Pengelolaan 

Waktu dan Prioritas
Self Motivation Skill
Time Management
Management Development Academy©
Apa nilai Waktu ......?
Bagi Anda
NILAI WAKTU

Semua ketentuan agama ditetapkan berdasar waktu :

1.Islam : Shalat , puasa , zakat, haji
2.Katholik/Kristen : Kebaktian, Kenaikan Isa Al Masih, Natal, Paskah
3.Hindu : Nyepi, Kuningan, Galungan, Purnama
4.Budha : Waisak
Tiga Hal yang Tak dapat Ditarik Kembali

waktu

kata2

kesempatan
 Marilah kita baca lagi Diri kita

Potensi Mental Spiritual

Potensi Fisik
Potensi Intelektual

Potensi sosial Emosional

Manusia
BALANCE
Pro fesional
Emotional
Spiri
Physical
Mental
Family
Social
tual
Dampak tidak balance
• Kehidupan kerja terdiri dari carrot dan stick, tetapi bila kita kerja
terlalu banyak dan terlalu lama maka seluruh isi kerja adalah stick.
• Kehilangan hobi
• Kehilangan kehidupan keluarga
• Kehilangan kehidupan sosial
• Kehilangan identitas diri
Tahapan Pengelolaan Waktu
• Membuat check list secara reaktif
• Membuat to do list di calender
• Goal setting  time planning
• Mengelola diri sendiri terhadap waktu
 SETTING
The purpose of life
is
a life of purpose
GOAL SETTING
Daily

  Weekly
Monthly
Quarterly

  Annually
Five Yearly
Ten Yearly
Life Long
“Work expands so as to fill the time available for
Setting Practical
Parkinson’s LawDeadlines
its completion”
Cyril Parkinson, 1957

Goals without deadlines

are dead goals 
FOKUS
• Fokus pada tujuan bukan
aktivitas
• Kita kadang puas dengan
aktivitas rutin
Concurrent Multiple Activities
Multitasking - What is it?
• Managing two or more tasks and allocating
the mind's resources to them.
• An essential multitasking skill is the ability
to:
– to establish priorities among the various
demands of your job.
PRIORITIZATION
( Urgent/ Important)
 Kebiasaan #3 : DAHULUKAN YANG UTAMA

urgent not urgent

I: necessity II: opportunity
crises PC activities
important deadlines planning & prevention
“maintaining” commitment

III IV
interruptions trivia
not important some meetings busy work
some reports time wasters

• We want Quadrant II > Quadrant I.

• Quadrant II comes from Quadrants III and IV.
 Berapa banyak waktu untuk Kuadran II (dan Kuad IV?) ...
· Bagaimana anda merencanakan hari anda? Datebook?
· Seberapa berhargakah waktu anda, in dollars/hour?
Kebiasaan # 3

1 Identifikasi Batu Besar (q2).

2 Rencanakan ini!
3 Kelilingi dengan yang lain.

Apa yang bisa dipelajari?

Prioritisasi

IMPORTANT NOT
IMPORTANT

URGENT
UI UNI

NOT NUI NUNI

URGENT
URGENT IMPORTANT MATRIX
• Covey’s Time (Task) Management Matrix ©

Urgent Not Urgent

Important I II
Crises Prevention
Pressing Problems Planning
Deadline-Driven Relationship Building
Projects Research
Not III IV
Interruptions Trivia, Busy Work
Important Email Time Wasters
Phone Calls Pleasant Activities
Meetings
Managing Tasks & Time -
Urgency & Importance Matrix
High Urgency

Quadrant 1 Quadrant 2
“Routine” “Crisis”

Low High
Importance Importance
Quadrant 3 Quadrant 4
“Escape” “Results”

Low Urgency
Urgency & Importance Matrix Quadrant 1
“Routine” Zone
High urgency

Low importance
High Urgency

Quadrant 1
“Routine”

Low High
Importance Importance

Low Urgency
U-ni
• Melakukan pekerjaan rutin
• Meeting dengan pimpinan yang sebenarnya anda tidak terlalu
dibutuhkan
• Menyusun laporan yang dibutuhkan tapi tidak terlalu penting
Urgency & Importance Matrix Quadrant
2 “Crisis” Zone
High urgency

High importance
High Urgency

Quadrant 2
“Crisis”

Low High
Importance Importance

Low Urgency
UI
• Memperbaiki komputer
• Menjawab surel
• Rapat dengan manajemen
• Menolong seseorang ketika kecelakaan
Urgency & Importance Matrix Quadrant
3 “Escape” Zone

High Urgency

Low High
Low importance

Importance Importance
Quadrant 3
“Escape”

Low Urgency
Low urgency
Nu–ni
• Gossip
• Nonton film yang sudah ditonton
Urgency & Importance Matrix Quadrant
4 “Results” Zone

High Urgency

Low High

High importance
Importance Importance
Quadrant 4
“Results”

Low Urgency
Low urgency
Nu-i
• Menjawab surel teman
• Menyervis mobil
• Up grade komputer
• Menjenguk teman yang akan sembuh
• Reuni dengan teman dekat
A Weekly Schedule

Now that you have identified your activities and

prioritized them, it is time to create a schedule.

It is helpful to keep one’s schedule in an

appointment book or electronic organizer, but for
purposes of planning you can use a scheduling grid
like the one on the next slide.
 Sample Scheduling Grid
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun

9:00

10:00

11:00

12:00

1:00

2:00

3:00

4:00

5:00

6:00

7:00

8:00

9:00
MAKSIMALISASI PERENCANAAN
 Proses Perencanaan :
1. Formulasi
2. Implementasi
3. Evaluasi
 Eksekusi
 Umpan Balik
SENSITIVITAS WAKTU
 Doing the right thing at a wrong time would lead only to wrong result
 Harus waspada dan hati-hati saat menghubungi orang lain / atasan
 Lihat kondisi oranglain/pimpinan :
1. sakit, atau keluarganya sedang mengalami musibah
2. ada tamu/ rapat dengan pimpinan
3. sedang rekreasi
Menghargai waktu
 Setiap individu dituntut untuk mampu
memelihara waktunya sehingga dia akan
terhindar dari kelalaian dan perbuatan
manusia. Dengan begitu, dia pun akan
mampu menghargai waktu orang lain
sehingga dia tidak memberikan
kesempatan kepada orang lain untuk
melakukan kesia-siaan
TIME Waster
Mengurangi pemboros waktu

Personal Official

Avoidable/ AP AO
Dapat dihindari

Unavoidable / UP UO
Tidak dapat
dihindari
Avoidable personal
 Kebanyakan tidur
 Terlambat berangkat
 Banyak nonton tv, internet, baca koran
 Ke rumah teman tanpa tujuan
 Tidak mengisi bensin pada waktunya
 Gossip
 Kebiasaan main kartu dan catur
 Melamun
Unavoidable personal
• Menunggu bis
• Kendaraan rusak di jalan
• Pembantu absen
• Anggota keluarga sakit
• Kedatangan tamu
• Macet
• Tetangga yang tidak kooperatif
AVOIDABLE OFFICIAL
 Komunikasi yang sepotong-sepotong
 Pendelegasian yang tidak jelas kepada ATY
 Tidak ada rencana yang jelas
 Rendahnya kompetensi teknis ATY
 Terlalu banyak waktu istirahat/ makan siang
 Dokumentasi / filing yang buruk
 Tidak mengatakan “Tidak” pada saat yang tepat
UNAVOIDABLE OFFICIAL
• Panggilan dari atasan
• Menunggu pimpinan
• Listrik mati
• Keterbatasan Sumber daya
• Rapat dengan pimpinan terlalu bertele-tele
• Tekanan dari stakeholder
• Infrastruktur yang kurang baik
Teliti pemboros waktu anda
• Buat daftar tentative atas apa saja dari kegiatan yang memboroskan
waktu
• Contreng (√) mana yang sesuai dengan anda
• Contreng (√√) mana yang sering sesuai dengan anda
• Buat daftar dalam suatu urutan
• Rencanakan pengendalian dan pengurangan pada ceklist
Amflifikasi Nilai Waktu Anda
Dengan membangun mindfullness
Ning
Sa’iki
Kene
Ngene
Mind
Body
Soul
Kuisioner Manajemen Waktu
Lembar Kerja 5.1. Manajemen Waktu
Pemaknaan Jawaban
Segera lakukan perubahan terhadap pernyataan yang dijawab “TIDAK” agar waktu
yang dimiliki dapat dipergunakan dengan lebih efektif
Terimakasih