WORK PLAN

& PROJECT
ASSIGNMENT

Modul Pembelajaran
Supervisory Education 1
KOMITMEN BERSAMA

ANTUSIAS, AKTIF, POSITIF, OPEN MIND

1 / 1

www.pln.co.id | 01
KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA

Emergency Fire Exit

Exit

www.pln.co.id | 02
AGENDA
PAGI
› Review Analytical Thinking
› 3 Tahap Berpikir Analitis
› Tahap 1: Diagnostic
› Tahap 2: Design
› Tahap 3: Deliver

SOR
E› Workshop Individual: Project
Assignment Planning
› Fasilitasi & Feedback
› Review Hasil Workshop
› Pengumpulan Project Assignment
Planning
› Briefing Project Assignment

www.pln.co.id | 03
Diskusi
• Apa pengertian berpikir analitis
menurut Anda?
• Bagaimana Langkah-langkah
berpikir analitis?

How To Plan a
Wedding in 10 Step
3 TAHAP BERPIKIR ANALITIS

DIAGNOSTIC DESIGN DELIVER

Stage 1
• Survey Problem • Antisipasi
• Workshop Identification
• Wawancara • 7 Langkah
• Observasi & Stage 2 Implementasi
Analisis Execution perencanaan
Planning

www.pln.co.id | 06
Tahap 1: DIAGNOSTIC

DIAGNOSTIC DESIGN DELIVER

Stage 1
• Survey Problem • Antisipasi
• Workshop Identification
• Wawancara • 7 Langkah
• Observasi & Stage 2 Implementasi
Analisis Execution perencanaan
Planning

www.pln.co.id | 07
PENGERTIAN DIAGNOSTIC

Proses pertama yang paling penting saat

harus mencari permasalahan dan
identifikasi untuk memastikan masalah
berdasarkan gejala yang muncul.

www.pln.co.id | 08
CONTOH CARA UNTUK MELAKUKAN
DIAGNOSTIC
OBSERVASI+ANA
SURVEY WORKSHOP WAWANCARA
LISIS
EMI Survey FGD DSI Inspeksi Lapangan

www.pln.co.id | 09
Survey
SURVEY
EMI Survey Deskripsi

• Digunakan untuk mengetahui opini, mindset para

pelanggan & karyawan
• Menetapkan baseline (dasar) untuk mengukur dampak di
masa depan

• Memahami isu/permasalahan dari sudut

pandang konsumen dan pegawai.
Key Insight
• Memahami pendorong utama untuk
pencapaian kinerja unggul unit.

www.pln.co.id | 10
Focus Group Discussion (FGD)

Deskripsi
WORKSHOP
FGD • Workshop 2 -3 jam dengan sekelompok kecil karyawan (12 – 15
orang) menggali pandangan mengenai isu, masalah dan opini
tentang masalah di dalam perusahaan
• Pandangan digali dengan deskripsi, quote, media grafis / infografis
melalui proses diskusi
• Temuan/wawasan yang berfokus pada pembelajaran
spesifik mengenai isu dan permasalah unit.
Key Insight • Hasil FGD akan merepresentasikan pandangan
karyawan terhadap kondisi organisasi

www.pln.co.id | 11
DEEP STRUCTURE INTERVIEW (DSI)

WAWANCARA Deskripsi
DSI
• Wawancara berbasis opini dengan karyawan senior untuk
memahami lebih jauh tentang isu-isu masalah.
• Akan dilaksanakan dengan cross-section dari Manajer Area,
Asman
• Membutuhkan Coach eksternal untuk wawancara

• Memahami isu/permasalahan utama yang

Key Insight dihadapi organisasi dari sudut pandang
karyawan senior

www.pln.co.id | 12
OBSERVASI + ANALISIS

OBSERVASI+ANA Deskripsi
LISIS
• Observasi : Metode pengumpulan data melalui pengamatan atau
Inspeksi Lapangan
peninjauan langsung di lapangan atau lokasi penelitian
• Analisis: Tahap pengumpulan dan pengolahan data menjadi informasi
yang mudah dipahami dan bermanfaat,sebagai acuan perencanaan

• Hasil observasi + analisis memberikan gambaran

masalah berdasarkan data lapangan secara langsung dan
Key obyektif.
Insight • Bertujuan untuk mengumpulkan informasi mencakup
(1) kegiatan, (2) pihak yang terlibat, (3) pemilihan
strategi dan (4) perkiraan budget.

www.pln.co.id | 13
TAHAP 2: DESIGN

DIAGNOSTIC DESIGN DELIVER

Stage 1
• Survey Problem • Antisipasi
• Workshop Identification
• Wawancara • 7 Langkah
• Observasi & Stage 2 Implementasi
Analisis Execution perencanaan
Planning

www.pln.co.id | 14
LANGKAH – LANGKAH DESIGN
STAGE 1 STAGE 2
MEMBUAT
MASUKKAN ‘IDE’ GATE 1 RENCANA GATE 2
IMPLEMENTASI

• Definisikan masalah
• Keputusan
• Kembangkan terhadap ide • Plan summary
Ide/solusi • Persetujuan
AKTIVITAS

• Anggaran dan • Detail jadwal dan

• Mana yang sumberdaya • Koordinasi
mengalami dampak sumber daya
• Prioritas
• Evaluasi dan pilih ide

1. TABEL HASIL
6. IDEA
DIAGNOSTIC
GENERATION
2. RCPS
OVERVIEW
TOOLS

3. IDEA GENERATION
7. BAGAN
4. FGD – PENENTUAN 8. WORK PLAN
INISIATIF
MATRIX
PERBAIKAN
PRIOTIASASI
(INITIATIVE
5. MATRIX
CHARTER)
PRIORITASISASI

www.pln.co.id | 15
 1. TABEL HASIL DIAGNOSTIC
Buatlah Tahap Diagnostic di lembar ini
No Metode Cara Melakukan Hasil Merumuskan temuan dan
identifikasi permasalahan
berdasarkan dari hasil
a. Metode : menjelaskan nama metode yang digunakan
diagnostik. Identifikasi
masalah dikaji kembali
a. Cara melakukan: menjelaskan proses diagnostik yang sehingga permasalaan yang
dilakukan.
harus dianalisis dapat dipilih
secara tepat.
c. Hasil : hasil yang diperoleh dari masing – masing
metode

www.pln.co.id | 16
Contoh Tabel Hasil Diagnostic
No Metode Cara Melakukan
1 Observasi Lapangan • Menanyakan langsung kepada
petugas lapangan
• Observasi dilakukan dalam 3 bulan
dengan menjalankan perbaikan
• Seluruh kegiatan dievaluasi per
minggu
2 Interview • Menjalankan wawancara dengan
seluruh staf
• Menggali permasalahan gangguan
penyulang selama 1 tahun
Hasil
• 122 gangguan penyulan dengan sebab
tidak diketahui pada bulan pertama
• Analisis terhadap gangguan penyulang
dilakukan
• Mencari ide pemecahan masalah
dengan fokus pada 3 area:
• Penanganan cuaca
• Peningkatan kualitas
• Mencari tahu penyebab yang
tidak diketahui
www.pln.co.id | 17
2. RCPS
KARAKTERISTIK
CAUSAL
KERANGKA KERJA “CAUSAL TREE” TREE 5-WHY YANG
5-WHY 1 Dimulai dengan masalah spesifik yang dapat
BAIK
dikuantifikasi dalam hal waktu, frekuensi,
produksi atau uang
Why?
Why? Why? Why?
Why? Why?
Why? Why? Menembus hingga akar permasalahan
PROBLEM
Why?
Why? 2 dengan berulangkali menanyakan
“mengapa” masalah tersebut ada (mis., tiap
Why? cabang/ranting menjawab penyebab isu di
level sebelumnya)

Masalah Akar Masalah Mutually , Exclusive, Collectively Exhaustive

3 (MECE). Berkaitan, Spesifik, Terkelompokkan,
Lengkap

www.pln.co.id | 18
Perangkat lain yang dapat digunakan untuk memetakan
permasalahan: Mind Mapping
• Mulai dari bagian tengah kertas kosong, tulislah tema
umum yang ingin digambarkan
• Tuliskan beberapa masalah yang menonjol sebagai
“cabang utama” dan hubungkan dengan “tema umum”
• Gunakan garis melengkung (Garis lurus bisa bikin otak
bosan!)
• Deskripsikan detail masalah yang terjadi pada masing
masalah yang menonjol sebagai “ranting” dan
hubungkan dengan “cabang utama”
• Gunakan gambar atau simbol tertentu untuk
memperjelas masalah yang terjadi

Review kembali • Lihat gambar keseluruhan dan pilih salah satu ranting
untuk dicari akar masalahnya
materi
sebelumnya! • Dalami permasalahan pada “ranting” kemudian buat
“anak – anak ranting” hingga 5 kali. Gunakan kata tanya
“Mengapa” hingga 5 kali.

www.pln.co.id | 19
 Contoh RCPS:
Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5
Kinerja unit yang rendah Motivasi yang kurang Merasa kurang Apresiasi Hubungan atasan formal
saja
Tidak ada apresiasi Kinerja sulit dibuktikan

Tidak mendapat dukungan Promosi tertunda aturan
Penilaian kinerja subyektif
Data kinerja dianggap tidak
valid
Atasan tidak terampil
menilai
Ada sikap like - dislike

Anggaran tidak cukup Tidak didukung data

kinerja yang cukup
Tidak paham prosedur Prosedur tidak jalan SOP Belum Lengkap Belum dibentuk tim
perumus
Sering berganti kebijakan

SOP Tumpang Tindih Kurang koordinasi dalam

pelaksanaan
Prosedur belum diketahui SOP Belum disosialisasikan Atasan belum memiliki
acuan yang jelas

www.pln.co.id | 20
3.IDEA GENERATION
Buat daftar ide dari data hasil diagnostik
dilanjutkan dengan proses RCPS kemudian
dilakukan workshop penciptaan ide:

Ide menggambarkan
masalah atau peluang Solusi harus jelas
yang ada

Penyebab atau dasar

Bagian/Unit/fungsi
pemikiran digambarkan
yang terkena dampak
dengan jelas

Definisikan dampak secara jelas dan dengan basis

yang jelas serta Bagian/fungsi utama yang
mengalami dampak:

Dampak
Dampak satu kali
berkelanjutan
(one time)
(ongoing)

www.pln.co.id | 21
IDEA GENERATION

Area, Rayon

SIMKP)

CONTOH Area, Rayon

Area, Rayon

Area, Rayon

Area, Rayon

www.pln.co.id | 22
 4. FGD – PENENTUAN MATRIX
PRIOTISASI
Penilaian Mandiri Penilaian Konsensus Focus group discussion
Penilaian
No. Peluang Tingkat Kemudahan Dampak
Penilaian Hasil Workshop
Dampak Hasil Workshop
(FGD) penentuan matrix
Perbedaan
Inisiatif Ide Kemudahan
(Person)
Tingkat
Kemudahan
(Person) Dampak priotisasi merupakan metode
0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 untuk memastikan pemilihan
ide-ide yang kita miliki
Tahap 2:
memiliki nilai dampak dan
Tahap 1: usaha secara obyektif.
Melakukan FGD dengan menilai
Mengisi obyek peluang perbaikan,
obyek peluang perbaikan maupun Melibatkan expert,
inisiatif ide, nilai kesulitan dan nilai
inisiatif ide dari sisi kesulitan dan narasumber, dan opini
dampak secara mandiri
Tingkat Kemudahan: Dampak: dampak
0 : Sangat Sulit 0 : Tidak Berdampak kelompok untuk
1 : Sulit 1 : Kurang Berdampak
Setiap narasumber (a, b, c, d, dst) meningkatkan penilaian
2 : Sedang 2 : Sedang
3 : Mudah 3 : Berdampak memberikan nilai masing – masing yang lebih obyektif.
4 : Sangat Mudah 4 : Sangat Berdampak kemudian dilakukan konsensus
sebagai dasar perhitungan

www.pln.co.id | 23
 5. MATRIX PRIORITASI
Kemudahan implementasi
Pengambilan
keputusan (sumber daya : uang, alat, orang,
Metode)
terhadap ide harus
berdasarkan
kriteria yang jelas, Keuntungan / dampak
misalkan: (Finansial dan Non Finansial)
IMPACT

Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Susun aktivitas atau informasi yang terkait dengan permasalahan
dari hasil FGD – penentuan matrix prioritas yang akan dipecahkan /
diputuskan
b. Berikan penilaian tiap aktivitas berdasarkan dari nilai dampak dan
EASE FOR IMPLEMENTATION usaha
c. Masukan tiap aktivitas ke dalam kategori matrix yang sesuai
d. Berikan keputusan berdasarkan dari prioritas pada kategori
“Dampak terbesar – Usaha termudah”

www.pln.co.id | 24
 6.IDEA GENERATION OVERVIEW

Langkah 1: Langkah 2: Langkah 3:

Mereview kembali hasil idea generation dan hasil matrix prioritas. Pilih Berikan kesimpulan hasil Mempresentasikan ide
ide – ide yang sudah teridentifikasi dampak terbesar dan usaha matrix prioritas dari sisi dan mendapatkan
termudah kemudahan, dampak persetujuan
dan prioritas

CONTOH
LAKUKAN PENILAIAN
RESIKO BISNIS TETAPKAN
DENGAN DESKRIPSI FAKTOR-FAKTOR
DAN RATING YANG MITIGASI RESIKO
JELAS

www.pln.co.id | 25
Contoh Idea Generation Overview

www.pln.co.id | 26
7.BAGAN INISIATIF PERBAIKAN

LEMBAR BAGAN
INISIATIF PERBAIKAN
BERISI:
> Ruang lingkup dan tujuan inisiatif
> Latar belakang
> Rincian Tindakan
> KPI yang berpengaruh
> Evaluasi Dampak dan Kemudahan
implementasi
> Biaya implementasi
> Penanggung jawab (inisiator/talent
dan atasan/mentor)

www.pln.co.id | 27
CONTOH BAGAN INISIATIF PERBAIKAN

www.pln.co.id | 28
8.WORKPLAN - RENCANA KERJA

TUJUAN
DEFINISI

ISI

3 AKTIVITAS

www.pln.co.id | 29
CONTOH - WORKPLAN
WORKPLAN - PENGGANTIAN APP MACET, BURAM
DAN RUSAK
Kegiatan yang terkait dengan
persiapan, perencanaan dan
pengembangan (di atas meja)

Kegiatan pelaksanaan inisiatif

(action lapangan)

Kegiatan evaluasi serta

pembelajaran

www.pln.co.id | 30
 LATIHAN KELOMPOK

Lorem ipsum dolor sit amet, consecte-

tur adipiscing elit. Ergo ita: non posse
honeste vivi, nisi honeste vivatur?
Utinam quidem dicerent alium alio
beatiorem! Iam ruinas vide res. Esse
enim, nisi e ris, non potes.

Rencanakan pembuatan PA
Buat 3 kelompok besar untuk Presentasikan hasil sampai dengan Workplan-nya
membahas studi kasus yang perkelompok dengan memakai tahapan
sudah ditentukan
Design
.

www.pln.co.id | 31
 LANGKAH 1: DIAGNOSTIK
Buatlah Tahap Diagnostic di lembar ini
No Metode Cara Melakukan Hasil

www.pln.co.id | 32
LANGKAH 2 : RCPS
Buatlah analisa RCPS anda pada lembar ini
WHY 1 WHY 2 WHY 3 WHY 4 WY 5

www.pln.co.id | 33
LANGKAH 3 : IDEA GENERATION
Permasalahan Inisiatif
Unit PIC
Scope Detil Permasalahan Perbaikan

www.pln.co.id | 34
LANGKAH 4 : FGD - PENENTUAN MATRIK PRIORITAS
Penilaian Mandiri Penilaian Konsensus
Penilaian
Penilaian Hasil Workshop
No. Peluang Tingkat Kemudahan Dampak Dampak Hasil Workshop
Inisiatif Ide Kemudahan Tingkat
Perbedaan (Person) Dampak
(Person) Kemudahan
0 1 2 3 4 0 1 2 3 4

Tingkat Kemudahan: Dampak:

0 : Sangat Sulit 0 : Tidak Berdampak
1 : Sulit 1 : Kurang Berdampak
2 : Sedang 2 : Sedang
3 : Mudah 3 : Berdampak
4 : Sangat Mudah 4 : Sangat Berdampak

www.pln.co.id | 35
LANGKAH 5 : MATRIX PRIORITAS

Dampak 2

0
0 1 2 3 4

Kemudahan Pelaksanaan

www.pln.co.id | 36
LANGKAH 6 : IDEA GENERATION OVERVIEW

www.pln.co.id | 37
LANGKAH 7 : BAGAN INISIATIF PERBAIKAN
Bagan Inisiatif Perbaikan

Judul Inisiatif : Departem en / Bagian :

Deskripsi :

Latar Belakang Rincian Tindakan

KPI Yang
Kemudahan Im plementasi Keuntungan / Dampak Biaya
Terpengaruh

Pengesahan
Atasan Inisiator / Mentor : Inisiator / Talent :

www.pln.co.id | 38
LANGKAH 8 : WORK PLAN
INITIATIVE DETAILS
Initiative Nama Peserta
Nama Mentor
PROJECT PROGRESS TRACKING (TEAM LEADER)
Star Date End Date Paraf Komentar
Activities Evidence Uraian Status
(Plan/Real) (Plan/Real) Mentor Mentor

Keterangan Status :
*  :   Belum ada bukti yang dilampirkan
**  :   Bukti sudah ada, tetapi belum disetujui oleh Mentor
***  :   Bukti sudah ada dan sudah disetujui oleh Mentor
****  :   Terlambat melampirkan bukti

www.pln.co.id | 39
 SESI FASILITASI &
FEEDBACK
feedback

www.pln.co.id | 40
Tahap 3: DELIVER

DIAGNOSTIC DESIGN DELIVER

Stage 1
• Survey Problem • Antisipasi
• Workshop Identification
• Wawancara • 7 Langkah
• Observasi & Stage 2 Implementasi
Analisis Execution perencanaan
Planning

www.pln.co.id | 41
DISKUSI

Apa yang membuat

perencanaan gagal?

Bagaimana cara kita

mengatasinya?

www.pln.co.id | 42
PENYEBAB UTAMA KEGAGALAN DALAM PERENCANAAN

Tanggung jawab
Batas waktu yang tidak jelas
tidak realistis

Sasaran dan hasil Tidak tahu

tidak jelas potensi masalah

Kurang sumber daya

Tidak ada (man, machine, method,
kerjasama material, environment)

Salah komunikasi Aktivitas kegiatan

dan iklim kerja buruk tidak terarah

www.pln.co.id | 43
 ANTISIPASI: KUNCI MENGATASI KEGAGALAN PERENCANAAN
• Berpikir 2 langkah ke depan: Antisipasi, antisipasi, antisipasi
• Mengevaluasi seluruh jadwal kerja, review prosedur dan cek kebijakan perusahaan.
Lakukan kontrol untuk memastikan pelaksanaan.
• Menganalisis hambatan yang dapat terjadi.
• Fokus pada hasil yang ingin dicapai. Mencari alternatif solusi jika masalah terjadi.
Revisi rencana segera.
• Cek ke lapangan!

1 2

www.pln.co.id | 44
7 LANGKAH IMPLEMENTASI PERENCANAAN

1. Evaluasi 2. Perjelas hasil

3. Buat daftar
sasaran yang akan yang akan
masalah
dicapai diperoleh

4. Pisahkan masalah 5. Fokus pada

yang dapat dikontrol masalah yang 6.Buat rencana
dan tidak bisa dapat dikontrol. tindakan korektif
dikontrol Tetap tenang!

7. Komunikasikan
rencana dan
jalankan dengan
segera

www.pln.co.id | 45
 TRACKING PROGRESS (MONITORING KEMAJUAN)

MONITORING STATUS
INISIATIF

CONTOH
TUJUAN

UNTUK MEMASTIKAN
PROYEK DIEKSEKUSI
DENGAN DUKUNGAN
DAN KESELARASAN
ORGANISASI

www.pln.co.id | 46
WORKSHOP INDIVIDUAL :
PROJECT ASSIGNMENT
PLANNING
Buatlah perencanaan untuk
proyek yang akan dijalankan
pada unit kerja Anda.

Ikuti Petunjuk pengisian

SMILE

www.pln.co.id | 47
REVIEW HASIL
WORKSHOP

KUMPULKAN JIKA
SUDAH SELESAI

www.pln.co.id | 48
TERIMA
KASIH
Alokasi Sumber Daya Manusia (SDM)
dengan RASCI Chart - 1

Dipergunakan untuk
RASCI Chart adalah memetakan proses
metode analisis yang secara komprehensif
digunakan untuk
memetakan aktivitas
dengan fungsi/SDM Memastikan setiap
yang menjadi proses sudah memiliki
penanggungjawab penanggung jawab
pelaksanaannya

www.pln.co.id |
Alokasi Sumber Daya Manusia (SDM)
dengan RASCI Chart - 2

R A S C I

RESPONSIBLE ACCOUNTABLE SUPPORT CONSULTED INFORMED

Orang yang Orang yang Orang yang Orang yang Orang yang
menjalankan berwenang mendukung memberikan saran, mendapat laporan
sebuah aktivitas mengambil aktivitas dengan tanggung dan
sampai selesai keputusan jawab sebatas pemberitahuan
memberikan
bantuan

www.pln.co.id |
 Langkah-langkah RASCI Chart

Review kembali Cek kembali hasil

seluruh hasil
aktivitas dari WBS 1 4 matriks RASCI dengan
kondisi lapangan

2 5
Tetapkan fungsi- Tetapkan kebutuhan
fungsi SDM yang
dibutuhkan
RASCI jumlah SDM yang
dibutuhkan

3 6
Buat matriks RASCI Tetapkan R, A, S, C, I
(aktivitas dan fungsi yang sesuai antara
SDM) SDM dan aktivitas

www.pln.co.id |
Matriks RASCI

www.pln.co.id |
Contoh: RASCI Chart
Proyek:
Program Vaksinasi Covid 19 Kepala Cabang HRD & GA Keuangan Teknologi Operasional Customer
Informasi Service
Kantor Cabang Yogyakarta

NO AKTIVITAS            
1 Penetapan gugus tim respon Covid19 A R I I I I
2 Pendataan Karyawan & stakeholder C A   R    
3 Pengajuan Anggaran ke Pusat C R A      
4 Sosialisasi & Registrasi Online C S S A I I
5 Monitoring registrasi C A        
a. Bagian Operasional I R S   A  
  b. Bagian Customer Service I R S     A
c. Bagian HRDGA, Keuangan & IT I R A      
6 Persiapan logistik C A S      
7 Keamanan & antrian pelaksanaan C A R S R R
8 Monitoring Pasca Vaksinasi & KIPI R A R R R R
9 Pelaporan kegiatan A R S      

Keterangan :
KIPI : kejadian ikutan pasca imunisasi

www.pln.co.id |