MEMAHAMI FUNGSI DAN

PENGURUSAN ORGANISASI

Oleh:

DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID

Pendaftar

KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG 1

 OBJEKTIF KURSUS
Memahami;
Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
Fungsi Pengurusan
Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan
Kemahiran pengurusan
Kepimpinan dalam Pengurusan
Kaedah Pengurusan Organisasi yang Berkesan
dalam Konteks UMS
2
DEFINISI ORGANISASI?
 Satu unit sosial yang
mengandungi individu
yang bekerjasama dan
saling bergantungan
antara satu sama lain
bagi mencapai
matlamat setiap
individu itu dan
organisasinya

3
 CIRI-CIRI ORGANISASI
 Mempunyai identiti sendiri
 Mempunyai hierarki atau
tingkat autoriti
 Mempunyai struktur atau
pembahagian kerja
 Mempunyai peraturan,
dasar, prosedur dan sistem
hubungan bagi
menjalankan aktiviti
organisasi

4
 CONTOH ORGANISASI
 FORMAL
 UMS
 Kastam
 Imegresen

 INFORMAL
 Keluarga
 Persatuan Sukarela
(NGO)
 Jawatankuasa Masjid

5
DEFINISI PENGURUSAN?
 Getting things done through other people
 “..is the prosess of achieving organizational
missions and objectives through the
coordinated behaviour of organizational
members.” (Michael & Jones 2000)
 “….. is the process of working with people
and resources to accomplish organizational
goal.” (Snel, Bateman 2000)

6
CIRI-CIRI PENGURUSAN

Proses
kecekapan Doing the
things right /
Doing the right
things
Keberkesanan
Hasil/Outcome

7
 PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN

HASIL /
OUTPUT
8

Henry Fayol (1841-1925)

 FUNGSI PENGURUSAN?

6. Evaluating 1. Planning

MISI
/ VISI
5. Controlling MANAGEMENT 2. Organizing

4. Coordinating 3. Directing

9
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan (Planning)
 Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu
dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi

10
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan bermula di mana??

YANG MANA LEBIH BAIK 11

FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan :Langkah dan Kawalan??
Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4
T
Tetapkan Kenalpasti Tentukan Bentuk U
tujuan & situasi & kekuatan/ strategi & J
objektif penentuan kelemahan/ tindakan & U
Visi/Misi peluang/ pantau/ nilai A
ancaman N
(SWOT)

Kawalan – ukur
Tujuan Perancangan prestasi/bandingkan/
pembetulan

12
 FUNGSI PENGURUSAN
- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.

4W 1 H
Membentuk asas
•Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
•Mendefinisikan hubungan kerja
Kawalan &
maklumbalas
Merekabentuk organisasi
•Mengumpul ahli-ahli organisasi
•Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
•Fokus & membuat keputusan
13
 FUNGSI PENGURUSAN
- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk
mempengaruhi pekerja dalam
mencapai matlamat organisasi bagi
(kebiasaannya tahap penyelia dan ke
atas):

•Menjamin aktiviti organisasi teratur,

lancar dalam suasana harmoni

•Menentukan arah tuju yang jelas

untuk pekerja dan memahamkan
tentang peranan mereka dalam
mencapai matlamat

•Melibatkan kuasa, motivasi,

kepimpinan dan sistem komunikasi
14
 FUNGSI PENGURUSAN
- Penyelarasan (Coordinating)
• Menjadikan unsur-unsur yang
berbeza menjadi satu. Contohnya:

 Penyelarasan melalui
Perancangan
 Penyelarasan melalui Penganjur
 Penyelarasan melalui Kakitangan
 Penyelarasan melalui Pengarahan
 Penyelarasan melalui Mengawal

15
 FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
• Proses mengukur kemajuan
terhadap prestasi matlamat yang
dirancang dan membuat
pembetulan jika aktiviti/kemajuan
tidak selaras/selari dengan objektif
yang ditetapkan

Kitaran Kawalan:
• Awalan – pastikan arahtuju &
sumber input betul
• Semasa – pastikan proses
berjalan mengikut perancangan
• Selepas – pastikan hasil menepati
piawaian

16
 FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
• Gandingan dengan perancangan
Kawalan:
Pengukuran prestasi

Perancangan:
•Penetapan objektif Tindakan Kawalan:
•Penentuan kaedah (Pengorganisasian) Bandingkan dengan
mencapainya perancangan

Kawalan:
Tindakan pembetulan

17
FUNGSI PENGURUSAN
- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi
(Audit Negara)
 Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang
layak
 Lembaga Pengarah – Pelantikan
 Pengurusan Sumber Manusia – Waran
diisi/Pelan Peralihan/Latihan
 Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan –
mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT
 MPK/FM – Lengkap/kemas

18
 FUNGSI PENGURUSAN
- Penilaian (Evaluating)

“ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara

berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi” James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547.

Boleh diukur berdasarkan:

Kecekapan
Keberkesanan (sejauh
mana strategi mencapai
matlamat)
Produktiviti (penggunaan
tenaga manusia)
Kualiti Prosedur (kepuasan
pelanggan)
Perkhidmatan yang
ditawarkan
19
Siapa Pengurus?
 Individu yang terlibat dalam mengurus
perancangan, mengorganisasi, memimpin &
mengawal semua aktiviti organisasi supaya
segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

20
 Peranan Pengurus?

Peranan Peranan Pemberi Peranan Pembuat

Interpersonal Maklumat Keputusan

• Tunggak
• Pemantau • Usahawan
(figurehead)
• Pemimpin (monitor) (entrepreneur)
• Penyampai • Pengaman
(leader)
• Penghubung (disseminator) (disturbance
• Jurucakap handle)
(liason)
(spokeperson) • Pengagih
sumber
(resource
allocator)
• Perunding
(negotiator)
21
Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact
 Tahap-tahap Pengurusan

Pegawai-pegawai Utama
(Pengurusan Strategik)

Ketua J/S/P/I/U
(Perancangan
Taktikal)

Ketua Seksyen
Perancangan
Operasi
Ketua Unit

22
KEMAHIRAN PENGURUSAN

23
 KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Manusia (Interpersonal)
 Keupayaan membentuk kerjasama
dengan individu & kumpulan.

 Kebolehan berkomunikasi dengan

pelbagai golongan manusia atau
masyarakat seperti bertemu
dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai
atasan, berbincang dan berhubung
dengan pekerja.

 Mampu memotivasikan
individu/kumpulan yang dipimpin.

24
 KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Teknikal
 Berupaya mengaplikasikan
pengetahuan & kepakaran khusus
berkaitan dengan proses kerja,
peraturan dan sumber tertentu
dalam menyelesaikan aktiviti yang
menjadi sebahagian tugas

 Berupaya membuat keputusan

 Berupaya mengurus masa

25
 KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Konseptual
 Berupaya mengeluarkan idea dan
memahami sesuatu yang abstrak

 Berupaya memahami bagaimana

organisasi dapat menyesuaikan
diri dalam persaingan

 Kemampuan untuk melihat

organisasi secara keseluruhan
dan mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam
organisasi

26
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT

Pengurus
Kemahiran Kemahiran Kemahiran
Atasan
Konseptual Kemanusiaan Teknikal

Pengurus
Pertengahan

Pengurus
Bawahan

KEMAHIRAN

27
 KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????

√ Pengikut
YES NO
√ Kuasa
x Pengikut
√ Pengaruh
x Kuasa
√ Persekitaran
x Pengaruh

x Persekitaran

28
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG
PEMIMPIN, ANDA HARUS
PERLU:
Menentukan Visi
Berupaya menyediakan keperluan dalam
keadaan yang mendesak
Membentuk gabungan mantap
Komunikasi berkesan
Memberi kuasa pada orang lain
(empowerment)
Mengiktiraf kejayaan
Mengukuhkan penambahbaikan

29
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN

ISU CADANGAN
PENYELESAIAN
 Kebanyakan penyelesaian/  Latihan kepimpinan
aktiviti telah distrukturkan –
tiada ruang kreativiti

 Kurang kemahiran dalam  Dapatkan maklumbalas dari

memimpin. warga kerja

 Gaya kepimpinan yang sama  Perluaskan gaya

kepimpinan.

30
Traditional Manager VS
Contemporary Manager
Traditional Manager
 Think of self as a manager or boss
 Follow the chain of command
 Making decision himself/herself
 Mastering only one major discipline
 Look ‘up’ for mere direction and answer
 Accept and do repetitive work
 See others primarily as bosses and
competitors
 Demand long hours without thinking
about the productivity
Contemporary Manager
 Think of self as a sponsor or internal
consultant
 Dealing with necessary people to obtain a
good results
 Invite others in the organization for
decision making
 Mastering a broad array of managerial
discipline
 Question, collaborate and negotiate with
others to find solutions
 Learn new way to contribute
 Create relationship based on common
purpose, mutual respect, and exchange
of information (Win-win situation)
 Result and performance is important 31
(Quality of the job)
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:

1)Borderless
2)Learning Centric
3)Collaborative
4)Strategically Outsource
5)Geocentric
6)Ethical
7)Network
8)Loosely Couple
9)Self Maintainable
10)Contingency Based
11)Fostering on environment of high care

32
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia

World Class Organization

Fluid,
Customer- Continuous flexible Egalitarian Tehno-
Creative logical
based Improve- “Virtual climate
focused ment Organiza- HRM (democtaric) support
tion”

Management

Hodgetts, Luthans & Lee (2000)

-New Paradigm Organization
From Total Quality to Learning to World-Class
33
 KAEDAH PENGURUSAN
ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS

34
Bagaimana Organisasi Diurus?
1. Melalui Perancangan
a) Pelan Strategik KPM
b) Pelan Strategik UMS
c) Pelan Akademik UMS

2. Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan

mengikut kapasiti masing-masing
a) Naib Canselor
b) Timbalan-timbalan Naib Canselor
c) Pendaftar
d) Bendahari
e) Ketua Pustakawan
f) Ketua J/S/P/I/U
g) Pentadbir, dan
h) Semua warga organisasi
35
Bagaimana Organisasi Diurus?
3. Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan
dilaksana
a) Naib Canselor
b) Timbalan-timbalan Naib Canselor
c) Pendaftar
d) Bendahari
e) Ketua Pustakawan
f) Ketua J/S/P/I/U

4. Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti &

Jabatan)
a) Tahunan
b) Setengah Tahun
c) Bulanan

36
Bagaimana Organisasi Diurus?

5. Mengamalkan konsep CUGG (Code of University

Good Governance)
a)Institutional
Governance
b)Human Resource Governance
c)Financial Governance
d)Academic Governance

37
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
 Visi dan misi yang jelas.

 Tadbir urus yang baik (Good Governance)

Kisah kereta dan
pemandunya
 Kereta = Goverment
 Pemandu = Governer
 Peraturan Penjagaan Kereta = Governance

 Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK)

38
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
 Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa
bersikap positif (KSA).
 K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to
know)
 S = Skill
 A = Attitude

 Berpegang teguh kepada ajaran agama dan

tatasusila yang baik sesama manusia.

 Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi

liku-liku hidup.
39
 Setiap perkara atau benda yang
dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai
dan dimanfaatkan bagi mereka yang
berfikir.

40
 “A true leader is a person
whose INFLUENCE &
INSPIRES people to do what
is expected of them to do.
You cease to be a leader
when you manipulate with
your egos instead of
convincing by your
inspirations”.
- Israelmore Ayivor-

41
42
SEKIAN, TERIMA KASIH

43