BAB X

SISTIM AKUNTANSI
UTANG
SISTIM RETUR PEMBELIAN

 Merupakan sistim akuntansi yang

digunakan untuk melaksanakan transaksi
pengembalian barang kepada pemasok
dan pencatatan pengurangan utang.
 FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi pembelian, bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debet
untuk retur pembelian

Fungsi gudang , bertanggung jawab menyerahkan barang ke fungsi

pengirman seperti yang tercantum dlm debet memo yang dibuat fungsi
pembelian

Fungsi pengiriman ,bertanggung jawab untuk mengirim kembali barang kpd

pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet

Fungsi akuntansi,bertanggung jawab untuk mencatat :

 Transaksi retur pembelian dlm jurnal retur pembelian atau jurnal umum
 Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian , dalam
kartu persediaan
 Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam
arsip buku kas keluar yang belum dibayar atau dlm kartu utang
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

 Memo Debet, merupakan formulir yang diisi fungsi

pembelian yg memberikan otorisasi bagi fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yg telah
dibeli, dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebet
rekening utang.

 Laporan Pengiriman Barang, dibuat oleh fungsi

pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang
yang dikirim kembali kpd pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian dlm memo debet dari fungsi
pembelian.
CATATAN AKUNTANSI
YANG DIGUNAKAN
 Jurnal retur pembelian atau jurnal umum,
digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang
mengurangi jumlah persediaan dan utang.

 Kartu Persediaan, digunakan untuk mencatat

berkurangnya harga pokok persediaan karena kembalinya
barang yg telah dibeli.

 Kartu utang, dlm sistim retur kartu utang dipergunakan

untuk mencatat berkurangnya utang kpd debitur akibat
dikembalikannya barang.
 JARINGAN PROSEDUR YANG
MEMBENTUK SISTIM
 Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian
terjadi atas perintah fungsi pembelian kpd fungsi
pengiriman untuk mengirim kembali barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan.

 Prosedur pengiriman barang , fungsi pengiriman

mengirimkan barang kpd pemasok sesuai perintah retur
pembelian yang tercantum dlm memo debet dan
membuat laporan pengiriman barang

 Prosedur pencatatan utang , fungsi akuntansi

memeriksa dokumen –dokumen ( memo debet dan
laporan pengiriman barang ) mdan mencatat
berkurangnya utang dlm kartu utang atau mengarsip
memo debet sbg pengurang utang.
UNSUR PENGENDALIAN
INTERN

 Organisasi
 Sistim otorisasi dan prosedur
pencatatan
 Praktek yang sehat
Organisasi

 Pemisahan fungsi pembelian dan fungsi

akuntansi ( penjelasan sama dg sisti
akuntansi pembelia )
 Transaksi dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang atau lebih dari satu unit
organisasi., yaitu fungsi pembelian ,
fungsi pengiriman , fungsi pencatat
utang dan fungsi akuntansi yang lain
 Sistim otorisasi dan prosedur
pencatatan
 Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian dengan membubuhkan tanda tangan pada memo debet
 Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, shg dapat menjadi dokumen pendukung yang
sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan.
 Pencatan akuntansi harus didasarkan pada dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap ( memo debet
dan laporan pengiriman barang ), yang telah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang
 Pencatatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi
wewenang , dengan membubuhkan tanda tangan dan tanggal
pencatatan dalam dokumen.
Praktek yang sehat

 Penggunaan formulir bernomer urut tercetak,

dan penggunaannya dapat dipertanggung
jawabkan oleh fungsi yang bersangkutan (
fungsi pembelian dan fungsi pengiriman
 Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu
utang secara periodic direkonsiliasi dengan
rekening kontrol utang dalam buku besar
PROSEDUR PENCATATAN
UTANG
Ada dua metode pencatatan utang :

 Account Payable Procedure,

 Voucher Payable Procedure
Account Payable
Procedure
 Account Payable Procedure, catatan
utang berupa kartu utang yang
diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang
memperlihatkan catatan mengenai
nomer faktur, jml utang, jml pembayaran
dan saldo utang.
Account Payable
Procedure
Dokumen yang digunakan :
 Faktur dari pemasok
 Kuitansi tanda terima uang yang ditanda
tangani oleh pemasok atau tembusan
surat pemberitahuan ( remittance advice
) yg dikirim pemasok yang berisi
keterangan untuk apa pembayaran
tersebut dilakukan
Account Payable
Procedure
Catatan akuntansi yang digunakan:
 Kartu utang untuk mencatat mutasi dan saldo
utang kepada tiap kreditur
 Jurnal pembelian , digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian
 Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk
mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas lain.
Account Payable
Procedure
Prosedur pencatatan utang
 Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal
pembelian
 Informasi dalam jurnal pembelian kmd diposting
ke dalam kartu utang yang diselenggarakan
untuk setiap kreditur.
 Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
 Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang
bersangkutan dengan pembayaran utang di
posting ke dalam kartu utang.
Voucher Payable
Procedure
Voucher Payable Procedure.
Dlm metode ini pencatatan utang hanya melalui
dua tahap, yaitu;
 Pencatatan utang dlm register kas keluar
( voucher register )
 jurnal pengeluaran kas, bahkan dlm prosedur
pencatatan utang tertentu (one-time voucher ),
hanya dilakukan dlm satu tahap saja
Voucher Payable Procedure

Dokumen yang digunakan:

 Bukti Kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar
dan cek ( voucher atau voucher check )
Bukti kas keluar mempunyai 3 fungsi :
 Sebagai perintak pd kasa unt mengeluarkan uang
sejumlah yg tercantum
 Sbg pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan
pembayaran
 Sebagai dasar untuk pencatatan utang dan persediaan
Voucher Payable Procedure

 Catatan akuntansi yg digunakan

 Register bukti kas keluar (voucher register)
 Register cek ( check register )
Voucher Payable Procedure

Prosedur pencatatan utang dg

voucher payable prosedur ada dua
pencatatan :

 One-Time Voucher Procedures

 Built up Voucher Procedures
Voucher Payable Procedure

- One-Time Voucher Procedures

(Setiap faktur dari pemasok dibuatkan satuset voucher
rangkap 3)
Dibagi menjadi dua :
 One time voucher procedures
dg dasar tunai ( cash Basis )( gmbr. 10.8 )
 One time voucher procedures
dg dasar waktu ( accrual basis )( gmbr. 10.9 )
Voucher Payable Procedure

One time voucher procedures dg dasar tunai (

cash Basis )
 Faktur yg diterima oleh fungsi akuntansi dr
pemasok disimpan dlm arsip sementara
menurut tgl jatuh tempo , pada saat jatuh
tempo fungsi aakuntanssi membuat bukti kas
keluar dan mencatat dlm jurnal pengeluaaran
kas ( gmbr. 10.8 )
Voucher Payable Procedure
One time voucher procedures dg dasar waktu
( accrual basis )
 Faktur diterima oleh bagian utang dr pemasok
langsung dibuaatkan bukti kas keluar,kmd
transaksi pembelian dicatat dlm register bukti kas
keluar. Pada saat bukti kas keluar jatuh tempo,
dikirim ke kasir sbg dasr pembuatan cek yg akan
dibayarkan pada pemasok. Pembuatan cek
dicatat dlm jurnal pengeluaran kas. ( gmbr.
10.9 )
Voucher Payable Procedure
 Built up Voucher Procedures
 (Satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu
faktur dari pemasok)
 Faktur yg diterima dr pemasok oleh fungsi akuntansi dicatat dlm bukti
kas keluar, kmd dilampiri dg fakturnya unt disimpan sementara dlm
arsip menurut abjad. Apabilla diterima faktur dari pemasok yg sama
bukti kas keluar diambil dr arsip untuk diisi informasi dari faktur yg
baru diterima, kmd dikembalikan pd arsip bukti kas yg belum dibayar(
mrp catatan utang ). Pada akhir bulan atau pada sat jatuh tempo bukti
kas keluar diambil dr arsip dan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dlm
register bukti kas keluar, kmd diserahkan ke fungsimkeuangan unt
dibuatkan cek . Kmd cek dicatat dlm register cek dan bukti kas keluar
beserta dokumen pendukungnya dikembalikan ke fungsi akuntansi unt
disimpan sbg arsip bukti kas keluar yg telah dibayar.
Voucher Payable Procedure
 Built up Voucher Procedures
 (Satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu
faktur dari pemasok)
 Faktur yg diterima dr pemasok oleh fungsi akuntansi dicatat dlm bukti
kas keluar, kmd dilampiri dg fakturnya unt disimpan sementara dlm
arsip menurut abjad. Apabilla diterima faktur dari pemasok yg sama
bukti kas keluar diambil dr arsip untuk diisi informasi dari faktur yg
baru diterima, kmd dikembalikan pd arsip bukti kas yg belum dibayar(
mrp catatan utang ). Pada akhir bulan atau pada sat jatuh tempo bukti
kas keluar diambil dr arsip dan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dlm
register bukti kas keluar, kmd diserahkan ke fungsimkeuangan unt
dibuatkan cek . Kmd cek dicatat dlm register cek dan bukti kas keluar
beserta dokumen pendukungnya dikembalikan ke fungsi akuntansi unt
disimpan sbg arsip bukti kas keluar yg telah dibayar.
DISTRIBUSI PEMBELIAN
 Distribusi yg menyangkut peringkasan
pendebetan yg timbul dari transaksi pembelian
dan pembayaranya unt penyusunan laporan
dan pencatatan dlm jurnal
METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN

 METODE JURNAL BERKOLOM

Distrbusi debit dari transaksi pembelian dpt
dilakukan dengan menggunakan :
 Jurnal Pengeluaran Kas, hrs disediakan kolom-2 unt
menampung klasifikasi pokok yg diinginkan
 Jurnal Pembelian,
 Register Bukti Kas Keluar ( voucher Register ),
METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
Jurnal Pengeluaran Kas, hrs disediakan kolom-2
unt menampung klasifikasi pokok yg diinginkan
Ada 2 prosedur distribusi :
 Atas dasar tunai ( cash basis ), faktur dicatat
dlm jurnal penglrn kas pada saat faktur tsb
dibayar
 Atas dasar waktu ( accrual basis )
 Pada akhir bulan dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yg
blm terbayar
 Atas dsr rekap dibuat jurnal umum dg debet biaya dan kredit
utang dagang
 Jurnal tsb kmd dibalik pd awal bulan ( gmb.10.12 )
METODE DISTRIBUSI
PEMBELIAN
 Jurnal Pembelian, hrs dibentuk kolom-2 unt
distribusi debet dari transaksi pembelian, dan
jurnal ini mendistribusikan pendebetan dg dasar
waktu ( accruel basis ) karena faktur dicatat dlm
jurnal pada saat telah disetujui unt dibayar tdk
menunggu saat jatuh tempo. ( gmb. 10.14 )
METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
 Register Bukti Kas Keluar ( voucher Register
),disini disediakan kolom-2 sesuai dg klasifikasi pokok
biaya dan persediaan.
 Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap
kolom tsb,
 kmd diposting ke rekening buku besar ybs.
 Dari rekening ini kmd dibuat laporan yg
dikehendaki ( gmb. 10.15 )
METODE DISTRIBUSI
PEMBELIAN

METODE REKENING BERKOLOM

 Distribusi pendebetan dari transaksi
pembelian dpt dilakukan dg menggunakan
rekening berkolom, dan sumber informasi unt
posting ke rekening berkolom adl register
bukti kas keluar ( gmb. 10.17 )
METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN

 METODE REKENING TUNGGAL

 Distribusi pendebetan yg timbul dari transaksi
pembelian dilakukan melalui prosedur sbb ini :
 Faktur yg telah disetujui unt dibayar disortasi menurut
klasifikasi yg dikehendaki ( misalnya menurut departemen )
 Dari faktur yg disortasi tsb dibuat pre- list tape
 Faktur tsb kmd diposting ke dlm rekening yg bersangkutan.
Rupiah yg diposting dijumlah dan diposting ke rekening
kontrol ybs dlm buku besar, dan dicocokkan dg pre- list
tape
 Laporan dibuat berdasarkan informasi yg
terkumpul dlm
METODE DISTRIBUSI
PEMBELIAN

 METODE TICKET TUNGGAL

 Berdasar BKK yg berupa media campuran dibuat ticket tunggal
untk setiap unsure klasifikasi yg tercantum didalamnya
 Ticket tunggal direkap dan hsl rekap dipakai sbg dasar posting
kedlm rekening kontrol ybs dlm buku besar
 Ticket tunggal diarsip menurut nmr rekening dlm klasifikasi
 Arsip ticket tunggal dibuat rekap , dan hslnya di catat dlm
summary strip yg berfungsi sbg laporan akhir bulan (
gmb.10.20 )
METODE DISTRIBUSI
PEMBELIAN

METODE DISTRIBUSI DENGAN KOMPUTER

 Pendebetan yg timbul dr transaksi pembelian dg
menggunakan komputer dilakukan dg:
 memberi kode transaksi yg terjadi sesuai dg klasifikasi yg
diinginkan
 Setelah diberikode dg benar, proses sortasi dilakukan komputer
melalui program