STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN PADA

PT DANUSARI MITRA SEJAHTERA CILEUNGSI
 BAB 1 (PENDAHULUAN)
LATAR BELAKANG MASALAH
Dalam suatu perusahaan baik swasta maupun pemerintah pasti akan
melaksanakan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan pekerjaan,
perencanaan, menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,
mengirimkan keterangan dalam mengendalikan pekerjaan pokok guna
mencapai tujuan. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan
perencanaan, menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,
mengirimkan, mengendalikan diatur dalam Standar Operasional.
BAB II (LANDASAN TEORI)
Pengertian Standar Operasonal Prosedur (SOP)
Menurut Tjipto Atmoko (2016:12) menyatakan bahwa:
“ SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
pedoman atau acuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat
penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikatorindikator teknis, administratif
dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan. ”

Pengertian Pengendalian Dokumen

Menurut Arini T. Soemohadiwidjojo (2015:166) menyatakan bahwa:

“ Pengendalian dokumen yaitu unit kerja atau individu yang bertanggung

jawab dalam pengendalian dokumen. ”
BAB IV PEMBAHASAN
Standar Operasi Prosedur (SOP) Pembuatan Dokumen
Level 1, 2, 3 dan 4
Standar Operasi Prosedur (SOP) Perubahan Dokumen
Standar Operasi Prosedur (SOP) Pendistribusian dan Penarikan Dokumen
Kendala Yang Terjadi
1. Kurangnya komunikasi antara departemen terkait
dengan staf QHSE yang menangani document
control.
2. Kurangnya pemahaman dalam revisi dokumen yang
terjadi disaat akan di adakanya perubahan
dokumen.
3. Kurangnya sosialisasi prosedur pengendalian
dokumen, sehingga terjadi ketidak pahaman dalam
perubahan dokumen.
4. Disaat dokumen diganti, departemen terkait
dilarang mempublikasikan terlebih dahulu sebelum
melakukan mengesahaan terhadap QHSE staf,
selaku penanggung jawab terhadap pengendalian
dokumen pada PT. Danusari Mitra Sejahtera.
Solusi Dalam Penanganan Pengendalian Dokumen.
1. Perlunya komunikasi antara departemen satu dengan yang lainnya. Sehingga tidak terjadi
kesalah fahaman dan kesalahan dalam penanganan dokumen yang akan di revisi.
2. Atasan atau setiap manajer bersangkutan harus mensosialisasikan terhadap bawahannya
tentang revisi dokumen agar staf bersangkutan dalam pemahaman pengendalian dokumen
tersebut.
3. Di adakannya sosialisai ulang terhadap prosedur pengendalian dokumen, agar seluruh staf
yang bersangkutan terhadap pergantian dokumen yang akan di revisi menjadi ter update.
4. Adanya konfirmasi jika akan diadakan pergantian dokumen agar tidak terjadi kesalahan. Baik
dalam penomoran dokumen atau jumlah pergantian revisi dalam ukuran jumlah.
BAB V
KESIMPULAN
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengendalian
Dokumen pada PT. Danusari Mitra Sejahtera mempunyai
bermacam SOP yang diantaranya SOP Pembuatan
dokumen, SOP Perubahan Dokumen dan SOP
Pendistribusian dan Penarikan Dokumen. Yang dimana
pengendalian dokumen harus mengikuti atau sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada.
2. Kendala yang terjadi pada saat terjadinya pengendalian
dokumen atau perubahan dokumen sebagian besar
adalah kurangnya komunikasi, sehingga terjadi kekurang
pahaman dalam revisi dokumen.
3. Solusi dalam kendala saat terjadinya revisi pergantian
dokumen adalah harus adanya komunikasi dan
pemahaman terhadap revisi dokumen agar tidak terjadi
kesalah pahaman.
 SARAN
1. - Perlu diadakan kembali sosialisasi tentang prosedur
pengendalian dokumen sesuai dengan ISO dan Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang telah ada.
2. - Terjalinnya komunikasi selalu agar tidak adanya kesalah
pahaman antar staf yang lainnya.
3. - Jika terjadi kesalahan pada saat revisi dokumen, staf harus
selalu megingatkan atau mensosialisasikan ulang tentang tata
cara revisi dokumen.
4. - Masing-masing manajer departemen harus memahami betul
tentang revisi dokumen, atau pengendalian dokumen pada
departemennya tersebut.
5. - Masing-masing departemen wajib mengetahui SOP
Pengendalian dokumen yang ada pada perusahaan tersebut.