Sistem akuntansi utang

Disusun oleh :
Ayu Bahraeni Pramesti (RAIN)
Ayu Kartika Ningrum (YAYUK)
Section 01
SISTEM RETUR PEMBELIAN
Sistem retur pembelian adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengembalikan barang
yang sudah dibeli kepada pemasoknya. Dengan catatan barang tersebut tidak sesuai dengan
spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam
pengiriman, dan barang diterima melewati tanggal yang dijanjikan.
FUNGSI YANG TERKAIT DALAM SISTEM
RETUR PEMBELIAN

FUNGSI FUNGSI FUNGSI FUNGSI

PEMBELIAN GUDANG PENGIRIMAN AKUNTANSI

Bertanggung jawab Bertanggung jawab Bertanggung jawab Bertanggung jawab untuk mencatat :
mengeluarkan memo untuk menyerahkan mengirimkan kembali 1. Transaksi retur pembelian dalam
debit untuk retur barang kepada fungsi barang kepada jurnal retur pembelian atau jurnal
pembelian pengiriman sesuai pemasok sesuai umum
dengan memo debit dengan perintah retur 2. Berkurangnya harga pokok persediaan
yang diterima pembelian dalam karena retur pembelian dalam kartu
memo debit yang persediaan
diterima 3. Berkurangnya utang yang timbul dari
transaksi retur pembelian
 MEMO DEBIT Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan
bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun utang karena transaksi
return pembelian
DOKUMEN YANG LAPORAN PENERIMAAN BARANG merupakan Dokumen
DIGUNAKAN yang dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis
kuantitas barang yang dikirimkan kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelain dalam memo debit dari fungsi pembelian
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

1 JURNAL RETUR
PEMBELIAN atau JURNAL
UMUM

Digunakan untuk mencatat

2 KARTU
PERSEDIAAN

Digunakan untuk mencatat

3 KARTU UTANG

Digunakan untuk mencatat

transaksi retur pembelian yang berkurangnya harga pokok berkurangnya utang kepada
mengurangi jumlah persedian dan persediaan karena debitur akibat adanya
utang dagang. dikembalikannya barang yang pengemballian barang kepada
telah dibeli kepada pemasoknya debitur
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK
SISTEM RETUR PEMBELIAN

1 PROSEDUR
PERINTAH RETUR
PEMBELIAN
2 PROSEDUR
PENGIRIMAN BARANG
KE PEMASOK 3 PROSEDUR
PENCATATAN
UTANG

Retur pembelian terjadi atas Fungsi penerimaan Fungsi akuntansi

perintah fungsi pembelian
kepada fungsi penerimaan.
Dokumen yang digunakan
untuk memerintahkan fungsi
pengiriman melakukan
pengemballian barang
kepada pemasok adalah
memo debit.
mengirimkan barang kepada
pemasok sesuai dengan
perintah dan membuat laporan
pengiriman barang untuk
transaksi tersebut
memeriksa dokumen
dokumen yang berhubungan
dengan retur pembelian dan
mencatat berkurangnya
utang.
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR
PENCATATAN

MEMO DEBIT UNTUK RETUR PEMBELIAN DIOTORISASI OLEH

FUNGSI PEMBELIAN
Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang dipesan dalam surat order pembelian, maka akan
terjadi retur pembelian. Transaksi retur pembelian yang terjadi harus diotorisasi oleh fungsi pembelan dengan cara
membubuhkan tanda tangan pada memo debit

LAPORAN PENERIMAAN BARANG UNTUK RETUR PEMBELIAN

DIOTORISASI OLEH FUNGSI PENGIRIMAN
Laporan pengiriman barang yang dikeluarkan oleh bagian pengiriman sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang
bersangkutan harus diotorisasi oleh fungsi oengiriman sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam
pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR
PENCATATAN

PENCATATAN KE DALAM CATATAN AKUNTANSI HARUS

DIDASARKAN ATAS DOKUMEN SUMBER YANG DILAMPIRI
DENGAN DOKUMEN PENDUKUNG YANG LENGKAP
Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatn akuntansi dibuktikan dengan
dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

PENCATATAN KE DALAM CATATAN AKUNTANSI HARUS

DILAKUKAN OLEH KARYAWAN YANG DIBERIKAN WEWENANG
Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar atau pencatatn memo debit ke dalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara membubuhkan
tanda tangan dan tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber.
Section 02 PROSEDUR PENCATATAN UTANG
ACCOUNT PAYABLE PROCEDURE
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

a. Faktor dari pemasok

b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani
oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan
(remittance advance) yang dikirim ke pemasok, yang berisi
keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
DALAM ACCOUNT PAYABLE PROCEDURE

1 KARTU UTANG

Digunakan untuk mencatat mutasi

2 JURNAL
PEMBELIAN

Digunakan untuk mencatat

3 JURNAL
PENGELUARAN
KAS

Digunakan untuk mencatat

dan saldo utang kepada tiap transaksi pembelian transaksi pembayaran utang dan
kreditur. pengeluaran kas yang lain.
PROSEDUR PENCATATAN UTANG

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

 Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
 Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting ke dalam kartu utang yang
diselenggarakan untuk setiap kreditur
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
 Cek dicatatat dalam jurnal pengeluaran kas
 Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembeyaran utang diposting ke
dalam kartu utang.
PROSEDUR PENCATATAN UTANG DENGAN ACCOUNT PAYABLE PROCEDURE
VOUCHER PAYABLE PROCEDURES
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures:
Bukti kas keluar, merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedures. Formulir ini
mempunyai 3 fungsi: sebagai surar perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran
kas sejumlah yang tercantum di dalamnya, sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai
tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), sebagai dasar pencatatan utang dan
persediaan atau distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures:
 Register bukti kas keluar (voucher register)
 Register cek (check register)
Prosedur pencatatan utang dengan voucher
payable procedures
One – Time Voucher Procedures
a. One- time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip
sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi
membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam prosedur
pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan formal mengenai faktur yang belum dibayar
b. One – time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti
kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi
pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register). Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh
tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan
kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga
disebut sebagai full fledgedvoucher system.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher
payable procedures
Built-up Voucher Procedures
Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar,
kemudian bukti kas keluar dilampirkan fakturnya disimpan sementara dalam arsip menurut
abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama, oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar
tersebut diambil dari arsip, untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima tersebut.
Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
(unpaid voucher file). Pada akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain, bukti
kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas
keluar dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan. (Agar lebih jelas, perhatikan gambar
10.10 pada halaman 289)
Section 02 DISTRIBUSI PEMBELIAN
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (misalnya
faktur dari pemasok) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan
laporan. Jika diterapkan dalam pembelian,distribusi ini terkait dengan peringkasan
pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan
laporan dan pencatatan dalam jurnal. Pada perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum
digunakan untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan pembayarannya
adalah sebagai berikut:
1. Untuk bahan baku:
a. Jenis bahan baku
b. Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
c. Kombinasi diantara keduannya
2. Untuk suku cadang:
a. Jenis suku cadang
3. Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa
a. Menurut jenis beban
b. Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
c. Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban
Section 02 METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN
METODE JURNAL BERKOLOM
JURNAL PENGELUARAN KAS BERKOLOM
Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat
distribusi dalam jurnal tersebut harus disediakan kolom-
kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang
diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas pada saat faktur tersebut dibayar.
JURNAL PEMBELIAN BERKOLOM
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi,
dalam jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom
untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur
dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada
saat telah disetujui untuk dibayar, tidak menunggu
sampai saat jatuh temponya
REGISTER BUKTI KAS KELUAR
Dalam registrasi bukti kas keluar disediakan
kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok
biaya dan persediaan. Seiap akhir bulan, dibuat
rekapitulasi dari kolom tersebut untuk kemudian
di-posting ke akun buku besar yang bersangkutan.
METODE AKUN BERKOLOM
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan akun berkolom. Sumber informasi untuk
posting ke dalam akun berkolom adalah register bukti kas keluar.
METODE AKUN TUNGGAL
METODE AKUN TUNGGAL
Penggunaan akun tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang
timbul dari transaksi pembeliaan dilakukan melalui prosedur
berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut
klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen).
2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam akun yang
bersangkutan (misalnya beban menurut departemen). Rupiah
yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam
akunkontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan
dicocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam
akun.
METODE TIKET TUNGGAL
(UNIT TICKET METHOD)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa medi
campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk
setiap unsur klasifikasi yang tercantum didalamnya. Tiket tunggal
ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai sebagai
dasar posting ke dalam akun kontrol yang bersangkutan dalam
buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor
akun dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal
ini dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.
Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
METODE DISTRIBUSI DENGAN
KOMPUTER
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dengan menggunakan
komputer dilakukan dengan memberikan kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi
yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan akan
dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan distribusi
pembelian terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran
kas.
That’s all. Thank you very much! 
Any Questions?