Operasional

DSO & KCP

 Apa yang ada di
Operasional
Job Desk & Tanggung Jawab

Ideal habit

Form-form

Asuransi

KPI
Struktur DSO

DSO
Manager

DOC

DOS

DAS

DE

MOB
1. Melakukan Monitoring Performance
Cabang.
2. Melakukan Kontrol dan Rekon BPKB
3. Melakukan control pengurusan
Operasional DSO &
Fiducia.
4. Melakukan control complete data KCP
entry
5. Membuka dan menutup kas di bawah
pengawasan DOC.
6. Melakukan kontrol pendingan 15. Melakukan Golive
dokumen dan RFF
7. Melakukan control uang Funding 16. Melakukan Filling
Cabang 17. Melakukan
8. Melakuakn pengambilan uang ke Bank Pengisian ACE
9. Melakukan distribusi uang Funding ke
Cabang
10. Melakukan Rekonsil uang funding dan
pettycash
11. Melakukan Pengiriman BPKB ke
Custody Area
12. Melakukan penginputan sistem
(complete) data entry Funding
13. Melaukan Print SP
14. Melakukan Penginputan Pettycash
 Tugas dan
Tangggung Jawab
Berdasarkan Jabatan

Data Entry MOB

& DAS
DOS BOH
DOC
 Doc
Tanggung Jawab
 Melakukan monitoring atau Control
Cabang
 Visit Cabang yang ada di bawah DSO
 Bertanggung jawab terhadap prosedur
kerja DSO
 Melakukan pelaksanaan ide-ide baru
 Memberika penilaian kepada BOH
Cabang
 Bertanggung jawab untuk melakukan
control di DSO
Jobdesk
 Melakukan Monitoring Performance
Cabang
 Melakukan Control & Rekon BPKB
 Melakukan Control Pengurusan Fiducia
 Melakukan Control complete data
entry
 Melakukan Control Pendingan
Dokumen
 Melakukan control Uang Funding
Cabang (RFF) Manual maupun Sistem
 DOC setiap pagi wajib tarik data MSC
coll dri link yang kemudian di FU ke
Cabang yang angsuran nya masih
menggantung di report setelah itu
report tsb harus di ttd oleh DSO
Manager
 Tanggung Jawab
DOS
 Mengecek Form Rekonsil Cabang
(memastikan RFF di terima H-2 dan
sesuai )
 Mengecek dan melakukan serah terima
uang Funding yang akan diberikan dan di
ambil kembali ( batal funding )
 Memastikan bahwa jaminan BPKB di
ambil (setelah dilakukan funding untuk
UKM )

JOBDESK

 Melakukan Pengambilan Uang ke Bank

( uang yang sudah di RFF oleh Cabang )
 Melakukan Distribusi / pengiriman uang
Funding dan Pettycash ke Cabang
 Melakukan Rekonsil Uang Funding dan
Pettycash
 Mengambil dokumen BPKB dari Cabang
 Data Entry & DAS
Jobdesk
 Input Pengeluaran Pettycash di DSO  Memastikan bahwa data telah diinput
 Melakukan pembuatan dan rekap
fiducia cabang
 Melakukan pengiriman BPKB ke
custody Area
 Melakukan Centralisasi inputan ( input
complete data entry )
 Sebagai compliance
 Cek map aplikasi yang blm MSC
 Cek Pettycash saat reimbursement
Tanggung Jawab
 Memastikan inputan Pettycash benar
antara sistem dan nota / kwitansi
 Memastikan Fiducia cabang telah
dibuat sesuai email dr IT setiap bulan
 BPKB yang telah dikirim ke custody
area sesuai
sistem ( complete data entry )
 Memastikan data yang diinput sesuai
dengan data yang ada
 Melakukan Followup ke Cabang apabila
ada pendingan ( by email )
 BOH

Tanggung Jawab

 Memastikan inputan funding sesuai ( nominal )

 Memastikan inputan pettycash di cabang sesuai antara nota dan sistem
 Memastikan RFF dengan benar
 Menyerahkan print SP kpd Branch Manager ( untuk diberikan ke PIC dan
kemudian di serahkan kpd debitur )
 Memastikan Funding UKM ada Jaminan BPKB ( cek keabsahan BPKB )
 Menjaga OPEX Cabang
 Jobdesk

 Melakukan penginputan awal funding, golive sampai dengan RFF

 Melakukan Penginputan pettycash cabang
 Melakukan rekonsil funding
 Melakukan filling
 Melakukan Print SP coll untuk debitur
 Melakukan pekerjaan sebagai kepala, compliance dan kasir
 Melakukan Pengisian ACE
 BOH harus print Report MSC Coll di link yang sudah ada dan di ttd
oleh BM setiap sore hari
 MOB
( messangger OB )
Tanggung Jawab

 Memastikan semua ruangan DSO

rapih dan bersih
 Memastikan pendistribusian /
pengiriman uang ke cabang aman
 Menceklist form setiap hari
( report pagi, siang dan sore )
Jobdesk

 Melakukan Clean DSO rooms

 Melakukan Pendistribusian /
pengiriman Uang ke Cabang
 Maintance Mobil Operasional
 Berkaitan
Aktifitas dengan
Menunjang
atau kegiatan
kinerja yang
kebiasaan OPR
ideal
sehari- hari berdasarkan
SOP
 DOC DOS DAS
●
Melakukan rekonsil atas ●
Melakukan penginputan
●
Lakukan Pemeriksaan data uang yang diserahkan pettycash
●
Melakukan kemarin & melakukan RFF ●
Melakukan pembuatan
Pengecekan & Rekon yang diminta
Fiducia cabang sesuai
Melakukan serah terima
Lakukan Opname
●
●
secara benar & sesuai
email IT setiap bulan
BPKB dengan data, sistem yang
●
Memonitoring BPKB baik
●
Lakukan Opname ada yang sudah dikirim
Melakukan pengambilan ataupun blm dengan
uang DSO
●

uang di Bank melakukan opname

HABIT
DATA MESAN
ENTRY BOH GGER
Melakukan cashopname
Maintance mobil
●
●
Melakukan Melakukan pengecekan
●
●
map aplikasi ( pengganti operasional
penginputan struktur )
( kebersihan &
●
Melakukan ●
Melakukan Funding &
golive aturan service
pemeriksaan atas ●
Melakukan input pettycash ●
Melakukan
kelengkapan data Melakukan rekap &
maintance
●

(complete data rekonsil SP

●
Melakukan serah terima kebersihan
entry) di sistem map. Bpkb dan melakukan
RFF
kantor DSO
FORM-FORM DSO
&
CABANG
Form-Form DSO & Cabang
1. Form Pengeluaran SP
2. Form Escrow
3. Form Serah Terima uang
4. Form Pendingan
5. Form JPB
6. Form Visit DOC
7. Form Summary Report DSO
8. Form Sendpayment
9. Form Rekonsil
10.Form inputan & Pengiriman BPKB
Form Pengeluaran SP
FORM ESCROW
Form Serah Terima Uang
Form Pendingan
JPB ( Job Progress Board )
Form Visit DOC
Form Summary DSO
Form Summary Cabang
Form Sendpayment
Form Rekonsil
Form Penginputan
Form Pengiriman BPKB
 ASURANSI
UKM & MIKRO
Daftar Asuransi ( UKM )

Sore Hari

Funding BOH UKM membuat data sendiri

dalam bentuk format Excel

Kirim Setiap hari Senin ke

Insurance HO
Claim Asuransi UKM
Claim Asuransi UKM
Cabang lapor via
Motor debitur debitur Lapor Ke email ke 2 orang
Hilang Cabang PIC asuransi cc
PIC HO
Maksimal 2HK
Surat Kepolisian ASli
SIM
Kunci Cabang berikan
14 HK STNK asli data yang diminta.
Data Valid
BPKB Asli
Blokir
Form Kehilangan (by Asuransi)

Cabang pelunasan
Asoka TF ke HO HO TF ke Cabang
sistem

Apabila pelunasan lebih kecil, cabang wajib kirimkan Memo waive (Disc)
Batas waktu Lapor adalah H+1
 Claim BPJS Mikro
Cabang Lapor ke
Debitur Keluarga / ahli HO insurance
meninggal / waris Lapor ke untuk dapat
Kecelakaan Kerja Cabang informasi debitur
trsbt terdaftar atau
tidak

Cabang memenuhi
persyaratan yang
7 HK
di minta insurance

Untuk dana yg di
TF ke Ahli waris itu
BPJS TF ke HO & BPJS TF ke Ahli sudah dikurangi
Ahli Waris Waris hutang debitur

Claim Debitur Claim Debitur

Meninggal Kecelakaan
Persyaratan Claim BPJS ada 2 :

Debitur meninggal Dunia

Debitur Kecelakaan Kerja

KPI Operasional
Key Performance Indicators (atau KPI)
merupakan penilaian yang dilakukan
oleh perusahaan untuk mengukur
kinerja karyawannya secara berkala
sehingga tercapai produktivitas serta
kinerja yang tinggi dan stabil.

Key Performance Indicators merupakan

alat ukur performa kinerja PT. Esta Dana
Ventura, dan juga mencerminkan tujuan
yang ingin diraih oleh EDV.
Fungsi
FungsiKPI
KPI
 KPI Sebagai….

1. Alat Ukur Target

waktu

Dapat
dipercaya
Fungsi KPI sebagai alat
ukur mencakup
beberapa kaidah Dapat
dicapai/
sebagai berikut :
realistis

Terukur

Spesifik
 Dapat
Target yang diberikan dari manajemen per tahun dicapai/
disesuaikan dengan kondisi cabang yang bersangkutan, realistis
sehingga dapat dicapai oleh cabang yang bersangkutan.

Target yang telah ditetapkan oleh manajemen tidak akan berubah

Dapat sampai dengan waktu yang telah ditetapkan.
dipercaya
Pencapaian cabang tetap diperhitungkan dan dibandingkan
dengan target yang sudah ditetapkan.
 
 

Perhitungan target KPI dihitung dari bulan Januari sd

Target waktu Desember dan hasil penilaian akan dikeluarkan dalam
bentuk reward / punishment di bulan April (tahun
berikutnya, sesuai dengan laporan auditor eksternal).
 KPI Sebagai….
2. Dasar Penentuan Penghargaan dan Hukuman

Standarisasi Bonus Tahunan

Nilai KPI < 3.5 tidak ada bonus tahunan.
Nilai KPI > 3.5 bonus tahunan sesuai
dengan kebijakan EDV.
Standarisasi Hukuman
Nilai KPI 2.5 - 3 teguran untuk meningkatkan kinerja.
Nilai KPI 2 - 2.49 Surat Peringatan - 1
Nilai KPI 1- 1.99Surat Peringatan - 2
Nilai KPI < 1Surat Peringatan - 3
 KPI DOC
Ketepatan & Rekonsil 35%
Funding

Pengiriman BPKB dr
10%
DSO ke Custody

Audit 15%

BOPO Under DSO 30%

Penilaian Atasan 10%

 KPI DOS

Nilai Scoreboard 70%

30%
SCORE BOARD
 KPI BOH
35%

Penilaian Cabang 50%

Penilaian Atasan 15%

 KPI DAS

Nilai Scoreboard 70%

30%
SCORE BOARD
 KPI DE
Nilai Scoreboard
70%

30%
SCORE BOARD
 Berita Acara Kesalahan

• BAK digunakan sebagai sarana cabang

untuk meminta perbaikan/ revisi atas
kesalahan yang dilakukan oleh
karyawan operasionalnya.

• PIC perbaikan kantor pusat yang

berwenang untuk memperbaiki/ merevisi
wajib menerima BAK ini sebelum
melakukan perbaikan yang diperlukan
cabang.
 
• BAK diarsip oleh PIC Operasional
kantor pusat dan akan dicatat di buku
hitam operasional.
MSC Survey

Contoh Form TTD di MSC UKM & MIkro

 Ketentuan Berita Acara Kesalahan (BAK)
BAK dibuat oleh
karyawan operasional
cabang yang
melakukan kesalahan
administratif dan
ditanda tangani oleh
yang melakukan
kesalahan beserta
atasan langsung.
Kesalahan input pembayaran
angsuran / bagi hasil segera
tindak-lanjuti untuk diselesaikan
bersama-sama dengan IT Kantor
Pusat dengan mengirimkan berita
acara kesalahan via email.
Tidak EOD / Aktivasi / RFF segera
tindak-lanjuti untuk diselesaikan
bersama-sama dengan IT dan
Accounting Finanace Kantor Pusat
dengan mengirimkan berita acara
kesalahan via email serta follow up
by telepon/ BBM/ WA apabla
diperlukan.
BAK di discan dan
PIC Operasional akan
diemail ke PIC OPR,
mengeprint email BAK
BAK asli diarsip oleh
dari cabang
cabang (Ka.Ops / OK).
Kesalahan administratif yang
dibuat oleh cabang dan telah
dibuat BAK wajib ditindak-lanjuti
perbaikiannya pada hari yang
sama, contoh : PIC Operasional kantor
Ada selisih kurang antara uang pusat mencatat BAK
tunai dan pencatatan sistem. tersebut ke buku hitam dan
Maka pada hari yang sama uang memberikan BAK kepada
selisih tersebut harus diganti dan
PIC perbaikan (sistem dgn
berita acara dibuat serta diemail
ke biro sekretariat. IT, untuk finance dengan
dept head Akunting &
Finance, dan seterusnya)
untuk memperbaiki
kesalahan cabang dan
tandatangan di BAK.
Kemudian BAK diarsip oleh PIC
Operasional kantor pusat
CONTOH FORM BAK
Panduan Penggunaan Link
Laporan Setoran MSC
1. Laporan penerimaan belum di generate

• Buka Link http://bit.ly/2XMxKYv

• Isi Nama Cabang
• Akan muncul laporan setoran yg belum digenerate
oleh PIC ,laporan berisi kontrak-kontrak yang sudah
di SUBMIT BAYAR di MSC tapi belum di GENERATE
SETORAN SAMA SEKALI
• Pilih “As Excell” Untuk download (yang setiap sore WAJIB diprint dan ditdt
oleh Kaops/OK/BOH)
• Jika ada yg lebih dari 1x24 jam belum digenerate KAOPS/OK Wajib FU ke
PIC
2. Report Belum Setoran Alfa
• Klik link http://bit.ly/2JBnycA
• Isi Nama Cabang dan Status “Belum” Jika ingin melihat setoran yang
belum disetor ke Alfamart

• Klik Aply
• Akan muncul list setoran yang sudah di generate tetapi belum
disetorkan ke Alfamart , laporan berisi KODE SETORAN yang
sudah DIGENERATE TAPI BELUM DISETORKAN KE
ALFAMART (YANG WAJIB DICEK ADALAH YANG BELUM
SETORAN KE ALFAMART)
• Pilih “As Excell” Untuk download (yang setiap sore WAJIB
diprint dan ditdt oleh Kaops/OK/BOH)
• Jika ada yg lebih dari 1x24 jam belum digenerate KAOPS/OK
Wajib FU ke PIC
 Form-Form yang Masih Digunakan di Produk

Form yang Masih Digunakan Form yang Masih Digunakan

Oleh UKM Oleh Mikro

• Struktur Funding • Form Validasi

• Kwitansi Funding • Form PWK
• Pefindo • Form Persetujuan
• Struktur Funding
• Kwitansi Funding
• Index Scoring
• Form BPJS
• Tools Hitung
FORM-FORM YANG SUDAH TIDAK DIPAKAI

1. FPP
2. CARBONIZE
3. FORM EKF
4. DENAH (GEO-TAGGING)