Sistem Informasi Manajemen

Week 5
Rizky Eka Febriansah, S.Mb., M.S.M.
Sistem Manajemen dan Basis Data
 Sistem Manajemen Database
• Sistem manajemen database digunakan untuk mengatur volume data dalam jumlah yang
besar yang digunakan perusahaan dalam transaksi sehari hari.
• Pengorganisasian data akan memberikan kemudahan bagi para manajer untuk
menemukan data tertentu dengan cepat saat pengambilan keputusan.
• Perancangan database haruslah memungkinkan model database untuk dapat langsung
memecahkan masalah yang ada.
• Agar penggunaan data lebih efektif dan menghindari kekacauan terhadap data, data
harus dipecah menjadi blok blok bangunan yang dapat disusun dan dikombinasikan
kembali untuk menghasilkan informasi.
 Hirarki Data
• Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu
hierarki golongan data (data field) yang bila digabungkan akan
membentuk catatan data (data record), lalu jika catatan tersebut
digabungkan akan membentuk file.
• Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum basis data adalah
bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data yang berbasis
komputer pada sebuah perusahaan.
 Hirarki Data
• File dapat diwakili gambar
berikut yang kita beri nama Mata
Kuliah. Record adalah baris
dalam tabel.
• Nilai baris menggambarkan nilai
data field dalam hal ini “MIS
105” dan “pengenalan SIM”
merupakan nilai field code dan
nama mata kuliah untuk record
yang pertama.
 Hirarki Data
• Hirarki field sederhana dalam tabel diatas akan membentuk record untuk
tergabung dalam file yang akan membentuk organisasi dasar semua data
yang digunakan komputer untuk menunjang proses pengambilan
keputusan.
 Menghubungkan 2 Hirarki Data
• Anda dapat dengan mudah
melihat hubungan antara tabel
MATA KULIAH dan Tabel
PROYEK di samping.
• Tabel tersebut memakai field
yang sama, yaitu kode dan
nilai field code baris dalam
kedua tabel yang secara logis
bergabung.
 Menghubungkan 2 Hirarki Data
• Jika Anda ingin tahu tentang proyek yang diperlukan untuk mata kuliah
“Pengenalan Sistem Informasi”, maka Anda harus menemukan nilai field
data yang sama dalam kedua tabel tersebut.
• “MIS 105” adalah nilai field kode dan “Pengenalan Sistem Informasi”
adalah nilai field nama mata kuliah. Ini berhubungan dengan nilai field
kode dalam tabel proyek yang menunjukan bahwa mata kuliah
“Pengenalan Sistem Informasi” mempunyai proyek “pengembangan
Home Page” dan “Penggunaan Windows”
 Struktur Database
• Struktur database dapat dibangun dari kelompok data, subkelompok data dan subkelompok data
yang lebih kecil menyerupai cabang dan ranting dari suatu pohon.
• Struktur database adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan
hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data dalam suatu sistem
database.
• Struktur data yang paling umum, berdasarkan pada bagaimana hubungan antar record dalam
database (Record Based Data Models), terdapat tiga jenis, yaitu :
• Model Database Hirarki (Hierarchical Database Model)
• Model Database Jaringan (Network Database Model)
• Model Database Relasi (Relational Database Model)
 Model Database Hirarki
• Model database hirarki disebut juga model pohon,
karena hubungan antar simpul digambarkan seperti
pola hubungan orang tua – anak (parent – child).
• Simpul yang berada di atas simpul lainnya disebut
orang tua, sedangkan yang berada di bawahnya di
sebut anak, dimana seorang orang tua bisa
mempunyai satu anak (jenis hubungan satu ke satu,
one to one) atau mempunya beberapa anak (jenis
hubungan satu ke banyak, one to many).
 Model Database Hirarki
• Dalam aplikasi nyatanya, dapat anda lihat dalam hubungan antara dosen
dengan matakuliah yang diasuh serta mahasiswanya.
 Model Database Hirarki
• Kelemahan utama dari model database hirarki adalah ketidakmampuannya
dalam mengelola hubungan banyak ke banyak (many to many) sehingga apabila ada
jenis hubungan ini pada model database, maka banyaknya redundansi database tidak
dapat terelakkan lagi.
• Keunggulan model database ini terletak pada keteraturan struktur yang
ditunjukkannya dan hanya sangat cocok untuk sistem yang keterkaitan atau hubungan
antara recordnya mengikuti struktur hirarki.
• Karena keterbatasan pemakaiannya dan adanya kelemahan yang cukup
mendasar, penggunaan model database ini dalam pengelolaan sistem database
sudah ditinggalkan.
 Model Database Jaringan
• Model database jaringan merupakan pengembangan dari model database
hirarki, dimana kelemahan yang ada pada model database hirarki yaitu
ketidakmampuannya dalam mengelola hubungan banyak ke banyak
(Many to Many) telah dapat diatasi dengan model database jaringan ini.
• Dalam model ini, data di representasikan sebagai koleksi record dan
hubungan antar record direpresentasikan sebagai pointer.
• Saat ini, model database jaringan sudah jarang sekali dipakai, kecuali
untuk keperluan penelitian (research).
 Model Database Jaringan
• Oleh karena itu, model database jaringan
mampu menyatakan hubungan :
– Satu ke Satu (One To One, 1 : 1), satu
orang tua punya satu anak.
– Satu ke Banyak (One To Many, 1 : M)
Satu orang tua punya beberapa anak,
– Banyak ke Banyak (Many To Many,
N : M), beberapa anak punya beberapa
orang tua.
 Model Database Relasional
• Model database relasi merupakan model database yang paling banyak
digunakan saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang
paling penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai
kebutuhan pengelolaan database.
• Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang
terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan
kolom disebut item data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan
(relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field kunci (key field)
sehingga dapat meminimalkan duplikasi data.
 Model Database Relasional
• Dalam database relasional,
data disimpan dalam bentuk
relasi atau tabel dua dimensi,
dan antara tabel satu dengan
tabel lainnya terdapat
hubungan atau relationship
sehingga dapat di simpulkan.
 Pembuatan Database
• Di dalam suatu organisasi, sistem database merupakan bagian penting pada sistem informasi,
karena di perlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut.
• Untuk mengelola sumber informasi tersebut yang pertama kali di lakukan adalah merancang
suatu sistem database agar informasi yang ada pada organisasi dapat digunakan secara maksimal.
• Tujuan Perancangan Database
• Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi
• Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna
• Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database
 Pembuatan Database
• Mendefinisikan kebutuhan data adalah langkah kunci untuk mencapai
sistem informasi berbasis komputer.
• Terdapat dua pendekatan dasar dalam mendifinisikan kebutuhan data:
1. Pendekatan berorientasi proses
2. Pendekatan pemodelan perusahaan
 Pembuatan Database
• Saat perusahaan melakukan pendekatan berorientasi proses, perusahaan
tersebut harus mengikuti urutan langkah langkah menentukan kebutuhan
data yang digambarkan dalam daftar berikut:
1. Menetapkan masalah
2. Mengidentifikasi keputusan yang diambil
3. Menggambarkan informasi yang dibutuhkan
4. Menentukan proses yang diperlukan
5. Menentukan data yang diperlukan
 Pembuatan Database
• Suatu sistem informasi tidak mudah berbagi data
jika mereka terisolasi dari sistem informasi lainnya
yang menangani proses bisnis yang berbeda.
• Kelemahan ini dapat diatasi dengan menentukan
kebutuhan data perusahaan secara menyeluruh,
kemudian menyimpan data tersebut dalam database.
• Inilah logika yang mendasari pendekatan
pemodelan perusahaan
 Penggunaan Database
• Kita biasanya dapat berinteraksi dengan databasae melalui komputer
pribadi (PCs). Formulir isian (form), laporan (report), dan permintaan data
dan informasi melalui pertanyaan yang berhubungan dengan data yang
diminta (query) adalah metode yang digunakan untuk mengakses database
yang ada dalam sistem manajemen database.
• Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir
dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-
record basis data.
 Penggunaan Database
• Formulir yang dihasilkan peranti lunak dbms:
• Navigasi: Pengguna dapat melakukan navigasi dari suatu record ke record
yang berikutnya dengan menggunakn baris navigasi yang berada di bagian
bawah formulir.
• Akurasi: Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah
ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi- definisi tersebut dapat
menentukan nilai-nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numerik
dan aturan-aturan lain yang mendukung akurasi.
 Penggunaan Database
• Konsistensi: Hal yang sangat penting ketika nilai – nilai dalam satu tabel
dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke tabel yang lain.
• Penyaringan: Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi, juga
dapat membatasi akses sedang pengguna terhadap data dalam basis data
jika ada beberapa record tertentu yang ingin dirahasiakan.
 Pengelolaan Database
• Sistem manajemen database melakukan fungsi yang tidak pernah dilihat sebagian besar
pengguna komputer. Infrastruktur yang memadai diperlukan sehingga database dapat
dipelihara dan dimodifikasi, juga untuk meyakinkan bahwa operasi berjalan efisien.
• Komponen saran pengelola statistik pada DBMS memelihara informasi yang
mengidentifikasi data apa saja yang telah diakses, siapa yang menggunakan data, kapan
data digunakan, dsb sehingga analisis statistik menjadi sumber daya yang berharga dalam
mengelola database.
• Database juga dikelola dengan menyediakan Back up yang harus dibuat secara periodik
untuk menghindari kemungkinan kegagalan database. Back up akan berguna untuk
pembuatan database baru dan membuat database baru tersebut dapat diakses dengan cepat.
 Personnel Database
• Administrator Basis Data (DBA) bertanggung jawab pada keahlian teknis
maupun manajerial atas sumber daya basis data. DBA mengawasi seluruh
aktivitas basis data.
• Tugas dari Administrator Basis Data :
1. Perencanaan Basis Data.
2. Implementasi Basis Data.
3. Operasi Basis Data.
4. Keamanan Basis Data.
 Personnel Database
• Programer Basis Data menunjukan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi
untuk membuat kode komputer pemrosesan data yang efesien.
• Programmer database umumnya memiliki tingkat pengalaman dan
pelatihan yang paling tinggi diantara programmer lainnya di perusahaan
dan memiliki tanggung jawab memprogram pusat penyimpanan data
perusahaan agar dapat diakses dengan mudah dan akurat bagi pengguna
yang berkepentingan.
• Jika terdapat kesalahan program dalam database, maka konsekwensinya
akan dirasakan oleh hampir semua pengguna.
 Personnel Database
• Pengguna Akhir adalah personel basis data yang penting yang
berinteraksi dengan database. Mereka menghasilkan laporan dan formulir
isian, mengajukan query dan menggunakan output permintaan dari
database untuk membuat keputusan yang berdampak pada perusahaan dan
pelanggan.
• Melalui keputusan yang mereka buat dan jumlah data yang diambil,
pengguna akhir memberikan dampak yang sangat besar pada desain,
pengguna dan efesiensi basis data.
Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data
Dalam Perspektif
• Sistem manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis
data, memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak
pengguna yang luas tanpa harus menggunakan pemrograman komputer
yang berbiaya mahal.
• Kemudahan dalam penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf
professional mengakses isi database tanpa perlu pelatihan mahal atau
keahlian khusus.
Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data
Dalam Perspektif
• Keuntungan DBMS ( Database Manajemen System)
• Mengurangi pengulangan data
• Mencapai indepedensi data,
• Mengambil data dan informasi dengan cepat,
• Keamanan yang lebih baik.
Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data
Dalam Perspektif
• Kerugian DBMS :
• Membeli peranti lunak yang mahal
• Membutuhkan konfigurasi peranti keras dalam jumlah yang besar
• Mempekerjakan dan memelihara staff DBA (Database Administrator)
Informasi Dalam Pelaksanaan
 Sistem Pengolahan Transaksi
• Sistem pengolah transaksi mengolah data data yang menggambarkan operasional
sehari hari suatu perusahaan.
• Pengolahan ini menghasilkan database yang akan digunakan oleh pengguna akhir
dalam pengambilan keputusan.
• Istilah sistem pengolahan transaksi digunakan untuk sistem informasi yang
bertugas untuk mengumpulkan data data yang berkaitan dengan aktivitas aktivitas
perusahaan, mengubah data data tersebut menjadi informasi, dan membuat
informasi tersebut dapat digunakan oleh pengguna di dalam atau diluar
perusahaan.
 Sistem Pengolahan Transaksi
• Informasi yang mengalir ke
lingkungan adalah hal yang sangat
penting.
• Sistem pengolahan transaksi
adalah satu satunya sistem
informasi yang mempunyai
tanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan informasi di luar
perusahaan.
 Sistem Pengolahan Transaksi
• Sistem pengolahan transaksi bertanggung jawab untuk melengkapi
informasi bagi setiap elemen lingkungan, kecuali pesaing.
• Salah satu contoh dari sistem pengolahan data adalah sistem yang
digunakan oleh perusahaan distribusi – perusahaan distribusi adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi produk atau jasa ke
pelanggan. Sistem yang digunakan adalah sistem distribusi.
• Sistem distribusi dapat juga ditemukan di organisasi bersifat pelayanan,
seperti rumah sakit, lembaga penelitian, lembaga pemerintah, dll.
 Sistem Pengolahan Transaksi
• Elemen lingkungan
dari sistem distribusi
terdiri dari
pelanggan, pemasok,
gudang
penyimpanan
barang, dan
manajemen.
 Sistem Informasi Organisasi
• Area bisnis dalam perusahaan – keuangan, SDM, pelayanan informasi, manufaktur dan
pemasaran- menggunakan database yang dihasilkan oleh sistem pengolahan transaksi
ditambah sumber lainnya, untuk menghasilkan informasi yang akan digunakan oleh
manajer dalam pembuatan keputusan.
• Sistem informasi telah berkembang untuk setiap area bisnis, contohnya adalah sistem
informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) dan sistem informasi
sumber daya manusia (Human resources Information system - HRIS).
• Sistem informasi lain seperti sistem informasi eksekutif (executive information system -
EIS) bukan digunakan untuk area bisnis, tetapi lebih ditujukan untuk tingkat organiasi.
 Sistem Informasi Pemasaran
• MKIS menyediakan informasi
yang berhubungan dengan
aktivitas pemasaran perusahaan.
• Pada gambar tersebut terdapat
kombinasi input dan output dari
subsistem yang dihubungkan
dengan database.
 Sistem Informasi Pemasaran
• Komponen Input Pemasaran
• Sistem informasi akuntansi mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi
pemasaran perusahaan.
• Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan
perusahaan yang berkaitan dengan
• Subsistem riset pemasaran. Subsistem peneliti pemasaran menlakukan penelitian
khusus mengenai operasi pemasaran.
 Sistem Informasi Pemasaran
• Tiap Subsistem output menyediakan informasi tentang
• Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Subsistem promosi
menyediakan informasi tentang kegiatan periklana perusahaan dan penjualan langsung.
• Subsistem harga membantu manajer untuk membuat keputusan harga.
• Subsistem Sistem Informasi Pemasaran.
• Subsistem Penelitian Pemasaran (Riset Pemasaran)
• Subsistem penelitian pemasaran merupakan sistem yang berhubungan dengan pengumpulan,
pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan dan calon pelanggan. 
 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
• HRIS menyediakan informasi
yang berhubungan dengan
aktivitas sumber daya manusia
perusahaan.
• Pada gambar tersebut terdapat
kombinasi input dan output dari
subsistem yang dihubungkan
dengan database.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
• Komponen Input Sumber Daya Manusia
• Sistem Informasi Akuntansi menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan
maupun non keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui
proyek penelitian khusus
• Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.
 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
• Tiap Subsistem output menyediakan informasi tentang
• Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja
(turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
• Subsistem Perekrutan meliputi informasi pasar tenaga kerja, prekrutan dan analisis rekruitmen.
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja dll.
• Subsistem Tunjangan Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya.
• Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.
• Subsistem Pelapor Lingkungan meliputi keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
 Eksekutif Support System (ESS)
• Eksekutif Support System adalah
sistem terkomputerisasi yang
menyediakan akses bagi eksekutif
secara mudah ke informasi internal
dan eksternal yang relevan dengan
artical success factor (faktor
penentu keberhasilan).
 Eksekutif Support System (ESS)
• EIS mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun
eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman
laporan yang berguna.
• Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses
secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen,
sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif.
• Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan
permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.
Manajemen Hubungan dengan Pelanggan
• Saat ini kebutuhan akan data historis berperan besar, terutama dalam area
pemasaran.  Perusahaan menyadari bahwa membina hubungan jangka
panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus. 
• Strategi mempertahankan pelanggan yang sudah ada akan menelan biaya
yang lebih murah daripada berupaya mendapatkan pelanggan baru.  Oleh
karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para
pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan
mereka akan tetap setiap kepada perusahaan.
Manajemen Hubungan dengan Pelanggan
• Para manajer perusahaan kemudian berkeinginan untuk dapat melacak
perilaku pembelian para pelanggan selama jangka waktu yang cukup
panjang. 
• Basis data-basis data yang ada dalam perusahaan pun diupayakan untuk
memberikan data historis meskipun terbatas. 
• Karena basis data yang ada jarang mengandung data historis lebih dari
satu tahun,  hal ini memicu hadirnya kebutuhan baru yakni menciptakan
gudang data yang mampu memuat data terdahulu maupun data terbaru.
Manajemen Hubungan dengan Pelanggan
• Data terdahulu dan data terbaru ini nantinya akan memungkinkan
pengguna informasi untuk memiliki dasar terbaik dalam membuat
keputusan dan memecahkan masalah.
• Kebutuhan tentang basis data yang selalu memuat data aktual inilah yang
merangsang lahirnya strategi pemasaran populer yang disebut dengan
Customer Relationship Management (CRM).
Manajemen Hubungan dengan Pelanggan
• CRM merupakan manajemen hubungan antara perusahaan dengan
pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan
menerima nilai maksimum dari hubungan ini.
• Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse atau
gudang data.  CRM hanyalah salah satu aplikasi yang dapat
mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang
baik untuk menjelaskan konsep tersebut.
 Data Warehousing
• Seiring dengan terakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka
volume data akan menjadi sangat besar.
• Hanya dalam waktu belakangan ini saja teknologi komputer mampu
mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar, sehingga
kini dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data
yang hampir tak terbatas.
 Data Warehousing
• Data warehouse memiliki karakteristik sebagai berikut :
• Kapasitas penyimpanannya sangat besar.
• Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukan diupdate
dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.
• Data dapat diambil dengan mudah.
• Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan
dalam operasi perusahaan sehari-hari.
 Data Warehousing
• Membuat sebuah data warehouse terdengar sebagai tantangan besar,
bahkan pada kenyatannya tantangannya bergitu besar sehingga para pakar
merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana.
• Implementasi data warehouse kemudian dilakukan dengan cara bertahap
menggunakan data mart (toko data) untuk menguraikan subjek.
• Data mart merupakan suatu basis data yang berisi data yang hanya
menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan (pemasaran, sumber
daya manusia, dan seterusnya).
 Data Warehousing
• Pembuatan dan penggunaan
sebuah data warehouse atau data
mart disebut data warehousing dan
akan dilakukan oleh suatu sistem.
Data warehouse akan memasukkan
data ke dalam gudang, mengubah
isinya menjadi informasi, dan
menyediakan informasi tersebut
kepada para pengguna.
THANK YOU