MANAJEMEN FARMASI

RUMAH SAKIT
BAGIAN 2

TIM DOSEN MANAJEMEN FARMASI

 INVENTORY CONTROL
MANAGEMENT

(Manajemen Pengendalian
Persediaan)
  Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga
sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi
tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

Definisi  Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

Inventory  * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan

dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang
tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung
Control terhadap perolehan kembali atas investasi.
 * Pengendalian persediaan juga penting dalam
menentukan stok yang benar
Inventory dapat berupa :
* barang mentah (raw material)
* barang setengah jadi (work in process)
* barang jadi (finished goods)
* barang pengemas (packaging materials)
 Pengendalian persediaan yang efektif adalah
mengoptimalkan dua tujuan :
1. Memperkecil total investasi pada persediaan
2. Menjual berbagai produk yang benar untuk memenuhi
permintaan konsumen.
Pengendalian
Persediaan Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :
yang Efektif 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada
suatu waktu.
2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item
tersebut.
3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan
pengawasan.
 Masalah klasik dari
pengendalian persediaan
adalah bagaimana cara
Masalah menyeimbangkan antara
Pengendalian pengaturan persediaan dengan
Persediaan biaya-biaya yang
ditimbulkannya.
 1. Biaya penyimpanan
Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung
dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko
kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll.
2. Biaya pemesanan
Pertimbangan Biaya yang setiap kali harus ditanggung dalam
Biaya pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon,
pemrosesan pesanan, pemeriksaan penerimaan,
variabel : pengiriman ke gudang.
3. Biaya penyiapan
Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam
memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan
tersebut tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri, seperti
Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga
kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.
 4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan
Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak mencukupi
Pertimbangan terhadap permintaan atas bahan tersebut, seperti:
adanya biaya karena pemesanan khusus, biaya
Biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan, dll.
variabel :
Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah
persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya
persediaan.
  Tujuan dari pengendalian persediaan yang paling
penting :
 Melindungi dari kerugian.
Persediaan dapat melindungi dari berbagai
fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika
Tujuan distribusi obat dari supplier terlambat atau
permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada
Inventory kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem
persediaan yang baik dapat melindungi
Control 
persediaan dari stok kosong.
Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.
Harga unit-unit dari obat dengan sistem
manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal
tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang
baik.
  Meminimalkan waktu tunggu.
Sistem persediaan dapat meningkatkan
ketersediaan obat secara optimal, sehingga
Tujuan 
pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.
Meningkatkan efisiensi transportasi.
Inventory Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada
sistem persediaan atau stok.
Control  Mengantisipasi fluktuasi.
Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi.
Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan
permintaan yang tidak menentu.
 Model Model
Model-Model ABC EOQ
Pengendalian
Persediaan
Model
Model JIT
VEN
Model-Model
Pengendalian
Model ABC (Always
Persediaan Better Control)
 Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas
pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat
menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien.
Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan
model ABC atau analisis pareto. Analisis ABC ini
menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai
Model penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada
bagan berikut ini :
ABC Kelompok Jumlah item Jumlah nilai
A 20 % 75 %
B 30 % 20 %
C 50 % 5%
100 % 100 %
 80

75 Klas A

60

ANALISA % 50

Biaya
ABC Pema
40

30

kaian Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan
 Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan
biaya dg mengatur pembelian yg lebih
sering dan pengiriman dlm jumlah lebih
sedikit untuk obat kelas A
ANALISA 2. Mencari penurunan harga yg besar untuk
ABC obat klas A dan penyimpanan harus
diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk
klas A harus dicatat secara ketat
 Sistem analisis ABC ini berguna dalam
sistem pengelolaan obat, yaitu dapat
ANALISA menimbulkan frekuensi pemesanan dan
menentukan prioritas pemesanan
ABC berdasarkan nilai atau harga obat.
Model-Model Model EOQ
Pengendalian (Economic Order
Persediaan
Quantity)
  Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta
besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga
membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun
dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi
lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai
kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya
distribusi dan pemesanan.

Model  Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam

rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order
Quantity / EOQ)
EOQ   2 Co . S   2Co
EOQ
 
√ 𝐶𝑚 .𝑈
EOI
 
√ 𝐶𝑚 .𝑈 . 𝑆

Co : Cost per Order (biaya sekali Pesan)

Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
S : Jumlah permintaan setahun
U : Cost per unit
  Teknik pengendalian persediaan tertua dan
paling terkenal, mudah digunakan
 Ada beberapa asumsi:

EOQ 1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan
2. Lead time, waktu antara pemesanan &
penerimaan pesanan, diketahui dan
bersifat konstan
 3. Persediaan diterima dengan segera 
persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk
kumpulan produk, pada satu waktu
4. Biaya variabel yg muncul hanya biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan
EOQ persediaan sepanjang waktu
5. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama
sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu
yg tepat.
 Jumlah yg Q
Gambar dipesan
Penggunaan (persediaan
maksimal)
persediaan
sepanjang Persediaan
waktu minimum

0
  Saat pemesanan dilakukan, yang dinyatakan dalam
jumlah barang

ROP = d x L
REORDER  
d
POINT
 d : kebutuhan per hari
 L : waktu tunggu (lead time)
 D : kebutuhan tahunan
 Mencakup:
1. Biaya pasokan
BIAYA 2. Formulir
PEMESANAN 3. Pemrosesan pesanan
4. Tenaga para pekerja
 Biaya penyimpanan: sewa bangunan, 6%
penyusutan, biaya operasional, pajak,
asuransi
Biaya penanganan: peralatan, sewa, 3%
listrik, biaya operasional
Biaya tenaga kerja: penanganan 3%
BIAYA tambahan
PENYIMPANAN Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak, 11 %
asuransi persediaan
Pencurian, kelalaian 3%
TOTAL 26 %
  Instalasi farmasi rumah sakit ABC
menggunakan Halothane 250 cc
sejumlah 1200 botol per tahun. Harga
perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit
memperkirakan Carrying Cost Interest
Rate = 20% dan biaya pemesanan =
KASUS Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi
Farmasi ingin mengetahui berapa banyak
Halothane yang harus dipesan setiap kali
pemesanan. Buat Fixed period system
jika diketahui lead time nya 2 hari!
   2 Co . S
EOQ
 
√ 𝐶𝑚 .𝑈

  2 Co . S 2 x 50.000 x . 1.200
√
 
EOQ
 
=
𝐶𝑚 .𝑈 √ = 25,8
0,2 𝑥 .900 .000
= 26 botol
JAWABAN
Jumlah obat yang harus diadakan adalah 26 botol
   2Co
EOI
 
√ 𝐶𝑚 .𝑈 . 𝑆
  2Co   2𝑥50.000
EOI √𝐶𝑚 .𝑈 . 𝑆 = √ 0,2 𝑥 900.000 𝑥 1.200

  = 0,0215 tahun
JAWABAN (jika hari kerja = 6, maka jumlah hari kerja adalah 312)
= 6,7 hari

Pembelian obat dilakukan setiap 7 hari sekali

Model-Model Model VEN (Vital
Pengendalian Essential Non
Persediaan
essential)
Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu
pengelolaan obat yang berdasarkan pada dampak
masing-masing obat terhadap kesehatan pasien. VEN
ini terdiri dari 3 kategori, yaitu :
V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting
untuk kelangsungan hidup.
E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan
penyakit tapi tidak vital.
N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang
penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang
kelengkapan saja.
Characteristic of drug or target Vital Essensial Non Esensial
condition
Occurance of target condition:
- Persons affected (% of
population) 0ver 5 % 1-5 % Less than 1%
Person treated (number per day Over 5 1-5 Les than 1
at average health center
Severity of target condition
 life threatening Yes Occasionally Rarely
 Disabiling Yes Occasionally Rarely

Therapeutic effect of Drug

- Prevent serious disease Yes No No
- Cures serious disease Yes Yes No
- Treats minor, self limited, No Possibly Yes
symptoms and conditions
- Has proven efficacy Always Ussually May or May
- Has unproven efficacy Never Rarrely not
May or may not
  Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan
sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV
PUT  Utama: Dialokasikan pengadaannya dari
sumber dana tertentu. Pada analisis ABC dan
(PRIORITAS, VEN termasuk dalam kelompok AE, BE, CE
UTAMA,  Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah
TAMBAHAN) obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada
analisis ABC-VEN dalam kelompok AN, BN dan
CN
Model-Model
Pengendalian
Model JIT (Just In
Persediaan Time)
 Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan
usaha antara perusahaan yang dalam hal ini adalah
industri farmasi, rumah sakit atau apotek dengan para
pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan
kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan
hanya pada saat perusahaan memerlukannya dalam
jumlah yang diperlukan.
 Dengan sistem inventori just in time, order dilakukan
apabila persediaan hampir atau sudah habis.
Kelemahan sistem ini adalah jika tidak didukung
dengan keteraturan defecta, perhitungan stok
pengamanan, maka akan mengakibatkan
terganggunya sistem pengelolaan obat.
JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut
yaitu :
1.      Pengurangan lead time
2.      Penurunan persediaan ke tingkat minimum
3.      Keandalan Equipment
4.      Arus produksi yang berimbang
5.  Kinerja keseluruhan sistem yang dapat
diprediksi.
 Dasar pemesanan kembali:
1. Minimum and maximum stock
STANDAR levels
PEMESANAN 2. Consumption-based reordering
formula
 Dalam inventory control, dasar reorder dengan
parameter:
1. Average monthly consumption (CA)

Minimum 2. Suplier lead time (LT)

3. Procurement period, time until the next order will
and be place (PP)
maximum 4. Stock on hand in inventory (S1)
stock levels 5. Stock now on order from supplier but not yet
received (S0)
6. Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)
 Stok minimum(Smin)
Safety Stock (SS)
Smin = (LT x CA) + SS
Rumus SS = (LT x CA)
= 2 SS
perhitungan
Smin
dan Smax Stok maksimum (Smax )

Smax = Smin + (PP x CA)

 An example of minimum –maximum level
calculations is a case in which the lead
time for cefixime capsules is two months,
the average monthly consumption is
1,000 capsules, and additional safety
SOAL stock allocated is 2,000 capsules. For a
procurement period of six months, the
Smin & Smax quantity would be set:
Smin = …..
Smax = …..
 An example of minimum –maximum level
calculations is a case in which in the lead
time for cefixime capsules is two months,
the average monthly consumption is 1,000
capsules, and additional safety stock
allocated is 2,000 capsules. For a
JAWABAN procurement period of six months, the Smin
& Smax quantity would be set:
Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules
Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules
Bagaimana untuk perhitungan stok harian??  contoh kasus lain
Jika kondisi stok dibawah stok level
minimum, maka perhitungan order
quantity (Qo) dirumuskan:

Qo = (Smax + SB)-(S1+So)
 Sebagai contoh diatas, cefixime yang
tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg
SOAL belum datang 2,000, dan tidak ada
permintaan dari pelayanan,
berapakah Qo?
 Qo = (10,000 + 0) – (3,000 + 2,000)
JAWABAN Qo = 5,000
 Variabel yang dipertimbangkan:
1. Average monthly consumption (CA)
2. Suplier lead time (LT)

Consumption 3. Procrement periode, time until the next order will

be place (PP)
-based 4. Safety stock (SS)
Reordering 5. Stock in inventory (S1)
formula 6. Stock now on order from supplier but not yet
received (S0)
7. Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)
 Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)

RUMUS
Consumption
Jika terjadi outstanding back orders (SB), maka
-based rumusnya:
Reordering
formula Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)
 cefixime tidak ada stok, ada
permintaan di pelayanan 2000,
sebelumnya telah pesan 3000. Lead
time 2 bulan, rata-rata penggunaan
SOAL sebulan 1000, safety stock 2000
capsul, dan periode pengadaan tiap
6 bulan. Berapakah jumlah yang
diorder?
 Qo = 1000 x (2+6)+2000+2000-(0+3000)
JAWABAN = 9000 capsul
Pengendalian Menjaga
TOR
persediaan efisiensi stok
  
TOR =

TOR TOR merupakan perputaran modal yg terjadi

dalam 1 tahun
(Turn Indikator:
Over TOR rendah berarti masih banyak stok yang belum terjual

Ratio) Akan menghambat aliran kas

Berpengaruh terhadap keuntungan
TOR semakin tinggi, pengelolaan persediaan barang semakin efisien
  Termasuk: pencurian; penyogokan; pemalsuan
KEAMANAN  Berisiko tinggi menyebabkan kerugian
 1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan
dengan metode ABC dan VEN
2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan
stock out merupakan inefisiensi. Perlu
UPAYA dilakukan analisis EOQ = Economic Order
EFISIENSI Quantity
3. Meminimalkan obat kadaluwarsa dan rusak
4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan
  BAGI KELAS DALAM KELOMPOK, HASIL DISKUSI LANGSUNG
DIKUMPULKAN
 TIAP KELOMPOK BERBEDA METODE (BOLEH
MENGGUNAKAN METODE YANG BERBEDA DARI SLIDE)

TUGAS  DARI METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN YANG ADA,

SILAKAN DIANALISIS LEBIH LANJUT BERDASARKAN STUDI
KELOMPOK LITERATUR (ARTIKEL/JURNAL) :
1. KAPAN METODE TERSEBUT DIGUNAKAN?
2. APA KELEBIHAN METODE TERSEBUT?
3. APA KEKURANGAN METODE TERSEBUT?
  MANAJEMEN RISIKO
 INDIKATOR MUTU/KPI (Key Performance Indicator)
 Berdasarkan Kepmenkes 129 tahun 2008 (standar pelayanan
minimal RS)
 Berdasarkan Permenkes 72 tahun 2016 (standar pelayanan
kefarmasian RS)
MATERI
 Meliputi :
TAMBAHAN  Respon time (racikan, obat jadi)
 Medication error
 Kepuasan pelanggan
 Kesesuaian dengan formularium, dll
 MANAJEMEN RISIKO
Berdasarkan Kepmenkes 129 tahun 2008 (standar pelayanan minimal RS)
 MANAJEMEN RISIKO
Berdasarkan Permenkes 72 tahun 2016 (standar pelayanan kefarmasian RS)