ANALISA PENERAPAN MANAJEMEN KEARSIPAN

DI SMK WIDYA NUSANTARA BEKASI

Diajukan untuk memenuhi Ujian Diploma III

Pada program Studi Manajemen Administrasi

Disusun oleh :

AULIA FIZKA AQSATHA

41183527180005

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ISLAM ’45

BEKASI

2022
 LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :

Nama : Aulia Fizka Aqsatha

NPM : 41183527180005

Program Studi : Manajemen Administrasi

Judul Karya Tulis : Manajemen Kearsipan Pada SMK WIDYA

NUSANTARA Kota Bekasi.

Dengan ini Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini benar-benar saya

kerjakan sendiri dan merupakan hasil karya pribadi. Tugas Akhir ini bukan
merupakan plagiarm, pencurian hasil karya milik orang lain, hasil kerja
orang lain. Seluruh sumber yang dikutip maupun ditunjuk telah saya
nyatakan benar.

Bekasi, 20 Januari 2022

Yang Menyatakan

Penulis

i
 ABSTRAK

Aulia Fizka Aqsatha , 41183527180005. Manajemen Kearsipan Pada SMK

WIDYA NUSANTARA Kota Bekasi. Program Manajemen Administrasi Diploma 3
(tiga) , Fakultas FISIP, Univaersitas Islam “45” Bekasi. Pembimbing Neneng Fauziah,
S.Sos., MM. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui : Mendeskrispsikan
Bagaimana Manajemen Kearsipan pada SMK WIDYA NUSANTARA Kota Bekasi
dan mendeskripsikan hambatan yang dihadapi dalam Manajemen Kearsipan Pada
SMK WIDYA NUSANTARA Kota Bekasi. Metode penelitian yang penulis gunakan
adalah: Observasi, Wawancara, Studi pustaka. Manajemen Kearsipan meliputi :
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Hambatan yang dihadapi : Di setiap
kegiatan SMK WIDYA NUSANTARA Kota Bekasi saling terintegrasi satu sama lain
satu sama lain : Kepegawaian: rapat dinas, laporan kegiatan kepegawaian berkaitan
dengan Administrasi. Guru berupa kenaikan gaji berkala, mutasi guru dan karyawan,
di bidang Kesiswaan berupa pengadministrasian siswa berupa mutasi siswa, buku
nilai, buku induk, data siswa secara keseluruhan, Di setiap proses kegiatan telah
sesuai dengan RKAS sekolah yang telah dirancang oleh Tim Manajemen sekolah.
pada SMK WIDYA NUSANTARA sekolah menyusun RKAS 1 Tahun sekolah Bosda
dan Bos Pusat. Peruntukannya dituangkan ke-8 standar untuk pembiayaan yaitu:
Standar isi, Standar Proses, Standar Tendik, Standar Pengelolaan, Standar
Pembiayaan, Standar Penilaian, Standar Sarana dan Prasarana, dan Srandar
Kompetensi Kelulusan. Disimpulkan Bahwa di sekolah SMK WIDYA NUSANTARA
Kota Bekasi, Manajemen Kearsipan telah sesuai dengan konsep manajemen
kearsipan yang baik. Hal ini dibuktikan dengan kegiatan manajemen kearsipan
dalam bidang kurikulum meliputi kegiatan penciptaan hingga kegiatan pemusnahan
arsip melalui fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan). Langkah pertama kegiatan perencanaan, yaitu
melakukan pemilihan tenaga kerja, alat dan media, waktu dan teknik mengenai arsip
kurikulum. Langkah berikutnya pengorganisasian, yaitu menetapkan tenaga kerja
sesuai tugas dan wewenangnya. Selanjutnya pelaksanaan, yaitu kegiatan
pengorganisasian arsip, memenuhi perlengkapan arsip, melaksanakan prosedur
kearsipan. Langkah terakhir adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak intern
(dalam sekolah) dan pihak ekstern (luar sekolah).

Kata Kunci : pengelolaan, kearsipan, penyimpanan dan pengendalian

ii
 ABSTRACT

Aulia Fizka Aqsatha, 41183527180005. Archives Management at SMK

WIDYA NUSANTARA Bekasi City. Diploma 3 (three) Administrative Management
Program, Faculty of Social and Political Sciences, Islamic University "45" Bekasi.
Supervisor Neneng Fauziah, S.Sos., MM. This study aims to determine: to describe
how archive management is at SMK WIDYA NUSANTARA Bekasi City and to
describe the obstacles faced in archiving management at SMK WIDYA NUSANTARA
Bekasi City. The research method that the author uses are: Observation, Interview,
Study of literature. Records Management includes: recording, controlling and
distributing, storing, maintaining, monitoring, moving and destroying. Obstacles
faced: In every activity of SMK WIDYA NUSANTARA Bekasi City, they are integrated
with each other: Personnel: official meetings, reports on staffing activities related to
administration. Teachers are in the form of periodic salary increases, teacher and
employee transfers, in the Student Affairs field in the form of student administration in
the form of student transfers, grade books, main books, student data as a whole. In
each activity process has been in accordance with the school RKAS that has been
designed by the school management team. at the WIDYA NUSANTARA Vocational
School, the school prepares the 1-year RKAS for the Bosda school and the Central
Boss. The allocation includes 8 standards for financing, namely: Content Standards,
Process Standards, Teaching Standards, Management Standards, Financing
Standards, Assessment Standards, Facilities and Infrastructure Standards, and
Graduation Competency Standards. It was concluded that at SMK WIDYA
NUSANTARA Bekasi City, Archives Management was in accordance with the
concept of good archives management. This is evidenced by archive management
activities in the curriculum field, including creation activities to archive destruction
activities through management functions (planning, organizing, implementing and
supervising). The first step of planning activities, namely selecting labor, tools and
media, time and techniques regarding curriculum archives. The next step is
organizing, which is to determine the workforce according to their duties and
authorities. Furthermore, the implementation, namely the activities of organizing
archives, fulfilling archive equipment, carrying out archival procedures. The last step
is supervision carried out by internal parties (within the school) and external parties
(outside the school).

Keywords: management, archives, storage and control.

iii
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil’alamin penulis memanjatkan puji dan syukur

kehadirat Allah SWT, Yang telah menganugrahkan karunia–Nya sehingga
penulis akhirnya dapat menyelesaikan tugas laporan magang yang
dilaksanakan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bekasi
yang berjudul “Manajemen Kearsipan pada SMK WIDYA NUSANTARA
KOTA BEKASI”. Penyelesaian tugas akhir ini merupakan suatu kewajiban
bagi mahasiswa Manajemen Administrasi dalam menyelesaikan Mata
Tugas Akhir.
Penyusunan laporan magang ini, penulis mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan baik moril
maupun materil selama berlangsungnya penyusunan laporan magang ini,
Selanjutnya dalam kesempatan ini penulis mengucapkan banyak
terimakasih kepada yang terhormat :
1. Bapak Dr. Nandang Najmulmunir Ir. M.Si, selaku rektor Universitas
Islam “45” Bekasi.
2. Bapak Yanto Supriyatno, Drs, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Islam “45” Bekasi.
3. Ibu Neneng Fauziah, S.Sos.,M.M, selaku Ketua Program Studi
Manajemen Administrasi.
4. Ibu Neneng Fauziah, S.Sos.,M.M, Selaku Dosen Pembimbing magang
yang selalu meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan kepada
penulis sampai laporan ini selesai.
5. Seluruh dosen-dosen pengajar yang telah memberikan ilmu
pengetahuan dan bantuan penulis.
6. Lies Rodiah, S.pd selaku Arsiparis Ahli Madya dan selaku pembimbig
lapang, terima kasih atas pengalaman dan dukungan serta bantuan yang
sangat besar selama kegiatan magang langsung.
7. Kepala Sekolah SMK WIDYA NUSANTARA Kota Bekasi Sekolah ini
yang telah memberikan izin kepada penyusun untuk melakukan magang.

iv
8. Seluruh Staff Dinas TU bagian administrasi yang telah banyak
membantu penulis dalam pelaksanaan kegiatan magang dan meluangkan
waktu, pikiran, masukan, dan saran sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan ini.
9. Seluruh Dosen Program Studi Manajemen Administrasi yang meberikan
masukan ilmu pengetahuan dan pengalaman dalam penelitian di bidang
Manajemen Administrasi.
10. Kedua Orang Tua tercinta yang selalu memberikan motivasi dan
dorongan agar semangat dan yang selalu memberikan dukungan,
motivasi, moral mapupun doa’nya.
11. Kepada pihak-pihak lain yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu,
teima kasih atas bantuan sehingga kami dapat menyelesaikan laporan
Tugas Akhir ini dengan baik.

Demikian kesempurnaan Laporan Tugas Akhir ini, saran dan kritik yang
sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga Laporan Tugas
Akhir ini bermanfaat dan memberikan sumbangan yang berarti bagi pihak
yang membutuhkannya.

Bekasi, 20 Januari 2022

Aulia Fizka Aqsatha

v
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI
Nama : AULIA FIZKA AQSATHA
NPM : 41183527180005
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta , 14 Agustus 2000
Alamat : Jl.Lumbu Tengah VIIE No. 167 Perum
Rawalumbu Bekasi
No. telp/ E-mail : aulia.aqsatha@gmail.com
Jenis Kelamin : Perempuan
Nama Ayah : Hafiz Rinaldi
Nama Ibu : Tri Kartika Ningsih
RIWAYAT PENDIDIKAN FORMAL :
1. SD : SDN BOJONG RAWALUMBU 13, Bekasi, lulus
tahun 2012
2. SMP : SMP WIDYA NUSANTARA, Bekasi, lulus tahun
2015
3. SMK : SMK WIDYA NUSANTARA, Bekasi, lulus tahun
2018
4. Diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Islam “45” Bekasi, Tahun 2018

vi
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN…………………………… i

ABSTRAK………………………………………….......................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................................ iv

DAFTAR RIWAYAT HIDUP............................................................... vi

DAFTAR ISI........................................................................................... vii

BAB 1 PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang………………………………………. 1

B. Rumusan Masalah…………………………………… 4

C. Tujuan Penelitian……………………………………. 4

D. Manfaat Penelitian………………………………….. 4

E. Metologi Penulisan………………………………….. 6

F. Sistematika Penulisan ……………………………… 6

G. Lokasi dan Jadwal Penelitian ……………………… 6

BAB II LANDASAN TEORI 5

A. Sistem Kearsipan…………………………………... 5

B. Macam-macam kearsipan………………………… 5

C. Pemeliharaan……………………………………… 8

D. Penyusutan……………………………………….. 9

E. Tahap-tahap penyusutan arsip…………………… 9

F. Pengelolaan kearsipan…………………………… 11

vii
 G. Pemusnahan………………………………….. 11

DAFTAR PUSTAKA 13

viii
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap lembaga pendidikan wajib melaksanakan fungsi dan tugasnya
sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan sesuai peraturan perundang-
undangan. Dalam setiap pelaksanaan fungsi dan tugas tersebut harus dapat
dipertanggungjawabkan baik kepada pemberi mandat maupun publik.
Pertanggungjawaban tersebut bisa dibuktikan melalui data kinerja lembaga yang
merupakan bukti akuntabilitas kinerja lembaga yang bersangkutan. Data kinerja
(performance data) merupakan informasi terekam (recorded information) dalam
berbagai bentuk dan media atau disebut sebagai arsip dinamis yang merupakan
sumber informasi bagi manajemen penyelenggaraan lembaga atau organisasi
maupun sebagai bahan pertanggungjawaban dan memori kolektif lembaga
pendidikan.
Selama ini penyelenggaraan kearsipan pada lembaga pendidikan
sangatlah penting dan wajib untuk diterapkan di lembaga pendidikan. manajemen
arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan
kembali informasi, mengamankan arsip, meningkatkan pemanfaatan dan
pendayagunaan arsip. Kinerja lembaga pendidikan sebagai organisasi atau
institusi dapat dilihat dari arsip yang dimiliki. lembaga pendidikan memiliki
dokumen administrasi dan akademis. Atau beberapa lembaga pendidikan juga
mempunyai dokumen karya ilmiah yang harus dijaga keaslianya oleh karena itu
lembaga pendidikan perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut
tenaga pengelola/ arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, atau
menghire jasa pengarsipan yang professional. Karena arsip begitu sangat penting
pada suatu lembaga pendidikan maka perlu pengelolaan dengan baik sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar dokumen-
dokumen penting terpelihara dari kemungkinan hilang, rusak ataupun sulit
mencarinya.

1
 Selanjutnya dalam UU No. 7 Tahun 1971 ini dijelaskan hal-hal yang
berikut, untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang
akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap
mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia pada umumnya dan
penyelenggaraan pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa sekarang
dan masa yang akan datang. Salah satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-
ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagai organisasi inti dan unitunit kearsipan lainnya yang terdapat diseluruh
Lembaga-lembaga pendidikan Penyelamatan bahan dan bukti-bukti tersebut
merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti yang
seluasluasnya.
Di era informasi sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting
artinya bagi manajemen sebuah organisasi atau perusahaan.Setiap pekerjaan dan
kegiatan organisasi atau perusahaan memerlukan data dan informasi. Salah satu
sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan.Untuk pengambilan keputusan, arsip diolah baik secara
manual maupun komputer menjadi suatu informasi yang dipakai dasar dalam
pengambilan keputusan.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga
Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Mustahil jika suatu
lembaga pendidikan atau perusahaan dapat, sanggup dan mampu memberikan
data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak
memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan
kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Proses kearsipan dalam suatu kegiatan manajemen kearsipan yaitu
meliputi aspek planning, organizing, actuating, controlling. Planning dalam

2
bidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu
diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi
kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu dimusnahkan dan
juga dilestarikan. Organizing pengelolaan arsip meliputi pegawai/pegawai yang
cakap sesuai bidang yang dihadapi, keuangan yang mendukung untuk
keberhasilan rencana pengurusan arsip, peralatan yang memadai, sistem atau
metode penyimpanan yang baik, dan pemilihan sistem penataan yang sesuai
dengan aktivitas manajemen. Actuating yaitu meliputi pengendalian sejak
lahirnya arsip hingga pemusnahan atau pelestarian. Controlling yang meliputi
pengawasan dari semua komponen dari manajemen kearsipan, sehingga
manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar serta
efektif dan efisien. Dalam kegiatan kearsipan, ada beberapa masalah yang sering
muncul yaitu jumlah arsip yang semakin bertambah dan tempat penyimpanan
terbatas, belum ada ruang penyimpanan, kertas mudah rusak. Beberapa masalah
tersebut, jika dalam pengelolaan arsip tersebut kurang baik, maka akan terjadi
pemborosan biaya, tenaga dan waktu.
SMK WIDYA NUSANTARA adalah salah satu sekolah yang banyak
diminati orang karena SMK WINUS ini menciptakan Insan yang mandiri dan
berkarakter serta dilandasi Iman dan Taqwa dan juga Merupakan SMK Swasta
yang berlokasi di Kecamatan Rawalumbu Kota Bekasi. Banyaknya siswa di
sekolahan menyebabkan pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan
bertambah banyak dan kompleks. Hal ini tentu saja menyebabkan sekolahan harus
memiliki tenaga administrasi yang profesional dan sarana prasarana yang
memadai untuk mendukung terciptanya sistem manajemen kearsipan yang baik.
Pada SMK WIDYA NUSANTARA, pengelolaan kearsipan menggunakan
kombinasi sentralisasi dan desentralisasi, yaitu pengorganisasian kearsipan antara
arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif masih disimpan/ penempatannya masih di
bidang masing-masing, sedangkan arsip inaktif disimpan di sentral arsip.
Akan tetapi kenyataanya ada beberapa masalah dalam mengelola arsip ini
masih kurang dari sisi pengawasan dari Kepala TU dan kurang kesadaran dari
pegawai akan pentingnya dalam pemeliharaan kearsipan. Sehingga sewaktu-

3
waktu arsip dibutuhkan kembali tidak ada atau susah dicari atau bahkan rusak.
Untuk itu sekolah sebagai salah satu bentuk organisasi perlu untuk dapat
meningkatkan dan menyempurnakan pengelolaan manajemen kearsipan dan
pemeliharaan kearsipan agar dapat berfungsi dengan baik serta dapat berguna
dalam pencapaian tujuan organisasi.
Dengan latar belakang masalah yang penulis paparkan tersebut, penulis
mengangkat tema penelitian yang berjudul “Manajemen Kearsipan di SMK
WIDYA NUSANTARA Bekasi”

B. Rumusan Masalah
“Bagaimana Manajemen Kearsipan di SMK WIDYA NUSANTARA
Kota Bekasi”?

C. Tujuan Penelitian
Mengetahui kearsipan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan kearsipan serta pemeliharaan arsip di SMK WIDYA
NUSANTARA Bekasi

D. Manfaat Penelitian
a. Untuk menambah keilmuan bagi peneliti pada khususnya dan bagi
pembaca pada umumnya tentang manajemen kearsipan di SMK WIDYA
NUSANTARA Bekasi
b. Hasil penelitian ini diharapkan sumbangan pemikiran atau informasi
bagi Universitas Islam 45 Bekasi
c. Dapat dijadikan bahan referensi bagi mahasiswa semester bawah.
d. Menambah daftar pustaka bagi Universitas Islam 45 Bekasi
e. Secara praktis dari hasil penelitian yaitu untuk memberikan gambaran
yang lebih jelas tentang manajemen kearsipan di SMK WIDYA
NUSANTARA Bekasi
f. Sebagai bahan informasi dan masukan bagi guru, kepala sekolah dan
pihak lain yang terlibat dalam manajemen kearsipan.

4
 BAB II

Landasan Teori

A. Sistem Kearsipan
Menurut Sutarman sistem adalah kumpulan elemen yang saling
berhubungan dan saling interaksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan
suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.
System kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang
dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan
arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.
Kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang
meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali
arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan, dan
pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai
peranan yang sangat penting.

B. Macam-Macam Sistem Kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) pada pokoknya
sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu :
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a) Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b) Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan
arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto (1992:173) adalah sebagai berikut:
1) Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a) Subjet (pokok soal)

5
 b) Phonetic (suara)
2) Numerical arrangement (susunan nomor)
a) Serial (seri)
b) Coded (kode)
1) eographical arrangement (susunan wilayah)
2) Choronlogical arrangement (susunan tangal)

Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada
dua (2) jenis urutan abjad dan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abjad),
sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasarkan
urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford,
dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di
golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:
a) alphabetical – sistem abjad
b) Subyek-sistem subjek
c) geographical- sistem wilayah
d) numerical- sistem nomor
e) choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam
kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)
macam yaitu sebagai berikut :
1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau
yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat
nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di
simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad
yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-
nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-

6
masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut
susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-
peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi
harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan
dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu
masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam
surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu
subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan
seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok
masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur,
dan seterusnya
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah
tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya. Dalam
pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah
kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat – warkat
yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan
menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan
cepat.
4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpanan menurut nomor yang dipergunakan sebagai
pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan
sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka
sebagai pedoman dalam mengaturnya.
5. Sistem Tanggal

7
 Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut
urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang
datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan
surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya.
Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak
dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari
segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di
sebabkan oleh factor sebagai berikut:
a) Factor dari dalam
Seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau
tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan
kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan
kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di
carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab
ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b) Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur
sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang
akan merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip
untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu,
jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-
dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi
juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain. terdapat pada dinding-dinding
yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di
rusak oleh gegat dan juga serangga lain.
2. Penyusutan

8
 Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap
Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
1) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, , serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa
dan negara. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan
peraturan pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-
masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

A. Tahap-tahap penyusutan arsip

1. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap
jenis arsip yang akan dipindahkan atau di musnahkan. Hasil penilaian menentukan
berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan
apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a. Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis
sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi
selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah,
Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

b. Arsip penting

9
 Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang
relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di
arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.
c. Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini
disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25
tahun. Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.
d. Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini
disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan
rapat dan pengumuman.
2. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif
dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah
tidak atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga
dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain,
seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM
3. Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagai arsip
inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan
setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan
statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.
4. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang
dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke
media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen yang dibuat dari kertas
dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung
dalam media elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab
perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip

10
yang akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan
tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh
orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai
penanggung jawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat
dilakukan berdasarkan :
a) Pemindahan secara terus menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada
perusahaan seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan
dan sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek
atau kegiatan selesai.
b) Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu
tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti
keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku
pada akhir periode akutansi.

3. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau
dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur – unsur
kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip
disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu
diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam
penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara
aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang

11
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi
yang bersangkutan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat
penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan
sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara
sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan
lengkap.

DAFTAR PUSTAKA

12
Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) dalam Sistem kearsipan, sutarman
dalam Sistem kearsipan
G.R Terry dalam Sistem perawat simpanan, Zulkifli amsyah (1992 : 71) dalam
Sistem penyimpanan arsip,
Geoffery Mills dan Oliver Standingford dalam Sistem penyimpanan, Drs. The
Liang Gie dalam penyimpanan warkat,
R. Subroto dalam aktivitas arsip, Drs. I.G. Wursanto (1989) dalam proses
kegiatan arsip,
Odgers (2005) dalam manajemen arsip, Suraja (2006:62) dalam Konsep
manajemen kearsipan,
Ricks & Gow dalam Suraja (2006:63) dalam aktivitas aktivitas kearsipan.

13