Menerapkan Prosedur Pencatatan Dokumen
Menerapkan Prosedur Pencatatan Dokumen
Pencatatan surat/Dokumen
Pengertian Surat Masuk dan surat keluar
• Surat masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan / dibuat suatu organisasi /
perusahaan maupun kelompok
Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang
digunakan, yaitu :
• Pola Sentralisasi
• Pola Desentralisasi
Pengertian pola Sentralisasi dan
Desentralisasi
• Pola Sentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan
secara terpusat, yaitu ada unit tata
usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani surat
keluar/masuk.
Pengertian Pola Desentralisasi
• Pola Desentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan disetiap
bagian dari unit yang ada pada kantor.
Sistem Pengurusan Surat
• Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
• Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)
Pengertian
Sistem Buku Agenda
• Penerimaan Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan atau pengendali surat
• Penyampaian surat ke unit pengolah
• Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas Penerimaan Surat
• Menerima Surat masuk dari instansi lain dan
menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda
yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat,
surat segera, surat pribadi, surat salah alamat,
surat rahasia
• Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat surat
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir
Pencatatan Surat
• Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai
dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa
dan rahasia
• Untuk surat penting maka dicatat dengan
menggunakan kartu kendali
• Untuk surat biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa
• Untuk surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia
Tugas Pencatatan Surat
• Mencatat surat penting menggunakan
kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengatar surat biasa, surat rahasia
dengan menggunakan surat rahasia
• Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan
ke pengarah surat
Contoh :
Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya
Tgl : 5 Januari 2009
Indeks : Sejahtera, PT
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09
Catatan :-
Keterangan Tabel
• Kolom Indeks
Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali
adalah kantor yang volume suratnya banyak.
Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok
menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan
masalah surat
• Kolom Tgl, No. Urut, M/K
Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
M = untuk surat masuk, K = Keluar
• Kolom Kode
Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks
yang digunakan
• Kolom Isi Ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat
• Kolom Lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang
terdapat pada surat tersebut
• Kolom Dari
Diisi dari instansi mana surat itu berasal
• Kolom Kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
• Kolom Tanggal surat
Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut
• Kolom Nomor Surat
Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut
• Kolom Pengolah
Diisi dengan unit kerja di instansi yang
bersangkutan yang akan menangani surat
tersebut
• Kolom Paraf
Yang menerima surat harus memberikan parafnya
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi
dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi
menggunakan buku ekspedisi karena kartu
kendali dapat berfungsi juga sebagai buku
ekspedisi
• Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau
tidak.
Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan
pada unit kearsipan contoh Kepala Tata Usaha)
1 2 3 4 5
KK 1 KK 1 KK 2 KK 3
KK 2 KK 2 KK 3
LD 1
KK 3 KK 3 LD 1 LD 2
LD 2
6
LD 1
7
LD 1
Catatan :
KK = Kartu Kendali
LD = Lembar Disposisi
Keterangan Gambar
1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat
kepada penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada
pencatat surat untuk dibaca dan dicatat
dalam KK rangkap 3
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta
3 lembar KK kepada Pengarah Surat untuk
diperiksa
4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK,
menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan
menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3
kepada unit pengolah melalui TU unit
pengolah/Sekretaris
5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf
pada kolom pengolah kemudoan
menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd
pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2
disimpan, surat dan LD1 diserahkan
kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi
pimpinan
6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2
kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya
diteruskan kepada penata arsip.
7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat
sesuai dengan disposisi pimpinan, surat
dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris
untuk disimpan.
8. Jika surat sudah selesai diproses atau
sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar
dengan KK2 pada penata arsip
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
• Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali
• Menggunakan lembar pengantar surat
biasa
• Alur kerja pendek
• Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan
ke unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari
lamanya
• Pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam 1 lembar
pengatar surat biasa
• Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja
• Tidak perlu diserahkan ke penata arsip
• Penghapusan arsip dilakukan di unit
pengolah
Contoh Format lembar pengantar surat biasa dan
cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB
LP 1
LP 1
LP 2
LP 2
LP 1 LP 2
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
LP 1
LP 1 LP 1
LP 2
LP 2 LP 2
LP 2
LP 1
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Menerima dan Mendistribusikan
surat keluar
• Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara
lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya
surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya
kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat
surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya
surat pemberitahuan, surat edaran
Pengurusan surat keluar
Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan konsep 7. Pemberian Cap Dinas
2. Persetujuan konsep 8. Melipat Surat
3. Pencatatan surat 9. Penyampulan surat
4. Pengetikan konsep surat 10. Pengiriman surat
5. Pemeriksaan pengetikan 11. Penyimpanan surat
6. Penandatanganan surat
1. Pembuatan Konsep
• Dilakukan oleh pimpinan yang menantangani
surat pada lembaran konsep surat
• Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh
Sekretaris/asisten
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1. Atasan atau pimpinan
Konsep dibuat dan diketik sendiri
secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan
kepada juru tik
Konsep dibuat secara garis besar,
diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris
Konsep didiktekan langsung kepada
sekretaris atau pembantunya
2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk
langsung orang yang dipercaya
untuk membuat konsep surat
Contoh Format lembar konsep dan cara
pengisiannya
Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :
Lampiran :- Kepada
Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta
Isi Surat :
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisi
reseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.
1 Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa waktu lalu
2 Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.
Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian
M. Aryo Wibisono, SH
Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Keterangan : ………………………………………………………………………
2. Persetujuan Konsep
Tujuan dari persetujuan konsep
surat adalah memeriksa apakah
konsep surat tersebut sudah sesuai
atau perlu diperbaiki atau dikoreksi
Bila konsep surat sudah mendapat
persetujuan dari pimpinan maka
pimpinan akan memberikan
tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.
3. Pencatatan Surat
Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang
4 karena hanya menggunakan satu buku dalam waktu yang bersamaan karena
yang sama menggunakan lembaran-lembaran terpisah
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Penting
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
T T
KK 1 KK 1
KK 1
KK 2 KK 2
KK 3
Kotak
KK 2
Kotak
KK 1
Kotak
KK 3 dan
tembusan
Keterangan gambar:
1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3
kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan
dan tembusan yang telah diproses di pencatat
surat juga disimpan di unit pengolah
2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah
surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu
kontrol dan surat diserahkan kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit
pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di
unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata arsip
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa
a. Unit Pengolah
1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin
dalam dua lembar pengantar surat biasa
2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi
stempel tanggal oleh pencatat surat lembar pengantar
surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini sebagai tanda
bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju
b. Pencatatan Surat
1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan
dikirimkan
3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju
melalui ekspeditor
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
LP 2
T LP 1
LP 1
LP 2
LP 2
T LP 1
Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau
dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung
oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lembar pengantar surat
rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat
rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor
untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada
penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
T
LP 1 LP 1 LP 1
LP 2 LP 2
LP 2