Standard Operating Procedures

Istilah

Prosedur Operasional Standar

prosedur operasi yang baku
PROTAP atau Prosedur Tetap
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,
Standard Working Procedures, Medi Procedures
SOP

prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan

konsisten
pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.
SOP: asal usul

SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,

lingkungan dan penyelamatan
SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat
terbang
Definisi

International Conference on Harmonisation (ICH)

Detailed, writtem instruction to achieve uniformity
of the performance of a specific function
Definisi

Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis
Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana

pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di
kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan

sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara
tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
Kapan SOP disusun?

SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah
dilakukan dgn baik atau tidak.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2
bulan trial.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru,
tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg
mempengaruhi lingkungan kerja
Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi
bahan perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?

Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya

SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam
orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus
lengkap dan akurat
Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan demikian
sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi
menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP
Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP
Tahap Penyelesaian)
Siapa yang menyusun SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Persiapan SOP

SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki

pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah dan dalam tampilan yang
mudah dibaca dan dipahami.
Jenis SOP

Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan

hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Bentuk SOP

Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating
Procedures:

Kedudukannya dalam Organisasi

dan Manajemen
Organisasi

Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih

yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat
yang sama yang kemudian secara sah membentuk
badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama
(Siagian,2006)
Tagline Organisasi ideal:
(dari berbagai sumber)

Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang

buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal
yang belum dikenalnya
Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana
Organisasi akan dibawa
Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai
secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone
atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih
pendek dari Visi
Tagline Continued:

Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas

operasional dan manajerial
Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap
aktivitas organisasi, prosedur operasi harus
dibakukan dengan menetapkan Standard Operating
Procedures
Conclusion I: SOP adalah operasional day by day
dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi
Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam
Organisasi untuk Mewujudkan Visi
Dituangkan
dalam Prosedur
Fungsi-fungsi yang dibakukan
Manajemen melalui SOP

Organizing
Planning &
decision
Sumber Daya Organisasi
making
Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan
Informasi Aktivitas Organisasi
Sumber Daya Manusia Operasi
Controlling
Efektif
Modal
Leading Efisien

Menjalankan
Mewujudkan Misi
Visi
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP

Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan

SOP yang efektif harus merujuk pada struktur
organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible,
berubah organisasi, berubah SOP
Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP
yang efektif harus disusun dengan memperhatikan
fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam
organisasi
Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur
Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
Standard Operating
Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

Pengertian Mutu

Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara

konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung
dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah
dalam penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah:

The totality of characteristics of an entity that bear
on its ability to satisfy stated or implied needs
(Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang
ditentukan atau yang tersirat
Tagline untuk Mutu

Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan

pelanggan (customer need)
Produk yang kurang (less than) memenuhi
persyaratan pelanggan di anggap mutunya jelek.
Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa
melebihi harapan pelanggan (more than) dalam
memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat
menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk
memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.
Conclusion: Quality is conformance to agreed
requirements No less no more
Manajemen Mutu

Menurut standard internasional ISO 8402:

Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang
menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan
perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act
Sistem Mutu

Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality

system) didefinisikan sebagai :
The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to
implement quality management. (Struktur
organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang
diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
Dokumentasi dalam Sistem Mutu

Setiap kita membaca klausul-klausul dalam

sistem mutu, semua klausul dalam sistem mutu
manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya
prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan
bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan
hal yang sangat penting dalam penerapan
sistem mutu tersebut. Berbicara tentang sistem
mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu
standar sistem maupun standar hasil. Suatu
standar berfungsi untuk memberikan panduan
agar semua orang bekerja sesuai dengan
metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu
dengan spesifikasi tertentu
Tagline SOP dalam Mutu

SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari

dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis

Dokumentasi yang efektif haruslah :

1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu

organisasi dalam lingkup sistem mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa
perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan
memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai
keberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan
pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh
organisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi
dan juga perubahan-perubahan yang disepakati
dalam sistem mutu.
 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi
bekerja lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi
dapat berlanjut efektif selama periode dimana
orang yang bertanggung jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem
mutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar
disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut
di atas
Menyusun SOP yang Efektif
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
30

Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau
tepat

Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat
SOP yang efektif adalah:

SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,

dalam menjalankan misi Organisasi, untuk
mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam
penyusunan dan implementasi SOP
7 Kriteria Manual SOP
32

Specific
Lengkap prosedur
Jelas dan mudah dipahami
Layak Terap (Applicable)
Controllable
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible)
Spesifik
33

Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi
Penyusunan SOP harus dilakukan observasi
terhadap organisasi secara rinci dan lengkap,
mengenai: Struktur Organisasi, struktur
pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan
bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan
operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat
Lengkap prosedur
34

Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap

untuk prosedur yang dibutuhkan
Jelas dan Mudah
35

Dapat dicerna dengan baik

Tidak menimbulkan banyak tafsiran
Layak Terap
36

Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena

ada dukungan manajemen dan budaya organisasi
Controllable
37

Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur

organisasi
Layak Ubah
38

Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau

aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP

Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah
lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang
kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi,
kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk
atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional),
Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran
Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar)
Contd
40

Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan
tekanan Manajerial,
Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan
Memiliki Kepentingan Pribadi
Tips
41

Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan,
kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik
yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan
kegiatan
Contd
42

Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat

pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal
yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Contd
43

Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda
dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg
basah

Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
Contd
44

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:
Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam
buku laporan hasil produksi

Jelas:
Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil
produksi
Contd
45

Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain
Tingkat Rincian
46

Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan

dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting
akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus
berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart
utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya
pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP

Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart
Flowchart : diagram alir

menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur

dan mudah dipahami oleh orang lain
Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam
program secara logis
Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat
komunikasi dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir

Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari

atas ke bawah
Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/
Akhir
Gunakan penguhubung (Connector) dengan
label untuk menunjukkan keterhubungan antar
path terputus/terpotong: misalnya ganti
halaman.
Simbol-simbol: diagram alir
Dokumen:

Mulai Multidokumen

Decision: Kegiatan Manual

Proses :
Data:
Penguhubung Prosedur
berbeda halaman/ Off-Page Input Manual:
Connector
Kartu:
Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page
Connector
 Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur

Tampilan Sortir

Penghubung Delay

Penggabungan Penguraian

Arsip Tetap Arsip sementara

Pemaduan Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah

(berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis
yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda panah

(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan
berikut dari prosedur
 Simbol Bagan Arus Penyimpanan

Pita tertanda: Penyimpanan Internal

Data tersimpan/Stored Data Disrect Acces Storage

Disket Magnetik Sequential Acces Storage

Terima kasih atas perhatiannya