SISTEM PENCATATAN D

AN PELAPORAN
RISNA AYU RAHMADANI, S.ST, M.KES
PENCATATAN
 DEFINISI

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian

suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan
diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk
catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara
(syahlan : 253).

Laporan adalah catatan yang memberikan

informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya yang disampaikan ke pihak yang
berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan : 256).
MANFAAT PENCATATAN

INFORMASI
TANGGUNG JAWAB
Memberi informasi tentang keadaan
Sebagai Pertanggung jawaban
masalah atau kegiatan

LAPORAN

BUKTI Bahan Pembuatan Laporan

Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau

peristiwa PROSES
Dan Bukti Hukum Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi

PENELITIAN
Bahan proses belajar dan bahan ALAT KOMUNIKASI
penelitian
Alat komunikasi dalam penyampaian
pesan serta mengingatkan kegiatan
peristiwa khusus.
 Jenis Formulir Standar yang digunakan
dalam pencatatan
1. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) = untuk mengikuti
keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga
2. Kartu rawat jalan = pencatatan identitas dan status
pasien rawat jalan
3. Kartu indeks penyakit
4. Kartu Ibu (mengetahui identitas, status kesehatan dan
riwayat kehamilan sampai kelahiran.)
5. kartu anak (untuk mencatat identitas, status kesehatan,
pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative
yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah)
Lanjut ...
6. KMS balita, anak sekolah = (untuk mencatat identitas pelayanan
dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah)
7. KMS ibu hamil = (untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan
yang di terima ibu hamil)
8. KMS usia lanjut(USILA) = pencatatan fisik maupun psikososial dan
di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan USILA.
9. Register (untuk mencatat dan merekap data kegiatan)
Kriteria Pencatatan data kesehatan yang baik

Sitematis Menghindari Segera 5W+1H

Kesalahan

Pencatatan Harus sistematis,
jelas,ringkas dan mengacu pada
respon pasien terhadap kejadian
penyakit atau intervensi yang
diberikan
Ditulis dengan Tepat Waktu, ditulis Ditulis secaraTerperinci
Baik dan segera setelah tindakan/ mencakup What, Why,
menghindari kegiatan dilakukan When, Where, Who and
kesalahan How
Lanjut ...

Sulit di Jelas
ukur

Menghindari kata- Mencantumkan nama jelas

kata yang sulit dan tandatangan setelah
diukur melakukan pencatatan
PELAPORAN
 JENIS PELAPORAN
PELAPORAN LISAN PELAPORAN TERTULIS
1. Kelemahan: Kemungkinan yang dilaporkan
hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan bersifat 1. Kelemahan: memakan waktu dan biaya yang lebi
subyektif 2. Keuntungan: bisa lebih bersifat Objektif dan lebih
2. Keuntungan: Hasil dari kegiatan yang telah terperinci serta pelaporan dapat bersifat positif
dilakukandan data yang telah terkumpul dapat maupun negative
segera ditindak lanjuti dalam waktu yang lebih
cepat.
PERIODE LAPORAN

LAPORAN BULANAN LAPORAN TRIWULAN LAPORAN TAHUNAN

Data kesakitan,Data
Data Kegiatan Umum dan fasilitas,
kematian, Data operasional
(gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb) Puskesmas Saran, sertaTenaga
4) Data managemen obat

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman

pada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas
(SP2TP)
Definisi

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas

adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum,
sarana, dan tenaga yang ditetapkan melalui
KEPMENKES RI
No.63/Menkes/SK/II/1981
TUJUAN
TUJAUN UMUM
SP2TP bertujuan agar
semua hasil kegiatan
puskesmas (di dalam dan
di luar gedung) dapat
dicatat serta dilaporkan ke
jenjang selanjutnya sesuai
dengan kebutuhan secara
benar, berkala, dan teratur,
guna menunjang
pengelolaan upaya
kesehatan
masyarakat.
TUJUAN KHUSUS
1. Tersedianya data yang meliputi
keadaan fisik, tenaga, sarana,
dan kegiatan pokok puskesmas
yang akurat, tepat waktu, dan
mutakhir secara teratur.
2. Terlaksananya pelaporan data
secara teratur di berbagai jenjang
administrasi, sesuai dengan
aturan yang berlaku.
3. Digunakannya data tersebut
untuk pengambilan keputusan
dalam rangka pengelolaan
program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas
dI berbagai tingkat administrasi.
RUANG LINGKUP
1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk
puskesmas pembantu dan puskesmas keliling.
2. Pencatatan dan pelaporan mencakup:
a. Data umum dan demografi wilayah kerja
puskesmas.
b. Data ketenagaan di puskesmas.
c. Data sarana yang dimiliki puskesmas
d. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya
pokok) baik di dalam gedung maupun diluar
gedung
3. Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,
tribulanan, semester, tahunan).
MEKANISME PENCATATAN

DIDALAM GEDUNG Content Here

Di dalam gedung, loket memegang peranan
60% penting bagi seorang pasien yang berkunjung
pertama kali atau yang melakukan kunjungan
ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal
.kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan
yang akan dituju
Content Here
DILUAR GEDUNG
Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam
register dengan pelayanan yang diterima
40%
 MEKANISME LAPORAN
TINGKAT PUSKESMAS

 Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa

ke pelaksana kegiatan di puskesmas
 Pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam
maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari
puskesmas pembantu dan bidan di desa.
 Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke
formulir laporan sebanyak dua rangkap,untuk disampaikan
kepada koordinator SP2TP Hasil rekapitulasi pelaksanaan
kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
 LANJUT ...
TINGKAT DATI II

 Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang

ditetapkan oleh depkes
 Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II
disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
 Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkat kinerja program.
 Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam
bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil
depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan
 LANJUT ...
TINGKAT DATI I

 Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I mempergunakan

perangkat lunak sama dengan Dati II Laporan dari dinkes Dati
II,diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam bentuk soft
file dikompilasi / direkapitulasi
 Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah
dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan
pengendalian.
 LANJUT ...
TINGKAT PUSAT

 Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas

paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan
tersebut disampaikan kepada pengelola program
terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis
dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian
dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi
Thank you
PUBLIC HEALTH