Digitalisasi Verifikasi Dokumen

Pembayaran
(vendor & IF)
 Novita Wardhani (940131)

2016-2017 . Auditor KAP

Hertanto Grace Karunawan

2017-2018 . Satgas IFRS Unit

FPPM Telkom

2018-2020 . Data Compliance

Unit Proyek IFRS Telkom

Add Skills – 70%

2020-2021 . Finance Service
Unit FCBP04 SSOF Telkom
Add Skills – 80%
2021-Sekarang . Accounting
Add Skills – 60% Operation Unit FCBP04 SSOF
Add Skills – 90%
Content Outline
01 Background

02 Objectives

03 Solution

04 Timeline
 Background
Proses Verifikasi Tagihan Vendor & IF

Anpers
mengirimkan
dokumen tagihan FS mengarsipkan
FS meverifikasi
pembayaran dokumen
tagihan di finest dg
(I) Surat tagihan,
memeriksa dok pembayaran di
Invoice,Kwitansi,BAST,FP gudang
fisik
Dok (I) dan (O)

Ubis dan Anpers Ubis FS memposting

melakukan memeriksa,menyet SAP dan
perjanjian ujui dan menerbitkan
pengadaan mengirimkan dok dokumen
(I) Nodin & justifikasi tag ke FS (dok fisik persetujuan
dan input finest) pembayaran
(O) Memo Jurnal & SPB
Problem Analysis
• Merupakan pekerjaan yang Clerical & repetitive

• Proses Administrasi dan birokrasi yang

panjang

• Workload yang besar dan jumlah pegawai yang

terbatas

• Proses verifikasi manual yang membutuhkan

waktu lama

• Dokumen pembayaran yang belum

terstandarisasi
 SWOT Analisis SSOF

Strength
• Memiliki pendanaan untuk melakukan
pengembangan aplikasi
• Memiliki akses ke sumberdaya IT
• Poros operasional keuangan Telkom
Weakness
• Kurangnya karyawan SSOF yang mahir
dengan IT
• Sudah sibuk dengan pekerjaan operasional
masing-masing.
• Proses mapping karyawan yang belum
sesuai dengan formasi ideal organisasi
• Dokumen pembayaran yg belum
terstandarisasi

SWOT
Opportunity Threat
• Strategi Perusahaan untuk bertransfirmasi
digital. • Manipulasi transaksi
• Adanya pandemic memaksa karyawan
untuk bekerja secara digital.
Objectives
T Timely

Membutuhkan waktu
40 W untuk impelentas

R Relevant RPA

Mensolusikan permaslahan verifikasi

A Attainable
dok pembayaran Telkom dan
membangun system kerja digital

Dengan menngimplementasikan sistem

M Measurable RPA Telkom, diharapkan dapat

mempercepat proses verifikasi dok
pembayaran
5 UBIS di FCBP 04

S Spesific
Mensolusikan permasalahan verifikasi
dokumen pembayaran yg bersifat
clerical dan repetitive
TOWS Analisis SSOF

Strength Weakness

• Membangun system • Menciptakan

verifikasi berbasis RPA standarisasi dokumen
Opportunites
• Pelatihan IT kepada
karyawan
• Menciptakan system • Mengantisipasi
control yg kuat manipulasi dok &
Threats memberikan sanksi yg
tegas
 Solusi
Membangun mengimplentasikan Kebijakan Standarisasi
system verifikasi berbasis RPA Dokumen Pembayaran

Mengedukasi karyawan terkait

cost dan benefit digitalisasi BUY SELL Menciptakan control system
berlapis dalam RPA
system pembayaran berbasis
RPA

Memberikan pelatihan IT pada Mengantisipasi manipulasi dok

karyawan & Memberikan sanksi tegas
 What is RPA ?

Robotic
Mimicking human behavior to
execute a sequence of steps
which lead to meaningful
activity without human
Process Automation
intervention
 What can RPA do ?

Log into any aplication Connect to other system

Move files and folders Extract content from doc, pdf,

emails, forms

Open email & attachment

Read & write to database

Scrape data from the web Make calculations

 RPA Framework

STUDIO ROBOT ORCHESTRATOR

An advanced A web
Robot execute
tool that application that
the processes
enables you to enables us to
built in studio
design deploy,
automation schedule,
process in monitor and
visual manner manage robots
Standarisasi
Dokumen
• Tanda tangan digital dan materai
digital (menggunakan aplikasi
peruri).
• Standarisasi format, layout, alur,
dan kualitas dokumen.
 Cost & Benefit
Cost
• Biaya License aplikasi
• Biaya pendampingan sumber daya IT
Benefit
• Implementasi RPA dapat menurunkan
pekerjaan manual sebesar 58%, robot akan
menjadi system yang efektif dan powerful
(Infosys)
• Reduce cost 30% (Mckinsey)
• Better customer experice (Mckinsey)
• Lower Operational Risk (Mckinsey)
• Improved Internal Process (Mckinsey)
 Timeline
Operationalization
Book of Work Mulai
Implementation mengimplementasik
Opportunity an RPA dalam
Membuat design
Assessment proses bisnis
RPA
Mengembangkan Membentuk tim IT
Membuat daftar dan
untuk menyediakan
mendalami proses dan melakukan
technical support
verifikasi testing RPA
RPA
Memprioritaskan Melakukan Uji Coba
proses-proses yang Deployment dan
dapat dilakukan monitoring
otomatisasi.

W 1-4 W 5-10 W 11-15

Thank You