IFIA Guidelines

BY
Diding Sudira SE MM
Senior Manager Batubara
Inspeksi dan Testing
SBU Minerba

PT. SUCOFINDO
(Persero)

1
 GENERAL
• SCOPE :
Petunjuk perihal tata cara kerja dan prosedur profesional thd beberapa jenis
komoditi perdagangan Internasional yang harus dipatuhi dan dimengerti
oleh para anggotanya.

• DEFINISI :
Perusahaan anggota IFIA :
Adalah perusahaan legal yang bergerak dalam kegiatan inspeksi dan
mampu dalam melaksanakan kegiatan inspeksi tsb terhadap
komoditas perdaganagan satu atau lebih komoditas dan produk.

• PRINCIPALS :
Principals disini adalah orang ataupun badan yang melakukan
perikatan/ kontrak meminta pemeriksaan/ inspeksi kepada
perusahaan anggota IFIA. Principals ini memberi instruksi kepada
perusahaan anggota IFIA mengenai lingkup dan kondisi
pemeriksaan. Certificate dan Report tidak boleh diserahkan kepada
pihak lain tanpa ijin tertulis dari principals.
( Principals disini adalah pihak yang melakukan pembayaran
langsung kepada perusahaan Inspeksi anggota IFIA )
2
 GENERAL
• Inspection :
Ispeksi adalah suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan
anggota IFIA, dengan menggunakan pengetahuan dan keahliannya,
pengawasan ataupun pengujian atas barang komoditas, barang
produk, jasa jasa, prosedur, atau kegiatan operasional yang
bertujuan memberikan informasi maupun data kepada principals
ataupun principals yang ditunjuk.

• Pengelompokan Komoditi dan Produk

Perbedaan secara alami daripada barang yang diperiksa perlu
diketahui dan dipahami oleh para inspektor, dalam rangka
memastikan metoda yang sesuai untuk pelaksanaan pemeriksaaan
terhadap barang tersebut. Perusahaan anggota IFIA mungkin saja
aktif dalam melakukan kegiatan pemeriksaan terhadap satu jenis
barang ataupun beberapa jenis barang ataupun produk. Sehingga
harus menyiapkan organisasinya untuk dapat melakukan
pemeriksaan pada masing-masing jenis barang atau produk tsb.
3
 GENERAL

• Kondisi Perikatan
Keterikatan hubungan antara perusahaan anggota IFIA dan
principalsnya adalah murni perjanjian. Semua kegiatan pemeriksaan
dilakukan sesuai dgn persetujuan dengan principals. Semua laporan
laporan dan sertifikat-sertifikat adalah manfaat bagi principals
dengan kata lain dengan sengaja laporan tsb disetujui principals dan
perusahaan anggota IFIA. Penyerahan Report ataupun certificate
kepada pihak ketiga oleh principals, tidak harus membuat sebuah
kontrak perjanjian ataupun kewajiban antara perusahaan anggota
IFIA dengan pihak ketiga. Principals harus memberikan instruksi
tertulis kepada perusahaan anggota IFIA untuk jenis kegiatan jasa
yang akan dilakukan, informasi lengkap yg dibutuhkan, dan
prosedur, metoda ataupun standard yang diminta untuk diterapkan
dalam kegiatan pemeriksaan tsb.

4
 GENERAL

• Perusahaan anggota IFIA adalah penyedia jasa kegiatan

pemeriksaan, testing dan sertifikasi. Mereka bukan penjamin
ataupun pengasuransi kedua-duanya terhadap kualitas dan
kuantitas barang atau implementasi perbuatan kontrak daripada
suatu pihak. Semua orang termasuk principals dihimbau untuk
mengasuransikan atau menjaminkan barangnya dan membayar
biaya asuransi dan jaminan atas barang tersebut secara terpisah.

• Instruksi Untuk masing masing kegiatan pemeriksaan harus

disampaikan secara rinci kepada perusahaan anggota IFIA, seperti
deskripsi komoditi, kuantiti, spek kualiti, waktu dan tempat, nama
kapal atau alat transportasi lainnya, packing, penumpukan, rekanan
kerja, rincian dokumen ( No. L/C, No B/L etc ), orang yg dpt
dihubungi.
Disamping itu harus disampaikan juga siapa saja termasuk, buyer,
seller, receiver, shipper, supplier dll, dan siapa saja yang akan
menerima laporan tambahan atas perintah principals.
5
 GENERAL

• GARANSI TERBATAS

Perusahaan anggota IFIA menjamin bahwa pekerjaannya akan

dilakukan dengan segenap ketrampilan dan kesungguhan.

Mereka tidak menjamin hal-hal lain, secara tegas ataupun

menyiratkan hal itu, dan mungkin terbatas dalam hal penyajiannya
dikarenakan adanya kerusakan/ kegagalan akibat kondisi yang
nyata dan beralasan.

6
 PETUNJUK OPERASIONAL PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

• KETRAMPILAN DAN KETELITIAN

Perusahaan anggota IFIA harus memberikan pelayanan yang layak
berdasarkan ketrampilan dan ketelitian dan harus menerapkan
kelayakan teknis dan standar profesi yang dilakukan disemua aspek.

Perusahaan anggota IFIA tidak mengakomodir jaminan-jaminan

secara kualitatif maupun kuantitatif sebagai bagian dari pelayanan
jasa pemeriksaannya. Para pihak yang memerlukan jaminan harus
dibuat dalam perjanjian lain berikutnya secara terpisah.

• BEBAS DAN TIDAK MEMIHAK

Perusahaan anggota IFIA harus setuju untuk bertindak bebas dan
tidak memihak.

7
 PETUNJUK OPERASIONAL PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

• PELAPORAN
Perusahaan anggota IFIA akan menginformasikan laporan kepada
principalsnya pada waktu yang sesuai daripada pelaksanaan
instruksi pekerjaannya.

Perusahaan anggota IFIA biasanya akan menginformasikan kepada

principals hasil dari pemeriksaannya dengan membuat sebuah
certificate, Report ataupun laporan/ dokumen lain yang serupa.

Perusahaan anggota IFIA akan menginformasikan kepada principals

sedini mungkin, disepakati jika terdapat hal hal terhadap kegiatan
yang tidak dapat dilaksanakan karena alasan tertentu

8
 PETUNJUK OPERASIONAL PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

• LAPORAN KERUSAKAN, KONTAMINASI ATAU

KEHILANGAN
Dalam waktu yang singkat ataupun sedini mungkin ketika meyakini
bahwa terjadi kerusakan-kerusakan, kontamininasi ataupun
kehilangan daripada pemeriksaaan maka perusahaan anggota IFIA
harus segera memberitahukan kepada principals

• Atas permintaan dan atas nama principals perusahaan anggota IFIA

menerbitkan “ Letter of Protest “ untuk meminta pertanggung
jawaban pihak terkait.

• Atas permintaan dan atas nama principals perusahaan anggota IFIA

untuk meminta atau memerintahkan perusahaan asuransi ataupun
perwakilannya dan melaksanakan survey kerusakan secara
bersamaan.

9
 PETUNJUK OPERASI PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

Training tersebut umumnya meliputi sbb :

- Dasar-Dasar pemeriksaan
- teknik pemeriksaan untuk penimbangan, pengukuran, pengambilan
contoh, pemeriksaan kebersihan, analisa dan pengujian dst.
- karakteristik produk dan kengunaannya
- pemeriksaan barang beracun dan aturan keselamatan
- keselamatan dan kebenaran dalam penggunaan alat
- sertifikasi dan pelaporan
- Pemenuhaan/ uji ketaatan.

Kartu Identitas :
Ketika dilapangan para inspector perusahaan anggota IFIA harus
membawa kartu identitas yang mencantumkan nama, nama
perusahaan, photo, tanda tangan dan ada logo IFIA serta
mencantumkan masa berlaku kartu identitas tersebut.

10
 PETUNJUK OPERASI PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

• PENERBITAN CERTIFICATE DAN ATAU REPORT :

Kecuali jika menetapkan, certificate dan report diterbitkan untuk
memenuhi permintaan principals dan patuh untuk memenuhi
instruksi-instruksinya. Certificate dan report hanya mencatat fakta
yang pasti oleh perusahaan anggota IFIA. Jika terdapat data atau
bukti yang berasal dari pihak ketiga dapat dijadikan suatu indikasi
dan hanya sebagai bahan informasi saja.

Hasil temuan dan observasi yang dilakukan oleh perusahaan

anggota IFIA adalah hanya berlakau sesuai dengan waktu dan
tempat pemeriksaan saja.

Perusahaan anggota IFIA tidak berkewajiban untuk melaporkan

fakta-fakta ataupun keadaan yang diluar daripada instruksi khusus
yang diterima dari principals.

11
 PETUNJUK OPERASI PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

Bilamana perusahaan anggota IFIA diminta untuk membuat

pernyataan-pernyataan ataupun deklarasi oleh pihak ketiga, sebagai
kesatuan yang resmi, laboratorium-laboratorium, kapal dst yang
sifatnya hanya untuk tujuan-tujuan informasi saja, dimana
perusahaan anggota IFIA tsb tanpa harus bertanggung jawab.

Standar informasi yang terdapat didalam sertifikat ataupun report

sbb :
1. Nama, alamat dan logo perusahaan anggota IFIA
2. Nomor atau identifikasi lain dari certificate dan report
3. Tanggal dan tempat penerbitan
4. Judul certificate atau report ( weight cert’, quality report dll )
5. Nama dan alamat daripada Principals
6. Rangkuman instruksi principals untuk jasa-jasa khusus
7. Deskripsi/ uraian daripada :
(a) Alat transport
(b) asal/ tujuan ( jika diketahui )
12
 PETUNJUK OPERASI PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA

(c) komoditas
(d) kemasan
(e) pernyataan jumlah
(f) standar yang dipergunakan (jika ada)
(8) Temuan dan observasi
(9) Tanggal dan tempat pelaksanaan
(10)Penandatangan
(11)Perseroan daripada kondisi bisnis yang dapat dipakai.

PETUNJUK-PETUNJUK UNTUK STANDAR JASA JASA

Temuan dan observasi akan bervariasi tergantung dari komoditas
yang diperiksa, keadaan dan pengembangan dari pelaksanaan
pemeriksaan. Masing-masing komisi telah menetapkan petunjuk
untuk standar jasa-jasa bagi masing-masing komoditas dan produk.
13
 KOMODITAS MINERAL

• SCOPE
Tujuan daripada bagian ini adalah untuk menyediakan indikasi
umum daripada prosedur kerja yang diikuti dan standar profesional
yang diadopsi oleh perusahaan anggota IFIA, ketika pneyediaan
jasa-jasa yang ada kaitannya dengan komoditas pada masing-
masing tahapan daripada industri mineral, yang dinamakan
explorasi, pengembangan, produksi, transportasi dan pemberdayaan
pemanfaatan daripada komoditas mineral.

KOMODITAS-KOMODITAS MINERAL DAN PUPUK OLAHAN

Petunjuk-petunjuk tsb terdapat didalam daftar Anex 1 daripada
material-material mineral asalan, logam-logam setengah jadi,
logam-logam yang di haluskan, komoditas yang didaur ulang, dan
pupuk olahan. Daftar tsb tidak dapat dipertimbangkan secara
menyeluruh.
14
 KOMODITAS KOMODITAS MINERAL

• KUALIFIKASI PERUSAHAAN ANGGOTA IFIA DI DALAM KEGIATAN MINERAL

Sebagai bagian perusahaan anggota IFIA yang bergerak dalam kegiatan
jasa-jasa mineral harus mengacu kepada beberapa persyaratan sbb :
- menjadi anggota IFIA dan memenuhi persyaratan keanggotaan
- terlibat /tergabung didalam inspector komoditas mineral seperti
diuraikan disini.
- para staff nya ditraining untuk menjadi inspector komoditas
mineral, termasuk staff supervisor yang memiliki pengalaman
minimum 5 tahun
- melaksanakan program training yang memenuhi sylabus IFIA
yang dipersyaratkan.
- memiliki peralatan-peralatan yang diperlukan dalam kegiatan mineral
- mengoperasikan laboratorium khusus dan sanggup melaksanakan analisa
dan testing daripada komoditas mineral.

15
 KOMODITAS MINERAL

• DEFINITION

“ Pemeriksaan kuantitas “ meliputi pemeriksaan-pemeriksaan yang terkait

dengan kualitas dari komoditas, penanganannya dan alat-alat transport
dan implikasi-implikasi observasi penangan komoditas ataupun selama
komoditas berada di stockpile. Penanganan dalam hal ini adalah selama
pemuatan maupun pembongkaran komoditas di pelabuhan, terminal,
tambang, atau di lokasi kerja. Alat transport disini adalah termasuk seperti
Belt Conveyor, area penumpukan, gudang. Pemeriksaan-pemeriksaan
meliputi, penimbangan, sampling dan testing.

Penimbangan meliputi pengukuran, penimbangan oleh perusahaan anggota

IFIA ataupun pihak penyaksi yang operasi eksekusinya oleh pihak lain
artinya kita mengawasi. Aplikasinya antara lain adalah pengukuran sistem
timbang, indikasi angka dari pencetak hasil timbang termasuk skala-skala
timbangan yang terkalibrasi. DRAUGHT SURVEY TERMASUK DIDALAM
GROUP JASA PENGUKURAN BERAT YANG BERLAKU.

16
 KOMODITAS MINERAL

• SAMPLING
“ Sampling “ meliputi aktualisasi kegiatan sampling oleh perusahaan
anggota IFIA ataupun penyaksi yang eksekusinya oleh pihak lain.
Sampling dapat berlangsung secara manual maupun menggunakan
instalasi otomatis mekanikal sampling. Objek dari pada sampling
adalah bagian yang mewakili dari keseluruhan kuantitas dari suatu
komoditas/ barang yang diperlukan. Akhir daripada itu adalah
merupakan sample/ contoh yang layak dan siap untuk dilakukan
proses analisa.

“ Testing “ dimaksudkan untuk mengesyahkan beberapa parameter

terhadap komoditas asli yang diuji. Testing dapat berupa selain
unsur kimia atau fisik alamiah termasuk didalamnya proses
penyiapan sample/ contoh test/ uji/ analisa pada umumnya
dilaksanakan pada sample-sample yang sudah disiapkan sebagai
pemerisaan kuantitas atau uji sampling.

17
 MINERAL KOMODITAS

• REPORTING/ PELAPORAN
Sesuai dengan Fakta, temuan dan figur-figur dari hasil pemeriksaan
perusahaan anggota IFIA pada saat tahap sebelum, selama, dan
sesudah pemeriksaan disampaikan secara detail/ rinci. Report harus
dapat membuat principals mampu mengidentifikasikan tanpa
kerancuan terhadap barang yang tertuang dalam report. Juga akan
dibedakan antara pemeriksaan, sampling, penimbangan,
pengukuran moisture ( ketika dapat diterapkan ) dan testing /
pengujian.

METODA METODA, PROSEDUR DAN STANDAR

Metoda, prosedur dan standar harus selalu mengacu kepada ranah
mineral yang berdasarkan standar organisasi International seperti :
ISO, National standar, UN ECE 1992, ASTM dll.

18
 KOMODITAS BATUBARA

Perusahaan anggota IFIA akan melaksanakan dengan baik

pelaksanaan pemeriksaan sesuai dengan prosedur, metoda, aturan
dan hukum daripada asosiasi ketika diminta oleh Principals didalam
instruksinya

NOMINASI PEMERIKSAAN
Perusahaan anggota IFIA harus jelas didalam menerima mandate/
wewenang dari principals, nominasi tersebut diterima untuk :
- Pemeriksaan visual/ phisik
- penimbangan
- Sampling
- testing/ analisa
- pemeriksaan kemasan
- penyegelan tanki-tanki, peti kemas, area penumpukan

19
 JENIS PEKERJAAN ANGGOTA IFIA

A. Surveyor Mandatory L/C : Surveyor anggota IFIA ditunjuk oleh

shipper atas persetujuan buyer dan dituangkan didalam L/C untuk
melakukan kegiatan superintending untuk komoditas tertentu (
batubara ), lokasi tertentu, parameter dan metoda /prosedur
tertnetu dan hal hal hal lain yang dipersyaratkan dalam L/C tsb.

B. Joint survey : Surveyor anggota IFIA secara bersama sama

dengan surveyor yang ditunjuk didalam L/C untuk melakukan
kegiatan superintending batubara secara bersama sama di lokasi
yang sama mulai dari draught survey, sampling dan untuk
selanjutnya preparasi dan analisa dilakukan di Laboratorium
preparasi dan analisa masing masing berdasarkan standard yang
telah disepakati oleh seller dan buyer yang tertuang didalam L/C.

20
 JENIS PEKERJAAN ANGGOTA IFIA

C. PROTECTIVE SURVEYOR : Surveyor yang ditunjuk bisa oleh pihak

shipper atau oleh pihak buyer untuk melakukan kegiatan
pemastian bahwa pelaksanaan superintending yang dilakukan oleh
pihak Surveyor Manadtory L/C sesuai dengan Standard/ method /
Procedures yang telah disepakati oleh pihak seller dan buyer.
Kegiatan ini hampir sama engan Joint survey.

D. WITNESSING/ PENGAWASAN/ PENDAMPINGAN : Surveyor anggota

IFIA melakukan kegiatan pengawasan / pendampingan terhadap
surveyor mandatory L/C untuk memastikan bahwa semua kegiatan
pelaksanaan mulai dari Draught survey, sampling, dan preparasi hingga
diterimanya SPLIT Sample adalah seuai dengan metoda dan prosedur.
Surveyor witness untuk kaitan analisa hanya boleh di berikan akses
sbb :
- Memastikan Surveyor Mandatory memiliki peralatan Lboratorium
21
 JENIS KEGIATAN ANGGOTA IFIA

- yang memadai dan terakreditasi

- seluruh peralatan tsb sudah terkaliberasi dan memiliki ASCRM
- MEMILIKI Analyst yang terampil dan handal serta mencukupi
- MEMILIKI sistem panduan mutu Laboratorium

Note : WItnesser tidak diperkenankan masuk ke dalam ruang

operasional Lboratorium untuk mencatat / mefoto data hasil kerja
analyst selama kegiatan operasional analisa berlangsung. Laboratorium
adalah tempat dimana Aanlyst bekerja dan membutuhkan situasi dan
kondisi yang tenang dan focus. Tidak ada gangguan.

22
SEMOGA BERMANFAAT

TERIMA KASIH

23