1

Evaluasi dalam Manajemen

 A. Kedudukan Evaluasi dalam Manajemen

• Evaluasi merupakan salah satu bagian dari model

manajemen strategis (strategic management).
• Strategi didefinisikan sebagai suatu proses penentuan
rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan
jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara
bagaimana agar tujuan tersebut dapat tercapai.
• Masalah strategis akan mempunyai konsekuensi yang
multifungsi, biasanya mengorbankan biaya besar,
berorientasi pada masa depan serta mempengaruhi
kemakmuran anggota organisasi dalam jangka panjang.
• Hal-hal yang bersifat strategis hendaknya dikelola dengan
apa yang disebut Manajemen Strategis.
 Evaluasi Sistem
3

Model Manajemen Strategis

Formulasi Strategi Implementasi Strategi Evaluasi

Visi
Misi
Falsafah

Tujuan
Organisasi

Strategi
Induk

Sasaran
Strategi dan Kebijakan
Jangka
Fungsional
Panjang

Program dan Anggaran

Pelaksanaan dan
Kinerja
Pengendalian

Umpan Balik
 Evaluasi Sistem
4

Visi, Misi dan Falsafah

• Visi :
merupakan suatu keinginan terhadap keadaan di masa datang yang
dicita-citakan oleh seluruh personal organisasi, dari jenjang paling atas
sampai jenjang paling rendah.
• Misi :
merupakan penjabaran secara tertulis mengenai makna visi agar seluruf
staf perusahaan menjadi paham dan jelas.
• Falsafah :
merupakan tuntunan bagi semua anggota organisasi dalam
melaksanakan pekerjaan sehari-hari dalam rangka mencapai visi dan
misi. Falsafah harus tertanam dalam tingkah laku selurug anggota
organisasi.
 Evaluasi Sistem
5

Tujuan Organisasi dan Strategi Induk

• Tujuan Organisasi
Tujuan adalah pernyataan luas tentang apa yang akan dituju dan
diwujudkan oleh organisasi dan merupakan penjabaran dari misi
organisasi.
• Strategi Induk
Strategi induk merupakan strategi unggulan dari suatu organisasi.
Sebelum menentukan strategi induk, organisasi perlu melihat
berbagai faktor baik internal maupun eksternal. Faktor internal
mencakup kekuatan dan kelemahan organisasi. Sedangkan faktor
eksternal mencakup peluang dan ancaman. Setelah analisis faktor-
faktor internal dan eksternal ini maka organisasi selanjutnya,
khususnya top level manajemen, baru memutuskan strategi induk
apa yang akan dilaksanakan. Strategi ini hendaknya bersifat
konsisten dan realistis seusai kondisi dan situasi lingkungan.
 Evaluasi Sistem
6

Sasaran Jangka Panjang

Upaya mencapai tujuan organisasi merupakan suatu proses yang

berkesinambungan dan memerluhan tahapan. Untuk menilai apakah
suatu tahapan sudah berhasil dicapai atau belum, diperlukan tolok
ukur keberhasilan, misalnya kurun waktu dan hasil yang akan dicapai
dirumuskan secara jelas dan secara kuantitatif. Pembuatan sasaran
jangka panjang harus mengacu pada strategi induk yang telah
ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan sasaran jangka panjang ini,
masing-masing fungsional organisasi menciptakan sasaran jangka
pendek dan menengah.
 Evaluasi Sistem
7

Strategi dan Kebijakan Fuungsional

Strategi dan kebijakan fungsional merupakan implementasi dari

sasaran-sasaran jangka pendek. Sehingga strategi dan kebijakan ini
harus dapat dijadikan pedoman untuk melakukan berbagai aktivitas
lapangan di level-level operasional. Misalnya strategi manajemen
keuangan, strategi manajemen sumber daya manusia, strategi
manajemen pemasaran, strategi manajemen sistem informasi dan
sebagainya.
 Evaluasi Sistem
8

Program Kerja dan Anggaran

Strategi dan kebijakan fungsional selanjutnya diterjemahkan dalam

berbagai bentuk program kerja. Pembuatan program kerja ini juga
harus dilengkapi dengan anggarannya. Dalam melakukan
perencanaan program kerja dan anggaran ini haruslah mengandung
asas-asas untuk mencapai tujuan, bersifat realistis, wajar, efisien
serta merupakan cerminan dari strategi dan kebijakan perusahaan.
Dengan adanya program kerja dan anggaran ini diharapkan dapat
memberikan manfaat bagi organisasi antara lain :

- Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan

- Sebagai alat koordinasi, alat pengawasan kerja, dan alat evaluasi

kegiatan perusahaan
 Evaluasi Sistem
9
Pelaksanaan dan Pengendalian
Kinerja
Umpan Balik

• Pelaksanaan dan Pengendalian

Pelaksanaan merupakan realisasi dari program kerja dan anggaran yang
telah disusun. Sedangkan pengendalian ditujukan untuk lebih menjamin
bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan didasarkan pada perencanaan
yang telah disepakati dan tidak menyimpang dari batas-batas toleransi.

• Kinerja
Seluruh kinerja perusahaan hendaknya dievaluasi setelah periode waktu
tertentu, misalnya mingguan, bulanan, tri wulan, tahunan dan sebagainya.
• Umpan Balik
Evaluasi seharusnya menghasilkan informasi penting yang berguna,
misalnya sebagai umpan balik bagi formulasi atau implementasi strategi.
Jika terjadi penyimpangan maka perlu adanya perbaikan atau perubahan
rencana dan pengendaliannya.
 Evaluasi Sistem
10

B. Kebijakan dan Program Kerja

• Kebijakan

Kebijakan disusun dalam rangka pelaksanaan sasaran jangka

pendek yang bersifat fungsional. Sehingga dalam setiap area
fungsional, diperlukan kebijakan-kebijakan strategis
fungsionalnya. Kebijakan ini harus tersusun dengan tegas dan
jelas.

Misalnya dalam area manajemen sistem informasi disusun

kebijakan strategis fungsional sistem informasi agar sistem
informasi yang dioperasikan dalam organisasi dapat berjalan
dengan baik.
 Evaluasi Sistem
11

Contoh Kebijakan

• Sistem Informasi Pemasaran. Contoh kebijakannya :

a. Data Masukan. Untuk membuat informasi pemasaran, data
yang dibutuhkan hendaknya diambil dari kegiatan penjualan
yang rinci, hasil riset pemasaran dan hasil intelejen
pemasaran.
b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas,
hendaknya sistem informasi pemasaran dapat menghasilkan
informasi untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas produk,
distribusi/tempat, promosi, tenaga pemasaran, harga dan
bauran terintegrasi.
 Evaluasi Sistem
12

Contoh Kebijakan

• Sistem Informasi Manufaktur. Contoh kebijakannya :

a. Data Masukan. Untuk membuat informasi manufaktur, data
yang dibutuhkan dapat diperoleh dari kegiatan manufaktur dan
mesin ketika bahan baku diproses menjadi barang jadi dan juga
dari hasil intelejen manufaktur.
b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya
sistem informasi manufaktur dapat menghasilkan informasi
untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap waktu
produksi, mengukur volume persediaan, mengukur kualitas
bahan baku sampai produk masuk ke pasar, serta mengukur
biaya yang terjadi dalam proses produksi.
 Evaluasi Sistem
13

Contoh Kebijakan

• Sistem Informasi Keuangan. Contoh kebijakannya :

a. Data Masukan. Untuk membuat informasi keuangan, data yang
dibutuhkan antara lain dari hal-hal yang berhubungan dengan
keuangan perusahaan, dari data audit internal maupun dari
intelejen keuangan.
b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya
sistem informasi keuangan dapat menghasilkan informasi
untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas
peramalan (forecasting) yang menjadi landasan perencanaan
strategis, manajemen dana yang berkaitan dengan arus dana
perusahaan dan pengendalian dana yang menyiapkan dana
operasional tahunan.
 Evaluasi Sistem
14

Contoh Kebijakan

• Sistem Informasi SDM. Contoh kebijakannya :

a. Data Masukan. Untuk membuat informasi SDM, data yang
dibutuhkan antara lain berupa data keuangan pegawai dan non
pegawai serta hasil riset SDM.
b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya
sistem informasi SDM dapat menghasilkan informasi untuk
pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan
hubungan kerja dengan maksud untuk pencapaian tujuan
organisasi perusahaan secara terpadu.
 Evaluasi Sistem
15

Program Kerja

Setelah kebijakan diputuskan, langkah selanjutnya adalah menyusun

program perencanaan jangka pendek. Program pada hakekatnya
adalah kumpulan proyek. Untuk membuat proyek yang baik, ada
beberapa teknik pendekatan yang sudah umum dipakai, terutama
untuk mengoptimalkan sumber daya organisasi yang akan digunakan.
Misalnya teknik Gantt Chart, PERT (Program Evaluation and Review
Technique), NWP (Net Work Planning), PKT (Pola Kerja Terpadu), PIP
(Performanca Improvement Planning) dan APP (Analisis Persoalan
Potensial).
 Evaluasi Sistem
16

Contoh Program Kerja

Nama Program Kerja :
Proyek Komputerisasi Sistem Akuntansi

Latar Belakang :
• Penggunaan komputer belum optimal, khususnya
pada aplikasi akuntansi
• Pelaporan keuangan semakin kompleks

 Pembangunan proyek komputerisasi sistem

akuntansi
 Evaluasi Sistem
17

Anggaran

Berdasarkan analisis di atas, jika bagian akuuntansi akan dikelola

dengan sistem informasi berbasis komputer, maka direncanakan :
• Pemakaian sistem komputer dapat direalisasikan setelah 103
hari semenjak mulainya dibangun.
• Biaya pembangunan sistem komputer sebesar Rp. 19.100.000,-.
• Biaya operasional bagian akuntansi setelah penerapan sistem
komputer sebesar Rp. 2.280.000,-
 Evaluasi Sistem
18

C. Konsep Evaluasi

Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi

tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai,
bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar
tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara
keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu
bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin
diperoleh.
 Evaluasi Sistem
19

Model Evaluasi

B D G I

A gap F

C E H

A =
faktor yang akan dievaluasi
AB =
apa yang akan diharapkan dari faktor A
BD =
rentetan mengenai harapan-harapan atas faktor A (jika ada)
AC =
fakta-fakta mengenai A
CE =
proses analisis data AC sehingga menghasilkan nilai E
DE =
adalah gap, yaitu besar perbedaan antara harapan (D) dan kenyataan (E)
F =
suatu tolok ukur uuntuk menilai gap
G =
adalah hasil evaluasi menggunakan tolok ukut F, bahwa faktor A memang
bermasalah
H = adalah hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F, bahwa faktor A tidak bermasalah
GI = tindak lanjut hasil evaluasi
 Evaluasi Sistem
20

Model Evaluasi
Ada beberapa jenis model evaluasi yang dapat dipakai untuk melakukan evaluasi. Salah
satunya adalah model UCLA yang ditemukan oleh Alkin (1969), dimana model dibagi
menjadi 5 macam yaitu :
• System Assessment, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang keadaan
atau posisi pencapaian suatu sistem yang berjalan. Evaluasi ini merupakan penerapan
dari model evaluasi diri.
• Program Planning, yaitu evaluasi yang membantu pemilihan aktivitas dalam
program tertentu yang mungkin akan berhasil memenuhi kebutuhannya. Modeel ini
membantu memilih aktivitas terbaik yang akan dilakukan untuk mencapai
keberhasilan sistem.
• Program Implementation, yaitu evaluasi yang menyiapkan informasi tentang apakah
program sudah diperkenalkan/diterapkan kepada kelompok/pengguna yang tepat
seperti yang telah direncanakan sehingga sistem akan berhasil.
• Program Improvement, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang
bagaimana program berfungsi, bagaimana program bekerja, bagaimana
mengantisipasi masalah yang mungkin dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan.
• Program Certification, yaitu evaluasi yang memberikan informasi mengenai nilai
atau manfaat program.
 Evaluasi Sistem
21

Prosedur Evaluasi

• Menentukan apa yang akan dievaluasi.

Beberapa aspek penting yang dapat di evaluasi dalam kerangka
sistem bisnis diantaranya adalah :
a. Aspek Strategi Perusahaan
b. Aspek Pemasaran dan Pasar
c. Aspek Operasional
d. Aspek Sumber Daya Manusia
e. Aspek Keuangan
• Merancang kegiatan evaluasi.
• Pengumpulan data.
• Pengolahan dan analisis data.
• Pelaporan hasil evaluasi.
• Tindak lanjut hasil evaluasi.
 Evaluasi Sistem
22

Standart Evaluasi

Beberapa standar yang dikemukakan antara lain adalah :

1. Keakuratan (Accuracy); hasil evaluasi hendaknya memiliki tingkat
akurasi yang tinggi menyangkut aspek -aspek kelengkapan
(completeness), kebenaran (correctness) dan keamanan
(security).
2. Kelayakan (Feasibility); Hendaknya proses evaluasi yang
dirancang dapat dilaksanakan secara layak.
3. Manfaat (Utility); Hasil evaluasi hendaknya bermanfaat bagi
manajemen untuk pengambilan keputusan ats sistem yang
berjalan.
 Evaluasi Sistem
23

Alat Evaluasi

Proses evaluasi dapat dilakukan dengan 2 pendekatan, yaitu

pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. Pendekatan kualitatif
memanfaatkan metode statistika, sedangkan pendekatan kuantitatif
biasanya memanfaatkan model matematika. Penggunaan alat evaluasi,
termasuk instrumen evaluasi, sangat tergantung pada apa yang akan
dievaluasi. Misalnya jika yang akan dievaluasi adalah aspek-aspek
pemasaran maka digunakan alat evaluasi pemasaran. Jika yang
dievaluasi adalah aspek keuangan maka digunakan alat evaluasi untuk
aspek keuangan. Jika yang dievaluasi adalah aspek sistem informasi
maka digunakan alat evaluasi untuk aspek sistem informasi.
 Evaluasi Sistem
24

D. Evaluasi Sistem Informasi

Apa Yang Dievaluasi
Telah diketahui bahwa komputerisasi sudah menjadi kebutuhan
utama manajemen untuk mendukung informasi dalam pengambilan
keputusan manajemen. Namun banyak pula organisasi yang tidak
tahu apakah penerapan SI berbasis komputer tersebut telah berjalan
secara optimal atau belum.
 Evaluasi Sistem
25

Terima Kasih