil data sesuai kondisi yang
ada. Untuk tahap perencanaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan
pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan observasi, tetapi dilakukan
dengan wawancara dan bisa juga dengan dokumentasi.
2. Penyajian Data
Setelah data direduksi dan dibuat pola-pola khusus sesuai pokok
permasalahan, sehingga data tersebut dapat memberikan informasi yang
jelas dan dapat dipahami. Data yang telah dirangkum sesuai pertanyaan
penelitian dipaparkan dalam bentuk narasi sesuai dengan rumusan
masalah penelitian/pertanyaan penelitian yaitu tentang pengelolaan
kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1
Kota Tangerang Selatan.
3. Penarikan Kesimpulan
Tahap selanjutnya adalah penarikan kesimpulan. Data yang telah
dibuat narasi dalam display data kemudian disajikan dalam hasil
penelitian. Pemaparan hasil penelitian disertai bukti-buki lapangan dari
 42

wawancara, observasi, dan studi dokumen. Dari hasil penelitian

kemudian peneliti membandingkan dengan teori. Hasil akhir berupa
kesimpulan serta saran terhadap terhadap pengelolaan kearsipan dalam
meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan.
 43

F. Kisi-kisi Instrument Penelitian

Kisi-kisi Instrument Pengelolaan Kearsipan

Teknik
Fokus
Dimensi Pengumpulan Sumber Data Instrument
Masalah
Data
Pengelolaan 1. Penciptaan Wawancara Staff Tata Usaha 1. Staff tata usaha menciptakan arsip sesuai dengan prosedur
Kearsipan Arsip penciptaan arsip.
2. Penyimpanan Wawancara Staff Tata Usaha 2. Staff tata usaha melakukan proses kegiatan arsip dengan
Arsip menyimpannya sesuai dengan prosedur arsip
3. Staff tata usaha melakukan proses kegiatan arsip dengan
menggunakan system penyimpanan arsip
4. Penerapan system penyimpanan arsip yang dilakukan staff tata
usaha sudah berjalan dengan baik dan benar
5. Staff tata usaha menggunakan daftar klasifikasi dalam
melakukan penyimpanan arsip,

6. Staff tata usaha melakukan identifikasi arsip sebelum

melakukan penyimpanan arsip
 44

7. Staff tata usaha menggunakan Daftar Pertelaan Arsip

8. Staff tata usaha menggunakan kartu kendali dalam

peminjaman arsip
9. Setelah pengembalian peminjaman, staff tata usaha melakukan
rekonstruksi arsip
10. Staff pengelola arsip yang tersedia sudah sesuai dengan
jumlah arsip yang dikelola
11. Sarana dalam penyimpanan arsip sudah cukup memadai dalam
menunjang kegiatan kearsipan.
3. Penemuan Wawancara Staff Tata Usaha 12. Staff tata usaha melakukan temuan kembali arsip sesuai
Kembali dengan prosedur penemuan kembali arsip
Arsip 13. Kendala yang dihadapi staff tata usaha dalam melakukan
proses penemuan kembali arsip
14. Staff tata usaha dapat mengatasi kendala yang terjadi dalam
proses temuan kembali arsip
15. Penemuan kembali arsip dapat mempengaruhi kualitas
layanan administrasi di sekolah
 45

4. Penyusutan Wawancara Staff Tata Usaha 16. Staff tata usaha melakukan penyusutan arsip sesuai dengan
Arsip prosedur penyusutan arsip
17. Staff tata usaha melakukan penyusutan arsip sesuai dengan
jangka waktu yang sudah ditentukan

Kisi-kisi Instrument Mutu Layanan Administrasi

Teknik
Fokus
Dimensi Pengumpulan Sumber Data Instrument
Masalah
Data
Mutu Fungsi Wawancara Guru dan Siswa 1. Guru mengetahui fungsi administrasi
Layanan administrasi
2. Staff administrasi yang ada sudah sesuai dengan harapan guru.
Administrasi pendidikan

3. Layanan administrasi sekolah yang sudah diberikan staff tata usaha

sudah sesuai dengan harapan guru
4. Guru mengalami kendala pada saat ingin menggunakan layanan
administrasi yang diberikan oleh staff tata usaha
 BAB IV
HASIL PENELTIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1. Visi dan Misi SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
a. Visi
“Terwujudnya siswa yang Beriman dan Bertaqwa, Berprestasi,
Bermartabat, Berkarakter dan Berwawasan lingkungan”
b. Misi
1) Memantapkan siswa terhadap ajaran agama yang dianut dan
budaya bangsa sehingga menjadi sumber kearifan dalam
bertindak.
2) Meningkatkan pengetahuan dan membina perilaku peserta didik
dalam meningkatkan martabat pribadi dan lembaga.
3) Mengembangkan sumber daya manusia yang handal, religius,
mencakup semua aspek kecerdasan.
4) Meningkatkan profesionalisme guru untuk menciptakan budaya
mutu secara inovatif dan kreatif.
5) Menyelenggarakan dan mengimplementasikan pendidikan
karakter bangsa.
6) Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh
warga sekolah dan kelompok yang berkepentingan dengan
sekolah.
7) Menyelenggarakan pembelajaran lingkungan hidup baik dalam
pembelajaran maupn pembiasaan perilaku.
8) Menanamkan perilaku hidup bersih dan sehat bagi warga
sekolah.
9) Menumbuhkan kecintaan peserta didik terhadap lingkungan
sekolah.

46
 47

10) Menciptakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan

sebagai wahana bersosialisasi warga sekolah dan lingkungan
masyarakat sekitar.
c. Tujuan sekolah
1) Menghasilkan siswa lulusan yang memiliki sikap terpuji dan
berbudi pekerti luhur yang berlandaskan iman dan taqwa.
2) Menghasilkan lulusan yang kompetitif dibidang Ilmu
Pengetahuan Teknologi, Seni, dan Olahraga.
3) Memiliki sumber daya manusia yang berkepribadian luhur
sehingga dapat meningktkan martabat dan personal dan
institusional.
4) Menghasilkan lulusan yang memiliki karakter bangsa secara
utuh.
5) Menghasilkan lulusan yang mandiri, berjiwa entrepreneur.
6) Memiliki sumber daya manusia yang professional, inovatif, dan
kreatif.
7) Terciptanya sekolah yang berwawasan lingkungan hijau, bersih,
indah dan selaras.
8) Terwujudnya lingkungan yang bersih dan sehat bermanfaat bagi
warga sekolah.
9) Tertanamnya rasa cinta peserta didik terhadap lingkungan
sekolah dan lingkungan sekitarnya.

2. Data Guru dan Karyawan

Guru dan karyawan yang ada di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
berjumlah 52 orang. Proses kenaikan pangkat bagi guru dan staf tentunya
memerlukan verifikasi berkas. Dari berkas-berkas tersebut yang nantinya
akan menjadi salah satu arsip di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan.

3. Data Siswa
 48

Jumlah siswa-siswi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan sebanyak 1195

orang termasuk laki-laki da perempuan yang terdiri dari tiga kelas yaitu,
kelas X dengan jumlah siswa 308 orang, kelas XI dengan jumlah siswa
370 orang, dan kelas XII dengan jumlah siswa 417 orang. Dari jumlah
siswa tersebut juga akan memerlukan verifikasi berkas-berkas siswa,
berkas-berkas tersebut yang akan menjadi bagian arsip di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan.

B. Deskripsi Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Kearsipan
a) Penciptaan arsip
Penciptaan arsip di SMA N 1 Gunung Talang berdasarkan
format yang sudah ada atau yang sudah ditetapkan oleh sekolah. Hal
ini sampaikan oleh staff tata usaha yang mengatakan bahwa:
“Kita menciptakan arsip sesuai dengan penulisan yang
sudah ada, jadi hanya merubah nama atau data yang ingin
diketik. Misal pada waktu penerimaan siswa baru, kita akan
menerima data-data pribadi siswa dan kemudian akan kita
masukkan ke dalam buku induk siswa seluruh data-data yang
dibutuhkan. Jadi kita hanya mengikuti bentuk penulisan yang
sudah ditetapkan”.

b) penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip. Hal ini disampaikan oleh staff tata
usaha yang mengatakan bahwa:
“Kita kumpulkan dulu semua arsip yang akan disimpan,
setelah itu kita baca dengan teliti sebelum kita beri kode. Setelah
itu kita tentukan kode pada arsip tersebut dengan kode abjad dan
nomor. Kemudian baru kita simpan ke dalam lemari sesuai
dengan urutan nomor dan abjad arsip tersebut”.
Penyimpanan arsip perlu diatur supaya sewaktu-waktu
dibutuhkan harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan berbagai system
penyimpanan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi suatu instansi
baik pemerintah maupun swasta.
 49

Di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan dalam upayanya

menunjang kegiatan administrasi melakukan penyimpanan arsip
dengan system abjad dan nomor urut. Hal ini disampaikan oleh staff
tata usaha yang khusus mengelola kearsipan yang mengatakan
bahwa:
“Dalam penyimpanan arsip, banyak system penyimpanan
yang bisa diterapkan. Untuk penyimpanan arsip di sekolah ini
kami menerapkan system abjad dan system nomor urut,
dikarenakan system penyimpanan ini sangat mudah diterapkan
dan mudah dalam melakukan penemuan kembali”.
Di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan menggunakan system
tersebut karena mudah diterapkan dan mudah dalam melakukan
penemuan kembali arsip. System tersebut sangat membantu arsiparis
dalam melakukan penyimpanan karena untuk menyimpan arsip ke
dalam lemari sudah berdasarkan kode masing-masing arsip.
Hal ini disampaikan oleh staff tata usaha yang khusus mengelola
kearsipan yang mengatakan bahwa:
“System abjad dan nomor urut tersebut sangat membantu
kami dalam melakukan penyimpanan arsip, karena sebelum
arsip disatukan ke dalam lemari, arsip terlebih dahulu diperiksa
kembali dan dibaca dengan teliti agar tidak salah dalam
peletakan dokumen pada kode arsip yang telah ditetapkan, agar
sewaktu-waktu dapat memudahkan pihak kita dalam
menemukan kembali arsip tersebut”.
Dalam melakukan penyimpanan arsip, perlu dilakukan
klasifikasi arsip. Karena dengan menyusun pola, kearsipan dapat
dilakukan secara teratur dan terarah.
Hal ini disampaikan oleh staff tata usaha yang mengatakan
bahwa:
“Dengan adanya klasifikasi arsip maka dapat memudahkan
saya dalam menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu
diperlukan dan menetapkan arsip menurut kodenya masing-
masing. Kita menggunakan daftar klasifikasi yang sudah
ditentukan dari sekolah”.
Dalam melakukan penyimpanan arsip juga perlu dilakukannya
identifikasi arsip, agar apabila suatu saat membutuhkan arsip tersebut
 50

dapat menemukan pada catatan arsip yang tersimpan. Hal ini di

sampaikan oleh staff tata usaha bahwa:
“Kita mencatat arsip-arsip yang disimpan ke dalam buku
agenda”.
Di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan tidak meminjamkan arsip
dalam bentuk file. Mereka hanya memberikan informasi tentang apa
yang dibutuhkan. Hal ini disampaikan oleh staff tata usaha yang
mengatakan bahwa:
“Peminjaman arsip itu kita cuma memberikan informasinya
saja, misal guru butuh alamat siswa, ya kita hanya
menginformasikan tentang alamatnya saja tanpa memberikan
soft file ataupun hardfile tentang data siswa tersebut”.

c) Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
menggunakan system manual yaitu mencari data yang dibutuhkan di
komputer atau lemari arsip. Hal ini disampaikan oleh staff tata usaha
yang mengatakan bahwa:
“Dalam menemukan arsip kita masih menggunakan cara
manual. Kita lihat dulu arsip yang mana yang diperlukan dan
kapan dibutuhkan arsip tersebut, karena ada sebagian arsip
memiliki file yang bisa saja mencari di komputer dan jika di
kompuer tersebut sudah di musnahkan kita tinggal mencari kode
arsip yang ada di buku agenda”.

d) Penyusutan Arsip
Proses penyusutan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
tidak ada ketetapan jangka waktunya, penyusutan arsip dilakukan
apabila arsip sudah menumpuk dan penuh di dalam lemari arsip,
arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah tidak berguna
lagi. Ketika arsip tersebut sudah tidak berguna lagi, arsip tersebut
akan dimusnahkan dengan cara dibakar. Hal ini sesuai dengan hasil
wawancara dengan staff tata usaha yang mengatakan bahwa:
“Mengenai penyusutan arsip di sini, tidak ada jangka waktu
yang ditetapkan untuk memusnahkan arsip yang ada, tapi
berdasarkan keperluan arsip tersebut, apabila arsip sudah
 51

menumpuk dan habis masa kegunaannya maka arsip itu

dimusnahkan dengan cara dibakar”.

Dalam proses pengelolaan arsip, kepala sekolah SMA N 1 Kota

Tangerang Selatan selalu memantau kinerja para staff pengelola
kearsipan. Staff tata usaha tersebut harus memberikan laporan terhadap
apa yang telah dicapai atau dikerjakan setiap harinya kepada kepala
sekolah.
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan staff tata usaha yang
mengatakan bahwa:
“Kepala sekolah selalu memantau kinerja kita, dan setiap
harinya kita wajib memberikan laporan tertulis terhadap apa
yang telah dikerjakan hari ini”.

Hal ini diperkuat dengan pernyataan kepala sekolah yang

mengatakan bahwa:
“Untuk arahan kita pasti selalu memberikan arahan dan
selalu mengingatkan, jangan sampai surat-surat berceceran,
surat-surat hilang, karena itu kan bahaya juga. Apalagi surat
yang orang lain ngasih, tetapi kitanya tidak menerima. Kita juga
memantau kinerjanya, apa yang dilakukan hari ini. Karena
mereka membuat laporan tertulis setiap hari, kita juga memantau
sikap semua staff”.

2. Kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu

layanan administrasi
Staf tata usaha mengatakan bahwa sarana dan prasarana belum
memadai dengan jumlah arsip yang dikelola. Hal ini disampaikan oeh
staff tata usaha yang mengatakan bahwa:
“Kalau untuk sarana kurang memadai ya, karena ada
sebagian arsip masih tersimpan di bawah meja dan tidak cukup
lemari arsip. Kalau ruang khusus tidak ada, arsip administrasi
sekolah di simpan di lemari arsip kantor Tata Usaha. Tetapi ya
begitu karena sarananya kurang memadai ada sebagan dokumen
di letakkan di dalam kardus agar tidak tercecer dan tidak
hilang”.
 52

Pelayanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan masih

kurang bagus, karena ketika siswa dan guru membutuhkan suatu
dokumen membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan dokumen
tersebut. hal ini di sampaikan oleh guru yang menyatakan bahwa:
“Kalau saya ingin meminta informasi keseluruhan tentang
siswa itu tidak di izinkan untuk meminjam filenya, jadi ketika
butuh data siswa, guru hanya diinformasikan saja tanpa
diberikan filenya. Kadang disitu juga ribetnya, ketika saya butuh
data beberapa siswa, saya harus mencatat satu persatu dulu,
jadinya lama”.
Hal tersebut juga diperkuat oleh pernyataan siswa, yang mengatakan
bahwa:
“Kendalanya adalah waktu. Butuh waktu yang lama untuk
mendapatkan dokumen atau persetujuan yang dibutuhkan.
Gurunya juga tidak ramah, waktu saya minta dokumen gurunya
jutek banget, jadinya mau minta jadi ga enak aja gitu”.

3. Pembahasan hasil penelitian

Berdasarkan hasil penelitian yang sudah ada dirangkum mengenai
pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di
SMA N 1 Kota Tangerang Selatan, maka hasilnya sebagai berikut:
a. Pengelolaan Kearsipan
Berdasarkan paparan hasil penelitian di atas yang dikemukakakn
oleh beberapa pihak sekolah diantaranya: kepala sekolah, staf tata
usaha, guru dan siswa yang menjelaskan mengenai pengelolaan
kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N
1 Kota Tangerang Selatan.
Pengelolaan kearsipan merupakan suatu hal yang penting bagi
organisasi untuk menunjang kegiatan administrasi. Pengelolaan arsip
merupakan kegiatan penanganan penyimpanan arsip untuk kegiatan
penggunaan arsip dikemudian hari. Penyimpanan arsip sangat
berkaitan dengan lingkungan arsip yang akan disimpan karena
kondisi fisik arsip harus tetap terjaga agar informasi yang terkandung
di dalamnya dapat digunakan dikemudian hari. Pengelolaan
 53

kearsipan di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan meliputi beberapa

aspek, mulai dari penciptaan hingga penyusutan kearsipan.
1) Penciptaan arsip
Penciptaan arsip merupakan kegiatan membuat rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun. Arsip
merupakan awal dari siklus terciptanya kegiatan organisasi
melalui penciptaan arsip atau penerimaan dokumen. Dokumen
tersebut dapat berupa surat, formulir, dan laporan.
Penciptaan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan yaitu
dengan menciptakan arsip sesuai dengan format yang sudah ada
atau yang sudah ditentukan oleh sekolah. Staf tata usaha hanya
melanjutkan mengisi sesuai dengan format yang sudah ada atau
mengganti dengan nama atau data lain yang dibutuhkan tanpa
mengganti format file yang sudah ditentukan oleh sekolah.

2) Penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan
kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistematis guna
terwujudnya penemuan kembali arsip yang cepat dan tepat.
System penyimpanan arsip merupakan bagian penting dalam
pengelolaan kegiatan kearsipan dimana di dalamnya
menetapkan bagaimana system dan tatanan di dalam menyimpan
arsip. Penyimpanan arsip itu yang akan menentukan
pengelolaannya berjalan dengan baik atau tidak, dan juga
penyimpanan kearsipan tersebut juga dapat menimbulkan terjadi
masalah di dalam kearsipan.
System penyimpanan kearsipan adalah system yang
digunakan pada penyimpanan arsip agar mudah dalam
menemukan arsip yang disimpan jika sewaktu-waktu
dibutuhkan, dalam kearsipan dikenal adanya 6 system
 54

penyimpanan, yaitu penyimpanan berdasarkan system abjad,

geografis, subjek, nomor, kronologi, dan warna.
Adapun prosedur penyimpanan arsip yang dilaksanakan di
SMA N 1 Kota Tangerang Selatan yaitu memakai system
penyimpanan abjad dan system nomor. Alasannya system
penyimpanan arsip berdasarkan system abjad dan system nomor
lebih mudah diterapkan dan juga memudakan staf tata usaha di
SMA N 1 Kota Tangerang Selatan untuk menemukan arsip
tersebut saat dibutuhkan. Selain itu, system penyimpanan
berdasarkan abjad dan nomor urut sangat sederhana dan mudah
dilaksanakan oleh siapa saja.
Dalam melakukan penyimpanan arsip, perlu dilakukan
klasifikasi arsip. Karena dengan menyusun pola, kearsipan dapat
dilakukan secara teratur dan terarah. Dengan adanya klasifikasi
arsip maka dapat memudahkan dalam menemukan kembali arsip
yang sewaktu-waktu diperlukan dan menetapkan arsip menurut
kodenya masing-masing agar tidak membutukan waktu lama
dalam menemukannya. Di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
menggunakan daftar klasifikasi yang sudah ditentukan dari
sekolah.
Dalam melakukan penyimpanan arsip juga perlu
dilakukannya identifikasi arsip, agar apabila suatu saat
membutuhkan arsip tersebut dapat menemukan pada catatan
arsip yang tersimpan. Di sekolah ini menggunakan buku agenda
untuk mengidentifikasi arsip.
Menyimpan arsip tidak lepas dari penggunaan peralatan
arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada
bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik tentunya
akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal. Peralatan
dan perlengkapan yang ada di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan untuk menunjang terlaksananya kegiatan kearsipan demi
 55

menunjang tertib administrasi seperti lemari arsip, computer,

buku agenda, dll. Namun ada beberapa yang kurang memadai
seperti lemari arsip sehingga arsip cepat penuh dan harus segera
dilakukan penyusutan arsip untuk bisa menyimpan arsip yang
baru dan arsip yang masih memiliki nilai gunanya.

3) Penemuan kembali arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara
bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah
ditemukan dalam waktu yang tepat dan cepat. System penemuan
kembali dokumen atau arsip sangat erat hubungannya dengan
system penyimpanan arsip, karena dengan penyimpanan yang
rapi akan memudahkan dalam melakukan penemuan kembali
arsip.
Namun penemuan kembali arsip di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan belum sesuai dengan harapan guru dan siswa,
karena waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penemuan
kembali cukup lama. Staff tata usaha melakukan penemuan
kembali menggunakan cara manual. Staf tata usaha mencari
terlebih dahulu arsip tersebut di komputer, apabila arsip tersebut
sudah dimusnahkan kemudian staf tata usaha mencari arsip
tersebut di lemari penyimpanan arsip dengan melihat kode arsip
di buku agenda.

4) Penyusutan arsip
Arsip suatu saat akan berakhir nilai guna atau arsip yang
disimpan tidak mempunyai nilai guna lagi. Arsip yang sudah
tidak mempunyai nilai guna sebaiknya disingkirkan dan
dimusnahkan.
Penyusutan arsip merupakan salah satu prosedur
pengelolaan arsip yang sangat penting perannya, dimana
 56

penyusutan arsip ini dilakukan supaya arsip yang sudah habis

masa berlakunya tidak tercampur dan menumpuk di lemari
arsip. Di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan penyusutan arsipnya
tidak ada ketetapan jangka waktunya, penyusutan arsip
dilakukan apabila arsip sudah menumpuk dan penuh di dalam
lemari arsip, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang
sudah tidak mempunyai nilai gunanya lagi.
Penyusutan arsip ditujukan agar tempat arsip selalu longgar
untuk menempatkan bertambahnya dokumen arsip yang baru,
menghemat tempat karena dokumen yang kurang berguna di
lemari arsip akan dibakar. Penyusutan arsip di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan dilakukan ketika lemari penyimpanan arsip
sudah penuh dan tidak ada jangka waktu tertentu.

b. Kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan

mutu layanan administrasi
Dalam melakukan suatu pekerjaan, kendala atau hambatan
merupakan suatu hal yang wajar. Setiap organisasi atau lembaga,
termasuk lembaga pendidikan pasti akan mengalami hambatan
dalam mencapai tujuannya. di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
juga menghadapi berbagai hambatan, khususnya dalam pengelolaan
kearsipan seperti kurangnya sumber daya manusia atau arsiparis
yang mengelola kearsipan, dan terbatasnya sarana dan prasarana
pengelolaan kearsipan.
Dari pendapat di atas dapat penulis uraikan mengenai kendala-
kendala dalam pengelolaan kearsipan yang terjadi di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan. Adapun kendala-kendalanya sebagai berikut:
1) Kurangnya sarana dan prasarana pengelolaan kearsipan.
Selain itu sarana juga kurang memadai seperti lemari arsip.
Sarana dan prasarana pengelolaan arsip sangat diperlukan,
karena apabila sarana dan prasarana pengelolaan arsip tidak
 57

lengkap akan menjadi hambatan tersendiri dalam pengelolaan

arsip. Dengan adanya lemari maka arsip akan tersusun dengan
rapi dan terstuktur akan lebih memudahkan kita dalam
menemukan arsip yang sewaktu-waktu di perlukan. Arsip
memerlukan ruang khusus agar arsip lebih menjamin
kemanannya dan mendapatkan perawatan untuk arsip yang
sudah lama agar tidak usang dan lebih menjamin kualitas
arsipnya. Bertambahnya volume arsip yang terus menerus
mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat
menampung arsip lagi. Kurangnnya lemari penyimpanan arsip
yang membuat beberapa arsip harus di masukkan ke dalam
kardus. Kekurangan sarana dan prasarana ini yang membuat
petugas arsip kualahan dalam mengelola arsip.

2) Kurangnya pelayanan yang didapat dari bidang administrasi

Tata usaha sekolah merupakan ujung tombak pelayanan jasa
pendidik suatu lembaga, karena sebagai badan administrasi
sekolah yang secara langsung menangani pelayanan sekolah.
pelayanan administrasi di sekolah merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari seluruh kegiatan pendidikan. Kegiatan
administrasi bertujuan untuk memberikan dukungan kepada
kegiatan yang bersifat akademis dalam peningkatan mutu
sekolah. Peran layanan administrasi menjadi penting dan perlu
mendapatkan perhatian dari seluruh komponen yang terlibat
dalam pengembangan sekolah. dalam kenyataan layanan
administrasi merupakan bagian yang banyak bersentuhan
dengan siswa termasuk proses belajar mengajar, apabila
pelayanan yang diterima siswa tidak memperhatikan dimensi-
dimensi pelayanan, maka siswa tidak akan puas dengan
pelayanan yang diberikan oleh sekolah.
 58

Pelayanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang

Selatan masih kurang bagus, karena ketika siswa dan guru
membutuhkan suatu dokumen membutuhkan waktu yang lama
untuk mendapatkan dokumen tersebut. Sikap staf dalam
memberikan layanan juga kurang bagus, karena tidak ramah
terhadap siswa.
 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat di peroleh dari hasil penelitian yang dilaksanakan
di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan ini diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip yang dilaksanakan di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan sudah baik seperti pada prosedur penciptaan arsip dan
penyimpanan arsipnya. Prosedur penciptaan arsip di SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan sudah melaksanakan dan menciptakan arsip sesuai
dengan format yang sudah ada atau yang sudah ditentukan oleh sekolah.
Pada prosedur penyimpanan sudah terlaksana dengan baik, yaitu dengan
menggunakan system abjad dan system nomor, menggunakan daftar
klasifikasi yang sudah ditentukan dari sekolah, dan menggunakan buku
agenda untuk mengidentifikasi arsip. Namun pada penemuan kembali
arsip dan penyusutan arsipnya masih kurang bagus. Penemuan kembali
arsip masih belum sesuai dengan harapan, seperti tidak mengakomodir
kebutuhan siswa dan guru, karena membutuhkan waktu yang lama dalam
melakukan penemuan kembali arsip. Hal ini disebabkan dalam penemuan
kembali arsip menggunakan cara manual, yaitu mencari terlebih dahulu
arsip tersebut di komputer, apabila data arsip yang disimpan dikomputer
tersebut sudah dimusnahkan kemudian mencari arsip tersebut di lemari
penyimpanan arsip dengan melihat kode arsip di buku agenda. Pada
prosedur penyusutan kurang bagus karena membiarkan arsip yang sudah
tidak digunakan lagi menumpuk di dalam lemari. Staff tata usaha
melakukan penyusutan arsip apabila arsip sudah menumpuk di dalam
lemari, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna lagi, penyusutan arsip ini dilakukan dengan cara
pembakaran.

59
 60

2. Pengelolaan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan mengalami

beberapa kendala yaitu kurangnya sumber daya manusia dalam
mengelola kearsipan, hal ini yang akan menyebabkan kendala dalam
penemuan kembali dan penyusutan arsip, dikarenakan jumlah staff dalam
mengelola arsip tidak memadai dengan jumlah arsip yang dikelola.
Selanjutnya kurangnya sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip,
Kurangnnya lemari penyimpanan arsip yang membuat beberapa arsip
harus di masukkan ke dalam kardus. Kemudian kurangnya pelayanan
yang didapat dari bidang administrasi, ketika membutuhkan suatu
dokumen membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan dokumen
tersebut. Sikap staf dalam memberikan layanan juga kurang bagus,
karena tidak ramah terhadap siswa. Dari data tersebut SMA N 1 Kota
Tangerang Selatan bermutu sedang karena dilihat dari dimensi
pengukuran layanan administrasi yaitu belum adanya pengertian dari
pihak pemberi jasa kepada penerima jasa. Belum ada suatu pembuatan
standar dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan dan pelayanan
yang kurang karena membutuhkan waktu yang cukup lama dan pihak
pemberi jasa yang kurang ramah.

B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan dalam penelitian ini
yang berkenaan dengan kearsipan antara lain:
1. Dalam prosedur penyusutan arsip, sebaiknya ditetapkan jangka waktu
yang konsisten, terstuktur dan berkala. Hal tersebut bertujuan untuk
menghindari terjadinya penumpukan pada arsip, dan kegiatan
penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik.
2. Dalam layanan administrasi perlu dilakukan evaluasi oleh kepala
sekolah. Dalam hal ini, layanan administrasi belum dilakukan secara
optimal oleh staff tata usaha kepada warga sekolah, baik guru maupun
peserta didik. Evaluasi tersebut dilakukan untuk dapat meningkatkan
 61

mutu layanan administrasi yang ada di sekolah agar menjadi lebih efektif
dan efisien.
 DAFTAR PUSTAKA

Amirudin. 2017. Kinerja Pegawai Tata Usaha Dengan Mutu Layanan

Administrasi Di Madrasah. Jurnal Kependidikan Islam VII (I)
Anbarrini, Ririn dkk. 2016. Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Jurnal E-ISSN : 2541-327 Vol. 3
No. 1
Astuti, Rika Zuli dan Joko Kumoro, Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Tata
Usaha Smk Ma`Arif Kretek Kabupaten Bantul, Jurnal Pengelolaan Arsip
Dinamis
Azan, Khairul. 2015. “Mutu Layanan Akademik”. Jurnal Administrasi Pendidikan
Vol. XXII No.1
Duranti, Luciana dan Patricia C. Franks. 2015. Encyclopedia of Archival Science,
Rowman & Littlefield Publishers
Fathurrahman, Muslih. 2018. Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi, JIPI
(Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2
Hendrawan, Muhammad Rosyihan dan Mochamad Chazienul Ulum. 2017.
Pengantar Kearsipan. Malang: Universitas Brawijaya Press
Indrawan, Irjus dkk. 2020. Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah.
Jateng: Lakeisha
Indriani, vivi dkk. 2018. Pengelolaan Arsip di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum
Sumpah Pemuda Palembang. Jurnal Iqra’ Volume 12 No. 01
Karnati, Neti. 2019. Manajemen Perkantoran Analisis Teori dan Aplikasi dalam
Organisasi Pendidikan. Aceh: CV. Bunda Ratu
Mahanis, Juni. 2021. Administrasi Pendidikan Islam. Jawa Timur: Global Aksara
Pres
Mahidin. 2017. Kajian Administrasi Pendidikan di Dunia Pendidikan, Al-Irsyad:
Jurnal Pendidikan dan Konseling, Vol. 7, No. 1
Mahmud, Hilal. 2015. Administrasi Pendidikan (Menuju Sekolah Efektif).
Sulawesi Selatan: Aksara Timur

62
 63

Marmoah, Sri. 2016. Administrasi dan Supervisi Pendidikan Teori dan Praktek.
Yogyakarta: CV Budi Utama
Meirinawati dan Indah Prabawati. 2015. Manajemen Kearsipan untuk
Mewujudkan Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan
Efisien, Jurnal SNPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi
Perkantoran: Tantangan dan Peluang”
Moleong, Lexy J. 2017. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya Offset
Mulyadi. 2016. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta: PT RajaGrafindo
Persada
Munawaroh, Faridatul. 2017. Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap Pengelolaan
Arsip Di Sekolah, Jurnal Al-Afkar Vol. V, No. 2
Normansyah dan Jauhar Arifin. 2020. Efektivitas Pengelolaan Arsip Pada
SubBagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Tabalong, JAPB: Volume 3 Nomor 2
Nurhikmahyanti, Desi. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Sidoarjo:
Zifatama Publisher
Nurtanzila, Lastria dkk. 2018. Penggunaan Arsip untuk Kegiatan Administrasi,
Jurnal Kearsipan Volume 13 Nomor 2
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
Bab I Pasal I poin ke 2
Puspitasari, Fiki. 2018. Mengelola Sistem Kearsipan. Yogyakarta
Qurtubi, Ahmad. 2019. Administrasi Pendidikan (Tinjauan Teori & Implementasi.
Surabaya: CV. Jakad Media Publishing
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press
Rumakat, Laila Qadriyani Malikin sistem pengelolaan kearsipan administrasi
perkantoran pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten raja
ampat provinsi papua barat, Jurnal Noken, Volume 4 (1)
Sagala, Syaiful. 2012. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta
Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: CV. Budi Utama
 64

Sholeh, Muhammad dan La Harun Muhammad. 2018. Efektifitas Temu Kembali

dalam Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi, Prosiding
Seminar Nasional Multimedia & Artifical Intelligence
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: dari
Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media
Sugiyono. 2012. Metodologi Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta
Surkatin dkk. 2021. Administrasi Pendidikan. Sumatera Barat: Insan Cendekia
Mandiri
Suryana, Edeng. 2015. Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran.
Yogyakarta: CV. Budi Utama
Sutirman. 2019. Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. Yogyakarta:
UNY Press
Switri, Endang. 2020. “Administrasi Pendidikan”. Jawa Timur: CV. Penerbit
Qiara Media
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan
Pokok Kearsipan Pasal 3
Wagiran. 2013. Metodologi Penelitian Pendidikan Teori dan Implementasi.
Yogyakarta: CV Budi Utama
LAMPIRAN-LAMPIRAN

65
 66

Lampiran 1 Pedoman Wawancara Kepala Sekolah

Lembar Wawancara Kepala Sekolah

Nama :
Jabatan :
Pendidikan Terakhir :
Tanggal :
Tempat :

No Pertanyaan
1. Apakah Bapak menetapkan standar minimum yang harus di capai oleh
arsiparis?
2. Apakah Bapak selalu memantau kinerja Staff tata usaha dalam
melaksanakan kegiatan arsip?
3. Apakah Bapak memberikan arahan dan bimbingan kepada staff tata
usaha dalam pengelolaan kearsipan?
4. Apakah Bapak memberikan pemaparan atau penjelasan terkait dengan
urgensi/ pentingnya arsip bagi lembaga pendidikan kepada staf tata
usaha?
5. Apakah staff tata usaha sudah pernah mengikuti pelatihan-pelatihan
kearsipan?
6. Apakah ada standar minimum yang diberikan kepada staff tata usaha
dalam mengikuti pelatihan kearsipan?
7. Menurut Bapak, apakah staff tata usaha sudah melakukan kegiatan
kearsipan dengan baik?
8. Menurut Bapak sudah sejauh mana proses pelaksanaan arsip yang
dilaksanakan oleh staff tata usaha dalam meningkatkan mutu layanan
pendidikan di sekolah?
 67

Lampiran 2 Pedoman Wawancara Staff Tata Usaha

Lembar Wawancara Staff Tata Usaha

Nama :
Jabatan :
Pendidikan Terakhir :
Tanggal :
Tempat :

No Pertanyaan
A. Penciptaan Arsip
1. Bagaimana prosedur penciptaan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan?
B. Penyimpanan Arsip
2. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan?
3. Dalam penyimpanan arsip, system apa yang digunakan?
4. Bagaimana system tersebut dapat membantu proses kegiatan
penyimpanan arsip?
5. Menurut Ibu apakah system tersebut sudah berjalan dengan baik dan
benar?
6. Apakah Ibu menggunakan daftar klasifikasi dalam menyimpan arsip?
Daftar klasifikasi apa yang digunakan?
7. Sebelum melakukan penyimpanan arsip, apakah Ibu melakukan
identifikasi arsip?
8. Sarana apa yang digunakan dalam pendeskripsian arsip?
9. Apakah Ibu menggunakan Daftar Pertelaan Arsip?
10. Apakah penataan fisik arsip dilakukan sesuai dengan nomor urut yang
tertera di Daftar Pertelaan Arsip?
11. Apakah dalam peminjaman arsip menggunakan kartu kendali?
12. Apakah ada batasan waktu dalam meminjamkan arsip?
 68

13. Apakah Ibu melakukan rekonstruksi arsip?

14. Berapa jumlah staff yang bertugas mengelola arsip?
15. Apakah jumlah staff pengelola arsip sudah sesuai dengan jumlah arsip
yang dikelola?
16. Apakah Sarana penyimpanan arsip sudah memadai dengan jumlah arsip?
C. Penemuan Kembali Arsip
17. Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip Ibu lakukan?
18. Dalam melakukan temuan kembali arsip, pernahkah ibu mengalami
kendala?
19. Bagaimana cara Ibu mengatasi kendala tersebut?
20. Pernahkan Ibu mengalami hilangnya arsip? Dan bagaimana cara yang
Ibu lakukan dalam mengatasi hal tersebut?
21. Menurut Ibu, apakah penemuan kembali arsip berpengaruh pada layanan
administrasi?
D. Penyusutan Arsip
22. Bagaimana prosedur penyusutan arsip?
23. Kapan penyusutan tersebut dilakukan?
24. Apakah ada jangka waktu tertentu untuk melakukan penyusutan arsip?
25. Apakah kepala sekolah memberikan arahan dan bimbingan terkait
dengan kegiatan kearsipan?
26. Apakah ibu pernah mengikuti pelatihan-pelatihan kearsipan?
 69

Lampiran 3 Pedoman Wawancara Guru

Lembar Wawancara Guru

Nama :
Jabatan :
Pendidikan Terakhir :
Tanggal :
Tempat :

No Pertanyaan
1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana fungsi admninstrasi yang sudah diberikan
oleh staff tata uaha?
2. Apa saja hal yang dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam kegiatan
administrasi?
3. Jika dilihat dari jumlah staff tata usaha yang sudah ada, menurut
Bapak/Ibu apakah sudah sesuai dengan kriteria yang diharapkan?
4. Bagaimana pelayanan yang diberikan oleh staff tata usaha dalam kegiatan
administrasi kepada guru?
5. Apakah ada kendala yang dihadapi Bapak/Ibu dalam menggunakan
layanan administrasi yang sudah diberikan oleh staff tata usaha?
6. Hal apa yang menurut Bapak/Ibu harus ditingkatkan dari pelayanan
administrasi yang sudah diberikan?
7. Adakah saran atau solusi yang dapat bapak/ibu berikan dalam
meningkatkan mutu layanan administrasi sekolah?
 70

Lampiran 4 Pedoman Wawancara Siswa

Lembar Wawancara Siswa

Nama :
Kelas :
Tanggal :
Tempat :

No Pertanyaan
1. Bagaimana perasaan kamu menjadi siswa di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan?
2. Pernahkah kamu menggunakan layanan administrasi sekolah?
3. Selama menjadi siswa apakah ada kendala yang dihadapi dalam
pelayanan administrasi?
4. Bagaimana pandangan kamu terkait dengan pelayanan yang sudah
diberikan oleh staff tata usaha?
5. Menurut kamu apa saja yang harus ditingkatkan dari pelayanan
administrasi yang sudah diberikan?
6. Apakah ada manfaat yang kamu dapatkan dari pelayanan administrasi
sekolah?
7. Adakah saran yang diberikan kepada staff tata usaha untuk meningkatkan
mutu layanan administrasi?
 71

Lampiran 5 Transkip Hasil Wawancara Kepala Sekolah

TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Ade Gunawan, S.Pd., MM.
Jabatan : Kepala Sekolah
Pendidikan Terakhir : S2
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Ruang Tamu Kepala Sekolah

1. Apakah Bapak menetapkan standar minimum yang harus di capai oleh

arsiparis?
Jawab: Memang ada sih, tapi kalau arsip-arsip misalkan buku induk, trus
ijazah itu ya harus diamankan dan harus dipelihara.

2. Apakah Bapak selalu memantau kinerja Staff tata usaha dalam melaksanakan
kegiatan arsip?
Jawab: Tentu. Kita juga memantau kinerjanya, apa yang dilakukan hari ini.
Karena mereka membuat laporan tertulis setiap hari, kita juga memantau
sikap semua staff

3. Apakah Bapak memberikan arahan dan bimbingan kepada staff tata usaha
dalam pengelolaan kearsipan?
Jawab: Tentu, Untuk arahan kita pasti selalu memberikan arahan dan selalu
mengingatkan, jangan sampai surat-surat berceceran, surat-surat hilang,
karena itu kan bahaya juga. Apalagi surat yang orang lain ngasih, tetapi
kitanya tidak menerima.

4. Apakah Bapak memberikan pemaparan atau penjelasan terkait dengan

urgensi/ pentingnya arsip bagi lembaga pendidikan kepada staf tata usaha?
Jawab: Pastinya kita selalu berdiskusi tentang hal-hal yang menyangkut
kelangsungan sekolah ya. Tetapi memang tidak sering, ya ada lah waktunya.
 72

5. Apakah staff tata usaha sudah pernah mengikuti pelatihan-pelatihan

kearsipan?
Jawab: Dulu pernah ya, cuman memang jarang sih, jarang dilakukan. Tahun
ini sih belum pernah ya, tapi kalau dulu-dulu udah pernah. Memang kan
pandemic ya, kegiatannya mungkin juga dari dinas terkait juga jarang,
waktunya tidak ditetapin.

6. Apakah ada standar minimum yang diberikan kepada staff tata usaha dalam
mengikuti pelatihan kearsipan?
Jawab: Secara umum sih enggak, jadi tidak ditetapkan batas minimumnya.
Mengikuti pelaksanaan itu berdasarkan materinya apa itulah yang harus
dilaksanakan, sesuai dengan kebutuhan.

7. Menurut Bapak, apakah staff tata usaha sudah melakukan kegiatan kearsipan
dengan baik?
Jawab: Selama ini sudah baik sih.

8. Menurut Bapak sudah sejauh mana proses pelaksanaan arsip yang

dilaksanakan oleh staff tata usaha dalam meningkatkan mutu layanan
pendidikan di sekolah?
Jawab: ya memang sih kita butuh tempat untuk pelayanan, untuk
meningkatkan pelayanan tentu kami berusaha untuk semaksimal mungkin
untuk bisa melayani yang memang membutuhkan pelayanan kami. Kalau
siswa butuh dokumen atau apapun langsung ke Ibu Endang yang melayani.
Kalau butuh surat keterangan, surat apa saja yang menyangkut sekolah
tanyakan langsung ke Ibu Endang, disana nanti dilayani. Cuman memang
enggak cepat gitu ya, ada proses dulu disana.
 73

Lampiran 6 Transkip Hasil Wawancara Staff Tata Usaha

TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Endang Zubaedah
Jabatan : Staff Tata Usaha
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 25 Oktober 2021
Tempat : Ruang Tata Usaha

A. Penciptaan Arsip
1. Bagaimana prosedur penciptaan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan?
Jawab: Kita menciptakan arsip sesuai dengan penulisan yang sudah ada,
jadi hanya merubah nama atau data yang ingin diketik. Misal pada waktu
penerimaan siswa baru, kita akan menerima data-data pribadi siswa dan
kemudian akan kita masukkan ke dalam buku induk siswa seluruh data-
data yang dibutuhkan. Jadi kita hanya mengikuti bentuk penulisan yang
sudah ditetapkan

B. Penyimpanan Arsip
1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di SMA N 1 Kota Tangerang
Selatan?
Jawab: Kita kumpulkan dulu semua arsip yang akan disimpan, setelah
itu kita baca dengan teliti sebelum kita beri kode. Setelah itu kita
tentukan kode pada arsip tersebut dengan kode abjad dan nomor.
Kemudian baru kita simpan ke dalam lemari sesuai dengan urutan nomor
dan abjad arsip tersebut

2. Dalam penyimpanan arsip, system apa yang digunakan?

Jawab: Dalam penyimpanan arsip, banyak system penyimpanan yang
bisa diterapkan. Untuk penyimpanan arsip di sekolah ini kami
menerapkan system abjad dan system nomor urut, dikarenakan system
 74

penyimpanan ini sangat mudah diterapkan dan mudah dalam melakukan

penemuan kembali.

3. Bagaimana system tersebut dapat membantu proses kegiatan

penyimpanan arsip?
Jawab: Ya tentu. System abjad dan nomor urut tersebut sangat
membantu kami dalam melakukan penyimpanan arsip, karena sebelum
arsip disatukan ke dalam lemari, arsip terlebih dahulu diperiksa kembali
dan dibaca dengan teliti agar tidak salah dalam peletakan dokumen pada
kode arsip yang telah ditetapkan, agar sewaktu-waktu dapat memudahkan
pihak kita dalam menemukan kembali arsip tersebut.

4. Menurut Ibu apakah system tersebut sudah berjalan dengan baik dan
benar?
Jawab: Sudah.

5. Apakah Ibu menggunakan daftar klasifikasi dalam menyimpan arsip?

Daftar klasifikasi apa yang digunakan?
Jawab: Ya, dengan adanya klasifikasi arsip maka dapat memudahkan
saya dalam menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu diperlukan
dan menetapkan arsip menurut kodenya masing-masing. Kita
menggunakan daftar klasifikasi yang sudah ditentukan dari sekolah.

6. Sebelum melakukan penyimpanan arsip, apakah Ibu melakukan

identifikasi arsip?
Jawab: Kita mencatat arsip-arsip yang disimpan ke dalam buku agenda

7. Sarana apa yang digunakan dalam pendeskripsian arsip?

Jawab: Kita hanya menggunakan buku agenda saja.

8. Apakah Ibu menggunakan Daftar Pertelaan Arsip?

 75

Jawab: Enggak

9. Apakah dalam peminjaman arsip menggunakan kartu kendali?

Jawab: Enggak, Peminjaman arsip itu kita cuma memberikan
informasinya saja, misal guru butuh alamat siswa, ya kita hanya
menginformasikan tentang alamatnya saja tanpa memberikan soft file
ataupun hardfile tentang data siswa tersebut.

10. Apakah ada batasan waktu dalam meminjamkan arsip?

Jawab: Sebutuhnya saja.

11. Apakah Ibu melakukan rekonstruksi arsip?

Jawab: Enggak, karena kan kita ngga ngasih pinjam hardfile kepada
siapapun.

12. Berapa jumlah staff yang bertugas mengelola arsip?

Jawab: Alhamdulillah karena bapak kepala sekolah masih mempercayai
saya dalam mengelola kearsipan sekolah, dan bagi saya ini adalah
tanggung jawab yang berat ya, karena harus berhati-hati dalam
mengelola asset sekolah atau dokumen penting yang merupakan nyawa
sekolah ini yang harus berkembang dan memiliki tujuan yang efektif dan
efisien.

13. Apakah jumlah staff pengelola arsip sudah sesuai dengan jumlah arsip
yang dikelola?
Jawab: Kalau untuk memadai belum ya, karena arsip yang kita ampu
lumayan banyak dan yang mengelola hanya saya.

14. Apakah Sarana penyimpanan arsip sudah memadai dengan jumlah arsip?
Jawab: Kalau untuk sarana kurang memadai, karena ada sebagian arsip
masih tersimpan di bawah meja dan tidak cukup lemari arsip. Kalau
 76

ruang khusus tidak ada, arsip administrasi sekolah di simpan di lemari

arsip kantor Tata Usaha. Tetapi ya begitu karena sarananya kurang
memadai ada sebagan dokumen di letakkan di dalam kardus agar tidak
tercecer dan tidak hilang.

C. Penemuan Kembali Arsip

1. Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip Ibu lakukan?
Jawab: Dalam menemukan arsip kita masih menggunakan cara manual.
Kita lihat dulu arsip yang mana yang diperlukan dan kapan dibutuhkan
arsip tersebut, karena ada sebagian arsip memiliki file yang bisa saja
mencari di komputer dan jika di kompuer tersebut sudah di musnahkan
kita tinggal mencari kode arsip yang ada di buku agenda.

2. Dalam melakukan temuan kembali arsip, pernahkah ibu mengalami

kendala?
Jawab: Kendalanya ya paling butuh waktu tidak sebentar kalau mau
nyari file yang sudah tidak ada di komputer.

3. Bagaimana cara Ibu mengatasi kendala tersebut?

Jawab: Saya berusaha semakimal mungkin untuk memperbaikinya jika
ada kendala.

4. Pernahkan Ibu mengalami hilangnya arsip? Dan bagaimana cara yang Ibu
lakukan dalam mengatasi hal tersebut?
Jawab: Pernah ada data siswa yang sudah diberikan kemudian ketika
mau nyimpan ke indeks itu enggak ditemukan.

5. Menurut Ibu, apakah penemuan kembali arsip berpengaruh pada layanan

administrasi?
 77

Jawab: Iya sih, terkadang ketika banyak pekerjaan ada siswa yang butuh
sesuatu ke saya, pelayanan saya ke dia agak kurang maksimal. Tapi saya
tetap berusaha semaksimal mungkin untuk melayani dengan baik.

D. Penyusutan Arsip
1. Bagaimana prosedur penyusutan arsip?
Jawab: Kita lihat dulu apakah arsip tersebut sudah tidak digunakan lagi,
lalu baru dimusnahkan.

2. Kapan penyusutan tersebut dilakukan?

Jawab: Mengenai penyusutan arsip di sini, tidak ada jangka waktu yang
ditetapkan untuk memusnahkan arsip yang ada, tapi berdasarkan
keperluan arsip tersebut, apabila arsip sudah menumpuk dan habis masa
kegunaannya maka arsip itu dimusnahkan dengan cara dibakar.

3. Apakah ada jangka waktu tertentu untuk melakukan penyusutan arsip?

Jawab: Engga ada.

4. Apakah kepala sekolah memberikan arahan dan bimbingan terkait

dengan kegiatan kearsipan?
Jawab: Ya selalu, kepala sekolah selalu memantau kinerja kita, dan
setiap harinya kita wajib memberikan laporan tertulis terhadap apa yang
telah dikerjakan hari ini

5. Apakah ibu pernah mengikuti pelatihan-pelatihan kearsipan?

Jawab: Dulu pernah, tapi selama pandemi ini sudah engga ada.
 78

Lampiran 7 Transkip Hasil Wawancara guru

TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Tria Nurdiana Syamsiah S.Pd
Jabatan : Guru
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Ruang Guru

1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana fungsi admninstrasi yang sudah diberikan

oleh staff tata uaha?
Jawab: Sudah baik

2. Apa saja hal yang dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam kegiatan administrasi?
Jawab: Biasanya data siswa, misalkan kalau lagi BPDB nih, siswanya dari
SMP mana kayak gitu, terus karena saya Pembina ekskul PMR jadi saya di
UKS juga biasanya di datangin pas awal masuk itu penyakit yang diderita
anak-anak apa saja, nanti saya lihat disitu di data-data siswa.

3. Jika dilihat dari jumlah staff tata usaha yang sudah ada, menurut Bapak/Ibu
apakah sudah sesuai dengan kriteria yang diharapkan?
Jawab: Staffnya ada beberapa, tapi kalau untuk minta data itu haruz izin ke
staff namanya Ibu Endang dulu, dari beliau nanti baru ke staff yang lain.

4. Bagaimana pelayanan yang diberikan oleh staff tata usaha dalam kegiatan
administrasi kepada guru?
Jawab: Cukup baik

5. Apakah ada kendala yang dihadapi Bapak/Ibu dalam menggunakan layanan

administrasi yang sudah diberikan oleh staff tata usaha?
Jawab: Paling kalau butuh data tu harus nunggu agak lama ya, karena kan
kadang gurunya sibuk
 79

6. Hal apa yang menurut Bapak/Ibu harus ditingkatkan dari pelayanan

administrasi yang sudah diberikan?
Jawab: Waktu sih kalau menurut saya, karena kan kalau guru yang minta
data siswa itu berarti kan harus langsung dapat ya informasinya, butuh cepat
juga
7. Adakah saran atau solusi yang dapat bapak/ibu berikan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi sekolah?
Jawab: Mungkin kedepannya ini kali, harus di perjelas aja informasi yang
diberikan.
 80

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Bahrani Anggi Shinta, S.Pd
Jabatan : Guru
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Ruang Guru

1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana fungsi admninstrasi yang sudah diberikan

oleh staff tata uaha?
Jawab: Sudah berfungsi dengan baik, tapi biasanya masih suka miss
komunikasi

2. Apa saja hal yang dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam kegiatan administrasi?
Jawab: Berkas-berkas pribadi sih

3. Jika dilihat dari jumlah staff tata usaha yang sudah ada, menurut Bapak/Ibu
apakah sudah sesuai dengan kriteria yang diharapkan?
Jawab: Sudah

4. Bagaimana pelayanan yang diberikan oleh staff tata usaha dalam kegiatan
administrasi kepada guru?
Jawab: Pelayanannya cukup bagus

5. Apakah ada kendala yang dihadapi Bapak/Ibu dalam menggunakan layanan

administrasi yang sudah diberikan oleh staff tata usaha?
Jawab: Kalau saya ingin meminta informasi keseluruhan tentang siswa itu
tidak di izinkan untuk meminjam filenya, jadi ketika butuh data siswa, guru
hanya diinformasikan saja tanpa diberikan filenya. Kadang disitu juga
ribetnya, ketika saya butuh data beberapa siswa, saya harus mencatat satu
persatu dulu, jadinya lama
 81

6. Hal apa yang menurut Bapak/Ibu harus ditingkatkan dari pelayanan

administrasi yang sudah diberikan?
Jawab: Komunikasi sih, karena komunikasi hal yang penting kan dalam
manajemen

7. Adakah saran atau solusi yang dapat bapak/ibu berikan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi sekolah?
Jawab: Kalau tidak bisa minta hardfilenya, ya mungkin bisa kasih softnya
gitu, soalnya kan kalo dicatat lagi ribet, atau kadang kalau ngga langsung
dicatat sayanya lupa.
 82

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Elia Bontor Nainggolan, S.Pd
Jabatan : Guru
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Ruang Guru

1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana fungsi admninstrasi yang sudah diberikan

oleh staff tata uaha?
Jawab: Berfungsi dengan baik

2. Apa saja hal yang dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam kegiatan administrasi?
Jawab: Banyak sih, paling yang berhubungan dengan siswa aja

3. Jika dilihat dari jumlah staff tata usaha yang sudah ada, menurut Bapak/Ibu
apakah sudah sesuai dengan kriteria yang diharapkan?
Jawab: Sudah

4. Bagaimana pelayanan yang diberikan oleh staff tata usaha dalam kegiatan
administrasi kepada guru?
Jawab: Bagus

5. Apakah ada kendala yang dihadapi Bapak/Ibu dalam menggunakan layanan

administrasi yang sudah diberikan oleh staff tata usaha?
Jawab: Saya pernah minta surat panggilan untuk orang tua siswa dan
staffnya bilang, eh ternyata hilang bu, terus bikin lagi dan nunggu lagi.

6. Hal apa yang menurut Bapak/Ibu harus ditingkatkan dari pelayanan

administrasi yang sudah diberikan?
Jawab: Kearsipannya lebih ditingkatkan lagi, karena belum rapi
 83

7. Adakah saran atau solusi yang dapat bapak/ibu berikan dalam meningkatkan
mutu layanan administrasi sekolah?
Jawab: Ya itu tadi, kearsipannya.
 84

Lampiran 8 Transkip Hasil Wawancara Siswa

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Salsabila Nur Syifa

Jabatan : Alumni
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Aula

1. Bagaimana perasaan kamu menjadi siswa di SMA N 1 Kota Tangerang

Selatan?
Jawab: Dari segi teman biasa saja, tapi kalau dari segi reputasi sekolah
bagus, guru-guru ipsnya bagus karna saya kan dari ips ya tapi yang bahasa
inggris dan matematika kurang, ada yang bagus tapi ditaruhnya di kelas biling
sama rata-rata sibuk jadi jarang masuk kelas.

2. Pernahkah kamu menggunakan layanan administrasi sekolah?

Jawab: Waktu itu pas UN nginput data buat nilai untuk masuk kuliah daftar
SNM bagus sih udah ditanganin langsung sama guru-guru kita tinggal bikin
waktu sama Id aja, terus komputernya juga sudah disediain dari sekolah, sama
daftar SPAN PTKIN dari UIN SMA saya juga kebagian jadi dimudahin
daftarnya. Kalau pas ambil ijazah ngga ada kendala udah keorganizir semua.

3. Selama menjadi siswa apakah ada kendala yang dihadapi dalam pelayanan
administrasi?
Jawab: Kendalanya adalah waktu. Butuh waktu yang lama untuk
mendapatkan dokumen atau persetujuan yang dibutuhkan. Gurunya juga tidak
ramah, waktu saya minta dokumen gurunya jutek banget, jadinya mau minta
jadi ga enak aja gitu.

4. Bagaimana pandangan kamu terkait dengan pelayanan yang sudah diberikan

oleh staff tata usaha?
 85

Jawab: Kalau menurut saya masalah pegawai tata usahanya sih yang jutek
nanganin kita padahal kita nanya karna ngga tau. Waktu saya bagi rapor juga
pernah ada kendala di pembayaran, padahal saya sudah bayar SPP tapi
datanya ada yang ngga keinput jadi, karna tata usahanya lama gitu
nanganinnya, jadinya saya minta tolong ke wakasek.

5. Menurut kamu apa saja yang harus ditingkatkan dari pelayanan administrasi
yang sudah diberikan?
Jawab: Lebih ditingkatkan lagi pelayanannya kepada siswa, jadi siswa ngga
ikut kesulitan kalau ada masalah, terus juga lebih ramah lagi ke siswa, bukan
ramah ke sebagian orang aja tapi ke semuanya secara rata. Kelihatan banget
soalnya kalau ada siswa yang punya hubungan sama pihak sekolah dibeda-
bedain pelayanannya.

6. Apakah ada manfaat yang kamu dapatkan dari pelayanan administrasi

sekolah?
Jawab: Kalau manfaatnya justru saya didapetin dari wakil kepala sekolahnya
karena guru tata usahanya bertele-tele. Manfaat yang saya dapatin dari wakil
kepala sekolah ini ngemudahin urusan masalah yang dihadapin siswa.

7. Adakah saran yang diberikan kepada staff tata usaha untuk meningkatkan
mutu layanan administrasi?
Jawab: Untuk lebih meningkatkan pelayanannya kepada siswa sih.
 86

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Fira Fakhira

Jabatan : Siswa
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Aula

1. Bagaimana perasaan kamu menjadi siswa di SMA N 1 Kota Tangerang

Selatan?
Jawab: Perasaannya bersyukur bisa sekolah di salah satu SMA Negeri yang
bagus di Tangerang Selatan yang mempunyai fasilitas yang lumayan dan
teman-teman yang baik.

2. Pernahkah kamu menggunakan layanan administrasi sekolah?

Jawab: Pernah

3. Selama menjadi siswa apakah ada kendala yang dihadapi dalam pelayanan
administrasi?
Jawab: Pernah, waktu awal masuk saya disuruh bawa dokumen terus bertele-
tele gitu.

4. Bagaimana pandangan kamu terkait dengan pelayanan yang sudah diberikan

oleh staff tata usaha?
Jawab: Masih belum maksimal

5. Menurut kamu apa saja yang harus ditingkatkan dari pelayanan administrasi
yang sudah diberikan?
Jawab: Birokrasi dan kejelasan arus harus kemana jika ingin menanyakan
tentang dokumen atau yang lain. Serta kejelasan waktu yang tepat.
 87

6. Apakah ada manfaat yang kamu dapatkan dari pelayanan administrasi

sekolah?
Jawab: Saya dapat membayar SPP, dan mendapatkan dokumen untuk
administrasi sekolah.

7. Adakah saran yang diberikan kepada staff tata usaha untuk meningkatkan
mutu layanan administrasi?
Jawab: Tolong berikan kejelasan waktu yang tepat dalam mempersiapkan
dokumen yang diminta.
 88

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Widya Nurahmanita

Jabatan : Siswa
Pendidikan Terakhir : S1
Tanggal : 21 Oktober 2021
Tempat : Aula

1. Bagaimana perasaan kamu menjadi siswa di SMA N 1 Kota Tangerang

Selatan?
Jawab: sangat senang dan bangga, karena SMA N 1 merupakan salah satu
SMA terfavorit di Tangerang Selatan

2. Pernahkah kamu menggunakan layanan administrasi sekolah?

Jawab: Iya

3. Selama menjadi siswa apakah ada kendala yang dihadapi dalam pelayanan
administrasi?
Jawab: Ada, waktu saya mau ngurus beasiswa, waktunya lama banget.

4. Bagaimana pandangan kamu terkait dengan pelayanan yang sudah diberikan

oleh staff tata usaha?
Jawab: Sudah baik dan cukup efisien

5. Menurut kamu apa saja yang harus ditingkatkan dari pelayanan administrasi
yang sudah diberikan?
Jawab: Memberikan informasi terbaru di mading sekolah

6. Apakah ada manfaat yang kamu dapatkan dari pelayanan administrasi

sekolah?
Jawab: Bisa mengurus beasiswa
 89

7. Adakah saran yang diberikan kepada staff tata usaha untuk meningkatkan
mutu layanan administrasi?
Jawab: Lebih ditingkatkan lagi pelayanannya.
 90

Lampiran 9 Lembar Uji Referensi

91
92
93
94
95
 96

Lampiran 10 Surat Permohonan Izin Penelitian

 97

Lampiran 11 Surat Bimbingan Skripsi

 98

Lampiran 12 Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian

 99

Lampiran 13 Gambaran Ruangan Staff Tata Usaha

 100

Lampiran 14 Biodata Diri Penulis

BIODATA PENULIS

YOLATIN ALIYAH, dilahirkan di Provinsi

Sumatera Barat Kabupaten Solok tepatnya di Dusun
Tabek Dangka Jorong Koto Gadang Nagari Talang pada
tanggal 15 Juli 1997. Anak ke empat dari empat
bersaudara dari pasangan Ayahanda Syamsurizal dan
Ibunda Martinis. Penulis memulai pendidikan di SD N 25
Gunung Talang, SMP N 1 Gunung Talang dan SMA N 2
Gunung Talang.
Pada tahun 2017 Penulis melanjutkan pendidikan di perguruan tinggi negeri,
tepatnya di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Fakultas Ilmu
Tarbiyah dan Keguruan pada program studi Manajemen Pendidikan. Penulis
memiliki hobi bermain bola volly dan bercita-cita ingin menjadi pengusaha yang
sukses.