MANAJEMEN PERKANTORAN

OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN

TULUNGAGUNG, 15 OKTOBER 2021

SMKN 1 BOYOLANGU
 C3.1
OTOMATISASI
TATA KELOLA
KEPEGAWAIAN
 KD 3.4
Perencanaan
Kebutuhan
Pegawai
Rapat Penentuan Kebutuhan Pegawai
 A. Memahami
Perencanaan Pegawai
1. Pengertian Perencanaan Pegawai
Sondang P. Siagian:
Perencanaan pegawai adalah langkah-langkah tertentu
yang diambil oleh manajemen organisasi guna
tersedianya tenaga yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat, pada
waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah dan akan ditetapkan
Hasibuan (1994)

Merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan

kebutuhan organisasi dan efektif serta efisien
dalam membantu terwujudnya tujuan
Menurut French (1986)

Perencanaan pegawai adalah proses pengkajian

kebutuhan SDM di masa mendatang serta
pembuatan perencanaan program untuk
memastikan kompetensi dan kemantapan kerja
pegawai yang berkaitan dengan tujuan
organisasi
 KESIMPULAN
Perencanaan pegawai merupakan suatu kegiatan yang
berhubungan dengan:
a. Langkah dalam penetapan tujuan dari layanan
b. Penentuan kuantitas dan kualitas pegawai
c. Bahan pertimbangan untuk mempertahankan pegawai
yang memiliki kemampuan melaksanakan tugasnya
d. Pemilihan strategi dan anggaran untuk mendapatkan
pegawai baru
e. Bahan pengkajian kebutuhan SDM di masa yang akan
datang
 2. Tujuan Jangka Menengah:
Penetapan prediksi permintaan
pegawai dari dalam organisasi,
Jangka Pendek: sehingga organisasi memiliki
Penetapan prediksi kemampuan dalam
mempertahankan dan
posisi/jabatan dan mengembangkan eksistensinya
pekerjaan yang kosong
pada tahun yang akan
datang Jangka Panjang:
Untuk mendapatkan pegawai yang
memiliki kompetensi dan profesional
dalam melaksanakan tugas
 3. Manfaat: 3. Kebutuhan instansi
berkaitan dengan
1. Instansi dapat kuantitas dan kualitas
memaksimalkan pegawai dapat terpenuhi
kompetensi pegawai yang 4. Dapat menyebarkan
sudah ada
informasi mengenai
ketenakerjaan lebih
dini
2. Dapat meningkatkan
produktivitas kerja
pegawai yang ada 5. Sebagai bahan dasar
pertimbangan dalam menyusun
program oleh instansi yang
berkaitan
B. Menganalisis Formasi
Kebutuhan Pegawai
 1. Formasi Pegawai:
Penetapan jumlah dan susunan
kepangkatan yang sesuai dengan
kebutuhan agar mampu
melaksanakan tugas utama yang
telah ditetapkan pejabat yang
berwenang, didasarkan pada jenis,
sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan.
 2. Penetapan Formasi
- Setiap tahun, anggaran formasi
PNS ditetapkan oleh Menteri
Pendayagunaan Aparatur
Negara
Dan Reformasi Birokrasi
(Menpan
RB)
- Formasi terdiri dari:
a. PNS Pusat
b. PND Daerah
3. Prinsip Penyusunan
Pegawai
a. Setiap jenjang jabatan, jumlah
pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya
b. Setiap perpindahan dalam
jabatan, dilakukan apabila tersedia
posisi jabatan yang lowong
c. Komposisi jumlah pegawai tidak
berubah selama beban organisasi
tidak berubah
Lanjutan Prinsip penyusunan d. Memperhatikan jumlah
pegawai pegawaian yang naik pangkat

e. Jumlah pegawai yang

berhenti/pensiun/
meninggal dunia

f. Kebutuhan pegawai menurut

jabatan dan Pendidikan/
jurusannya
 C. Mempersiapkan Formasi Pegawai
4. Analisis jabatan
Kegiatan dalam mengumpulkan,
menilai dan mengorganisasikan 1. Analisis kebutuhan pegawai:
informasi tentang jabatan, meliputi: Proses penghitungan secara logis dan
a. Uraian pekerjaan dan tugas teratur berdasarkan faktor-faktor
yang harus dilakukan secara yang ditentukan.
lengkap
Dasar analisis kebutuhan pegawai:
b. Kualifikasi/syarat sebuah a. Jenis pekerjaan:
jabatan yang diperlukan macam-macam pekerjaan yang harus
seorang pegawai dilakukan oleh suatu satuan organisasi
c. Penyusunan peta jabatan dalam melaksanakan tugas pokoknya
tergambar dalam suatu (misal pekerjaan pengetikan,
struktur unit organisasi pendokumentasian, perawat, dll)
b. Sifat pekerjaan:
Sifat pekerjaan ditinjau
dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan
itu (full/shift)
c. Analisis beban kerja dan
perkiraan kapasitas pegawai
Frekwensi rata-rata masing-
masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
Perkiraan Kapasitas
Pegawai:
Kemampuan pegawai untuk
menyelesaikan jenis
pekerjaan tertentu dalam
jangka waktu tertentu
d. Prinsip pelaksanaan
pekerjaan (oleh
kantor/Borongan)
e. Peralatan yang tersedia
(semakin canggih alat,
maka semakin sedikit
jmh. tenaga kerja yang
dibutuhkan)
2. Tahapan analisis kebutuhan pegawai
a. Pengumpulan data dan informasi:
- jumlah pegawai per unit satuan organisasi pusat
- jumlah pegawai per unit satuan organisasi daerah
- informasi masing-masing jabatan
- peta jabatan
- rencana strategis instansi
- profil daerah, kondisi geografis, serta potensi pengembangan
daerah

ebu tuhan
a n a n alisis k
Tahap pegaw
ai
b. Mengevaluasi kebutuhan pegawai:
Membandingkan antara jumlah persediaan dengan
kebutuhan pegawai. Hasilnya akan terlihat kelebihan/
kekurangan pegawai.

c. Menyusun rencana relokasi pegawai dari organisasi yang

kelebihan menuju ke organisasi yang kekurangan pegawai

d. Menyusun rencana tambahan formasi pegawai baru

untuk organisasi yang kekurangan tenaga pegawai
baru
ebu tuhan
a n a n alisis k
Tahap pegaw
ai
3. Faktor yang perlu
dipertimbangkan
dalam menganalisis
kebutuhan dan
penyusunan formasi
pegawai
Faktor-faktor
a. Beban Kerja
dihitung berdasarkan tugas
& fungsi unit rincian
tugas
orang x waktu
b. Standar Kemampuan Rata- NORMA WAKTU=
rata hasil
diukur berdasarkan satuan
waktu (norma waktu) & hasil
(norma hasil)
1) Norma waktu:
Standar kemampuan rata2
pegawai dalam menyelesaikan
tugas diukur berdasarkan
waktu
 Permasalahan:
k tu kerja ?
Wa Kiki adalah seorang PNS di sebuah instansi
yang bertugas di bagian pengarsipan dokumen
dan data-data kantor. Kiki bekerja sendiri di
bagian tersebut. Kiki mampu menyelesaikan 20
dokumen untuk diarsipkan. Jika disesuaikan
dengan jam kerja efektif harian, berapa norma
waktu Kiki untuk mengarsipkan 1 lembar
dokumen?
1 orang x 300 menit
Norma waktu =
20 lembar
= 15 menit
Faktor-faktor
Permasalahan:
2) Norma hasil Dewi adalah seorang PNS di sebuah
standar kemampuan rata- instansi yang bertugas di bagian
rata pengetikan surat kantor. Dewi bekerja
pegawai dalam sendiri di bagian tersebut. Dewi mampu
menyelesaikan membuat surat 20 lbr per harinya. Jika
tugas diukur berdasarkan disesuaikan dengan jangka waktu
satu- efektif harian, berapa hasil yang
an hasil yang dapat diperoleh diperoleh Dewi dalam 1 jam?
dalam jangka waktu berapa hasil
lama. Norma hasil =
hasil 1 orang x 5 jam
Norma hasil= 20 lbr
orang x waktu =
5 jam
= 4 lbr surat
 erja ?
Wak
tu k c. Waktu Kerja:
Jam kerja efektif, artinya jam kerja yang secara efektif digunakan
untuk bekerja.Jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan jam istirahat/isoma dengan ukuran sbb:

1) Jam kerja efektif /hari = 1 hr x 5 jam = 300 menit

2) Jam kerja efektif/minggu = 5 hr x 5 jam=25 jam =1.500 menit
3) Jam kerja efektif/bulan = 20 hr x 5 jam =100 jam
= 6.000 menit
4) Jam kerja efektif/tahun = 240 hr x 5 jam=1.200 jam
= 72.000 menit
 il d aerah?
Pro f

d. Profil daerah :
Faktor yang perlu diperhatikan antara lain:
- Jumlah penduduk
- Kondisi geografis
- Potensi pengembangan daerah
- Kemampuan keuangan
 ● Persediaan pegawai dilihat dari data jumlah
pegawai yang dimiliki oleh unit organisasi
● Setiap instansi harus menyusun perencanaan
persediaan pegawai untuk kurun waktu 2-5 th
D. Memperkirakan kedepan untuk disampaikan kepada Kepala
P e r s e d i a a n Pe g a w a i
BKN
● Perkiraan persediaan pegawai th. berikutnya
Ada 4 hal yang harus
diperhatikan dalam
dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada
menganalisis persediaan dikurangi dengan jumlah pegawai yang
pegawai, yaitu:
mencapai usia pensiun dalam tahun yang
bersangkutan
● Pengurangan pegawai di luar BUP (mutasi,
berhenti, meninggal dunia) tidak perlu
dimasukkan dalam perencanaan
 E. Penghitungan Kebutuhan Pegawai

Peraturan Kepala BKN No.11/2011

Alat pokok yang digunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai
adalah peta jabatan & uraian jabatan. Pendekatan yang digunakan
untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah beban kerja terdiri dari:
1. Pendekatan hasil kerja = out put jabatan/produk
Cara menghitung pegawai dengan menghitung beban kerja dan
hasil kerja jabatan (khusus untuk jabatan yang hasilnya berupa
fisik/non fisik tetapi dapat dihitung/hasil kerja hanya satu jenis.

Metode Hasil Kerja= € beban kerja x 1 orang

SKR
KETERANGAN:

€ beban kerja = Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
SKR = Standar Kemampuan Rara-rata untuk memperoleh hasil kerja
 Contoh:
● Bagian administrasi bertugas untuk menyortir surat keluar dan masuk setiap
harinya. Ada sekitar 1.000 lb surat setiap hari yang harus disortir. Berapa banyak
jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyortir surat-surat yang keluar dan
masuk, jika satu orang pegawai memiliki standar kerja penyortiran hingga 200
surat/harinya. Jawab :
1.000 surat
Metode hasil kerja = x 1 orang = 5 orang
200 surat

 Berdasarkan contoh diatas, maka bagian administrasi memerlukan 5 pegawai

untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas hariannya.
2. Pendekatan Objek Kerja
Obyek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Digunakan
untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah
objek yang harus dilayani. (pekerjaan resepsionist / penerima
tamu)

Metode Objek Kerja= € objek kerja x 1 orang

SKR
KETERANGAN:

€ objek kerja = Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus
dicapai
SKR = Standar Kemampuan Rara-rata untuk memperoleh hasil kerja
 Contoh:
● Bagian pelayanan pelanggan BPJS bertugas untuk menerima pendaftaran dan
bentuk pelayanan BPJS pelanggan setiap harinya. Rata-rata ada sekitar 200 orang
yang datang setiap harinya. Jika setiap orang hanya dapat melayani hingga 50
orang/hari. Hitunglah kebutuhan pegawai untuk bagian pelayanan pelanggan
(tamu). Jawab :
200 orang tamu
Metode objek kerja = x 1 orang = 4 orang
50 orang tamu

 Berdasarkan hasil penghitungan tersebut, maka bagian pelayanan pelanggan

membutuhkan 4 orang pegawai agar dapat melayani secara maksimal
3. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan yang digunakan dalam bekerja. Digunakan untuk
jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerja
(misalnya: pengemudi beban kerjanya bergantung
pada kebutuhan operasional kendaraan yang dikemudikan

Metode Peralatan Kerja = € peralatan kerja x 1 orang

RPK

KETERANGAN:

€ peralatan kerja = Jumlah alat kerja yang dioperasikan

RPK = Rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)
 Contoh:
● Instansi Korem TNI-AD memiliki jumlah kendaraan dinas sebanyak 20 mobil untuk
20 orang pejabat. Selain supir mobil dinas, Korem TNI-AD juga harus memiliki
montir untuk memperbaiki dan merawat mesin mobil.Jika 1 orang montir mampu
bekerja untuk merawat dan memperbaiki hingga 10 mobil dinas, hitunglah jumlah
sopir dan montir yang harus dipekerjakan Korem TNI-AD. Jawab :
20 mobil dinas
Metode Peralatan kerja = x 1 orang sopir = 20 sopir
1 mobil dinas
20 mobil dinas
Pendekatan Peralatan kerja = x 1 orang montir = 2 montir
10 mobil dinas

 Berdasarkan hasil penghitungan tersebut, maka Koren TNI-AD membutuhkan 20

orang sopir dan 2 orang montir
4. Pendekatan Tugas Jabatan
Metode yang digunakan dengan menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak/beragam,
artinya hasil kerja dalam suatu jabatan memiliki banyak jenisnya

€ WPT
Pendekatan Tugas Jabatan =
€ WKE
KETERANGAN:

€ WPT = Jumlah waktu penyelesaian tugas

€ WKE = jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata
Contoh:
Seorang menjabat sebagai pengadministrasian umum memiliki tugas antara lain mengetik surat,
mengagendakan surat dan merekam data kepegawaian. Untuk tugas mengetik surat pejabat tersebut harus
menyelesaikan hingga 70 lb surat/hari dengan SKR 12 menit/lb dan waktu penyelesaian tugasnya = 840 menit
Untuk tugas mengagendakan surat, pengadministrasian umum harus menyelesaikan 24 lb surat/harinya
dengan SKR 12 menit/lb dan WPT = 144 menit.
Sedangkan untuk tugas merekam data kepegawaian, pejabat harus merekam 10 data/hari dengan SKR
60 menit dan WPT = 600 menit. Hitunglah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas
pengadministrasian umum.

Penghitungannya sbb :
Jumlah waktu kerja rata-rata/hari yang ditetapkan waktu kerja efektif adalah 5 jam=300 menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasian umum adalah :
1.584 menit (840+144+600) menit
Metode Pendekatan tugas jabatan = x 1 orang
300 menit
= 5,28 orang
Latihan Soal 1:
Sebuah instansi layanan masyarakat memiliki tugas salah
satunya adalah pusat konsultasi dan keluhan layanan yang
diberikan. Ada sekitar 400 pengunjung setiap harinya dan standar
kerja pegawai adalah melayani hingga 100 orang masyarakat.
Berapa banyakkah yang dibutuhkan oleh instansi tersebut?
Jawab :
Latihan Soal 2 :
A. JUDUL KEGIATAN : Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai
B. JENIS KEGIATAN : Mandiri
c. TUJUAN : 1) Peserta didik dapat menjelaskan cara penghitungan kebutuhan
pegawai dengan benar (KD 3)
2) Peserta didik dapat menyusun rencana kebutuhan pegawai dengan
tepat (KD 4)
D. LANGKAH KEGIATAN :
1. Pahamilah kembali mengenai penghitungan analisis pegawai !
2. Hitunglah berbagai kebutuhan pegawai berdasarkan tabel informasi di bawah ini !
3. Komunikasikan hasil kerjamu di depan kelas !
S o a l 2 a :
H i t u n g l a h b e r b a g a i k e b u t u h a n p e g a w a i ,
b e r d a s a r k a n t a b e l i n f o r m a s i d i b a w a h
i n i ! Tugas SKR
Unit
1. Administrasi ● Mengarsipkan surat keluar
dan masuk sebanyak ● 115 lbr surat
2.000 surat per hari

2. Pendaftaran Pengunjung ● Melayani proses ● 34 pengunjung

pendaftaran 500
pengunjung per harinya
● 237 transaksi
3. Keuangan ● Mengatur 500 transaksi
keluar dan masuk
● Melayani dan menanggapi ● 23 pelanggan
4. Costumer service
berbagai keluhan 100
pelanggan setiap harinya

5. Office Boy ● Membersihkan kantor

● 200 m persegi
yang luasnya sekitar 200
m persegi setiap hari
Soal 2b : Jabatan Pengadministrasian
Umum
No. Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT
1. Mengetik surat 67 lbr/hari 12 menit/lbr 300 menit
2. Mengonsep surat 24 surat/hari 6 menit/surat 130 menit
3. Menyusun laporan DH 2 lap/hari 1 jam/laporan 120 menit
4. Mengadministrasi kegawaian 12 data/hari 70 menit/data 600 menit
5. Mengadministrasi 13 data/hari 50 menit/data 450 menit
perlengkapan

Kerjakan di buku tulis kemudian uploud di PJJ

Tulis identitas kalian dengan lengkap

Selamat mengerjakan