PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL

Perkembangan Ilmu dan Teknologi

Pembangunan proyek yang canggih dan kompleks
Keterlibatan sumberdaya yang besar (tenaga manusia,
material dan dana)
Peningkatan kebutuhan alat-alat produksi, barang
konsumsi dan jasa
Pembangunan fasilitas seperti instalasi produksi,
manufaktur, sistem transportasi, sarana komunikasi dan
rekreasi.
Manajemen proyek diperlukan untuk mengelola sumber
daya efektif dan efisien untuk meningkatkan daya guna
dan hasil guna sumber daya dalam pembangunan
proyek

KONSEP DAN PEMIKIRAN MANAJEMEN
A. Manajemen klasik atau Manajemen Fungsional
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir,
memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta
sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi
(perusahaan) yang telah ditentukan

Yang dimaksudkan dengan proses ialah mengerjakan sesuatu
dengan pendekatan yang sistematis. Sedang sumberdaya
perusahaan terdiri dari tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan
informasi.

Fungsi manajemen menurut pengertian diatas dapat diuraikan lebih
lanjut sebagai berikut.
Merencanakan, merencanakan berarti memilih dan menentukan
langkah langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan
untuk mencapai sasaran.
Mengorganisir, mengorganisir dapat diartikan sebagai segala
sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur
dan mengalokasikan kegiatan serta sumberdaya kepada para
peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran
secara efisien.



Memimpin, kepemimpinan adalah aspek yang penting dalam
mengelola suatu usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi
sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan
sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
Mengendalikan, mengendalikan adalah menuntun, dalam arti
memantau , mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar
hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Jadi dalam
fungsi ini, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan
dibandingkan dengan rencana. Oleh karena, umumnya telah
dibuat tolak ukur, seperti anggaran, standar mutu, jadwal
penyelesaian pekerjaan, dan lain-lain.
Staffing, staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun
kualifikasi yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan, termasuk
perekrutan (recruiting), pelatihan dan penyeleksian untuk
menempati posisi-posisi dalam organisasi.
Prinsip Manajemen klasik

Departementalisasi dan Spesialisasi
Membagi atau mengelompokkan kegiatan sejenis ke dalam satu wadah
atau departemen. Struktur organisasi disusun berdasarkan fungsi yang
sejenis, produk yang semacam atau lokasi teritorial. Tenaga spesialis yang
dilatih dan berpengalaman dipersiapkan pada masing-masing departemen.
Contoh: bidang manufakktur : sistem asembly line (lini perakitan).

Struktur Piramida Organisasi disusun menurut struktur piramida vertikal
yang berfungsi sebagai kesatuan yang terpadu. Makin tinggi posisi, makin
besar wewenan untuk mengambil keputusan.

Otoritas dan rantai komando Pola otoritas (wewenang) mengikuti komando
vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai urutan terbawah.

Pengambilan Keputusan dan Disiplin Dalam hal pengambilan keputusan,
titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat diserahi
tanggung dalam mengambil keputusan.

Lini dan staf Struktur organisasi manajemen klasik membedakan lini dan
staf. Pejabat lini membuat keputusan-keputusan sesuai dengan
wewenangnya, sedangkan anggota staf memberikan nasehat hasil dari
pemikiran dan pengalamannya. Staf berurusan dengan kegiatan yang
bersifat keahlian atau spesialisasi.

.


Hubungan Atasan-Bawahan. Dengan pembagian otoritas yang
berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, maka hal ini bearti
keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan
dengan bawahan.

Arus Kegiatan horisontal. Hubungan yang membuka arus kegiatan
horisontal dalam manajemen klasik terselenggara dalam berbagai
bentuk, seperti rapat koordinasi antar departemen, pembentukan
komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan
yang sifatnya memerlukan koordinasi yang intensif, jadi dalam hal
ini tidak dalam bentuk institusi resmi dalam struktur organisasi

Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal. Manajemen klasik
cenderung memberikan tekanan pada tujuan tunggal, misalnya
keuntungan perusahaan. Faktor lain yang perlu diperhatikan
kelestarian lingkungan, keiikutsertaan masyarakat sebagai tenaga
kerja lokal dan memasok material lokal.

PERILAKU PROYEK DAN PENGELOLAAN YANG DITUNTUTNYA

A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu
yang Relatif Pendek. Jenis dan intensitas kegiatan mengalami
perubahan yang cepat yang dimulai dari tahap konseptual, tahap
definisi dan tahap implementasi fisik. Perencanaan penyediaan
sumber daya maupun prosedur pemakaiannya mengikuti naik
turunnya intensitas dan perubahan kegiatan dengan tepat.
B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan waktu
Terbatas sehingga membutuhkan analisis yang matang dan
keputusan yang tepat dalam waktu terbatas.
C. Sifat Kegiatan yang Bermacam-macam serta Meliputi Berbagai
Keahlian.
Macam kegiatan proyek beraneka ragam mulai dari pengkajian
aspek ekonomi, masalah dampak lingkungan, desain
engineering, pembelian, manufaktur (konstruksi) sampai pada
inpeksi dan uji coba produk, gedung, atau instalasi yang selesai
dibangun. Masing-masing kegaitan memerlukan tenaga ahli atau
keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan.
Penggunaan bersama (share) sumber daya atau tenaga ahli oleh
beberapa proyek dari departemen fungsional dengan membuka
arus kegiatan horiontal.
D. Bersifat Multikompleks
kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya
jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke
dalam dan ke luar dari organisasi-organisasi peserta proyek.
Hubungan kedalam adalah hubungan dengan departemen
fungsional, mulai dari personalia, pemasaran, hubungan
masyarakat sampai pada engineering, manufaktur dan logistik.
E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Risiko Tinggi
F. Peserta Mempunyai Multisasaran yang seringkali Berbeda



Beberapa perilaku dan fenomena kegiatan proyek dan pengelolaan yang diperlukan
a. Bersifat dinamis intensitas dan jenis
kegiatan berubah dalam waktu relatif
pendek

- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus
sensitif
- Perencanaan dan pengendalaian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah
digariskan dengan jelas dalam waktu terbatas
- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi
dibawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam meliputi
bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi
perusahaan, perlu pemakaian bersama (share),
digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak
peserta dari luar maupun dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, penekanan pada
koordiansi dan integrasi, pendekatan sistem
dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan
resiko relatif tinggi
- Pengkajian dilakukan tahap demi tahap,
digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak,
bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil hambatan birokrasi
diciptakan arus kegiatan dan komunikasi
horisontal
g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai
sasaran yang sama dan berbeda pada
waktu yang bersamaan
-Bersifat joint venture
- Pendekatan manajemen sistem
MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin
dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran
jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek
menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal
maupun horisontal
Manajemen proyek mengandung hal-hal pokok:
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fugsinya,
yaitu, merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan
mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia,
dana dan material
b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang
telah digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan
metode pengelolaan yang khusus, terutama aspek perencanaan
dan pengendalian
c. Memakai pendekatan sistem (system approach management)
d. Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horisontal disamping hirarki
vertikal

A. Wawasan Proyek versus Fungsional
Wawasan Proyek (Manajemen Proyek)
Hirarki lini-staf serta wewenang dan tanggung
jawabnya tetap ada sebagai fungsi penunjang
Manajer ke spesialis, kelompok dengan kelompok
Unsur rantai hubungan vertikal dan horizontal

Wawasan Fungsional (Manajemen Klasik)
Fungsi lini mempunyak tanggung jawab tunggal untuk
mencapai sasaran
Merupakan dasar hubungan pokok dalam struktur
organisasi
Kegiatan utama organisasi dilakukan menurut hirarki
vertikal

B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus
Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan
proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen
klasik, diantaranya adalah seperti diuraikan berikut ini.
1. Merencanakan
Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun klasik
keduanya mengikuti hirarki perencanaan (sasaran-objektif-
strategi-operasional). Namun pada tahap operasional,
manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode
perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan
pelaksanaan kegiatan maupun penggunaan sumber daya bagi
kegiatan-kegiatan tersebut, agar proyek dapat diselesaikan
secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin.
Metode dan teknik yang dmaksud adalah:
Analisis jaringan kerja, seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik
Pengkajian dan Telaah Proyek (PERT) dan Metode Preseden
Diagram (PDM) horisontal.

Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan
bertahap, sesuai dengan keperluan dan informasi yang tersedia
pada waktu yang bersangkutan, yang dikenal dengan perkiraan
biaya pendahuluan (preliminary cost estimate), perkiraan biaya
biaya definitif (definitive cost estimate)
2. Mengorganisir
Dibuat susuan organisasi yang memacu terselenggaranya arus
kegiatan horisontal maupun vertikal, dengan tujuan dicapainya
penggunaan sumber daya secara optimal. Untuk ini diusahakan
penyusunan dilakukan dengan menggunakan susunan organisasi
matriks. Dalam pada itu diperkenalkan susunan rincian lingkup
kerja yang mempertemukan pelaksana dengan paket yang
hendak dikerjakan. Satu catatan khusus mengenai arus horisontal
, yaitu, dasar pemikiran ini dimaksudkan untuk memperlancar
proses pelaksanaan pekerjaan yang sering kali melibatkan
sejumlah organisasi peserta proyek diluar dan didalam
perusahaan.
Yang dimaksud dengan arus horisontal adalah pengelola proyek
dalam hal ini para manajer, tenaga ahli, pengawas dan lain-lain yang
berhubungan dengan kegiatan pelaksanaan proyek yang dalam
rangka melakukan tugasnya, membuka hubungan atau komunikasi
satu dengan yang lain agar arus kegiatan dapat mengalir secara
horisontal. Ini dapat merupakan individu atau kelompok (tim), antara
tim inti proyek dengan departemen fungsional didalam organisasi
perusahaan , ataupun dengan organisasi dan bagian organisasi diluar
perusahaan. Dengan adanya adanya arus kegiatan horisontal
diharapkan pihak-pihak yang bersangkutan dapat membicarakan dan
merundingkan langsung secara kontinyu masalah yang dihadapi,
termasuk tindaklanjut yang diperlukan demi keberhasilan pelaksanaan
tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka.

3. Memimpin
Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi yang
diserahi tugas khusus (proyek). Jadi memimpin tim dalam bentuk
koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan
horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada
sebelumnya. Pada umumnya digunakan gaya kepemimpinan
yang mengarah ke partisipasi meskipun dalam beberapa situasi
digunakan gaya orientasi ke tugas. Untuk melengkapi atau
menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap
kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan
expert power dan referent power.
4. Mengendalikan
Dalam kegiatan proyek, diperlukan adanya keterpaduan antara
perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding
dalam kegiatan yang bersifat rutin. Untuk itu perlu digunakan
metode yang sensitif, artinya dapat mengungkapkan atau
mendeteksi penyimpangan sedinii mungkin. Metode yang
dimaksud, misalnya, konsep earned value.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus
sistem yang lengkap. Dengan demikian penangannya hendaknya
mengikuti metodelogi sistem. Misalnya pada tahap konseptual dan
PP/ Definisi dipakai analisis sitem sebagai sarana dalam mengambil
keputusan. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik
dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi
dipakai manajemen sistem. Manajemen ditandai upaya mencapai
keberhasilan total sistem, upaya optimasi keluaran (output) sistem
(perusahaan) bukan subsitem seperti departemen logistik,
departemen keuangan, manufaktur, atau yang lain-lainnya
Karena sifat dan perilaku kegiatan berbeda dengan kegiatan
operasional rutin, maka penerapan 5 fungsi tersebut memerlukan
penyesuaian seperti digunakannya pendekatan-pendekatan teknik
serta metode yang disebut diatas (C).

C.Evolusi Manajemen Proyek


Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek tidak langsung
selengkap dan secanggih seperti apa yang dikenal dewasa ini,
tetapi mengalami pertumbuhan setapak demi setapak. Suatu
penelitian perihal perkembangan manajemen proyek telah dilakukan
oleh Keith Davis terhadap berbagai perusahaan. Ia mempelajari
bermacam organisasi yang oleh perusahaan bersangkutan diberi
nama sebagai organisasi manajemen proyek. Dari penelitiannya, ia
mengidentifikasi dua macam organisasi sebagai berikut.

Ekspeditor Proyek
Ekspeditor proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi
mengerjakan dua fungsi pokok:
Sebagai ekspeditor pekerjaan
Sebagai pusat komunikasi

Ia menjelaskan bahasa dan konsep teknik yang kompleks menjadi
parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan, misalnya biaya atau
jadwal, harga barang, dan situasi umum yang berhubungan
dengan proyek. Sebagai pusat komunikasi, ekspeditor proyek siap
menjawab pertanyaan dan memberi info kemajuan proyek dan
masalah lain kepada mereka yang berkepentingan.
.

KOORDINATOR PROYEK
Koordinator proyek adalah pimpinan staf dan mempunyai
kebebasan untuk bertindak dan bertanggung jawab atas
tindakannya. Koordinator proyek melaksanakan kepemimpinannya
melalui prosedur dan bukan otoritas lini.

KONFEDERASI PROYEK
Mempunyai fungsi manajemen seperti merencanakan,
mengorganisir, memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan
kegiatan proyek termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan
koordinator tapi belum memiliki otoritas lini secara penuh.

MANAJER PROYEK
Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin
penyelenggaraan proyek. Manajer proyek memiliki jalur kontak yang
luas ke pemimpin perusahaan , kontraktor, rekanan, subkontrak dan
lain-lain.
D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan
sampai sejauh ini telah dibahas konsep manajemen proyek dan
kaitannya dengan manajemen klasik yang dijumpai pada
perusahaan-perusahaan yang menangani kegiatan operasional
secara rutin. Sedangkan untuk kegiatan proyek, diperkenalkan
konsep manajemen proyek. Dalam hubungan ini D.I. Cleland dan
WR.King berpendapat lebih jauh, yaitu menyarankan agar
dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen proyek bila
menghadapi situasi berikut.
* Menyangkut Reputasi Perusahaan Bila keberhasilan atau
pelaksanaan (implementasi) suatu kegiatan berpengaruh besar
terhadap reputasi perusahaan, maka dianjurkan untuk
menggunakan manajemen proyek. Hal ini karena pendekatan ini
memungkinkan mobilisasi tenaga dan sumber daya lain secara
efektif.
Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan usaha harus dicapai dengan melaksanakan tugas-tugas
yang memerlukan kerjasam erat dari berbagai bidang internal
maupun eksternal organisasi, maka akan terasa perlunya arus
horisontal dan penanggung jawab tunggal yang merupakan unsur
penting manjemen proyek.
Besarnya Ukuran Kegiatan (usaha)
Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansial
melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk
melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka
pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk
dipertimbangkan dengan tujuan agar penggunaan sumberdaya
dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara
menyeluruh.
Keadaan tidak hanya dijumpai pada kegiatan proyek (yang secara
definisi berlangsung dalam waktu yang relatif singkat) tetapi juga
pada kegiatan-kegiatan lain, misalnya program swasembada
pangan, keluarga berencana, pengentasan kemiskinan, dan lain-lain
yang berlangsung bertahun-tahun dalam jangka panjang
Problem
1. Dari dahulu telah dikenal adanya proyek yang besar dan kompleks
seperti pembangunan candi, piramid, dan istana sehingga
penanganannya bukan merupakan hal yang baru. Apakah
perbedaannya dengan zaman sekarang sehingga perlu dicari
pendekatan pengelolaan yang mendorong timbulnya ilmu
manajemen proyek ?
2. Kegiatan proyek (E-MK) bertujuan mewujudkan gagasan menjadi
bentuk fisik, seperti fasilitas produksi atau produk baru. Sedangkan
kegiatan operasi bermaksud mendayagunakan fasilitas atau
produk hasil proyek. Dengan latar belakang demikian,
identifikasikan perbedaan penekanan terhaadap berbagai aspek
pengelolaan yang diperlukan.
Problem
3. Manajemen klasik (tradisional) dianggap kurang efektif
menanggapi kegiatan proyek. Mengapa demikian? Dalam hal-hal
apa kekkurangan tersebut terlihat jelas.

4. Konsep manajemen proyek tersusun setelah pemikiran-pemikiran
manajemen terdahulu diterapkan dalam pengelolaan berbagai
kegiatan. Berikan contoh masukan pemikiran-pemikiran terdahulu
yang dominan terhadap manajemen proyek dan jelaskan sejauh
mana pengaruhnya.