Konsep

Smart School

Dr. Gatot Hari Priowirjanto (SEAMEO Secretariat)

Sajarwo Anggai (SEAMEO Secretariat)
Aditya Hans P (University Bielefeld)
Tujuan

• Mengenalkan konsep dari Smart School.

• Memberikan contoh implementasi untuk setiap
komponen-komponen dari Smart School.
Smart School ?
 Definisi
Smart School adalah sekolah yang mengimplementasikan solusi
berbasiskan teknologi dalam rangka meningkatkan efisiensi
proses manajemen sekolah, proses belajar mengajar yang
mendukung peningkatan kualitas tenaga pengajar secara
terukur.
 Current Trend
• Bimbel dalam jejaring yang beragam,
– Lebih efektif dibandingkan dengan kelas di
sekolah, konsultasi dan diskusi permasalahan
sampai dengan tuntas,
– dengan kata lain pembelajaran di sekolah
tidak efisien
 Current Trend
The best way to prepare for the future is to develop the ability to learn and adapt.
• Teknologi terus berkembang, sehingga
apa yang kita ajarkan sekarang belum
tentu terpakai di masa yang akan
datang
• Ability to Communicate Complex Ideas,
• Pergeseran dari cognitive skills menjadi
social skills melalui kolaborasi

https://medium.com/s/story/these-are-the-skills-your-kids-will-need-for-the-future-hint-its-not-co
ding-9b5d47f372f1
Smart School = Efisien ?
 State of the Art - P1
• Sudah ada berbagai jenis teknologi yang sudah diterapkan di
masing-masing institusi, seperti e-learning, absensi
menggunakan finger print dengan investasi yang tidak sedikit,
• Tapi bagaimana dengan kontribusi dari penerapan solusi
berbasis teknologi yang sudah diterapkan disekolah selama ini
terhadap kegiatan utama di sekolah (manajemen sumber
daya dan kegiatan belajar mengajar)?
• Apakah sudah efisien?
Smart School = more Collaboration ?
 State of the Art - P2
• Pertimbangan lainnya adalah waktu yang dibutuhkan untuk
mengajarkan / mengubah kebiasaan pelaku dan pelaksana
proses kegiatan yang ada di sekolah akan solusi yang
ditawarkan dan baru akan diimplementasikan.
• Contoh: keterbatasan sebagian guru untuk mengadopsi solusi
berbasis teknologi yang baru (dalam kata lain gagap teknologi
- gaptek), sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk
menerapkan solusi yang ditawarkan.
Smart School = ... ?
 State of the Art
• Pendekatan yang dapat dilakukan,
– P1:
• mengukur solusi teknologi yang sudah diterapkan di lingkup
sekolah dan juga dampak kontribusi kepada kegiatan di
sekolah,
• mengkombinasikan solusi yang terbukti memberikan
kontribusi dengan solusi baru lainnya dengan tujuan untuk
meningkatkan efisiensi proses yang ada.
 State of the Art
– P2: menjabarkan dan mengidentifikasi pola proses kegiatan
yang sudah berjalan di lingkup institusi dengan tujuan untuk
merancang peningkatan efisiensi secara bertahap terkait
dengan solusi yang ditawarkan,
 Langkah Konsep Smart School (action plan)
1. Penjabaran solusi (hardware maupun software) yang sudah
diterapkan dalam lingkup sekolah,
2. Penentuan Parameter Tolak Ukur Efisiensi dari poin 1,
3. Pemetaan Proses kegiatan belajar mengajar dengan
menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN
2.0) dari poin 1 dan 2,
4. Penerapan Solusi Smart School, dengan menggunakan
Kombinasi antara Hardware dan Software, (dijelaskan selama
workshop)
Smart School Modeling Notation
Langkah 3
 Konsep Smart School
Kenapa BPMN?
• Berorientasi kepada Proses, dan aktivitas,
• Mendukung Proses Otomatisasi Proses yang sejalan dengan
Revolusi Industri 4.0
• Dapat digunakan untuk menjabarkan proses bagi pengambil
keputusan sampai kepada pelaksana teknis di lapangan,
 BPMN 2.0
Syntax:
ELEMENT SYMBOL

Event (Start, EndEvent)

Activity (Task, EndEvent)

Gateway

Pool, Lane

Sequence Flow → --->

 BPMN 2.0
Alur Proses dalam Diagram (bawah)
dan dalam bentuk XML (kanan)
 BPMN 2.0
Aplikasi yang digunakan:
• http://demo.bpmn.io - via browser, online
• https://camunda.com/download/modeler/
Dokumen pendukung,
• https://camunda.com/bpmn/reference/
• https://github.com/camunda/camunda-bpm-examples
• https://www.omg.org/cgi-bin/doc?dtc/10-06-02
Smart School Tolak Ukur Efisiensi
Langkah 2
 Efisiensi vs Efektivitas
Efisiensi: menghasilkan yang terbaik dengan menggunakan
sumber daya seminimal mungkin, hubungan antara hasil yang
dihasilkan dan sumber daya yang digunakan,

Efektivitas: bagaimana mencapai(atau melewati) target yang

diharapkan, hubungan antara hasil yang diharapkan dengan hasil
yang dicapai
 Cara Melakukan Efisiensi
Efisiensi dengan cara mengurangi pengeluaran:
• Identifikasi aktivitas yang perlu dan tidak, seperti aktivitas
kunjungan, atau perjalanan dinas,
• terapkan teknologi yang terstandarisasi,
 Peningkatan Efisiensi
Peningkatan efisiensi suatu proses itu dapat diukur dari:
• Cost,
– biaya dari setiap proses yang dieksekusi,
– penggunaan sumber daya,
– sampah,
• Time,
– waktu pengerjaan dalam satu siklus,
– waktu tunggu,
– non-value-adding time,
 Peningkatan Efisiensi
• Quality,
– Error rates,
– SLA Violations,
– Customer feedback,
 Efisiensi Waktu

Siklus Waktu (Cycle Time) yaitu “perbedaan

waktu antara waktu pengerjaan dimulai
dan waktu pekerjaan selesai”
 Efisiensi Waktu
Cara menghitung Cycle Time:
• Petakan setiap aktivitas yang terlibat dalam suatu proses
kegiatan,
• Estimasi satuan waktu untuk setiap aktivitas yang ada,
• Kalkulasi (Jumlahkan) waktu untuk setiap aktivitas yang ada,
 Contoh: Cycle Time
Diagram dibawah ini memiliki 11 jam cycle time yaitu:
• Aktivitas A, 1 jam + Aktivitas B, 2jam + Aktivitas C.2, 5 jam +
Aktivitas D, 3 jam
 Efisiensi Waktu
Menghitung siklus waktu, adalah menghitung rata-rata satu
siklus waktu untuk satu proses secara keseluruhan, termasuk di
dalamnya:
• jalur alternatif (XOR),
• jalur paralel (AND),
 Efisiensi Waktu
Jalur Alternatif (XOR) dihitung dengan cara menjumlahkan semua
jalur aktivitas yang ada,

Jalur Parallel (AND) dihitung dengan cara mengambil waktu

pengerjaan yang paling besar diantara aktivitas yang ada,
 Smart School : Redesign Process
• Untuk mengenali kemungkinan untuk meningkatkan desain
suatu proses,
– Proses yang sudah ada,
– Proses yang disesuaikan,
• Dapat mempertimbangkan (re)design heuristics,
• Implementasi proses yang disesuaikan dengan komponen
smart school,
 Efisiensi: Redesign Process Approach
• Continuous Process Improvement,
– tidak mempertanyakan struktur dari proses yang sudah ada,
– mencari permasalahan dan memecahkannya secara bertahap,
• Business Process Re-Engineering,
– mempertanyakan asumsi dasar dan prinsip dari struktur proses yang
sudah ada,
– tujuannya mencapai inovasi, dengan salah satunya mengurangi
tugas (bagian dari kegiatan) yang tidak memberikan nilai tambah
pada produk
 Efisiensi : Redesign Heuristics
• Task Elimination, menghilangkan aktivitas yang tidak
berdampak
• Triage, menggabungkan beberapa aktivitas menjadi satu
• Resequencing, penyusunan ulang berdasarkan rasio biaya dan
dampak
• Communication optimization, kurangi pertukaran pesan antara
pelanggan dan pebisnis (mengurangi waktu tunggu)
• Automation, dengan teknologi jejaring,
Smart School Implementation
Examples
 What Next?
• Komponen Smart School,
• Contoh 1: Model Pembelajaran
• Contoh 2: Efisiensi Sumber Daya Sekolah,
• Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar,
– Kelas Digital,
– Video Conference,
• Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
– Buku Digital,
– Video Pembelajaran,
 Komponen Smart School
Tiap Komponen Smart School terdiri atas,
• Deskripsi Proses Kegiatan,
• Re-Design Heuristics yang digunakan,
• Software yang digunakan,
• Hardware pendukung,
 Contoh 1: Model Pembelajaran
Student Oriented vs Teacher Oriented - Modul 2
• Secara Waktu: Kegiatan belajar mengajar secara tatap muka
menjadi tempat diskusi untuk menggali materi lebih dalam,
sehingga siswa paham tidak sekedar hafal materi, contoh pada
bimbel online
 Contoh 1: Model Pembelajaran
Teacher oriented,
 Contoh 1: Model Pembelajaran
Student oriented,
 Contoh 2: Efisiensi Sumber Daya Sekolah
Sistem Informasi Terintegrasi VS Informasi Tradisional - Modul 3
• Secara Waktu: Evaluasi siswa dapat disampaikan lebih awal
kepada orang tua dan industri sehingga lebih mudah untuk
mengambil langkah preventif,
 Contoh 2: Efisiensi Sumber Daya Sekolah
Informasi Tradisional,
 Contoh 2: Efisiensi Sumber Daya Sekolah
Sistem Informasi Terintegrasi,
 Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar
Kelas Digital VS Kelas Tradisional - Modul 4
• Secara waktu: Hasil proses evaluasi siswa menjadi lebih cepat
selesai, perbandingannya satu minggu pada kelas tradisional
vs satu hari pada kelas digital, contoh ilustrasi pada slide
berikut.
Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar
 Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar
Video Conference VS Diskusi Tatap Muka di Lokasi yang sama, -
Modul 5
• Secara Waktu, tidak perlu menunggu nara sumber untuk
datang ke lokasi sekolah,
• Secara biaya, tidak perlu membayar biaya transportasi dan
akomodasi narasumber,
 Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar
tanpa video conference:
 Contoh 3: Efisiensi Kegiatan Belajar Mengajar
dengan video conference:
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
Buku Digital VS Buku Cetak - Modul 6
• Secara Waktu, buku digital dapat disebarluaskan lebih cepat
dari pada buku cetak,
• Secara Biaya, tidak melibatkan penerbit/percetakan sehingga
tidak ada biaya mencetak kertas,
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
distribusi buku cetak,
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
distribusi buku digital,
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
Video Pembelajaran VS Tatap Muka - Modul 7
• Secara Waktu: pemahaman mendengarkan materi dapat
disesuaikan sesuai kebutuhan siswa, (kecepatan lambat,
cepat, atau dapat dilewati ketika siswa sudah menguasai
materi),
• Secara Biaya: tidak diperlukan ruang kelas (sehingga
menghemat biaya alokasi penggunaan ruangan) karena siswa
dapat memutar video dari perangkatnya sendiri(laptop, hp)
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
Tatap Muka Langsung
 Contoh 4: Efisiensi Konten Pembelajaran
dengan Video Pembelajaran
 Q&A
• Dari dua pendekatan, mana yang disarankan untuk diterapkan
terlebih dahulu,
– Apabila ada komitmen bersama (antara kepala sekolah, guru, siswa.
orang tua murid. industri) maka di mulai oleh BPR lalu Continuous
Improvement,
– Apabila tidak / belum ada komitmen bersama, maka dianjurkan di
mulai dari Continuous Improvement menuju ke BPR,
 Q&A
• Apa yang menjadi sisi positif dari sistem informasi tradisional?
– menjaga komunikasi tatap muka antara guru, siswa, orang tua
murid, terutama untuk mendapatkan informasi yang tidak mungkin
disampaikan melalui sistem informasi terintegrasi (contoh: kondisi
siswa maupun orang tua siswa)
– dapat memverifikasi lawan diskusi secara real-time, tanpa
memverifikasinya secara offline,
 Q&A
• Apabila sudah memiliki barcode, cctv, dan perpustakaan
apakah langkah selanjutnya untuk dapat menjadi smart
school?
– Integrasi dari semua hardware tersebut untuk membuat solusi
terintegrasi, seperti sistem reward and punishment bagi siswa dan
guru. Siswa mendapat reward untuk mengakses perpustakaan.
Punishment bisa dengan melibatkan kerja sosial untuk sekolah.
 Thank You
Contact Us:
gatot@seameo.org (WA: +66 818453162 ), SEAMEO Secretariat
sajarwo@seameo.org (WA: +62 85233464648), SEAMEO Secretariat
apriowirjanto@uni-bielefeld.de (WA: +49 17670353622), University Bielefeld