Cara Melatih Manajemen Waktu

Membangun Disiplin Diri Sendiri :

1. Buatlah Daftar Agenda

Hal yang pertama adalah membuat daftar agenda anda sendiri, dan
berisikan tentang poin-poin yang sangat penting mengenai tugas
atau tujuan yang harus kamu lakukan serta diselesaikan dengan
waktu yang telah ditentukan.

2. Atur Prioritas Utama

Supaya waktu yang anda gunakan bisa produktif, anda diwajibkan

harus bisa mengatur apa yang menjadi Prioritas utama anda
dibandingkan dengan kepentingan pribadi anda. Misalkan, lebih baik
mengerjakan tugas sekolah dibandingkan menonton film kesukaan
anda.

3. Mengenali Waktu Produktifmu

Dalam keseharian anda, anda akan mengenali dimana waktu

produktif anda yang tepat. Jika anda telah mengenali waktu anda
sendiri, kerjakanlah tugas-tugas tersulit anda. Karena di waktu yang
produktif tersebut akan lebih mudah dalam mengembangkan pola
pikir anda.

4. Jangan Menunda Waktu

Waktu memang sangat berharga dalam hidup, jadi jangan ditunda-
tunda apapun itu keadaanya. Tugas yang seharusnya anda lakukan,
lakukanlah. Jangan biarkan waktu anda terbuang dengan sia-sia.

5. Fokus Terhadap Prioritas dari Daftar Agendamu

Jika waktu anda telah tertata dengan baik, fokuskan terhadap apa
yang telah menjadi prioritas utama dan dan yang pertama dari
daftar agenda yang telah kamu buat. Lakukanlah sebaik mungkin .

Manfaat, Fungsi dan Tujuan

Manajemen Waktu Bagi Kehidupan
Sehari-Hari :

1. Tugas Tertata Dengan Rapi

Mengelola waktu dengan baik akan membuat tugas anda tertata

dengan sangat rapi. Karena melakukannya dengan langkah demi
langkah tanpa tergesa-gesa, sehingga menghasilkan sesuatu yang
sangat sempurna.

2. Mempercepat Segala Urusan

Dengan pengelolaan waktu yang sangat baik, tugas ataupun

masalah yang anda hadapi akan cepat selesainya. Karena tidak
menunda-nunda waktu yang telah ditetapkan sebagaimana
mestinya.
3. Melatih Disiplin

Aturan waktu yang anda buat akan menjadikan hal tersebut sebagai
patokan untuk tidak menunda pekerjaan lagi. Hal tersebut akan
melatih anda menjadi orang yang lebih disiplin.

4. Bertanggung Jawab

Selain itu, efek dari pengelolaan waktu yang baik akan menjadikan
kamu sebagai orang yang bertanggung jawab. Karena mengerjakan
tugas dengan sungguh-sungguh dan tepat waktu.

Sekian pembahasan dari Manfaat Manajemen Waktu dan

Contohnya. Semoga bermanfaat !
 Sempatkan waktu kita untuk selalu mengerjakan tugas-tugas penting,
melalui Matrix Manajemen Waktu

Hasan Mustafa

Apakah Anda pernah merasa banyak sekali pekerjaan yang harus Anda
selesaikan, padahal waktu yang Anda miliki terbatas?. Jika hal itu sering terjadi,
sudah tiba saatnya Anda mempelajari matrix pengelolaan waktu di bawah
ini. Matrix Manajemen Waktu terdiri dari empat Quadran. Quadran I
berisikan tugas-tugas Penting dan Mendesak, Quadran II tugas-tugas
yang Penting tapi Tidak Mendesak, Quadran III kegiatan yang Mendesak
tapi Tidak Penting, dan Quadran IV adalah kegiatan yang Tidak Penting
dan juga Tidak Mendesak.

.... Besok Anda harus mempresentasikan laporan di depan atasan dan klien Anda,
hari ini Anda masih belum juga menyusunnya…. Oh, rasanya … tertekan, jantung
berdebar, adrenalin naik. Anda mulai stres. Lalu Anda berpikir: “Andai saja saya
tugas tersebut tidak saya tunda mengerjakannya….” Banyak di antara kita yang
pernah mempunyai pengalaman seperti itu di tempat kerja dan di tempat kehidupan
lainnya. Apa pun yang kita lakukan, rasanya tidak pernah ada waktu yang cukup .
Matriks manajemen waktu bisa membantu kita untuk mengendalikan kegiatan-
kegiatan Anda, sehingga waktu yang ada mencukupinya. Dan yang lebih utama:
STRES ANDA MASIH DI AMBANG NORMAL. Matrix manajemen waktu di mulai
dengan penetapan tugas-tugas atau pekerjaan apa yang Anda nilai “penting/tidak
penting” dan “mendesak/tidak mendesak” dalam kehidupan Anda.
Ketika pertama kalinya saya menggunakan matrix manajemen waktu, rasanya
apa-apa yang saya lakukan ada di Quadran I, yaitu : “Penting dan Medesak”, dan
saya merasa tertekan atau stress. Lalu saya berpikir. “Benar juga, ketika kita harus
mengerjakan suatu tugas yang penting dalam waktu yang terbatas dan segera harus
selesai, pasti kita akan merasa stres”. Oleh karena itu, strateginya harus diubah, kita
harus pindah dari Quadran I ke Quadran II. Yaitu mengerjakan sesuatu yang penting
namun tidak mendesak. Ketika kita berada di Quadran II, kita akan bisa
mengerjakan tugas-tugas yang penting dengan cara tenang, tidak tergesa-gesa,
sehingga tidak merasa tertekan.

Pertanyaannya:
Bagaimana caranya agar kita bisa pindah dari Quadran I ke Quadran II? Baiklah.
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini.

Tugas tersebut penting atau tidak penting?

Suatu tugas dinilai penting ketika tugas tersebut berkaitan langsung dengan
TUJUAN yang ingin kita capai dalam kehidupan personal dan profesional. Punya
waktu cukup bersama keluarga yang kita cintai, pengembangan di bidang pekerjaan
dan karier, senantiasa aktif dalam kondisi sehat, bisa jadi merupakan tujuan
professional dan personal bagi diri kita. Itulah mimpi atau visi hidup kita. Kegiatan-
kegiatan yang berkontribusi pada visi kita ada di Quadran I dan II – kegiatan yang
penting, tidak boleh diabaikan!
 Sebaliknya, menghabiskan waktu untuk mengirim e-mail berkepanjangan, sms-
antanpa makna, menonton acara gossip di TV , bertelepon ria, menghadiri
pertemuan yang tidak ada kaitan dengan tujuan utama hidup kita, adalah kegiatan-
kegiatan yang tidak terlampau penting. Kegiatan-kegiatan tersebut ada di Quadran
III dan IV. Namun jika memang aktivitas tadi tidak berkaitan dengan pengembangan
profesi atau pribadi kita – misalnya ketika kita adalah seorang kritikus acara TV,
maka nonton TV seharian adalah kegiatan penting, jadi ada Quadran I atau II.

Apakah tugas-tugas tersebut mendesak?

Apakah kita cenderung bereaksi (reaktif) terhadap lingkungan di sekeliling kita,
atau kita cenderung pro-aktif? Makin reaktif, makin banyak tugas yang sifatnya
mendesak. Tugas-tugas yang mendesak adalah tugas yang tidak bisa ditunda sama
sekali. Segera harus dilakukan. Telepon yang berdering, bos yang tiba-tiba
memanggil Anda untuk rapat, atau mengantarkan seseorang pergi berobat ke dokter,
atau hal-hal lain yang membuat kita harus mengerjakannya segera.
Tugas-tugas yang tidak mendesak adalah tugas yang tidak menuntut untuk
segera dilakukan. Nonton TV, baca koran, baca novel, berkunjung ke tetangga,
rekan, ngobrol santai, dan lain sebagainya. Artinya, kalaupun tidak dilakukan pada
saat itu, masih bisa dilakukan di lain waktu.

Quadran II
Dari sudut pandang manajemen waktu, kita harus lebih banyak berada di
Quadran II, bersifat proaktif, senantiasa melakukan pekerjaan yang penting bagi
kehidupan kita, tanpa tergesa-gesa, dikejar-kejar waktu. Kegiatan-kegiatan di
Quadran II umumnya merupakan kegian-kegiatan preventif atau pencegahan.
Misalnya memeriksa kondisi alat alat kerja (komputer), membangun hubungan
antar pribadi, merencanakan kegiatan, ikut program pelatihan, cuti, berlibur.
berolah raga, membaca buku bermutu, beres-beres rumah, kerja rutin sehari-hari.
Misalnya, kita harus mempresentasikan sesuatu hal yang penting minggu depan.
Hari ini pekerjaan tersebut telah kita mulai sedikit demi sedikit, hati-hati dan
hasilnya bisa lebih berkualitas.

Pindah dari Quadran II ke Quadran I akan meningkatkan stress.

Ketika kita berada di Quadran I, sebagian besar dari kegiatan kita, kita lakukan
dengan tergesa-gesa, dan harus segera. Intinya pekerjaan yang harus dilakukan
dengan segera. Pastinya hal tersebut bisa memuat kita stress dan hasilnya pun
seringkali kurang memuaskan berbagai pihak.
Di bawah ini ada hal-hal penting yang harus dikerjakan dengan cara proaktif
(Quadran II) Namun ketika kita tidak lakukan, maka kegiatan tersebut akan pindah
ke Quadran I, sehingga membuat kita merasa tertekan.
• Membangun hubungan baik dengan keluarga dan teman-teman
• Bagi manajer, mengembangkan kemampuan professional para pegawainaya. Bagi
kita mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kita secara rutin
• Berlatih/olahraga dan makan makanan yang sehat.
• Secara rutin menjaga peralatan kerja kita – komputer, kendaraan, dlsb.
• Menyisihkan waktu khusus untuk santai, rekreasi, istirahat
Semua contoh kegiatan di Quadran II tadi, mempunyai tujuan preventif atau
pencegahan. Jika hal tersebut tidak dilakukan, maka kegiatan tersebut berpindah ke
Quadran I, dan membuat kita tidak nyaman.

Quadran III
 Di Quadran ini, tugas kita mendesak namun tidak penting. Ketika kita sedang
mengerjakan sesuatu hal yang penting secara seksama (kita ada di Quadran II) , tiba-
tiba ada rekan kita mengajak ke luar kantor untuk berbelanja sejenak ke toko di
sebelah kantor. Atau menjawab telepon iseng yang berdering di HP atau telepon di
meja kita, Segera mengikuti rapat kantor yang tidak punya kaitan langsung dengan
pekerjaan kita. Kalau hal tersebut kita lakukan maka kita bisa masuk ke Quadran I
Berani menolak ajakan teman, berani untuk tidak ikut bergabung dalam kegiatan
lain ketika kita sedang berkonsentrasi pada satu kegiatan, membiasakan diri tidak
“multitasking”, dapat mencegah kita masuk ke dalam Quadran III, dan tetap berada
di Quadran II

Quadran IV
Bentuk kegiatan di Quadran ini adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak
mendesak bagi tujuan hidup personal maupun professional. Sesekali sebagai bentuk
“intermezzo” tidak ada salahnya, namun jangan dijadikan kebiasaan. Menggosip,
saling curhat, nonton sinetron, menonton film, arisan, bersosialisasi, merupakan
kegiatan yang dapat dikategorikan jatuh ke dalam Quadran IV.

Gunakan matrix manajemen waktu, dan senantiasa berada di Quadran

II.
Mulai saat ini kita harus mempunyai pikiran yang jernih, bahwa Quadran II
adalah daerah di mana kita akan melakukan kegiatan paling efektif dalam upaya
mengapai tujuan hidup personal atau pun profesional. Jadi apa yang harus kita
lakukan agar tetap berada di Quadran II sebanyak mungkin?
1. Dari daftar kegiatan kita, coba hilangkan atau kurangi kegiatan yang tidak
pernting bagi kehidupan kita.
2. Bangun, bentuk visi dan nilai hidup kita. Kehidupan yang bagaimana yang kita
impikan. Visi tersebut akan memberikan arahan untuk memrioritaskan kegiatan
kegiatan dan waktu kita.
3. Coba susun jadwal kegiatan mingguan dan harian yang relevan dengan visi atau
mimpi kita.
4. Jangan menunda pekerjaan, jangan mencari kesempurnaan, jangan enggan
mengatakan “TIDAK”. Hindari “time waster”, buang-buang waktu.

Ingat: Esensi Manajemen Waktu bukan mengelola waktu karena waktu

tak mungkin dikelola. Satu hari adalah 24 jam, tidak bisa ditambah atau
dikurangi. Yang bisa dilalukan oleh kita adalah mengelola kegiatan kita
sendiri, dicocokan dengan waktu yang telah tersedia. MENGELOLA DIRI
SENDIRI atau SELF-MANAGEMENT, itulah sejatinya manajemen waktu.