ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA

Oleh :
Dadang Suwanda SE, MM, MAk, Ak, CA

Disampaikan Pada
Bimtek ……………………..
Hotel Grage Yogya, 01 September 2016
1
 DASAR HUKUM
 UU No. 32 Tahun 2004
“PEMERINTAHAN DAERAH”

 UU No. 6 Tahun 2014 tentang

“DESA”

 Permendagri No. 32 Tahun 2006

“PEDOMAN ADMINISTRASI DESA”
Kewajiban Kepala Desa

Menyelenggarakan
Administrasi Pemerintahan
Desa yang baik;
Administrasi Desa :
“ Keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan
informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan
Desa pada buku Admistrasi Desa”
 JENIS ADMINISTRASI DESA

• Administrasi Umum;
• Administrasi Penduduk;
• Administrasi Keuangan;
• Administrasi Pembangunan;
• Administrasi BPD; dan
• Administrasi lainnya.
 ADMINISTRASI UMUM

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai penyelenggaraan
pemerintahan desa pada Buku
Administrasi Umum ”

ADMINISTRASI PENDUDUK
“Kegiatan pencatatan data dan informasi
mengenai penduduk dan mutasi penduduk pada
Buku Administrasi Penduduk ”
 ADMINISTRASI KEUANGAN

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai pengelolaan keuangan desa
pada Buku Administrasi Keuangan ”

ADMINISTRASI PEMBANGUNAN

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai pembangunan yang akan,
sedang dan telah dilaksanakan pada Buku
Administrasi Pembangunan ”
ADMINISTRASI PERMUSYAWARATAN DESA

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai BPD ”
 Bentuk Administrasi Umum
 Buku Data Peraturan Desa;
 Buku Data Keputusan Kepala Desa;
 Buku Data Inventaris Desa;
 Buku Data Aparat Pemerintah Desa;
 Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas Desa;
 Buku Data Tanah di Desa;
 Buku Agenda;
 Buku Ekspedisi.
 BUKU DATA PERATURAN DESA
(Model A.1.)

NOMOR DAN
NOMOR DAN NOMOR DAN
NO TANGGAL URAIAN
TENTANG TANGGAL TANGGAL KETERANGAN
. PERATURAN SINGKAT
PERSETUJUAN BPD DILAPORKAN
DESA

1 2 3 4 5 6 7

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA KEPUTUSAN KEPALA DESA

(Model A.2.)

NOMOR DAN TANGGAL NOMOR DAN

NO. KEPUTUSAN KEPALA TENTANG URAIAN SINGKAT TANGGAL KETERANGAN
DESA DILAPORKAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA INVENTARIS DESA
(Model A.3.)

KEADAAN KEADAAN
BARANG/BAN BARANG/BAN
ASAL BARANG/BANGUNAN TANGGAL PENGHAPUSAN
GUNAN AWAL GUANAN
TAHUN AKHIR TAHUN
JENIS
NO. BARANG/
KET.
URUT BANGUN
AN BANTUAN
TGL.
SU
DIBELI DISUM- PEN
MB RUSA DIJUA BAI
SENDIR BAIK RUSAK BANG- GHA- RUSAK
PR ANG K L K
I PEMER KAB/ KAN PUSA
OVI AN
INTAH KOTA N
NSI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA APARAT
(Model A.4.) PEMERINTAH DESA

NOMOR
NOMOR DAN
DAN
JENIS TEMPAT PANGKAT PEN- TANGGAL
JABA- TANGGAL
NO NAMA NIAP NIP KELAMI DAN TGL AGAMA GOLO- DIDIKAN KEPUTUSAN KET
TAN KEPUTUSAN
N LAHIR NGAN TERAKHIR PENGANG-
PEMBERHEN
KATAN
-TIAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA TANAH MILIK DESA/
TANAH KAS DESA
(Model A.5.)
PEROLEHAN TKD JENIS TKD
PATOK
T PAPAN
TANDA
BANTUAN A NAMA
BATAS
ASAL NOMOR M
TG TAN PE
TANAH SERTIFI AS B
K L AH RU
MILIK KAT LUA LI A LO
L LAIN PE SA TE KE KERI N KE
NO DESA/T BUKU S MI P K KA
A - RO WA GA BU NG TU T
ANAH LETTER (HA) LIK E P KAB / SI
S LAIN LE H L N / A A KK
KAS C/PERS DE M R / K TDK TDK
HA DAR D D AN
DESA IL SA R O KOT O ADA ADA
N AT A A
T P A L
H. A
M

1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 18 20 21 22 23
5 7 9

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA TANAH DI DESA
(Model A.6.)
STATUS HAK TANAH (M²) PENGGUNAAN TANAH (M²)

SUDAH BELUM
NON PERTANIAN PERTANIAN
BERSERTIFIKAT BERSERTIFIKAT
NAMA
PER- JM
NO PE
ORANGA L
UR R FA PETE HUT
N (M
UT
BADAN ²) PER D SI R AN
PER SA PER HUT
HUKUM H H H U AG LI NAK LEBA
H H M KAN INDUS W TEGA KEB AN TANAH KO LAIN-
G G P VI TN MA A TA AN/ T
M P A TOR TRI A LAN UNA BELU SONG LAIN
B U L HA N S PERI /LIN
AN H N KAR
N G UM KAN DUN
A UM AN G
N

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
BUKU AGENDA
(Model A.7.)
SURAT MASUK SURAT KELUAR

TANGG SURAT TANGGAL/

NO. NOMOR KET
AL PENGIRIM ISI SINGKAT ISI SINGKAT TUJUAN
NOMOR TANGGAL PENGIRIM
AN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU EKSPEDISI
Tahun……….

(Model A.8.)

NOMOR TANGGAL DAN ISI SINGKAT SURAT YANG

TANGGAL PENGIRIMAN TUJUAN SURAT KETERANGAN
URUT NOMOR SURAT DIKIRIM

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 Bentuk Administrasi Penduduk
 Buku Data Induk Penduduk Desa;
 Buku Data Mutasi Penduduk Desa;
 Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk
Akhir Bulan;
 Buku Data Penduduk Sementara.
 BUKU DATA INDUK PENDUDUK DESA
Tahun …….
(Model B.1.)

TEMPAT &
NAMA JENIS STATUS TANGGAL LAHIR PDDK KE
DPT ALAMAT
N LENGKAP KE- PER AGA TER P’KER WAR GA KDDKN DLM NMR NMR KE
TEM- BACA LENGKA
O / PANG- LAMI KAWIN MA AKHI JAAN NEGAR KE LUARGA KTP KSK T.
TANG- HRF P
GILAN N AN PAT R A AN
GAL
LAHIR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA MUTASI PENDUDUK DESA
Bulan ……. Tahun ……
(Model B.2.)
TEMPAT &
PENAMBAHAN PENGELUARAN
NAMA TANGGAL LAHIR KEWAR
JENIS
LENGKAP/ GA KET
NO. KELAM
PANGGILA TANGG NEGARA DATANG LAHI TANGG PINDAH TANGGA MAT TANGG .
TEMPAT IN TANGGAL
N AL AN DARI R AL KE L I AL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU DATA REKAPITULASI JUMLAH PENDUDUK
Tahun ……….
(Model B.3.)

JML PENDUDUK AWAL BLN TAMBAHAN BULAN INI PENGURANGAN BULAN INI
JML PENDUDUK AKHIR BLN
WNA WNI LAHIR DATANG MATI PINDAH
NAMA JM
J
N DUSUN/ L WNA WNI WNA WNI WNA WNI WNA WNI WNA WNI
J JML K
M JML
O LINGKU JIW JML ET
L ANGG M ANGGO
NGAN A JIWA
K L P L P KEL. L TA
(3+ (30+3
K P L P L P L P L P L P L P L P L P L P K KELUAR
8) 1)
K GA

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 30 31 32 33
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
 BUKU DATA(Model
PENDUDUK
B.4.) SEMENTARA

No Nam Jenis Nom Tem Pekerj Kewarganegaraan Data Maksu Nam Data Pergi Kete
a Kelami or pat aan ng d a dan ng tangg rang
leng n iden dan dari kedata Alam tangg al an
kap titas tang ngan at al
LK PR Kebang Keturu
/ gal yang
saan nan
tand lahir didat
a / angi
peng umu
enal r

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
Bentuk Administrasi Keuangan Desa
 Buku Kas Umum;
 Buku Kas Pembantu Perincian obyek
Penerimaan;
 Buku Kas Pembantu Perincian obyek
Pengeluaran;
 Buku Kas Harian Pembantu;
 Buku Kas Pembantu Pajak PPN/PPh.
Bentuk Administrasi Pembangunan
 Buku Rencana Pembangunan;
 Buku Kegiatan Pembangunan;
 Buku Inventaris Proyek;
 Buku Kader-Kader Pembangunan.
 Buku Rencana Pembangunan
(Model D.1.)

SUMBER BIAYA
NO NAMA PROYEK/ JUMLA PELAKSAN KETERANGA
LOKASI MANFAAT
. KEGIATAN PEME PROVINS KAB/ H A N
SWADAYA
RINTAH. I KOTA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA SEKRETARIS DESA

……………………………… ………………………………
 BUKU KEGIATAN PEMBANGUNAN
(Model D.2.)

SUMBER DANA/BESARAN BIAYA SIFAT PROYEK

NAMA
No. VOLUME JUMLAH WAKTU PELAKSANA KET.
PROYEK
PEMERINTAH PROVINSI KAB/KOTA SWADAYA BARU LANJUTAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU INVENTARIS PROYEK
(Model D.3.)

NO. JENIS/NAMA PROYEK VOLUME BIAYA LOKASI KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU KADER-KADER PEMBANGUNAN
(Model D.4.)

NO. NAMA UMUR JENIS KELAMIN PENDIDIKAN/KURSUS BIDANG ALAMAT KETERANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

MENGETAHUI
………,……….,………

KEPALA DESA …………….

SEKRETARIS DESA …………….

………………………………
………………………………
 Bentuk Administrasi BPD
 Buku Data Anggota BPD;
 Buku Data Keputusan BPD;
 Buku Data Kegiatan BPD;
 Buku Data Agenda BPD;
 Buku Data Ekspedisi BPD.
 BUKU DATA ANGGOTA
BADAN PERMUSYAWARATAN DESA
(Model E.1.)

KEPUTUSAN
TEMPAT & TGL. KEPUTUSAN
PENGANGKATA
LAHIR PEN- PEMBERHENTIAN
NO NAMA JENIS N
AGAMA JABATAN DIDIKAN KET.
. LENGKAP KELAMIN
TERAKHIR NOMO
TEMPAT TANGGAL TANGGAL NOMOR TANGGAL
R

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU DATA KEPUTUSAN BPD
(Model E..2.)

TANGGAL DAN NOMOR

NO. KEPUTUSAN TENTANG URAIAN SINGKAT KETERANGAN
TANGGAL NOMOR
1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU DATA KEGIATAN BPD
(Model E.3.)

NO. TENTANG PELAKSANA POKOK-POKOK KEGIATAN HASIL KEGIATAN KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI
………,……….,………

KEPALA DESA …………….

SEKRETARIS DESA …………….
………………………………
………………………………
BUKU DATA AGENDA BPD
(Model E.4.a)

SURAT MASUK SURAT KELUAR

NO SURAT ISI TANGGAL KETERANGA
TANGGAL PENGIRI
. ISI SINGKAT SINGK PENGIRIMA TUJUAN N
NOMOR TANGGAL M N
AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 BUKU EKSPEDISI
(Model E.4.B) .

NOMOR ISI SINGKAT SURAT SURAT YANG

TANGGAL PENGIRIMAN TANGGAL DAN NOMOR SURAT KETERANGAN
URUT YANG DIKIRIM DITUJU

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………
 PEMBINAAN dan PENGAWASAN
Pemerintah Kab/Kota dan Camat wajib membina dan
mengawasi pelaksanaan Administrasi Desa
(Psl 6 Permendagri 32/2006).

Pembinaan oleh Pemerintah Kab/Kota :

 menetapkan pengaturan yg berkaitan dgn Admin. Desa
 memberikan pedoman teknis pelaksanaan Admin. Desa

 memberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi

pelaksanaan Admin. Desa

 Pembinaan dan Pengawasan oleh CAMAT

 Memfasilitasi Administrasi Desa;

 Melakukan pengawasan Administrasi Desa;
 Memberikan bimbingan, supervisi dan
konsultasi pelaksanaan Administrasi Desa.
(Pasal 6 ayat (3) Permendagri 32 Tahun 2006)