KONSEP PROYEK PERUBAHAN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN

TINGKAT II

OLEH
Drs. SUMARLAN, MSi
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI JAWA TIMUR
2016
09/09/21 Prepared by Sumarlan 1
 DESKRIPSI SINGKAT
 MATA DIKLAT INI MEMBEKALI PESERTA DENGAN KEMAMPUAN
MENENTUKAN AREA DAN CAKUPAN PERUBAHAN STRATEGI,
MELALUI PEMBELAJARAN FORMAT DAN ISI PROYEK
PERUBAHAN. MATA DIKLAT DISAJIKAN SECARA INTERAKTIF
MELALUI METODE CERAMAH INTERAKTIF, TANYA JAWAB DAN
DISKUSI.

 KEBERHASILAN PESERTA DINILAI DARI KEMAMPUANNYA

MENENTUKAN AREA DAN CAKUPAN DARI STRATEGI
ORGANISASI YANG AKAN DIUBAH, DAN MENGIDENTIFIKASI
STAKEHOLDER YANG TERKAIT DENGAN PERUBAHAN.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 2

09/09/21 Prepared by Sumarlan 3
 RENCANA AKSI PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)

DOKUMEN PROYEK PERUBAHAN YANG MENJADI ACUAN

SEKALIGUS KONTRAK KINERJA DENGAN ATASAN DAN
COACH MENGENAI HASIL DAN LANGKAH LANGKAH
SERTA SUMBER DAYA YANG DIGUNAKAN.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 4

 INSTRUMEN DIAGNOSTIC READING
Nama : .........................................................................................
NIP : ..........................................................................................
Jabatan : ..........................................................................................
Nama Organisasi : ..........................................................................................
Tugas pokok dan Fungsi :...........................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................

09/09/21 Prepared by Sumarlan 5

 DIAGNOSA ORGANISASI PESERTA
AREA PERUBAHAN: .............................................................................................

KONDISI SEKARANG KONDISI YANG DIHARAPKAN

BERUPA ISU/GEJALA MASALAH
Petunjuk : Petunjuk :
1.Buat 1 (SATU) saja kondisi sekarang 1.Buat 1 (SATU) saja kondisi yang
yang berupa isu/gejala masalah diharapkan dengan penyataan positif
dengan pernyataan negatifharus lebih yang merupakan kebalikan dari kondisi
bersifat AKIBAT; ; sekarang;
2.Sebutkan indikator-indikatornya (bila 2.Sebutkan indikator-indikatornya (bila
perlu dilengkapi dengan data). perlu dilengkapi dengan data).

09/09/21 Prepared by Sumarlan 6

 DIAGNOSA ORGANISASI PESERTA
Latar Belakang, mendeskripsikan gejala masalah/Isu Gejala atau KONDISI SEKARANG (penyataan
negatif) disertai dengan dasar hukumnya (bila ada) beserta indikator-indikatornya (dilengkapi
dengan data atau informasi sebagai pembuktian); KONDISI YANG DIHARAPKAN (pernyataan positif)
beserta indikator-indikatornya (dilengkapi dengan data atau informasi sebagai pembuktian);
TARGET SASARAN yang ingin dicapai dalam proyek perubahan ini dan penjelasan mengenai
INOVASI/FOCUS PERUBAHAN yang mau dilakukan.
.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 7

 CONTOH ISU DAN PENYEBABNYA
ISU/GEJALA AKAR PENYEBAB
MASALAH DAN
PENYEBAB MASALAH UTAMA
ALTERNATIF REKOMENDASI
AREA (LEVERAGE) SOLUSI SOLUSI
PERUBAHAN
BANYAKNYA 1. MASIH ADA BANGUNAN DIBANGUN TIDAK KURANGNYA BELUM 1.PENGATURAN
TAHAN GEMPA DAN BELUM SESUAI STANDAR Membuat
KORBAN KUALITAS BANGUNAN OPTIMALNYA KEWENANGAN
BENCANA GEMPA 2. SEBAGIAN PERMUKIMAN PENDUDUK BELUM KOMITMEN MASING-MASING Peraturan Daerah
MENGIKUTI PENTAAN RUANG UNTUK
BUMI (TATA MENGURANGI TINGKAT KEPADATAN HUNIAN STAKEHOLDER STAKEHOLDER Tentang
LAKSANA) DIDAERAH RAWAN BENCANA. UNTUK DALAM MITIGASI PENYELENGGARA
3. PENERAPAN ZONASI DAERAH RAWAN BENCANA
DAN PENGATURAN PENGGUNAAN LAHAN TIDAK MENYUKSESKAN BENCANA GEMPA
DIIMPLEMENTASIKAN SEPENUHNYA. MITIGASI BENCANA BUMI AN MITIGASI
4. MASIH ADA MASYARAKAT YANG BELUM MEMILIKI
KEWASPADAAN TERHADAP RESIKO GEMPA BUMI. GEMPA BUMI 2.PENGUATAN ETIKA BENCANA GEMPA
5. MASIH ADA MASYARAKAT YANG BELUM DAN INTEGRITAS BUMI
MEMAHAMI TENTANG REAKSI CEPAT JIKA TERJADI
GONCANGAN GEMPA BUMI. STAKEHOLDER
6. MASIH ADA MASYARAKAT YANG BELUM DALAM MITIGASI
MEMAHAMI ADANYA SUMBER API, BARANG-
BARANG BERBAHAYA LAINNYA YANG HARUS BENCANA GEMPA
DITEMPATKAN PADA TEMPAT YANG AMAN DAN BUMI
STABIL.
7. MASIH ADA MASYARAKAT YANG TIDAK MENGIKUTI
PELATIHAN PROGRAM UPAYA PENYELAMATAN DAN
KEWASPADAAN MASYARAKAT TERHADAP GEMPA
BUMI.
8. MASIH ADA MASYARAKAT YANG BELUM
MEMBENTUK KELOMPOK AKSI PENYELAMATAN
UNTUK MENGHADAPI KEADAAN KEMUNGKINAN
TERJADINYA BENCANA DI DAERAH RAWAN
BENCANA
9. MASIH BELUM LENGKAPNYA SARANA DAN
PRASARANA UNTUK MENGHADAPI KEADAAN
KEMUNGKINAN TERJADINYA BENCANA
10. MASIH ADA ANGGOTA KELUARGA BELUM PAHAM
DALAM MENGHADAPI BENCANA
11. TERBATASNYA PELAKSANAAN TENTANG
PERINGATAN DINI
12. MASIH ADA MASYARAKAT YANG BELUM
MENDAPAT INFORMASI HASIL PERINGATAN DINI
13. BELUM ADANYA PENDIDIKAN KEBENCANAAN PADA
KURIKULUM SEKOLAH
09/09/21 14.
Prepared by Sumarlan
MASIH ADA STAKEHOLDER YANG BELUM KOMITET
UNTUK MENYUKSESKAN MITIGASI BENCANA
8
 MEMILIH TOPIK

09/09/21 Prepared by Sumarlan 9

KERANGKA PIKIR PROYEK PERUBAHAN
PENATAUSAHAAN ASET DAERAH

KONDISI SEKARANG KONDISI YANG DIHARAPKAN

Masih belum tertibnya Meningkatkan tertib
penatausahaan aset daerah (-) penatausahaan aset daerah (+)
dan indikatornya dan indikatornya

JUDUL PROYEK
DICARI SEBAB-
SEBABNYA PERUBAHAN
TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
DICARI PENYEBAB
DOMINAN (AKAR
MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
PERMASALAHANNYA
) RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

OUTPUT KUNCI
SOLUSI
INOVASI/KEBIJAKAN/ TAHAPAN (MILESTONES)
PERUBAHAN
KRITERIA KEBERHASILAN
09/09/21 Prepared by Sumarlan 10
 RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1.0 IDENTITAS PROYEK

Nama Nama proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

Sponsor Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung

proyek perubahan

Project Penanggung jawab proyek perubahan

Leader
Sumber Sumber dukungan dan  Penjelasan singkat
daya tim legitimasi bagi tim untuk  Penjelasan singkat
menjalankan proyek  Penjelasan singkat
09/09/21 perubahan Prepared by Sumarlan 11
2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar Belakang, mendeskripsikan gejala masalah/Isu Gejala atau

KONDISI SEKARANG (pernyataan negatif) disertai dengan dasar
hukumnya (bila ada) beserta indikator-indikatornya (dilengkapi
dengan data atau informasi sebagai pembuktian) dan KONDISI
YANG DIHARAPKAN (pernyataan positif) beserta indikator-
indikatornya (dilengkapi dengan data atau informasi sebagai
pembuktian) serta TARGET SASARAN yang ingin dicapai dalam
proyek perubahan ini.
 

09/09/21 Prepared by Sumarlan 12

3.0 TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka
panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan
jangka pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklat). Dalam kolom
ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan
jangka panjang saja. Tujuan jangka pendek dianggap sebagai
pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan
jangka panjang.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 13

4.0 MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan
perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang
menjadi tanggung jawab instansinya, dengan demikian manfaat ini
berisi penjelasan tentang manfaat proyek perubahan baik dalam
kaitannya: a) mendukung pencapaian reformasi birokrasi dan
perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang
menjadi tanggung jawab organisasinya, b) manfaat internal, maupun
c) manfaat eksternal.

5.0 RUANG LINGKUP

Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek

perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan
rumusan tujuan pada bagian 03

09/09/21 Prepared by Sumarlan 14

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama Deskripsi
Nama output Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan
kunci yang akan dalam proyek perubahan
dihasilkan.
Output berupa
output antara
(yang akan dicapai
dalam jangka
pendek dan
menengah) dan
output akhir yang
akan dicapai
dalam jangka
panjang

09/09/21 Prepared by Sumarlan 15

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)
No TAHAP UTAMA Waktu
• Tahapan dalam proyek perubahan Target waktu
merupakan capaian capaian yang sangat pelaksanaan
penting sehingga harus diperhatikan (minggu, bulan,
dalam menjamin terlaksananya proyek tahun)
perubahan secara tepat waktu dan tepat
sasaran. Milestone berbeda dengan time
schedule yang akan diuraikan secara lebih
rinci pada laporan Breaktrhough 2

• Milestone bisa dibedakan antara tahapan

jangka pendek dan panjang

09/09/21 Prepared by Sumarlan 16

8.0 TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR
Gambarkan struktur tim/orang
yang terlibat dalam
penyelenggaraan proyek
perubahan
Contoh :
Deskripsi (Penjelasan peran
masing masing dalam
penyelenggaraan proyek
perubahan)
 Sponsor .......................................
 Project
leader...............................
 Pokja ............................................

 Coach ..........................................

09/09/21 Prepared by Sumarlan 17

 CONTOH STRUKTUR TIM
Steering
Sponsor
Committee

Project
Consultant Project leader
COACH Leadership
Team
Team

Secretariat

Working Team

Sub- Sub- Sub-

Team Team Team
09/09/21 Prepared by Sumarlan 18
9.0. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
NO
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan
memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari
proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif
yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber
penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara
stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh
diluar instansi peserta.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 19

10.0. KRITERIA KEBERHASILAN

Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan.

Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase
capaian, norma waktu, uang dsb.

09/09/21 Prepared by Sumarlan 20

11.0. DISETUJUI

Project Sponsor: Atasan peserta

(tandatangan)

Tanggal : (tempat tanggal dan tahun)

09/09/21 Prepared by Sumarlan 21

 CONTOH TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
3.0 TUJUAN

Tujuan peningkatan tertib administrasi surat menyurat melalui

penyusunan standar operasinoal prosedur dan pendampingan
adalah:
Tujuan Jangka Pendek : adalah untuk mewujudkan standar
operasional prosedur penertiban surat menyurat, sosialisasi,
menyusun kegiatan pembinaan dan pendampingan (output);

Tujuan Jangka Menengah: adalah untuk mewujudkan kelancaran

proses dan tertib surat menyurat (outcome)

Tujuan Jangka Panjang: adalah untuk mewujudkan tertib arsip yang

handal dan akuntabel (impact).
09/09/21 Prepared by Sumarlan 22
 CONTOH PENTAHAPAN (MILESTONES) PROYEK PERUBAHAN
NO WAKTU
TAHAPAN UTAMA
A TAHAN JANGKA PENDEK
1. Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan kegiatan yang akan disusun dengan mentor dan coach Supaya diisi contoh dibawah ini
1.1 Minggu (......S/D ---------)
2.5 Hari (......S/D ---------)
3.1 Minggu (......S/D ---------)
4.3 Hari (......S/D ---------)
5.2 Minggu (......S/D ---------)

2. Membuat SK pembentukan tim penyusunan buku pedoman pembinaan UKM

3. Mengadakan rapat intern membahas penyusunan buku pedoman

pembinaan UKM
4. Menggali informasi kebutuhan tentang isi buku pedoman pembinaan UKM di Desa dengan para pelaku UKM
5. Membandingkan dengan data UKM yang ada di Kantor Kecamatan.
6. Menyusun draft pedoman. pembinaan UKM
7. Mengadakan pembahasan terhadap draft pedoman pembinaan UKM dengan stakeholders internal dan eksternal
8. Memperbaiki dan finalisasi draft pedoman pembinaan UKM di Desa
9. Melakukan konsultasi dengan Bagian Hukum mengenai draft pedoman pembinaan UKM
10. Menyusun SK Camat tentang Penetapan Buku Pedoman pembinaan UKM di Desa

B TAHAP JANGKA MENENGAH

1. Melakukan pembentukan kelompok UKM
2. Sosialisasi dan implementasi pedoman pembinaan sebagai acuan pembinaan UKM di Desa.
C TAHAP JANGKA PANJANG
1. Membentuk group antar UKM di Kecamatan Madukoro dengan sarana komunikasi modern.
2. Mengadakan pameran/ Bazaar kelompok UKM di tempat perbelanjaan atau mall.
3. Menyediakan ruang pamer produk di Kantor Kecamatan Madukoro untuk mengakomodasi
09/09/21
kebutuhan UKM Kecamatan Madukoro
Prepared by Sumarlan 23
 TERIMA KASIH DAN
SELAMAT BEKERJA

09/09/21 Prepared by Sumarlan 24