PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI SMA PGRI 3 JAKARTA

Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat
Pencapaian Gelar Sarjana Pendidikan (S. Pd)

Oleh :
Tasya Devi Rosaliana
11150182000027

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2022 M/1444 H
 ABSTRAK

Tasya Devi Rosaliana (11150182000027), Pengeloaan Arsip Vital di SMA PGRI 3

Jakarta. Skripsi Program Strata Satu (S-1) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2022.
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip vital yang meliputi
penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan serta untuk mengetahui jenis arsip yang dapat
dikategorikam vital yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan, tugas dan fungsi di SMA PGRI 3
Jakarta. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode
deskriptif. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan berupa observasi, wawancara
dan studi dokumen yang membutuhkan beberapa referensi seperti dokumen, buku, peraturan
perundang-undangan serta kebijakan yang terkait dengan pengelolaan arsip dan pelaksanaan
tugas dan fungsi SMA PGRI 3 Jakarta.
Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3
Jakarta sudah dilakukan, namun hanya saja dalam pelaksanaanya pengelolaan arsip
khususnya arsip vital masih kurang optimal dan belum semuanya sesuai prosedur. Pada
penggunaan arsip vitalnya sudah baik dengan menerapkan prosedur yang tegas dan jelas
mengenai akses dan peminjaman arsip vital kepada pada pegawai. Sedangkan dalam tahap
pemeliharaan dan penyimpannya kurang optimal karena pemeliharaan yang dilakukan tidak
memberlakukan prosedur atau hanya pada saat tertentu saja arsip dibersihkan dan sarana dan
prasarana yang kurang memadai dibuktikan dengan tidak adanya rekod center khususnya
arsip vital serta ada membuat arsip yang disimpan rawan akan kerusakan dan kehilangan.
Selain itu belum adanya identifikasi yang dilakukan terhadap arsip yang dapat dikategorikan
vital membuat upaya pengaman dan penyelamatan terhadap arsip vital yang dimiliki tidak
optimal apabila ada kelalaian manusia dan bencana yang terjadi. Namun berdasarkan hasil
identifikasi peneliti terdapat 31 arsip yang dikategorikan vital dari hasil pelaksanaan tugas
dan fungsi SMA PGRI 3 Jakarta. Berdasarkan temuan-temuan tersebut disarankan kepada
sekolah untuk dapat meningatkan pengelolaan arsip vital sebagai upaya perlindungan dan
penyelamatan terhadap arsip kelas satu yang dimiliki sekolah agar tetap dapat digunakan
untuk prasyarat dalam mendukung kegiatan opersionalnya.

Kata Kunci : arsip vital; pengelolaan arsip vital

i
 ABSTRACT

Tasya Devi Rosaliana (11150182000027), Pengeloaan Arsip Vital di SMA PGRI 3

Jakarta. A Skripsi of Bachelor Degree Program (S-1) Faculty of Educational Science,
State Islamic Syarif Hidayatullah Jakarta, 2022.
This research is to describe the management of vital records which include the use,
maintenance and storage as well as to determine the types of archives that can be
categorized as vital created for the implementation of activities, duties and functions at SMA
PGRI 3 Jakarta. The data collection techniques used are in the form of observation,
interviews and document studies that require several references such as documents, books,
laws and regulations and policies related to archive management and the implementation of
tasks and functions of SMA PGRI 3 Jakarta.
The results of this study indicate that the management of vital archives at SMA
PGRI 3 Jakarta has been carried out, but in practice the management of archives, especially
vital archives, is still not optimal and not all according to procedures. The use of vital
records is good by implementing strict and clear procedures regarding access to and
borrowing of vital records to employees. Meanwhile, in the maintenance and storage stages,
it is not optimal because the maintenance carried out does not apply procedures or
conditions only if the archive is cleaned and inadequate facilities and infrastructure are
evidenced by the absence of a record center, especially vital archives and the existence of
archives that are stored prone to damage and loss. In addition, nothing has been done to vital
archives, making efforts and protection of vital archives not optimal if there are human
errors and disasters that occur. However, based on the results of the researcher's
identification, there are 31 archives that are categorized as vital from the results of the
implementation of the duties and functions of SMA PGRI 3 Jakarta. Based on these findings,
it is recommended for schools to be able to improve the management of vital records as an
effort to protect and save the first-class archives owned by schools so that they can still be
used for prerequisites in supporting their operational activities.

Keywords: vital archives; vital archive management

ii
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirohim, Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan

kehadirat Allah Subhanahu wata‘ala yang telah memberikan segala rahmat, nikmat hidayah
dan karunianya. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada baginda kita Nabi
Muhammad Shallallahu ‗alaihi Wa Sallam, beserta keluarga, sahabat, tabiin, tabiat.

Penulis bersyukur berkat rahmat dan nikmatNya dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta ini sebagai salah satu syarat
kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd).

Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian skripsi tidak lepas dari banyak pihak
yang telah memberikan bimbingan, bantuan dan motivasi kepada penulis. Oleh karena itu
dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua tercinta, Ibunda Partini dan Ayahanda Ibnu Sarjono yang telah
mencurahkan segala kasih sayang, mendidik penulis sedari kecil dengan sabar,
senantiasa mendoakan dan memberi motivasi, perhatian yang tulus kepada penulis
sampai saat ini, semoga selalu diberikan kesehatan dan umur yang panjang agar tetap
menemani penulis dalam meniti karir. Seluruh cinta dan kasih penulis ucapkan dan
berikan, sepenuhnya penulisan skripsi ini penulis persembahkan untuk mereka.
2. Dr. Sururin, M.Ag selaku Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Drs. Mu‘arif SAM, M.Pd Ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu
Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sekaligus sebagai dosen
pembimbing akademik yang senantiasa mengingatkan, memberikan arahan dan
nasihat kepada penulis.
4. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd selaku pembimbing pertama yang telah memberikan
ilmu, senantiasa sabar dalam membimbing, mengarahkan serta meluangkan waktu
dan pikiran kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Dr. Lolytasari, S.Ag., M.Si selaku dosen pembimbing kedua yang telah sabar
memberikan bimbingan, arahan, nasihat serta meluangan waktu dalam penyelesaian
skripsi ini.

iii
6. Kakung dan Uti tercinta, terimakasih untukdoa dan kasih sayang yang tidak pernah
putus kepada penulis, sabar memberikan nasihat dan dukungan positif untuk dapat
menyelesaikan skripsi ini, semoga selalu sehat dan panjang umur.
7. Adik tercinta Dede Tyas serta kakak-kakak terkasih Mas Agung, Ka Wida, dan Om
Wanto, Pak Min, Mba Hani, Mba Yanti, De Ayu yang selalu mendoakan,
memberikan semangat dan memberikan kebahagiaan kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini.
8. Bapak/Ibu Dosen yang telah sabar memberikan ilmu, pengalaman dan kesabaran
dalam mendidik, serta seluruh Staff Jurusan Manajemen Pendidikan yang
memberikan bantuan hingga skripsi ini dapat selesai.
9. Bapak Suryadi , S.Pd.I Kepala SMA PGRI 3 Jakarta yang telah memberi izin penulis
dan banyak membantu untuk memberikan informasi yang dibutuhkan guna
kelancaran penelitian di sekolah tersebut sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
10. Kepala dan Staff Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta yang telah banyak membantu
memberi informasi dan meluangkan waktu guna kelancaran penelitian penelitian ini.
11. Sahabat Girls Ceria Erna, Desfi, Fariha, Dewi, Sifa, Mia, Widia, Anisha yang telah
membersamai penulis mengukir cerita bersama di kampus dengan penuh kesetiaan,
kesabaran, canda dan tawa. Semoga kita semua mencapai kesuksesan dengan versi
terbaiknya masing-masing.
12. Teman-teman seperjuangan Manajemen Pendidikan 2015 yang semenjak semester
awal berjuang bersama mencari ilmu, telah banyak saling membantu, mendoakan,
memotivasi, memberikan cerita dan kenangan selama perkuliahan.
13. Keluarga KKN Mutiara Mulya 58, Vio, Fahmi, Ipin, Musyfiq, Ifat, Tiwi, Tyka, Lita,
Luthfi, Yana, Rumi, Adit, Muhtar, Iqbal, Dina, Bang Zayn, Radit, Fajri yang telah
memberikan kisah inspiratif dan pengalaman tak terlupakan bagi penulis.
14. Maya Dita dan Yasid Nur Nafi‘ah, terima kasih untuk kebahagiaan, kesetiaan dan
motivasi yang senantiasa mengalir kepada penulis sehingga terselesainya skripsi ini.
15. Semua pihak yang tak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang tentunya juga telah
berpartisipasi memberi bantuan dalam menyelesaikan skripsi ini.

Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‗tiada gading yang tak retak‘, begitu
pula dengan skripsi ini. Penulis menyadari masih bertaburan sejumlah kekurangan serta
kekeliruan, sehingga kritik dan saran yang membangun penulis harapkan demi
memperbaiki penulisan masa mendatang. Demikian, diharapkan skripsi ini dapat
iv
bermanfaat tidak hanya bagi penulis tetapi umumnya bagi kita semua. Akhirnya, terima
kasih penulis ucapkan kepada pihak yang membantu terselesainya skripsi ini, semoga
semua amal baik mendapat balasan Allah SWT.

Jakarta, 20 Mei 2022

Tasya Devi Rosaliana

v
 DAFTAR ISI

ABSTRAK.....................................................................................................................i

ABSTRACT..................................................................................................................ii

KATA PENGANTAR................................................................................................iii

DAFTAR ISI...............................................................................................................vi

DAFTAR TABEL.....................................................................................................viii

DAFTAR GAMBAR...................................................................................................ix

DAFTAR LAMPIRAN................................................................................................x

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1

A. Latar Belakang...................................................................................................1
B. Identifikasi Masalah...........................................................................................5
C. Batasan Masalah................................................................................................5
D. Rumusan Masalah..............................................................................................6
E. Tujuan Penelitian...............................................................................................6
F. Manfaat Penelitian............................................................................................6
1. Manfaat Teoritik..........................................................................................6
2. Manfaat Praktik............................................................................................6

BAB II KAJIAN TEORI.............................................................................................7

A. Deskripsi Teoritik..............................................................................................7
1. Arsip.............................................................................................................7
2. Arsip Vital....................................................................................................9
3. Pengelolaan Arsip Vital.............................................................................12
4. Program Pengelolaan Arsip Vital..............................................................23
B. Hasil Penelitian yang Relevan.........................................................................30
C. Kerangka Berfikir............................................................................................33

BAB III METODE PENELITIAN...........................................................................34

A. Tempat dan Waktu Penelitian..........................................................................34

B. Pendekatan dan Metode Penelitian..................................................................34
C. Sumber data.....................................................................................................35
vi
 D. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data.......................................................36
E. Teknik Penguji Keabsahan Data......................................................................40
F. Teknik Analisis Data........................................................................................40

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN.........................................43

A. Deskripsi Lokasi Penelitian.............................................................................43

1. Sejarah Singkat SMA PGRI Jakarta.........................................................43
2. Visi, Misi dan Tujuan SMA PGRI 3 Jakarta.............................................44
3. Struktur Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta.................................................45
4. SDM di SMA PGRI 3 Jakarta...................................................................46
5. Jumlah Peserta Didik di SMA PGRI 3 Jakarta..........................................47
6. Sarana dan Prasarana SMA PGRI 3 Jakarta..............................................47
B. Deskripsi Hasil Penelitian................................................................................49
1. Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta......................................49
2. Daftar Arsip Vital SMA PGRI 3 Jakarta...................................................58

BAB V PENUTUP....................................................................................................101

A. KESIMPULAN..............................................................................................101
B. SARAN..........................................................................................................102

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................104

LAMPIRAN – LAMPIRAN....................................................................................107

vii
 DAFTAR

Tabel 2. 1 Contoh Daftar Arsip Vital.......................................................................................25

Tabel 2. 2 Metode Perlindungan Arsip dari Bahaya Manusia dan Bencana Alam..................27
Tabel 3. 1 Rincian Kegiatan Penelitian....................................................................................34
Tabel 3. 2 Kisi-Kisi Observasi.................................................................................................36
Tabel 3. 3 Kisi-Kisi Wawancara Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta...............38
Tabel 3. 4 Kisi-Kisi Studi Dokumentasi Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta....39
Tabel 4. 1 Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan SMA PGRI 3 Jakarta............................46
Tabel 4. 2 Data Kondisi Peserta Didik SMA PGRI 3 Jakarta..................................................47
Tabel 4. 3 Keadaan Sarana dan Prasarana di SMA PGRI 3 Jakarta........................................48
Tabel 4. 4 Fasilitas Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta.............................................................57
Tabel 4. 5 Program Pengembangan SMA PGRI 3 Jakarta......................................................61
Tabel 4. 6 Jenis Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Substantif SMA PGRI 3 Jakarta.........72
Tabel 4. 7 Jenis Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Fasilitatif SMA PGRI 3 Jakarta..........79
Tabel 4. 8 Analisis Hukum Dan Analisis Resiko Terhadap Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3
Jakarta....................................................................................................................88
Tabel 4. 9 Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta............................................................93

viii
 DAFTAR

Gambar 3. 1 Triangulasi Metode.............................................................................................40

Gambar 3. 2 Teknik Analisis Data Kualitatif Miles dan Hubberman......................................41
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta...........................................................46
Gambar 4. 2 Dapodik SMA PGRI 3 Jakarta............................................................................50
Gambar 4. 3 Pemeliharaan Arsip.............................................................................................52
Gambar 4. 4 Letak Penyimpanan Arsip Di Ruang Tata Usaha...............................................54
Gambar 4. 5 Duplikasi Arsip Yang Disimpan.........................................................................98

ix
 DAFTAR

Lampiran 1 : Pedoman Wawancara.......................................................................................108

Lampiran 2 : Hasil Wawancara Kepala SMA PGRI 3 Jakarta..............................................110
Lampiran 3 : Hasil Wawancara Kepala Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta...........................112
Lampiran 4 : Hasil Wawancara Staff Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta...............................118
Lampiran 5 : Hasil Studi Dokumen.......................................................................................121
Lampiran 6 : Dokumentasi Penelitian....................................................................................128
Lampiran 7 : Surat Bimbingan Skripsi...................................................................................131
Lampiran 8 : Surat Permohonan Izin Penelitian....................................................................132
Lampiran 9 : Surat Keterangan Penelitian.............................................................................133
Lampiran 10 : Hasil Uji Referensi.........................................................................................134

x
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini kebutuhan akan informasi sangat diperlukan tidak hanya
untuk individual seseorang melainkan juga organisasi atau lembaga pemerintah,
swasta maupun lembaga pendidikan. Kebutuhan seseorang akan informasi dapat
diperoleh dari berbagai sumber dan melalui berbagai media. Informasi yang diperoleh
dapat berupa informasi terekam atau tidak terekam. Informasi terekam dapat
diperoleh seseorang dalam berbagai bentuk seperti foto, video, surat, bahkan
lembaran-lembaran manuskrip. Berbagai informasi terekam tersebut yang diperoleh
dari hasil kegiatan organisasi ataupun lembaga disebut arsip.
Pelaksanaan kegiatan operasional setiap lembaga baik pemerintah, swasta maupun
pendidikan tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip. Pada dasarnya arsip
merupakan bukti otentik yang tercipta dari adanya kegiatan administrasi baik pada
sebuah organisasi dan lembaga. Sekolah sebagai lembaga pendidikan tentu memiliki
banyak arsip yang tercipta dari kegiatan operasionalnya. Arsip yang dimiliki suatu
lembaga pendidikan tidak hanya dapat digunakan untuk merencanakan suatu kegiatan
tetapi juga berisi informasi penting dari adanya kegiatan yang pernah dilaksanakan.
Seiring banyaknya kegiatan yang dilakukan, pihak lembaga dan instansi
perkantoran tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik dari
kegiatannya, secara lengkap dan akurat apabila lembaga tersebut hanya mengandalkan
ingatan untuk melacak setiap aktivitasnya jika tidak memiliki pengelolaan arsip yang
baik dan teratur. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Andrew Griffin dan Michael Roper
dalam Organising and Controlling Current Records bahwa “No government body or
business could survive without making records of its activities. No office could
operate successfully if it had to rely on memory alone to keep track of every
transaction. Without records, all organized administration would quickly come to a
halt.”1 Maka sudah merupakan suatu kewajiban bagi setiap lembaga untuk
melaksanaan penyelamatan arsip yang dimiliki sehingga akan menghindarkan arsip
dari kerusakan dan kehilangan.

1
Andrew Griffin and Michael Roper, Organising and Controlling Current Records, Managing Public
Sector Records : A Study Programme (London: International Records Management Trust, 1999),
https://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_organising.pdf. h. 7

1
 2

Arsip memiliki peran penting mengingat arsip tercipta dari proses

penyelenggaraan administrasi serta pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang terjadi,
karena seseorang tidak dapat mengingat semua dokumen penting dan kompleks yang
terjadi pada sebuah organisasi atau lembaga dalam upaya pemenuhan tertib
administrasi. Hal ini senada dengan pernyataan The Liang Gie yang menyebutkan
bahwa, ―People Forget, Record Remember” (orang bisa lupa, arsip selalu ingat).2
Menyadari nilai serta peran penting arsip, Pemerintah telah memberlakukan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat (2), menyebutkan bahwa yang
dimaksud arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 3 Dengan kata lain
yang dimaksud dengan berbagai bentuk serta media dalam undang-undang ini
meliputi bentuk tertulis dan terekam, yang dapat dilihat maupun yang dapat didengar,
serta melalui berbagai format media sesuai dengan perkembangan teknologi.
Secara garis besar, berdasarkan kegunaannya arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di
berbagai kantor dan digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan
kegiatan administrasi lainnya.4 Bagian arsip dinamis yang dapat dikatakan memiliki
sifat serta peran yang penting bagi sebuah organisasi atau lembaga yakni arsip vital.
Pada dasarnya arsip vital merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis, hal ini
sesuai yang tercantum juga dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 9 ayat (2) yang dijelaskan bahwa
―pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : arsip vital,
arsip aktif, arsip inaktif.‖5 Dengan demikian jelas bahwa pengelolaan arsip vital
merupakan bagian dari manajemen arsip dinamis.
Sebagaimana dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
6 tahun 2005 tentang pedoman perlindungan, pengamanan dan penyelamatan
dokumen/arsip vital negara bahwa, dokumen/arsip vital negara untuk selanjutnya
2
The Liang Gie, Admnistrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta:Liberty, 2000). h. 116
3
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan‖ (2009),
https://jdihn.go.id/files/4/2009uu043.pdf. h. 3
4
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). h. 2
5
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Op. Cit.
h.13.
 3

disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada
keberadan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi
mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi.6 Maka
setiap organisasi atau lembaga tidak terkecuali lembaga pendidikan mutlak mengelola
arsip vital dengan baik, karena apabila terjadi kehilangan, arsip vital tidak dapat
tergantikan.
Terselenggaranya pengelolaan arsip yang baik khususnya arsip vital pada lembaga
pendidikan harus dapat menjamin keberadaan arsip bagi internal, mitra lembaga
maupun keselamatan arsip tersebut. Sehingga dapat meminimalisir kesalahan
terhadap informasi yang dibutuhkan, karena semakin besar pengaruh bidang kearsipan
terhadap kelancaran kegiatan organisasi, menunjukan tingginya keberhasilan
pengelolaan arsip di lembaga tersebut.
Walaupun pengelolaan arsip terutama arsip vital penting dilakukan oleh setiap
lembaga, namun kearsipan belum sepenuhnya mendapat perhatian. Hal ini
berdasarkan kenyataan yang seringkali kita jumpai pada beberapa lembaga khususnya
sekolah yang menyamaratakan pengelolaan arsip surat biasa dengan arsip vital. Dapat
dikatakan sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang harus dapat menjamin
keberadaan dokumen penting dan arsip vital yang dapat menjadi bahan
pertanggungjawaban baik siswa, guru bahkan keberlangsungan hidup sekolah
tersebut, seringkali belum dapat memaksimalkan pengelolaan arsip vitalnya.
Mengingat hilangnya arsip vital dapat berdampak buruk bagi sekolah seperti
hilangnya informasi karena arsip yang hilang tidak dapat tergantikan bahkan dapat
menyebabkan berhenti beroprasinya sekolah. Maka dari itu, arsip vital membutuhkan
perhatian, perlindungan serta penataan yang baik dan sesuai aturan yang ditentukan.
Sesuai dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 Tahun
2015 tentang Pedoman Arsip Vital telah dijelaskan bahwa arsip vital mempunyai
manfaat yang besar bagi instansi penciptanya yang bukan hanya berfungsi sebagai
arsip pada umumnya, melainkan dapat menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan

6
Arsip Nasional., ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara‖ (2005),
https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA_16_2009_pembagian urusan kearsipan.pdf.
 4

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.7
Mengingat pentingnya pengelolaan arsip vital, setiap lembaga pendidikan yang
menjalankan kegiatan operasionalnya secara aktif dari berdirinya sekolah tersebut
sampai saat ini tentu memiliki data, dokumen, informasi penting yang perlu dikelola,
demikian halnya dengan SMA PGRI 3 Jakarta. Secara historis sebagai sekolah yang
telah berdiri selama 40 tahun SMA PGRI 3 Jakarta sudah seharusnya melaksanakan,
menyelamatkan, dan mengelola arsip hasil rekaman berbagai kegiatan lembaganya
sendiri. Oleh sebab itu pengelolaan yang baik terhadap arsip vital akan membantu
proses penemuan kembali arsipnya apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh sekolah
serta pihak yang bersangkutan
Selayaknya sebuah sekolah yang terdapat anggota mulai dari kepala sekolah, guru,
tenaga kependidikan serta banyaknya peserta didik yang menimba ilmu pada sekolah
ini tentu pekerjaan yang berhubungan dengan arsip semakin kompleks. Hal ini tentu
menuntut pihak sekolah untuk mengelola serta memiliki sarana dan prasarana yang
memadai untuk dapat mendukung penataan, penyimpanan dan perlindungan arsip
vital.
Berdasarkan hasil observasi awal dengan kepala sekolah dan kepala tata usaha
SMA PGRI 3 Jakarta, dikatakan bahwa arsip vital yang ada dan diterima di sekolah
tersebut berupa seperti ijazah siswa, surat izin operasional sekolah, sertifikat tanah,
nomor induk sekolah, izin mendirikan bangunan, surat keterangan pengangkatan
kepala sekolah dan arsip vital lainnya. Arsip vital yang tercipta tersebut memerlukan
penataan serta perlindungan dengan tujuan supaya arsip terhindar dari berbagai faktor
kerusakan dan dapat dipergunakan selama sekolah tersebut beroperasi.
Berdasarkan hasil temuan penulis di lapangan terdapat permasalahan pengelolaan
arsip vital seperti pemeliharaan terhadap arsip yang memiliki kurun waktu
penyimpanan yang lama dan meretensi arsip yang telah habis masa berlakunya juga
diperlukan, karena tentu akan mempengaruhi proses temu kembali arsip.
Diperlukannya pula prosedur pengeloaan arsip vital yang dimiliki sekolah. Tidak
adanya ruang khusus arsip vital juga menjadi masalah tersendiri bagi sekolah, karena
sangat memungkinkan arsip vital tercampur dengan arsip lainnya. Hal tersebut

7
Arsip Nasional., ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 Tahun 2015 Tentang
Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia‖ (2015),
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_49_2015.pdf., h. 7
 5

menuntut pihak sekolah untuk lebih lagi memberikan perlindungan terhadap arsip
khususnya arsip vital bagi sekolah, baik itu perlindungan fisik maupun informasi
arsip. Dengan adanya pemeliharaan dan penyimpanan yang baik, sekolah dapat
memberikan jaminan bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi, mengamankan
dan melindungi serta menyelamatkan dan memulihkan arsip vital apabila terjadi
kelalaian manusia dan bencana alam.
Berdasarkan latar belakang di atas, untuk mengetahui pengelolaan arsip vital dari
penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta jenis arsip vital apa saja yang
tercipta dari pelaksanaan tugas dan fungsi di SMA PGRI 3 Jakarta yang sesuai
prosedur dan upaya dalam pengamanan dan perlindungan serta penyelamatan dan
pemulihan terhadap arsip vital yang dimiliki sekolah. Diharapkan dapat dilaksanakan
dan diterapkan secara optimal sehingga dapat menghindari kesalahan dalam
pengelolaan dan pengelompokan arsip vital. Penulis tertarik untuk meneliti lebih
lanjut melalui sebuah penelitian yang berbentuk skripsi dengan judul “Pengelolaan
Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta“

B. Identifikasi Masalah
Adapun identifikasi masalah dari yang sesuai dengan permasalahan di SMA PGRI 3
Jakarta adalah :
1. Belum optimalnya pengelolaan arsip vital yang sesuai prosedur di SMA PGRI 3
Jakarta
2. Minimnya sarana prasarana dalam pelaksanaan pengelolaan arsip vital di SMA
PGRI 3 Jakarta
3. Tidak optimalnya kegiatan penyelamatan dan pemulihan arsip vital di SMA PGRI
3 Jakarta
4. Kurangnya upaya dalam proses pemeliharaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta
5. Tidak adanya rekod center di SMA PGRI 3 Jakarta.

C. Batasan Masalah
Dalam rangka memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang
telah dipaparkan di atas, maka penelitian ini akan dibatasi hanya pada pengelolaan
arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta yang mencakup proses penggunaan, penyimpanan
dan pemeliharaan, serta mengidentifikasi arsip vital apa saja yang tercipta untuk dapat
 6

diamankan, dilindungi dan diselamatkan dari kehilangan yang disebabkan kelalaian

manusia secara tepat.

D. Rumusan Masalah
Bertitik tolak dari latar belakang di atas, penulis merumuskan masalah sebagai
berikut : Bagaimana Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Vital (mencakup penggunaan,
penyimpanan dan pemeliharaan serta mengidentifikasi arsip vital) di SMA PGRI 3
Jakarta ?

E. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pengelolaan arsip vital yang
tercipta di SMA PGRI 3 Jakarta.

F. Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan dari penelitian di atas manfaat yang inggin dicapai dari
penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Teoritik
Kegunaan teoritik penelitian ini ialah sebagai masukan dan sumbangan
pemikiran untuk para stakeholder sekolah dan pihak-pihak yang khususnya dalam
pengelolaan arsip vital sekolah.

2. Manfaat Praktik
Kegunaan praktik dari penelitian ini ialah untuk masukan dan sumbangan
perencanaan program pengelolaan arsip vital bagi SMA PGRI 3 Jakarta mengenai
pentingnya mengetahui jenis arsip-arsip vitalnya untuk dapat mengelola,
menentukan prosedur pengamanan dan penyelamatan dengan tepat. Selain itu
penelitian ini merupakan salah satu pengalaman besar penulis, karena dengan
dilakukanya penelitian ini penulis dapat memperdalam dan memperluas wawasan
pengetahuan mengenai arsip vital yang ada di sekolah.
 BAB II
KAJIAN TEORI

A. Deskripsi Teoritik

1. Arsip

a. Pengertian Arsip
Terdapat beberapa definisi mengenai arsip, perbedaan definisi ini dapat
dipengaruhi oleh berapa sudut pandang atau ruang lingkupnya. Menurut
Sugiarto dan Wahyono menyatakan bahwa arsip merupakan sumber data,
karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai
kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-
kegiatan pengambilan keputusan.8
Selanjutnya menurut Basir Bartos, ―arsip dapat diartikan sebagai suatu
badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/ warkat-
warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar,
baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non
pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan.‖9
Kedua pernyataan di atas diperkuat oleh Caroline Williams yang
mendefinisikan arsip ialah “Recorded information, in any form, including data
in computer systems, created or received and maintained by an organisation
or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as
evidence of such activity.”10 Dengan kata lain arsip adalah informasi yang
terekam dengan berbagai bentuk media tak terkecuali dalam sistem komputer,
baik yang diciptakan maupun diterima serta dikelola organisasi atau individu
dalam kegiatan bisnis maupun urusan lain yang dijaga sebagai bukti
terselenggaranya suatu aktivitas.

Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan di atas, dapat

ditarik kesimpulan bahwa arsip adalah rekaman hasil kegiatan dalam berbagai
bentuk seperti media, dokumen, berkas dan naskah yang berfungsi sebagai

8
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005). h. 1
9
Bashir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2016). h.2
10
Caroline Williams, Managing Archieves Foundation, Principles,and Practice, (Oxfort: Chandos
Publishing, 2006). h.6

7
 8

pusat ingatan dan informasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau
organisasi sebagai bukti pernah terlaksannya suatu kegiatan.

b. Jenis-jenis Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis :
1) Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.11
Arsip dinamis yang tercipta oleh berbagai organisasi memiliki jenis
dan tingkat penggunaan yang berbeda sesuai dengan kurun waktunya
masing-masing. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor
43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 9 ayat (2), yang meliputi arsip
dinamis ialah sebagai berikut :
a) Arsip Vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
b) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
c) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah
menurun.12
Selain itu, menurut Elizabeth Stepherd and Geoffrey Yeo dalam
bukunya yang berjudul Managing Records a handbook of principles and
practice dijelaskan bahwa berdasarkan frekuensi penggunaannya, arsip
dinamis terbagi menjadi tiga yaitu :
a) Current Records adalah rekod yang secara teratur masih digunakan
dan akan terus dipelihara keasliannya pada suatu organisasi.
b) Semi Current Records adalah rekod yang sudah jarang diperlukan
dalam menjalankan kegiatan bisnis dan operasionalnya sehingga arsip
tersebut dapat dipindahkan dari unit pencipta (office) ke pusat arsip
sehingga dapat disusutkan.

11
Barthos, Op. Cit., h. 4
12
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Loc. Cit.
 9

c) Non Current Records adalah rekod yang sudah jarang digunakan

bahkan tidak lagi digunakan secara teratur.13
Berdasarkan dengan beberapa pernyataan di atas, dapat dikatakan arsip
dinamis ialah arsip aktif yang secara langsung sering digunakan dalam
kegiatan operasional suatu lembaga atau instansi. Oleh karena itu, arsip
jenis ini memiliki nilai guna yang masih tinggi bagi sebuah organisasi
atau lembaga guna perencanaan maupun penyelenggaraan kegiatan.
2) Arsip Statis adalah arsip yang berasal dari arsip dinamis yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan penyelengaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.14

2. Arsip Vital
a. Pengertian Arsip Vital
Terdapat berbagai pendapat mengenai arsip vital diantaranya seperti,
Menurut Blake Richardson memberikan definisi arsip vital sebagai rekod
penting organisasi yang dapat digunakan untuk membangun organisasi
berdasarkan hukum yang berlaku, seperti : SK pendirian suatu organisasi atau
lembaga, kontrak jangka panjang, perjanjian kerjasama dan lain sebagainya.
“organizationally vital records are items such as articles of incorporation,
boards of directors minutes, and by laws vital records of this nature help an
organization reestablish its legal existence.“15 Pernyataan tersebut artinya
bahwa arsip vital merupakan bukti hukum dan prasyarat yang secara sah
dapat digunakan suatu organisasi untuk menunjang operasionalnya
berdasarkan hukum yang berlaku.
Pernyataan mengenai arsip vital lainnya yang dikemukakan oleh Ira
Penn dalam Records Management Handbook 2nd ed, yakni “Vital records
are those records essential to the continued functioning or an organization
during and after an emergency and those records whitch protect the rights and
interests of the organization, employees, stockholders, customers and the

13
Elizabeth Stepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles and Practice,
(London: Faced Publishing, 2003). h. 6
14
Sambas Ali Muhidin and Hendri Winata, Manajemen Kearsipan (Bandung: Pustaka Setia, 2018). h.5
15
Blake Richardson, Records & Information Management 2.0 For Dummies, (Indianapolis: Wiley
Publishing, Inc, 2011). h. 5
 1

public”16 Pernyataan tersebut berarti bahwa arsip vital merupakan rekod

penting yang dapat memberikan bukti status legal bagi sebuah organisasi yang
melindungi asset, kepentingan organisasi, pegawai, pelanggan, para pemegang
saham dan masyarakat.
Berdasarkan definisi arsip vital di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
vital merupakan suatu rekaman penting yang dijadikan sebagai bukti status
legal suatu organisasi, pegawai, pelanggan, serta para pemegang saham dan
masyarakat, yang diperlukan dalam kelangsungan hidup organisasi terutama
dalam keadaan darurat, karena apabila hilang tidak dapat tergantikan dan
diperbaharui serta tanpa keberadaannya, maka sebuah organisasi akan terhenti
aktivitasnya.

b. Ciri-ciri Arsip Vital

Dalam upaya untuk melindungi arsip vital secara tepat perlu dilakukan
dengan perencanaan yang matang dengan melakukan analisis terhadap arsip
vital. Adanya perencanaan yang matang juga dapat digunakan sebagai dasar
pengelolaan arsip lainnya. Dengan adanya analisis terhadap arsip vital maka
akan mempermudah dalam mengenali arsip vital. Adapun ciri-ciri arsip vital,
yaitu harus ada demi kelangsungan hidup organisasi, fisik dan informasinya
memerlukan perlindungan dan pengamanan, fisik arsipnya tidak dapat
tergantikan, merupakan asset bagi organsasi, memiliki fungsi dinamis, dan
diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.17
Selanjutnya dalam Lampiran Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia No. 6 Tahun 2005, dijelaskan bahwa kriteria arsip vital
adalah sebagai berikut :
1) Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat
digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
2) Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan
instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekontruksi
apabila terjadi bencana;
3) Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi.
4) Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.18

16
Ira A. Penn, Gail B. Pennix, and Jim Coulson, Records Management Handbook 2nd Ed (England:
Gower Publishing, 1994). h.130
17
Musrifah, ―Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Yogyakarta,‖ Jurnal
Kajian Informasi Dan Perpustakaan 4 (2016), http://jurnal.unpad.ac.id/jkip/article/view/10025/4804. h. 139
18
Arsip Nasional, Op. Cit.
 1

Maka dari itu untuk mengetahui bahwa arsip tersebut vital atau tidak
dibutuhkan pemahaman mengenai tujuan dan fungsi organisasi. Masing-
masing organisasi memiliki tujuan dan fungsi organisasi yang berbeda.
Sehingga arsip vital disetiap organisasi juga akan berbeda.

c. Klasifikasi Arsip Vital

Pada prinsipnya klasifikasi arsip dilakukan dengan cara menilai
informasi dan memberikan kode pada arsip sehingga dapat membedakan arsip
sesuai dengan nilai informasinya. Selain itu penjelasan mengenai klasifikasi
arsip vital juga dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yang dibagi menjadi arsip
dinamis vital, penting, bermanfaat, dan tidak penting. Penjelasannya sebagai
berikut :
1) Arsip Dinamis Vital merupakan arsip dinamis yang diperlukan bagi badan
korporasi guna kelangsungan hidup badan korporasi. Musnahnya arsip
dinamis vital menyebabkan badan korporasi tidak dapat beroperasi.
2) Arsip Dinamis Penting merupakan arsip dinamis yang diperlukan untuk
melanjutkan kegiatan badan korporasi. Arsip dinamis penting dapat diganti
namun memerlukan biaya yang mahal. Waktu dan tenaga yang digunakan
untuk mengganti arsip dinamis ini tidaklah murah.
3) Arsip Dinamis yang Bermanfaat adalah arsip dinamis yang diperlukan
agar kegiatan badan korporasi tidak terganggu, disebut pula arsip dinamis
kelas 3. Arsip dinamis yang bermanfaat dapat dibuatkan salinan salinan
atau reproduksi, walaupun demikian kehilangan arsip dinamis yang
bermanfaat dapat menyebabkan gangguan.
4) Arsip Dinamis Tidak Penting merupakan arsip dinamis yang tidak
memiliki nilai bagi badan korporasi, disebut pula arsip dinamis kelas 4.19
Tujuan serta fungsi suatu lembaga atau organisasi juga mempengaruhi dalam
pengklasifikasian arsip vital, karena setiap organisasi memiliki tujuan serta fungsi
yang berbeda. Maka dalam setiap periode waktu tertentu arsip dapat bernilai vital
bagi sebuah organisasi tetapi dalam periode waktu yang akan datang, nilai dari
suatu arsip itu dapat berkurang nilai vitalnya bahkan dapat menjadi hilang nilai
vitalnya bagi sebuah organisasi.

19
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). h. 231-232
 1

3. Pengelolaan Arsip Vital

Pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis,
maka oleh sebab itu pengelolaan arsip vital disesuaikan dengan pengelolaan arsip
dinamis yang meliputi penciptaan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.
Namun dalam tahap penciptaan arsip, sekolah tidak termasuk dalam pencipta
arsip. Sesuai dengan yang disebutkan oleh Sovia Rosalin bahwa untuk
penyelenggrara kearsipan tingkat nasional adalah ANRI, tingkat provinsi adalah
pelaksanaanya lembaga kearsipan provinsi, tingkat kabupaten/kota adalah
lembaga kearsipan daerah/kota, dan tingkat perguruan tinggi pelaksananya adalah
perguruan tinggi.20 Arsip vital termasuk arsip aktif yang menandakan arsip ini
masih sering digunakan oleh organisasi, namun apabila masa retensinya sudah
menurun untuk fase penyusutannya dapat dilakukan dengan purging
(penyingkiran), transfer (pemindahan), dan disposisi untuk menentukan nilai guna
arsip apakah dimusnahkan atau disimpan permanen.21
Sehingga dalam pengelolaan arsip vital, berikut beberapa proses yang akan
dibahas diantaranya penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
dengan sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip
vital, serta Berikut penjelasan lengkapnya :
a. Penggunaan Arsip
Penggunaan yaitu pemanfaatan arsip yang digunakan untuk berbagai
kepentingan seperti untuk bahan pengambilan keputusan organisasi, sumber
referensi ilmiah, bahan penelitian, maupun untuk kepetingan yuridis. 22 Pada
tahap ini arsip vital sangat rentan terhadap kehilangan, kerusakan dan
kebocoran informasi, oleh karena itu tahap penggunaan arsip tidak boleh
dilakukan secara sembarang baik orang yang menggunakan atau cara
penggunaanya. Arsip yang akan pinjam juga perlu dicari dan ditemukan
dengan cepat. Oleh karena itu prosedur penggunaan arsip sangat diperlukan

20
Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis (Malang: UB Press, 2017). h.10
21
Suhardo Soeratani, ―Arsip Vital Sebagai Darah Kehidupan Organisasi,‖ Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah Provinsi DIY, 2009,
http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/106/8acbaed284b32759c41a23696c3ca837.pdf. h. 5
22
Sutirman, ―Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,‖ Jurnal Efisiensi XIII (2015): 96–109,
https://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi/article/download/7861/6731. h. 103
 1

guna arsip tetap terjaga baik kerapian dan juga keamanannya. Berikut
penjelasan mengenai peminjaman arsip serta penemuan kembali arsip :
1) Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip memiliki proses atau prosedur tersendiri, hal ini
sebaiknya diatur supaya tidak mengalami kehilangan arsip dari tempat
penyimpanan. Menurut Mulyadi dalam Pengelolaan Arsip Berbasis
Otomasi ―peminjaman merupakan keluarnya arsip dari
tempat penyimpanannya karena dipinjam, baik oleh atasan sendiri, teman
satu unit kerja, ataupun dari unit kerja lain dalam organisasi.‖23
Terkadang arsip yang dipinjam oleh pihak yang bersangkutan tidak
hanya satu lembar tetapi memerlukan satu dokumen. Melihat hal tersebut
peminjaman arsip perlu memiliki prosedur yang dapat menyeragamkan
kegiatan peminjaman arsip, agar kondisi arsip dapat terkendali dan dapat
diketahui dimanapun arsip itu berada.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam peminjaman
arsip. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, hal yang perlu
diperhatikan tersebut diantaranya :
a) Pengelola arsip menyediakan buku peminjaman dan formulir
pinjaman.
b) Pengelola arsip memberikan lembar peminjaman kepada peminjam
arsip untuk mengisikan identitas diri (nama, alamat, arsip yang
dipinjam, lama pinjaman, tanggal kembali, dan tanda tangan
peminjam)
c) Pengelola arsip mencatat isi lembar dan memintakan tanda tangan
peminjam pada buku peminjaman dan formulir peminjaman dibuat
rangkap 2.
d) Meletakan lembar peminjaman sebagai pengganti arsip yang dipinjam
dan sesuai dengan fungsinya.24
Setelah memperhatikan beberapa pendapat di atas, dapat diambil
kesimpulan bahwa dalam peminjaman arsip diperlukan kesesuaian dengan
prosedur yang ada pada tiap-tiap instansi atau dapat juga dengan cara
mencatatnya ke dalam buku daftar peminjam arsip dengan disertakan kartu
pinjam agar dapat diketahui pihak yang mempergunakan, waktu
peminjaman dan lawa waktu peminjaman, serta kapan arsip tersebut harus

23
Mulyadi, Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2016). h. 39
24
Sugiarto and Wahyono, Op.Cit., h. 79-81
 1

dikembalikan oleh pihak yang meminjam. Hal ini dilakukan agar tidak
terjadi kehilangan arsip dan dapat dikembalikan tepat pada waktunya.
2) Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip merupakan proses bagaimana arsip tersebut
ditemukan sesuai dengan kaidah sistem kearsipan yang berlaku pada saat
dibutuhkan. Kemudahan penemuan kembali arsip sangat penting karena
setiap keputusan harus diambil dengan cepat, tepat dan cermat agar
kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu.25 Dapat dikatakan bahwa
dalam penemuan kembali arsip bukan sekedar menemukan berkas-berkas
dari tempat penyimpanannya, tetapi lebih pada pokok pentingnya adalah
informasi yang terkandung di dalam dokumen dapat ditemukan dengan
cepat dan tepat.
Selanjutnya agar terlaksananya keseragaman serta kefektifan waktu
dalam kegiatan penemuan kembali arsip, diperlukan prosedur-prosedur
sebagai berikut :
a) Peminjam diharuskan mengisi formulir peminjaman yang berisi : nama
peminjam, nomor dan jenis arsip yang dipinjam, tanggal kembali, dan
pengesahan petugas.
b) Menaruh kartu substitusi dan disimpan ditempat arsip tersebut diambil.
c) Hanya sekertaris dan orang yang diberi tanggung jawab yang dapat
mengambil arsip
d) Adanya tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam (menagih atau
mengingatkan).26
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem atau
prosedur penemuan kembali arsip sangat menentukan kecepatan dan
ketepatan informasi yang dibutuhkan. Pemahaman akan cara-cara ataupun
prosedur yang berlaku juga perlu diperhatikan oleh para personil yang
ditugaskan guna efisensi waktu. Terakhir, kecepatan dan ketepatan
penemuan kembali arsip merupakan cerminan baik atau tidaknya kearsipan
pada suatu lembaga.

25
Farida Wirawanty, ―Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dalam Upaya Meningkatkan
Efisiensi Penemuan Kembali Arsip Di Kantor Perpustakaan Umum Dan Arsip Kabupaten Pamekasan,‖ Jurnal
Pendidikan Administrasi Perkantoran 2 (2014),
https://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/download/9333/9248. h. 8
26
Tengku Darmansah, Manajemen Perkantoran (Medan: LPPPI, 2019). h.78
 1

b. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan suatu tindakan kuratif untuk
melindungi, memperbaiki, serta merawat fisik arsip yang sudah mengalami
degradasi dari kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor perusak arsip agar
informasinya tetap terpelihara.27 Berdasarkan tersebut dapat disimpulkan
bahwa kegiatan pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dapat menjamin
kelestarian informasi arsip dan memperpanjang nilai guna dan bertujuan untuk
mencegah kerusakan arsip dari faktor perusak, supaya arsip dapat terjaga baik
secara fisik maupun informasi.
1) Tujuan dan Fungsi Pemeliharaan Arsip
Tujuan yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip meliputi
menyelamatkan nilai informasi dan fisik dokumen, mengatasi kendala
kekurangan ruangan dan mempercepat perolehan informasi, seperti
dokumen yang tersimpan di dalam CD sangat mudah untuk diakses, baik
dari jarak dekat dan jauh sehingga penggunaannya menjadi optimal.28
Lebih lanjut tujuan dari pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan
dua cara yaitu pertama, untuk mencegah risiko kerusakan dalam jangka
waktu yang cepat dapat dilakukan dengan pemilihan fasilitas sarana
prasarana dan penyimpanan yang berkualitas baik serta penanganan yang
tepat oleh staff. Kedua, mengidentifikasi atau menggandakan bagian yang
rusak untuk diperbaiki agar informasi tetap dapat diakses.29
2) Upaya Pemeliharaan Arsip
Menurut Armida Silvia Asriel upaya dalam pemeliharaan arsip secara
fisik dapat dilakukan, diantaranyasebagai berikut :
a) Pengaturan Ruangan dijaga agar tetap kering, terang, memiliki
ventilasi yang merata dan terhindar dari kemungkinan serangan api,
air, serangga dan sebagainya.
b) Tempat penyimpanan hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembapan yang
diinginkan perlu dipenuhi.
27
Istu Putri Ardhini and Sri Indrahti, ―Hubungan Perawatan Dan Pelestarian Arsip Karesidenan
Semarang Tahun 1800-1880 Terhadap Kualitas Layanan Fisik,‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan 4 (2015),
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/download/9731/9452. h.2
28
Ade Nufus, ―Preservasi Arsip,‖ Jurnal LIBRIA 9 (2017), https://www.jurnal.ar-
raniry.ac.id/index.php/libria/article/download/2405/1744. h. 213
29
Ibid., h. 215
 1

c) Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan meletakan kapur
barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan
penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d) Larangan-larangan seperti membawa atau makan di tempat
penyimpanan arsip dan larangan dalam ruangan penyimpanan dilarang
merokok (karena bahaya percikan api dapat menimbulkan banyak
kebakaran). 30
Banyaknya faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip,
menjadikan pemeliharaan serta perlindungan arsip sebuah kewajiban bagi
setiap organisasi pencipta dan penerimanya. Bermacam cara yang dapat
dilakukan dalam mencegah rusaknya arsip diantaranya sebagai berikut :
a) Bahaya api dapat dilakukan dengan cara mendesain gedung/tempat
penyimpanan yang tahan api, menggunakan bahan tidak mudah
terbakar, menyiapkan perlengkapan pencegahan kebakaran, menjauh
dari sumber api, dan pembuatan prosedur teknis dan bekerjasama
dengan instansi pemadam kebakaran.
b) Bahaya air dapat dilakukan dengan penempatan lokasi penyimpanan
yang aman dari banjir, rak dan lemari yang tertutup untuk mencegah
arsip bercampur dengan lumpur jika terjadi banjir bandang atau
longsor serta perawatan dan pemeliharaan gedung.
c) Bahaya hewan dan rayap dapat diatasi dengan penyemprotan,
pemeriksaan, pengasapan dan fumigasi .
d) Bahaya alam diatasi dengan mengatur suhu dan kelembaban,
membersihkan arsip dari debu.31
Penggunaan media arsip yang berbeda-beda maka penanganannya juga
berbeda sesuai dengan bahan dasar arsip tersebut. Berikut merupakan
beberapa upaya yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip sebagai
berikut :
a) Kamperisasi dengan memberikan kapur barus atau kamper ke sudut
ruangan boks arsip dan sebagainya.

30
Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2018). h. 286
31
Ibid., h. 293-294
 1

b) Fumigasi ialah upaya mencegah terjadinya kerusakan fisik arsip,

mengobati atau mematikan faktor biologis yang dapat merusak arsip.
c) Perawatan fisik arsip merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
melindungi fisik arsip dari kerusakan serta mempertahankan kondisi
arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan arsip yang rusak agar
nilai informasinya tetap terjaga dengan baik.32
Berdasarkan beberapa upaya diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
pemeliharaan arsip bertujuan untuk mencegah dan menjaga arsip serta
memperbaiki arsip yang telah mengalami kerusakan agar tidak bertambah
parah. Dalam pemeliharaan arsip, arsiparis juga perlu memperhatikan
media dan bahan arsip untuk menyesuaikan penanganan dan perawatan
yang tepat, Sehinga dapat tercapainya tujuan dari pemeliharaan yakni
terbebasnya arsip dari faktor perusak dan hilangnya arsip.

c. Penyimpanan Arsip
Setiap arsip pasti perlu untuk disimpan sesuai masa yang telah
ditentukan. Penyimpanan arsip merupakan pekerjaan yang dilaksanakan pada
arsip agar penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Dalam penyimpanan arsip, lokasi
penyimpanan arsip merupakan hal yang paling penting agar kegiatan yang
dilakukan dapat terorganisasi dengan baik. Pengorganisasian dapat dilakukan
dengan cara sentralisasi, desentralisasi atau gabungan antara keduanya.
Berikut merupakan Azas yang dapat digunakan dalam menentukan
penyimpanan arsip :
1) Azas Sentralisasi
Merupakan sistem penyimpanan arsip dimana semua dokumen
disimpan pada pusat penyimpanan. Unit lain pusat penyimpanan yang
ingin menggunakan arsip atau dokumen dapat meminta persetujuan
terlebih dahulu untuk dapat menggunakannnya sesuai keperluan.
2) Azas Desentralisasi
Merupakan sistem penyimpanan arsip yang pengelolaan dan
penyimpanaannya diserahkan pada masing-masing unit. Dalam sistem ini

32
Ibid., h. 304
 1

setiap unit ada yang memiliki tugas untuk mengatur serta mengelola
arsipnya sendiri.
3) Azas Kombinasi
Merupakan sistem penyimpanan arsip yang tiap-tiap bagian
penyimpanan dokumennya sendiri berada pada sistem Kontrol terpusat.33
Setelah memahami prosedur penyimpanan, langkah selanjutnya yaitu
menentukan sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. Menurut
Sedarmayanti bahwa terdapat 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan
filling yang dapat dipergunakan, yaitu: sistem abjad, sistem subyek, sistem
geografis, sistem nomor dan sistem kronologis. Rinciannya sebagai berikut
yaitu :
1) Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem penataan berkas yang pengkodeannya
berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi
pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu menyusun subjek
termasuk dalam urutan A sampai Z yang terbagi menjadi diantaranya
Nama orang, Nama perusahaan, Nama instansi pemerintah, Nama
organisasi sosial.34 Armida SilviaAsriel menambahkan penyimpanan arsip
pada folder dengan sistem abjad tersebut akan menjadi sangat mudah
apabila berkas atau arsip yang telah dipisahkan sesuai dengan abjad asal
surat masing-masing.35
2) Sistem Masalah/Perihal/Subjek
Sistem subjek adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan
yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan
yang menggunakan sistem ini. Untuk melaksanakan sistem ini perusahaan
harus menentukan masalah yang pada umumnya terjadi pada surat setiap
harinya.

33
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Erlangga, 2007). h.97-99
34
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Pendidikan (Bandung: Mandar Maju,
2001). h.195-196
35
Asriel,Op. Cit., h.105-106
 1

3) Sistem Angka/Nomor (numeric)

Sistem ini merupakan pemberkasan berdasarkan kelompok
permasalahan yang diberi nomor tertentu utuk dibuatkan daftar klasifikasi
arsipnya.
4) Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Cronoligical Filling System
Dalam sistem tanggal, pengelompokan berkas berdasarkan urutan
tanggal termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang dating
paling akhir ditempatkan paling akhir pula tanpa memperhatikan masalah
surat atau berkasnya.
5) Sistem Wilayah (Geografis)
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan daerah
wilayah tertentu, sesuai pembagian tertentu pula.36 Badri Munir Sukoco
menambahkan sistem geografis dapat dikelola menurut empat tingkatan
yaitu :
a) Nama Negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya
dikelompokan berdasarkan Negara yang bersangkutan
b) Nama Wilayah administrasi Negara setingkat provinsi.
c) Nama wilayah administrasi khusus.
d) Nama wilayah administrasi setingkat kabupaten.37
Melihat pemaparan kelima sistem di atas, penggunaan sistem perlu
disesuaikan dengan kebutuhan dari tiap-tiap kantor. Misalnya seperti kantor
yang tidak terlalu besar dan banyak berurusan dengan perseorangan dapat
menggunakan sistem abjad, yakni hanya memerlukan mengurutkan nama
orang atau nama badan yang bersangkutan. Jadi sebenarnya tidak ada sistem
penyimpanan terbaik yang dapat diterapkan dengan efektifitas yang sama.
Sehingga dapat dikatakan bahwa baiknya sistem penyimpanan itu tergantung
pada jenis, ukuran, sifat kerahasiaan arsip yang diterima oleh tiap kantor dan
kebutuhan serta kondisi kantor itu sendiri.

36
Sedarmayanti, Op.Cit., h196-199.
37
Sukoco, Op. Cit., h. 89-90
 2

d. Sarana dan Prasarana Arsip

Sebagai upaya mengurangi kesalahan dalam penataan serta
penyimpanan arsip, diperlukan peralatan dan perlengkapan yang dapat
mendukung sesuai jenis arsip yang disimpan. Keberhasilan dari pengelolaan
kearsipan juga dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Menurut Musliichah bahwa penyimpanan arsip vital
dilakukan di unit pengolah menggunakan sarana seperti folder, map gantung,
guide, dan filling cabinet.38 Pernyataan dari Musliichah tersebut sesuai dengan
sarana dan prasarana yang tertuang dalam pedoman program arsip vital oleh
badan kersipan nasional yang diantaranya seperti : ruang penyimpanan, filling
cabinert, horizontal cabinet, mini roll o’pack, pocket file (map menyerupai
amplop besar), sedangkan untuk penyimpanan arsip non kertas menggunakan
tempat penyimpanan bebas medan magnet dan pengatur suhu sesuai jenis
arsip.39
Sarana dan prasarana digunakan untuk mendukung pengelolaan arsip
yang baik, sehingga pemilihan dari sarana dan prasarana yang sesuai dengan
arsip yang dimilki juga perlu diperhatikan, berikut diantaranya :
1) Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan, hal ini untuk memastikan jenis
dan ukuran peralatan yang akan digunakan.
2) Frekuensi penggunaan arsip, hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas
lain dalam peralatan yang akan digunakan. Misalnya, arsip yang
frekeuensi penggunaanya tinggi, maka sebaiknya menggunakan alat yang
tanpa pintu, atau terbuka, sehingga mudah terbuka.
3) Lama disimpan arsip di file aktif dan file in aktif, hal ini untuk memastikan
jumlah atau daya tampung peralatan arsip.
4) Lokasi dari penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
5) Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan untuk
perluasannya.
6) Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in aktif.
7) Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan perkembangan
jumlah arsip yang akan disimpan.

Musliichah, Bunga Rampai Kearsipan (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2016). h. 60-61
38

Arsip Nasional., Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 Tahun 2015 Tentang
39

Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. h.11-12
 2

8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk

memastikan tingkat jaminan keamanan alat yang akan digunakan. 40
Berdasarkan jenis-jenis sarana dan prasarana di atas, pemilihan alat
yang akan digunakan tergantung pada kebutuhan setiap pengelola arsip.
Pemakaian peralatan yang tepat akan sangat mendukung dan berpengaruh
pada penyimpanan arsip. Tidak hanya akan melindungi informasi dan fisik
arsip, dengan adanya peralatan arsip yang memadai kegiatan penyimpanan
arsip akan berjalan lancar karena arsip dapat tertata sesuai dengan jenis dan
medianya. Selain itu kerapian juga akan mencerminkan tampilan kantor yang
akan membuat nyaman bagi siapa saja yang menempatinya. Serta
meminimalisir kendala-kendala dalam penyimpanan arsip.

e. Arsip Vital Berbasis Elektronik

Perkembangan teknologi di era globalisasi memberikan kemudahan
dalam mencari, menyimpan dan menyebarkan informasi. Kemudahan dan
kecepatan penyampaian informasi dapat mempercepat pengambilan keputusan
atas masalah-masalah sehingga dapat cepat terselesaikan. Perkembangan
teknologi ini berimbas juga pada bidang kearsipan. Salah satu dampaknya
ialah kemudahan pada pengelolaan arsip.
Arsip yang dipandang sebagai informasi penting serta rekaman
kegiatan bagi suatu organisasi dapat memanfaatkan kemajuan teknologi
tersebut untuk kemudahan serta efisien penyajian data dan informasi. Arsip
berbasis teknologi atau arsip elektronik telah diperkuat dan diakui sebagai
bukti hukum yang sah seperti yang tertuang dalam Penjelasan Undang-
Undang Nomor 19 Tahun 2016 pasal 5 ayat (1) atas Perubahan Undang-
Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik :
Bahwa keberadaan informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik
mengikat dan diakui sebagai alat bukti yang sah untuk memberikan
kepastian hukum terhadap penyelenggaraan sistem elektronik dan
transaksi elektronik, terutama dalam pembuktian dan hal yang
berkaitan dengan perbuatan hukum dilakukan melalui sistem
elektronik. 41
40
Sugiarto and Wahyono, Op. Cit. h. 65-66
41
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Tentang
Perubahan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik‖ (2016),
https://jdih.kominfo.go.id/storage/signature/output/bert001/92ea9a30-db01-4a8c-9ec3-
fd9a3cd19d08/555_signed.pdf., h. 4
 2

Atas dasar tersebut, penggunaan arsip elektronik dapat dijadikan

sebagai alat bukti yang sah telah diperkuat penggunaanya sesuai persyaratan
yang ada di dalamnya. Selain itu menurut Machsun Rofiudin bahwa arsip
elektronik diartikan sebagai kumpulan informasi yang direkam dan diolah
menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dengan
mudah dilihat dan dipergunakan kembali.42 Dengan kata lain arsip elektronik
adalah kemajuan teknologi pada bidang kearsipan dengan pemanfaatan mesin
komputer sebagai alat untuk memproses dan memudahkan pengelolaan arsip
pada suatu organisasi.
Menurut Sambas ali Muhidin, Henri Winata dan Budi Santoso, yang
menjelaskan bahwa arsip digital merupakan bagian arsip elektronik dalam
tahap pengelolaannya setidaknya meliputi dua hal yaitu penyimpanan dan
penemuan kembali arsip. Pada fase penyimpanan arsip digital yang termasuk
kegiatan pengelolaan arsip dimulai dari kegiatan alih media yaitu proses
pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk arsip lainnya
mengunakan alat pemindai (scanner) untuk mengamankan informasi arsip,
sampai penataan arsip dalam media baru. Sementara untuk penemuan kembali
arsip digital dapat dilakukan dengan : menyiapkan perangkat komputer tempat
arsip disimpan, membuka folder dan mencari file arsip yang akan dicetak, dan
kemudian melakukan pencetakan arsip.43
Dalam tahap pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan
arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media dan sistem penyimpanannya
serta perangkat lunaknya melalui beberapa langkah seperti : menciptakan
standar prosedur untuk menjamin keamanan pengguna informasi, melakukan
pemeriksaan dan penyesuaian sistem perangkat keras, melakukan
pemeliharaan perangkat lunak agar dapat dijalankan pada teknologi terbaru.44
Berdasarkan pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolan
arsip elektronik adalah memiliki banyak kelebihan. Hal ini dapat menjadi
pertimbangan untuk setiap organisasi untuk mengelola arsip vital berbasis

42
Machsun Rifauddin, ―Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi,‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Informasi Dan Kearsipan 4 (2016),
https://journal3.uin-alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/view/1754. h. 172
43
Sambas Ali Muhidin, Henri Winata, and Budi Santoso, ―Pengelolaan Arsip Digital,‖ Jurnal
Pendidikan Bisnis Dan Manajemen 2 (2016),
http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/download/1708/980. h.180-181
44
Rifauddin, Op. Cit., h. 175
 2

elektronik yang akan mudahkan organisasi mengelola, melindungi dan

memelihara arsip vitalnya.

4. Program Pengelolaan Arsip Vital

Mengelola arsip yang tercipta pada suatu organisasi membutuhkan prosedur
sebagai pedoman kegiatan. Tidak terkecuali dalam pengelolaan arsip vital yang
memiliki nilai penting bagi organisasi. Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI No.
49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan ANRI,
adapun prosedur kegiatannya meliputi sebagai berikut :
a. Prosedur pengelolaan meliputi identifikasi, penataan arsip vital dan menyusun
daftar arsip vital yang ada di unit kerja.
b. Perlindungan dan pengamanan arsip vital meliputi metode perlindungan arsip
vital, pengamanan fisik arsip vital dan pengamanan infromasi arsip vital.
c. Penyelamatan dan pemulihan.45
Lebih jelasnya mengenai pengelolaan arsip vital yang ada, sebagaimana telah
diatur dalam Peraturan Kepala ANRI No. 6 Tahun 2005 ialah sebagai berikut :
a. Identifikasi
Merupakan suatu kegiatan pendataan dan penentuan yang dilakukan
untuk melengkapi kriteria sebagai arsip vital. Hal ini bertujuan untuk
menghindari pengelompokkan semua arsip menjadi arsip vital. Adapun
tahapan dalam identifikasi adalah sebagai berikut :
1) Analisis organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja
yang memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis organisasi
dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi
informasi :
a) Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi
b) Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif
c) Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan
fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital
d) Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-
unit kerja potensial sebagai pencipta arsip vital.
e) Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.
2) Pendataan
Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data
tentang arsip vital. Pendataan ini dilakukan:
a) Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.

45
Arsip Nasional., Op. Cit. h.6
 2

b) Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis

arsip vital pada unit-unit kerja yang potensial.
c) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi
pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana
temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat
keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi
arsip, nama dan waktu pendataan.
3) Pengolahan Hasil Pendataan
Hasil pendataan dan mendapatkan daftar arsip vital dari unit-
unit kerja, selanjutnya dilakukan pengolahan guna memperoleh
kepastian bahwa hasil identifikasi arsip vital memenuhi kriteria yang
ditetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip vital
dengan disertai analisis hukum dan analisis resiko.
a) Analisis Hukum
Teknik analisis yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan :
i. Apakah arsip secara sah mengandung hak dan kewajiban
kepemilikan negara maupun warga negara ?
ii. Apakah hilangnya arsip bisa mengakibatkan tuntutan
hukum kepada individu atau organisasi ?
iii. Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/
organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan
dengan pernyataan dibawah sumpah
b) Analisis Resiko
Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa
pertanyaan sebagai berikut:
i. Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/ musnah) berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan
berapa biaya yang dibutuhkan oleh organisasi ?
ii. Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak
adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang
harus dikeluarkan oleh organisasi?
iii. Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan
yang hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital ini ?
iv. Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan
tidak adanya arsip yang dibutuhkan ?
4) Penentuan arsip vital
Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan
pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih
dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip
vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan,
sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di instansi yang
bersangkutan secara pasti. Kegiatan ini sangatlah penting dalam tahap
identifikasi arsip vital karena akan berkaitan dengan penentuan metode
penyimpanan dan siapa saja yang boleh mengaksesnya.
5) Penyusunan daftar arsip vital
Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah
menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital
yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir yang memiliki
kolom-kolom sebagai berikut :
 2

Tabel 2. 1 Contoh Daftar Arsip Vital

No. Kolom Keterangan
1. Nomor Diisi dengan nomor urut arsip vital
2. Diisi dengan jenis arsip vital yang telah
Jenis Arsip
didata
3. Unit Kerja Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
4. Kurun Waktu Diisi dengan tahun arsip vital tercipta
5. Media Diisi dengan jenis media rekam arsip vital
6. Jumlah Diisi dengan banyaknya arsip vital
7. Jangka Simpan Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
8. Diisi dengan jenis metode perlindungan
Metode
sesuai dengan kebutuhan dari masing-
Perlindungan
masing media rekam yang digunakan
9. Lokasi Simpan Diisi dengan tempat arsip disimpan
10. Diisi dengan informasi spesifik yang belum
Keterangan
atau tidak ada dalam kolom yang tersedia
Tabel diatas merupakan contoh penyusunan daftar arsip vital46
Adanya pengelolaan yang terprogram seperti di atas terhadap arsip vital
diharapkan dapat memberikan perlindungan dan pengamanan terhadap bencana
juga menjamin keselamatan terhadap bukti pertanggungjawaban dan arsip paling
penting yang berkaitan dengan hukum, keuangan serta individu yang terkait
dengan aktivitas organisasi. Selain itu untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan aktivitas organisasi baik dalam keadaan darurat
dan setelah keadaan darurat itu berlalu.

b. Pengamanan dan Perlindungan Arsip Vital

Pengamanan merupakan kegiatan melindungi fisik dan informasinya
terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan. Perlindungan arsip vital
merupakan suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan arsip, dan
memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang maupun musnah bik secara fisik
maupun informasi yang diatur dalam prosedur yang tetap.47 Kerusakan arsip
vital dapat disebabkan oleh beberapa faktor baik dari dalam maupun, lebih
rincinya sebagai berikut :

46
Arsip Nasional., Op. Cit.
47
Ibid.
 2

1) Perusak Arsip Vital

Kerusakan atau musnahnya arsip dapat disebabkan oleh berbagai
faktor, baik yang berasal dari instrinsik maupun ekstrinsik, berikut faktor-
faktor penyebab kerusakan arsip yaitu :
a) Faktor Instrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari unsur
benda arsip tersebut, misalnya seperti kualitas kertas, pengaruh tinta,
pengaruh lem perekat dan lainnya.
b) Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari unsur
luar benda arsip tersebut misalnya lingkungan penyimpanan arsip,
organisme perusak (jamur dan serangga), serta kelalaian manusia.48
Faktor perusak arsip lainnya seperti yang dinyatakan oleh Ira A. Penn
di dalam buku Records Management Handbook, menguraikan beberapa
contoh bencana yang dapat mempengaruhi kerusakan arsip dari segi
kelalaian manusia diantaranya :
a) Adanya fluktuasi dari listrik yang menyebabkan hilangnya data
dari komputer
b) Termakannya kabel listrik oleh tikus yang dapat
memungkinkan terjadinya konsleting dan kebakaran
c) Terjadinya ledakan di daerah kita yang bisa saja menyebabkan
kebakaran dan kerusakan juga pada arsip
d) Bocornya pipa saluran air yang menyebabkan menetesnya air
ke file
e) Bencana banjir yang seketika dapat menghanyutkan semua file
f) Kecelakaan atau kehilangan kendaraan yang dapat
menyebabkan hilangnya file, surat atau rekaman
g) Kelalaian pegawai atau adanya dendam pribadi pegawai yang
menyebabkan bocornya informasi
h) Adanya kutu yang memakan file
i) Tumpahnya kopi ke atas komputer yang menyebabkan
komputer mati mendadak
j) Virus komputer yang menyebabkan meluasnya kerusakan
data.49
Apabila faktor instrinsik dan ekstrinsik perusak arsip di atas dibiarkan
terus-menerus maka akan mengakibatkan arsip menjadi lemah dan rapuh.
Berdasar faktor-faktor tersebut juga dapat diketahui bahwa kerusakan
dapat disebabkan dari mana saja tidak terkecuali dari kelalaian petugas
arsip yang menjalankan tugasnya sebagai pengelola dan pemelihara arsip.

48
Sugiarto and Wahyono, Op. Cit., h. 71-72
49
Penn, Op. Cit., h. 129
 2

Dengan begitu diharapkan petugas arsip dapat menjalankan tugasnya

dengan baik agar arsip yang ada dapat terawat dan terpelihara dengan baik.
2) Metode Perlindungan Arsip Vital
Setelah memahami faktor-faktor perusak arsip dapat ditetapkan metode
perlindungan arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan
dispersal (pemencaran) serta penggunaan perlatan khusus.
a) Duplikasi (duplication) atau penggandaan merupakan bentuk
perlindungan dengan cara membuat salinan dari arsip aslinya dengan
memencarkan lokasi penyimpanan arsip ketempat lain untuk
mengantisipasi hilangnya arsip sebagai sarana pencegahan.
b) Penyimpanan dengan Peralatan Khusus (vaulting) seperti : almari,
filling cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya.50
c) Pemencaran (dispersal) yang meliputi :
(1) Exiting dispersal, yaitu penyebaran arsip vital telah
diprogramkan sehingga saat duplikasi sudah diketahui jumlah
atau tempat penyimpanan arsip yang disimpan di tempat lain.
(2) Improvised dispersal, yaitu penyebaran arsip vital dibuat akibat
adanya situasi atau kebutuhan organisasi sehingga penambahan
duplikasi dapat terjadi di luar rencana terutama pada tempat
terpisah.
(3) Pemindahan (transfer), yaitu memindahkan sumber asli arsip
vital ke tempat penyimpanan arsip vital (records central)
(4) Penyimpanan di pusat arsip (records center) sebagai tempat
penyimpanan arsip vital karena memiliki kemampuan untuk
menyimpan arsip dalam jangka waktu lama, termasuk adanya
jaminan keamanan fisik dan informasi dengan bangunan yang
dirancang khusus tahan bencana.51

Selain itu bentuk perlindungan arsip vital dapat dilakukan dengan cara
preventif terhadap kerusakan arsip. Berikut penulis mencontohkan
beberapa bentuk perlindungan arsip dari bahaya manusia.

Tabel 2. 2 Metode Perlindungan Arsip dari Bahaya Manusia dan Bencana

Alam52
No. Jenis Bahaya Perlindungan yang Disarankan

1. Pencurian arsip Sistem pengamanan perlu ditingkatkan.

50
Arsip Nasional., Op. Cit.
51
Musrifah, Op.Cit., h.140
52
Muhidin and Winata, Op. Cit., h.216
 2

Kebocoran Pengawasan terhadap penggunaan akses

2.
infromasi arsip dan identifikasi pengguna arsip.

Kesalahan dalam Batasi penggunaan arsip statis, pisahkan

3.
penenempatan yang asli dengan duplikasi.

Jangan menyimpan air di lantai atas, lakukan

4. Air pengecekan terhadap lantai, dinding, dan
langit-langit.

3) Pengamanan Arsip Vital

Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar arsip tidak hilang dan isi
atau informasinya agar tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak
berhak dan memiliki kepentingan. Dengan demikian terdapat upaya yang
dapat dilaksanakan dala pengamanana arsip vital meliputi :
a) Pengamanan Fisik Arsip Vital
Seperti yang tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Nomor 49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital di
Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia terdapat beberapa hal
yang dapat dilakukan dalam pengamanan fisik arsip vital diantaranya
dilakukan dengan penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan
arsip, menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari
banjir, struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angin topan, dan badai dan topan, penggunaan struktur ruangan
tahan api serta dilengkapai dengan peralatan alarm dan alat pemadam
kebakaran dan lain-lain.53
b) Pengamanan Informasi Arsip
Menurut Riven Raviah Utami dan Elva Rahmah Pengamanan
informasi arsip dilakukan dengan cara penggunaan kartu identitas
pengguna arsip, mengatur akses petugas kearsipan, menyusun prosedur
secara rinci dan detail, memberikan kode rahasia pada arsip dan
spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses, menjamin

53
Arsip Nasional., Op. Cit, h. 18
 2

kerahasiaan arsip hanya petugas berwenang dan penggunaan yang hak

akses.54

c. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

Penyelamatan dan pemulihan arsip vital dilakukan pasca bencana atau
musibah dilakukan berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 49
Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip
Nasional Republik Indonesia dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Penyelamatan arsip vital dengan beberapa langkah seperti mengevakuasi
arsip vital yang terkena bencana, mengidentifikasi jenis arsip yang
mengalami kerusakan, dan memulihkan kondisi ( recovery ) dalam bentuk
rehabilitas fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
2) Pemulihan (recovery)
a) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi : Kegiatan ini
dimaksudkan segera dilakukannya perbaikan terhadap kerusakan
struktur bangunan atau kebocoran tempat penyimpanan arsip.
b) Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang
berkaitan dengan operasional penyelamatan seperti jumlah dan jenis
kerusakan, media atau peralatan yang ikut rusak.
c) Pelaksanaan penyelamatan disesuaikan dengan besar dan kecilnya
bencana.
d) Prosedur penyimpanan kembali untuk arsip yang telah dibersihkan.
e) Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan penyelamatan arsip
vital dan penyusunan laporan.55
Dibuatnya peraturan di atas diharapkan dapat menyelamatkan dan
memulihkan arsip vital bagi suatu lembaga dari musibah yang terjadi baik
karena faktor alam ataupun manusia, sengaja maupun tidak, dalam kondisi
ini tentu menyebabkan sebagian memori hilang. Diharapkan setiap
lembaga atau organisasi dapat melaksanakannya agar terselamatkan dari
bencana dan dapat memulihkan arsip pasca bencana.

54
Riven Raviah Utami and Elva Rahmah, ―Perlindungan, Pengamanan, Dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan Tinggi Padang,‖ Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 2012,
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/332. h. 20
55
Arsip Nasional., Op. Cit. h. 18-21
 3

B. Hasil Penelitian yang Relevan

Pada dasarnya penelitian yang relevan terkait pengelolaan arsip vital sudah
pernah diteliti oleh beberapa penulis sebelumnya di berbagai lembaga baik lembaga
pemerintahan bahkan lembaga pendidikan. Berikut ini adalah beberapa penelitian
yang masih ada katannya dengan judul yang penulis teliti.
1. Nita Ismayati dalam tesis yang berjudul Manajemen arsip vital perguruan tinggi
studi kasus di universitas X. Tujuan dilakukannya penelitian tersebut adalah untuk
mengkaji manajemen arsip vital perguruan tinggi di salah satu universitas dalam
aspek penciptaan atau penerimaan, pemeliharaan dan penggunaan, penyimpanan
atau penyusutan. Dan guna mengkaji jenis-jenis arsip vital.
Dari penelitian yang dilakukan Nita Ismayati dengan penelitian yang penulis
teliti terkandung persamaan yaitu aspek yang dari pengelolaan arsip vital dari
penerimaan sampai penyimpanan. Selain itu metode yang digunakan sama
deskriptif dengan pendekatan penelitian kualitatif. Sedangkan perbedaan dari dua
penelitian ini adalah pada lembaga yang diteliti, dimana Nita Ismayati meneliti
pada tingkat Universitas sedangkan peneliti pada tingkat sekolah.
Temuan penelitian Nita Ismayati menunjukan hasil bahwa identifikasi yang
dilakukan oleh Universitas X terhadap arsip yang dihasilkan dan diterima oleh
unit kerja kurang menyeluruh, standarisasi media rekam dan juga prosedur arsip
vital belum memiliki keseragaman dan tidak menggambarkan prosedur kearsipan
yang dibutuhkan, penyimpanan belum sesuai standar dan penyusutan belum
pernah dilakukan kecuali arsip yang mengalami kerusakan.
2. Weni Meilita dalam skripsi yang berjudul Program Arsip vital : Studi Kasus
Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia yang disusun Tujuan dari
penelitian yang dilakukan adalah mengidentifikasi jenis arsip vital di LPPI serta
usulan perencanaan program arsip vital di LPPI berupa panduan singkat.
Dari penelitian yang dilakukan oleh Weni Meilita dengan penelitian yang
penulis teliti mengandung persamaan yaitu untuk dapat mengetahui tentang
pengelolaan arsip vital dan juga penelitian yang bersifat deskriptif dengan
pendekatan penelitian kualitatif untuk memberikan gambaran tentang pengelolaan
arsip vital pada sebuah lembaga secara intensif dan mendalam. Sementara itu
perbedaan dari dua penelitian ini adalah tempat yang diteliti. Penelitian yang
disusun Weni Meilita dilakukan pada Lembaga Pengembangan Perbankan
Indonesia, sedangkan penelitian ini dilakukan pada lembaga pendidikan sekolah.
 3

Temuan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Weni Meilita menunjukan
bahwa arsip yang diciptakan sejak LPPI berdiri belum dilakukan sentralisasi
sepenuhnya. Proses pengelolaan, peraturan dan pembangunan masih dalam tahap
pengembangan. Selain itu juga sudah ada upaya perlindungan dan pengamanan
arsip dan asset penting lainnya yang ada di LPPI. Dibuktikan dengan adanya BPC
(Business Continuity Plan) atau ringkasnya sebuah dokumen yang berisi prosedur
dan instruksi dalam penanganan bencana pada arsip vital.
3. Dalam skripsi Identifikasi Arsip Vital di Bagian Keuangan Dan Umum Politeknik
Keuangan Negara STAN yang disusun oleh Fakultas Adab dan Humaniora
Program Studi Ilmu Perpustakaan di UIN Jakarta tahun 2020. Tujuan dari
penelitian Satrio Wibowo adalah untuk mengetahui jenis arsip yang tercipta dari
pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian Keuangan Dan Umum Politeknik
Keuangan Negara STAN dan juga untuk mengidentifikasi arsip vital yang tercipta
di Bagian Keuangan Dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Satrio Wibowo yaitu berupa
pengelolaan arsip vital yang di dalamnya terdapat pula aspek identikasi arsip vital
pada sebuah lembaga. Selain itu dalam penelitian ini kedua penulis juga
menggunakan pendekatan kualitatif. Sementara itu perbedaannya yaitu aspek yang
diteliti Satrio Wibowo lebih spesifik yaitu pada identifikasi atau penilaian arsip
vital, sedangkan peneliti memilih untuk meneliti juga cakupan aspek pengelolaan
arsip. Serta juga lokasi yang dipilih cakupannya berbeda yaitu pada sekolah dan di
Bagian Keuangan Dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.
Temuan hasil penelitian yang didapat oleh Satrio Wibowo bahwasannya PKN
STAN bagian Keuangan dan Umum telah bertanggungjawab dalam menjalankan
fungsi fasilitatif, serta menghasilkan sekitar 97 jenis arsip. Dari hasil pengolahan
data dan telah melakukan identifikasi arsip yang tergolong vital dan ditemukan 51
arsip yang termasuk dalam arsip vital ats pelaksanaan masing-maisng fungsi di
unit Bagian Keuangan Dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.
4. Elmawati dalam skripsi yang berjudul Preservasi Arsip Vital yang ada di Biro
Umun, Hukum dan Kepegawaian (BUHK) Universitas Negeri Semarang. Menurut
Elmawati tujuan dari penelitiannya yaitu guna mengidentifikasi, mengetahui
preservasi arsip vital yang ada di Biro Umun, Hukum dan Kepegawaian (BUHK)
Universitas Negeri Semarang serta mengetahui rencana pencegahan dan
pemulihan arsip vital pra bencana di BUHK Unnes.
 3

Dalam penelitian yang dilakukan Elmawati ini penulis menemukan persamaan

dari penelitian yang sedang dibuat yaitu ingin mengetahui dan mengidentifikasi
arsip vital pada sebuah lembaga. Dengan pendekatan yang sama yaitu kualitatif.
Sedangkan perbedaannya berupa spesifikasi aspek penelitian yaitu Elmawati
memilih aspek preservasi atau pemeliharaan arsip vital sedangkan penulis
pengelolaan atau menajemen arsip vital.
Temuan penelitian Elmawati menunjukan bahwa pada BUHK Unnes belum
melakukan identifikasi arsip vital. Terutama pada Subbagian barang milik negara
yang meghasilkan sekitar 34% arsip yang berpotensi menjadi arsip vital.
Preservasi hanya dilakukan beberapa petugas yang berkaitan dengan arsip vital.
Penggunaan peralatan penyimpanan khusus seperti brankas juga masih sangat
terbatas serta ruang penyimpanan yang belum sesuai dengan standar ketentuan.
Dan yang terakhir yaitu penaganan bencana, bahwa BUHK belum mempunyai
prosedur pencegahan dan pemulihan arsip vital.
 3

C. Kerangka Berfikir

Belum optimalnya pengelolaan arsip vital

yang sesuai prosedur

Minimnya sarana dan prasarana dalam

pengelolan arsip

Tidak optimalnya kegiatan penyelamatan dan

MASALAH
pemulihan arsip vital

Kurangnya upaya dalam proses pemeliharaan

arsip vital
Tidak adanya rekod center sebagai tempat penyimpanan arsip

Mengoptimalkan pengelolaan arsip vital,

STRATEGI
mengidentifikasi arsip vital apa saja yang
tercipta untuk dapat diamankan, dilindungi dan
diselamatkan dari kehilangan yang disebabkan
bencana dan kelalaian manusia secara tepat.

Tercapainya pengelolaan arsip vital yang

HASIL sesuai prosedur di SMA PGRI 3 Jakarta dan
daftar arsip vital yang diciptakan atas
pelaksanaan tugas dan fungsi sehingga dapat
melindungi dan menyelamatkan arsip vital
yang dimiliki.
 BAB III
METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di SMA PGRI 3 Jakarta yang beralamatkan Jl. Pondok
Labu I B/29 Pondok Labu, Cilandak, Jakarta Selatan. Alasan peneliti melakukan
penelitian di SMA PGRI 3 Jakarta karena berdasarkan hasil observasi awal, secara
historis sebagai sekolah yang telah berdiri dari tahun 1981 dan selama 40 tahun
tersebut SMA PGRI 3 Jakarta sudah seharusnya melaksanakan, menyelamatkan,
dan mengelola arsip hasil rekaman berbagai kegiatan lembaganya sendiri. Hal ini
yang menarik penulis untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan arsip
khususnya arsip vital yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta.
2. Waktu Penelitian
Waktu pelaksanaan penelitian yaitu dimulai dengan observasi awal pada
bulan September 2020 sampai dengan pengolahan data dan analisis data pada
awal 2022. Berikut rincian kegiatan dalam penelitian ini :

Tabel 3. 1 Rincian Kegiatan Penelitian

Tahun Tahun
Tahun 2021
No. Jenis kegiatan 2020 2022
Sep Okt Nov Des Jan-Mei

1. Studi Pendahuluan

Penyusunan
2.
Bab 1-3
Pengambilan Data
3. Penelitian
Pengolahan dan
4. Menganalisis data
Penelitian

B. Pendekatan dan Metode Penelitian

Dalam penelitian ini difokuskan mengamati serta melihat bagaimana kegiatan

pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta, sehingga penulis mengambil

34
 3

pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan menggunakan metode

deskriptif. Margono mengatakan bahwa penelitian kualitatif adalah prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari
orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.56 Metode deskriptif digunakan karena
dengan metode ini penulis dapat menggambarkan fakta keadaan dari pengelolaan
arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta. Dengan menggunakan pendekatan penelitian
kualitatif dan metode deskriptif diharapkan dapat memperoleh pemahaman dan
penafisran mengenai makna, kenyataan dan juga fakta yang relevan serta mencapai
sasaran dari penelitian yaitu untuk mendiskripsikan, memahami serta memaknai
pelaksanaan pengelolaan arsip yang mencakup penggunaan, penyimpanan,
pemeliharaan dan mengidentifikasi arsip vital yang tercipta di SMA PGRI 3 Jakarta.

C. Sumber data

Dalam hal ini peneliti ingin memperoleh beberapa data untuk mengetahui atau
guna mendukung hasil penelitian, diantaranya seperti profil sekolah, visi dan misi
yang dijunjung, pelaksanaan serta manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan
pengelolaan arsip vital yang baik dan tepat. Berikut yang dimaksud dengan sumber
data dalam penelitian ialah segala sesuatu yang merujuk pada asal data diperoleh,
rinciannya adalah :
1. Person atau orang, sumber data berupa orang yang diperoleh dari melalui
wawancara berupa jawaban lisan.57 Adapun sumber data berupa person dalam
penelitian ini adalah orang yang memahami dan terjun langsung dalam
pengelolaan arsip khususnya arsip vital diantaranya merupakan Kepala Sekolah,
Kepala bagian Tata Usaha, dan Pegawai Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta.
2. Paper, ialah sumber data yang diperoleh dari dokumen. 58 Adapun dokumen yang
diperoleh dalam penelitian ini meliputi dokumen mengenai data yang merujuk
pada arsip vital, seperti sejarah dan juga profil sekolah, dokumen pendirian
sekolah, dokumen tenaga pendidik dan kependidikan, data jumlah siswa,
dokumen buku induk siswa, data alumni, data sarana dan prasarana sekolah
khususnya kearsipan, dokumen akreditasi serta dokumen-dokumen lain yang
mendukung dalam penelitian ini di SMA PGRI 3 Jakarta.

56
S. Margono, Metodologi Penelitian Pendidikan (Jakarta: Rineka Cipta, 2010). h.36
57
Suharsimi Arikunto and Cepi Safruddin Abdul Jabar, Evaluasi Program Pendidikan (Jakarta: Bumi
Aksara, 2010). h. 88
58
Ibid.
 3

3. Place atau tempat, ialah sumber data yang menyajiikan tampilan berupa keadaan
tempat penelitian berlangsung.59 Adapun sumber data ini diperoleh dari tempat
penelitian yaitu ruang kepala sekolah dan ruang tata usaha SMA PGRI 3 Jakarta.

D. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data merupakan metode atau cara yang digunakan
dalam mengumpulkan data yang diperoleh. Untuk memperoleh data yang objektif
maka diperlukan metode dan teknik yang tepat dan juga alat pengumpulan data yang
tepat. Adapun dalam hal ini pengumpulan data dilakukan menggunakan beberapa
teknik seperti diantaranya :
1. Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data yang memiliki ciri spesifik yakni
tidak terbatas pada orang, melainkan juga objek-objek alam yang lain.60 Dalam
metode observasi ini digunakan untuk mengumpulkan data tambahan yang
berkaitan dengan pengelolaan arsip khususnya arsip vital yang ada di SMA PGRI
3 Jakarta. Keterangan yang didapat adalah hasil ke lapangan dengan observasi
tetapi peneliti tidak ikut terlibat langsung di lapangan sehingga hanya sebatas
mengamati.
Pada tahap observasi dengan melihat berbagai data yang berkaitan dengan
pengelolaan arsip vital diantaranya seperti struktur organisasi sekolah, sarana
prasarana arsip, ruang prenyimpanan arsip, dan ruang tata usaha kemudian
melakukan pencatatan secara sistematis pada objek yang diteliti. Sehingga, dalam
hal ini peneliti secara langsung datang ke sekolah guna mendapatkan informasi
dan data tentang pengelolaan arsip vital yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta.

Tabel 3. 2 Kisi-Kisi Observasi

No. Aspek yang Diobservasi Deskripsi Keterangan

1. Tempat dan Fasilitas Arsip 1. Kondisi ruangan
penyimpanan arsip
2. Kebersihan lingkungan
kerja
3. Peralatan dan

59
Ibid.
60
Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D (Bandung:
Alfabeta, 2015). h. 203
 3

Perlengkapan kearsipan
yang tersedia
4. Penerangan dan
suhu udara
5. Struktur bangunan
2. Petugas kearsipan 1. Pelaksanaan kerja
pegawai kearsipan
2. Kerapian kerja
3. Ketelitian kerja
3. Proses Pengelolaan Arsip 1. Pengunaan arsip
2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip
4. Pengamanan dan
perlindungan arsip
5. Pernyelamatan dan
pemulihan arsip

2. Wawancara
Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam penelitian dan
mengetahui hal-hal dari para responden secara mendalam. 61 Wawancara dilakukan
secara langsung dengan semua subjek penelitian dan dengan menggunakan
pedoman wawancara yang sistematis. Teknik wawancara ini dilakukan untuk
dapat memperdalam pembahasan mengenai pengelolaan arsip vital yang ada di
SMA PGRI 3 Jakarta, serta bertujuan untuk mendapatkan data mengenai
pengelolaan arsip vital yang mencakup perlindungan dan pengamanan arsip vital,
serta aspek pengelolaan arsip vital yang mencakup diantaranya penggunaan,
pemeliharaan, serta penyimpanan.

61
Ibid. h.194
 3

Tabel 3. 3 Kisi-Kisi Wawancara Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta

Variabel No. Dimensi Indikator Sub Indikator

1. Penggunaan Arsip 1. Peminjaman 1. Subjek/

person
2. Kepentingan
peminjaman
3. Cara
peminjaman
2. Penemuan kembali 1. Waktu
2. Cara
penemuan
2. Pemeliharaan Arsip 1. Upaya Pemeliharaan 1. Kegiatan rutin
2. Waktu
3. Aturan dalam
ruangan
3. Penyimpanan Arsip 1. Azas Penyimpanan 1. Azaz dan
2. Sistem Penyimpanan Sistem yang
digunakan
2. Waktu
simpan
Pengelola
3. Spesifikasi
an arsip
ruangan
vital
4. Peralatan dan
perlengkapan
4. Perlindungan dan 1. Perlindungan 1. Perusak arsip
Pengamanan Arsip 2. Pengamanan 2. Upaya
perlindungan
3. Cara
pengamanan
fisik
4. Cara
pengaman
informasi
5. Kendala
pengamanan
dan
perlindungan
5. Penyelamatan dan 1. Upaya penyelamatan 1. Jenis bencana
Pemulihan dan pemulihan 2. Teknik
penyelamatan
dan
pemulihan
 3

3. Studi dokumen
Studi dokumen merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan
menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis,
gambar maupun elektronik.dokumen yang diperoleh kemudian dianalisis,
dibandingkan dan dipadukan membentuk suatu kajian yang sistematis, terpadu
dan utuh.62 Dalam penelitian ini dokumentasi digunakan untuk mendapatkan data
mengenai semua yang berkaitan dengan pengelolaan arsip vital yang ada di SMA
PGRI 3 Jakarta baik berupa profil sekolah, informasi yang mengandung visi misi
sekolah, fungsi dan struktur organisasi dan beberapa fasilitas sekolah terkhusus
dokumen mengenai pengelolaan arsip vital. Berikut dalam studi dokumentasi
didunakan daftar cocok (checklist) seperti table berikut :

Tabel 3. 4 Kisi-Kisi Studi Dokumentasi Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3

Jakarta

No. Dokumen yang dibutuhkan

1. Sejarah dan profil SMA PGRI 3 Jakarta

2. Dokumen Visi Misi SMA PGRI 3 Jakarta

3. Struktur dan Fungsi Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta

4. Akreditasi

5. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan SMA PGRI 3 Jakarta

6. Buku induk dan alumni siswa SMA PGRI 3 Jakarta

7. Data siswa SMA PGRI 3 Jakarta

8. Sarana dan Prasarana SMA PGRI 3 Jakarta

9. Struktur Organisasi Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

10. Fasilitas Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

11. Lembar Disposisi Surat

62
Natalina Nilamsari, ―Memahami Studi Dokumentasi Dalam Penelitian Kualitatif,‖ Jurnal
Ilmiah Dan Ilmu Komunikasi XIII (2017), https://journal.moestopo.ac.id/index.php/wacana/article/view/143/88.
h.181
 4

12. Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

E. Teknik Penguji Keabsahan Data

Dalam penelitian ini untuk memeriksa keabsahan data, peneliti menggunakan

teknik triangulasi. Teknik triangulasi berarti peneliti menggunakan pengumpulan data
yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama.63 Dalam
penelitian ini, untuk mengecek keabsahan data yang telah diperoleh peneliti
menggunakan teknik triangulasi metode. Triangulasi metode adalah usaha mengecek
keabsahan data atau temuan dari penelitian. Triangulasi metode dapat dilakukan
dengan menggunakan lebih dari satu teknik pegumpulan data untuk mendapatkan data
yang sama. Misalnya untuk mencari sebuah data, peneliti dapat menggunakan dua
cara seperti wawancara dan dokumentasi, tiga cara seperti (wawancara, dokumentasi
dan observasi) dan lainnya. Kegiatan triangulasi ini peneliti lakukan untuk
memperkuat data dari hasil observasi, telaah dokumen dan hasil wawancara terhadap
informan.

Gambar 3. 1 Triangulasi Metode64

F. Teknik Analisis Data

Langkah berikutnya setelah melakukan pengumpulan data adalah
menganalisis data yang digunakan untuk menguraikan keterangan atau data yang
telah diperoleh agar dapat dipahami. Penggunaan teknik analisis data dalam penelitian
ini disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu mengetahui pengelolaan arsip
yang mencakup penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan serta mengidentifikasi
arsip vital yang tercipta. Setelah data diperoleh dari studi dokumentasi, wawancara
dan observasi yang dapat mendiskripsikan kegiatan dan fungsi organisasi di SMA

63
Sugiyono, Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods), (Bandung: Alfabeta, 2017). h.327
64
Sugiyono, Op. Cit., h. 273
 4

PGRI 3 Jakarta maka teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
analisis data kualitatif seperti yang dikemukakan oleh Miles dan Hubberman yang
meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Model ini dapat
dilihat pada gambar berikut.

Gambar 3. 2 Teknik Analisis Data Kualitatif Miles dan Hubberman65

1. Reduksi Data
Dalam penelitian ini data yang reduksi diperoleh dari hasil observasi,
wawancara dan studi dokumentasi. Reduksi data dilakukan dengan
mengelompokan data sesuai rumusan masalah yang ada. Mereduksi berarti
merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang
penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu dengan
demikian data yang direduksi akan memberikan gambaran yang jelas dan
mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan
mencarinya bila diperlukan.66
2. Penyajian Data (data display)
Setelah melakukan reduksi data, maka langkah berikutnya ialah menyajikan
data. Penyajian data dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan
antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Pada penyajian data dalam penelitian
kualitatif sering menggunakan teks yang bersifat naratif.67

65
Ibid., h.247
66
Margono, Op. Cit., h.341
67
Sugiyono, Op. Cit., h. 339
 4

3. Penarikan kesimpulan atau verifikasi (Conclution drawing and verification)

Setelah penyajian data, berikutnya data tersebut ditarik kesimpulan. Setelah
data dirangkum dan dideskripsikan, penulis akan membuat kesimpulan yang
dengan demikian dapat digunakan untuk menjawab rumusan masalah.68

68
Ibid., h. 343
 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1. Sejarah Singkat SMA PGRI Jakarta

SMA PGRI 3 Jakarta berdiri sejak tahun 1981 melalui inisiatif PGRI
cabang Cilandak, dalam Rapat Pengurus PGRI cabang Cilandak tanggal 29 Mei
198 di SMA Negeri 34 Jakarta Selatan, disepaatilah berdiri sekolah swasta yang
bernama SMA PGRI dengan dewan pengajar para Dewan guru negeri di wilayah
Kecamatan Cilandak dan 95% adalah guru-guru dari SMA Negeri 34 Jakarta.
Sampai saat SMA PGRI 3 Jakarta merupakan lembaga pendidikan yang didirikan
atas inisiatif dalam rapat pengurus PGRI cabang Cilandak. Sejak tahun 1994 SMA
PGRI sudah berubah nama menjadi SMA PGRI 3 Jakarta dan menempati gedung
sendiri yang beralamat Jl. Pondok Labu 1B No. 29A Pondok Labu, Cilandak,
Jakarta Selatan.
Sampai saat ini SMA PGRI 3 PGRI masih tetap eksis di masyarakat
dengan terus berbenah diri untuk maju ke depan di tengah era globalisasi dan
persaingan. Setelah melewati beberapa tahapan dalam rapat kerjanya, ditetapkan
visi misi SMA PGRI 3 Jakarta yang mencakup antara lain, peningkatan kualitas
pendidikan, pembenahan layanan akademik, penyediaan layanan dan fasilitas
pendukung lainnya, lingkungan belajar yang tenang dan kondusif dan manajemen
yang akuntabel. Semua itu dilakukan guna mencapai tujuan utama menjadi
lembaga pendidikan yang sukses mencetak generasi muda yang bertaqwa,
disiplin, terampil dan bermanfaat. 69
Kondisi dari SMA PGRI 3 Jakarta saat ini bahwa sekolah ini berdiri diatas
tanah yang berstatus Hak Milik yaitu luas tanah 2.773 m 2 dan bangunan 1.030 m2
dengan luas total keseluruhan area 3.101 m². selain itu juga dilengkapi dengan
fasilitas seperti ruang kelas yang berjumlah 9, laboratorium komputer,
laboratorium IPA, perpustakaan, tempat ibadah, ruang BK, aula, dan kantin
dengan kondisi baik.

69
Diolah dari data Profil dan Dokumen Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

43
 4

2. Visi, Misi dan Tujuan SMA PGRI 3 Jakarta

a. Visi
―Terbentuknya insan bertakwa, berakhlak mulia, berprestasi, terampil dan
berbudaya”
Visi dari SMA PGRI 3 Jakarta di atas menggambarkan bahwa sekolah
tersebut ingin mencetak lulusan yang unggul dengan memiliki karakter
religius dengan pembinaan iman dan takwa kepada Allah SWT, kemudian
dapat berprestasi dan terampil serta berbudaya yang diimplementasikan
dengan pembelajaran ilmu pengetahuan. Visi tersebut dapat tercapai dengan
adanya kerjasama dan sinergi dari semua pihak sekolah. Selanjutnya visi ini
dikembangkan ke dalam misi sebagaimana di bawah ini.
b. Misi
1) Mewujudkan penghayatan terhadap agama yang dianut untuk
meningkatkan iman dan takwa serta akhlak yang mulia sebagai dasar
permikiran, berkata dan berbuat.
2) Meningkatkan pelaksanaan disiplin sesuai dengan proses belajar mengajar.
3) Mengefektifkan program belajar dan mengajar dan bekerja.
4) Menyiapkana peserta didik dan melanjutkan pendidikan yang lebih
tinggal.
5) Mengioptimalkan pelayanan kepada para peserta didik melalui
peningkatan sarana dan prasarana yang menunjang bagi kecakapan hidup
peserta didik.
6) Meningkatakan prestasi yang terkait dalam bidang keterampilan, seni
pramuka dan OSIS.
7) Meningkatkan daya kreatifitas warga sekolah.
8) Mendorong peserta didik agar mengenal dan menghormati budaya bangsa
secara sopan santun.

c. Tujuan SMA PGRI 3 Jakarta

1) Mempemeningkatkan keimanan dan ketakwaan sesuai dengan agama dan
kepercayaan masing-masing
2) Meningkatkan profesionalisme, keteladanan dan kedisiplinan warga
sekolah
3) Mengoptimalkan sarana dan prasarana sekolah
 4

4) Meningkatkan mutu lulusan

5) Meningkatkan efisiensi dan efektifitas administrasi sekolah
6) Mengembangkan pembelajaran intrakurikulum dan ekstrakulikuler
7) Memberikan bekal keterampilan sebagai pengembang bakat, minat dan
kemampuan peserta didik melalui program ekstrakulikuler
8) Melaksanakan budaya interaksi antar peserta didik, pendidik dan tenaga
pendidikan
9) Dengan adanya pandemi covid-19 peserta didik mendapatkan karakter
yang kuat dan memiliki kecakapan hidup untuk dapat menghadapi
pandemic covid-19 dengan baik.70
Visi SMA PGRI Jakarta diatas berkesesuaian dengan misi dan tujuan yang
dirumuskan. Misalnya seerti visi sekolah terbentuknya insan bertaqwa
diterjemahkan dalam misi untuk mewujudkan penghayatan terhadap agama
yang dianut untuk meningkatkan iman dan takwa serta akhlak yang mulia
sebagai dasar permikiran, berkata dan berbuat. Lebih dari itu visi dan misi
sekolah juga dirumuskan ke dalam tujuan secara rinci dan jelas.

3. Struktur Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta

Struktur organisasi merupakan bagan yang menunjukan adanya pembagian

tugas serta fungsi tenaga pendidik dan tenaga kependidikan menjadi satu kesatuan
dengan tujuan untuk mencapai tujuan dari kegiatan pembelajaran. Berdasarkan
dari hasil penelitian, berikut ini merupakan struktur organisasi yang ada di SMA
PGRI 3 Jakarta.

70
Dokumen, Visi Misi SMA PGRI 3 Jakarta
 4

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta

Sumber : Dokumen Struktur Organisasi SMA PGRI 3 Jakarta 2021-2022

4. SDM di SMA PGRI 3 Jakarta

SMA PGRI 3 Jakarta memiliki jumlah tenaga pendidik dan tenaga

kependidikan kurang lebih berjumlah 34 orang, dengan rincian sebagai berikut:

Tabel 4. 1 Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan SMA PGRI 3 Jakarta

No. Jabatan Jumlah

1. Tenaga Pendidik (Guru Tetap Yayasan) 8

2. Tenaga Pendidik (Guru Tidak Tetap) 18

3. Tenaga Kependidikan (TU) 7

4. Pustakawan 1

Jumlah 34

Sumber : Dokumen Data Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan Tahun

2021/2022 SMA PGRI 3 Jakarta
Dari data yang diperoleh di atas, diketahui bahwa SMA PGRI 3 Jakarta
memiliki 26 guru dengan status guru tetap yayasan 8 orang dan guru Honorer 18
 4

orang. Pada bagian Tata Usaha di SMA PGRI 3 Jakarta memiliki 7 orang tenaga
kependidikan dengan 2 orang sebagai pegawai tetap yayasan dan 5 orang tenaga
honorer sekolah.

5. Jumlah Peserta Didik di SMA PGRI 3 Jakarta

Berdasarkan hasil studi dokumen, jumlah peserta didik di SMA PGRI 3

Jakarta dalam kurun waktu 3 tahun terakhir adalah sebagai berikut :

Tabel 4. 2 Data Kondisi Peserta Didik SMA PGRI 3 Jakarta

Jumlah
Kelas Romb. Jumlah
Laki –laki Perempuan
Belajar

MIPA 1 20 17 37
X
IPS 2 34 43 77

MIPA 1 18 13 31
XI
IPS 2 34 34 68

MIPA 1 14 17 31
XII
IPS 2 30 22 52

Jumlah Total 150 146 296

Sumber : Dokumen Peserta Didik Tahun 2021/2022 SMA PGRI 3 Jakarta

Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa ada peningkatan peminat dari

kelas sepuluh pada tahun ini. Terlihat pula pada dua tahun belakangan peminat
pada kelas IPS bertambah satu kelas sedangkan kelas MIPA menurun dengan
hanya satu kelas dalam dua tahun terakhir.

6. Sarana dan Prasarana SMA PGRI 3 Jakarta

Sarana dan prasarana merupakan salah satu faktor pendukung bagi

kegiatan warga sekolah. Adanya sarana dan prasarana yang memadai maka akan
memudahkan proses pelaksanaan belajar mengajar di sekolah. Oleh karena itu
SMA PGRI 3 Jakarta sebagai salah satu lembaga pendidikan harus memilikinya
sabagai salah satu standar pendidikan. Adapun kondisi sarana dan prasarana di
 4

SMA PGRI 3 Jakarta bedasarkan hasil studi dokumen dan pengamatan adalah
sebagai berikut :

Tabel 4. 3 Keadaan Sarana dan Prasarana di SMA PGRI 3 Jakarta

No Jenis Jumlah Kondisi

1 Ruang Satpam 1 Baik

2 Ruang Kepala Sekolah 1 Baik

3 Ruang Aula 1 Baik

4 Ruang BK 1 Baik

5 Ruang Gudang 1 Baik

6 Ruang UKS 1 Baik

7 Ruang Guru 1 Baik

8 Ruang Tamu 1 Baik

9 Ruang Perpustakaan 1 Baik

10 Ruang Tata Usaha 1 Baik

11 Ruang Dapur 1 Baik

12 Ruang Kelas 9 Baik

13 Ruang Lab Kimia 1 Baik

14 Ruang Lab Biologi 1 Baik

15 Ruang Lab Bahasa 1 Baik

16 Ruang Lab Komputer 1 Baik

17 Ruang Jamban 3 Baik

18 Mushola 1 Baik

19 Kantin 1 Baik

Sumber : Dokumen Sarana dan Prasarana SMA PGRI 3 Jakarta Tahun

2021/2022
 4

Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa sarana dan prasarana yang
tersedia di SMA PGRI 3 Jakarta dapat dipergunakan dengan baik serta dapat
menunjang proses pembelajaran sehingga seluruh kegiatan dapat terlakasana
dengan lancar.

B. Deskripsi Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan dari penelitian ini, penulis akan memaparkan hasil
penelitian dan pembahasan yang diperoleh melalui hasil observasi, wawancara dan
studi dokumentasi yang telah dilakukan di lapangan terhadap pengelolaan arsip vital
di SMA PGRI 3 Jakarta. Dalam hal ini aspek yang akan dipaparkan adalah
pengelolaan arsip vital (pengunaan, penyimpanan, pemeliharaan, sarana dan prasarana
arsip vital) dan jenis arsip vital yang tercipta melalui identifikasi arsip vital. Adapun
hasil yang diperoleh ialah sebagai berikut :

1. Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta

a. Penggunaan Arsip
Arsip digunakan dalam suatu sekolah sebagai bukti, rekaman atau
dokumen yang menujukan adanya kegiatan. Dalam tahap penggunaan arsip
vital di SMA PGRI 3 Jakarta, penggunaannya hanya untuk beberapa
kebutuhan penting dan hanya boleh digunakan oleh pihak tertentu yang
bersangkutan, serta waktu tertentu saja. Keperluan tersebut diantaranya seperti
pada saat adanya supervisi dari Dinas Pendidikan, kemudian adanya
pemerikasaan dari Yayasan.
Dalam penggunaan arsip yang dilakukan oleh SMA PGRI 3 Jakarta
meliputi juga pelayanan peminjaman arsip, dengan batasan akses pihak
tertentu. Pelayanan ini dilakukan oleh bidang Tata Usaha, seperti keterangan
dari Bapak Surya Lasmana selaku Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah,
yang mengatakan sebetulnya arsip semua milik sekolah, tidak boleh
dipinjamkan. Kalau misalnya hanya dipinjamkan saja, karena kita kan
dibawah Yayasan, paling hanya yayasan saja yang boleh lihat dan yang boleh
pinjam. Karena arsip itu jika dipinjamkan kan beresiko tidak kembali, tapi
kalu misalnya untuk level yayasan dipinjamkan. Lalu masing-masing sekolah
 5

terdapat pengawas seperti dari Dinas Pendidikan, pihak tersebut dapat

menggunakannya.71
Pernyataan yang sama mengenai peminjaman arsip diungkapkan oleh
Ibu Ratna Maidah selaku staff Tata Usaha Bidang Kearsipan, bahwa yang
dapat meminjam ya pihak tertentu saja. Dalam kegiatan peminjaman arsip
adapun langkahnya ialah dengan menunjukan tanda terima atau bukti yang
disertakan serta menggandakan sebagian arsip yang akan dipinjam. Bagian
tata usaha hanya meminjamkan arsip dalam lingkungan sekolah saja.72. Hal
tersebut diperjelas oleh Ibu Ratna Maidah, yang mengatakan bahwa prosedur
peminjamannya yang diterapkan sebisa mungkin tidak keluar dari Tata Usaha,
apabila memang sangat dibutuhkan oleh pihak terkait seperti yayasan atau
kepala, biasanya ada menyertakan tanda terima, ada buktinya sehingga nanti
dapat dipertanggungjawabkan. Intinya jangan sampai keluar dari lingkungan
sekolah.73 Bersumber dari keterangan narsumber di atas, dalam penggunaan
arsip telah ditetapkan aturan dalam peminjaman yang dapat mengontrol arsip
yang dipinjamkan agar tetap terpantau dan terhindar dari kehilangan arsip.
Pada tahap penggunaan arsip elektronik, pengguna dapat
mengaksesnya dimana pun dan kapanpun selagi sudah memiliki kewenangan
untuk mengakses dengan melihat data yang ada di aplikasinya. Arsip
elektronik disini diantaranya seperti Dapodik dan Irapot.

Gambar 4. 2 Dapodik SMA PGRI 3 Jakarta

Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

71
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB
72
Observasi, di Ruang Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta, 21 September 2020
73
Wawancara dengan Ratna Maidah (Staff Tata Usaha Bidang Arsip Persuratan), pada Selasa 30
November 2020, pukul 14.30 WIB
 5

Seperti yang dijelaskan oleh Bapak Surya Lasmana bahwa, memang

ada aplikasi berupa (Dapodik), di dalamnya juga tercantum semua biodata
siswa dan guru. Sedangkan untuk nilai rapot berbeda yaitu aplikasinya Irapot
hanya untuk rapot saja. Dalam prosedur penggunaanya untuk Dapodik yang
dapat mengakses hanya operator saja, sedangkan Irapot semua guru bisa
mengakses dengan sandi yang diberikan oleh operator.74 Menurut pernyataan
tersebut terlihat adanya kemudahan yang didapat pengguna arsip yaitu dapat
mengaksesnya dimanapun dan siapapun dengan izin dari pihak sekolah yang
berwenang.
Selanjutnya dalam proses temu kembali arsip serta waktu yang
dibutuhkan apabila ada arsip dipinjam tidak memerlukan cara khusus, hanya
penempatannya yang lebih diperhatikan, karena tidak banyak dan terkadang
hampir tidak ada arsip yang dipinjamkan, maka proses pencarian arsip hanya
dilihat di lemari penyimpanan saja dan waktu yang dibutuhkan hanya
sebentar. Seperti pernyataan bapak Surya Lasmana tentang penemuan kembali
bahwa penataan arsipnya saya yang diperhatikan, yang jelas ada dilemari
penyimpanan. Apalagi sekarang ada versi digital pemuannya lebih mudah.75
Berdasarkan penjelasan hasil wawancara di atas dapat dilihat bahwa
dalam tahap penggunaan arsip fisik dan elektronik di SMA PGRI 3 Jakarta
sudah tergolong baik dibuktikan dengan adanya pengelolaan arsip elektronik
yang juga dilakasanakan. Penggunaan arsip fisik memiliki aturan yang
diberikan kepada pihak peminjam dengan menujukan bukti terima, mengkopi
sebagian arsip yang diperlukan serta batas peminjaman hanya pada lingkungan
sekolah saja untuk mencegah kehilangan. Lalu dalam penggunaan arsip
elektronik juga adanya kemudahan akses karena dapat langsung menggunakan
internet. Namun dalam kegiatan peminjaman supaya penataan dan juga
administrasinya lebih baik lagi, dapat dicatat menggunakan buku khusus agar
proses peminjaman dapat terlacak dan sesuai prosedur.

74
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB
75
Ibid.
 5

b. Pemeliharaan Arsip
Arsip vital sebagai bukti dan bahan pertanggungjawaban memiliki nilai
guna yang sangat berharga bagi keberlangsungan hidup suatu organisasi.
Upaya pemeliharaan arsip yang ditujukan untuk melindungi dan mengambil
tindakan untuk penyelamatan arsip bukan hanya sekedar pemeliharaan fisik
tetapi juga menjaga informasi yang terkandung di dalamnya dengan
menggunakan fasilitas penunjang terpeliharanya arsip.
Kegiatan pemeliharaan arsip di SMA PGRI 3 Jakarta dilakukan dengan
penyegaran ruangan, penyemprotan untuk menghindari dari hewan perusak,
pembukaan berkas lama arsip dalam lemari. Dalam hal pembersihan arsip
dilakukan secara kondisional, pada saat tertentu.

Gambar 4. 3 Pemeliharaan Arsip

Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

Adapun pemeliharaan arsip tersebut didukung dengan pernyataan
yang dikemukan oleh Bapak Surya Lasmana bahwa pemeliharaan yang biasa
dilakukan seperti penyimpanan dalam lemari, paling penyegaran saja,
pembukaan berkas arsip lama, untuk pencegahan hama dan kutu-kutu dengan
cara penyemprotan zat kimia dilakukan secara kondisional saja.76
Selanjutnya pemeliharaan fisik arsip menurut hasil pemaparan dari Ibu
Ratna Maidah selaku staff Tata Usaha Bidang Kearsipan bahwa seperti arsip
surat itu biasanya dijilid agar rapih dan disusun pertahun. Kalau untuk

76
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB.
 5

kegiatan rutin yang paling pasti yaitu awal tahun. Jadi selama satu tahun itu
misalnya untuk surat, surat masuk surat keluar terlebih dahulu diletakan ke
dalam folder setelah itu baru jilid. Sedangkan upaya pencegahannya langsung
diletakkan di tempat yang aman dan tempat tertutup ya, dan memperingatkan
kepada guru dan pegawai lain bahwa yang dapat mengakses hanya pihak
tertentu.77 Berdasarkan pernyataan tersebut pemeliharaan yang dilakukan
terhadap arsip dengan diletakan di lemari penyimpanan untuk mengamankan
arsip serta membuat arsip menjadi tertata rapi.
Selain pemeliharaan dari fisik arsip, ruangan penyimpanan arsip juga
perlu dilakukan pemeliharaan. Adanya larangan dan pembatasan akses
individu yang masuk ke ruang penyimpanan juga termasuk upaya dalam
pemeliharaan arsip. Hal tersebut pula diperjelas dari pernyataan dari Bapak
Surya Lasmana bahwa menurut keterangannya pemeliharaan ruangan
penyimpanan arsip tidak ada larangan yang khusus tertera di ruangan,
melainkan hanya larangan lisan yang diberitahukan serta aksestabilitasorang
saja yang dibatasi. Adapun selain pemeliharaan fisik dan ruangan arsip, upaya
pemeliharaan arsip yang dilakukan ialah dengan alih media. Alih media yang
dilakukan dari arsip alinya yang berwujud kertas menjadi dokumen digital.
Seperti arsip dalam media elektronik yang berada di komputer juga perlu
dijaga informasinya. Dalam hal ini untuk mecegah kehilangan data di
komputer, pihak operator selalu membackup data secara berkala agar terhindar
dari malware atau virus yang ada di komputer atau server. Hal tersebut
diperjelas dengan keterangan dari Bapak Surya Lasmana bahwa pemeliharaan
arsip elektroniknya adalah dengan membackup secara berkala, ada yang
dimasukan dalam CD dan juga hardisk eksternal, sebagai antisipasi apabila
komputer bermasalah.78
Tidak adanya ruang penyimpanan khusus arsip sehingga arsip
diletakan bersamaan di ruang tata usaha. Hal ini dapat menyebabkan arsip
tercampur dengan bidang lainnya.79

77
Wawancara dengan Ratna Maidah (Staff Tata Usaha Bagian Arsip Persuratan), pada Selasa 30
November 2020, pukul 14.30 WIB
78
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB.
79
Observasi, di Ruang Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta, 21 September 2020
 5

Gambar 4. 4 Letak Penyimpanan Arsip Di Ruang Tata Usaha

Sumber : Dokumentasi Ruang Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

Berdasarkan hasil penelitian tersebut, kesimpulan yang dapat diambil
bahwa SMA PGRI 3 Jakarta telah melakukan pemeliharaan arsip diantaranya
seperti membersihkan arsip dan penyemprotan arsip guna menghindari dari
hama perusak dan menjaga arsip tetap utuh. Lalu adanya alih media arsip
penyimpanan di komputer juga salah satu upaya meminimalisir adanya
kehilangan dan kerusakan arsip. Namun dari pemaparan hasil penilitian di atas
juga menunjukan dalam pelaksanaannya, pemeliharaan arsip di SMA PGRI 3
Jakarta kurang maksimal seperti ruangan penyimpanan. Selain itu kurangnya
informasi, larangan atau peraturan tegas terhadap pihak-pihak yang mengakses
arsip dikhawatirkan akan ada sembarang pihak yang dapat mengaksesnya. Dan
terakhir pelaksanaan pembersihan dan penataan arsip yang dilakukan secara
situasional, sebaiknya kegiatan tersebut dilakukan secara rutin dan berkala,
selain menjaga arsip serta agar tidak terjadi keterlambatan pemulihan jika
ditemukan arsip yang rusak.

c. Penyimpanan Arsip
Kegiatan penyimpanan arsip bersifat mengatur, menyusun dan menata
arsip secara sistematis untuk memudahkan proses temu kembali dengan cepat,
tepat dan akurat. Berbagai macam arsip seperti kepegawaian, kesiswaan,
kurikulum, dan keuangan disimpan oleh SMA PGRI 3 Jakarta mulai awal
berdirinya sampai sekarang. Adanya kurun waktu yang lama tersebut
membuat penyimpanan arsip perlu penanganan yang tepat.
 5

Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip yang dilakukan oleh SMA

PGRI 3 Jakarta menurut Bapak Surya Lasmana seperti misalnya arsip ijazah
yang berkategori surat berharga diletakan di ruang kepala sekolah dan arsip
surat menyurat untuk tempat khusus tidak ada hanya dibedakan tempatnya
untuk memudahkan pencarian saja. Untuk arsip surat disimpan dalam box file
saja, setelah satu tahun arsip tersebut dikeluarkan untuk selanjutnya dijilid dan
dimasukan ke dalam lemari penyimpanan. 80 Berdasarkan pernyataan tersebut
dapat diartikan jika dalam penyimpanan arsip tersebut yaitu diantaranya arsip
kesiswaan dengan arsip surat menyurat dipisahkan tempatnya. Kemudian
disimpan dalam kotak berkas atau bindex lalu dimasukan lemari-lemari
penyimpanan.
Pada kegiatan penyimanan arsip pada tiap lembaga atau sekolah
menerapkan dan menggunakan azaz yang berbeda sesuai apa yang ditetapkan
di sekolah tersebut. Adanya penerapan azaz tersebut dapat mengetahui
penanganan arsip dalam proses penyimpanan di SMA PGRI 3 Jakarta. Seperti
yang dipaparkan oleh Bapak Surya Lasmana bahwa, azaz penyimpanan yang
diterapkan di SMA PGRI 3 Jakarta adalah campuran atau kombinasi.
Sebenarnya hampir semua arsip ada di ruang Tata Usaha, tapi terdapat pula di
ruang guru seperti arsip kurikulum dan ruang kepala sekolah arsip ijazah.81
Keterangan yang sama diberikan oleh Ibu Ratna Maidah bahwa
penyimpanannya campuran. Seperti arsip keuangan terdapat di bagian
keuangan, sehingga tidak terpusat.82 Berdasarkan kedua pernyataan
narasumber di atas, bahwa SMA PGRI 3 Jakarta menggunakan azas campuran
atau kombinasi dalam penyimpanan arsip, yakni azas gabungan dari
sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif disimpan pada tiap unit dan setelah
itu arsip akan disimpan di pusat yaitu di bagian tata usaha.
Pada sistem penyimpanan terdapat diantaranya sistem abjad, sistem
nomor, sistem subjek dan sistem wilayah. Begitupula penyimpanan arsip fisik
yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta, seperti yang dipaparkan oleh Ibu Ratna
Maidah bahwa untuk penyimpanan menggunakan sistem nomor seperti arsip

80
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB.
81
Ibid,.
82
Wawancara dengan Ratna Maidah (Staff Tata Usaha Bagian Arsip Persuratan), pada Selasa 30
November 2020, pukul 14.30 WIB
 5

keuangan seperti KJP, kesiswaan seperti mutasi, kepegawaian dan lainnya.

jadi setelah diterima, dicatat dan tanda tangan lalu dimasukan ke dalam lemari
penyimpanan.83
Berbeda dengan penyimpanan arsip fisik, pada arsip elektonik
komputer sistem yang digunakan yaitu sistem subjek. Seperti keterangan dari
Bapak Surya Lasmana yaitu, seperti arsip kesiswaan, kurikulum dan
persuratan berdasarkan folder. Sehingga dari folder kemudian dijadikan sub
folder. Setelah folder tersebut dibuka terdapat jenis-jenis arsip berdasarkan
tahun berjalan.84 Sehingga dari pernyataan tersebut proses penyimpanan arsip
elektronik di SMA PGRI 3 Jakarta dari mulai pengimputan arsip didasarkan
pada masing-masing bidang.
Berdasarkan beberapa pernyataan hasil wawancara diatas dapat
diambil kesimpulan bahwa SMA PGRI 3 Jakarta melakukan penyimpanan
terhadap arsip secara fisik maupun juga elektronik. Dalam segi penerapan
sistem penyimpanannya ada beberapa sistem yang dipakai yakni nomor dan
subjek. Diharapkan dengan diterapkannya sistem tersebut proses penyimpanan
akan lebih terkendali.

d. Sarana dan Prasarana Kearsipan

Peralatan dan juga perlengkapan dalam pengelolaan arsip merupakan
salah satu faktor penunjang bagi kelancaran pengelolaan arsip. Adanya sarana
serta prasarana yang memadai akan memudahkan pekerjaan bidang kearsipan
menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut daftar sarana dan prasarana ruang
penyimpanan arsip di SMA PGRI 3 Jakarta :

83
Ibid.
84
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB.
 5

Tabel 4. 4 Fasilitas Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

Ketersediaan

Jenis Lengkap Lengkap Tidak

No. Jumlah Satuan
Sarana dengan dengan Lengkap
kondisi kondisi
baik rusak

1. Meja kerja 5 Set v

Kursi v
2. 9 Unit
kerja

Komputer v
3. 3 Unit
PC

v
4. Printer 2 Unit

v
5. Lemari 10 Set

Papan v
6. 2 Unit
Data

7. Monitor 1 Unit v

v
8. CCTV 1 Set

Kotak-
v
9. kotak 2 Unit
(odner)

v
10. Lampu 3 Unit

v
11. AC Split 1 Unit

v
12. Lampu 1 Unit
 5

Jumlah 40

Sumber : Dokumen Sarana Prasarana Ruang Tata Usaha SMA PGRI 3

Jakarta Tahun 2021/2022

2. Daftar Arsip Vital SMA PGRI 3 Jakarta

Penentuan arsip yang selanjutnya dapat dikategorikan arsip vital di SMA
PGRI 3 Jakarta dapat dilakukan dengan identifikasi. Berdasarkan Peraturan
Kepala ANRI No. 6 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan,
dan Penyelamatan Arsip Vital Negara dijelaskan bahwa kegiatan identifikasi arsip
vital dapat dilakukan melalui prosedur yang meliputi, analisis organisasi,
pendataan dan pengolahan hasil pendataan dan penentuan arsip vital. 85 Upaya ini
dilakukan untuk mengetahui daftar arsip vital apa saja yang tercipta di SMA
PGRI 3 Jakarta supaya untuk selanjutnya dapat memberikan perlindungan dan
pengamanan dari kelalaian manusia, sebelum terjadi bencana dan sesudah
terjadinya bencana serta penyelamatan dan pemulihan yang tepat terhadap arsip
vital. Berikut penjelasan langkah-langkah dalam menentukan arsip vital :
a. Identifikasi
Langkah pertama untuk mengidentifikasi arsip vital adalah dengan
menganalisis organisasi untuk menentukan jenis arsip yang tercipta atas
pelaksanaan kegiatan, fungsi serta tugas pokok SMA PGRI 3 Jakarta dapat
melalui beberapa tahapan berikut : 86
1) Fungsi Dan Kegiatan Yang Perlu Didokumentasikan Di SMA PGRI 3
Jakarta
Dalam tahapan awal menganalisis fungsi organisasi perlu diketahui
tugas pokok SMA PGRI 3 Jakarta sebagai lembaga pendidikan. Adapun
tugas pokok sekolah berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman
Organisasi dan Tata Kerja Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah pasal 7

85
Arsip Nasional., Op. Cit.
86
Andrew Griffin and Michael Roper, Building Records Appraisal Systems (London: International
Records Management Trust, 1999),
http://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_build_rec_appraisal.pdf.
 5

ayat 1 bahwa SMA mempunyai tugas mengelola pendidikan umum

melalui 3 (tiga) tingkatan kelas terdiri atas :
a) Kelas 10 (sepuluh)
b) Kelas 11 (sebelas)
c) Kelas 12 (dua belas).87
Selain itu, sebagai lembaga pendidikan SMA PGRI 3 Jakarta tidak
hanya menjalankan tugas pokok melainkan juga memiliki fungsi atas
pelaksanaan tugas tersebut yaitu sebagaimana yang tercantum dalam
Peraturan Menteri Pendidikan Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman
Organisasi dan Tata Kerja Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah Pasal 7
ayat (2) bahwa sesuai dengan tugas yang dimaksud, SMA melaksanakan
fungsi sebagai berikut :88
a) Pelaksanaan Pendidikan
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional dijelaskan bahwa pendidikan merupakan
usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan
proses pembelajaran agar peserta didik aktif mengembangkan potensi
dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian
diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia serta keterampilan yang
dibutuhkan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.89
b) Pelaksanaan hubungan kerja sama dengan orang tua peserta didik,
Komite Sekolah, dan/atau masyarakat
c) Pelaksanaan Administrasi
Pada dasarnya administrasi sekolah bersifat fleksibel sesuai
dengan keadaan dari sekolah tersebut. Namun demikian harus tetap
memenuhi fungsinya sebagai sumber informasi utama. Berdasarkan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24
tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah
setidaknya ada 8 urusan pada administrasi sekolah diantaranya yaitu

87
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Repulik Indonesia, ―Peraturan Menteri Pendidikan
Dan Kebudayaan Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pedoman Organisasi Dan Tata Kerja Satuan Pendidikan Dasar
Dan Menengah‖ (2019), https://peraturan.bpk.go.id/Home/Download/128685/Permendikbud Nomor 6 Tahun
2019.pdf. h.8
88
Ibid. h. 8-9
89
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan
Nasional‖ (2003), https://pusdiklat.perpusnas.go.id/regulasi/download/6. h. 3
 6

urusan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana,

hubungan sekolah dan masyarakat, persuratan dan pengarsipan,
sesiswaan, kurikulum, dan petugas layanan khusus.90
Sehingga berdasarkan penjelasan di atas diketahui bahwa fungsi
substantif maupun fasilitatif atas pelaksanaan tugas pokok di SMA PGRI 3
Jakarta yaitu pelaksanaan pendidikan, pelaksanaan hubungan kerja sama
dengan orang tua peserta didik, komite sekolah dan/atau masyarakat, serta
pelaksanaan administrasi meliputi urusan administrasi kepegawaian,
keuangan, sarana dan prasarana, hubungan sekolah dan masyarakat, persuratan
dan pengarsipan, sesiswaan, kurikulum, dan petugas layanan khusus.

90
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Repulik Indonesia, ―Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional RI No. 24 Tahun 2008 Tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah‖ (2008),
https://sumsel.bpk.go.id/files/2009/10/PERMEN31.PDF.
 6

Setelah mengetahui tugas dan fungsi yang ada, diperlukan pula mengidentifikasi program pengembangan dari sekolah.
Berdasarkan dokumen rencana jangka menengah 2021-2022 SMA PGRI 3 Jakarta, tersusun rencana pengembangan sebagai berikut :

Tabel 4. 5 Program Pengembangan SMA PGRI 3 Jakarta

Program Fungsi Kegiatan Arsip yang tercipta Jenis

1. Menyusun KTSP dengan memadukan 1. Dokumen kurikulum

antara Kurikulum Nasional dan 1,2,3 KTSP Vital
Administrasi Olimpiade
1. Penyusunan Kurikulum 2. Memetakan SKL, KI, KD menjadi 1. Dokumen Hasil pemetaan
Dokumen Kurikulum Aktif
paket-paket mata pelajaran. KI dan KD
1. Dokumen pedoman
3. Membuat panduan akademik dan peraturan akademik dan Aktif
Non Akademik non akademik

1. Menyusun desain mata pelajaran

tatap muka, tugas terstruktur, 1. Dokumen pengembangan
tugas mandiri bahan ajar, bahan tayang
2. Perencanaan, Aktif
dan modul
Pelaksanaan dan 2. Menyusun mata pelajaran yang
Evaluasi Administrasi
bervariasi.
Pembelajaran Kurikulum
3. Menyusun silabus mata pelajaran 1. Dokumen perangkat Aktif
pembelajaran
4. Menyusun Rencana Pelaksanaan (Silabus,RPP, Format
Pembelajaran Penilaian)
 6

Program Fungsi Kegiatan Arsip yang tercipta Jenis

1. Dokumen kisi-kisi ulangan

harian/KBM, ulangan
semester (PAS), dan
ulangan akhir tahun (PAT)
5. Menyusun perangkat penilaian Aktif

2. Dokumen naskah soal

Penilaian Akhir Semester
dan Akhir Tahun
Aktif
1. Dokumen perangkat
pembelajaran
(Silabus,RPP, Format
Penilaian)
2. Dokumen kisi-kisi
ulangan harian/KBM, Aktif
6. Melaksanakan proses pembelajaran
ulangan semester (PAS),
dan penilaian, pendampingan dan ulangan akhir tahun
akademik dan non akademik, (PAT)
pemanfaatan perpustakaan dan
laboratorium, kegiatan pengayaan 3. Dokumen naskah soal
dan remedial. Aktif
Penilaian Akhir Semester
dan Akhir Tahun

4. Dokumen laporan Aktif

pelaksanaan literasi
 6

Program Fungsi Kegiatan Arsip yang tercipta Jenis

5. Jadwal pengayaan dan Aktif

remedial

7. Melakukan pemantauan 1. Diagram daya serap

perencanaan, pelaksanaan dan Aktif
siswa dan target
penilaian dua kali setiap bulan. kurikulum
1. Personal file guru dan
1. 65% tenaga pendidik memperoleh Vital
pegawai
sertifikat profesi

2. Dokumen pengembangan
2. 90% tenaga pendidik ditingkatkan Aktif
kompetensi pendidik dan
Administrasi kempuannya dalam pengembangan tenaga kependidikan
3. Peningkatan Kualitas
Kepegawaian bahan ajar yang bervariasi (training, workshop,
Pendidik Dan
(berbasis TIK) seminar dan pelatihan)
Tenaga
Kependidikan

3. 90% tenaga kependidikan 3. Dokumen Penilaian

memperoleh keahlian sesuai dengan Kinerja Guru Aktif
tupoksinya (seperti teknisi komputer,
laboran, pustakawan dan lain-lain.)
Vital
4. Peningkatan Administrasi 1. 95% ruang kelas tersedia perangkat 1. Dokumen alokasi dana
 6

Program Fungsi Kegiatan Arsip yang tercipta Jenis

Kuantitas dan Sarana dan TIK secara lengap. BOS dan komite
Kualitas Sarana dan Prasarana, sekolah
Prasarana Pendidikan Administrasi 2. Membenahi dan meningkatkan 2. Dokumen serah terima
Urusan Keuangan bahan pustaka dan sarana tanah, gedung,
perpustakaan perlengkapan sekolah
dan alat pelajaran
3. Merancang laboratorium multimedia 3. Himpunan arsip SPJ
4. Buku induk sarana
prasarana

4. Merehabilitasi gedung dan

pembuatan kamar mandi baru.

5. Pembenahan Sistem
Administrasi 1. Mengembangkan SIM SMA PGRI 3
Informasi Aktif
Sarana dan Jakarta, khususnya bidang akademik 1. Perangkat SIM Sekolah
Manajemen Berbasis
Prasarana (Web sekolah)
TIK tahun pertama.

1. Mengoptimalkan donatur dan sposor 1. MoU Akademik (Sister

6. Penggalangan peran Hubungan untuk memenuhi pembiayaan School) Vital
stakeholders yang Masyarakat kebutuhan sekolah secara mandiri.
lebih luas
2. Mengoptimalkan program kemitraan
dan sister school khususnya sekolah 2. MoU non akademik
 6

Program Fungsi Kegiatan Arsip yang tercipta Jenis

dalam negeri dengan lembaga sosial

dan instansi kesehatan
3. Mengoptimalkan peran komite
sekolah dalam rangka pengembangan
mutu sekolah

4. Menelusuri potensi alumni. 1. Data Alumni Vital

Sumber : Dokumen Jangka Pendek, Jangka Panjang Dan Jangka Menengah SMA PGRI 3 Jakarta 2021/2022 s/d 2024-2025
 2) Letak Penciptaan Arsip Yang Mendokumentasikan Fungsi Di SMA PGRI
3 Jakarta
Setelah mengetahui fungsi, tigas pokok serta program
pengembangan yang menggambarkan kegiatan yang perlu dilaksanakan
dalam rangka mewujudkan tugas dan fungsi SMA PGRI 3 Jakarta.
Langkah berikutnya menganalisis struktur organisasi untuk menentukan
letak penciptaan arsip yang mendokumentasikan tugas dan fungsi yang
terdapat di SMA PGRI 3 Jakarta. Berdasarkan Peraturan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019
tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Satuan Pendidikan Dasar dan
Menengah pasal 13 ayat (1) sampai (5) dijelaskan bahwa :
a) Susunan organisasi SMA terdiri atas : Kepala, Wakil Kepala,
Subbagian Tata Usaha; dan Kelompok Jabatan Fungsional.
b) Wakil Kepala sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
paling banyak 4 (empat) orang.
c) Wakil Kepala sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
melaksanakan tugas di bidang akademik, kesiswaan, hubungan
masyarakat, sarana dan prasarana, dan administrasi Satuan
Pendidikan.
d) Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf c dipimpin oleh kepala yang membawahi Kelompok
Jabatan Pelaksana.
e) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf d terdiri atas: guru; dan pustakawan.91
Sebagaimana dalam peraturan tersebut dan melihat susunan struktur
organisasinya sesuai yang tertera pada dokumen profil sekolah diketahui
bahwa dalam menjalankan tugas dan fungsinya SMA PGRI 3 Jakarta
dipimpin oleh seorang kepala sekolah yang bertanggungjawab atas tugas
dan fungsi yang ada di sekolah. Kemudian wakil kepala sekolah yang
terdiri dari urusan kurikulum, kesiswaan, hubungan masyarakat, sarana
dan prasarana, kemudian ada bagian tata usaha, bagian bendahara, serta
jabatan fungsional yang terdiri dari guru, wali kelas, pustakawan dan guru
BK. Berikut uraian tugas dan tanggungjawab dari struktur organisasi SMA
PGRI 3 Jakarta :

a) Kepala Sekolah

91
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Repulik Indonesia, Op. Cit.

66
 6

Pimpinan di SMA PGRI 3 Jakarta ialah kepala sekolah yang

bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di dalam dan di luar
sekolah. Kepala sekolah bertugas dan memiliki fungsi sebagai :
i. Pendidik : Membimbing dalam menyusun dan melaksanakan
program pengajaran dan remedial, serta mengevaluasi hasil belajar,
membimbing staf menyusun program kerja dan tugas sehari-hari,
Membimbing siswa dalam kegiatan ekstrakulikuler, OSIS dan
lomba, Mengembangkan staf melalui pendidikan dan pelatihan,
kenaika pangkat dan mengusulkan kenaikan jabatan, mengikuti
perkembangan IPTEK melalui pendidikan dan pelatihan
ii. Manajer : Mengelola administrasi kegiatan belajar dan bimbingan
konseling, Mengelola admistrasi kesiswaan dan ketengaan,
Mengelola administrasi keuangan dan Mengelola administrasi sarana
dan prasarana.
iii. Pengelola administrasi (Administrator) : Menyususn program
kerja, Menyusun organisasi ketenagaan di sekolah, Meberikan
arahan dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas, Mengoptimalkan
pemanfaatan sumber daya manusia dan sarana prasarana sekolah.
iv. Penyelia (Supervisor) : Menyusun dan melaksanakan progam
supervisi kelas dan kegiatan ekstrakulikuler, Memanfaatkan hasil
supervisi untuk pengembangan sekolah.
v.Pemimpin (Leader) : Memiliki kepribadian yang jujur, percaya diri,
bertanggungjawab, dan berjiwa besar, Memahami kondisi anak buah,
Memiliki visi dan memahami misi yang diemban, Mampu
mengambil keputusan baik urusan internal dan eksternal, Mampu
berkomunikasi dengan baik.
vi. Pembaharu (Inovator) : Mampu mencari, menemukan dan
mengadopsi gagasan baru, Mampu melakukan pembaharuan pada
kegiatan belajar mengajar, bimbingan konseling, ekstrakulikuler,
serta pengadaan dan pembinaan tenaga guru dan staf tata usaha,
melakukan pembaharuan di dewan sekolah dan masyarakat.
vii. Pendorong (Motivator) : Mengatur lingkungan kerja, Mengatur
pelaksanaan suasana kerja yang memadai, Mampu menerapkan
 6

prinsip memberi penghargaan dan sanksi hukuman sesuai dengan

aturan yang ada.
b) Wakil Kepala Sekolah
Wakil kepala sekolah memiliki tugas utama mengkoordinir
penyusunan program sekolah yang meliputi bidang kurikulum, bidang
kesiswaan, bidang sarana prasarana, bidang ketatausahaan. Kemudian
mengkoordinir penyusunan KTSP, mewakili kepala sekolah dalam hal
tertentu.
c) Tata Usaha
Bidang urusan Tata Usaha memiliki tugas diantaranya
penyusunan program kerja tata usaha sekolah, pengelolaan dan
pengarsipan surat-surat masuk dan keluar, pengurusan administrasi
sekolah, pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha
sekolah, penyusunan administrasi sekolah meliputi kesiswaan dan
ketenagaan, penyusunan dan penyajian data statistik sekolah secara
keseluruhan, mengkoordinasi dan melaksanakan 7K, penyusunan
laporan pelaksanaan secara berkala.
d) Bendahara
Bendahara memiliki tugas mengkoordinir semua urusan bidang
keuangan, Penyusunan RAPBS/RAKS, Pelaksanaan anggaran,
Pengelolaan dana komite sekolah dan dana dari pemerintah,
Pengelolaan keuangan dewan sekolah, Pelaporan dan dokumentasi
administrasi keuangan, mewakili kepala sekolah dalam hal tertentu.
e) Kepala Urusan Kurikulum
Kepala urusan kurikulum salah satu yang bertugas membantu
kepala sekolah meliputi menyusun program pengajaran, menyusun dan
menjabarkan kalender pendidikan, menyusun pembagian tugas guru
dan jadwal pelajaran, menyusun jadwal evaluasi belajar dan
pelaksanaan ujian akhir, menerapkan kriteria persyaratan kenaikan
kelas dan ketamatan, mengatur jadwal penerimaan rapor dan ijazah,
mengkoordinasikan penyusunan kelengkapan mengajar, mengatur
pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan, mengatur
pengembangan MGMP/MGBK dan koordinator mata pelajaran,
 6

melakukan supervisi administrasi akademis, melakukan pegarsipan

program kurikulum dan penyusunan laporan secara berkala.
f) Kepala Urusan Kesiswaan
Berikutnya kepala urusan kesiswaan yang juga bertugas
membantu kepala sekolah seperti menyusun program pembinaan
kesiswaan (OSIS), melaksanakan bimbingan, pengarahan dan
pengendalian kegiatan kesiswaan dalam rangka menegankan disiplin
dan tata tertib seolah serta pemilihan pengurus OSIS, membina
pengurus OSIS dalam berorganisasi, menyusun jadwal dan pembinaan
serta secara berkala dan insidental, membina dan melaksanakan
koordinasi 9K, melakasanakan pemilihan calon siswa berprestasi dan
penerima bea siswa, mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili
sekolah dalam kegiatan di luar sekolah, mengatur mutasi siswa,
menyusun dan membuat kepanitiaan Penerimaan Siswa Baru dan
pelaksanaan MOS, menyusun dan membuat jadwal kegiatan akhir
tahun sekolah, menyelenggarakan cerdas cermat dan olah raga prestasi,
membuat laporan kegiatan kesiswaan secara berala.
g) Kepala Urusan Sarana dan Prasarana
Terdapat berapa tugas utama kepala urusan sarana dan
prasarana seperti menyusun program pengadaan saran adan prasarana,
mengkoordinasikan penggunaan sarana dan prasarana, pengelolaan
pembiayaan alat-alat pengajaran, mengelola perawatan dan perbaikan
sarana dan prasarana, bertanggungjawab terhadap kelengakapan data
sekolah secara keseluruhan, melaksanakan pembukuan sarana
prasarana secara rutin, dan menyusun laporan secara berkala.
h) Kepala Hubungan Masyarakat
Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan
dewan sekolah dan membina hubungan wali murid, membina
pengembangan sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha dan
lembaga sosial, membuat dan menyusun program kebutuhan sekolah,
menyusun program bakti sosial, karya wisata, pameran hasil
pendidikan.
i) Guru atau Pendidik
 7

Guru bertanggung jawab kepada sekolah untuk melaksanakan

KBM yang meliputi membuat kelangkapan mengajar dengan baik dan
lengkap, melaksanakan kegiatan pembelajaran, melaksanakan kegiatan
penilaian proses belajar, melakasanakan analisis ulangan harian,
menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan,
mengisi daftar nilai anak didik, membuat alat pelajaran atau alat
peraga, mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasayarakatan
kurikulum, melaksankan tugas tertentu di sekolah, mengadakan
pengembangan program pembelajaran, memuat catatan tentang
kemajuan hasil belajar anak didik, mengisi dan meneliti daftar hardir
sebelum memulai pelajaran.
j) Wali kelas X, XI, XII
Wali kelas memiliki tangggung jawab dalam pengelolaan kelas
dan penyelenggaraan administrasi kelas. Dalam tugas pengelolaan
kelas dan Tugas administrasi kelas terdapat tugas pokok yang meliputi
: pengelolaan kelas seperti mengetahui keadaan anak didik, melakukan
penilaian, pengambilan tindakan jika diperlukan dan langkah tindak
lanjut.
k) Guru Bimbingan Konseling
Guru Bimbingan Konseling memiliki tanggung jawab dalam
penyusunan dan pelaksanaan program bimbingan dan konseling,
koordinasi dengan wali kelas dalam mengatasi masalah kesulitan
belajar yang dihadapi anak didik, memberikan layanan dan bimbingan
kepada anak didik agar lebih berprestasi, memberikan saran dan
pertimbangan dalam pemilihan pendidikan lanjut dan lapangan kerja
yang sesuai, mengadakan dan menyusun statistik hasil penilaian
bimbingan dan konseling, melaksankan kegiatan hasil analisis evaluasi
belajar, menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut BK,
menyusun laporan pelaksanaan kegiatan BK.
l) Pustakawan
Pustakawan memiliki tanggung jawab diantaranya perencanaan
bahan pustaka dan pengembangan perpustakaan, pelayanan
perpustakaan, pemeliharaan dan perbaikan bahan pustaka, inventarisasi
dan pengadministrasian.
 7

m) Petugas layanan khusus

Petugas layanan khusus tenaga kebersihan memiliki tanggung
jawab diantaranya : Membersihkan lingkungan sekolah, membantu
fotocopy, penjilidan dan mengantar surat, membantu perawatan sarana
dan prasarana. Sedangkan penjaga sekolah/petugas keamanan
bertanggung jawab diantaranya : pengamanan dan memonitor
lingkungan sekolah, mengatur lahan parkir, menjaga sarana prasarana
sekolah, koordinasi dengan dinas terkait keamanan.
 7

3) Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Fungsi Dan Kegiatan Di SMA PGRI 3 Jakarta
Langkah berikutnya yaitu melakukan pendataan arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas serta fungsi, baik substantif
maupun fasilitatif. Berdasarkan analisis fungsi telah diketahui pelaksanaan fungsi yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta. Dari kegiatan
yang ada akan menunjukan berbagai macam arsip yang dihasilkan sebagai bukti pelaksanaan tugas dan fungsi sekolah baik,
diantaranya sebagai berikut :
a) Fungsi Substantif

Tabel 4. 6 Jenis Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Substantif SMA PGRI 3 Jakarta

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

1. Rencana Program Pembelajaran

Membuat kelengkapan dan (RPP)
melaksanakan pembelajaran 2. Silabus
3. Program harian dan
mingguan Program semester Aktif
Pendidikan
Mengembangkan program 4. Program pengayaan
Guru dan Wali pembelajaran dan membuat dan remidial
1. dan
Kelas alat pelajaran atau peraga
Pembelajaran
Mengadakan pengembangan
program pembelajaran

5. Kumpulan bahan evaluasi

Penilaian proses belajar dan
6. Analisis bahan evaluasi
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

analisis ulangan harian 7. Laporan penilaian ulangan

harian ulangan umum dan
ulangan akhir
Melaksanakan program 8. Jadwal pengayaan dan remedial
perbaikan, pengayaan dan
9. Daftar nilai anak didik
mengisi daftar nilai anak didik
Aktif
10. Buku catatan khusus siswa
Membuat catatan hasil belajar 11. Laporan tengah semester dan
dan meneliti daftar hadir akhir semester
12. Raport
13. Daftar Kumpulan Nilai
14. Denah tempat duduk anak didik
15. Daftar pelajaran
16. Daftar piket
Pengelolaan kelas dan 17. Daftar kelas Aktif
administrasi kelas 18. Tata tertib kelas
19. Statistik bulanan anak didik
20. Buku jurnal kelas
21. Buku absensi
Penyusunan dan pelaksanaan 22. Program kerja BK
program Bimbingan Konseling 23. Rincian Tugas BK
24. Perangkat pelaksanaan BK Aktif
Penilaian pelaksanaan (program layanan BK, jurnal
bimbingan dan konseling harian, evaluasi hasil sasaran
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

dan mutu), (rencana

Analisis hasil evaluasi belajar
Koordinasi bimbingan dan
konseling dengan wali kelas
Menyusun laporan statistik
pelaksanaan kegiatan
bimbingan dan konseling
Penyusunan program
pengajaran
Pelaksanana
Urusan Administrasi
Penyusunan kalender
2. Administrasi Kurikulum pendidikan dan menjabarkan
Kurikulum
kalender pendidikan
Pembagian tugas guru, jadwal
pelajaran dan
mengkoordinasikan
pelaksanaan bimbingan dan
konseling),
25. Perangkat pengumpulan data
BK
26. Perangkat penyimpanan data
27. Laporan Khusus
28. Data analisis bimbingan belajar, Aktif
penempatan dan penyaluran
29. Laporan Bulanan
30. Laporan Semester
Aktif
31. Laporan Tahunan
32. Sosiogram
1. Dokumen kurikulum KTSP dan
Vital
Revisian
2. Program tahunan
3. Program semester Aktif
4. Silabus
5. Kalender pendidikan
6. Analisis minggu efektif dan
Aktif
hari efektif libur umum
7. Jadwal kegiatan ekstrakulikuler
8. Rencana kerja guru
9. Daftar pembagian tugas Aktif
mengajar dan tugas tambahan
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

penyusunan kelengkapan 10. Jadwal pelajaran

mengajar 11. Jadwal ekstrakulikuler

Penyusunan jadwal evaluasi 12. Jadwal Penilaian Tengah

belajar dan ujian akhir
Penerimaan rapor dan ijazah
Pelaksanaan program
perbaikan dan pengayaan
Mengembangkan MGMP dan
kooordinator mata pelajaran
Semester, Penilaian Akhir Aktif
Semester dan Ujian Sekolah
13. Jadwal pembagian Raport dan
Aktif
Ijazah
14. Jadwal remedial dan pengayaan
15. Daftar Nilai dan Presensi Aktif
16. Kisi-kisi penyusunan tes
17. Jadwal dan pelaksanaan MGMP
Aktif

18. Jadwal supervisi guru (program

tahunan, program semester dan
Melakukan supervisi akademik RPP guru) Aktif
19. Buku catatan pembinaan siswa
20. Dokumen Penilaian Kinerja
Guru
Pengarsipan program 21. Dokumen kurikulum 1,2,3 dan
kurikulum revisi tahunan Vital

22. Laporan tengah semester

Penyusunan laporan berkala 23. Laporan akhir semester Aktif
24. Laporan akhir tahun ajaran.

No. Unit Fungsi Kegiatan
Penyusunan dan pelaksanaan
program pembinaan kesiswaan
Membina pengurus OSIS
Menyusun jadwal dan
pembinaan secara berkala dan
insidental
Mengatur mutasi siswa
Pelaksana Urusan Administrasi
3. Administrasi Pemilihan siswa berprestasi
Kesiswaan
Kesiswaan dan penerima beasiswa,
dan kegiatan luar sekolah
Penyusunan kepanitiaan
Penerimaan Siswa Baru dan
pelaksanaan MOS
Penyusunan dan pembuatan
kegiatan akhir sekolah
Penyelenggaraan cerdas
cermat dan olahraga prestasi
7
Arsip yang dihasilkan Jenis
1. Struktur Organisasi OSIS
2. Program OSIS :
Kepramukaan, PMR, KIR,
UKS, PKS, Paskibra dan
pesantren kilat Aktif
3. Kalender kegiatan OSIS
4. Buku pembinaan siswa
(upacara bendera)
5. Jadwal kegiatan
6. Buku mutasi siswa
7. Blangko surat keterangan Aktif
mutasi siswa
8. Daftar siswa berprestasi Inaktif
Aktif
9. Data penerima beasiswa
10. Kalender akademik
11. Daftar Panitia pelaksanaan
Aktif
penerimaan siswa baru dan
pelaksanaan MOS
12. Program semester dan
Aktif
tahunan
13. Jadwal Pelaksanaan
Inaktif
14. Data Peserta
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

15. Kumpulan daftar siswa

Membuat laporan kesiswaan
perkelas
Aktif
16. Daftar hadir siswa
17. Daftar penerimaan siswa baru
18. Daftar penerimaan
Vital
STTB/Ijazah
19. Data kenaikan siswa
20. Data statistik siswa
21. Data siswa meneruskan
sekolah
22. Daftar tamatan sekolah
Aktif
23. Legger (kumpulan nilai)
24. Laporan kesiswaan akhir
semester dan laporan
kesiswaan akhir tahun

Mengatur hubungan sekolah 1. Buku Notulen Rapat Dewan

dengan dewan sekolah dan Sekolah
membina hubungan wali 2. Laporan Bantuan Dewan Vital
Pelaksana Urusan murid Sekolah kepada sekolah
Hubungan
Hubungan
4. Masyarakat
Masyarakat Pengembangan sekolah 3. MoU non akademik (lembaga
dengan lembaga pemerintah, kesehatan, kepolisian dan
dunia usaha dan lembaga lembaga sosial) Pembuatan Vital
sosial brosur, iklan, spanduk
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

Menyusun program bakti 4. Jadwal pelaksanaan kegiatan

sosial, karya wisata, pameran Aktif
hasil pendidikan

Menyusun program kebutuhan 5. Program kerja Humas

sekolah dan laporan secara 6. Program kerja Dewan sekolah
Aktif
berkala 7. Program kerja Dharma Wanita
8. Laporan semester dan tahunan.
1. Struktur organisasi sekolah
2. Rincian tugas guru dan staff Aktif
3. Program kerja sekolah
Pendidik 4. Rencana Kegiatan Dan
Vital
Anggaran Sekolah (RKAS)
Manager
5. Buku tamu umum
Administrator 6. Buku tamu pengawas
Aktif
7. Buku kerja harian
Kepala Sekolah Kepala Sekolah Pemimpin 8. Buku pengumuman
5.
(Struktural) (Struktural) Motivator 9. Buku notulen rapat kepala
Vital
sekolah
Innovator 10. Buku cacatan pembina
Aktif
terhadap guru dan staff
Supervisor
11. Lembaran supervisi guru dan
staff
Vital
12. Berkas surat keputusan dan
peraturan
 7

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

13. Acara kerja kepala sekolah,

jadwal guru piket dan
jadwal guru mengajar
14. Laporan Bulanan, Triwulan, Aktif
Semesteran, dan Tahunan
15. Data kenaikan kelas dan
kelulusan
16. Data registrasi STTB/ijazah Vital

b) Fungsi Fasilitatif

Tabel 4. 7 Jenis Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Fasilitatif SMA PGRI 3 Jakarta

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

1. Rencana kebutuhan sarana dan

prasarana
2. Daftar permintaan barang,
Program Pengadaan sarana 3. Daftar penerima barang,
Pelaksana Urusan Administrasi dan prasarana Aktif
4. Panitia/tim pembeli barang
1. Sarana dan Sarana dan
5. Buku catatan pengeluaran
Prasarana Prasarana
barang
6. Panitia/tim pemeriksa barang
Koordinasi penggunaan 7. Jadwal penggunaan sarana
sarana dan prasarana prasarana Aktif
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

8. Daftar peminjaman barang

inventaris
Pengelolaan biaya alat-alat 9. RKAS (Rencana Kegiatan
pengajaran Anggaran Sekolah) Vital

10. Pedoman pemeliharaan dan

Aktif
perbaikan barang
11. Laporan kerusakan dan
Perawatan dan perbaikan penghapusan perlengkapan
sarana dan prasarana alat pelajaran sekolah Vital
12. Daftar Panitia penghapus
barang
13. Daftar Panitia pemeriksa
Inaktif
barang
14. Buku induk sarana prasarana Vital
15. Buku catatan barang non
inventaris
16. Nomor Barang Inventaris
Bertanggung jawab atas
17. Buku catatan pengeluaran
kelengkapan data sarpras Aktif
barang
18. Kartu per jenis (buku, alat
peraga, alat lab, perabot, dsb.)
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

19. Berkas dokumen serah terima

tanah, gedung, perlengkapan
dan alat pelajaran
Vital
20. Izin Operasional
21. BPKB
22. STNK
23. Daftar peralatan laboratorium
Aktif
24. Daftar bahan laboratorium
25. Buku induk perpustakaan Vital
Menyusun laporan 26. Laporan bulanan
Aktif
pembukuan sarpras dan 27. Laporan semesteran dan
laporan berkala 28. Laporan tahunan inventaris
Vital
sarana dan prasarana
Rekruitmen tenaga pendidik 1. Personal file guru dan pegawai
Vital
dan non kependidikan
2.Program kerja kepegawaian
3.Struktur organisasi dan staff
Pembagian tugas guru dan
4.Rincian tugas staff Aktif
staf tata usaha
5.Daftar kebutuhan guru
Pelaksana Urusan Administrasi
2. bidang studi
Kepagawaian Kepegawaian
6. Laporan pelatihan, training,
Pembinaan karir guru dan
workshop, seminar, (IHT, Inaktif
staf tata usaha
KTSP, PKG, LKG, MGMP)
Pengusulan kenaikan pangkat 7. Daftar tunggu kenaikan gaji
Aktif
atau gaji atau pangkat
Pemberian penghargaan guru 8. Piagam penghargaan Aktif
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

dan staf berprestasi 9. Usulan pemberian tanda

Peningkatan kesejahteraan penghargaan
material dan non material

Penyusunan RAPBS/RAKS 1. Rencana Kegiatan Anggaran

Vital
Sekolah
Pelaksanaan anggaran
2. Laporan alokasi Dana Setiap
Pengelolaan dana komite Mata Anggaran Rutin (Pemda),
sekolah dan dana dari Bantuan Opersional
Vital
Pelaksana Urusan pemerintah Penyelenggaran, Bantuan
Administrasi Operasional Manajemen Mutu,
3. Keuangan Pengelolaan keuangan dewan
Keuangan Dewan Sekolah
(Bendahara) sekolah

3. Daftar penerima gaji dan uang Aktif

Pelaporan dan dokumentasi lembur
administrasi keuangan 4. Laporan Keuangan Bulanan
5. Laporan Keuangan Triwulan
6. Laporan Keuangan Semesteran
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

7. Laporan Keuangan Tahunan

8. Buku penerimaan Surat
Perintah Membayar Uang
(SPMU)
9. Buku pembantu kas
10. Buku kas umum
11. Himpunan bukti penguatan
12. Buku pungutan dan penyetoran Vital
pajak
13. Berita acara pemeriksaan atasan
langsung
14. Himpunan arsip SPJ
15. Daftar penerimaan gaji dan
uang lembur

1. Program kerja
Penyusunan program kerja 2. Struktur organisasi staff tata
4. Tata Usaha Tata Usaha
tata usaha sekolah usaha Aktif
3. Daftar rincian pembagian
tugas tata usaha
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

4. Buku agenda surat masuk

5. Buku agenda surat keluar
6. Form disposisi surat masuk
Pengelolaan surat dan dan keluar
Pengurusan administrasi 7. Buku ekspedisi surat Aktif
sekolah 8. Berkas surat masuk
9. Berkas surat keluar
10. Daftar hadir kepala sekolah,
guru dan staff
11. Sertifikat akreditasi Vital
Pembinaan dan 12. Surat tugas kegiatan
Pengembangan karir 13. Laporan kegiatan (seminar dan Inaktif
pegawai tata usaha workshop)
14. Arsip PPDB
Aktif
15. Pengelolaan Kelas
16. Buku Induk Siswa Vital
17. Buku Klaper Siswa
Penyusunan administrasi 18. Blangko kepegawaian
Aktif
kesiswaan dan administrasi (kondite, gaji berkala,
ketenagaan kenaikan pangkat, cuti)
19. Buku induk guru dan pegawai Vital
20. Buku Mutasi Guru dan
Aktif
pegawai
21. Data registrasi Ijazah/STTB Vital
 8

No. Unit Fungsi Kegiatan Arsip yang dihasilkan Jenis

Penyusunan data dan laporan 22. Laporan bulanan

pelaksanaan secara berkala 23. Laporan semester Aktif
24. Laporan tahunan

Kebersihan :
Membersihkan lingkungan
sekolah
Membantu fotocopy,
penjilidan dan mengantar
surat
Membantu perawatan sarana
1. Buku kegiatan harian
dan prasarana
Administrasi 2. Buku tamu
5. Layanan Khusus Penjaga sekolah/petugas Aktif
Petugas Layanan 3. Program kerja
keamanan
4. Laporan tahunan
Pengamanan dan memonitor
lingkungan sekolah
Mengatur lahan parkir
Menjaga sarana prasarana
sekolah
Koordinasi dengan dinas
terkait keamanan.
 4) Penentuan dan Pengolahan Arsip Yang Teridentifikasi Vital
Setelah mengetahui jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas,
fungsi dan kegiatan di SMA PGRI 3 Jakarta melalui analisis organisasi di
atas. Langkah selanjutnya yaitu pengolahan dan menentukan arsip dengan
mengelompokan arsip yang dapat dikategorikan sesuai dengan kriteria
arsip vital dan juga mempertimbangkan aspek resiko dan hukum yang
terjadi apabila arsip tidak ada, hilang ataupun rusak. Sebagaimana yang
dimaksud arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan
melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya
mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta
asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat
diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan
kegiatan instansi.92 Berikut diantaranya arsip yang terkategori vital yang
tercipta dari pelaksanaan fungsi di SMA PGRI 3 Jakarta :
a) Administrasi Kurikulum
i. Dokumen Kurikulum KTSP dan Revisian
b) Administrasi Kesiswaan
c) Hubungan Masyarakat
i. MoU Akademik (Sister School)
ii. MoU non akademik (lembaga kesehatan, kepolisian dan
lembaga sosial)
iii. Buku Notulen Rapat Dewan Sekolah
iv. Data Alumni
d) Kepala Sekolah
i. Buku Notulen Rapat Kepala Sekolah
ii. Lembaran Supervisi Guru Dan Staff
iii. Berkas surat keputusan dan peraturan
e) Administrasi Sarana dan Prasarana
i. Laporan kerusakan dan penghapusan perlengkapan alat
pelajaran sekolah
ii. Buku induk sarana prasarana

92
Arsip Nasional., Loc., Cit.

86
 87

iii. Dokumen serah terima tanah, gedung, perlengkapan dan alat

pelajaran
iv. Izin Operasional
v. BPKB
vi. STNK
vii. Buku induk perpustakaan
viii. Laporan tahunan inventaris sarana dan prasarana
f) Administrasi Kepegawaian
i. Personal file guru dan pegawai
g) Keuangan
i. Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah (RKAS)
ii. Laporan alokasi Dana Setiap Mata Anggaran Rutin (Pemda),
Bantuan Opersional Penyelenggaran, Bantuan Operasional
Manajemen Mutu, Dewan Sekolah
iii. Buku kas umum
iv. Buku pembantu kas
v. Himpunan bukti penguatan
vi. Buku pungutan dan penyetoran pajak
vii. Berita acara pemeriksaan atasan langsung
viii. Himpunan arsip SPJ
ix. Buku penerimaan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU)
x. Laporan Keuangan Bulanan, Triwulan, Semesteran dan
Tahunan
h) Tata Usaha
i. Buku Induk Siswa
ii. Buku induk guru dan pegawai
iii. Data registrasi Ijazah/STTB
iv. Sertifikat akreditasi
 8

Setelah mengelompokan jenis arsip yang dapat dikategorikan vital, langkah selanjutnya yaitu melakukan pengolahan hasil
pendataan dengan analisis hukum dan analisis resiko. Tahap ini membantu untuk memastikan arsip di atas adalah arsip vital
menggunakan analisis hukum dan analisis resiko, adapun hasilnya adalah sebagai berikut :

Tabel 4. 8 Analisis Hukum Dan Analisis Resiko Terhadap Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta

Analisis Hukum Analisis Resiko

Apakah arsip Apakah Apakah Jika arsip ini Berapa lama Berapa Berapa besar
tersebut hilangnya arsip yang tidak ditemukan waktu yang banyak kerugian
secara legal arsip tersebut mendukung (hilang/ tidak kesempatan yang dialami
mengandung dapat hak-hak musnah) berapa produktif untuk oleh
hak dan menimbulkan hukum lama waktu dengan tidak memperoleh organisasi
kewajiban tuntutan individu/ yang adanya arsip keuntungan dengan tidak
Jenis Arsip atas hukum organisasi dibutuhkan yang yang hilang adanya arsip
Fungsi No. kepemilikan terhadap seandainya untuk bersangkutan dengan tidak yang
Vital
negara/ individu atau hilang merekonstruksi dan berapa ditemukannya dibutuhkan?
warga organisasi? duplikatnya informasi dan biaya yang arsip vital ini?
negara? harus berapa biaya harus
dikeluarkan yang dikeluarkan
dengan dibutuhkan oleh oleh
pernyataan organisasi? organisasi ?
dibawah
sumpah ?

Dokumen
Administrasi kurikulum
1 Ya - - H M H H
Kurikulum KTSP dan
Revisian
 8

MoU
2 Akademik Ya Ya Ya H H H H
(Sister School)
MoU non
akademik
(lembaga
Hubungan 3 kesehatan, Ya Ya Ya H H H H
Masyarakat kepolisian dan
lembaga
sosial)
Buku Notulen
4 rapat dewan Ya - - M M M H
sekolah
5 Data Alumni Ya - - H H M M
Buku Notulen
6 Rapat Kepala Ya Ya - H H M M
Sekolah
Lembaran
Kepala Supervisi
7 Ya - - M M M M
Sekolah Guru Dan
Staff
Berkas surat
8 Keputusan Ya Ya - H H H H
dan Peraturan
Administrasi Laporan
9 kerusakan dan Ya Ya - H H H H
Sarana dan
penghapusan
 9

Prasarana perlengkapan
alat pelajaran
sekolah
Buku induk
10 sarana Ya Ya - H H H H
prasarana
Dokumen
serah terima
11 tanah, gedung, Ya Ya - H H H H
perlengkapan
dan alat
pelajaran
12 Izin Ya Ya - H H H H
Operasional
13 BPKB Ya Ya - H H H H
14 STNK Ya Ya - H H H H

15 Buku induk Ya - - M M M L
perpustakaan
Laporan
tahunan
16 inventaris Ya Ya - H H H H
sarana dan
prasarana
Administrasi Personal file
17 guru dan Ya Ya - H H H H
Kepegawaian
pegawai
Keuangan 18 Rencana Ya Ya - H H H H
 9

Kegiatan
Anggaran
Sekolah
(RKAS)
Laporan
alokasi Dana
Setiap Mata
Anggaran
Rutin
(Pemda),
19 Bantuan Ya Ya - H H H H
Opersional
Penyelenggara
n, Bantuan
Operasional
Manajemen
Mutu, Dewan
Sekolah
20 Buku kas Ya Ya - H H H H
umum
21 Buku Ya Ya - M M L L
pembantu kas
Himpunan
22 bukti Ya Ya - H H H H
penguatan
Buku
23 pungutan dan Ya Ya - H M M M
penyetoran
pajak
 9

Berita acara
24 pemeriksaan Ya Ya - H H H H
atasan
langsung
25 Himpunan Ya Ya - H H H H
arsip SPJ
Buku
Penerimaan
26 Surat Perintah Ya - - H H H H
Membayar
Uang (SPMU)
Laporan
27 Keuangan Ya Ya - H H H H
Tahunan
28 Buku Induk Ya - - H H H M
Siswa
Buku induk
29 guru dan Ya - - H H M M
Tata Usaha pegawai
30 Data registrasi Ya Ya Ya H H H H
Ijazah/STTB
31 Sertifikat Ya Ya - H H H M
akreditasi
Keterangan :
H : High (tinggi)
M : Medium (sedang)
L : Low (rendah)
 9

5) Daftar arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta

Setelah menentukan dan mengolah arsip yang tergolong vital atas pelaksanaan tugas, fungsi dan kegiatan di SMA PGRI 3 Jakarta
dengan analisis hukum dan analisis resiko . Tahap berikutnya yaitu membuat daftar arsip vital yang tercipta di SMA PGRI 3 Jakarta
sebagai berikut :

Tabel 4. 9 Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta

Metode
Kurun Jangka Lokasi
No. Jenis Arsip Unit Kerja Media Jumlah perlindun Ket.
Waktu simpan simpan
gan

Dokumen Duplikasi
Kertas dan
1. kurikulum KTSP Kurikulum 2019 2 odner 5 tahun dan Kurikulum -
Elektronik
dan Revisian Dispersal

Sampai Ruang
MoU Akademik Hubungan 1
2. 2018 Kertas kontrak Vaulting Kepala -
(sister school) Masyarakat berkas
berakhir Sekolah

MoU non
akademik
Sampai Ruang
(lembaga Hubungan
3. 2019 Kertas 4 berkas kontrak Vaulting Kepala -
kesehatan, Masyarakat
berakhir Sekolah
kepolisian dan
lembaga
sosial)
4. Buku notulen 2020 Kertas 1 buku 3 tahun Vaulting -
Hubungan Hubungan
rapat dewan
 9

sekolah Masyarakat Masyarakat

Hubungan Bimbingan
5. Data Alumni 1981 Kertas 13 buku Selamanya Vaulting -
Masyarakat Konseling

Buku Notulen Ruang

Kepala
6. Rapat Kepala - Kertas 1 buku 5 tahun Vaulting Kepala -
Sekolah
Sekolah Sekolah

Lembaran
Kepala
7. Supervisi Guru 2019 Kertas 2 odner 1 tahun Vaulting Tata Usaha -
Sekolah
dan Staff

Berkas Surat Duplikasi

Kepala Kertas dan
8. Keputusan 2021 1 odner 2 tahun dan Tata Usaha -
Sekolah Elektronik
dan Peraturan Dispersal

Laporan
Setiap ada
kerusakan dan Sampai
Sarana dan sarana Kertas dan
9. penghapusan 1 odner barang Vaulting Tata Usaha -
Prasarana prasarana Elektronik
perlengkapan alat dihapuskan
baru
pelajaran sekolah

Buku induk Sarana dan Sampai

10. - Kertas 2 buku Vaulting Tata Usaha -
sarana prasarana Prasarana diperbarui

Berkas dokumen Selamanya Tata Usaha

serah terima Sarana dan – sampai dan Ruang
11. 1994 Kertas 1 odner Vaulting -
tanah, gedung, Prasarana barang Kepala
perlengkapan dan dihapuskan Sekolah
 9

alat pelajaran

Ruang
Sarana dan
12. Izin Operasional - Kertas 1 map Selamanya Vaulting Kepala -
Prasarana
Sekolah

Ruang
Sarana dan
13. BPKB 2019 Kertas 1 buku 5 tahun Vaulting Kepala -
Prasarana
Sekolah

Tata Usaha
Sarana dan
14. STNK 2019 Kertas 1 lembar 5 tahun - dan Kepala -
Prasarana
Sekolah

Buku induk Sarana dan Sampai

15. 2020 Kertas 1 buku Vaulting Perpustakaan -
perpustakaan Prasarana diperbarui

Tata Usaha
Laporan tahunan Duplikasi
Sarana dan Kertas dan dan Kepala
16. inventaris sarana 2020 1 odner 2 tahun dan -
Prasarana elektronik Urusan
dan prasarana Dispersal
Sarpras

Selama
Personal file guru Kepegawai
17. 1981 Kertas 36 odner aktif Vaulting Tata Usaha -
dan pegawai an
bekerja

Berkas Rencana Tata Usaha

Duplikasi
Kegiatan Kertas dan Bagian
18. Bendahara 2019 3 folder 1 tahun dan -
Anggaran Elektronik Keuangan
Dispersal
Sekolah (RKAS) dan Kepala
 9

Sekolah

Laporan alokasi
Dana Setiap Mata
Anggaran Rutin
Tata Usaha
(Pemda), Bantuan
Duplikasi Bagian
Opersional Kertas dan
19. Bendahara 2019 3 odner 3-5 tahun dan Keuangan -
Penyelenggaran, Elektronik
Dispersal dan Kepala
Bantuan
Sekolah
Operasional
Manajemen Mutu,
Dewan Sekolah

Tata Usaha
20. Buku kas umum Bendahara 2019 Kertas 4 buku 3 tahun Vaulting Bagian -
Keuangan

Tata Usaha
21. Buku pembantu Bendahara 2019 Kertas 4 buku 3 tahun Vaulting Bagian -
kas Keuangan

Tata Usaha
Himpunan bukti
22. Bendahara 2019 Kertas 1 odner 3 tahun Vaulting Bagian -
penguatan
Keuangan

Buku pungutan Tata Usaha

23. dan penyetoran Bendahara 2019 Kertas 3 buku 3 tahun Vaulting Bagian
pajak Keuangan
 9

Berita acara Tata Usaha

24. pemeriksaan Bendahara 2020 Kertas 1 map 3 tahun Vaulting Bagian -
atasan langsung Keuangan

Tata Usaha
Himpunan arsip
25. Bendahara 2020 Kertas 2 odner 3 tahun Vaulting Bagian -
SPJ
Keuangan

Buku Penerimaan
Tata Usaha
Surat Perintah
26. Bendahara 2020 Kertas 1 odner 3 tahun Vaulting Bagian -
Membayar Uang
Keuangan
(SPMU)

Laporan Tata Usaha

27. Keuangan Bendahara 2019 Kertas 3 buku 3-4 tahun Vaulting Bagian -
Tahunan Keuangan

Disimpan
28. Buku Induk Siswa Tata Usaha 1983-1984 Kertas 38 jilid Vaulting Tata Usaha -
selamanya

Diperbarui
Buku induk guru Disimpan
29. Tata Usaha dari tahun Kertas 1 buku Vaulting Tata Usaha -
dan pegawai selamanya
2010

Data registrasi Disimpan

30. Tata Usaha 1983-2021 Kertas 3 rak Vaulting Tata Usaha -
ijazah/STTB selamanya

Sertifikat
31. Tata Usaha 2019 Kertas 1 lembar 5 tahun Duplikasi Tata Usaha -
akreditasi
 b) Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
Perlindungan dan pengamanan arsip vital merupakan suatu kewajiban
yang tidak dapat dihindari untuk setiap lembaga. Dalam hal ini termasuk
SMA PGRI 3 Jakarta sebagai lembaga pendidikan yang berpotensi tinggi
memiliki arsip vital dari aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsinya. Hal ini
dilakukan untuk melindungi arsip vital dari faktor perusak dan pemusnah
arsip.
Dalam kegiatan ini berdasarkan dari hasil penelitian di lapangan,
upaya perlindungan yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta yaitu dengan cara
penggandaan (duplication), dengan peralatan khusus (vaulting) dan
pemencaran (dispersal). Penggandaan dilakukan dengan menyalin sebagian
dokumen arsip vital yang diterima, dokumen asli diletakan di ruang kepala
sekolah sedangkan salinannya disimpan di ruang tata usaha. Selain itu bentuk
penggandaan juga dilakukan dengan merubah media arsip, arsip asli dalam
bentuk tercetak dengan media kertas dan arsip salinan dalam bentuk digital.
Pengamanan informasi dilakukan dengan cara memberikan peringatan
dan pemberitahuan secara lisan terhadap orang-orang bahwa dalam dalam
penggunaanya hanya dapat diakses oleh orang tertentu. Adapun dalam upaya
tersebut seperti yang dikatakan oleh Bapak Surya Lasmana bahwa duplikasi
merupakan metode pengamanan yang dilakukan. Setelah di duplikasi
dilakukan pemencaran dari salinanya untuk diletakan di tempat penyimpanan
terpisah.93
Gambar 4. 5 Duplikasi Arsip Yang Disimpan

Sumber : Dokumentasi Arsip Tata Usaha

93
Wawancara dengan Surya Lasmana (Kepala Tata Usaha dan Operator Sekolah), pada Selasa 30
November 2020, di Kantor Kepala Sekolah pukul 11.42 WIB.

98
 99

Berdasarkan pernyataan tersebut menyatakan bahwa pengamanan dan

perlindungan di SMA PGRI 3 Jakarta diterapkan pada fisik maupun informasi
arsip, baik arsip kertas dan arsip elektronik. Hal tersebut cukup baik karena
dengan adanya kegiatan duplikasi dan pemencaran dapat memberikan jaminan
perlindungan lebih terhadap arsip vital yang ada. Namun dalam pengamanan
fisik maupun informasi arsip akan lebih baik ada peraturan yang hanya tidak
secara lisan namun juga da prosedur tertulis yang secara tegas mengatur
individu yang berhak mengakses arsip vital. Mengingat SMA PGRI 3 Jakarta
belum memiliki ruang penyimpanan arsip khusus melainkan di ruang tata
usaha, sehingga memungkinkan banyak orang yang dapat mengaksesnya.

c) Penyelamatan dan Pemulihan

Penyelamatan dan pemulihan merupakan kegiatan yang dilakukan atau
perlakuan yang bertujuan menghindari bencana atau tindakan yang dapat
diberikan setelah terjadi bencana terhadap arsip. Hal tersebut penting
dilakukan karena mengingat setiap lembaga memiliki arsipnya masing-masing
dengan berbagai tingkat kepentingan. Proses penyelamatan dan pemulihan
arsip yang dilakukan oleh SMA PGRI 3 Jakarta sendiri selama ini tidak ada
teknik khusus. Karena tidak ada bencana yang sampai mengakibatkan
kerusakan fatal pada arsip khususnya arsip vital.
Sesuai keterangan dari Bapak Surya Lasmana selaku Kepala Tata
Usaha dan Operator sekolah bahwa bencana yang perna dialami SMA PGRI 3
Jakarta selama ini adalah kebocoran sekitar tempat penyimpanan arsip.
Sehingga cara penyelamatannya dengan memindahkan dan juga menutup
tempat sekitaran yang mengalami kebocoran. Upaya pemulihan yang
dilakukan tidak memerlukan tindakan khusus dan dapat diselesaikan pada unit
terkait saja.94 Hal tersebut sesuai dengan pelaksanaan penyelamatan bencana
berskala kecil dalam Peraturan Kepala ANRI No. 49 tahun 2015 bahwa
pelaksanaan penyelamatan arsip vital dari bencana yang berskala kecil cukup
dilakukan pada unit-unit fungsional dan unit terkait.95
Selain itu untuk prosedur pelaksanaannya juga mengingat hanya
bencana kebocoran pada sebagian tempat yang tidak tepat pada ruang

94
Ibid.
95
Arsip Nasional., Op. Cit., h. 20
 10

penyimpanan arsip sehingga perbaikan tempat yang rusak dirasa cukup, dan
untuk arsip yang hilang seperti buku induk dilakukan dengan penggantian
arsip dengan buku klaper.
Dilihat dari pemaparan di atas dan prosedur penyelamatan serta
pemulihan terhadap bencana yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta, menurut
penulis dapat disimpulkan bahwa pelaksanaannya telah sesuai prosedur yang
ada. Namun dalam hal ini diharapkan SMA PGRI 3 Jakarta tidak lengah untuk
lebih mengamankan arsip khususnya yang vital, serta memahami teknik
penyelamatan dan pemulihan sebagai langkah preventif terhadap kelalaian
yang dapat terjadi.
 10

BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan dari pembahasan mengenai pengelolaan arsip vital di SMA PGRI

3 Jakarta yang telah dibahas pada bab sebelumnya, dapat peneliti kemukakan
beberapa temuan sebagai berikut :
1. Pada proses penggunaan arsip vitalnya pihak sekolah memberlakukan prosedur
yang tegas bahwa dalam penggunaan arsip vital sekolah hanya diberikan kepada
pihak tertentu seperti pihak yayasan, kepala sekolah dan juga kepala tata usaha
dengan keperluan yang telah disetujui. Sama halnya dengan arsip elektronik pihak
yang dapat mengaksesnya ialah Operator sekolah dan juga pihak yang telah
diberikan wewenang untuk dapat mengaksesnya.
2. Tahap pemeliharaan arsip vital belum mempunyai programnya tetapi pihak
sekolah berupaya menyimpan arsip di tempat yang aman seperti lemari khusus
dan dilakukan penyegaran dan penyemprotan terhadap arsip secara kondisinal.
Namun disisi lain pula perlakuan terhadap arsip elektronik dilakukan backup
secara berkala.
3. Tahap penyimpanan arsip vital sendiri memiliki perbedaan antara arsip fisik dan
juga eleketronik. Pada arsip fisik menggunakan sistem nomor, sedangkan arsip
elektroniknya menggunakan sistem subjek.
4. Sarana dan Prasarana kearsipan yang ada belum memenuhi standar penyimpanan
arsip vital. Dibuktikan tidak adanya ruang penyimpanan khusus seperti pusat arsip
yang sepenuhnya memadai khususnya untuk arsip vital yang dimiliki sekolah,
sehingga mengharuskan arsip disimpan pada unit tata usaha dan kepala sekolah.
Sarana penyimpanan khusus arsip vital juga tidak ada.
5. Kegiatan identifikasi arsip vital SMA PGRI 3 Jakarta juga belum sepenuhnya
dilaksanakan sesuai prosedur program arsip vital secara menyeluruh, sebagai
upaya mengamankan dan menyelamatkan arsip-arsip yang terkategori vital yang
dimiliki. Sehingga berdasarkan hasil identifikasi arsip yang dilakukan penulis di
SMA PGRI 3 Jakarta, terdapat 31 arsip dapat dikategorikan arsip vital yang
tercipta dari pelaksanaan kegiatan tugas pokok dan fungsinya, dan berasal dari
 10

unit pendukung lainnya yang perlu dilindungi baik fisik maupun informasinya
untuk keberlangsungan operasionalnya.

B. SARAN

Berdasarakan paparan temuan dan kesimpulan hasil penelitian di atas, maka

terdapat beberapa saran yang perlu disampaikan yang kiranya dapat dijadikan
pertimbangan dan perbaikan dimasa yang akan datang bagi pihak sekolah, antara lain:
1. Pihak Sekolah
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas administrasi sekolah
sebaiknya SMA PGRI 3 Jakarta perlu melakukan pengelolaan arsip vital yang ada
lebih maksimal. Dari hasil identifikasi arsip yang dapat dikategorikan arsip vital
dengan menggunakan analisis fungsi ini dapat juga ditindak lanjuti atau
dikembangkan oleh pihak sekolah untuk perbaikan mendatang mengenai daftar
arsip vital yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta sebagai bukti pertanggungjawaban
pengelolaan dan perlindungan asset yang dimiliki sebagai lembaga pendidikan.
Melakukan identifikasi arsip yang dapat dikategorikan vital bukanlah tahap
akhir dari rangkaian pengelolaan arsip vital yang perlu dilakukan SMA PGRI 3
Jakarta, namun yang penting juga upaya sekolah dalam memberikan perlindungan
dan pengamanan untuk keselamatan arsip vital juga merupakan sebuah kewajiban.
Perlindungan dan pegamanan yang sudah diterapkan seperti penggandaan,
pemencaran dan peralatan khusus yang dimiliki juga perlu dimaksimalkan untuk
mengantisipasi adanya keadaan darurat sehingga pihak sekolah memiliki kesiapan
untuk penyelamatan dan pemulihan jika keadaan darurat tersebut terjadi.
2. Kepala Sekolah
Berdasarkan dari hasil penelitian pengelolaan arsip vital tersebut disarankan
terkhusus kepada Kepala Sekolah agar dapat memaksimalkan dalam pengelolaan
sebagai manajer dan administrator sekolah dengan membuat peraturan atau
prosedur yang lebih jelas secara tertulis maupun lisan, dapat dipahami dan
disosialisasikan secara keseluruhan oleh pihak pengelola, guru dan karyawan
mengenai batasan akses dan pihak yang boleh mengakses arsip vital yang
disimpan. Maka diharapkan arsip-arsip vital yang disimpan dapat terpelihara baik
secara fisik maupun informasinya dengan baik, sehingga dapat melindungi,
 10

mengamankan dan menyelamatkan arsip vital dari pihak-pihak yang tidak

berkepentingan.
3. Kepala Tata Usaha
Dalam pengelolaan arsip vital yang ada, diarapakan Kepala Tata Usaha dapat
menerapkan program pengelolaan arsip vital dan unit pusat arsip sebagai
penyimpan arsip vital untuk meminimalisir kerusakan yang parah. Selain itu juga,
diperlukan pembaharuan sistem arsip elektronik sebagai sarana temu balik dan
penyimpanan arsip. Selanjutnya adanya sistem penyimpanan yang telah
diterapkan akan lebih baik jika menyesuaikan standar kearsipan pada penggunaan
sistem penyimpanan bagi keseluruhan arsip untuk memudahkan pengendalian
pekerjaan.
4. Peneliti lain
Saran penulis untuk peneliti lain supaya dalam melakukan penelitian
berikutnya dapat lebih mempersiapkan bahan penelitian sehingga tidak
membutuhkan waktu lama dalam penyusunan data. Kemudian, peneliti perlu terus
memperbaharui informasi mengenai objek penelitian, sehingga peneliti akan
mengetahui apabila terjadi perubahan peraturan maupun ketetapan yang berlaku
pada objek penelitian. Selain itu akan lebih baik peneliti lain melakukan penelitian
mengenai pengelolaan arsip vital sekolah pada sekolah negeri untuk mengetahui
bagaimana perbedaan penerapan prosedur pengelolaan arsip vital antara sekolah
swasta dan negeri.
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.

Ardhini, Istu Putri, and Sri Indrahti. ―Hubungan Perawatan Dan Pelestarian Arsip
Karesidenan Semarang Tahun 1800-1880 Terhadap Kualitas Layanan Fisik.‖ Jurnal
Ilmu Perpustakaan 4 (2015).
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/download/9731/9452.
Arikunto, Suharsimi, and Cepi Safruddin Abdul Jabar. Evaluasi Program Pendidikan.
Jakarta: Bumi Aksara, 2010.
Arsip Nasional. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 Tahun 2015
Tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik
Indonesia (2015). https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_49_2015.pdf.
———. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara
(2005). https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA_16_2009_pembagian urusan
kearsipan.pdf.
Asriel, Armida Silvia. Manajemen Kearsipan. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2018.
Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2016.
Basuki, Sulistyo. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Darmansah, Tengku. Manajemen Perkantoran. Medan: LPPPI, 2019.
Gie, The Liang. Admnistrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:Liberty, 2000.
Griffin, Andrew, and Michael Roper. Building Records Appraisal Systems. London:
International Records Management Trust, 1999.
http://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_build_rec_appra
isal.pdf.
———. Organising and Controlling Current Records. Managing Public Sector Records : A
Study Programme. London: International Records Management Trust, 1999.
https://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_organising.pdf.
Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Tentang
Perubahan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik (2016).
https://jdih.kominfo.go.id/storage/signature/output/bert001/92ea9a30-db01- 4a8c-
9ec3-fd9a3cd19d08/555_signed.pdf.
———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem
Pendidikan Nasional (2003). https://pusdiklat.perpusnas.go.id/regulasi/download/6.
———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
(2009). https://jdihn.go.id/files/4/2009uu043.pdf.

104
 10

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Repulik Indonesia. Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman Organisasi dan
Tata Kerja Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah (2019).
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Download/128685/Permendikbud Nomor 6 Tahun
2019.pdf.
———. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 24 Tahun 2008 tentang Standar
Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah (2008).
https://sumsel.bpk.go.id/files/2009/10/PERMEN31.PDF.

Margono, S. Metodologi Penelitian Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta, 2010.

Muhidin, Sambas Ali, and Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: Pustaka Setia,
2018.
Muhidin, Sambas Ali, Henri Winata, and Budi Santoso. ―Pengelolaan Arsip Digital.‖ Jurnal
Pendidikan Bisnis Dan Manajemen 2 (2016).
http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/download/1708/980.
Mulyadi. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2016.
Musliichah. Bunga Rampai Kearsipan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2016.
Musrifah. ―Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Yogyakarta.‖
Jurnal Kajian Informasi Dan Perpustakaan 4 (2016).
http://jurnal.unpad.ac.id/jkip/article/view/10025/4804.
Nilamsari, Natalina. ―Memahami Studi Dokumentasi Dalam Penelitian Kualitatif.‖ Jurnal
Ilmiah Dan Ilmu Komunikasi XIII (2017).
https://journal.moestopo.ac.id/index.php/wacana/article/view/143/88.
Nufus, Ade. ―Preservasi Arsip.‖ Jurnal LIBRIA 9 (2017). https://www.jurnal.ar-
raniry.ac.id/index.php/libria/article/download/2405/1744.
Penn, Ira A., Gail B. Pennix, and Jim Coulson. Records Management Handbook 2nd Ed.
England: Gower Publishing, 1994.
Richardson, Blake. Records & Information Management 2.0 For Dummies,. Indianapolis:
Wiley Publishing, Inc, 2011.
Rifauddin, Machsun. ―Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi.‖ Jurnal Ilmu
Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan 4 (2016). https://journal3.uin-
alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/view/1754.
Rosalin, Sovia. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press, 2017.
Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Pendidikan. Bandung:
Mandar Maju, 2001.
Soeratani, Suhardo. ―Arsip Vital Sebagai Darah Kehidupan Organisasi.‖ Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah Provinsi DIY, 2009.
http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/106/8acbaed284b32759c41a23696c3ca837.pdf
.
 10

Stepherd, Elizabeth, and Geoffrey Yeo. Managing Records: A Handbook of Principles and
Practice,. London: Faced Publishing, 2003.
Sugiarto, Agus, and Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke
Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2005.
Sugiyono. Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods),. Bandung: Alfabeta, 2017.
———. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D.
Bandung: Alfabeta, 2015.
Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, 2007.
Sutirman. ―Urgensi Manajemen Arsip Elektronik.‖ Jurnal Efisiensi XIII (2015): 96–109.
https://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi/article/download/7861/6731.
Utami, Riven Raviah, and Elva Rahmah. ―Perlindungan, Pengamanan, Dan
Penyelamatan Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang.‖ Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, 2012.
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/332.
Williams, Caroline. Managing Archieves Foundation, Principles,and Practice,. Oxfort:
Chandos Publishing, 2006.
Wirawanty, Farida. ―Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi
Penemuan Kembali Arsip Di Kantor Perpustakaan Umum Dan Arsip Kabupaten
Pamekasan.‖ Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran 2 (2014).
https://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/download/9333/9248.
LAMPIRAN – LAMPIRAN

107
 10

Lampiran 1 : Pedoman Wawancara

Pedoman Wawancara
Pengelolaan Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta

No. Dimensi Pertanyaan

1. Penggunaan Arsip 1. Arsip vital apa saja yang dipinjamkan oleh SMA PGRI
3 Jakarta ?
2. Digunakan untuk keperluan apa saja biasanya
arsip dipinjamkan ?
3. Siapa saja yang boleh meminjam arsip vital?
4. Bagimanakah prosedur peminjaman arsip vital di
SMA PGRI 3 Jakarta ?
5. Bagaimana cara penemuan kembali arsip vital ?
6. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam
penemuan kembali arsip vital?
7. Bagaimana prosedur penggunaan arsip elektronik ?
2. Pemeliharaan Arsip 1. Bagaimana cara memelihara arsip sebagai upaya
pencegahan kerusakan arsip vital di SMA PGRI
3 Jakarta ?
2. Apakah ada kegiatan rutin membersihkan arsip vital ?
3. Adakah larangan yang dibuat khusus di
ruangan penyimpanan untuk memelihara arsip
vital ?
4. Bagaimana upaya pencegahan kerusakan arsip vital
SMA PGRI 3 Jakarta ?
5. Bagaimana upaya pemeliharaan dan pengamanan
yang dilakukan terhadap arsip elektronik ?
3. Penyimpanan Arsip 1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di SMA PGRI
3 Jakarta ?
2. Azaz apa yang digunakan dalam proses
penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
3. Alat apa saja yang digunakan dalam
penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta
?
4. Bagaimana ketentuan tempat penyimpanan arsip vital
di SMA PGRI 3 Jakarta ?
5. Berapa lama jangka waktu simpan arsip vital di
SMA PGRI 3 Jakarta?
6. Peralatan apa saja yang digunakan dalam
penyimpanan arsip elektronik?
 10

4. Perlindungan dan 1. Apakah pernah terjadi kehilangan arsip vital di

Pengamanan Arsip SMA PGRI 3 Jakarta?
2. Jika ada, upaya apa yang dilakukan
untuk mengembalikannya ?
3. Cara apa yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta
dalam mengamankan fisik serta informasi dari
arsip ?
4. Kendala apa saja yang terjadi dalam
mengamankan arsip vital ?
5. Penyelamatan dan 1. Apakah pernah ada bencana yang dialami SMA PGRI
Pemulihan 3 Jakarta?
2. Bagaimana cara penyelamatan arsip yang
terkena bencana ?
3. Bagaimana upaya pemulihan pada arsip yang
rusak tersebut ?
4. Apakah ada arsip vital yang dimusnahkan ?
berapa jangka waktu arsip yang disusutkan ?
 11

Lampiran 2 : Hasil Wawancara Kepala SMA PGRI 3 Jakarta

Responden I : Supriyadi, S.Pd.I

Jabatan : Kepala Sekolah SMA PGRI 3

Jakarta Tempat Wawancara : Ruang Kepala Sekolah

1. Apakah kepala sekolah ikut dalam supervisi kearsipan ?

Jawab : ―paling saya untuk ngecek-ngecek saja sih untuk surat masuk surat keluarnya.
Kemudian laporan tiap bulannya kita ada ya untuk ke Kecamatan kemudian
ke Yayasan.‖
2. Sudahkah cukup dengan SDM pengelola arsip di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―sebetulnya sih kita untuk sembilan rombel kita sudah mencukupi, taoi
mungkin untuk bagian tenaga pendidikannya sepertinya masih kurang ya,
karena besar kecilnya suatu sekolah kalau seandainya berurusan dengan TU
ya sama saja dengan yang besar gitu. Kita sedikit kurang di tenaga
kependidikan di TU sama operator kita kurang ya.‖
3. Bagaimana bentuk pembinaan atau pelatihan yang diberikan kepada pegawai
kearsipan ?
Jawab : ―kalo diklat paling di Yayasan. Tapi kalo pelatihan khusus
ketenagaan kearsipan tidak ada. Selama ini sih belum pernah ada yang
diklat khusus. Paling dulu pernah menjadi bagian dari materi, dulu kan ada
seminar tentang arsip dari arsip daerah.‖
4. Apakah dasar hukum atau prosedur dalam mengelola arsip vital ?
Jawab : ‖kalau pedomannya sebetulnya dari Dinas acuannya, karena pedomannya
tergantung kondisi. Contoh laporan keangan, kalau arsip yang lain standar.‖
5. Fasilitas apa saja yang menunjang pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―kalau disini ya disesuaikan dengan kondisi saja. Kita punya lemari
khusus apa untuk menyimpan arsip surat masuk surat keluar. Kita punya
lemari kepegawaian, terus juga ada lemari khusus untuk arsip ijazah yang
pernah lulus dari sekolah disini. Tapi kalo penyimpanan khusus kita engga
ada, kaya brangkas gitu kita ga ada. Paling lemari biasa kita buat sendiri
 11

disesuaikan dengan arsip yang ada saja. Dan kita lemari mayoritas kayu.
Memang rentan rusak ya dan ada beberapa arsip juga yang rusak.‖
6. Apakah ada anggaran khusus dalam pengelolaan arsip vital ?
Jawab : ―kalau kita memang tidak khusus untuk tenaga kearsipan itu
artinya anggarannya enggak ada, tapi merupakan bagian dari pekerjaan.‖
7. Kendala apa saja yang muncul dalam pengelolaan kearsipan ?
Jawaba : ―memang kendala juga gitu ya bagi sebuah sekolah untuk
menyimpan kearsipan itu sendiri. Seperti yang sudah disebutkan tadi, ya
kita memang punya lemari yang memang arsip itu rentan rusak karena
selalu terbuat dari kayu-kayu seperti ini yang kelembapannya itu tidak
sesuai dengan kertas yang lama sedikit itu rentan rusak. Kendalanya ya itu,
kita belum mempunyai tempat penyimpanan arsip yang sesuai standart lah
ya.‖

Narasumber Pewawancara

Supriyadi, S.Pd.I Tasya Devi Rosaliana

 11

Lampiran 3 : Hasil Wawancara Kepala Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

Responden II : Surya Lasmana, Am. Komp.

Jabatan : Kepala Tata Usaha dan Operator SMA PGRI 3

Jakarta Tempat Wawancara : Ruang Tata Usaha

1. Siapakah yang bertanggungjawab dalam pengelolaan

arsip ? Jawab : ― kepala sekolah dan kepala bagian tata
usaha.‖
2. Bagaimana pembinaan dan pelatihan yang diberikan pada pegawai yang mengelola
kearsipan ?
Jawab : ―jadi kalau dulu untuk fokus ke pelatihan arsip itu tidak ada, seperti misalnya
tentang arsip daerah mereka hanya menjabarkan tentang arsip,
penyimpanannya, dan pembaharuan surat.‖
3. Arsip apa saja yang diterima oleh SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―arsip yang ada sekarang? Contohnya arsip surat masuk surat keluar,
terus arsip mutasi masuk itu pindah sekolah, ya yang pindah sekolah itu
diarsipkan, kemudian itu arsip daftar nama siswa itu namanya 8355, terus ada
lagi arsip kepegawaian, yang aktif dan yang udah purnabakti atau pensiun,
arsip nilai. Itu aja sih, ada lagi paling arsip inventarisasi barang hubungannya
dengan sarana prasarana.‖
4. Apa saja yang termasuk arsip vital yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―Untuk arsip vitalnya itu tadi, arsip buku induk, terus ijazah keluar itu
artinya dia lulusan SMA sini. Ijin operasinal iya, kemudian IMB, sertifikat
tanah terus akreditasi itu berhubungan dengan grade yah. Itu ada di sekolah,‖
5. Dari mana saja arsip SMA PGRI 3 Jakarta diperoleh ?
Jawab : ―kalau kayak surat masuk biasanya kita hubungannya dengan
kedinasan, kantor pendidikan tingkat kota kebanyakan. Sisanya itu biasanya
promosi dari kampus, perusahaan, kolega-kolega."
6. Penggunaan
a. Arsip vital apa saja yang dipinjamkan oleh SMA PGRI 3 Jakarta ? digunakan
untuk keperluan apa saja biasanya arsip dipinjamkan ? Siapa saja yang boleh
meminjam arsip vital ?
 11

Jawab : ―ya sebetulnya arsip semua milik sekolah, tidak boleh

dipinjamkan, hanya berjenjang saja. Kalau misalnya hanya
dipinjamkan saja, karena kita kan dibawah Yayasan, paling hanya
yayasan saja yang boleh lihat dan yang boleh pinjam. Karena arsip
itu kan jika dipinjamkan beresiko tidak kembali, tapi kalau misalnya
untuk level yayasan dipinjamkan, selebihnya selanjutnya disimpan
saja tidak boleh dibawa keluar. Lalu kita kan tiap sekolah masing-
masing ada pengawas dari Dinas Pendidikan, beliau boleh melihat,
selebihnya disimpan dan tidak boleh dibawa keluar.‖
b. Bagimanakah prosedur peminjaman arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ― engga, karena memang kita kan engga peminjaman arsip jadi enga
punya sistem proseduralnya. Paling kita gandakan. Ketika misalnya
Yayasan lihat arsip akreditasi, kemarin kita ga kasih semuanya jadi
kita gandakan sebagian. Selebihnya sih keperluannya ga ada.‖
c. Bagaimana cara penemuan kembali arsip vital ?
Jawab : ―ya paling kalau kita kan pertama penempatannya yang
diperhatikan untuk surat-surat yang jelas di lemari apa. Cara
menemukannya ya cara penempatannya yang lebih diperhatikan.
Kalau sekarang ada yang versi digital jadi data itu lebih banyak kita
record atau kita simpan di internet berkas-berkas taruh di internet.‖
d. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip vital ?
Jawab : ―engga ada sih, karena kita kan sudah tau tempat
penyimpanannya.‖
7. Pemeliharaan
a. Bagaimana cara memelihara arsip sebagai upaya pencegahan kerusakan arsip
vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―pemeliharaan yang biasa dilakukan seperti penyimpanan
dalam lemari, paling penyegaran saja, pembukaan berkas arsip
lama, untuk pencegahan hama dan kutu-kutu dengan cara
penyemprotan zat kimia dilakukan secara kondisional saja‖
b. Apakah ada kegiatan rutin membersihkan arsip vital ?
Jawab : ―paling kegiatan rutinnya setahun sekali ketika kita
pembuatan laporan akhir, mau tidak mau kan arsip itu kita
sesuaikan. Ketika pembuatan arsip baru, kan yang tahun kemarin
kita kumpulkan.‖
 11

c. Adakah larangan yang dibuat khusus di ruangan penyimpanan untuk

memelihara arsip vital ?
Jawab : ―kita kan untuk ruang penyimpanan khusus tidak ada ya hanya
di lemari, jadi laranganya akses saja dibatasi yang bersangkutan saja
seperti saya Kepala TU terus yang mengurus bagian administrasi,
yang lain kalo misalnya butuh harus melalui kami juga,tidak bisa
ambil sendiri. Untuk larangan sih bentuknya lisan dari saya Kepala
TU dan Kepala Sekolah. Seperti kemarin itu pembuatan laporan
kerja, saya informasikan secara lisan. Tidak boleh berkas itu keluar
dari gedung ini tanpa seizin kepala sekolah, tidak boleh seizin
pimpinan karena harus jelas sesuai prosedurnya, minimal dia
bersurat untuk rekomendasi ke sekolah minta data.‖
8. Penyimpanan
a. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―contoh arsip ijazah yang berkategori surat berharga dan arsip
surat menyurat untuk tempat khusus tidak ada hanya dibedakan
tempatnya untuk memudahkan pencarian saja. Kalau surat masuk
dan keluar disimpan dalam box file, jadi bertahap dari mulai
penulisan kita simpan semua dalam jangka waktu seminggu itu kita
masukan dalam bindex disitu dikumpulkan selama setahun, setelah
kita kumpulkan selama setahun. Setelah setahun kita keluarkan
yang ada di bindex itu lalu kita jilid, setelah penjilidan lalu langsung
kita masukan ke lemari arsip.‖
b. Azaz apa yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip vital di SMA
PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―Kalau penyimpanan disini sih pakainya campuran. Di TU
hampir semua arsip sekolah ada disini, ada juga di ruang guru tapi
arsip sementara seperti arsip kurikulum yang sedang berjalan. Nanti
setelah tahunnya habis, arsipnya dibawa ke tata usaha, penyimpanan
semuanya ada di tata usaha.‖
c. Alat apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3
Jakarta ?
Jawab : ―alatnya engga ada yang spesifik ya, ada yang di rak ada
yang dilemari tertutup ada yang di lemari besi, paling lemari
besi dan
 11

kayu kita punya beberapa. Arsip keuangan kita pakai lemari besi.
Arsip vitalnya diletakkan di lemari kepala sekolah.‖
d. Bagaimana ketentuan tempat penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta
?
Jawab : ―ya disesuaikan dengan kategori dan kepentingan suratnya
saja. Sebetulnya kalau itu kan diletakkan di dalam brangkas, tapi
disini ga punya brangkas. Jadi hanya diletakkan di lemari kepala
sekolah, jadi kepala sekolah kalau misalnya keluar ruangan,
ruangannya dikunci.‖
e. Berapa lama jangka waktu simpan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―kalau itu kan tergantung kondisi arsip vitalnya juga. Contohnya
ijin operasional itu ada batas waktunya, itu harus diperbarui.
Misalnya lagi surat tanah dan IMB itu ga ada jangka waktunya,
selamanya. Kecuali untuk kreditasi itu 4 tahun sekali.‖
9. Perlindungan dan pengamanan
a. Apakah pernah terjadi kehilangan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―kalau ditemuan kayanya tidak ada.. Hanya mereka saja
yang menghilangkan (ijazah). Jadi kita kasih copyannya saja.‖
b. Jika ada, upaya apa yang dilakukan untuk mengembalikannya ?
Jawab : ― sesuai prosedur saja, mereka harus membuat surat kehilangan dulu
dari kepolisian kemudian kita cek dulu arsipnya masuk dan keluar
tahun berapa, jika sudah nanti kepala sekolah membuatkan surat
pengganti resminya dari sini. Hanya menuliskan keterangan bahwa
arsip yang hilang berdasarkan copyan yang ada di sekolah. Jadi
tidak ada pembuatan dokumen baru. Biasanya itu ijazah, bisa hilang
karena tercecer, bencana alam atau kebakaran.‖
c. Cara apa yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta dalam mengamankan fisik
serta informasi dari arsip ?
Jawab : ― ya duplikasi saja, dari duplikasi itu di lakukan pemencaran di
lemari terpisah. Dan pengaturan pembatasan akses individu‖
d. Kendala apa saja yang terjadi dalam mengamankan arsip vital ?
Jawab : ―kendalanya paling tempatnya terbatas saja ya.
Ruang penyimapanannya tidak ada.‖
10. Penyelamatan dan pemulihan
 11

a. Apakah pernah ada bencana yang dialami SMA PGRI 3 Jakarta?

Jawab : ―bencana sih engga, paling bocor di sekitar tempat penyimpanan.‖
b. Bagaimana cara penyelamatan arsip yang terkena bencana ?
Jawab : ―ya kalau itu penanggunalangannya biasa, menutup yang
bocornya saja. Jadi sebelum merembet itu ya kita selamatkan dulu,
karena kalau air itu sampai kena arsip itu kan berpotensi rusak,
karena arsip kita kebanyakan kan kertas jadi rentan dengan air. Jadi
semua berkasnya itu ada di lantai dua ga ada yang di lantai satu.‖
c. Bagaimana upaya pemulihan pada arsip yang rusak tersebut ?
Jawab : ―pemulihan kita tidak ada teknik restorasi, karena belum ada
temuan yang rusak juga ya. Paling kita pindahkan saja.‖
11. Arsip Elektronik :
a. Bagaimana prosedur penggunaan arsip elektronik ?
Jawab : ―kalau Dapodik yang mengakses hanya Operator saja. Kalau
Irapot semua guru bisa akses dengan login yang diberikan oleh
operator.‖
b. Sistem apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip elektronik ?
Jawab : ―engga ada cuma disimpan di dalam komputer saja. Tidak ada
aplikasinya. Kalau itu berdasarkan bidang ya contoh kalau yang
bagian kesiswaan, bagian kurikulum, surat menyurat itu
berdasarkan folder. Jadi ketika folder itu dibuka dalam folder ada
sub folder yakni bidang. Kemudian sub folder itu tahun berjalan
kapan arsip itu dibuat. Baru sub foldernya itu lagi nanti dibuka ada
bedasarkan jenis-jenis berkas yang dipakai sekolah.‖
c. Bagaimana upaya pemeliharaan dan pengamanan yang dilakukan terhadap
arsip elektronik ?
Jawab : ―kalau arsip elektronik itu kita backup secara berkala kita masukan ke
dalam CD antisipasi data rusak ya, jadi semua file itu kita masukan
ke CD. Yang kedua di hard disk eksternal. Itu yang wanti-wanti
kalo misalnya komputernya bermasalah atau tidak bisa diakses dan
dinyalakan.‖
d. Peralatan apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip elektronik ?
Jawab : ―komputer, laptop, CD, hard disk, printer juga, ‖
e. Kendala apa saja yang ditemui pada sistem elektronik ?
 11

Jawab : ―kendalanya ya paling bermasalah dengan hardware, datanya

tidak bisa diakses kita harus mencari orang ke tiga untuk
perbaikan. Kalau untuk aplikasi kendalanya akses internet sih.‖

Narasumber Pewawancara

Surya Lasmana, Am. Komp. Tasya Devi Rosaliana

 11

Lampiran 4 : Hasil Wawancara Staff Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta

Responden III : Ratna Maidah

Jabatan : Staff Arsip Persuratan SMA PGRI 3

Jakarta Tempat Wawancara : Ruang Tata Usaha

1. Siapakah yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip ?

Jawab : ―kalau misalnya surat menyurat mutasi gitu saya yang bertanggung
jawab, kalo kaya arsip keangan gitu bukan saya, jadi masing-masing
bagiannya.‖
2. Siapa saja yang melakukan supervisi dalam pengelolaan
arsip ? Jawab : ―kepala TU dan Kepala Sekolah‖
3. Adakah pembinaan dan pelatihan yang diberikan pada pegawai yang mengelola
kearsipan ?
Jawab : ―Ada. Biasanya itu dari Yayasan, apa ya namanya biasanya sampai nginep-
nginep itu. Pelatihan ya.‖
4. Arsip vital apa saja yang dipinjamkan oleh SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―oh engga, biasanya contoh kalo MoU itu biasanya di pegang
sama kurikulum ya saya ga pegang. Itu biasanya satu bundle kan ya, yang
dipegang sama saya tuh biasanya suratnya saja. Jadi orang-orang khusus aja
yang pegang.‖
5. Bagimanakah prosedur peminjaman arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―kalo peminjamannya eh, sebisa mungkin ga keluar TU ya kalo itu.
Kalau misalnya pun seperti itu biasanya ada tanda terima ada buktinya,
yang nanti bisa dilihat misalnya ini dipinjam. Intinya gitu deh, jangan
sampai keluar dari sini. Kalau memang butuh banget ya ada tanda
terimanya yang menerangkan ada tanda tangan kita dan yang pinjam saja.‖
6. Bagaimana cara memelihara arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―pemeliharaanya biasanya apa ya, kalao arsip surat itu biasanya dijillid.
Kalo untuk itu menghindari semut atau rayap. Selam ini sih ga ada yang
khusus. Paling disusun pertahun gitu.‖
7. Apakah ada kegiatan rutin membersihkan arsip vital ?
 11

Jawab : ―yang paling pasti banget itu ya awal tahun. Jadi selama satu tahun
itu misalnya kita bikin surat atau ada surat masuk surat keluar gitu kita
taruh di folder dulu, setelah itu baru kita jilid. Iya kegiatannya seperti itu
awal tahun.‖
8. Bagaimana upaya pencegahan kerusakan arsip vital SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―engga sih langsung. Langsung diletakkan ditempat yang aman dan
tertutup saja. Dan warning ke orang-orang gitu untuk jangan sembarangan
ngambil arsip.‖
9. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di SMA PGRI 3 Jakarta ?
Jawab : ―pertama arsip setelah dibuat, terus ditanda tangani terus disimpan.
Yang membedakan itu ini arsip mutasi itu beda sama arsip umum,
keuangan. Kalo misalnya keuangan ya di bagian keuangan. Contoh KJP
memang suratnya saya yang nyimpen tapi untuk nama-namanya itu bagian
keuangan. Biasanya bedasarkan nomor, nomor urut aja. Itu aja sih yang
untuk masalah klasifikasi.‖
10. Azaz apa yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3
Jakarta ?
Jawab : ―campuran aja sih selama ini ga pakai yang khusus gitu.‖
11. Alat apa saja yang digunakan dalam penyimpanan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta
?
Jawab : ―itu folder ya, laci-laci kaya gini, lemari kayu. Kaya di komputer juga
tetap ada tapi sebisa mungkin kita print out untuk menghindari virus-virus
atau komputer tiba-tiba mati.‖
12. Apakah pernah terjadi kehilangan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta ? Jika ada,
upaya apa yang dilakukan untuk mengembalikannya ?
Jawab : ―engga sih. Ga fatal banget paling telingsep aja. Ya itu dia ada yang
ngambil pas kita ga ada.‖
13. Cara apa yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta dalam mengamankan fisik serta
informasi dari arsip ?
Jawab : ―taruh disini saja. Ditaruh dilemari-lemari saja. Yang penting ada lemari ada
tempat buat naruh saja gitu. Untuk informasi ya itu paling dibatasi akses
orangnya.‖
14. Apakah ada arsip vital yang dimusnahkan ? berapa jangka waktu arsip yang
disusutkan ?
 12

Jawab : ―engga. ya paling biasanya arsip surat. Surat sih paling kita lihat
jangka waktunya. Iya kadang juga lihat kondisi tempat. Kalo masih
memungkinkan kita arsip surat itu ga ada salahnya kita simpan saja.‖

Narasumber Pewawancara

Ratna Maidah Tasya Devi Rosaliana

 12

Lampiran 5 : Hasil Studi Dokumen

Profil SMA PGRI 3 Jakarta

A. Identitas Sekolah
Nama Sekolah : SMA PGRI 3 Jakarta
Status : Swasta
Nomor Statistik Sekolah 301016306037
Nomor Identitas Sekolah 30030
Nomor Pokok Sekolah Nasional 20107326
Akreditasi :A
Alamat Sekolah : Jln. Pondok Labu IB No.29 A Pondok Labu
Cilandak
Telepon / Fax : (021) 7650039, Fax (021) 7698464
Provinsi : Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta
Kabupaten / Kota : Jakarta selatan
Kecamatan : Cilandak
Kelurahan : Pondok Labu
Kode Pos 12130
Email : Smapgri03jkt@gmail.com
Website : http://www.smapgri3jkt.sch.co.id

B. VISI MISI DAN TUJUAN

1. Visi, Misi dan Tujuan SMA PGRI 3 Jakarta
a. Visi
―Terbentuknya insan bertakwa, berakhlak mulia, berprestasi, terampil
dan berbudaya”
Visi dari SMA PGRI 3 Jakarta di atas menggambarkan bahwa sekolah
tersebut ingin mencetak lulusan yang unggul dengan memiliki karakter
religius dengan pembinaan iman dan takwa kepada Allah SWT, kemudian
dapat berprestasi dan terampil serta berbudaya yang diimplementasikan
dengan pembelajaran ilmu pengetahuan. Visi tersebut dapat tercapai dengan
adanya kerjasama dan sinergi dari semua pihak sekolah. Selanjutnya visi ini
dikembangkan ke dalam misi sebagaimana di bawah ini.
 12

b. Misi
Mewujudkan penghayatan terhadap agama yang dianut untuk
meningkatkan iman dan takwa serta akhlak yang mulia sebagai dasar
permikiran, berkata dan berbuat.
1. Meningkatkan pelaksanaan disiplin sesuai dengan proses belajar mengajar.
2. Mengefektifkan program belajar dan mengajar dan bekerja.
3. Menyiapkana peserta didik dan melanjutkan pendidikan yang lebih
tinggal.
4. Mengioptimalkan pelayanan kepada para peserta didik melalui
peningkatan sarana dan prasarana yang menunjang bagi kecakapan hidup
peserta didik.
5. Meningkatakan prestasi yang terkait dalam bidang keterampilan, seni
pramuka dan OSIS.
6. Meningkatkan daya kreatifitas warga sekolah.
7. Mendorong peserta didik agar mengenal dan menghormati budaya bangsa
secara sopan santun.
c. Tujuan SMA PGRI 3 Jakarta
1. Mempemeningkatkan keimanan dan ketakwaan sesuai dengan agama dan
kepercayaan masing-masing
2. Meningkatkan profesionalisme, keteladanan dan kedisiplinan warga
sekolah
3. Mengoptimalkan sarana dan prasarana sekolah
4. Meningkatkan mutu lulusan
5. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas administrasi sekolah
6. Mengembangkan pembelajaran intrakurikulum dan ekstrakulikuler
7. Memberikan bekal keterampilan sebagai pengembang bakat, minat dan
kemampuan peserta didik melalui program ekstrakulikuler
8. Melaksanakan budaya interaksi antar peserta didik, pendidik dan tenaga
pendidikan
9. Dengan adanya pandemi covid-19 peserta didik mendapatkan karakter
yang kuat dan memiliki kecakapan hidup untuk dapat menghadapi
pandemic covid-19 dengan baik.
 12

C. GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI

D. TABEL DATA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

1. Daftar Tenaga Pendidik

No Nama Status NUPTK Bidang Studi

Afrinawati, M. 226076566623009
1 GTY/PTY Biologi
Pd 3
Guru Honor 695373764120000
2 Akib Bahasa Inggris
Sekolah 2
Guru Honor Bahasa
3 Anjas Sasmitasari
Sekolah Indonesia
195076566611004
Assawaludin Guru Honor
4 2 Geografi
Fitro, S.pd Sekolah
Ayu Dwi Guru Honor
5 Fisika
martinda Sekolah
Guru Honor
6 Benny Wijaya Penjasorkes
Sekolah
Dalma Suci Guru Honor Bahasa
7
Aprilliyanti, S.pd Sekolah Indonesia
Guru Honor
8 Dedy Irwanto Matematika
Sekolah
 12

No Nama Status NUPTK Bidang Studi

Dewi Nurpaidah, 784275665830005
9 GTY/PTY PPKn
S.pd 2
Tenaga Honor 785473063130000
10 Dra. Wartini Kimia
Sekolah 2
Drs. Agus Salm, PNS 313773964020003
11 Ekonomi
Mm Diperbantukan 3
Tenaga Honor
12 Dra. Erna Eryati Geografi
Sekolah
Fitri Berlianto, Guru Honor
13 Sosiologi
S.pd Sekolah
Guru Honor
14 Defit asriyani Bahasa Inggris
Sekolah
Hans Simon Tenaga Honor 893875165220001
15 Agama Kristen
Pattimuhu, S.th Sekolah 2
Guru Honor 544973263420000
16 Ibnu Sarjono Seni rupa
Sekolah 3
585776466523701
17 Leni, S.pd GTY/PTY Fisika
2
Guru Honor
18 Muhamad rozak BK
Sekolah
Octavia 935875565830000
19 GTY/PTY BK
Permatasari 3
Guru Honor
20 Roza arsita Ekonomi
Sekolah
433875065320002
21 Suryadi, S.Pd. I GTY/PTY Bahasa arab
3
105476166312000
22 Tarjono GTY/PTY Agama islam
3
Guru Honor
23 Tiani Sabrina Matematika
Sekolah
Wahyu Tri
24 GTY/PTY Penjasorkes
Raharjo
Guru Honor
25 Warsito Djati Seni music
Sekolah
Winda Syafitri, 594476466523016
26 GTY/PTY Kimia
S.pd 2

1. Daftar Tenaga Kependidikan

No Nama Status NUPTK

 12

1 Gunadi, S.pd GTY/PTY 5857740644200002

2 Kusnadi Tenaga Honor Sekolah

3 Ratna Maidah Tenaga Honor Sekolah 4663755658300002

4 Sadiah Yuniati Tenaga Honor Sekolah

5 Setiyono Tenaga Honor Sekolah

6 Siti Aminah Tenaga Honor Sekolah

7 Surya Lasmana GTY/PTY 1251756657200013

E. TABEL DATA SISWA

Jumlah
Kelas Romb. Jumlah
Laki –laki Perempuan
Belajar

MIPA 1 20 17 37
X
IPS 2 34 43 77

MIPA 1 18 13 31
XI
IPS 2 34 34 68

MIPA 1 14 17 31
XII
IPS 2 30 22 52

Jumlah Total 150 146 296

F. DATA SARANA DAN PRASARANA

1. Tanah dan Halaman
Tanah sekolah statusnya Hak Milik dengan luas total area 3.101 m2.
Keadaan tanah sekolah SMA PGRI 3JAKARTA
Status : Hak Milik
 12

Luas tanah : 2.773 m2.

Luas bangunan : 1.030 m2
2. Gedung sekolah
Bangunan sekolah pada umumnya dalam kondisi baik .Jumlah ruang kelas dan
ruang penunjang yang lain untuk menunjang kegiatan belajar mengajar memadai,
berikut keadaan ruang SMA PGRI 3 Jakarta :
No Jenis Jumlah Kondisi
1 Ruang Satpam 1 Baik
2 Ruang Kepala Sekolah 1 Baik
3 Ruang Aula 1 Baik
4 Ruang BK 1 Baik
5 Ruang Gudang 1 Baik
6 Ruang UKS 1 Baik
7 Ruang Guru 1 Baik
8 Ruang Tamu 1 Baik
9 Ruang Perpustakaan 1 Baik
10 Ruang Tata Usaha 1 Baik
11 Ruang Dapur 1 Baik
12 Ruang Kelas 9 Baik
13 Ruang Lab Kimia 1 Baik
14 Ruang Lab Biologi 1 Baik
15 Ruang Lab Bahasa 1 Baik
16 Ruang Lab Komputer 1 Baik
17 Ruang Jamban 3 Baik
18 Mushola 1 Baik
19 Kantin 1 Baik

G. FASILITAS TATA USAHA

Ketersediaan
Jenis
No. Jumlah Satuan
Sarana
Lengkap Lengkap Tidak
 12

dengan dengan Lengkap

kondisi baik kondisi
rusak

1. Meja kerja 5 Set v

v
2. Kursi kerja 9 Unit

Komputer v
3. 3 Unit
PC

v
4. Printer 2 Unit

v
5. Lemari 10 Set

v
6. Papan Data 2 Unit

v
7. Monitor 1 Unit

v
8. CCTV 1 Set

Kotak-
v
9. kotak 2 Unit
(odner)

v
10. Lampu 3 Unit

v
11. AC Split 1 Unit

v
12. Lampu 1 Unit

Jumlah 40
 12

Lampiran 6 : Dokumentasi Penelitian

Kondisi Ruang Penyimpanan Arsip

Fasilitas Kearsipan
 12

Arsip - Arsip SMA PGRI 3 Jakarta

 13

Narasumber
 13

Lampiran 7 : Surat Bimbingan Skripsi

 13

Lampiran 8 : Surat Permohonan Izin Penelitian

 13

Lampiran 9 : Surat Keterangan Penelitian

 13

Lampiran 10 : Hasil Uji Referensi

13
13
13
13
 13

BIODATA PENULIS

Tasya Devi Rosaliana. Mahasiswi Manajemen Pendidikan

kelahiran Sragen, 19 Februari 1997. Putri dari Bapak Kirno dan
Ibu Partini. Penulis menempuh pendidikan di SDN Kebonromo 5
Sragen (Lulus pada tahun 2009), melanjutkan pendidikan di SMP
N Ngrampal 2 Sragen (Lulus tahun 2012) dan kemudian
melanjutkan pendidikan ke SMK Muhammadiyah 1 Sragen
(Lulus tahun 2015), hingga akhirnya bisa menempuh jenjang perguruan tinggi di Prodi
Manajemen Pendidikan, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dan lulus dengan menyandang gelar Sarjana Pendidikan tahun 2022. Dengan adanya
ketekunan dan motivasi untuk terus belajar, berusaha dan terus memperbaiki diri, sehingga
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Semoga dengan adanya karya ini mampu
memberikan kontribusi positif dan baik bagi dunia pendidikan. Amiin.